Top Media è il cogestore

Transcript

1 >> Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva Av a n t i Ve l o c e N 11 Ma g g i o 2010 Polli Sistema Informativo: Processi ottimizzati, risparmi assicurati Top Media è il cogestore In Polli, leader nel settore delle conserve I limiti degli ERP in un mondo di documenti vegetali, è diventato pienamente operativo il progetto documentale: C gestisce il ciclo passivo, quello attivo ome sarà il Sistema Informativo Aziendale aumentava quello della carta duplicata, cioè del e la conservazione sostitutiva dei degli anni 2010? Il sistema informativo complemento documentale all ERP. Negli ultimi documenti fiscali e societari (dalle deve consentire la gestione delle informazioni anni sono inoltre esplose quantità e velocità fatture fornitori e clienti ai registri Iva, che circolano in azienda, informazioni che sono delle comunicazioni all interno dell azienda e fra al libro gionale). Il ciclo passivo, in generate sia dall elaborazione dei dati strutturati azienda e mondo esterno: in esse sono contenute particolare, prima lento e complicato (previsti cioè a priori) sia dall elaborazione informazioni vitali per il business e che devono per la presenza di documenti in prevalenza cartacei, è diventato un di documenti non strutturati, quindi non essere correlate con i dati e i documenti aziendali. processo altamente automatizzato, prevedibili. Negli ultimi 20 anni la gestione dei Sono proliferati , documenti pubblicati veloce e scorrevole, mediante l utilizzo dati strutturati è stata assicurata online, fax elettronici, di Pdf, del sistema Top Media NED abbinato dai sistemi ERP, che pur avendo sms sul cellulare; se via sms alla soluzione integrata Data Capture riscontrato sul piano tecnologico arriva ad esempio la richiesta di Top Consult. La fattura d acquisto in notevoli miglioramenti, di approvare un ordine arrivo viene etichettata con barcode, passata allo scanner, archiviata nel continuano a non essere in cliente urgente, questo va sistema documentale e passata al grado per la loro natura di approvato subito via terminale motore di riconoscimento a tecnologia gestire le informazioni presenti portatile, la reazione deve Kofax: questo, in automatico, estrae i nei documenti non strutturati, essere immediata, ne va dati contabili e li rilascia direttamente dai quali deriva tuttavia una fetta dell efficienza e competitività al sistema gestionale ACG per il molto rilevante delle informazioni aziendale. Questi nuovi scenari caricamento e la contabilizzazione; nello stesso tempo aggiunge in Top Media necessarie per lavorare e fare business. Tanto e l incremento esponenziale delle comunicazioni NED i dati necessari per l avanzamento è vero che per poter lavorare in azienda si è richiedono nuove tecnologie e strumenti di del ciclo passivo e/o obbligatori per dovuta usare la carta: scrivanie e armadi si sono efficienza: il sistema ERP deve essere integrato la successiva fase di conservazione riempiti di copie dei documenti gestiti dagli ERP dal sistema di gestione elettronica dei flussi di sostitutiva. e indispensabili per il lavoro degli utenti (come documenti. Solo l abbinamento gestione dei dati Ad un anno dall installazione del sistema fatture e ordini, come corrispondenza ed ). e gestione dei documenti permette una gestione Top Consult, Polli ne ha già quantificato E più aumentava il volume del business più aziendale efficiente e completa. i vantaggi concreti. Il risparmio di segue a pag. 8 risorse nei processi operativi ottimizzati e automatizzati è mediamente del 40 per cento, con punte superiori Un nuovo generatore workflow per la gestione dei processi aziendali Pagina 2 al 50 nel ciclo passivo e a questo si aggiungono poi tutti i rilevanti risparmi legati , Fax, Postel, Print&Delivery: gateway unico verso l esterno Pagina 3 alla carta sparita e agli spazi fisici liberati. Migliorata in particolare la qualità del Top Media Partner Program, per un offerta congiunta Pagina 4 servizio al cliente, la cui telefonata in caso di eventuali problemi riceve risposte immediate ed esaurienti. >> in questo numero Articolo a pag

2 2 Workflow interattivo personalizzabile Nuovo generatore per la gestione dei processi Le soluzioni Top Consult hanno sempre contemplato il workflow: erano realizzate mediante customizzazione ad hoc sulle singole esigenze, attraverso l intervento di un tecnico specializzato, e fornivano all azienda ottimi risultati di efficienza. Per consentire ai clienti di realizzare il workflow in autonomia, e di ottenere ulteriore efficienza, Top Consult ha ora rilasciato un nuovo modulo di workflow integrato in Top Media NED. E un generatore di workflow, una struttura semplice, standardizzata e predefinita che controlla le procedure di gestione dei flussi interattivi di documenti in ambito aziendale e riduce a zero la scrittura di nuovo codice per tutta una serie di funzionalità già preconfigurate. Il nuovo modulo si affianca al QManager (dedicato alla gestione dei flussi non interattivi e non schedulati) e l uso abbinato dei due consente alle aziende di gestire con grande efficienza qualsiasi processo aziendale. Il nuovo generatore assicura la mantenibilità