Rimborso Automatico - Italia RIMBORSO AUTOMATICO. Italian Auto Refunds.doc 1 26/05/08

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1 RIMBORSO AUTOMATICO Italian Auto Refunds.doc 1 26/05/08

2 INDICE Pagine Maschera rimborso automatico 3 4 Compilazione automatica maschera rimborso totale 5 6 Rimborso Totale con Penale per rimborso 7 Compilazione automatica maschera rimborso parziale 8 10 Rimborso delle sole tasse con tariffa Publlicata non rimborsabile 11 Compilazione manuale maschera rimborso automatico 12 Rimborso automatico biglietto elettronico Quick Reference rimborso automatico 16 Opzioni copia e ristampa refund notice Document History 19 Annullamento rimborso automatico 20 Italian Auto Refunds.doc 2 26/05/08

3 Rimborso Automatico in Italia HELP REFBSP INFO REFIT Questo documento riguarda il rimborso automatico di documenti cartacei ed elettronici emessi in Italia. I rimborsi vengono elaborati attraverso la compilazione automatica o manuale di una serie di maschere. Nota Bene: - 1 Le emissioni in giornata non possono essere rimborsate automaticamente. I biglietti dovranno essere voidati. 2 In caso di biglietto rimborsabile totalmente, al netto di una penale, il rimborso dovra essere considerato Full Refund e sara necessario compilare il campo Refund Penalty nella maschera Additional Data. 3 In caso di rimborso delle sole tasse con tariffa non rimborsabile, il rimborso dovra considerarsi Partial Refund e il campo Refund TTL verra compilato con il totale delle tasse da rimborsare. 4. Il ticket database non verifica se il biglietto non é rimborsabile. Tale controllo, oltre alla verifica del numero di biglietto con il nome del passeggero, è intera responsabilita dell agente di viaggio. COMANDO DI RIMBORSO TOTALE SENZA COMPILAZIONE DI ALCUNA MASCHERA Processa il rimborso totale di un biglietto cartaceo senza dover compilare alcuna maschera. La data di emissione ed il numero del documento devono essere inclusi a meno che si utilizzi la document history. REF/A/D10OCT03/ MASCHERA DI RIMBORSO ***AUTOMATED REFUND FOR PAPER DOCUMENT*** 1 NAME ( ) DOCUMENT NBR ( ) ( ) THRU ( ) ORIG ISSUE (DDMMMYY) DOC1 CPN NBR ( ) CK ( ) DOC2 CPN NBR ( ) CK ( ) DOC3 CPN NBR ( ) CK ( ) DOC4 CPN NBR ( ) CK ( ) CURRENCY ( ) FARE PAID ( ) FARE USED ( ) REFUND FARE ( ) TX01 ( ) ( ) TX02 ( ) ( ) TX03 ( ) ( ) REFUND TTL ( ) COMM RECALL (P) ( ) ORIG FOP ( ) ADDL TX ( ) DATA ( ) 25 ACTION ( ) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND E/EXIT H/HELP Italian Auto Refunds.doc 3 26/05/08

4 1. NAME Nome del passeggero (es. GIULIANI/NMISS). 2. DOCUMENT NBR 1 campo, codicenumerico di tre cifre d el vettore emittente. 2 campo, numero di dieci cifre del biglietto da ri mborsare. 3. THRU Ultime tre cifre dell eventuale biglietto in congiunzione. 4. ORIG ISSUE La data originale di emissione (GGMMMAA) del documento rimborsato. 5. DOC1 CPN NBR I tagliandi non utilizzati del primo biglietto rimborsato 6. CK Il check digit del primo biglietto rimborsato. 7. DOC2 CPN NBR I numeri dei tagliandi non utilizzati del eventuale secondo biglietto in congiunzione. 8. CK Il check digit dell eventuale secondo biglietto rimborsato. 9. DOC3 CPN NBR I tagliandi non utilizzati dell eventuale terzo biglietto in congiunzione. 10. CK Il check digit del terzo biglietto rimborsato. 11. DOC4 CPN NBR I tagliandi non utilizzati dell eventuale quarto biglietto in congiunzione. 12. CK Il check digit del quarto biglietto rimborsato. 13. CURRENCY Il codice triletterale della valuta. 14. FARE PAID L ammontare della tariffa base (tasse escluse) del biglietto rimborsato. 15. FARE USED L ammontare della tariffa dei tagliandi utilizzati al netto delle tasse. 16. REFUND FARE Ammontare del rimborso al netto delle tasse. 17. TX01 Il codice biletterale ISO e l ammontare della prima tassa da rimborsare. 18. TX02 Il codice biletterale ISO e l ammontare della seconda tassa da rimborsare. 19. TX03 Il codice biletterale ISO e l ammontare della terza tassa da rimborsare. Il codice XT tasse combinate, non e consentito: selezionare ADDL TAX, additional taxes (vedi qui di seguito). 20. REFUND TTL Il totale rimborsato (tariffa piu tasse). N.B. tutti gli importi possono essere inseriti con o senza decimali. 21. COMM RECALL Inserire P (percentuale) o A (ammontare), e l importo della commissione da restituire. 22. ORIG FOP La forma di pagamento originaria del biglietto rimborsabile. 23. ADDL TX Inserendo una X in questo campo, apparira una maschera per l inserimento di TASSE ADDIZIONALI. 24. DATA Inserendo una X in questo campo, apparira una maschera per l inserimento di DATI ADDIZIONALI. N.B. se il campo DOMESTIC della maschera ADDITIONAL DATA non viene compilato, apparira un messaggio di errore poiché il campo DOMESTIC della maschera ADDITIONAL DATA deve essere sempre compilato. 25. ACTION F = Procede ad un rimborso totale P = Procede ad un rimborso parziale E = ESCE ed interrompe la compilazione della maschera. Nessun dato inserito verra salvato. H = HELP fornisce un aiuto per ciascun campo della maschera Italian Auto Refunds.doc 4 26/05/08

