Linee guida al nuovo portale

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1 TRICARE Overseas Program Linee guida al nuovo portale Febbraio 2014 Gentili Fornitori TRICARE, desideriamo darvi il benvenuto alla nuova versione del portale TRICARE, che potete incontrare nel sito La data di lancio è prevista essere il 14 febbraio Il nuovo portale ha una veste grafica differente e consente una navigazione semplificata nonchè veloce, unitamente all implementazione delle funzionalità. Preghiamo di verificare le linee guida relative al nuovo portale, dove si evincono le modifiche più importanti. Cordiali saluti. International SOS / TRICARE

2 Nuovo Portale Fornitori Questa breve guida informa in merito al nuovo design del portale TRICARE ed alle novità introdotte. (Nota: gli attuali UserID e password rimangono inalterati). Le informazioni evidenziate dal portale sono atte a facilitare e migliorare la navigazione. Inoltre, è stata creata una nuova opzione, denominata funzionalità multilingua che consente di selezionare una lingua diversa dall Inglese. Una volta effettuato l accesso al portale, il sistema dirige l utente alla pagina successiva, denominata Dashboard. Tale pagina visualizza tutte le più importanti attività in forma chiara ed evidente. Ulteriori informazioni in merito a questa nuova funzione, sono fornite nella pagina seguente. Relativamente alla trasmissione dei claims e/o comunicazioni generali, si prega di fare riferimento alle funzioni: ONLINE CLAIM Relativa alla trasmissione in formato elettronico EDI. SECURE MESSAGE Relativa alla trasmissione del claim via web e/o per inviare comunicazioni di carattere generale.

3 Dashboard Il Dashboard è di nuova introduzione nel portale TRICARE. Corrisponde alla prima pagina che compare una volta effettuato l accesso (tramite log-in) e, rappresenta il sommario delle informazioni relative alle attività recenti svolte. Il Dashboard propone una visione rapida di Alerts and Announcements (Annunci), e, fornisce accesso immediato alla funzione Patient Eligibility (Eleggibilità), che consente la visualizzazione dei Claims Data piu recenti. La prima sezione del Dashboard corrisponde ad una visualizzazione veloce di Alerts and Announcements. SCADENZA DELLA PASSWORD: entro 10 giorni dalla scadenza compare un avviso. ANNUNCI: Visualizza le notifiche più recenti pubblicate nel VERIFICA ELEGGIBILITÀ PAZIENTE Utilizzando lo Sponsor SSN o DEERS Family ID, è possible verificare lo status e l eleggibilità di qualsiasi paziente TRICARE. In questo modo è possible conoscere per esempio, se un paziente è TRICARE PRIME oppure TRICARE STANDARD, e pertanto se è un co-payer o meno.

4 INFORMAZIONI RECENTI RELATIVE AI CLAIMS PAGAMENTI RECENTI Lista dei pagamenti più recenti, includendo: Importo pagato e valuta Nr. di riferimento del pagamento (Bonifico o nr. Assegno) Data in cui il pagamento è stato approvato Cliccando il link è possible visualizzare la lista completa dei claims relativi ad uno specifico pagamento, nr. fattura, nr. di claim, EOB, lettere emesse ed altri dettagli. CLAIMS IN PROCESSO Lista dei claims che sono in processo, includendo: Nr. di claim Nr. di fattura Importo fattura e valuta Dettagli beneficiario CLAIMS RITORNATI Lista dei claims ritornati e motivazione: Informazioni mancanti I dettagli sono evidenziati cliccando (+) accanto al claim, evidenziando la RAGIONE del ritorno del claim ed una lettera con maggiori ragguagli.

