I progetti di Innovazione tecnologica del Ministero dell Economia e delle Finanze e la misurazione del loro impatto

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1 I progetti di Innovazione tecnologica del Ministero dell Economia e delle Finanze e la misurazione del loro impatto Roma, 9 Aprile 2006 Ministero Economia e Finanze 1

2 Executive Summary L introduzione ed il successivo utilizzo sistematico delle metodologie di valutazione di investimenti IT e quindi alla misurazione del loro impatto economico, è finalizzato al raggiungimento di quattro obiettivi principali: avviare solo quelle iniziative che effettivamente concorrono alla creazione di valore individuate le iniziative che creano valore, comparare e prioritizzare i progetti (logica di allocazione ottimale delle risorse) in fase di realizzazione dell iniziativa, fornire riferimenti riguardo ai costi/obiettivi di progetto (gestione progetto) individuare e monitorare ex post il valore creato (controllo progetto) L introduzione delle metodologie è stata strutturata in fasi successive: analisi delle principali metodologie di riferimento, identificazione della metodologia ottimale in ambito pubblico (es. MEF/DAG/Consip) e test della metodologia su tre progetti pilota in corso 2 E stata definita una metodologia ad hoc per il Dipartimento/Consip che, oltre ad essere applicabile, supporta il raggiungimento degli obiettivi definiti

3 L introduzione di una metodologia di analisi costo/beneficio/ valore è stata definita attraverso un processo di quattro fasi Individuazione metodologia ottimale alla luce delle esigenze/specificità Dipartimento/Consip Definizione delle linee guida per l applicazione Test sui progetti pilota Azioni proposte Fattori critici di successo Semplicità Concretezz Esaustività Rapidità di Grado di approccio implem.ne innovazione Totale a Passi metodologici Descrizione Finalizzare l utilizzo della metodologia: schema esemplificativo A Economic Value Added (EVA) A Descrizione dell'intervento Descrizione dell'intervento e dei principali obiettivi Esplicitazione degli impatti sulle modalità di esecuzione dei processi B Tradizionali/ Finanziarie Qualitative Total cost of ownership analysis (TCO) Total Economic Impact (TEI) Rapid Economic Justification (REJ) Balance scorecard (BS) Information Economics (IE) IT scorecard (IS) B Quantificazione investimenti C Quantificazione dei costi e dei benefici attesi D Valutazione economico finanziaria E Analisi di sensitività Quantificazione dettagliata dei costi di acquisto della soluzione IT Indicazioni aree di rischio e possibili fattori di aumento del costo di acquisto Esplicitazione e descrizione dei costi/benefici attesi relativi ad ogni intervento IT Indicazione delle condizioni/prerequisiti necessari e dei fattori di rischio Calcolo di indicatori di ritorno dell investimento (NPV, IRR, pay-back period) Verifica consistenza ritorno dell investimento al variare di alcune ipotesi di calcolo Creazione di valore C Probabi-listiche Real Options Valuation (ROV) Applied Information Economics (AIE) F Definizione KPI per il monitoraggio Definizione milestones e valori KPI target 0 Definizione ambito Utilizzo sistematico Definizione della Metodologia di applicazione e e autonomo della metodologia ottimale testata sui progetti responsabilità metodologia pilota Mappatura delle principali metodologie rispetto alle: Esigenze del Dipartimento/Consip Dati/competenze disponibili sul campo Definizione delle linee guida per l'implementazione concreta della metodologia nel contesto di riferimento Test della metodologia sui progetti pilota (cedolino e mail; controllo gestione e archiviazione ottica fascicolo) Definizione di un set di azioni volte a garantire un utilizzo autonomo e sistematico della metodologia 3 Configurazione su misura e definizione della metodologia ad hoc per il Dipartimento/Consip