5 COMPILAZIONE AUTOMATICA DELLA MASCHERA PER RIMBORSO TOTALE Le maschere di rimborso possono essere compilate automaticamente quando il numero di biglietto è presente nel ticket database che conserva i suoi dati per ben 6 mesi. Se l emissione è antecedente a tale termine, la maschera del rimborso automatico dovra essere compilata manualmente. BIGLIETTO CARTACEO a. PNR attivo, 1 item nella document history Visualizza la maschera di rimborso e la compila automaticamente Visualizza la maschera di rimborso del biglietto numero e la compila automaticamente REF REF b. PNR attivo, diversi item nella document history Mostra la maschera di rimborso dell item 2 della document history e la compila automaticamente Mostra la maschera di rimborso del biglietto numero e la compila automaticamente Mostra la maschera di rimborso dell item 4 della document history, filiale IATA e la compila automaticamente*** REF/DH2 REF REF/DH4/I Esempio di PNR attivo, due items nella document history: 1P- 3NASS9 1.1GIULIANI/NADIAMS*ADT 2.1GIULIANI/STEFANIAMS*ADT 1 KU 166H 24JAN FR FCOKWI HK /O $ 2 KU 301H 24JAN FR KWIBOM HK #1/X $ 3 KU 302H 03MAR MO BOMKWI HK /O $ 4 KU 165H 03MAR MO KWIFCO HK /X $ P- 1.6JB ALEPH VIAGGI AREZZO REF NADIA T- 1.T/16JAN1223 1P/6JB/BP* A-CM9 TKG FAX-MANUALLY PRICED FARE TYPE EX FOP- 1.CA Entrata: *DH 1 16JAN1223 1P/6JB/BP* GIULIANI/NADIAMS*ADT 2 16JAN1223 1P/6JB/BP* GIULIANI/STEFANIAMS*ADT Italian Auto Refunds.doc 5 26/05/08

6 Entrata: REF/DH1 ***AUTOMATED REFUND FOR PAPER DOCUMENT*** NAME GIULIANI/NADIAMS DOCUMENT NBR THRU ORIG ISSUE 16JAN03 DOC1 CPN NBR 1234 CK 5 DOC2 CPN NBR (...) CK (.) DOC3 CPN NBR (...) CK (.) DOC4 CPN NBR (...) CK (.) CURRENCY EUR FARE PAID FARE USED 0.00 REFUND FARE TX01 IT 8.26 TX02 VT 1.81 TX03 FT 9.90 REFUND TTL COMM RECALL P 9.00 ORIG FOP CASH ADDL TX(Y) DATA (Y) ACTION (F) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND E/EXIT H/HELP *****AUTOMATED REFUNDS FOR PAPER DOCUMENTS TEMPLATE***** *****IN PROGRESS - CONFIRM OR EXIT TEMPLATE***** Tutti i campi risulteranno compilati automaticamente, incluso quello delle additional taxes, se necessario, degli additional data e dell Action con una F di Full Refund. Italian Auto Refunds.doc 6 26/05/08

7 RIMBORSO TOTALE CON PENALE PER RIMBORSO Rimborso Automatico - Italia Occorrera compilare il campo FARE USED con 0.00, digitare il totale della tariffa di base (senza tasse) nel campo REFUND FARE (esempio ), inserire tutte le tasse da rimborsare con il relativo codice, ricordando che non e possibile utilizzare il codice generico XT, compilare il campo DATA con una X e, all occorrenza, richiedere la maschera aggiutiva di tasse compilando con una X il campo ADDL TX. Si compilera inoltre il campo ACTION con una F di Full Refund. ESEMPIO DI MASCHERA COMPILATA PER RIMBORSO TOTALE CON PENALE ***AUTOMATED REFUND FOR PAPER DOCUMENT*** NAME (PHILLIPS/SMRS...) DOCUMENT NBR (016) ( ) THRU (...) ORIG ISSUE (18NOV03) DOC1 CPN NBR (12..) CK (6) DOC2 CPN NBR (...) CK (.) DOC3 CPN NBR (...) CK (.) DOC4 CPN NBR (...) CK (.) CURRENCY (EUR) FARE PAID ( ) FARE USED ( ) REFUND FARE ( ) TX01 (GB) ( ) TX02 (UB) ( ) TX03 (AY) ( ) REFUND TTL ( ) COMM RECALL (P) (1...) ORIG FOP (CA...) ADDL TX(X) DATA (X) ACTION (F) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND E/EXIT H/HELP ESEMPIO DI MASCHERA COMPLETATA DI TASSE AGGIUNTIVE ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 GB TX02 UB 9.30 TX03 AY 1.50 TX04(US) ( ) TX05(XA) ( ) TX06(XY) ( ) TX07(YC) ( ) TX08(XF) ( ) TX09(..) (...) TX10(..) (...) TX11(..) (...) TX12(..) (...) TX13(..) (...) TX14(..) (...) TX15(..) (...) TX16(..) (...) TX17(..) (...) TX18(..) (...) TX19(..) (...) TX20(..) (...) UNUSED PFC (IAD4.50 ) ( ) ( ) ( ) ESEMPIO DI MASCHERA COMPLETATA PER DATI AGGIUNTIVI ***ADDITIONAL DATA*** ORIG FOP CA AMOUNT GBP DOMESTIC (N) Y/N NET (N) Y/N ORIG FOP2 (...) AMOUNT2 (...) TOUR CODE (...) ORIG ISSUE DOC (...) (...) (.) NET FARE AMT (...) SELLING FARE AMT A/L AUTHORITY (...) MISC FEE REFUND PENALTY ( ) COMM EARNED CUSTOMER FILE REF (....) Dopo aver compilato la maschera Additional Data, verra visualizzato il messaggio AUTOMATED PAPER REFUND PROCESSED e verranno stampati 2 refund notices Refund notice - esempio 016 UNITED AIRLINES INC DATE OF ISSUE WORLDSPAN TRAVEL REFUND NOTICE 19NOV03 CENTRE 2 PASSENGER NAME PHILLIPS/SMRS MILAN CURRENCY CODE EUR GB INTERNATIONAL GROSS NET REFUNDED DOCUMENTS CPNS FARE PAID FARE USED 0.00 CANX FEE REFUND TAX 1 GB TAX 2 UB 9.30 TAX 3 XT NR TOUR CODE CASH N COMMISSION RATE 1.00 REFUND NUMBER Italian Auto Refunds.doc 7 26/05/08

