Gestione modulo Co.An.

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1 Gestione modulo Co.An. I PDC di contabilità analitica (Centri di costo e Voci di Spesa) possono essere creati sfruttando cinque livelli alfanumerici. L elaborazione del pdc sarà guidata dalle esigenze conoscitive e del grado di profondità fino al quale spingere l analisi. Ogni voce analitica può essere classificata per provenienza (costo indiretto, costo diretto commerciale), informazione che ritornerà utile sia in fase di stampa delle situazioni di co.an. sia, soprattutto, al momento di ribaltare i costi indiretti. Per le voci di spesa è possibile, inoltre, creare e associare nature di costi/ricavi, elementi che consentono di ottenere oltreché una riclassificazione anche un elemento ulteriore di raggruppamento e di sintesi nelle interrogazioni e stampe di co.an. 1

2 Le causali di co.an. possono essere costruite in funzione del tipo di movimento, magazzino, manodopera, ripartizione costi indiretti; è possibile inserire, se gestiti, i dati di commesse e progetti ed aggiornare i budget di contabilità analitica, se presenti. 2

3 Tra i primi passi da compiere vi è la selezione dei conti di co.ge. per i quali gestire anche le registrazioni di analitica Si creano correlazioni tra causali di co.ge. e causali di co.an. per pilotare le registrazioni di prima nota. Si può correlare una causale di co.ge. ad una o più causali di co.an. Fondamentale per la gestione degli automatismi previsti da Gamma è la scelta dei provider di proposta delle correlazioni sia dal lato contabile che commerciale (documenti di vendita/acquisto che movimentano il magazzino). Nell esempio di seguito riportato (correlazione Co.ge.) si costruisce una regola che, in funzione della causale di co.an. e del fornitore movimentati in prima nota, proporrà una determinata associazione di c.d.c e v.d.s. in una certa ripartizione percentuale. 3

4 Causale Co.an. n.11 Utenze telefonia fissa, quando è movimentato il fornitore Telecom deve ripartire la spesa al 35% sul c.d.c. Amministrazione e al 65% sul c.d.c. Ufficio Commerciale. In prima nota quando si registra una fattura di spese telefoniche con la causale TELF ed il fornitore è Telecom, l importo inserito verrà in automatico ripartito, nella maschera di registrazione della contabilità analitica, secondo il criterio fissato dalla correlazione precedentemente impostata. E inutile precisare che la registrazione di co.ge. è interattiva e coinvolge in tempo reale la gestione di co.an. consentendo di variare, se necessario, la destinazione ai conti di default. 4

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6 Le correlazioni dal lato commerciale sfruttano anch esse dei provider. Oltre quelli precaricati è possibile crearne dei nuovi combinando diversamente quelli esistenti. Ad esempio sfruttando il provider Famiglia (di articoli) si definisce un criterio tale che tutte le volte che su un DDT o una Fattura fornitore viene movimentata la Famiglia Bulloneria, il costo del materiale dovrà confluire sul c.d.c. Attività di costruzione e sulla V.d.s. Materiale 6

7 Quando inserisco il DDT del Fornitore mi verrà proposta in automatico la correlazione. Il ribaltamento dei costi indiretti viene guidata da apposite causali di co.an.; si può creare anche un insieme di ribaltamenti in modo tale da rendere ancora più agevole questa fase di gestione della co.an. Nell esempio a seguire ho creato un ribaltamento guidato da cost-drivers. Si specifica il centro di costo e la voce di spesa da ribaltare. 7

8 Si indicano i c.d.c. e la vds destinatari della ripartizione. 8

9 Si individua il cost driver che deve ripartire il costo indiretto (per quantità o importo) Nelle schede cost driver ho inserito delle quantità fisse per mese, trattandosi di spese di pulizia si potrebbero intendere quantità riferite ai metri quadri. Si pensi pure alla necessità è di ribaltare i costi di connettività sui diversi reparti di sviluppo (CdC). Possiamo immaginare di suddividere tali costi in funzione del numero di addetti per singolo reparto; tramite la scheda cost drivers andremo quindi a specificare per singolo CdC il numero di addetti, ottenendo in fase di ribaltamento (scegliendo l opportuna modalità di ripartizione) una distribuzione sugli stessi della quota riproporzionata del costo. 9

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11 Di seguito la proposta di ripartizione quando si lancia l elaborazione del ribaltamento creato. 11

12 Anche i cespiti aziendali possono costituire elemento informativo ai fini della CoAn, infatti tramite un apposito programma sarà possibile rilevarne, con cadenza mensile, i relativi ammortamenti. Per ottenere questo obiettivo è necessario aggiungere una serie di informazioni al singolo cespite, che consentiranno la generazione automatica dei movimenti. Questa procedura consente di trattare rapidamente i dati aggiuntivi; è possibile assegnare gli stessi valori imputati a uno o più cespiti selezionati. Nella scheda sottostante (anagrafica cespite) sono richieste le informazioni necessarie alla registrazione degli ammortamenti in contabilità analitica Nel caso d esempio, modalità 1/12 della quota annuale, il programma applica la percentuale di ammortamento presente nel campo seguente al valore da ammortizzare e, in sede di elaborazione degli ammortamenti CoAn, esegue una scrittura di valore pari ad 1/12 del valore annuale. 12

13 Il programma effettua la scrittura degli ammortamenti per l anno/mese selezionato, sulla base della causale di analitica, date di registrazione e documento, sezionale e conto origine indicati ed effettuerà tanti movimenti quanti saranno i cespiti coinvolti in base ai limiti di selezione impostati. 13