nel tempo, permette a tutti di lavorare nello stesso modo e con la massima flessibilità, velocizza la creazione di nuove strutture dimezzando i tempi necessari e consentendo in ogni momento di sapere in quale punto dell azienda si trova il documento. L amministratore dei processi aziendali può intervenire sulle dinamiche del flusso documentale, crearne di nuove o modificarne gli attori, cioè le persone coinvolte nei passi del processo. Il modulo workflow viene attivato all interno di Admin (il modulo con cui si gestiscono le funzioni base di Top Media); la struttura necessaria alla gestione poggia su apposite tabelle del database, gestite mediante una nuova interfaccia dedicata. In Top Media sono state introdotte nuove entità per gestire concetti quali stati, azioni, ruoli, passi del workflow, ambiti di flusso, organigramma, criteri di notifiche e solleciti ad agire. Le azioni contengono le funzioni create in automatico per tutte le casistiche finora prese in considerazione; si tratta di una libreria di funzioni destinata ad arricchirsi via via nel tempo a seguito di nuove esigenze riscontrate dai clienti. Sarà comunque possibile integrare azioni personalizzate per l azienda utente. Fatta l analisi delle esigenze del cliente per ogni singolo flusso da gestire, questa viene riportata sulla struttura standard utilizzando apposite maschere messe a disposizione dalla nuova interfaccia. Le azioni previste all interno del flusso saranno ordinate secondo i passi previsti e andranno a modificare appositi stati del documento gestendone l iter. Azioni automatiche di controllo, sollecito e avviso possono essere gestite dal database stesso o schedulate come lavori dal QManager. Gli utenti inseriti nella tabella dei ruoli sono gli attori che dovranno gestire il flusso in questione e che riceveranno avvisi o notifiche man mano che il documento procederà nel proprio flusso di lavoro. Vuoi partire subito e facile? Usa Top Media NED Business Per le aziende che vogliono realizzare un progetto esteso di Enterprise Content Management, integrato con i sistemi gestionali e informativi, senza alcun limite applicativo, è disponibile il sistema documentale nella versione Top Media NED Enterprise con tutti i suoi moduli. Top Consult ha messo a punto anche una versione pacchettizzata del sistema: Top Media NED Business, studiata per le piccole e medie organizzazioni che vogliono realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni documentali più semplici, con limitato numero di utenti, senza impegnarsi in un progetto aziendale più complesso. Top Media NED Business abbassa notevolmente il costo di ingresso al sistema documentale e consente di realizzare soluzioni negli scenari base preconfigurati di Document Outgoing, Document Incoming e Conservazione Sostitutiva in house. Lo scenario outgoing prevede l archiviazione e ricerca dei documenti prodotti dai gestionali; qui il modulo QManager schedula e gestisce in automatico i processi che vanno a catturare i documenti tramite un modulo a scelta fra Spool, Capture Pdf e SDK, evitando così impegni e carichi per gli utenti. Nello scenario incoming si usano la scansione massiva e il Capture Barcode per i documenti cartacei, in quello di conservazione sostitutiva Lex e QSign. Top Media NED Business ha costi contenuti e si può usare in pochi giorni con una semplice parametrizzazione, senza dover scrivere alcun programma. Quando l azienda desidererà adottare in modo più esteso e completo la gestione elettronica documenti, allora potrà passare facilmente alla versione Top Media NED Enterprise, pagando solo per le nuove funzioni introdotte.

3 La Suite di Spedizione Top Media Sender , Fax, Postel o Print & Delivery: gateway unico verso l esterno Top Consult ha potenziato il software per la spedizione massiva dei documenti archiviati con Top Media NED, introducendo nuove funzioni di tracciatura ed esito della spedizione stessa e un nuovo modulo QPaper per l invio di documenti verso partner specializzati che si occupano della loro stampa di qualità e del successivo recapito fisico (il cosiddetto print & delivery ). Per la spedizione massiva sono ora disponibili tre moduli: QMail (prima noto come QSender) per l invio via e fax, QPostel per la trasmissione tramite Postel di Poste Italiane e il nuovo QPaper. Ogni modulo è composto dalle due componenti Sender e Query, deputate rispettivamente alle funzioni di spedizione e di feedback della stessa. Una suite pacchettizzata Per le imprese che non dispongono di un sistema documentale ma vogliono risolvere con efficienza ed economicità il problema specifico della spedizione massiva senza impegnarsi in una gestione documentale completa, Top Consult ha messo a punto una suite pacchettizzata per la Spedizione Massiva dei Documenti, denominata Top Media Sender. In pratica la Suite integra il motore di spedizione di Top Media NED con il sistema gestionale dell azienda e spedisce in modo automatico qualsiasi tipo di documento archiviato. Il tutto avviene attraverso QManager, il gestore di eventi e processi schedulati, che è stato potenziato e che è in grado di innescare i necessari processi di comunicazione verso l esterno. Top Media