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1 GUIDA ALL UTILIZZO DI Versione programma di riferimento: ( ) Documentazione a cura di Avis Provinciale Piacenza Version History 3.0

2 Microsoft, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows Seven, Windows 8, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, Windows 2008 Server, Windows 2008 R2 Server, Windows 2012 Server Office, Office 97,Office 2000, Office 2003, Office 2008, Office 2010, Office 2013 Word, Excel, Access Microsoft Terminal Server e Microsoft SQL Server 7.0, Microsoft SQL Server 2000, Microsoft SQL Server 2005, Microsoft SQL Server 2008, Microsoft SQL Server 2012, sono marchi registrati di MicrosoftCorporation. Acrobat Reader è un marchio registrato di Adobe System Inc. 2

3 Sommario UTILIZZARE AVISNET... 5 DONATORE... 7 INSERIMENTO... 7 INSERIMENTO DONAZIONI PREGRESSE... 9 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DONAZIONI VISUALIZZAZIONE SOSPENSIONI VISUALIZZAZIONE BENEMERENZE ASSOCIATIVE VISUALIZZAZIONE ESAMI VISUALIZZAZIONE STORIA ASSOCIATIVA ACCESSI DONAZIONE INSERIMENTO CONVALIDA INSERIMENTO ESAMI VARI o AGGIUNTIVI INSERIMENTO SOSPENSIONI INSERIMENTO ANAMNESI INSERIMENTO DI ANNOTAZIONI STAMPA FOGLIO PRELIEVO PASSAGGIO DI STATO ASSOCIATIVO PASSARE AD EFFETTIVO UN DONATORE DIMETTERE UN DONATORE ESEGUIRE GLI ALTRI PASSAGGI DI STATO TRASFERIMENTI RICHIESTA DI TRASFERIMENTO COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO RICEVERE UN TRASFERIMENTO CHIUDERE UN TRASFERIMENTO CONVOCAZIONI ALLA DONAZIONE PREPARAZIONE LETTERE GESTIONE DEI MODELLI DI STAMPA CONFIGURAZIONE DELLA MAIL CREAZIONE NUOVO TEMPLATE SMS MODIFICARE UN TEMPLATE SMS CHIAMATA DEI DONATORI VISUALIZZAZIONE DEI CONVOCATI DA AVIS PROVINCIALE

4 STAMPA DEI CONVOCATI DA AVIS PROVINCIALE INVIO DI PROMEMORIA AI DONATORI CONVOCATI CONVOCAZIONE BENEMERENZE TOLLERANZE PER L ATTRIBUZIONE DELLE BENEMERENZE ATTRIBUZIONE STAMPE LIBRO SOCI DONATORI CON TOTALE DONAZIONI DONATORI CHE NON DONANO DA MESI DONATORI SOSPESI STATISTICHE STATISTICHE DONAZIONI STATISTICHE DONATORI STAMPE ALTRE STATISTICHE MISCELLANEA - COMUNICAZIONI AL DONATORE MISTE SINCRONIZZAZIONI CREDITS

5 UTILIZZARE AVISNET Guida AVISNet Per usare correttamente AVISNet occorre innanzitutto iniziare a ragionare sulla sua logica. Come canone fondamentale vi è da capire che con il programma va gestita interamente la parte associativa dell Avis e che qualsiasi persona che ha a che fare con questa associazione deve essere inserita nel programma a partire dall idoneità per arrivare al donatore che non dona più, ai collaboratori, ai non idonei. Per fare questo e per pagare correttamente le quote associative per ogni persona inserita nel programma è associato uno stato associativo ovvero il ruolo della persona in quel momento nell associazione. Gli stati associativi previsti dallo statuto e quindi dal programma sono 8 (più uno che useremo per comodità), come visibile in figura sono rappresentati da un colore, bianco per i primi due, verde per il donatore effettivo, rosso per i successivi 4 e giallo per i collaboratori Per essere precisi un donatore appena viene a contatto con l associazione viene subito inserito a sistema, generalmente come candidato donatore; appena la sezione riceve gli esami le opzioni sono 3: passa ad aspirante idoneo, nel caso gli esami siano ok; passa ad aspirante dimesso, nel caso gli esami non siano ok; passa a collaboratore, se vuole collaborare attivamente con Avis senza effettuare donazioni. 5

6 A livello di quote associative non muta niente, difatti le quote associative vengono pagate solo per gli stati verdi, gialli e uno rosso ovvero per i donatori effettivi, i collaboratori ed i collaboratori ex donatori. Ad ogni donatore, in qualsiasi stato, viene comunque assegnato automaticamente un numero di tessera che può essere fittizio per gli stati aspiranti oppure definitivo per gli stati restanti. Siamo rimasti all aspirante idoneo, stato che, assieme all effettivo ed al collaboratore idoneo, è convocabile per la donazione. Appena fa la prima donazione (o la seconda, dipende da come si è abituati in sezione) il donatore va passato ad effettivo, stato nel quale verrà assegnato automaticamente un numero di tessera dal sistema. Arriverà poi un momento che il donatore da effettivo non donerà più ed anche qui i casi sono 2, o passa a collaboratore ex donatore o dimesso. Nel caso il donatore collabori ancora con la sezione, passerà allo stato di donatore ex donatore, mentre nell altro caso il donatore, che non collabora e non dona, sarà un donatore dimesso. Analizziamo ora il caso del donatore collaboratore, donatore che non dona oppure non può donare, non ha mai donato ma collabora attivamente con la sezione, ovviamente non è convocabile ma viene comunque considerato alla pari un donatore. Una volta che non collaborerà più verrà passato allo stato di ex collaboratore. Per una più facile interpretazione, di seguito è posto uno schema degli stati associativi. CANDIDATO DONATORE COLLABORATORE ASPIRANTE IDONEO COLLABORATORE IDONEO ASPIRANTE DIMESSO EFFETTIVO EX COLLABORATORE DONATORE DIMESSO COLLABORATORE EX DONATORE 6

7 Prima abbiamo detto più volte che un donatore una volta inserito passa da uno stato all altro in base al suo ruolo, ho ripetuto tantissimo che il suo stato varia ma non ho spiegato come. Per far cambiare lo stato del donatore si utilizza un insieme di procedure chiamate passaggio di stato associativo, procedure che appunto permettono di far variare lo stato del donatore con un semplice click. È molto importante eseguirli spesso e con molta attenzione perché gli stati associativi determinano le quote associative da pagare e, soprattutto, se il soggetto è convocabile per i prelievi oppure no. DONATORE INSERIMENTO Per inserire un nuovo donatore portarsi nel menù Donatori e selezionare la voce Donatori. Nella schermata di destra cliccare sul bottone nuovo se i campi sono già compilati e compilarli secondo la domanda di iscrizione; consiglio di comporre anche i dati aggiuntivi, i dati ematici e le preferenze sulle donazioni. Finito il tutto fare click su aggiungi. Il donatore che si crea avrà come stato associativo 1 ovvero candidato donatore. Appena si riceveranno gli esami andrà fatto un passaggio di stato associativo ad aspirante idoneo e a quel punto il donatore sarà convocabile; alla fine dopo 1-2 donazioni (a seconda della sezione di appartenenza) verrà passato ad effettivo. Lo stato associativo di partenza non si può modificare e dovrà essere per forza 1 Candidato Donatore. 7

8 Una volta inseriti i dati anagrafici posizionarsi sulla linguetta altri dati in alto e compilare con i dati indicati dal donatore. Infine posizionarsi su Convocazioni e inserire i giorni preferenziali alla donazione ed eventualmente il punto prelievo preferito. Alla fine cliccare su Inserisci Per un corretto funzionamento del programma e per sfruttarne appieno le funzionalità consiglio di inserire il donatore al momento dell idoneità, ovvero alla suo primo ingresso in sezione. In questo modo avremo una visione corretta delle idoneità, una maggior semplificazione delle convocazioni e soprattutto un minor margine di errore o scambi di donatori che adesso avvengono. 8