5 Verifica dello Status dei Claims Il Claims Status Review è la nuova versione del precedente Check Claim Status che consente di cercare le informazioni e di verificare lo status del processo dei claims che sono stati inviati a WPS / TRICARE Overseas Program. Vengono evidenziati tutti i claims che sono stati processati od ancora in processo, indipendentemente da come sono stati inviati. Per accedere a questa funzione cliccare su Claim Status nella barra in alto. RICERCA DI BASE o o o o Informazioni paziente Nr. di claim Nr. di Assegno / rif. Bonifico Nr. di fattura Elenco di claims inviati per un paziente specifico. DATI NECESSARI INFORMAZIONI PAZIENTE Sponsor SSN Patient First Name (Nome di battesimo del paziente) Date of Birth (MM/DD/YYYY) (Data di nascita) Service Start/End Date (Date di servizio) Evidenza di specifiche informazioni relative ad un singolo claim. DATI NECESSARI NUMERO DI CLAIM Nr. di claim RIF. PAGAMENTO Elenco di claims pagati a seconda di uno specifico nr. di Assegno o rif. Bonifico Bancario. DATI NECESSARI (come indicato nel modulo EOB, bonifico bancario o notifica EFT). Nr. di Assegno Rif. Bonifico Bancario

6 NR. FATTURA Evidenza di specifiche informazioni relative ad una singola fattura. DATA REQUIRED (Dati richiesti) RISULTATO Evidenza di un elenco breve di claims e relativo status, che possono essere visualizzati ed ordinati per claim ed informazioni di processo Ogni linea può essere espansa per l ottenimento di ulteriori dettagli, cliccando su EOB e Lettere possono essere scaricati cliccando su Nr. fattura

7 Online Claims Submission Fornitori Istituzionali La seguente guida riassume le informazioni necessarie alla trasmissione in formato elettronico delle richieste di rimborso relative ai Fornitori Non-Istituzionali, al Programma TRICARE Overseas. Per poter effettuare tale tipo di trasmissione, è necessario essere registrati al portale tramite il sito 1. ACCESSO ALLA PAGINA ONLINE CLAIM Dopo aver effettuato l accesso al portale tramite il Vostro secured account, si prega di fare riferimento alle informazioni in alto nello schermo e di cliccare il tasto Online Claim. 2. SELEZIONARE LA LOCATION 123 MAIN ST ANYWHERE, WI Apparirà sullo schermo la pagina denominata Claim Submission. Puntare il mouse e cliccare nello spazio bianco sottostante a Submit Online corrispondente alla Location dove le prestazioni di carattere medico si sono verificate.

8 3. SELEZIONARE IL PAZIENTE Scendere nella pagina fino a Select Patient Section. In tale sezione è possibile ricercare i pazienti attraverso il riferimento dello Sponsor ID TRICARE od identificativo DEERS ID. Tale ricerca fornirà una lista di beneficiari, con propria data di nascita e genere, a seconda dell identificativo utilizzato. Occorre selezionare il paziente corrispondente alla richiesta di rimborso, cliccando accanto al nome. Successivamente cliccare il tasto NEXT. 01/01/ /01/ /01/ /01/ VERIFICA DEI DATI DEL PAZIENTE I dati selezionati del paziente come nome, data di nascita, genere ed indirizzo appariranno sullo schermo. È consigliabile verificare che il paziente selezionato sia quello relativo alla richiesta di rimborso che si intende trasmettere. 01/01/1111