Sender prevede come scenario di base il QMail per l invio di e fax, mentre sono opzionali i moduli QPostel e QPaper. Tracciatura e feedback Molto importante è la capacità di tracciare l avanzamento e l esito della spedizione qualunque sia la modalità di invio utilizzata: questa funzionalità è garantita dalla componente Query. Sono archiviate automaticamente le ricevute di spedizione e i messaggi di anomalia, si controlla l avanzamento, effettuandone un reporting completo. L utente può quindi limitarsi a verificare e risolvere le anomalie, al resto ci pensa il sistema. Ad esempio la Contabilità può tracciare le anomalie di spedizione dei solleciti di pagamento, delle fatture o degli estratti conto, l Ufficio Acquisti quelle degli ordini ai fornitori. I tre moduli di spedizione Cosa è possibile fare con i diversi moduli di spedizione? QMail esegue l invio massivo via o fax di grandi volumi di documenti: è quindi la soluzione ideale per spedire ad esempio i cedolini stipendio a tutti i dipendenti o le fatture ai clienti. Preleva ed abbina documenti e indirizzi; è in grado di spedire con unica più documenti allo stesso destinatario; può ottimizzare gli invii di uno stesso documento con un unica a molti destinatari per non sovraccaricare il server di posta. Comprime gli allegati se Spedizione: risparmi record I risparmi associati alla spedizione massiva dei documenti con le soluzioni Top Media NED sono veramente consistenti. Un cliente Top Consult, che invia in automatico ogni mese per a clienti fatture ed estratti conto (alcuni di decine di pagine), ne ha quantificato i benefici: un intero settore contabile, prima impegnato dieci giorni al mese a stampare, dividere, piegare, imbustare e spedire i documenti, oggi si dedica a compiti di maggior valore aggiunto; considerando i risparmi di tempo, carta, buste, affrancature e nastri stampante, la società calcola che la gestione documentale nella sola fase di spedizione consenta un risparmio annuo di euro. necessario, segue e traccia tutto il percorso di spedizione. QMail può inoltre allegare, anziché i documenti, il link agli stessi. Questa funzionalità risulta particolarmente interessante quando vi siano esigenze di riservatezza o di conformità a normative; si pensi ad esempio all invio di documenti confidenziali come i cedolini stipendio. Il modulo QPostel spedisce invece automaticamente al servizio Postel i documenti da recapitare per posta ordinaria; la spedizione avviene secondo le specifiche MPX (Mail Pdf over XML). Con il modulo QPaper, si affronta invece il tema della stampa di qualità e del successivo recapito fisico. I documenti vengono predisposti e inviati nel formato concordato al partner che Top Consult ha prescelto per l esperienza maturata, per l alto livello di servizio fornito e per la soddisfazione dichiarata dalla clientela. Qualunque sia il modulo che effettua la spedizione (QMail, QPostel o QPaper) lo stato dell invio e l esito dello stesso sono tracciati e monitorati dalla Suite e le relative informazioni archiviate e abbinate ai documenti spediti. Un unico interlocutore Frequentemente in tema di spedizioni e comunicazioni verso l esterno, le aziende hanno una serie di interlocutori diversi, spesso usati in contemporanea. Nel caso di cambiamenti, anche minimi, ai documenti da spedire (come ad esempio il capitale sociale o gli indirizzi della società) ci si deve preoccupare di avvisare i fornitori e di aggiornare tutti gli strumenti impiegati. Se invece i documenti vengono affidati al sistema documentale Top Media NED, le modifiche sono effettuate una sola volta avendo inoltre la garanzia che il documento archiviato, e magari conservato in modalità sostitutiva, è proprio lo stesso che è stato spedito e recapitato al destinatario. La Suite pacchettizzata Top Media Sender è economica, perché viene messa in funzione con una semplice parametrizzazione nel giro di pochi giorni e perché si pagano le sole funzionalità di spedizione. Il passaggio alla versione Top Media NED Enterprise per una completa gestione elettronica dei documenti è molto semplice e consente il recupero totale dell investimento già effettuato: infatti è richiesta la sola differenza di costo tra le due Suite. Con la piattaforma completa i processi di spedizione possono essere integrati con quelli documentali e gestionali a livello aziendale. 3

4 In Polli il volume dei documenti da gestire è cresciuto negli ultimi anni di pari passo con lo sviluppo della società e nel 2009 entra in azienda il sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti. E una piattaforma documentale completa che si affianca al sistema gestionale (ACG di Ibm, un Erp che gira su As/400) e consente a Polli, per la prima volta, di affrontare la gestione dei documenti in modo integrato ed efficiente. Per Massimo Mazzei, responsabile del Polli: processi ottimizzati, risp 40 per cento in meno di risorse nei processi au superiori al 50 nel ciclo passivo grazie anche alla documenti fiscali e societari. Nel ciclo attivo (dove i clienti sono praticamente tutte società della grande distribuzione organizzata, italiane e straniere) tutti i documenti emessi dal sistema gestionale vengono automaticamente trasferiti al sistema documentale che li un cliente lo chiedesse, Polli è già pronto ad utilizzare il nuovo standard. 