9 INSERIMENTO DONAZIONI PREGRESSE Guida AVISNet Succede alle volte di dover inserire un donatore trasferito da altra sezione. In AVISNet c è la possibilità di inserire il totale delle donazioni effettuate in un dato periodo. Per farlo, dal menu Donatori, selezionare Donatori, ricercare il donatore, selezionarlo e cliccare sul menù dettagli in basso a destra e selezionare Pregresso Al click apparirà una finestra. Nella parte di destra, per ogni tipo di prelievo, inserire i dati appropriati, infine cliccare su Fine Per ogni tipo donazione va ripetuta questa procedura. Con questa modalità si dice al programma che il donatore, dal / al ha eseguito xxx donazioni di XXXXX. NB tutte le donazioni antecedenti al 2007 in avisnet sono caricate secondo questa modalità ovvero figureranno come donazioni pregresse. 9

10 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DONAZIONI Per farlo, dal menu Donatori, selezionare Donatori, ricercare il donatore e selezionarlo. Dal menu in basso sulla destra Dettagli selezionare la voce Donazioni. Al click si aprirà una maschera dove vedrete sulla sinistra la lista delle donazioni effettuate. Cliccando sulla singola donazione nella parte di destra vedrete il dettaglio del prelievo. 10

11 VISUALIZZAZIONE SOSPENSIONI Guida AVISNet Per farlo, dal menu Donatori, selezionare Donatori, ricercare il donatore e selezionarlo. Dal menu in basso sulla destra Dettagli selezionare la voce Sospensioni. Al click si aprirà una maschera dove vedrete sulla sinistra la lista delle sospensioni. Cliccando sulla singola sospensione nella parte di destra ne vedrete il dettaglio. 11

12 VISUALIZZAZIONE BENEMERENZE ASSOCIATIVE Per farlo, dal menu Donatori, selezionare Donatori, ricercare il donatore e selezionarlo. Dal menu in basso sulla destra Dettagli selezionare la voce Benemerenze. Al click si aprirà una maschera dove vedrete sulla sinistra la lista delle Benemerenze assegnate. Cliccando sulla singola Benemerenza nella parte di destra ne vedrete il dettaglio. NB: Qualora in alcune schermate vediate una coccarda comparire per esempio in accettazione piuttosto che in ricerca del donatore significa che il donatore ha una benemerenza che gli è stata assegnata ma non ritirata. Se si clicca sui dettagli benemerenza si vede qual è e una volta consegnata si può marcare come Ritirata mettendo il baffetto alla schermata di cui sopra e modificando il dato 12

13 VISUALIZZAZIONE ESAMI Guida AVISNet Per vedere gli esami dal menu Donatori, selezionare Donatori, ricercare il donatore e selezionarlo. Dal menu in basso sulla destra Dettagli selezionare la voce Esami. Negli esami si possono inserire gli elettrocardiogrammi che i donatori fanno piuttosto che visualizzare i referti che ci trasmette il centro trasfusionale Al click si aprirà una maschera dove vedrete sulla sinistra la lista degli esami eseguiti. 13

14 Come prima cliccando sul singolo esame (singolo click) nella parte di destra appaiono i dettagli di esecuzione e esito. Per visualizzare il referto spostarsi nella linguetta in alto Referto Cliccando sul link in basso Referto Originale sarà inoltre possibile visionarlo nella classica visualizzazione ASL in formato pdf, che si aprirà al click. 14

15 VISUALIZZAZIONE STORIA ASSOCIATIVA Di ogni singolo donatore, è possibile visualizzare tutti gli eventi storici, da quando è diventato socio fino al momento in cui eseguiamo la ricerca, come in un vero e proprio diario; per fare questo andiamo alla voce di menù Donatori, Donatori, nella videata di sinistra riservata alle ricerche, cerchiamo il donatore da visualizzare, dopodiché lo selezioniamo. Nella videata di destra, cliccare sulla cartella Diario, qui verranno visualizzati tutti gli eventi storici del nostro donatore (data passaggi di stato associativo, donazioni, trasferimenti, benemerenze, ecc.). 15

16 ACCESSI DONAZIONE Guida AVISNet INSERIMENTO Illustro ora la procedura per inserire correttamente gli accessi precisando che tali operazioni possono essere svolte solo ed esclusivamente durante il prelievo dall equipe medica. Per inserire gli accessi fare click sul menù Donatori e selezionare Accessi. Esattamente come per la schermata delle anagrafiche questa schermata si suddivide in due parti: quella di sinistra che è la classica area di ricerca nella quale si possono ricercare gli accessi per esempio da una data ad un altra o per punto di prelievo, mentre la parte di destra è la parte di inserimento dell accesso. Per inserire un accesso quindi dovete posizionarvi sulla parte di destra. Vedete subito che appaiono già compilate alcune informazioni tipo la data che è sempre quella odierna, il punto prelievo etc. Quelle sono le informazioni che sono standard ma che vanno sempre controllate. Inseriamo ora il primo prelievo partendo dalla prima cosa, la data: controlliamo bene che la data sia giusta perché è molto facile sbagliarsi. Successivamente va inserito il donatore. Per inserire il donatore si possono utilizzare due procedimenti: 1. posizionarsi sulla casella di testo Donatore e tramite il lettore di codice a barre in dotazione al punto di prelievo o che possiamo trovare nelle borse contenenti i portatili dell equipe, leggiamo il tesserino sanitario del donatore. Una volta letto il codice sulla tessera, comparirà nella rispettiva casella di testo il cognome e il nome del donatore. 2. cliccare sulla lente di ingrandimento sulla destra della casella e si aprirà la schermata di ricerca; ricerchiamo il donatore e facciamo doppio click sul nome (oppure una volta selezionato clicchiamo su ok). 16

17 A questo punto vedrete che nel campo donatore si compilerà il nome. Passiamo quindi sotto, al numero sacca. Come ben sapete ogni donazione è caratterizzata da un codice a barre con un preciso numero sacca. Il numero della sacca verrà generato in automatico dal sistema e non è modificabile In questo modo abbiamo associato la sacca al donatore. 17

18 Controllate infine i campi successivi che sono relativi al punto di prelievo (il punto prelievo è settato in automatico sulla base della scelta fatta all apertura del programma) Una volta controllato il punto di prelievo premendo il tasto Tab automatico data ultima donazione e data ultimo Esame annuale eseguito. sulla tastiera si compileranno in Nel caso il donatore non sia in scadenza la data ultima donazione appare evidenziata in rosso. Nel caso il donatore abbia gli esami annuali da ripetere la data degli ultimi annuali viene sottolineata in rosso. Sulla base dei dati sopra riportati l operatore eseguirà l associazione del tipo accesso. Gli accessi sono in primis legati al tipo di sacca (quadrupla o tripla). Per ogni sacca vi sarà poi da selezionare il tipo accesso corretto tra questi: Esami vari Esami Annuali Idoneità Tripla (o quadrupla) Tripla (o quadrupla) + annuali Tripla (o quadrupla) Prima Donazione Questi valori sono puramente indicativi e servono per stampare un numero corretto di etichette. Sarà poi il medico a confermare questa scelta. Prima di cliccare il pulsante Inserisci assicurarsi di aver inserito nella stampante A4 il modulo di prelievo. In basso a destra, a sinistra del pulsante Stampe, si trova l opzione Anteprima ; se è selezionata, la stampa non verrà effettuata in modo diretto, ma verrà generato prima un foglio Word contenente i dati da stampare; se invece questa opzione non è selezionata, la stampa verrà inviata direttamente alla stampante. Alla fine di tutto cliccare su inserisci e si è inserito l accesso. Così per ogni prelievo effettuato. Una volta inserito l accesso se si vuole stampare anche la parte frontale del questionario inserire il modulo nella stampante e dal menù Stampe selezionare Questionario. 18