8 COMPILAZIONE AUTOMATICA DELLA MASCHERA PER RIMBORSO PARZIALE Con PNR attivo ed una document history a fronte del numero di biglietto specificato, si possono eseguire I diversi comandi: Richiama la maschera di rimborso dal numero di biglietto e la compila automaticamente, salvo alcuni campi** Richiama la maschera di rimborso dalla document history e la compila automaticamente, salvo alcuni campi** Mostra la maschera di rimborso dell item 3 della document history, filiale IATA , per Rimborso Parziale e la compila automaticamente *** REF /P REF/DH6/P REF/DH3/P/I *** I dati di rimborso elaborati saranno aggiornati nel DDL dell ufficio IATA che esegue il rimborso. ** I campi DOCUMENT NBR, ORIGINAL ISSUE, CURRENCY, FARE PAID, COMMISSION RECALL, ORIGINAL FOP, ADDITIONAL DATA ed ACTION risulteranno compilati automaticamente, senza alcuna parentesi e senza possibilita di variarli manualmente. Esempio di compilazione maschera rimborso parziale ***AUTOMATED REFUND FOR PAPER DOCUMENT*** NAME GIULIANI/NMISS DOCUMENT NBR THRU ORIG ISSUE 17JAN03 DOC1 CPN NBR (123 ) CK (4) DOC2 CPN NBR (...) CK (.) DOC3 CPN NBR (...) CK (.) DOC4 CPN NBR (...) CK (.) CURRENCY EUR FARE PAID FARE USED ( ) REFUND FARE (...) TX01 (IT) ( ) TX02 (VT) ( ) TX03 (AY) ( ) REFUND TTL (...) COMM RECALL P 7.00 ORIG FOP CASH ADDL TX(X) DATA (Y) ACTION (P) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND E/EXIT H/HELP *****AUTOMATED REFUNDS FOR PAPER DOCUMENTS TEMPLATE***** *****IN PROGRESS - CONFIRM OR EXIT TEMPLATE***** Note: - 1 Si compilano manualmente i campi DOC1 CPN NBR con il numero di tagliandi da rimborsare ed il check number, quello della FARE USED (o dell eventuale penale applicata), i campi relativi alle tasse da rimborsare con i relativi codici ed il campo ADDITIONAL TAX nel caso ci fossero altre tasse da rimborsare. 2 Nell esempio riportato, il campo ADDITIONAL TAX e stato compilato con una X, per rimborso di altre tasse. Una volta inseriti i dati sopra riportati, apparira la maschera delle tasse aggiuntive. Si veda l esempio qui di seguito riportato. 3 Non e consentito il codice XT. Ogni tassa deve essere specificata separatamente. 4 Il campo ADDITIONAL DATA, peraltro compilato automaticamente, deve sempre riportare una X dato che il campo DOMESTIC della maschera dei dati aggiuntivi dovra essere sempre compilato. Se non viene inserita alcuna X, la maschera dei dati addizionali apparira con il seguente messaggio DATA REQUIRED IN DOMESTIC FIELD. Nella pagina seguente viene fornito un esempio relativo al rimborso qui sopra riportato. Italian Auto Refunds.doc 8 26/05/08