9 Si prega di notare che, se si conoscono informazioni in merito al possesso di un altra assicurazione da parte del beneficiario TRICARE, che risponde in prima istanza rispetto a TRICARE, si riceverà comunicazione preventiva. Qualora il paziente dovesse possedere altra assicurazione che copre la spesa del trattamento medico, è responsabiità del Fornitore Medico inserire tutti i dati di tale assicurazione, quando si completa la parte relativa al Claim Information Section. Si prega di verificare l indirizzo del paziente e che questo sia l attuale. È presente l opzione di indicare il numero di fattura od altro codice utilizzato dal Vostro ufficio, che verrà riportato come identificativo della richiesta di rimborso. Si ha facoltà di modificare il campo se necessario a seconda del tipo di servizio reso e per il quale si trasmette la richiesta di rimborso. Successivamente cliccare NEXT. 5. OUTPATIENT INFORMAZIONI RELATIVE AL CLAIM La sezione successiva illustra la trasmissione del modulo di rimborso quando viene selezionata l opzione Outpatient, come modalità di verifica dei dati paziente. La pagina relativa al Claim Information è dove si inizia ad inserire i dati relativi alle prestazioni mediche fornite. Nella sezione Diagnosis, occorre inserire il codice diagnosi ICD che corrisponde alla ragione per la quale il paziente si è sottoposto a cure mediche. Selezionare l indicatore Assignment of Benefits. Selezionare YES se si desidera ricevere il rimborso direttamente da TRICARE. Se il paziente ha effettuato il pagamento a Voi come Provider, per i servizi offerti e relativi al modulo di rimborso in questione, prima di inviare tale rimborso, occorre che sia indicato l ammontare pagato nel campo Patient Paid. Tuttavia, se il paziente possiede altra assicurazione, il campo Patient Paid deve essere compilato in U.S. dollars. Da notare che tale campo è obbligatorio e, deve essere compilato; se non esiste alcun pagamento effettuato dal paziente prima che il claim in questione sia trasmesso, riportare zero in questi campi. Nel campo Patient has Other Health Insurance (OHI), se il paziente non possiede altra assicurazione che paga per la richiesta di rimborso in questione, prima che TRICARE effettui il pagamento, occorre selezionare NO e continuare nella successiva sezione. Se il paziente è in possesso di altra assicurazione che effettua il pagamento prima di TRICARE, occorre selezionare YES. Quando si seleziona YES, verranno visualizzati 3 ulteriori campi, al fine di fornire le informazioni relative al pagamento, appartenenti all altra assicurazione: Other Health Insurance Allowed (Altra assicurazione permessa) Other Health Insurance Paid (Altra assicurazione pagata) Other Health Insurance Payment Reason (Altra assicurazione motivo di pagamento) Il campo Bill Type è identificato da un codice a 3 cifre che rappresenta la Struttura Ospedaliera, classificazione del conto e frequenza di trattamento. Nei campi Statement Coverage occorre inserire le date relative all incontro per le prestazioni mediche. Lo Status del paziente è un codice che descrive se oppure come il paziente ha lasciato la Struttura Ospedaliera alla fine delle date di copertura della dichiarazione della richiesta di rimborso. 6. OUTPATIENT CLAIM LINE ITEM FORM La sezione Claim Line Item Form è creata al fine di inserire i dettagli relativi ai servizi medici prestati e/o forniture distribuite durante l episodio di prestazione. Iniziare con l inserimento delle date di servizio per la procedura. Il Revenue Code e un codice a 4 cifre utilizzato in una fattura ospedaliera,