19 CONVALIDA La convalida dell accesso è un operazione eseguita dal medico e solo lui, dopo la visita potrà convalidare il preaccesso dato dall equipe. Per iniziare la visita al donatore selezionare l accesso dalla parte di sinistra ovvero quella di ricerca. Se l accesso non è presente premere sul pulsante ricerca e si aggiorneranno tutti i record presenti. Se vi sono troppi record nella schermata di ricerca tramite i filtri di punto prelievo è possibile affinare la ricerca e ricercare solo i donatori che hanno eseguito accesso nel punto prelievo attuale Una volta trovato il donatore cliccarci sopra. Vedrete che sulla parte di destra compariranno i suoi dettagli. Cliccando su visualizza ultimo referto esame si aprirà in un'altra finestra il pdf degli ultimi esami annuali 19

20 Analogamente cliccando sulla scritta ultimo referto donazione si apriranno i referti collegati all ultima donazione. Una volta visualizzati gli esami, effettuata una visita, inseriti negli appositi campi i valori dell esame obiettivo premere sul pulsante modifica. NB qualora il medico decida di cambiare il tipo di accesso (previa comunicazione al donatore di farsi cambiare le etichette dalla segreteria) occorre cambiare anche il tipo di accesso con quello desiderato. 20

21 Una volta modificato e verificato che tutte le informazioni in esso contenute siano ok premere il tasto Convalida nel menu in basso. Notate subito che non appena cliccate Convalida al donatore nella parte di sinistra comparirà una spunta verde segno che l accesso selezionato è stato convalidato INSERIMENTO ESAMI VARI o AGGIUNTIVI Nel caso si selezioni come accesso Esami Vari oppure si voglia inserire un esame aggiuntivo senza eseguire tutta la batteria degli annuali, è sufficiente andare sul menù dettagli e, una volta selezionato il donatore, cliccare sul pulsante Esami per aprire la schermata seguente Completare i campi della parte di destra inserendo dome descrizione Esame di Laboratorio, come data di rifacimento entro ed esecuzione selezionare la data odierna. Come laboratorio esami inserire 91 (SIT) e controllare che il punto di prelievo sia quello attuale. 21

22 Una volta verificati tutti i parametri fare click su Inserisci. Vi si proporrà un ulteriore schermata dove andrete a selezionare gli esami da aggiungere prendendoli da una lista di esami selezionabili. NB La lista di esami valida è solamente quella in alto a sinistra. Per selezionare un esame basta effettuare doppio click sullo stesso. Al termine cliccare sul pulsante ok. Al termine chiudere la schermata di dettaglio esame 22

23 INSERIMENTO SOSPENSIONI Guida AVISNet In schermata di Accesso oppure di Donatori, selezionare il donatore, cliccare sul menù Dettagli, Sospensioni Per inserire una nuova sospensione assicurarsi di cliccare sul pulsante Nuovo per non rischiare di modificare eventuali sospensioni inserite in precedenza. Cercare il tipo di sospensione cliccando sul pulsante alla destra del campo Tipo sospensione. Si aprirà la finestra raffigurata sulla destra. Cliccare sul pulsante Ricerca per visualizzare tutti I tipi di sospensione. Selezionare il tipo di sospensione desiderato (nell'esempio un intervento chirurgico) e inserirlo facendo doppio click sulla descrizione o cliccando sul pulsante Ok. Inserire sempre una data di inizio, se possibile non la data di compilazione ma la data dell'evento (nell'esempio la data riferita dell'intervento, anche se nel passato). Se la sospensione non ha una fine certa o è definitiva: NON inserire una data di fine. Se la sospensione ha una data di fine certa o presunta: compilare il campo data fine manualmente o avvalendosi del calcolo automatico inserendo il numero di giorni di durata nel campo Periodo in giorni (nell'esempio per l'intervento chirurgico sono 120 giorni, ovvero 4 mesi). NON utilizzare il campo Fine prevista, che non si interfaccia con il software del Servizio Trasfusionale e non comporta l'annullamento automatico della sospensione al raggiungimento della data di fine. NB INSERIRE CON ATTENZIONE: le sospensioni vengono memorizzate direttamente anche negli archivi AUSL! Per modificare una sospensione già inserita selezionarla dall'elenco delle sospensioni nella parte sinistra della finestra Gestione dettaglio sospensioni, modificarne I dettagli nella parte destra della finestra e cliccare sul pulsante Modifica. Per annullare una sospensione già inserita selezionarla dall'elenco delle sospensioni nella parte sinistra della finestra Gestione dettaglio sospensioni, quindi modificarne la data di fine (o inserirne una se mancante) nella parte destra della finestra e cliccare sul pulsante Modifica. Usare solo questa procedura, NON cliccare sul tasto elimina! NB: il donatore torna idoneo il giorno successivo alla data di fine, quindi in caso di annullamento durante la raccolta retrodatare la data di fine almeno al giorno precedente (se il donatore deve donare oggi, la sospensione può arrivare al massimo fino ieri, non chiudersi oggi). 23

24 INSERIMENTO ANAMNESI Guida AVISNet In schermata di accesso oppure di Donatori, con donatore selezionato, cliccando sul menù Dettagli, Sospensioni Inserire la data di compilazione (obbligatoria) e compilare tutti I campi secondo le necessità, in tutte le schede disponibili (vedi parte superiore della figura). ATTENZIONE: la scheda Note non è interfacciata con il software del Servizio Trasfusionale. La scheda Annotazioni verrà invece illustrata in seguito. Al termine della compilazione cliccare sul pulsante Inserisci per salvare l'anamnesi. INSERIMENTO DI ANNOTAZIONI (solo medici selezionatori e direttori sanitari) Le annotazioni equivalgono a un diario clinico e sono interfacciate con la cartella clinica del software del Servizio Trasfusionale. Si trovano nell'ultima scheda della schermata dell'anamnesi, accessibile secondo le modalità descritte in precedenza. Utilizzarle quando si desidera registrare eventi significativi a carico del donatore che non contemplino una sospensione, oppure per aggiungere informazioni significative di chiarimento a una sospensione. 24

25 NB: le annotazioni vengono trasmesse al software del Servizio Trasfusionale solo se sono agganciate ad un'anamnesi già inserita (vedi parte sinistra della finestra, nota del 22/03/2013 agganciata ad un'anamnesi con la stessa data). In caso di assenza di anamnesi pregresse (parte sinistra della finestra vuota come nella figura precedente), inserire prima un'anamnesi (anche vuota, con solo la data di compilazione) e procedere poi all'inserimento dell'annotazione. Per inserire una nuova annotazione cliccare sul pulsante Nuovo, compilare la data, il testo e cliccare sul pulsante Conferma per salvare. Verrà chiesto se si vuole inserire la nota come approvata, confermare. Le annotazioni non sono modificabili per questioni di tracciabilità. 25

26 STAMPA FOGLIO PRELIEVO Guida AVISNet Per avere un elenco di tutti i donatori che hanno effettuato una donazione in un determinato giorno o in un determinato periodo, possiamo stampare il Foglio Prelievi. Per eseguire questo tipo di stampa dobbiamo andare nel menù Stampe, Documentazione, Foglio Prelievi dove si aprirà una videata come quella sottostante; qui indicheremo la data o il range di date che vogliamo stampare e il Punto di prelievo, successivamente cliccheremo sulla voce Stampa ; verrà generato un foglio MSExcel, contenente i donatori con il tipo di prelievo effettuato. PASSAGGIO DI STATO ASSOCIATIVO Per cambiare lo stato associativo di un donatore vi è da attenersi strettamente alla sottostante procedura: dal menù Donatori selezionare la voce Passaggio di stato associativo Si aprirà una finestra che mostra la procedura guidata. Nella parte alta della videata vi è il solito form di ricerca del donatore nel quale possiamo effettuare dei filtri di ricerca (ad esempio Nome, cognome, stato associativo attuale..) oppure, senza effettuare alcun filtraggio cliccando semplicemente sul tasto Ricerca. Apparirà immediatamente il risultato della vostra ricerca evidenziandovi il Codice, Nome, Cognome e tutti i dati anagrafici dei donatori che soddisfano le condizioni da voi richieste con un quadrato bianco alla sinistra del codice di ogni donatore. 26