9 Fase 2 Compila la maschera delle tasse aggiuntive. Esempio di maschera compilata per tasse aggiuntive ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 IT 6.82 TX02 VT 1.81 TX03 AY 2.37 TX04 (US) (25.42 ) TX05 (XA) (2.94 ) TX06 (XY) (6.64 ) TX07 (YC) (4.75 ) TX08 (FR) (26.68 ) TX09 (YQ) (8.00 ) TX10 (XF) (2.84 ) TX11 ( ) ( ) TX12 ( ) ( ) TX13 ( ) ( ) TX14 ( ) ( ) TX15 ( ) ( ) TX16 ( ) ( ) TX17 ( ) ( ) TX18 ( ) ( ) TX19 ( ) ( ) TX20 ( ) ( ) UNUSED PFC (JFK3 ) ( ) ( ) ( ) Nota: - Se si richiama la maschera delle tasse aggiuntive, vengono copiate automaticamente le tasse dalla maschera del rimborso. Le parentesi dei codici delle tasse e del loro ammontare vengono rimosse ad indicare che tali valori non possono essere modificati all interno della maschera. I codici delle tasse aggiuntive ed i rispettivi importi possono essere compilati solo se compaiono le parentesi. Si compilano manualmente i campi delle tasse aggiuntive e, nel caso di tasse XF, anche quello delle UNUSED PFC con il codice dell aeroporto cui si riferiscono e l importo in USD. UNUSED PFC ACTION Codice triletterale dell aeroporto e valore applicabile (massimo 4 cifre piu la virgola decimale) per ciascuna tassa PFC non utilizzata. C = CONFERMA, elabora i dati e ritorna alla maschera di RIMBORSO. I = IGNORA tutti i dati e ritorna alla maschera di RIMBORSO. E = ESCE ed interrompe l elaborazione dei dati. H = HELP mostra una spiegazione di ogni campo della maschera. Fase 3 Compila la maschera dei dati aggiuntivi. Esempio di compilazione maschera dati aggiuntivi ***ADDITIONAL DATA *** ORIG FOP CCAX AMOUNT EUR DOMESTIC N Y/N NET N Y/N ORIG FOP2(...) AMOUNT2 (...) TOUR CODE (...) ORIG ISSUE DOC NET FARE AMT SELLING FARE AMT A/L AUTHORITY (...) REFUND PENALTY COMM EARNED CUSTOMER FILE REF ORIG FOP*** Forma di pagamento del biglietto originale AMOUNT*** Codice triletterale della valuta e suo importo DOMESTIC Y per viaggio esclusivamente nazionale, altrimenti N NET Y per transazione al Netto, altrimenti N ORIG FOP2 La seconda forma di pagamento di un documento emesso con due forme di pagamento AMOUNT2 L importo del campo ORIG FOP 2 TOUR CODE Come da biglietto (dove applicabile) ORIG ISS DOC*** Il codice del vettore emittente, il numero del biglietto a dieci cifre ed il check digit del biglietto originale. NET FARE AMT Non in uso Italian Auto Refunds.doc 9 26/05/08

10 SELLING FARE AMT Non in uso A/L AUTHORITY Codice di autorizzazione della compagnia aerea a rimborsare alcune tipologie di biglietto (min 1 max 25 caratteri). La compilazione di questo campo e obbligatoria nel caso di rimborso di un biglietto al netto. Sono permessi inoltre solo i seguenti caratteri - - *. / $ REFUND PENALTY Non in uso COMM EARNED Non in uso CUSTOMER FILE Non in uso REF ACTION C = CONFERMA, elabora i dati e ritorna alla maschera del RIMBORSO. I = IGNORA tutti i dati e ritorna alla maschera del RIMBORSO. E = ESCE ed interrompe l elaborazione dei dati. H = HELP mostra una spiegazione di ciascun campo della maschera. Qui di seguito riportiamo esempio di rimborso automatico in presenza di tasse XF con messaggio di richiesta inserimento dati tasse PFC ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 US TX02 XF 9.56 TX03 TX04 TX05 TX06 TX07 TX08 TX09 TX10 TX11 TX12 TX13 TX14 TX15 TX16 TX17 TX18 TX19 TX20 UNUSED PFC ( * ( ) ( ) ( ) DATA REQUIRED IN THE UNUSED PFC FIELD WHEN THE PFC TAX CODE IS FOUND IN THE TX FIELD Inserimento tasse PFC inutilizzate. Codice C accanto ad ACTION. Rimborso eleborato ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 US TX02 XF 9.56 TX03 TX04 TX05 TX06 TX07 TX08 TX09 TX10 TX11 TX12 TX13 TX14 TX15 TX16 TX17 TX18 TX19 TX20 UNUSED PFC (BOS4.5 ) (ORD3 ) ( ) ( ) REFUND PROCESSED Italian Auto Refunds.doc 10 26/05/08