10 indicante il Dipartimento all interno dell Ospedale ed il tipo di trattamento medico o servizio che il paziente ha ricevuto. Inserire il codice CPT Current Procedural Terminology oppure il codice HCPCS Health Care Procedure Coding System che rappresenta la procedura medica o servizio prestato. Il campo Modifier è utilizzato al fine di inserire 2 caratteri che rappresentano una descrizione addizionale, oppure chiariscono la procedura medica offerta. Il campo National Drug Code è deputato all inserimento del codice assegnato per medicine od insulina, attribuito dal Food and Drug Administration degli Stati Uniti. Il campo Charges è utilizzato al fine di inserire l importo che il Provider addebita per la procedura o servizio di carattere medico. Il campo Units è deputato all inserimento del numero di volte che la procedura nel campo CPT/HCPCS field è stata fornita, durante il periodo di tempo / date di servizio, oppure deve rappresentare il numero di unità fornite. 7. OUTPATIENT LISTA LINE ITEM La sezione Line Item List visualizzerà tutte le voci e/o procedure che sono state inserite. Qualora fossero necessarie modifiche a tali voci, selezionare il tasto Edit relativo alla voce da modificare. Al termine della sezione Line Item List, verrà visualizzato il Total Charges relativo alla richiesta di rimborso processata. Il Total Charges sarà il totale della fattura, nella valuta selezionata, per ogni voce inserita. Quando tutte le voci sono state inserite, cliccare su NEXT. 8. OUTPATIENT REVISIONE ED INVIO La pagina denominata Review and Submit fornisce un ulteriore opportunità di confermare tutti i dati processati nella richiesta di rimborso. Per chiudere la richiesta di invio senza effettuare l invio, cliccare Cancel. Si prega di notare che i dati non verranno salvati se si cancella la richiesta. Per effettuare delle modifiche, cliccare su Edit Claim Form al fine di ritornare alla schermata precedente ed aggiornare le informazioni. Per inviare la richiesta ed attivare il successivo processo, cliccare Submit Claim. Quando si è cliccato su Submit Claim i dati sono trasmessi a TRICARE e non è più possibile effettuare ulteriori modifiche. 9. OUTPATIENT RICHIESTA DI RIMBORSO RICEVUTA Se l invio è riuscito, comparirà la pagina Claim Received. Si prega di notare che potrebbero essere necessarie fino a 12 ore dall invio della richiesta di rimborso affinchè la richiesta appaia nella sezione Claim Status.

11 10. INPATIENT INFORMAZIONI RELATIVE AL CLAIM John Doe 01/01/ /01/1111 La sezione successiva illustra la trasmissione del modulo di rimborso quando viene selezionata l opzione Inpatient, come modalità di verifica dei dati paziente La pagina relativa al Claim Information è dove si inizia ad inserire i dati relativi alle prestazioni mediche fornite. Il campo Admitting è preposto all inserimento del codice della diagnosi che richiede l ammissione del paziente in Ospedale/Clinica. Il campo Principal diagnosis è preposto all inserimento del codice della diagnosi che identifica in forma primaria la ragione per la quale si richiede la prestazione medica. Qualora non ci fossero ulteriori diagnosi da inserire al fine di spiegare le condizioni del paziente, od i servizi facenti capo a questa richiesta di rimborso, si può procedere alla fase successiva. I campi Principal diagnosis e Additional Diagnosis sono abbinati al POA o campo denominato Present on Admission. L indicatore POA è designato all indicazione o meno della condizione medica descritta dal codice diagnosi inserita, e riferita all episodio di ammissione del paziente. Se il campo diagnosis riporta un codice nel suo interno, ed il campo è abbinato al campo POA, occorre selezionare l indicatore POA per la diagnosi. Codici che possono essere inseriti, sono i seguenti: Y - Diagnosi/condizione presente nel paziente al momento dell ammissione. N - Diagnosi/condizione non presente al momento dell ammissione. 1 - Diagnosi/condizione esente dalla relazione POA. W - Diagnosi/condizione determinata non possibile la conoscenza del POA. U Dati insufficienti a conoscere se diagnosi/condizione sono presenti al momento dell ammissione o meno.