14 Nelle print screen successive degli esempi di elaborazioni di situazioni di contabilità analitica. La situazione è per commessa e c.d.c.. E inutile sottolineare che sono possibili svariate interrogazioni, combinando tra di loro i vari elementi gestiti dalla coan. (voce di spesa, natura di costo, porgetto/sottoprogetto, masto/intermedio/analitico cdc, cod. cliente/fornitore, dipendente, qualifica, reparto, deposito etc.) Queste situazioni contabili e le relative rappresentazioni grafiche sono esportabili in excel e successivamente manipolabili come mostrato in seguito. 14

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16 Gestione modulo Budget La creazione di un budget è abbastanza semplice ed intuitivo. Dalla gestione anagrafica si seleziona il tipo di budget che si vuole gestire (Acquisti, Vendite, Conto Economico, Spese Generali, Investimenti, Co.an. etc.); si sceglie la periodicità. E possibile gestire più budget dello stesso tipo con periodicità differente. 16

17 Altro elemento caratterizzante di Budget è la struttura, ovvero la selezione degli elementi che ne faranno parte e che saranno quindi monitorati. Selezionando gli appositi elementi è possibile costruire un budget commerciale per codice parlante (famiglia-sottofamiglia-gruppo-sottogruppo articolo), per agente, per aree geografiche etc. Un Budget di co.an. potrà essere definito combinando diversamente tra loro centri di costo, voci di spesa, commesse/sottocommesse, progetto/sottoprogetto, natura di costo, codice sede. 17

18 Nelle figura sottostante un budget di co.an. mensile strutturato per Progetto/Voce di spesa/natura di costo. Una volta fissati i valori di budget, quelli consuntivi saranno aggiornati recuperando i valori (e le quantità se gestite) dalle movimentazioni di contabilità analitica e, nella fattispecie da quelle causali che gestiscono l aggiornamento del budget. Per quanto riguarda il budget di C.Economico è necessario definire una struttura che lega i conti di origine del pdc (anche riclassificato) di Co.Ge. al budget. E possibile gestire sia voci di mastro (come nell esempio della figura sottostante) che voci analitiche. 18

19 Una volta decise le voci per la costruzione del budget, si passa alla gestione mediante l inserimento dei dati previsionali. Se si gestiscono altri budget (commerciali, spese generali, coan, investimenti) è possibile semplificare la generazione del budget di c.e. importandone i valori in quest ultimo. 19

20 Per i costi fissi poi è possibile utilizzare delle utility che consentono di ripartire l importo annuo nei singoli periodi in base a dei criteri temporali (anno commerciale, solare, esercizio precedente) per intervalli di date, sostituendo oppure integrando i dati già presenti (budget-consuntivo). L analisi del budget e degli scostamenti può meglio essere approfondita nell apposito cruscotto dei Totali. 20

21 I dati possono essere raggruppati e modificata la periodicità; partendo da un budget mensile è possibile raffrontare dei periodi bimestrali, trimestrali, etc. Le singole voci possono essere analizzate nel dettaglio dell andamento mensile sia in termini di valori imputabili ai singoli periodi sia in termini di andamento progressivo. 21

22 L analisi può essere poi ricondotta sul piano grafico. 22

23 I dati presenti in un Budget possono essere utilizzati come base di partenza per altri budget. Ad esempio è possibile costruire il budget di un anno partendo dai valori di budget oppure di consuntivo di un anno già gestito e scegliere di applicare delle percentuali di scostamento generali o per singole voci. 23

24 Particolarmente interessante è lo strumento offerto dai criteri di elaborazione che consentono un ulteriore livello di analisi della performance aziendale. In Gamma sono precaricati alcuni criteri, mostrati nella figura sottostante. L operatore può crearne dei nuovi. 24

25 La struttura dei criteri di elaborazione prevede voci analitiche con i relativi totalizzatori e voci di totale intermeio. 25

26 Deciso il criterio da utilizzare si correla ed associa, un singolo conto o un insieme di più conti relativi al Piano dei conti di contabilità con le singole Voci relative al criterio in elaborazione. Di seguito viene proposta la visualizzazione dei dati per criterio di elaborazione a Valore aggiunto sulla base dei dati presenti nel Budget economico selezionato 26

27 Anche in questo caso, come per la gestione del budget, le voci elaborate vengono analizzate con l ausilio di rappresentazioni grafiche. 27

28 Cash Flow Il modulo Cash Flow Si propone analizzare e prevedere le variazioni nei conti cassa e altri conti finanziari nel tempo ed è integrato con le aree amministrative, commerciale e di controllo di gestione. Recupera i dati dalle diverse aree gestionali relativi ad insoluti e giorni di ritardo pagamento. Determina il saldo finale in funzione anche delle previsioni derivanti da: - Scadenze non ancora incassate/pagate; - Ordini non ancora evasi; - DDT non ancora fatturati; - Insoluti, crediti inesigibili e ritardi di pagamento previsti; - Budget e competenze definibili dall'utente. 28

29 I dati elaborati possono essere, a scelta dell'utente, esposti secondo diversi livelli di riepilogo Gironaliero Giornaliero con indicazione dell area di provenienza dell entrata/uscita. 29

30 Con il dettaglio delle singole voci origine (cliente, fornitore, banca, elemento di budget) movimentazioni. delle Il modulo è corredato da stampe e dalla visualizzazione grafica elaborazioni. dei flussi di cassa risultanti dalle 30

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