11 RIMBORSO DELLE SOLE TASSE CON TARIFFA PUBBLICATA NON RIMBORSABILE Occorrera compilare il campo FARE USED con l importo della tariffa di base senza tasse mentre accanto a REFUND FARE si digitera 0.00 per tariffa non rimborsabile. Si compileranno i campi delle tasse con gli importi e i codici delle tasse rimborsabili. Il campo REFUND TTL verra compilato con l importo totale delle tasse rimborsabili. Si compilera il campo DATA con una X e, all occorrenza, quello ADDL TX in caso di ulteriori tasse da rimborsare. Sara infine necessario aggiungere una P di PARTIAL REFUND accanto a ACTION ESEMPIO DI MASCHERA COMPILATA TARIFFA PUBBLICATA/NON RIMBORSABILE / TASSE RIMBORSABILI ***AUTOMATED REFUND FOR PAPER DOCUMENT*** NAME (PHILLIPS/SMRS...) DOCUMENT NBR (074) ( ) THRU (...) ORIG ISSUE (18NOV03) DOC1 CPN NBR (12..) CK (6) DOC2 CPN NBR (...) CK (.) DOC3 CPN NBR (...) CK (.) DOC4 CPN NBR (...) CK (.) CURRENCY (EUR) FARE PAID ( ) FARE USED ( ) REFUND FARE ( ) TX01 (IT) ( ) TX02 (UB) ( ) TX03 (CJ) ( ) REFUND TTL ( ) COMM RECALL (P) (7...) ORIG FOP (CA...) ADDL TX(X) DATA (X) ACTION (P) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND E/EXIT H/HELP ESEMPIO DI MASCHERA COMPILATA PER TASSE AGGIUNTIVE ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 GB 5.00 TX02 UB 9.30 TX03 CJ 7.70 TX04(RN) ( ) TX05(VV) ( ) TX06(YR) ( ) TX07(..) (...) TX08(..) (...) TX09(..) (...) TX10(..) (...) TX11(..) (...) TX12(..) (...) TX13(..) (...) TX14(..) (...) TX15(..) (...) TX16(..) (...) TX17(..) (...) TX18(..) (...) TX19(..) (...) TX20(..) (...) UNUSED PFC ( ) ( ) ( ) ( ) ESEMPIO DI MASCHERA ADDITIONAL DATA COMPILATA ***ADDITIONAL DATA*** ORIG FOP CA AMOUNT GBP DOMESTIC (N) Y/N NET (N) Y/N ORIG FOP2 (...) AMOUNT2 (...) TOUR CODE (...) ORIG ISSUE DOC (...) (...) (.) NET FARE AMT (...) SELLING FARE AMT A/L AUTHORITY (...) MISC FEE REFUND PENALTY ( ) COMM EARNED CUSTOMER FILE REF (...) Dopo aver compilato la maschera di additional data, verra visualizzato il messaggio AUTOMATED PAPER REFUND PROCESSED e verranno stampati 2 refund notices Refund notice - esempio 074 KLM ROYAL DUTCH AIRLI DATE OF ISSUE WORLDSPAN TRAVEL REFUND NOTICE 19NOV03 CENTRE 2 PASSENGER NAME PHILLIPS/SMRS MILAN CURRENCY CODE EUR IT INTERNATIONAL GROSS NET REFUNDED DOCUMENTS CPNS FARE PAID FARE USED CANX FEE 0.00 REFUND 0.00 TAX 1 IT 5.00 TAX 2 UB 9.30 TAX 3 XT NR TOUR CODE CASH N COMMISSION RATE 7.00 REFUND NUMBER Italian Auto Refunds.doc 11 26/05/08

12 COMPILAZIONE MANUALE DELLA MASCHERA DI RIMBORSO AUTOMATICO Se l emissione del biglietto è antecedente ai 6 mesi, il database non sara in grado di catturare alcun dato e la maschera del biglietto dovra essere compilata manualmente. La seguente entrata richiama una maschera in bianco: Cattura solo il numero del biglietto dal comando iniziale REF/B REF /B ***AUTOMATED REFUND FOR PAPER DOCUMENT*** NAME (GIULIANI/NMISS) DOCUMENT NBR THRU ORIG ISSUE (17JAN03) DOC1 CPN NBR (123 ) CK (4) DOC2 CPN NBR (...) CK (.) DOC3 CPN NBR (...) CK (.) DOC4 CPN NBR (...) CK (.) CURRENCY (EUR) FARE PAID (299.00) FARE USED ( ) REFUND FARE (...) TX01 (IT) ( ) TX02 (VT) ( ) TX03 (AY) ( ) REFUND TTL (...) COMM RECALL P (7.00) ORIG FOP (CASH) ADDL TX(X) DATA (X) ACTION (P) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND E/EXIT H/HELP *****AUTOMATED REFUNDS FOR PAPER DOCUMENTS TEMPLATE***** *****IN PROGRESS - CONFIRM OR EXIT TEMPLATE***** Nota Bene! I campi Addl Tx e Data vanno compilati, se necessario, con una X e non con Y ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 IT 6.82 TX02 VT 1.81 TX03 AY 2.37 TX04 (US) (25.42 ) TX05 (XA) (2.94 ) TX06 (XY) (6.64 ) TX07 (YC) (4.75 ) TX08 (FR) (26.68 ) TX09 (YQ) (8.00 ) TX10 (XF) (2.84 ) TX11 ( ) ( ) TX12 ( ) ( ) TX13 ( ) ( ) TX14 ( ) ( ) TX15 ( ) ( ) TX16 ( ) ( ) TX17 ( ) ( ) TX18 ( ) ( ) TX19 ( ) ( ) TX20 ( ) ( ) UNUSED PFC (JFK3 ) ( ) ( ) ( ) ***ADDITIONAL DATA *** ORIG FOP CA AMOUNT EUR (299.00) DOMESTIC (N)Y/N NET (N)Y/N ORIG FOP2(...) AMOUNT2 (...) TOUR CODE (...) ORIG ISSUE DOC NET FARE AMT SELLING FARE AMT A/L AUTHORITY (...) REFUND PENALTY COMM EARNED CUSTOMER FILE REF Italian Auto Refunds.doc 12 26/05/08