4 1 Individuazione metodologia ottimale Esistono tre categorie di possibili approcci metodologici per la valutazione di investimenti IT Macro Categorie Caratteristiche Metodologie disponibili A Metodologie Tradizionali/ Finanziarie Metodologie che analizzano i costi/benefici di un investimento/intervento IT e li traducono in grandezze economico/finanziarie La valutazione viene effettuata attraverso l utilizzo di indici quantitativi sintetici Economic Value Added (EVA) Total Cost of Ownership analysis (TCO) Total Economic Impact (TEI) Rapid Economic Justification (REJ) B Metodologie Qualitative Metodologie che analizzano i costi/benefici di un investimento/intervento IT attraverso indicatori quantitativi e qualitativi, che non vengono aggregati in un unico indicatore sintetico e quantitativo di valutazione finale La valutazione viene effettuata attraverso l utilizzo di indici qualitativi Balance scorecard (BS) Information Economics (IE) IT Scorecard (IS) C Metodologie Probabilistiche Metodologie che utilizzano strumenti dettagliati di analisi probabilistica per la stima/quantificazione dei costi/benefici di un investimento/intervento IT La valutazione viene effettuata attraverso l utilizzo di indici quantitativi Real Options Valuation (ROV) Applied Information Economics (AIE) 4 Fonte: Analisi e ricerca effettuata da CIO (Chief Information Officer) Magazine

5 1 Individuazione metodologia ottimale La scelta della metodologia ottimale è stata definita sulla base di specifici fattori critici di successo Contesto di riferimento Necessità di valutare sia interventi di razionalizzazione dell esistente, sia interventi evolutivi Necessità di adottare una metodologia applicabile al contesto della Pubblica Amministrazione Necessità di replicare l utilizzo della metodologia anche per altre iniziative Necessità di ottimizzare l utilizzo di risorse pubbliche Fattori critici di successo Semplicità: linearità per l impostazione teorica e dei passi applicativi Concretezza: possibilità di tradurre l'impostazione teorica in applicazione pratica Esaustività approccio: completezza dell'analisi in termini di fattori considerati Rapidità di implementazione: possibilità di applicare la metodologia in tempi contenuti 5 Grado di innovazione: utilizzo di elementi innovativi nella metodologia di valutazione Fonte: Analisi RTI

6 1 Individuazione metodologia ottimale e sulla concreta possibilità di implementarla nel contesto di riferimento Contesto di riferimento Possibilità di implementare la metodologia nel contesto di riferimento Necessità di valutare la possibilità di implementazione concreta delle metodologie nel contesto di riferimento. In particolare si è verificato: la disponibilità dei dati necessari all implementazione la possibilità di ricostruire tali dati attraverso assunzioni largamente condivisibili qualora non fossero direttamente disponibili la possibilità di implementare le metodologie con le competenze disponibili Alta: la metodologia può essere implementata senza dover effettuare forti assunzioni rispetto ai dati disponibili e con le competenze presenti nel contesto Media: la metodologia può essere implementata solo effettuando assunzioni significative rispetto ai dati disponibili e con le competenze presenti nel contesto Bassa: la metodologia può essere implementata solo effettuando assunzioni molto forti rispetto ai dati disponibili. Inoltre andrebbero sviluppate delle competenze ad hoc 6 Fonte: Analisi RTI

7 1 Individuazione metodologia ottimale Considerando sia i fattori critici di successo che la possibilità di implementazione, la metodologia REJ risulta essere la metodologia ottimale Indicatore riassuntivo dei fattori critici di successo Possibilità di implementare la metodologia nel contesto di riferimento A B Tradizionali/ Finanziarie Qualitative Economic Value Added (EVA) Total cost of ownership analysis (TCO) Total Economic Impact (TEI) Rapid Economic Justification (REJ) Balance scorecard (BS) Information Economics (IE) IT scorecard (IS) La Rapid Economic Justification (REJ) non solo risponde meglio di altre metodologie alle esigenze progettuali, ma è anche tra le metodologie più facilmente implementabili nel contesto di riferimento 7 C Probabilistiche Real Options Valuation (ROV) Applied Information Economics (AIE) Alta Media Bassa Fonte: Analisi RTI

