Gestione dei servizi Refezione Scolastica e ScuolaBus

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1 cuola.eat Gestione dei servizi Refezione Scolastica e ScuolaBus S.E.M. s.a.s. sede legale: C.da Pretaro, Francavilla al Mare (CH) sede operativa: Via R. Camiscia, Moscufo (PE) tel cell info@semsas.com

2 DESCRIZIONI GENERALI Scuola.eat è il software di gestione dei servizi ScuolaBus e Refezione Scolastica ad uso degli appositi Enti. Caratteristiche e Funzionalità Le principali funzionalità del sistema implementano i moduli per la gestione dei servizi ScuolaBus e Refezione Scolastica che possono funzionare singolarmente, oppure abbinati insieme per una gestione integrata. L applicativo opera sia in modalità monoutenza che di rete. Il programma predispone automatismi che svolgono tutte le operazioni implicate nella gestione dei servizi in oggetto, informatizzando le fasi operative descritte di seguito. Il Gestionale Funzionalità della versione Server (ad uso dell ufficio Pubblica Istruzione del Comune): GESTIONE delle ANAGRAFICHE consente non solo l inserimento di tutte le informazioni necessarie per la gestione ma permette anche l acquisizione dati dal server (dati prelevati dall archivio dell Anagrafe Comunale secondo un tracciato record concordato) ed il loro completamento con le informazioni relative al reddito, al nucleo familiare (per gli alunni) e a disposizioni particolari riguardanti il tipo di dieta, eventuali handicap, ecc. E consentito inoltre censire anche il personale docente e non docente.

3 Compilazione degli archivi Scuole;

4 Gestione delle Fasce di Reddito; Gestione delle diete e dei diversi tipi di pasto; Possibilità di censire la società di Ristorazione e i dati relativi al costo dei pasti; personalizzate; Possibilità di personalizzare l ambiente di lavoro con scelta del logo e intestazioni Gestione della documentazione per la sottoscrizione dei servizi forniti all alunno. I genitori possono seguire 3 diverse strade per iscrivere i propri figli al servizio: A) Ritiro della documentazione presso l ufficio del comune e compilazione manuale; B) Scaricare la documentazione da internet e compilarla manualmente; C) Compilare direttamente su internet il form per l iscrizione dei figli al servizio. Possibilità di gestire il pagamento/incasso: A) Anticipato ad esempio vendita e consegna dei ticket previa presentazione di ricevuta di pagamento o utilizzo delle tessere

5 come prepagate (alla prima emissione verrà richiesto di caricare un importo sulla tessera, successivamente quando il credito residuo sul tesserino arriverà ad una soglia limite stabilita dell Ente e impostata da programma, il software provvederà ad evidenziare le anagrafiche che dovranno essere avvertite per effettuare una nuova ricarica); B) Posticipato il software è in grado di sapere in ogni momento, per un intervallo di date stabilite, il numero di pasti ordinati e consumati dai singoli studenti. In questo modo potranno essere create delle sessioni di pagamento, impostate liberamente dall utente, con i pagamenti dovuti da tutti gli studenti. Questi dati possono essere inviati a POSTEL per la bollettazione o gestiti direttamente dall Ente. Il software consente anche, nel caso di convenzione con Postel, l import del file fornito con il dettaglio dei pagamenti e la gestione delle morosità, nel caso di gestione manuale da parte dell Ente, la possibilità di inserire i pagamenti manualmente. Possibilità di riepilogo dei pasti inviati dalle scuole ed invio al centro cottura; Possibilità di visualizzazione, per un giorno in particolare, delle diete speciali ordinate (studenti con intolleranze alimentari); Possibilità di visualizzazione delle anagrafiche con credito negativo; Possibilità di visualizzazione, per un intervallo di date, dei pasti ordinati da uno studente in particolare;