13 BIGLIETTO ELETTRONICO I comandi iniziali per visualizzare e compilare automaticamente la maschera di rimborso sono identici a quelli dei biglietti cartacei. Tuttavia, dopo il comando originale di compilazione automatica della maschera, ad esempio REF, l host Worldspan chiedera di richiamare l Electronic Ticketing Record per poter elaborare la Electronic Refund Authorisation Request, ad esempio DISPLAY ETR TO ISSUE ELECTRONIC REFUND ETR ( Posizionarsi qui con il tabulatore e premere <enter Una volta nella maschera ETR, posizionarsi con il tabulatore a fianco di ELECTRONIC REFUND AUTHORIZATION REQUEST ( ) inserire una R all interno della parentesi e premere il tasto <enter. Apparira cosi la maschera di rimborso automatico che, per il rimborso totale, sara gia compilata. Per rimborsi parziali, sara ancora necessario completare manualmente la colonna dei dati parziali tariffari. Facoltativamente, la maschera di rimborso potra essere richiamata compilando quella del Coupon Status Display (CSD). Note: - 1 Diversamente dalla maschera di rimborso del biglietto cartaceo, quella per il rimborso del biglietto elettronico non prevede l inserimento del check digit né del numero di tagliandi. Invece, tali voci compariranno nel documento di Refund Notice e verranno riportati al BSP. 2 Il biglietto elettronico non puo essere rimborsato se lo status dei tagliandi è exchange. 3 La maschera di rimborso del biglietto elettronico prevede un massimo di 14 linee (incluso un messaggio di errore). Gli agenti di viaggio che vogliano utilizzare la maschera di 12 linee dovranno contattare il proprio Helpdesk Worldspan per modificare lo standard di 15 linee. MASCHERA ADDIZIONALE TASSE XT E XF PER RIMBORSO PARZIALE DI BIGLIETTI ELETTRONICI Sono state create nuove maschere in caso di rimborso di piu tasse combinate e di tasse PFC non utilizzate. La maschera verra visualizzata quando: - È presente una tassa XT o XF nella colonna Full Fare Data Compare un importo con accanto un codice tariffario XT o XF nella colonna Partial Fare Data Viene digitata la P (per rimborso parziale) nel campo ACTION Le seguenti 3 maschere evidenziano in sequenza cio che accade in caso di rimborso di tasse PFC XF non utilizzate a. XF nel Full Fare Data Importo nel Partial Fare Data P accanto ad ACTION ELECTRONIC REFUND AMOUNT VERIFICATION DATE OF ISSUE 16OCT01 TICKET WILSON/TESTNAME 2JRLIZ/1P/ABC *FULL FARE DATA* *PARTIAL FARE DATA* *PENALTY FOR REFUND* FARE: EUR FARE:(3214 ) AMT:( ) FARE USED ( ) TAX: US TAX:(27.20 ) *COMMISSION EARNED* TAX: XF 9.56 TAX:(9.56 ) AMT:( ) TAX: TAX:( ) *COMMISSION RECALLED* TTL: EUR TTL:( ) AMT:( ) RN (2) ADDL DATA (Y) ACTION (P) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND H/HELP E/EXIT Italian Auto Refunds.doc 13 26/05/08

14 1. FARE USED Importo della tariffa per viaggio completato 2. RN Numero di copie richieste di refund notice 3. ADDL DATA In caso di compilazione automatica dei dati della maschera, il campo ADDL DATA mostra una Y. Se si digita in questo campo una X, verra richiamata la maschera dei dati aggiuntivi. E obbligatorio, in questo caso, compilare i campi Domestic e Net. b. Messaggio di richiesta inserimento dati tasse PFC in fondo alla maschera Codice C accanto ad ACTION ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 US TX02 XF 9.56 TX03 TX04 TX05 TX06 TX07 TX08 TX09 TX10 TX11 TX12 TX13 TX14 TX15 TX16 TX17 TX18 TX19 TX20 UNUSED PFC ( * ( ) ( ) ( ) DATA REQUIRED IN THE UNUSED PFC FIELD WHEN THE PFC TAX CODE IS FOUND IN THE TX FIELD c. Inserimento tasse inutilizzate. Codice C accanto ad ACTION. Rimborso eleborato ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 US TX02 XF 9.56 TX03 TX04 TX05 TX06 TX07 TX08 TX09 TX10 TX11 TX12 TX13 TX14 TX15 TX16 TX17 TX18 TX19 TX20 UNUSED PFC (BOS4.5 ) (ORD3 ) ( ) ( ) REFUND PROCESSED Le seguenti 3 maschere compilate evidenziano in sequenza cio che accade quando si rimborsano piu tasse inutilizzate raggruppate nel codice XT 1. XT nel Full Fare Data Importo nel Partial Fare Data Codice P accanto ad ACTION ELECTRONIC REFUND AMOUNT VERIFICATION DATE OF ISSUE 05MAR01 TICKET TESTING/MONDAY MAICFJ/1P/XXX *FULL FARE DATA* *PARTIAL FARE DATA* *PENALTY FOR REFUND* FARE: EUR FARE:( ) AMT: FARE USED ( ) TAX: XT TAX:( ) *COMMISSION EARNED* TAX: DE TAX:( ) AMT: TAX: RA TAX:(56.00 ) *COMMISSION RECALLED* TTL: EUR TTL:( ) AMT: 6 RN (2) ADDL DATA (Y) ACTION (P) F/FULL REFUND P/PARTIAL REFUND H/HELP E/EXIT Italian Auto Refunds.doc 14 26/05/08