12 Il campo Principal Procedure è utilizzato per identificare il codice relativo alla prestazione chirurgica primaria, effettuata durante il periodo coperto da questa richiesta. Codici addizionali chirurgici che possono essere applicati al rimborso in processo, possono essere inseriti nei campi Additional che accompagnano il campo Principal Procedure. I Value Codes rappresentano diverse circostanze di pagamento che incidono finanziariamente sulla richiesta di rimborso. I Condition Codes sono utilizzati allo scopo di identificare circostanze relative al rimborso in corso, appartenenti all Ospedale/Clinica dove il paziente ha ricevuto cure mediche durante il soggiorno in ospedale, che possono influire nel processo di pagamento. Selezionare successivamente l indicatore Assignment of Benefits. Selezionare YES se si desidera ricevere il rimborso direttamente da TRICARE. Il codice Bill Type è un codice che descrive l Ospedale/Clinica, classificazione della fattura e frequenza nei trattamenti medici. Il codice Admission Type identifica la priorità data all ammissione del paziente. Possibili tipi di ammissione includono: 1 Emergengy - Emergenza. 2 Urgent - Urgente. 3 Elective - Elettivo. 4 Newborn - Neonato. Si prega di notare che questo codice deve essere selezionato solo per un rimborso relativo ad un bambino (child); questo codice non può essere utilizzato per rimborso relativo alla madre. 5 Trauma Center Centro Traumi. 9 Information Not Available Informazione non disponibile. Il campo Admission Source consente di inserire informazioni addizionali in merito a come e perchè il paziente è stato ammesso in Ospedale/Clinica. Inserire nel campo Admission Date la prima data di ammissione del paziente. I campi denominati Statement Coverage sono preposti all inserimento della data iniziale di fornitura di trattamenti medici e della data finale, che fanno capo a questa richiesta di rimborso. I codici Occurrence rappresentano eventi significativi relativi a servizi prestati al paziente che possono interessare l invio della richiesta di rimborso. Se tali codici (Occurrence) non sono applicabili, verificare che la parola NO nel campo opzioni sia selezionata e, continuare con la fase successiva del claim. Se il paziente ha effettuato un pagamento alla Struttura Ospedaliera per i servizi in questione, prima che tale richiesta di rimborso venga inviata, occorre indicare l ammontare del pagamento effettuato, nel campo Patient Paid. Da notare che tale campo è obbligatorio e, deve essere compilato; se non esiste alcun pagamento effettuato dal paziente prima che il claim in questione sia trasmesso, riportare zero in questi campi. Il campo Patient Status è un codice che descrive se e come il paziente ha lasciato la Struttura Ospedaliera alla fine del periodo di degenza (da/a le date inserite) e relative alla richiesta di rimborso in questione. Nel campo Patient has Other Health Insurance (OHI), se il paziente non possiede altra assicurazione che paga per la richiesta di rimborso in questione, prima che TRICARE effettui il pagamento, occorre selezionare NO e continuare nella successiva sezione. Se il paziente è in possesso di altra assicurazione che effettua il pagamento prima di TRICARE, occorre selezionare YES. Quando si seleziona YES, verranno visualizzati 3 ulteriori campi, al fine di fornire le informazioni relative al pagamento, appartenenti all altra assicurazione: Other Health Insurance Allowed (Altra assicurazione permessa) Other Health Insurance Paid (Altra assicurazione pagata)

13 Other Health Insurance Payment Reason (Altra assicurazione motivo di pagamento) Si ricorda che, transazioni relative ad altra assicurazione, dovranno essere in dollari americani (USD). Il campo Attending Physician è quello dove deve essere inserito il numero/riferimento che identifica la Struttura Ospedaliera. Per i Providers sarà il codice ID del TRICARE Overseas Program. Il campo identificato come Other Physician ID è dove il codice identificativo dell Assistente Chirurgo od Assistente Medico deve essere inserito, se applicabile al caso. Per tutti gli altri Providers sarà il codice ID del TRICARE Overseas Program. Si prega di notare che tale campo è opzionale e se non applicabile, può essere lasciato vuoto. 11. INPATIENT CLAIM LINE ITEM FORM La sezione Claim Line Item Form è creata al fine di inserire i dettagli relativi ai servizi medici prestati e/o forniture distribuite durante l episodio di prestazione medica. Iniziare con l inserimento delle date di servizio per la procedura. Il Revenue Code e un codice a 4 cifre utilizzato in una fattura ospedaliera, indicante il Dipartimento all interno dell Ospedale ed il tipo di trattamento medico o servizio che il paziente ha ricevuto. Inserire il codice CPT Current Procedural Terminology oppure il codice HCPCS Health Care Procedure Coding System che rappresenta la procedura medica o servizio prestato. Inserire il codice CPT Current Procedural Terminology oppure il codice HCPCS Health Care Procedure Coding System che rappresenta la procedura medica o servizio prestato. Il campo Charges è utilizzato al fine di inserire l importo che il Provider addebita per la procedura o servizio di carattere medico. Il campo Units è deputato all inserimento del numero di volte che la procedura nel campo CPT/HCPCS field è stata fornita, durante il periodo di tempo / date di servizio, oppure deve rappresentare il numero di unità fornite. Se si seleziona YES nel campo Anesthesia, il campo Units deve essere popolato con il numero dei minuti per i quali l anestesia è stata somministrata. Quando sono state inserite tutte le informazioni necessarie nel Claim Line Item Form, cliccare su Add Line Item al fine di includere il dettaglio relativo al modulo di rimborso. Quando viene selezionata la funzione Add Line Item le informazioni relative alla procedura medica o servizio, presenti nel Line Item Form saranno spostate nella sezione denominate Line Item List, evidenziando tutti i dettagli che sono stati inserito relativi all item. I campi Claim Line Item Form saranno cambiati in campi vuoti al fine di poter inserire procedure o servizi addizionali e, relativi alla richiesta di rimborso in questione.