4 progetto documentale nella struttura dei Sistemi Informativi di Polli tre erano le motivazioni principali che ci hanno convinto a passare alla tecnologia Top Consult: l integrazione dei documenti nel flusso dei sistemi aziendali con la conseguente possibilità di accedere ai documenti anche dall Erp e da altri servizi/applicazioni; l ottimizzazione dei processi aziendali, in particolare l automazione del ciclo passivo legato all arrivo di documenti cartacei; la conservazione sostitutiva a norma di legge con tutti i vantaggi associati in termini di carta sparita e di spazi liberati. Progetto documentale: pienamente operativo Su queste basi è stato implementato il progetto documentale, che da gennaio 2010 è diventato pienamente operativo. L attuale perimetro delle sue applicazioni comprende il ciclo attivo, quello passivo e la conservazione sostitutiva dei Poter realizzare lo stesso processo con il 40 per cento in meno di risorse significa spostare l attività degli addetti verso funzioni a maggior valore aggiunto, di controllo, che riducono ulteriormente la possibilità di errori e anomalie e rendono la qualità del dato superiore. acquisisce ed archivia in modo diretto. Si tratta di circa documenti all anno, spesso di più pagine, che vanno dalle fatture clienti ai documenti di trasporto, da diversi tipi di tabulati agli estratti conto, fino ai registri bollati. Ad alcuni grandi clienti le fatture vengono inviate sul canale EDI. In ogni caso, poiché i documenti prodotti e archiviati in Top Media NED vengono firmati digitalmente per il passaggio alla conservazione sostitutiva, sono anche conformi alla fatturazione elettronica: se Ciclo passivo veloce e scorrevole con Data Capture Il ciclo passivo era un processo lento e complicato per la presenza di documenti annui prevalentemente cartacei. Ma è diventato un processo altamente automatizzato, veloce e scorrevole, mediante l impiego del sistema documentale abbinato alla soluzione integrata Data Capture di Top Consult. Il documento in arrivo, ad esempio una fattura d acquisto, viene etichettato con barcode, passato allo scanner e archiviato in Top Media NED; gli operatori amministrativi controllano che contenga tutti i dati necessari alla contabilizzazione e introducono quelli eventualmente mancanti. Il sistema a questo punto trasferisce automaticamente la fattura al sofisticato motore di riconoscimento Massimo Mazzei del contenuto basato su tecnologia Kofax: questo, in automatico, estrae i dati contabili dal documento e li rilascia al sistema gestionale per il caricamento e la contabilizzazione (prima nota); contemporaneamente aggiunge in Top Media NED i dati contabili necessari per l avanzamento del ciclo passivo e/o obbligatori per la successiva fase di conservazione sostitutiva. Il motore di riconoscimento è inoltre intelligente, con capacità di autoapprendimento : impara cioè dalle validazioni e correzioni dell utente in modo da operare poi senza errori nei successivi

5 armi assicurati tomatizzati, con punte tecnologia data capture riconoscimenti. Il rilascio dei dati letti al sistema gestionale ACG avviene in modo diretto: Top Consult, mediante un partner specializzato, ha infatti realizzato un apposita interfaccia integrata che collega fra loro sistema documentale, funzionalità Kofax e gestionale ACG e che fa sostanzialmente il lavoro di data entry al posto degli utenti (analoga integrazione è disponibile anche per il mondo SAP e per gli altri gestionali più diffusi sul mercato). L acquisizione automatica dei dati è stata inizialmente impostata da Polli per i documenti principali del ciclo: in primis fatture d acquisto e documenti di trasporto passivi, ma sarà via via estesa anche al resto della documentazione. Partita la conservazione sostitutiva fiscale e societaria I documenti che in Polli vengono conservati in modo sostitutivo dal gennaio 2010 sono le fatture fornitori e clienti, i relativi registri Iva acquisti e vendite, il libro giornale (che conta migliaia di pagine per ogni mese); seguiranno poi anche gli altri. E un notevole volume di carta che scompare e di risparmi che si ottengono: si risparmia sulla carta non usata, sulle stampanti, la loro manutenzione e i consumabili, sugli spazi di archivio (che richiedono ambienti protetti, spese di assicurazione e strumenti di sicurezza) e naturalmente sul tempo degli utenti. Gli archivi sostitutivi (creati mediante la soluzione Lex di Top Consult corredata da Una storia di sapori italiani Fondata nel 1872, da piccola bottega alimentare nel cuore di Milano Polli è diventata un azienda leader nel settore delle conserve vegetali con un ruolo da protagonista sui mercati nazionale e internazionale. Sede centrale a Monsummano Terme (Pistoia), 80 milioni di euro di fatturato, 200 persone, 3 sedi produttive (Monsummano Terme, Eboli ed Estorino-Siviglia in Spagna), Polli ha 10 La gamma dei prodotti Polli; in alto e nella pagina a fianco, linee di produzione nello stabilimento di Monsummano Terme (Pistoia). servizi di consulenza legale e organizzativa) rimangono su un server