15 2. Messaggio di richiesta inserimento dati tasse PFC in fondo alla maschera Codice C accanto ad ACTION ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 RA TX02 DE TX03(..) (...) TX04(..) (...) TX05(..) (...) TX06(..) (...) TX07(..) (...) TX08(..) (...) TX09(..) (...) TX10(..) (...) TX11(..) (...) TX12(..) (...) TX13(..) (...) TX14(..) (...) TX15(..) (...) TX16(..) (...) TX17(..) (...) TX18(..) (...) TX19(..) (...) TX20(..) (...) UNUSED PFC ( ) ( ) ( ) ( ) LIST OF TAX CODES AND AMOUNTS REQUIRED FOR XT TAX Inserimento tasse XT. Codice C accanto ad ACTION. Rimborso elaborato ***ADDITIONAL TAXES*** CODE AMOUNT CODE AMOUNT CODE AMOUNT TX01 RA TX02 DE TX03(RD) ( ) TX04(XA) ( ) TX05(XY) ( ) TX06(YC) ( ) TX07(XF) ( ) TX08(..) (...) TX09(..) (...) TX10(..) (...) TX11(..) (...) TX12(..) (...) TX13(..) (...) TX14(..) (...) TX15(..) (...) TX16(..) (...) TX17(..) (...) TX18(..) (...) TX19(..) (...) TX20(..) (...) UNUSED PFC (BOS4.5 ) ( ) ( ) ( ) REFUND PROCESSED La maschera delle tasse addizionali verra visualizzata per rimborso integrale di biglietti elettronici quando; - La colonna Full Fare Data della maschera di rimborso del biglietto elettronico non è precompilata e il codice XT o XF ed i relativi importi siano stati inseriti manualmente in uno dei campi dedicati alle tasse F (per rimborso totale) sia stato inserito nel campo ACTION Italian Auto Refunds.doc 15 26/05/08

16 Quick Reference Rimborso Automatico Rimborso Automatico - Italia Entrate Necessita di richiamare il PNR REF Sí Sí REF Sí Sí REF/DH1 Sí Sí Compilazione automatica dalla Document History Compilazione Automatica Altro REF/B No No Puo essere usata con o senza richiamare il PNR REF /B No No Solo il numero del documento dal comando inziale REF /P Sí Sí (eccetto alcuni campi) REF/DH2/P Sí Sí (eccetto alcuni campi) Non permesso quando si richiama il PNR Italian Auto Refunds.doc 16 26/05/08

17 OPZIONI DI COPIA DEL REFUND NOTICE L opzione di copia del refund notice (#RN) deve essere l ultimo dato da aggiungere al comando di rimborso. Le seguenti entrate sono identiche nel caso di biglietti cartacei od elettronici. Visualizza la maschera di rimborso, sovrascrive il print default e stampa 3 refund notice REF#RN3 Visualizza la maschera per l agenzia IATA , item 4 della REF/I /DH4#RN3 document history e stampa 3 refund notice (le agenzie devono essere filiali ed avere un ponte) Visualizza la maschera in Bianco e stampa 3 refund notice REF/B#RN3 Visualizza la maschera per l item 2 della document history e stampa 4 refund notice REF/DH2#RN4 Sovrascrive il print default e stampa una copia del refund notice REF/B#RN1 Visualizza la maschera del rimborso del biglietto REF /P#RN3 per rimborso Parziale ed emette 3 refund notice Il seguente esempio di refund notice riguarda il rimborso totale di un biglietto cartaceo emesso in contante come forma di pagamento BRITISH AIRWAYS REFUND NOTICE TEST TRAVEL INTERNATIONAL 01MAR02 UNLIMITED FABBRI/AMISS MILAN ITALY A/L AUTH EUR FARE PAID FARE USED REFUND TAX IT TAX VT 1.81 TAX YQ 3.43 ORIG ISSUE CASH IT02BA07NIGHTS 3 PI CF COMM RATE NR-Y Dati Airline Authorisation 2. Tour Code 3. Partita IVA / Codice Fiscale 4. Indicatore di Rimessa al Netto 5. Numero di Refund Notice Italian Auto Refunds.doc 17 26/05/08

18 PRINTER QUEUE COUNT Il documento di refund notice verra collocato nella coda 2 del display di printer queue count. Entry JZXMSG DQ XXXXXX (XXXXXX = printer address) Risposta 030C1B 000 STAT-VALID LAST- 10 MAX- 203 AB-07MAR 1422 TX-07MAR 1422 Q-07MAR 1422 A/R A/R Q CAP-00N*10 COUNT ACT LOG LNIATA RSD 0 RES/DIAG 0 Y N 1 TKT/PKT/DIV 0 Y N 2 BRD 1 Y N 3 LLI OM 0 Y N 4 0 Y N 5 H/C1 0 Y Y 6 H/C2 0 Y Y 7 LLI TM 0 Y Y 8 ETKT-PPC 0 Y N 9 DIRMQ 0 Y N In caso di printer failure, il refund notice si posizionera nella Categoria 2. In questo caso, sara necessario digitare YSTR per stampare il refund notice. OPZIONI DI RISTAMPA DEL REFUND NOTICE Note: - 1 Possibile solamente quando il DDL è attivo 2 Questi comandi sono identici per biglietti cartacei ed elettronici Ristampa il refund notice dal DDL item 1 e ne stampa 2 copie Ristampa il refund notice dal DDL item 3,5 & 8 e ne stampa 4 copie Ristampa il refund notice dal DDL dall item 4 al 10 e ne stampa 1 copia Ristampa il refund notice dal DDL item 3 e 4 fino al 7 ed il 12 e ne stampa 3 copie (numero massimo di ristampe per transazione = 10) DDRF1#RN2 DDRF3/5/8#RN4 DDRF4-10#RN1 DDRF3/4-7/12#RN3 STAMPA DEL REFUND REPORT I dati dei rimborsi di ciascun mese saranno visualizzabili per un massimo di due mesi e due giorni, ad esempio fino all 1 e 2 luglio saranno disponibili i dati dei rimborsi di maggio e giugno. Il 3 luglio i rimborsi di maggio verranno rimossi. Stampa il report dei rimborsi di giugno Stampa il report in un routing di stampante specifico Stampa il report per l agenzia IATA (stampa nell agenzia che ha inserito il comando) Stampa il report per vettore specifico DD*RF*MJUN-JT DD*RF*MJUN-JTC4BRR DD*RF* *MJUN-JT DD*RF*C220*MJUN-JT Note: - 1. Codici di vettore, printer routing, mese e numeri IATA possono essere combinati in qualsiasi ordine dopo il DD*RF* 2. Questi comandi sono identici per biglietti cartacei ed elettronici. Italian Auto Refunds.doc 18 26/05/08