14 12. INPATIENT LISTA LINE ITEM La sezione Line Item List visualizzerà tutte le voci e/o procedure che sono state inserite. Qualora fossero necessarie modifiche a tali voci, selezionare il tasto Edit relativo alla voce da modificare. Al termine della sezione Line Item List, verrà visualizzato il Total Charges relativo alla richiesta di rimborso processata. Il Total Charges sarà il totale della fattura, nella valuta selezionata, per ogni voce inserita. Quando tutte le voci sono state inserite, cliccare su NEXT. 13. INPATIENT REVISIONE ED INVIO John Doe 01/01/9999 La pagina denominata Review and Submit fornisce un ulteriore opportunità di confermare tutti i dati processati nella richiesta di rimborso. Per chiudere la richiesta di invio senza effettuare l invio, cliccare Cancel. Si prega di notare che i dati non verranno salvati se si cancella la richiesta. Per effettuare delle modifiche, cliccare su Edit Claim Form al fine di ritornare alla schermata precedente ed aggiornare le informazioni. Per inviare la richiesta ed attivare il successivo processo, cliccare Submit Claim. Quando si è cliccato su Submit Claim i dati sono trasmessi a TRICARE e non è più possibile effettuare ulteriori modifiche. 14. INPATIENT RICHIESTA DI RIMBORSO RICEVUTA Se l invio è riuscito, comparirà la pagina Claim Received. Si prega di notare che potrebbero essere necessarie fino a 12 ore dall invio della richiesta di rimborso affinchè la richiesta appaia nella sezione Claim Status.

15 Online Claims Submission Fornitori Non-Istituzionali La seguente guida riassume le informazioni necessarie alla trasmissione in formato elettronico delle richieste di rimborso relative ai Fornitori Non-Istituzionali, al Programma TRICARE Overseas. Per poter effettuare tale tipo di trasmissione, è necessario essere registrati al portale tramite il sito 1. ACCESSO ALLA PAGINA ONLINE CLAIM Dopo aver effettuato l accesso al portale tramite il Vostro secured account, si prega di fare riferimento alle informazioni in alto nello schermo e di cliccare il tasto Online Claim. 2. SELEZIONARE LA LOCATION 123 MAIN ST ANYWHERE, WI Apparirà sullo schermo la pagina denominate Claim Submission. Puntare il mouse e cliccare nello spazio bianco sottostante a Submit Online corrispondente alla Location dove le prestazioni di carattere medico si sono verificate.