sempre disponibili in linea, con backup giornalieri, archiviazione mensile su supporti esterni e copie in cassaforte. Misurati i vantaggi della gestione documentale Gli utenti diretti del sistema documentale sono in Polli una decina, dislocati soprattutto nei reparti amministrativi, ma tutto il personale diretto e indiretto può consultare l archivio documentale dalla propria scrivania o dal proprio portatile. linee di prodotti con 25 marchi diversi. Negli stabilimenti Polli si lavorano ogni anno oltre 134 materie prime alimentari, con una produzione di tonnellate di verdure e più di 45 milioni di vasi. La qualità della produzione è certificata: ad ogni bancale che esce da uno stabilimento corrispondono 240 controlli di vario tipo e un data base costantemente aggiornato di 480 informazioni. Ad un anno dall installazione del sistema Top Media NED, Polli è già in grado di quantificare i vantaggi concreti della gestione elettronica dei documenti in azienda. Il risparmio di risorse nei processi operativi ottimizzati e automatizzati è mediamente del 40 per cento, con punte superiori al 50 nel ciclo passivo sostiene Mazzei e a questo si aggiungono poi tutti i rilevanti risparmi legati alla carta sparita e agli spazi fisici liberati. Poter realizzare lo stesso processo con il 40 per cento in meno di persone significa inoltre spostare l attività degli addetti verso funzioni a maggior valore aggiunto, di controllo, che riducono ulteriormente la possibilità di errori ed anomalie e rendono la qualità del dato superiore. Il sistema documentale ha quindi introdotto in Polli efficienza e competitività, migliorando in particolare la qualità del servizio al cliente, la cui telefonata in caso di eventuali problemi riceve risposte immediate ed esaurienti. Lo sviluppo del sistema prevede ora l estensione a tutte le tipologie di documenti attivi e passivi e la progressiva integrazione diretta con le varie applicazioni aziendali, dalla Business Intelligence alla raccolta dei dati produttivi, alla gestione della documentazione del sistema certificato di qualità. 5

6 6 Top Consult cerca nuovi partner Top Media Partner Program, l offerta è congiunta Sul territorio Top Consult opera prevalentemente attraverso una rete di partner qualificati e certificati. E una rete di vendita indiretta che è intenzione della società consolidare ed allargare ulteriormente. Questo lo scopo del Top Media Partner Program lanciato da Top Consult, che offre a chi diventa suo partner la più ampia collaborazione per definire e concordare un offerta congiunta. L obiettivo è quello di fornire più valore all offerta del partner, potenziandola e rendendola più competitiva attraverso la sua integrazione con la piattaforma Top Consult. Il Sistema Informativo degli anni 2010 infatti vedrà sempre più il sistema documentale diventare al suo interno un cogestore essenziale che si affianca al sistema gestionale e in questo scenario evolutivo Top Media NED è stato potenziato con nuovi moduli, funzioni e soluzioni. L offerta congiunta si articola su diverse possibilità. Se il partner è in grado di realizzare e gestire progetti aziendali complessi, allora l offerta si baserà su Top Media NED Enterprise, la versione più ampia e completa per soluzioni di Enterprise Content Management; se il partner è esperto in soluzioni applicative dipartimentali, al centro dell offerta ci sarà Top Media NED Business. Nel caso in cui il partner lavori sugli Erp dei maggiori costruttori specializzati (come Navision o AX di Microsoft Dynamics, come SAP, come ACG di Ibm, ecc.), l offerta diventa NED for Navision, NED for SAP, e così via. Quando il partner invece produce e/o commercializza un suo Erp o gestionale di altro tipo, scatterà l offerta basata su NED integrato con quel prodotto. Questo riguarda la capacità di integrazione ed interfacciamento con tutti gli ambienti gestionali che è caratteristica centrale della piattaforma Top Media NED. Ma, al di là di questo aspetto tecnico, chi aderisce al Partner Program può sfruttare un ampio pacchetto di risorse e servizi forniti da Top Consult. Fra questi, giornate di formazione tecnica, commerciale e applicativa; il supporto dell Area Manager di Top Consult per la definizione di piani di vendita congiunti e per l affiancamento nelle trattative; il supporto per il co-marketing, dagli ambienti di demo su CD alle offerte standard e ai listini personalizzati, dalla documentazione di marketing agli strumenti di comunicazione; fino all uso gratuito in comodato di un sistema Top Media per le applicazioni interne del partner in modo da consentirgli una migliore comprensione del prodotto nel lavoro concreto di ogni giorno. Il partner, in particolare, si impegnerà a far addestrare e certificare personale commerciale e tecnico e ad organizzare una hot line telefonica per il supporto di primo livello al cliente. Aderendo al programma le società di informatica (Software House e Solution Provider in primo piano, ma anche attività di OEM, Promoter e Service) potranno quindi collaborare con un azienda solida e affermata come Top Consult, un leader nazionale del settore documentale (in cui le competenze non si possono più improvvisare) che può