8 1 Individuazione metodologia ottimale Per recepire al massimo le specificità/ esigenze del Dipartimento/Consip la metodologia REJ è stata configurata su misura Esigenze Dipartimento/ Consip Disponibilità dati e competenze nell ambito di riferimento Metodologia Rapid Economic Justification (REJ) Metodologia del Valore degli Investimenti IT (VIIT) 8 Attraverso un attività di contestualizzazione della metodologia REJ si è definita una metodologia di analisi costo/beneficio/valore degli investimento IT ad hoc calata sulle esigenze della Dipartimento/Consip, la VIIT (Metodologia del Valore degli Investimenti IT) Fonte: Analisi RTI

9 2 Definizione delle linee guida per l applicazione L'applicazione della metodologia VIIT prevede un percorso articolato in sei passi Passi metodologici Descrizione A Descrizione dell'intervento Descrizione dell'intervento e dei principali obiettivi Esplicitazione degli impatti sulle modalità di esecuzione dei processi B C D E F Quantificazione investimenti Quantificazione dei costi e dei benefici attesi Valutazione economico finanziaria Analisi di sensitività Definizione KPI per il monitoraggio Quantificazione dettagliata dei costi di acquisto della soluzione IT Esplicitazione e descrizione dei costi/benefici attesi relativi ad ogni intervento IT Indicazione delle condizioni/prerequisiti necessari e dei fattori di rischio Calcolo di indicatori di ritorno dell investimento Verifica consistenza ritorno dell investimento al variare di alcune ipotesi di calcolo Definizione milestones e valori KPI target 9 Fonte: Analisi RTI

10 Fonte: Analisi RTI su dati Consip 3 Test sui progetti pilota Principali evidenze Il test della metodologia sui progetti pilota è avvenuto con successo L'applicazione della metodologia ai tre progetti pilota (Cedolino ; Controllo di Gestione ed Archiviazione Ottica del Fascicolo) non ha presentato particolari criticità: tutti i dati necessari all'implementazione della metodologia sono disponibili o stimabili con un livello di precisione adeguato Le informazioni sono disponibili, ma a volte la proprietà / disponibilità delle stesse sia frammentata Il personale coinvolto ha mostrato di familiarizzare facilmente con i passi della metodologia. Sebbene si riferisca ad un campione ridotto di risorse, questa evidenza è una base solida su cui definire un applicazione sistematica della metodologia I risultati dei test mettono in luce che i progetti Cedolino e Controllo di Gestione concorrono alla creazione di valore, mentre, il progetto Archiviazione Ottica del Fascicolo mostra un NPV 1) negativo e alcuni stakeholders non raggiungono pienamente i propri obiettivi. In questo caso la metodologia ha messo in luce le opportunità di rivedere alcuni punti del progetto con l obiettivo di migliorarne la creazione di valore 10 1) Net Present Value: si tratta di un indicatore finanziario largamente utilizzato. E la somma dei flussi di cassa derivanti dall investimento attualizzati

11 4 Azioni proposte L implementazione sistematica ed autonoma della metodologia richiede la definizione di ambito e responsabilità di applicazione Finalizzare l utilizzo della metodologia e valore creato: schema esemplificativo Commenti Creazione di valore linea di progetto 0 Definizione della metodologia ottimale Metodologia testata sui progetti pilota Definizione ambito di applicazione e responsabilità Utilizzo sistematico e autonomo della metodologia La creazione di valore per il Dipartimento è strettamente legata alla introduzione dell uso della metodologia Un volta testata la metodologia, per finalizzarne l utilizzo in forma autonoma e sistematica è necessario definirne: l ambito di applicazione, (ad esempio una soglia strategico/economica oltre la quale la metodologia sarà applicata) i ruoli e le responsabilità nella organizzazione (DAG/Consip), facendo leva /migliorando le competenze esistenti 11 Fasi linea di progetto Valore creato dalla linea di progetto per il DAG