16 3. SELEZIONARE IL PAZIENTE Scendere nella pagina fino a Select Patient Section. In tale sezione è possibile ricercare i pazienti attraverso il riferimento dello Sponsor ID TRICARE od identificativo DEERS ID. Tale ricerca fornirà una lista di beneficiari, con propria data di nascita e genere, a seconda dell identificativo utilizzato. Occorre selezionare il paziente corrispondente alla richiesta di rimborso, cliccando accanto al nome. Successivamente cliccare il tasto NEXT. 01/01/ /01/ /01/ /01/ VERIFICA DEI DATI DEL PAZIENTE I dati selezionati del paziente come nome, data di nascita, genere ed indirizzo appariranno sullo schermo. È consigliabile verificare che il paziente selezionato sia quello relativo alla richiesta di rimborso che si intende trasmettere. 01/01/9999

17 Si prega di notare che, se si conoscono informazioni in merito al possesso di un altra assicurazione da parte del beneficiario TRICARE, che risponde in prima istanza rispetto a TRICARE, si riceverà comunicazione preventiva. Qualora il paziente dovesse possedere altra assicurazione che copre la spesa del trattamento medico, è responsabiità del Fornitore Medico inserire tutti i dati di tale assicurazione, quando si completa la parte relativa al Claim Information Section. Si prega di verificare l indirizzo del paziente e che questo sia l attuale. È presente l opzione di indicare il numero di fattura od altro codice utilizzato dal Vostro ufficio, che verrà riportato come identificativo della richiesta di rimborso. Successivamente cliccare NEXT. 5. INFORMAZIONI RELATIVE AL CLAIM La pagina relativa al Claim Information è dove si inizia ad inserire i dati relativi alle prestazioni mediche fornite. Nella sezione Diagnosis, occorre inserire il codice diagnosi ICD che corrisponde alla ragione per la quale il paziente si è sottoposto a cure mediche. Selezionare l indicatore Assignment of Benefits. Selezionare YES se si desidera ricevere il rimborso direttamente da TRICARE. Se il paziente ha effettuato il pagamento a Voi come Provider, per i servizi offerti e relativi al modulo di rimborso in questione, prima di inviare tale rimborso, occorre che sia indicato l ammontare pagato nel campo Patient Paid. Tuttavia, se il paziente possiede altra assicurazione, il campo Patient Paid deve essere compilato in U.S. dollars. Da notare che tale campo è obbligatorio e, deve essere compilato; se non esiste alcun pagamento effettuato dal paziente prima che il claim in questione sia trasmesso, riportare zero in questi campi. 6. CLAIM LINE ITEM FORM La sezione Claim Line Item Form è creata al fine di inserire i dettagli relativi ai servizi medici prestati e/o forniture distribuite durante l episodio di prestazione medica. Iniziare con l inserimento delle date di servizio per la procedura. Inserire il codice CPT Current Procedural Terminology oppure il codice HCPCS Health Care Procedure Coding System che rappresenta la procedura medica o servizio prestato. Il campo Anestesia deve essere considerato come YES solo se il codice inserito nel campo CPT/HCPCS identifica l anestesia. Se si seleziona YES, il campo Units deve essere popolato con il numero dei minuti per i quali l anestesia è stata somministrata. Il campo Units è deputato all inserimento del numero di volte che la procedura nel campo CPT/HCPCS è stata fornita, durante il periodo di tempo / date di servizio, oppure deve rappresentare il numero di unità fornite. Il campo Charges è utilizzato al fine di inserire l importo che il Provider addebita per la procedura o servizio di carattere medico. Il campo Place of Service è preposto alla registrazione del codice a 2 campi che descrive il tipo di studio medico dove la prestazione è stata effettuata. Il campo Service Location Zip Code è opzionale ma si suggerisce di inserire il codice postale corrispondente. Il campo Provider contiene una lista di nomi di beneficiari che sono nell archivio elettronico del Provider (portale TRICARE), appartenenti alla location selezionata all inizio del processo di invio del modulo di rimborso. Esiste la possibilità di inserire commenti e/o informazioni addizionali nel campo Line Item che si e in procinto di creare. Quando sono state inserite tutte le informazioni necessarie nel Claim Line Item Form, cliccare su Add Line Item al fine di includere il dettaglio relative al modulo di rimborso.