assicurare loro continuità nello sviluppo del prodotto, qualità progettuale, conoscenza del mercato e un numero elevato di referenze. Il partner può così valorizzare la sua offerta, che diventa più competitiva assieme a quella leader di Top Consult, e sfruttare i benefici di un affiancamento tecnico e commerciale in uno spirito di vera partnership. Per Top Consult il partner non è considerato come un cliente al quale vendere un prodotto, ma un collaboratore strategico con cui sviluppare un business congiunto. Le aziende interessate al Top Media Partner Program possono contattare marketing@topconsult.it. Vuoi diventare Partner Top Consult? NED for XXX Sostituisci alle X il nome del tuo ERP o del tuo gestionale per renderlo più competitivo sul mercato con funzionalità di Gestione Elettronica dei Documenti, Workflow, Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva inhouse e in outsourcing Dai valore aggiunto al tuo ERP! NED for XXX - ad esempio NED for ACG, NED for Navision, ecc. - è una soluzione pacchettizzata di Top Media NED che aggiunge al prodotto gestionale o ERP XXX (sviluppato o commercializzato dalla società che diventa partner Top Consult) le capacità di gestione elettronica dei documenti e di conservazione sostitutiva a norma di legge (sia inhouse che in outsourcing), ed altre addizionali come la fatturazione elettronica o l integrazione . Gli scenari applicativi più utilizzati sono quelli della contabilità, dei cicli attivo e passivo, ma possono essere riguardare altri settori aziendali, quali il Personale, le vendite, il CRM, la logistica, ecc. L integrazione con Top Media NED consente all ERP o al gestionale di archiviare e ricercare i documenti, di navigare al loro interno: gli utenti lo possono fare direttamente dal loro ambiente di lavoro abituale, cioè dalle schemate gestionali. Lo scenario di conservazione sostitutiva è completato dal kit di firma digitale e dal manuale contenente la procedura che il Responsabile conservazione aziendale deve applicare per essere a norma di legge e la certificazione di conformità rilasciata da un legale. Il valore aggiunto fornito al gestionale da NED for XXX è legato all economicità dell integrazione, alla garanzia di mantenimento nel tempo, alla rapidità di partenza e utilizzo in azienda della soluzione applicativa, al numero illimitato di utenti. La soluzione su misura NED for XXX può inoltre essere estesa facilmente dal cliente finale a tutti i suoi settori aziendali, qualunque sia il prodotto gestionale usato, passando a Top Media NED col pagamento delle sole funzioni aggiuntive.

7 Notizie in breve OSIRC: nuovi mezzi per i professionisti del recupero crediti Sede centrale ad Arese (Milano), 15 filiali regionali e 250 agenti esclusivi, il Gruppo OSIRC (Organizzazione Sicurezza Industriale, Gestione Crediti, Informazioni Commerciali e Finanziarie), è un leader affermato nel campo della gestione del recupero crediti e dei fenomeni di insolvenza. Nata nel 1988 da un idea imprenditoriale di Vito Iandiorio, già dirigente sicurezza all IRI, la società ha riscontrato negli ultimi anni un notevole sviluppo; le leve del suo successo stanno nell organizzazione flessibile attenta alle esigenze del mercato, nell alta qualificazione del personale, nelle aggiornate metodologie di intervento e nell impiego di mezzi tecnologici e gestionali moderni e innovativi. In primo piano, in una nuova visione dei servizi, il ruolo dei consulenti Osirc: veri e propri professionisti del recupero, capaci di fornire alle aziende consulenza a largo raggio sulle modalità di recupero e rientro, ma anche sulla razionalizzazione dei processi interni rivolti ai clienti, sull impostazione del ciclo di assistenza post-vendita, sul monitoraggio continuo dello stato di salute del cliente. A supporto dei vari processi in Osirc c è un robusto piano gestionale ora in grado di controllare anche il consistente flusso documentale associato, in continua crescita, dai documenti contabili ai solleciti di vario tipo, dalle informazioni commerciali agli scambi di corrispondenza. La necessità di fornire un servizio al cliente comportava ad esempio la nuova emissione di documenti (anche di 46 tipi diversi) o la loro duplicazione, tanto che nell intera filiera del processo aziendale si dovevano effettuare 2,5 milioni di fotocopie all anno. I problemi sono stati superati con l ingresso del sistema Top Media NED: integrato con il sistema gestionale aziendale e con i programmi Office, acquisisce e gestisce documenti cartacei e digitali, moduli vari, fax ed , estrae le informazioni da fatture attive e passive rendendole fruibili a tutti i livelli organizzativi interni ed esterni ed anche ai clienti. Ogni documentazione, resa elettronica, è disponibile in tempo reale anche via web agli uffici centrali e periferici, aumentando le sinergie interne, sveltendo i processi e le risposte ai clienti. E facendo risparmiare inoltre decine di migliaia di euro l anno. Web seminar OCR Data Capture Estrazione intelligente dei dati dai documenti cartacei per l ottimizzazione del data entry: è quanto fa la soluzione OCR Data Capture di Top Consult, che integra il sistema Top Media NED con le tecnologie