27 Con il tasto sinistro del mouse cliccare SELETTIVAMENTE (la procedura vale solo per un donatore alla volta) sul donatore a cui vogliamo cambiare lo stato associativo. Una volta selezionato vi è da indicare lo stato associativo di arrivo nell apposito menù situato nella parte sottostante dello schermo (naturalmente se ho un donatore che è aspirante idoneo e voglio renderlo effettivo lo stato associativo di arrivo sarà appunto effettivo ). Nella selezione dello stato associativo di arrivo verranno visualizzati solo i passaggi possibili: se ho un donatore allo stato 1 (aspirante donatore) non posso passarlo direttamente allo stato 3 (effettivo) ma (per statuto) prima deve essere idoneo. Per qualsiasi aiuto vi possa servire fate riferimento al diagramma di flusso sopra riportato nel primo paragrafo che vi aiuterà a capire le possibilità di passaggi seguendo l orientamento delle frecce. Detto questo piccola digressione su passaggi specifici: PASSARE AD EFFETTIVO UN DONATORE Una volta scelto Effettivo dal menù Stato associativo di arrivo premere il bottone Esegui passaggio di stato. Una volta cliccato apparirà a video un messaggio che chiede la conferma della scelta chiedendo se si vuole proseguire, consiglio di ricontrollare le scelte fatte e, se tutto è corretto, premere SI. Subito dopo apparirà un messaggio a video recante la scritta Il nuovo codice donatore è 25/345 con 25 = sezione di appartenenza e 345 = Numero tessera. Una volta eseguito il passaggio di stato a effettivo, come avete appena appurato, il programma calcola automaticamente il numero di tessera da assegnargli e non è possibile cambiarglielo. Nel caso in sezione abbiate un numero di tessera differente comunicatelo via mail a Paolo come oggetto della mail CAMBIO NUMERO TESSERA DONATORE e come messaggio 27

28 specificate Nome e Cognome del donatore, Numero di tessera assegnata da AvisNet e Numero di tessera assegnato da voi in sezione. DIMETTERE UN DONATORE Come per il passaggio di stato a Effettivo selezionare nel menù stato associativo di arrivo la voce Dimesso (Nel caso di Aspirante la voce sarà Aspirante dimesso ). Una volta selezionato lo stato associativo di arrivo posizionarsi nel riquadro sottostante per selezionare il tipo di dimissione. Per vedere le possibili cause di dimissioni cliccare sul cannocchiale sulla destra del riquadro Tipo di dimissioni, si aprirà una finestra e con un doppio click del mouse selezionare la voce desiderata. 28

29 Una volta selezionata la causale di dimissione fare click su Esegui. Per questo particolare passaggio il programma non assegna il numero di tessera ma mantiene quello precedente cambiando semplicemente lo stato. Il tutto perché nell eventualità ritornasse a donare (sempre da statuto) il numero di tessera dovrà essere il primo che gli è stato assegnato; basterà semplicemente, con un altro passaggio di stato associativo riportarlo ad effettivo. ESEGUIRE GLI ALTRI PASSAGGI DI STATO Per eseguire gli altri passaggi di stato associativo la procedura è del tutto similare a quella vista in precedenza ovvero, una volta individuato il donatore da cambiare lo stato associativo fare vistare il quadrato bianco alla sinistra del suo stato associativo, selezionare lo stato associativo nel quale si vuole portare il donatore e infine cliccare su esegui passaggio di stato. Ribadisco che nella selezione dello stato associativo di arrivo verranno visualizzati solo i passaggi possibili: se ho un donatore allo stato 1 (aspirante donatore) non posso passarlo direttamente allo stato 3 (effettivo) ma (per statuto) prima deve essere idoneo. 29

30 TRASFERIMENTI Guida AVISNet Ricordando che il programma è di natura provinciale e che tutti i donatori che hanno almeno fatto una donazione dal 2007 nella provincia di Piacenza sono sicuramente inseriti a programma nella propria sezione di tessera vi ricordo che in caso di trasferimento di un donatore da una comunale all altra è necessario seguire strettamente la procedura sotto descritta e non di inserire il donatore come proprio nuovo donatore (procedura errata anche per il calcolo delle benemerenze tra latro). RICHIESTA DI TRASFERIMENTO Per comodità supponiamo che il donatore Bocciarelli Silvano chieda di essere trasferito dalla sezione di Alseno alla sezione di Cadeo. Vi illustro la prassi e le procedure da inserire. Per un donatore invece che viene da fuori provincia facciamo come siamo soliti fare e inseriamolo come nuovo donatore. Per richiedere un trasferimento (rimaniamo nell esempio sopra indicato) la procedura che eravamo soliti fare era da parte dell AVIS di Cadeo una lettera indirizzata all AVIS di Alseno richiedendo la cartella clinica del donatore. Con AvisNet e soprattutto con l uniformità delle caselle di posta elettroniche di TUTTE le sezioni comunali l utilizzo delle lettere, oltre che costoso e lento, è inefficiente. La procedura che vi consigliamo di eseguire è la seguente: L AVIS comunale di Cadeo (attenendoci sempre all esempio) manda una mail alla sezione di Alseno e per conoscenza a Paolo ( ) recante come oggetto la dicitura TRASFERIMENTO BOCCIARELLI SILVANO e come corpo i dettagli del donatore. Il corpo potrebbe essere per esempio: Con la presente la scrivente AVIS Comunale di Cadeo,per conto del donatore BOCCIARELLI SILVANO nato il e iscritto presso la Vostra sezione chiede di essere trasferito presso di noi, f.to.. A questo punto non resta che attendere che Alseno effettui il trasferimento con AVISNet. COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO Per effettuare un trasferimento dalla propria AVIS ad un altra nella provincia (se il donatore si trasferisce fuori provincia va semplicemente dimesso e come causale la numero 3 ovvero trasferito fuori provincia) come prima cosa selezionare il donatore la menù Donatori, Donatori, portarsi nella finestra di riepilogo e nel campo Note riportare la seguente dicitura: (sempre attenendosi all esempio iniziale) TRASFERIRE DA ALSENO A CADEO ed infine premere su Modifica. 30

31 A questo punto portarsi nella schermata di anagrafica. Alla destra del numero di Sezione ed alla Sinistra del numero di tessera vi è una freccia blu girata verso destra. 31

32 Cliccandola si aprirà un menù, cliccare a questo punto su ok. Ora il donatore è stato trasferito. RICEVERE UN TRASFERIMENTO Naturalmente se si riceve un trasferimento molto probabilmente è atteso da voi in quanto avete mandato un mail per richiederlo appunto. Non vi sono particolari avvisi o meglio durante l importazione, se siete attenti, riconoscete se è arrivato un trasferimento semplicemente notando che di fianco alla scritta trasferimenti anziché esserci il solito 0 noterete di spicco un 1 o comunque un numero diverso da 0 (dipende da quanti soci si sono trasferiti presso di voi). Intanto che la sincronizzazione si sta eseguendo apparirà la schermata di cui sotto. Basta cliccare su Si e accetterete il donatore in ingresso Con questa procedura il programma assegnerà al nuovo donatore l ultimo numero di tessera disponibile (per lo stato in cui si trova) e il trasferimento è concluso qua. Se si trasferisce un donatore effettivo, la nuova sezione erediterà lo stato associativo di partenza, come prevede lo statuto. CHIUDERE UN TRASFERIMENTO Tecnicamente le operazioni di trasferimento si concludono al ricevimento del donatore dalla sezione, è sempre comunque buona prassi mandare una mail all ufficio provinciale, nello specifico a Paolo all indirizzo per avvisare del corretto trasferimento eseguito. È molto importante chiudere ed eseguire la trafila sia per avere un monitoraggio completo del programma a livello provinciale, sia per poter intervenire in caso di ritardi causa la mancata comunicazione o di problemi sui dati. 32