19 DOCUMENT HISTORY Si riporta di seguito un esempio della document history, evidenziando i dati del rimborso. Si tratta di un rimborso parziale dei biglietti dove; Tutti i tagliandi sono stati utilizzati del biglietto Tutti i tagliandi sono inutilizzati del biglietto I tagliandi 1 e 2 sono inutilizzati del biglietto Entrata *DH1 Risposta *DH1 1 03OCT0843 1P/XXX/BB* I CRAIG/BILLMR/*ADT **DOCUMENT COMMANDS** EZ EZTLI#CLH#N1.1 **INTERFACE** CTLNBR REFUND **DOCUMENT** REFUND 09FEB1340 1P/XXX/BB/RN RFARE EUR /TAX134.87/EUR / PARTIAL/B RCOMM COMM RECALL EUR354.42/ RTKT /0-541/ /12 RTAX DE9.22/RA27.87/US56.76/XA6.65/XY13.30/YC11.09/XF 9.98 RPFC ORD4.5 RAUTH A/L AUTHORITY BJ*345-7 $ /06/02 FOP CK ENDOR NON ENDORSABLE (Document history parziale) DDL DISPLAY SECONDARIO Si riporta qui di seguito un esempio di un DDL secondario che evidenzia I dettagli del refund notice Entrata DD*1 Risposta TEST TRAVEL FEB 02 ITEM GROSS P S A/L TKT NBR NET AMT PSGR NAME INVOICE A RF CRAIG/B FA - MD2ABC TLI - NNY AGT-BB SID-XXX TAIR CTL NBR RN NAME CRAIG/BILLMR TTL TAX COMM AMT FOP- CHECK Nota: - Quanto sopra risulta identico sia per biglietti cartacei che per quelli elettronici per cio che concerne i dati del refund notice Italian Auto Refunds.doc 19 26/05/08

20 ANNULLAMENTO RIMBORSO AUTOMATICO BIGLIETTO CARTACEO Note: - 1. Non applicabile ai Biglietti Elettronici 2. Permesso solo nello stesso giorno di emissione del rimborso originale 3. Nessun limite al numero di volte in cui un rimborso di biglietto puo essere effettuato ed annullato 4. Perché il messaggio TAIR possa essere inviato in caso di annullamento del rimborso, l Interface Level nell A.I.R. dell Agente deve essere 17 o superiore. 5. Il DDL o DDP deve essere visualizzato prima di inviare il comando di annullamento del rimborso e lo status dell item deve essere RF. Lo status cambiera in RR quando il rimborso sara stato annullato. Annulla il rimborso dell item 3 del Daily Document Log (o item 3 del Daily Activity Report) Annulla il rimborso di numero specifico di biglietto DDRR3 DDRR Il seguente esempio di document history mostra l Interface refund reversal control number insieme alla data, ora ed agenzia che ha eseguito l annullamento (in grassetto). *DH1 1 05MAR0843 1P/XXX/BB= I FERRAND/WILLIAM.MR*ADT **DOCUMENT COMMANDS** EZ EZTLI#CAA#N1.1 **INTERFACE** CTLNBR REFUND REFREV **DOCUMENT** REFUND 09MAR1340 1P/XX/BB/RN RFARE EUR /TAX187.87/EUR FULL/A RCOMM COMM RECALL EUR RTKT /12 RTAX IT9.22/RA27.87/US56.76/XA6.65/XY13.30/YC11.09/ XF9.98 RPFC ORD4.5 REFREV 09MAR1910 1P/XXX/BB FOP CK ENDOR NON ENDORSABLE (Document history parziale) Nota: - In caso di rimborsi e annullamenti di rimborso multipli, l agente di viaggio potra vedere l ultima transazione nella document history. Gli uffici Help Desk Worldspan potranno vedere tutte le transazioni usando il seguente comando:- Richiama la document history item 1, TUTTI I DATI *DH1/AD ALCUNE FONTI DI ULTERIORE INFORMAZIONE Quadro generale INFO REFITG Indice Rimborso HELP REFBSP Risposte di errore INFO REFBSPERR Entrate ed opzioni HELP RENOPT FAQs INFO REFITQA Rimborsi cartacei HELP REFPRO Documento di Refund Notice INFO REFITRN Ristampa refund notice HELP REFREP Richieste/Restrizioni INFO REFITRR/R Annullamento rimborso HELP REFREV Esempi di maschera/spiegazioni INFO REFITTEMP cartaceo Rimborsi cartacei INFO REFRPT Stampa refund report HELP DD*RF Annullamento rimborsi cartacei INFO REFREV Stampa refund report INFO DD*RF Italian Auto Refunds.doc 20 26/05/08