18 7. LISTA LINE ITEM La sezione Line Item List visualizzerà tutte le voci e/o procedure che sono state inserite. Qualora fossero necessarie modifiche a tali voci, selezionare il tasto Edit relativo alla voce da modificare. Al termine della sezione Line Item List, verrà visualizzato il Total Charges relativo alla richiesta di rimborso processata. Il Total Charges sarà il totale della fattura, nella valuta selezionata, per ogni voce inserita. Quando tutte le voci sono state inserite, cliccare su NEXT. 8. REVISIONE ED INVIO La pagina denominata Review and Submit fornisce un ulteriore opportunità di confermare tutti i dati processati nella richiesta di rimborso. Per chiudere la richiesta di invio senza effettuare l invio, cliccare Cancel. Si prega di notare che i dati non verranno salvati se si cancella la richiesta. Per effettuare delle modifiche, cliccare su Edit Claim Form al fine di ritornare alla schermata precedente ed aggiornare le informazioni. Per inviare la richiesta ed attivare il successivo processo, cliccare Submit Claim. Quando si è cliccato su Submit Claim i dati sono trasmessi a TRICARE e non è più possibile effettuare ulteriori modifiche. 9. RICHIESTA DI RIMBORSO RICEVUTA Se l invio è riuscito, comparirà la pagina Claim Received. Si prega di notare che potrebbero essere necessarie fino a 12 ore dall invio della richiesta di rimborso affinchè la richiesta appaia nella sezione Claim Status.

19 Invio Claims e/o comunicazioni attraverso l opzione Secure Message La seguente guida descrive la funzione di invio del claim tramite Secure Message (Trasmissione Messaggio Garantito), utilizzando il proprio UserID, attraverso il portale TRICARE. Come nella precedente versione, il sistema Secure Message consente di inviare sia comunicazioni di carattere generale che, direttamente il claim a WPS. La selezione del tipo di messaggio avviene scegliendo Compose Message (per comunicazioni) oppure Send New Claim (per invio claim). Invio nuovo claim Quando si invia un nuovo claim, compare una nota informativa in merito alle informazioni necessarie per completare tale invio, in particolare sono incluse: Informazioni relative al claim (Novità) Informazioni paziente Quando si è in possesso di tali dettagli e si è pronti all invio, occorre selezionare Get Started Sending a Secure Online Claim in fondo alla pagina. Click Next. john.smith@xyz.com

20 Nota: La sezione Claim Information include nuove richieste di informazioni come ad esempio provider location (rif.provider), total billed charges (totale fattura), invoice number (nr. fattura) e currency (valuta). Dopo aver inserito le informazioni relative al claim ed al paziente, comparirà una schermata con il riassunto dei dati inseriti. Si consiglia di verificare quanto riportato. Si è in grado di apportare modifiche, se necessario. Se è tutto corretto, cliccare Submit per inviare il claim. Una volta inviato il claim, si riceverà una messaggio automatico, corrispondente a quanto inviato, fornendo altresì il numero di claim corrispondente. Tale numero può essere utilizzato per tracciare il pagamento, attraverso le funzioni Claim Status e Claims Report disponibili. Nota: nel caso in cui un claim venga ritornato, non occorre più verificare la casella messaggi. Tali claims vengono visualizzati nel Dashboard in Returned claims. Comporre Messaggio Selezionando la funzione Compose Message, questa consente di selezionare ulteriori funzioni, quali: New Claim, Claim Status, General, Eligibility, oppure Appeals. Nota: Quando si seleziona New Claim il sistema porta ad ulteriori schermate dove è possible continuare come descritto qui di seguito, al Send New Claim. Ogni tipo di messaggio ha una serie di campi dove è necessario inserire le informazioni che aiutano alla risoluzione del quesito da sottoporre. Una volta inviato il messaggio, si riceverà la risposta attraverso l area relativa al Secure Messaging Account. john.smith@xyz.com Nota: qualora venisse richiesto di fornire informazioni addizionali relative ad un claim inviato, consigliamo di utilizzare l oggetto Claim Status. -FINE-