33 CONVOCAZIONI ALLA DONAZIONE Guida AVISNet Questa è l operazione più delicata di tutto il programma, quella che non ammette errori. NB Dal 01 Gennaio 2013 la convocazione viene gestita centralmente da AVIS Provinciale (con lo stesso sistema). Di seguito illustriamo la procedura di convocazione per le sezioni che eseguono una chiamata autonoma alla donazione oppure per casi specifici concordati tra AVIS Provinciale e Sezione. Le convocazioni sono divise principalmente in due fasi, la prima di configurazione delle metodologie e la seconda di convocazione. Con AVISNet si possono gestire le chiamate via cartacea (lettere, etichette, buste personalizzate o con la stampa di un elenco telefonico), tramite SMS e tramite . Tutte queste fasi hanno bisogno di una fase iniziale di configurazione per poi averle in ordine al momento dell invio. PREPARAZIONE LETTERE Tutte le stampe sono gestite da dei modelli personalizzabili che si trovano in disco locale C\Programmi\ AVISNet\ Modelli. Sono dei modelli apribili con il programma Microsoft Office Word e si possono modificare a piacimento avendo avvertenza di non modificare i campi unione che gestisce il programma e sono caratterizzati o dall essere delimitati con delle virgolette (es: «Nome») oppure da dei segnalibri (es : bkmnome). Questi campi servono al programma per scrivere e personalizzare la lettera per ogni donatore. Si possono spostare all interno del testo, copiare, formattare ma non modificare. In caso di danneggiamenti potete scaricare i modelli base dal sito ed adattarli alle vostre esigenze. GESTIONE DEI MODELLI DI STAMPA Tutti i modelli che sono nella cartella servono o serviranno per il corretto funzionamento di Avisnet e sono spesso definiti per default, ovvero ad ogni operazione il programma sa che per stampare deve andare a recuperare il determinato modello con il determinato nome. Per settare queste impostazioni basta andare sul menù strumenti e selezionare modelli di stampa, si aprirà una schermata dove i primi tre tab (stampe generali, personali e altre stampe) definiscono per le azioni i modelli associati, per cambiare un modello è sufficiente cliccare sulla cartella alla destra, selezionare il percorso il modello e dare ok. 33

34 CONFIGURAZIONE DELLA MAIL Una delle ultime funzionalità di AVISNet consente di inviare automaticamente delle mail ai donatori per segnalargli la donazione. Prima di tutto occorre settare i parametri della propria mailbox. Nell esempio vi farò vedere i parametri da inserire per la ma potete usare qualsiasi indirizzo di posta elettronica settandolo correttamente. Per andare nella pagina di configurazione cliccare sul menù strumenti, modelli di stampa, . Quella sarà la schermata usata per gestire i parametri della mail, ma anche il testo del messaggio. Per configurare la mail di avis.it i parametri di configurazione sono i seguenti: SMTP Server Host: mail.avis.it SMTP Server port: 25 SMTP Server User name:la vostra (es: SMTP Server Password: la vostra password Indirizzo mittente: la vostra (es: Descrizione mittente il nome della vostra comunale (es: AVIS Comunale Alseno) E la parte di configurazione è finita. Per settare la mail vi consiglio di cliccare sulla flag mail formattabile così vi aprirà un editor di testo tipo word e potete scrivere la mail in comodità, inserire immagini e cambiare colori del testo. È inoltre possibile mandare delle mail personalizzate utilizzando i parametri, inserendo (occhio alle maiuscoleminuscole) i seguenti parametri: <DataConvocazione> <Tesserino> <CognomeNome> <Cognome> <Nome> <TipoDonazione> 34

35 CREAZIONE NUOVO TEMPLATE SMS Per utilizzare le convocazioni via sms occorre prima di tutto creare un template sms, una sorta di maschera che dice al programma il testo dei messaggi ed anche i suoi parametri, un po come i modelli di stampa, solo che anziché averli reimpostati vanno settati prima, se si crea un template ben parametrizzato basta settarlo solo una volta e poi, con l uso dei parametri, basta cambiare tutte lo volte per esempio il giorno. Per la creazione di un template si può utilizzare la procedura guidata di AVISNet, basta andare sul menù strumenti, template sms, wizard e apparirà una schermata che richiede un nome template e una descrizione. Sono dei dati puramente indicativi e che vi serviranno per distinguere un template da un altro. Per esempio possiamo mettere come nome Convocazioni standard e come descrizione Convocazioni 2011 e poi cliccare avanti per proseguire con la creazione. 35

36 Ora possiamo inserire i parametri. Qua è utile fare una piccola digressione. I parametri inseribili sono infiniti (ricordiamoci sempre comunque che un sms può contenere al massimo 160 caratteri) e che, a differenza delle lettere o mail i parametri degli sms sono di due tipi: o campi o testo libero. Questa distinzione è stata fatta per comodità e per poter riutilizzare il template più volte. I campi sono quei valori che il programma interpreta dinamicamente SMS per SMS e sono principalmente nome, cognome, data donazione (gg/mm/aaaa), tipodonazione, numero tessera. Il testo libero è invece un parametro che non è interpretato dal programma e che viene inserito all invio degli sms e sarà uguale per tutto quell invio e può essere, per esempio, il giorno del prelievo formattato diversamente (sabato 21 gennaio ) Fatta questa premessa che sarà utile anche per dopo, in questa fase dobbiamo decidere se e quanti parametri ci dovranno essere nel template. Per esempio io ho sempre usato come parametri giorno e nome che indica il giorno del prelievo formattato 21 gennaio per esempio ed il nome del donatore. Tuttavia è possibile cliccare direttamente su avanti e non inserire nessun parametro. Per inserire un parametro posizionarsi sulla destra di parametri, inserire il nome parametro (nel nostro esempio nome) e cliccare su inserisci, per inserire ulteriori parametri basta ripetere la procedura; al termine cliccare su avanti. 36

37 Vedrete che nella schermata successiva, l ultima, compaiono (se li avete specificati) i parametri che avete inserito prima. Posizionatevi con il cursore all inizio del messaggio e iniziate a scrivere il testo del messaggio come volete impostarlo fermandovi quando arrivate a scrivere il punto relativo al parametro. Per esempio solitamente scrivo Ciao e poi voglio scrivere il nome del donatore. A quel punto devo inserire subito dopo il parametro. Nel caso il parametro sia preceduto da un altro parametro (per esempio vedete *Giorno* *Nome*) e voi volete usare il secondo basta selezionare con il mouse il parametro, facendo attenzione di inserirci anche gli asterischi, cliccare il tasto destro e fare click su taglia, andare con il cursore appena dopo l ultima parola che vogliamo inserire prima del parametro (ad esempio dopo ciao) e fare click con il tasto destro del mouse e fare click su incolla. 37

38 E così facendo andiamo avanti fino a completare tutto il testo dell sms. A lavoro ultimato cliccare su fine per terminare la procedura e procedere con la convocazione per l invio del testo. Al click su fine vi sarà un messaggio di conferma, cliccare su ok e proseguire con l invio delle convocazioni. 38

39 MODIFICARE UN TEMPLATE SMS Guida AVISNet Abbiamo visto come creare un template sms, solo che molte volte conviene semplicemente modificare un template piuttosto che crearne sempre uno nuovo. Per modificare i template basta andare dal menù strumenti in template sms, gestione e vi apparirà una schermata con la parte di destra di dettaglio e la parte di sinistra di ricerca. Cliccando sul tasto ricerca estrapolerete tutti i template sms che avete creato. Cliccando nella parte inferiore sul messaggio che volgiamo modificare vedrete che verrà riportato nella parte di destra 39

40 Per modificare il template è sufficiente posizionarsi con il cursore nel testo del messaggio ed editarlo a piacere. È inoltre possibile aggiungere e rimuovere parametri. Per rimuovere dei parametri basta cliccare sul nome del parametro e cliccare su rimuovi nella parte di destra, per aggiungere parametri è sufficiente scrivere il nome del parametro e cliccare sul bottone inserisci al centro della pagina. Verrà inserito nel testo del messaggio, posizionatelo con il copia-incolla dove vi server. Alla fine di tutto cliccate sul tasto modifica in fondo alla pagina e poi uscite per effettuare l invio. 40