Kofax. Nel ciclo passivo ad esempio la soluzione estrae automaticamente i dati presenti nelle fatture fornitori e le rende disponibili ai sistemi gestionali, alimenta la prima nota in contabilità e archivia elettronicamente le fatture stesse. Nella sola fase di data entry il risparmio ottenuto è del 50 per cento e si somma ai risparmi delle fasi di normalizzazione fatture, di flusso approvativo automatico e di conservazione sostitutiva. Il Web seminar OCR Data Capture. Per ottimizzare il data entry, presentazione video e slide di circa 25 minuti a cura di Pier Luigi Zaffagnini, è disponibile on demand previa iscrizione online all indirizzo php?id=897. Lavazza, Top Media NED a Parigi, Londra, Francoforte In Lavazza (il colosso del caffè da 1,2 miliardi di fatturato, addetti e presenza in 80 paesi) Top Media NED gestisce l enorme volume di documenti del ciclo passivo in collegamento diretto con il gestionale SAP mediante Connect per SAP, oltre alle cartelle elettroniche del Personale e ai grandi contratti di acquisto. I risultati sono maggiore produttività del sistema gestionale, grandi risparmi di tempo, carta eliminata e processi amministrativi più efficienti. Oltre la capogruppo, la gestione documentale interessa ora anche le principali consociate: Lavazza France a Parigi, Lavazza Coffee UK a Londra e Lavazza Germania a Francoforte. In queste tre città sono stati installati altri sistemi Top Media NED per la gestione della contabilità locale, sempre in integrazione con il sistema SAP centralizzato, nei cicli attivo e passivo. Estesa la collaborazione con Byte Top Consult e Byte Software House, leader nelle soluzioni informatiche per la gestione del Personale, hanno deciso di estendere l accordo di partnership siglato un anno fa per la diffusione di una soluzione integrata fruibile inhouse o in outsourcing - per la conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro e dei documenti amministrativi del Personale. Sul mercato verrà quindi offerta una gamma più vasta di soluzioni documentali congiunte, integrate con i sistemi amministrativi e gestionali del Personale, per rispondere a tutte le esigenze di semplificazione dei processi della Direzione Risorse Umane ed aumentare così i benefici ricavabili. Fra queste, ad esempio, il fascicolo unico del dipendente, approvazioni note spese via workflow, procedure e normative rese disponibili online, cedolini stipendio inviati automaticamente ai dipendenti via . Il bilancio del primo anno di partnership Byte-Top Consult è molto positivo, le acquisizioni di clienti per l utilizzo della soluzione congiunta Libro Unico del Lavoro sono triplicate negli ultimi mesi. La Direzione del Personale è un settore ad alta intensità di documenti, quasi tutti di valore probatorio e da conservare per molti anni. La soluzione Top Media Lavoro per la conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro è anche facilmente estendibile alla gestione e conservazione di tutti i documenti del Personale. Il fascicolo unico del dipendente, una delle nuove soluzioni congiunte previste dalla partnership, viene creato e gestito in forma elettronica, alimentato in modo automatico con i documenti digitali prodotti dai sistemi gestionali (come Cedolini) e via scanner con i documenti cartacei firmati dai dipendenti o da enti esterni (come i certificati di malattia). Le persone autorizzate, al centro e in periferia, anche partendo dall applicazione gestionale, ricercano e consultano all istante i fascicoli dei dipendenti, e navigano fra tutti i documenti correlati. 7

8 8 segue da pag. 1 Sistema Informativo: Top Media è il cogestore I limiti degli ERP in un mondo di documenti Un nuovo ruolo per il sistema documentale Allora, in questo scenario di evoluzione, la gestione elettronica dei documenti va ad assumere il ruolo di cogestore del Sistema Informativo Aziendale assieme all ERP. Il nuovo sistema informativo degli anni 2010 è quindi composto nel dettaglio (vedi schema a lato) da un sistema ERP, che gestisce i dati, affiancato dall Office Automation (che tratta i documenti interni, compresa) e dal sistema documentale (che gestisce a livello aziendale documenti non strutturati e strutturati/informatici, effettua correlazioni fra gli stessi, esegue la conservazione sostitutiva), più un sistema di comunicazione interaziendale. E proprio per avere un sistema di gestione elettronica dei documenti capace di cogestire i processi aziendali all interno del sistema informativo e a fianco dell ERP, Top Consult ha sviluppato e via via potenziato la sua piattaforma software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti. Una piattaforma oggi ulteriormente arricchita di nuovi moduli, funzionalità e soluzioni, che lo candidano come lo strumento sempre più strategico del Sistema Informativo Aziendale. Fra le ultime novità rilasciate (vedi anche articoli a pagina 2 e 3), ci sono un generatore di workflow per la gestione dei processi interattivi (innescati di solito da un documento interno o esterno), la spedizione massiva e multicanale dei documenti dotata di sistemi La strategia diventa realtà Nella sua strategia di sviluppo Top Consult è impegnata a rafforzare ancora l integrazione