41 CHIAMATA DEI DONATORI Guida AVISNet Premetto che la procedura che vi illustrerò è puramente standard, ma non deve essere vista come l unica procedura o la procedura corretta per fare le convocazioni alla donazione. Iniziamo con l entrare nel menù delle convocazioni selezionando dal menù donatori la voce Convocazione alle donazioni. Si aprirà subito la schermata sottostante. Su questa schermata faccio subito notare un termine che ricorrerà spesso: Criterio non selettivo. Se selezioniamo questa voce il programma ignorerà i criteri di scelta ed estrarrà tutti i dati. Un errore frequente che ho visto tra le comunali è quello di mettere subito in alto sopra a ASPIRANTE IDONEO ED EFFETTIVO il criterio non selettivo. In questo modo dico al programma di non effettuare alcun filtro sullo stato associativo quindi si includono nell elaborazione anche i donatori dimessi o i collaboratori (non propriamente opportuno per la chiamata alla donazione). Allora, vista la prima cosa da non fare, ovvero la spunta del criterio non selettivo in alto ai donatori impostiamo subito la data del prelievo nel menù di destra e indichiamo nel basso se si vuole effettuare un filtro sui giorni preferenziali per la donazione. Ora di solito e per comodità io imposto criterio non selettivo ma non è un obbligo, come per esempio posso filtrare ulteriormente le convocazioni restringendo alche l età dei convocabili oppure convocare per un periodo specifico Fatto questo passiamo alla seconda schermata delle convocazioni cliccando sulla scritta sangue poco più in alto della scelta dello stato associativo dei donatori da convocare. 41

42 La schermata successiva è la classica schermata da selezionare (almeno per la maggior parte dei casi della nostra raccolta) tutto con criterio non selettivo. Tramite questa schermata impongo dei filtri di ricerca sul gruppo sanguigno dei donatori che possono donare. Naturalmente in caso di carenza di un particolare gruppo sanguigno risulta molto utile filtrare i campi per gruppo sanguigno altrimenti la nostra classica raccolta è su base prendiamo chiunque impostiamo quindi criterio non selettivo in alto oppure sui particolati campi (gruppo, rh kell ). 42

43 Fatto questo passiamo all ultima schermata, quella recante la scritta Donazione e convocazione. Nella prima parte della videata si notano i tipi di donazioni possibili. Anche qua richiedo molta attenzione. Se si impone un filtro non selettivo o si selezionano tutti i tipi di donazione il donatore Pinco Pallino me lo elencherà N volte ovvero se punto per esempio SANGUE e PLASMA il programma gli manderà 2 lettere, una per il plasma ed una per il sangue. Capito questo passiamo alla parte sottostante della videata. Generalmente viene selezionato anche qui il criterio non selettivo ma in alcuni casi si può anche non sceglierlo e decidere di filtrare ulteriormente. Per esempio posso decidere di fare una convocazione di quelli che non donano da un po di tempo, quindi compilo il campo ultima donazione prima del oppure posso escludere dalla convocazione quelli che ho convocato negli ultimi 30 giorni. Alla fine delle mie scelte faccio click su elabora e dopo una piccola attesa vengono estratti i papabili alla donazione. A questo punto non li ho ne ancora convocati; schiacciando sul bottone in basso li seleziono tutti e poi magari elimino quelli che non voglio convocare tirando via la spunta alla loro sinistra. Posso anche ordinarli per esempio per nome o per la loro ultima donazione cliccando sul nome della colonna in grigio in altro sopra al primo record visualizzato. Una volta selezionato chi mi interessa convocare faccio click sul bottone avanti. 43

44 Al click sul bottone avanti si aprirà l ultima finestra delle convocazioni. Vi è subito da spuntare la flag memorizza la convocazione, se volete un elenco dei convocati in un folgio excel da stampare o salvare sul pc selezionate anche la seconda flag e poi scegliete come volete mandare la convocazione. Esistono principalmente 14 possibilità: 1. Default (manda ad ogni donatore il tipo convocazione di default inserita in donatori/convocazioni) 2. Lettera Personalizzata (stampa per tutti i donatori una lettera personalizzata con i suoi dati) 3. Etichetta (stampa l elenco delle etichette) 4. Lettera e Etichetta(stampa per tutti i donatori lettera e etichette) 5. Elenco telefonico (stampa telefono casa, lavoro e cellulare di ogni donatore) 6. SMS (manda un sms ad ogni donatore che ha compilato il numero di cellulare) 7. o lettere (manda una mail per chi ha la mail compilata se no scrive una lettera) 8. o etichette (manda una mail per chi ha la mail compilata se no stampa le etichette) 9. o elenco telefonico(manda una mail per chi ha la mail compilata se no stampa elenco) 10. o sms o lettera (manda mail che chi la ha compilata, sms per chi ha il numero cellulare e non la mail e stampa la lettera per chi non ha ne cellulare ne mail impostati) 11. Sms o lettera (manda sms a chi ha il numero, lettera per chi non ha il numero) 12. Sms o (manda sms a chi ha il numero, per chi non ha il numero) 13. Sms o elenco telefonico (manda sms a chi ha il numero, stampa l elenco per chi non ha il numero) 14. Sms o etichette (manda sms a chi ha il numero, stampa le etichette per chi non ha il numero). Avendo impostato correttamente la mail se si seleziona la mail è sufficiente cliccare su Elabora in basso, per inviare o una lettera personalizzata o stampare le etichette è sufficiente usare i modelli di stampa di default che ci sono, mentre per l sms è un po più complicato perché ci sono da gestire i parametri e i template, per cui nell esempio vi faccio vedere l utilizzo dell invio tramite sms. 44

45 Come metodo di comunicazione al donatore scelgo quindi la setsta, l sms. Selezionato la comunicazione al donatore si attiverà la combo relativa agli sms, basta cliccare nella frecciettina che guarda verso il basso e si aprirà un menù a discesa dove sono contenuti tutti i nostri template sms creati e selezioniamo quello che desideriamo, infine cliccare su elabora Nella schermata successiva, e ultima, dobbiamo definire i parametri da associare per questo invio al template e se volgiamo la data e l ora di invio dell sms. Nell esempio di template fatto in precedenza avevamo due template che gestivamo in maniera diversa. Avevamo il parametro nome che viene interpretato dinamicamente da avisnet sms per sms ed il parametro giorno che viene invece inserito uguale per tutti gli sms che partono con questo giro. Per dire al programma queste cose clicchiamo sul parametro nome e successivamente clicchiamo sulla frecciettina per aprire il menù a discesa alla destra di campo, selezioniamo Nome e poi clicchiamo su assegna Clicchiamo poi sul parametro giorno e sul pallino alla destra di testo libero, si abiliterà la zona dove scrivere e li scriviamo il giorno del prelievo, ad esempio Sabato 21 gennaio e clicchiamo nuovamente su assegna. 45

46 In quest ultima videata vi faccio anche notare che nella zona parametri, di fianco ai parametri vi sono inserite anche le impostazioni date, per esempio vediamo di fianco a nome, sulla destra vediamo che è un campo con valore nome, mentre giorno è un testo libero con testo sabato 21 gennaio. Rimane solo da settare la parte riguardante l invio. In automatico prende data e ora correnti, se si volesse inviare l sms in altra data/ora è sufficiente variate i dati nella parte sottostante i parametri. Settato tutto è sufficiente cliccare su conferma, si aprirà una schermata con il rapporto di trasmissione, vi facico solo notare che evidenzia se l sms è spedito (pallino verde) ed il credito residuo. Se il credito non è sufficiente il programma non manda gli sms, per richiedere gli sms mandate una mail a Rosanna all indirizzo specificando quanti crediti volete. 46

47 VISUALIZZAZIONE DEI CONVOCATI DA AVIS PROVINCIALE È possibile consultare in tempo reale (previa sincronizzazione) l elenco dei convocati alla donazione con relative disponibilità, accedendo alla schermata Donatori > Storico convocazioni. È necessario impostare i filtri (generalmente la Data convocazione, che corrisponde alla data della giornata di prelievo) e cliccare sul pulsante Ricerca (in alto). Sotto ai filtri comparirà l elenco dei convocati. In base al simbolo che compare prima della data di convocazione e alla scritta nell ultima colonna a destra (Risposta convocazione) è possibile distinguere tra donatori senza risposta, disponibili e non disponibili. Selezionando una convocazione, nella parte destra della schermata verrà visualizzato il dettaglio della convocazione stessa. 47

48 STAMPA DEI CONVOCATI DA AVIS PROVINCIALE Una volta ricercata la convocazione all interno di qualsiasi risultato nella schermata di sinistra cliccare con il tasto destro e selezionare Copia tutto Aprire quindi Excel e incollare i dati. Nel file saranno elencati tutti i donatori, chi si è dichiarato disponibile e quando ha risposto all sms /mail 48

49 INVIO DI PROMEMORIA AI DONATORI CONVOCATI Per inviare un promemoria in prossimità della giornata di donazione ai convocati, sempre da donatori, storico convocazioni e un opportuna ricerca, selezionare tutti i donatori a cui si vuole mandare il promemoria e cliccare sulla casella Stampa elenco convocati (o in aggiunta ad essa) scegliere un metodo di comunicazione al donatore e un modello di SMS attraverso gli appositi menu a tendina (vedi figura sopra), cliccando poi sul pulsante Elabora. Seguire poi la procedura di convocazione già descritta. Si consiglia di non inviare promemoria a coloro che hanno già dichiarato di NON essere disponibili; inviare il promemoria a coloro che sono disponibili e, solo nel caso il numero di questi fosse inferiore all obiettivo per quella giornata, anche a coloro che non hanno dato una risposta. CONVOCAZIONE BENEMERENZE Ultimo passaggio delicato è quello della convocazione per le benemerenze. Alcune precisazioni da fare sono doverose. La prima è che per usare correttamente questa funzionalità è d obbligo aver inserito tutte le benemerenze già assegnate ai donatori. La seconda è che le benemerenze vengono calcolate solo ed esclusivamente secondo lo statuto nazionale e non vi sono strappi alla regola. Detto questo illustro come si fa a vedere i donatori che prendono la benemerenza. 49

50 La benemerenza, visto i tempi per l ordinazione, va visualizzata con qualche mese di anticipo per cui il metodo di calcolo è quello nazionale, ma si possono introdurre delle tolleranze in quanto magari il donatore il giorno della festa sociale arriva alla benemerenza ma il giorno che io le ho ordinate non aveva ancora il numero sufficiente di donazioni (detto così è complicato ma poi capite!!!), per cui sono state introdotte le tolleranze ovvero dico al programma : guarda lo statuto dice che per il rame il donatore deve avere minimo 3 anni di carriera associativa e almeno 6 donazioni oppure 8 donazioni, con le tolleranze gli posso dire : ok lo statuto dice così ma io preferisco che per il rame me lo convochi a 6 donazioni.. Per cui adesso vi spiego subito come settare correttamente le tolleranze. TOLLERANZE PER L ATTRIBUZIONE DELLE BENEMERENZE Come detto in precedenza, visto che per la convocazione delle benemerenze, visto che si fanno in anticipo occorre impostare una tolleranza; per impostare la tolleranza andare dal menù Donatori e selezionare Benemerenze personalizzate. Si aprirà la seguente schermata. Vedete subito che sulle righe vi sono le benemerenze mentre sulle colonne vi è il codice, descrizione e criteri. Come prevede lo statuto per l assegnazione delle benemerenze vi sono 2 criteri: il primo basato su anni di appartenenza in avis e donazioni effettuate mentre il secondo solo sulle donazioni effettuate. Le tolleranze agiscono solo sul numero donazioni e le applicherete come segue. Supponiamo il caso del distintivo in rame: lo statuto prevede che per il distintivo in rame, per il criterio 1 il donatore deve avere minimo 3 anni di carriera associativa ed aver effettuato almeno 6 donazioni. Se metto nell edit in fondo accanto a Criterio 1 tolleranza il numero 1 e poi schiaccio Applica si compilerà il campo criterio 1 tolleranza di fianco a criterio 1 N Donazioni nella tabella questo vuole dire: lo statuto dice a 3 50

51 anni di carriera associativa e un minimo di 6 donazioni, ma te programma considera 1 donazione di tolleranza quindi la convocazione avverrà in 3 anni di carriera associativa ed almeno 5 donazioni.. Per il criterio 2 stesso procedimento andando a compilare il campo criterio 2 tolleranza. Alla fine di tutto schiacciare su ok per confermare le modifiche fatte così all avvio successivo saranno tenute in memoria. E così per tutte le benemerenze, il tutto a vostra discrezione. ATTRIBUZIONE Una volta assegnata la tolleranza alle benemerenze si può procedere al assegnazione vera e propria delle benemerenze. Per farlo dal menù Donatori selezionare Elenchi per benemerenze e si presenterà la schermata sottostante. Controllare che la sezione sia la vostra e selezionare la data per la quale escludere i donatori dimessi. Con questa opzione se ho un donatore dimesso il 01 dicembre 2010 e come data di convocazione benemerenza io imposto il 01 gennaio 2011 questo donatore non me lo fa vedere per attribuire la benemerenza. Come data di assegnazione ed elaborazione alla data inserire la data della festa sociale; se volete utilizzare la tolleranza alle benemerenze poi cliccare su considera tolleranza ed infine cliccare su Tolleranza Personalizzata. 51

52 A questo punto selezioniamo la benemerenza per la quale vogliamo fare la convocazione. Questa procedura va fatta tipo per tipo di benemerenza. Per selezionare il tipo schiacciare sul quadrato alla sinistra del nome ed infine schiacciare su elabora 52

53 Come per le convocazioni alla donazione vengono estrapolati i papabili alla benemerenza. Schiacciando seleziona tutto si selezionano tutti (oppure selezionate chi volete) e poi facendo click su stampa si stampa un foglio riepilogativo dei premiati. 53

54 Il tutto è sufficiente per emettere l ordine dei distintivi il rame. Procedere così anche per le successive benemerenze. La benemerenza però non è ne ancora stata assegnata al donatore. La benemerenza consiglio di darla giusta secondo lo statuto, senza tolleranza alcuna. Logicamente utilizzo questa tolleranza per fare gli ordini e mi fermo qui. Qualche giorno prima delle premiazioni poi rifaccio un altra elaborazione senza però far considerare la tolleranza al programma e quindi selezionando Tolleranza standard, elaboro la convocazione e mi riattesto a quanto fatto fino ad adesso. Una volta visualizzato l elenco dei papabili (con o senza la tolleranza ed il tutto una settimana prima della festa circa) selezionarli tutti e compilare la data di assegnazione e cliccare sulla scritta a sinistra Assegna. Con questa procedura ad ogni donatore avete attribuito la benemerenza. Vedrete che tutti i donatori che avete selezionato verranno poi scritti in un grigio molto chiaro; è una segnalazione visiva dell avvenuto inserimento della benemerenza al donatore. Prima di cliccare il tasto chiudi è possibile fare ancora alcune cose, per esempio si può stampare una lista dei premiati cliccando sulla scritta stampa nel menù a sinistra, oppure si può mandare un sms ai premiati oppure si può inviare una lettera personalizzata ai donatori che hanno ricevuto la benemerenza. Per inviare un sms basta cliccare sulla scritta invia sms, si aprirà una ulteriore finestra dove è possibile scegliere il template sms e poi si può procedere all invio come nelle convocazioni. Per invece mandare una lettera ai donatori basta cliccare con il tasto destro su un qualsiasi Donatore e selezionare la voce Lettera Personalizzata. Sotto le schermate dei passaggi: 54