fra gestione documentale e mondo gestionale. Il rilascio delle nuove funzionalità Top Media testimonia la continuità dell impegno Top Consult nel rafforzamento della propria piattaforma. I clienti che hanno investito in Top Media possono andare avanti con fiducia, sapendo di poter contare su uno strumento potenziato, sempre aggiornato e aperto alle nuove prospettive tecnologiche e applicative, e su un fornitore da sempre focalizzato sulla gestione elettronica dei documenti. La strategia evolutiva di Top Media presentata negli ultimi numeri di questa newsletter sta diventando realtà attraverso strumenti concreti, moduli software resi disponibili e nuove soluzioni applicative. Top Consult riconferma di essere un azienda viva e proiettata al futuro assieme ai propri clienti; Top Media si candida ad essere cogestore del Sistema Informativo assieme all ERP, Top Consult ad essere cogestore e partner nella crescita innovativa dell azienda cliente. di tracciatura ed esito, la conservazione sostitutiva disponibile ora anche in outsourcing con modalità SaaS (Software as a Service). Queste funzionalità si aggiungono a quelle già disponibili in precedenza, come il Data Capture (la cattura intelligente dei dati dai documenti cartacei e il loro inserimento nei sistemi gestionali) e soprattutto le potenti funzioni di Application Integration, da sempre filo conduttore dell attività Top Consult. Top Media NED è insomma una potente piattaforma documentale che, affiancata all ERP, consente alle aziende di gestire il sistema informativo in modo completo, aumentando efficienza operativa, competitività generale e capacità di compliance con le norme di legge. La forza dell Application Integration Vediamo più in dettaglio alcuni plus della piattaforma Top Consult nella gestione aziendale. Innanzitutto la consolidata Application Integration: Top Media NED è un sistema ad alta interoperabilità, che sfrutta l avanzata architettura Web Service e SOA ed è capace di integrarsi con qualsiasi sistema gestionale ed ERP, con i programmi office (i più usati in azienda dagli utenti finali), con la posta elettronica e i portali. L integrazione con i gestionali più diffusi sul mercato (da SAP a Dynamics, da Oracle ad ACG) avviene in modo diretto mediante appositi software di connessione (Connect). SAP ad esempio, l Erp per eccellenza, gestisce i dati e può farne anche il workflow ma non si occupa né di document management né di document workflow management: ha un interfaccia certificata verso l esterno (SAP ArchiveLink) proprio per i prodotti che sono in grado di farlo. Top Media NED sfrutta questa interfaccia e, mediante Connect per SAP, fornisce a SAP un repository esterno, gli permette di visualizzare sulle schermate gestionali i documenti associati ai dati, di navigare fra tutti quelli correlati (anche non strutturati, come ad esempio le ), di mettere in conservazione sostitutiva quelli fiscalmente rilevanti. Gestire variazioni e anomalie Ma Top Media dà un forte aiuto anche nella gestione di variazioni e anomalie. I documenti infatti contengono spesso dati non strutturati, non previsti, come annotazioni di variazione dell ordine o delle modalità di pagamento pattuite, oppure delle anomalie riscontrate sulla merce consegnata, scritte a mano sul documento stesso. Il contabile può inserire nell ERP i dati strutturati ma non queste annotazioni. Con Top Media NED la visualizzazione elettronica di un documento associato ai dati gestionali porta subito a leggere l annotazione scritta; con il workflow documentale si girano subito i documenti, resi digitali, alle persone che devono intervenire sulle anomalie indicate; con il Data Capture si rileva in modo automatico la mancanza di un numero d ordine sulla fattura. E i documenti informatici? Negli ultimi tempi, grazie anche agli interventi legislativi a favore della dematerializzazione, si assiste al consolidarsi del documento informatico firmato digitalmente (vedi Libro Unico del Lavoro e giornale scritture contabili) e alla tendenza verso l obbligatorietà della loro gestione e conservazione. Ma l arrivo in azienda di un documento informatico (una fattura in XML, un Pdf firmato digitalmente) porta altri problemi insormontabili per un ERP e rende inevitabile il ricorso al sistema documentale. Se oggi infatti posso ancora procedere, a scapito dell efficienza, con l ERP più la carta, domani non lo potrò più fare. Ad esempio nello scenario di Fatturazione Elettronica a norma di legge, già deciso verso la PA e in attesa dei decreti attuativi, la fattura che arriva firmata digitalmente dovrà obbligatoriamente essere gestita digitalmente e conservata in modo sostitutivo, la sua stampa sarà considerata illegale. Una volta di più quindi l ERP non sarà in grado di lavorare da solo ma avrà bisogno di un sistema documentale come Top Media NED, dotato di soluzioni specifiche e integrate con i gestionali, per il Lavoro, la Fatturazione elettronica e la Conservazione sostitutiva. Av a n t i Ve l o c e Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Maggio 2010 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Stilgraf Srl Vicoforte (CN) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it