55 55

56 STAMPE Guida AVISNet LIBRO SOCI Ricordo che la stampa libro soci è un obbligo di legge e che siamo tenuti ad effettuarne una stampa e conservarla in un luogo sicuro. Tale stampa evidenzia il movimento dei nostri soci in un dato periodo. A fondo della stampa troverete anche il numero aggiornato di soci. Per procedere con la stampa del libro soci, dal menù principale di AvisNet cliccare su stampe, libro soci, stampa periodo e si aprirà la seguente schermata: Compilatela come mostrato in figura, ovvero inserite le due date, quella di inizio sarà il primo giorno dell anno e quella di fine sarà l ultimo giorno dell anno del quale si vuole stampare il libro soci. Cliccate poi su stampa separata ed infine su stampa sulla sinistra, il programma lavorerà un po e produrrà un file excel contenente due cartelle che si chiamano rispettivamente entrata soci e uscita soci. In questo normalissimo file excel vedrete che si stamperà un foglio per ogni GIORNO di modifica, alla fine di ogni pagina vi è il totale aggiornato dei soci in forza alla vostra sezione, ovviamente per l assemblea dovete prendere il numero del totale dei soci in forza ALL ULTIMA DATA DI MODIFICA (ingresso socio o uscita socio è indifferente, l importante e che sia l ultima). Se si vuole invece stampare la lista dei soci ad oggi è sufficiente andare in stampe, libro soci, stampa giornaliera, inserire la data odierna ed infine cliccare su stampa. Il risultato sarà un foglio simile solo che conterrà tutti i soci alla data segnata. 56

57 DONATORI CON TOTALE DONAZIONI Per stampare l elenco dei donatori con a fianco il totale delle donazioni dal menù stampe selezionare donatori e infine Elenco con totale donazioni Apparirà una schermata dove si potrà filtrare i risultati per stato associativo piuttosto che per sesso. Terminati i settaggi (ed eventualmente nella parte sotto, se desiderato, fleggato la visualizzazione ultima donazione e tipo) cliccare su stampa che in automatico vi aprirà un foglio elettronico con i dati da voi richiesti 57

58 DONATORI CHE NON DONANO DA MESI Per stampare l elenco dei donatori che non donano da un po di tempo dal menù stampe selezionare donatori e infine non donano da mesi Apparirà una schermata dove si andrà a specificare il numero di mesi interessati ed eventualmente escludere da quest elenco i donatori che risultano sospesi. Al termine del settaggio cliccare su stampa. Al click in automatico vi aprirà un foglio elettronico con i dati da voi richiesti DONATORI SOSPESI Per stampare l elenco dei donatori con a fianco il totale delle donazioni dal menù stampe selezionare donatori e infine Elenco con totale donazioni 58

59 Apparirà una schermata dove si potrà filtrare i dati, per esempio per tipo sospensione piuttosto che per periodo. Al termine del settaggio cliccare su stampa. Al click in automatico vi aprirà un foglio elettronico con i dati da voi richiesti 59

60 STATISTICHE Con AvisNet è possibile tenere costantemente sott occhio anche i dati statistici della propria sezione. STATISTICHE DONAZIONI Per visualizzare l andamento delle donazioni dal menù statistiche selezionare donazioni. Selezionare la voce visualizzazione mensile anno e inserire l anno alla quale si vuole fare l elaborazione (>= 2008 se no non vengono) ed infine cliccare su elabora. L unica accortezza è quella di aver corretto bene l anagrafica e di usare AvisNet correttamente altrimenti le statistiche non risultano corrette. Con utilizzare AvisNet correttamente intendo dire che il donatore che fa l idoneità va inserito il giorno che fa l idoneità e non due giorni dopo che fa la donazione altrimenti per AvisNet lui non ha donato. Mi spiego meglio. Nelle vostre prime elaborazioni di statistiche sicuramente vedrete che i conti non tornano: avrete delle donazioni in meno (se sono giusti allora siete stati bravi). Nel caso non tornano sicuramente, al 99% dei casi avete inserito il ragazzo che ha fatto la prima donazione minimo il giorno dopo che ha fatto la prima donazione e questo è male perché per AvisNet il donatore, quando ha fatto la donazione non era in carico alla sezione quindi è normale che non risulti la sua donazione. Per questo vi esorto ad utilizzare bene il programma. Comunque al click su elabora lui cerca i dati statistici e alla fine li riporta su schermo. 60

61 Molto interessanti sono due videate ovvero quella dei totali che è quella centrale e quella in basso a sinistra degli stati associativi. In quella centrale non occorrono spiegazioni mentre in quella in basso a destra sono raffigurati gli stati associativi delle persone che hanno donato suddivisi per maschi e femmine. Tutti i dati che ci interessano possono essere trasportati su Excel facendo click con il tasto destro sulla zona interessata e selezionando Copia tutto. Infine basta aprire Excel e selezionare incolla. STATISTICHE DONATORI Se invece si vogliono vedere le statistiche dei propri soci dal menù statistiche selezionare Donatori. La pagina che vi si presenta è leggermente diversa e prevede un ragionamento più complesso. Le statistiche dei donatori infatti vengono divise per raggruppamenti, ovvero io dico al programma di estrapolarmi i donatori della sezione dividendoli per e ci sono 6 tipologie di raggruppamenti che sono: sezione, stato associativo, sesso, gruppo sanguigno, fattore RH e classi d età. Tali criteri di raggruppamento si possono mischiare tutti assieme ottenendo con la giusta combinazione tutti i dati che ci possono interessare. Difatti nella schermata noterete raggruppamento 1, raggruppamento2.raggruppamento 6. Questi sono i livelli di raggruppamento e se ne possono specificare fino a 6 e servono appunto per suddividere i risultati. Per fare un esempio vi faccio vedere i soci di Alseno del 2010 suddivisi per età ed anno di nascita. 61

62 Per estrapolare il dato mi è bastato selezionare nel raggruppamento 1 classi di età e nel raggruppamento 2 sesso, infine ho cliccato su elabora. STAMPE ALTRE STATISTICHE Le procedure che vi ho fatto vedere fino ad adesso sono solo un esempio dei tenti dati che si possono tirare fuori da queste due semplici ma molto potenti schermate. Per visualizzare tutte le altre statistiche non penso occorra una guida passo-passo, queste procedure sono assolutamente innocue e non rischiate di danneggiare il vostro archivio ne con le stampe ne con le statistiche per cui l unica cosa che dovete fare è provare tanto il programma vi dice dove sbagliate e cosa manca per fare l elaborazione. MISCELLANEA - COMUNICAZIONI AL DONATORE MISTE Vi illustro ancora una importante elaborazione che vi può essere molto utile per informare i donatori della festa sociale piuttosto che della gita piuttosto che dell assemblee, ed è la stampa miscellanea. Con questo strumento siete in grado di mandare comunicazioni a tutti i vostri donatori o ad un gruppo definito con tutti gli strumenti che AVISNet vi mette a disposizione. Per entrare nel menù di miscellanea basta andare su stampe, miscellanea. Esattamente come per le convocazioni è suddivisa per vari tab. il primo che è il più usato serve per discriminare gli stati associativi dei donatori, sostanzialmente gli dico a quali stati associativi voglio mandare la comunicazione. Per esempio metto i soli effettivi quindi deseleziono tutti gli altri 62

63 Se volete fare ulteriori discriminazioni potete agire anche su altri filtri quali le sospensioni dei donatori, lo stato di dimissione, la data di nascita etc etc, alla fine potete cliccare su elabora in basso a destra e vi porterà in una schermata divisa a metà, la metà sulla sinistra contiene i donatori papabili, la metà sulla destra, che subito è vuota, contiene i donatori selezionati. Come per le convocazioni è possibile eliminare qualcuno dall invio deselezionandolo. Alla fine basta cliccare sul pulsante > al centro per portare i donatori da una parte all altra. 63

64 Come ultimo passaggio cliccate sulla voce stampa nelle linguette in alto e come per le convocazioni selezionate la modalità di invio che volete usare. SINCRONIZZAZIONI Come ultima cosa, ma non per importanza vi illustro la procedura di sincronizzazione. Quell insieme di procedure che servono per collegarsi e scambiare i dati con il server dell AVIS Provinciale sono chiamate sincronizzazioni. Con la nuova versione del programma le sincronizzazioni sono diventate semplicissime. Si è difatti abolita la procedura di importazione ed esportazione e la si è raggruppata con inoltre il vantaggio di riportare in AVISNet la situazione attuale del database che figura a Piacenza. Per avviare le sincronizzazioni basta andare nel menù strumenti, sincronizzazioni e selezionare la voce sincronizzazione realtime. Si aprirà una schermata come quella mostrata sotto alla quale basta cliccare su esegui e attendere il messaggio di conferma di avvenuta sincronizzazione. 64

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