6 Possibilità di visualizzazione, per un intervallo di date, dei pasti ordinati da una scuola in particolare; Possibilità di visualizzazione, per un intervallo di date, dell estratto conto dello studente (saldo iniziale, pasti ordinati, ricariche/pagamenti effettuati, saldo finale); Possibilità di controllo dei dati con la fattura del fornitore (Società di ristorazione); Altre funzionalità di gestione. All Ente viene data un ampia scelta sulle modalità di erogazione/gestione del servizio, infatti è possibile: 1. Gestire e stampare blocchetti di ticket nominativi con bar code (possono essere stampati e distribuiti dal comune o da esercizi convenzionati, grazie alla presenza di un modulino software da installare presso questi esercizio, nel massimo rispetto della privacy); 2. Gestire ed emettere badge con bar code; 3. Gestire e stampare elenchi, divisi per classe, con l indicazione del bar code affianco al nominativo dell alunno; 4. Gestire ed emettere badge magnetici; 5. Gestire ed emettere smart card; 6. Acquisire pasti tramite palmare.

7 1. Utilizzo di Ticket nominativi con bar code In questo caso l Ente dovrà dotarsi del software client (da installarsi presso una postazione Pc della scuola) e di un lettore di bar code da collegare alla postazione PC (almeno uno per ogni scuola). A questo punto gli studenti presenteranno a scuola i ticket (un ticket è valido per un solo pasto) che verranno letti tramite il lettore di bar code collegato all applicazione. In tal modo sarà possibile inviare direttamente e automaticamente gli ordini all ufficio Pubblica Istruzione del Comune di competenza (via Internet) e, da qui, alla società fornitrice del servizio di refezione scolastica tramite il metodo di trasmissione selezionato nelle OPERAZIONI PRELIMINARI. Il modulo Client durante la lettura dei ticket esegue una serie di controlli al fine di evitare che lo stesso ticket venga utilizzato più volte. Ovviamente il software segnala l anomalia della situazione, poi sarà compito dell incaricato al servizio decidere se far mangiare comunque lo studente; alla fine della lettura il programma procederà in modo automatico all invio dei dati verso il modulo server che, entro un orario prestabilito e una volta raccolti gli ordini di tutte le scuole, smisterà le informazioni alla società di ristorazione addetta al servizio mensa. Il software consente anche l inserimento manuale dei pasti per i bambini che hanno dimenticato il ticket; queste informazioni saranno gestite dal server anche per il corretto calcolo dell importo che i genitori devono pagare. In questa soluzione il pagamento è anticipato. 2. Utilizzo di Tesserini con bar code In questo caso l Ente dovrà dotarsi del software client (da installarsi presso una postazione Pc della scuola) e di un lettore di bar code da collegare alla postazione PC (almeno uno per ogni scuola). Gli studenti si presenteranno a scuola con il tesserino che sarà letto dal lettore di bar code. L ordinativo dei pasti e i controlli posti in essere dall applicazione seguono la procedura descritta per il punto 1 e lo stesso vale per l inserimento dei pasti manuali per gli studenti sprovvisti di tesserino con bar code. Questa soluzione prevede il pagamento dei pasti a posteriori a consuntivo dei pasti erogati al singolo studente. 3. Utilizzo di elenchi con bar code e lettori di bar code con memoria

8 Ad ogni scuola sarà fornita una stampa per ogni classe con l elenco degli studenti e a fianco il loro codice a barre. In questo caso si prospettano due soluzioni possibili per l Ente: A) la lettura dei codici viene effettuata direttamente da personale del comune, allora dovrà dotarsi del software client (da installarsi presso una postazione Pc del comune) e di un o più lettori di bar code con memoria da collegare alla postazione PC. B) La lettura viene effettuata da personale scolastico, allora l Ente dovrà dotarsi del software client (da installarsi presso una postazione Pc della scuola) e di un lettore di bar code con memoria da collegare alla postazione PC. In questa soluzione gli studenti non dovranno portare a scuola nessun ticket, viene rilevata la loro presenza in modo informatizzato con lettori con memoria capaci di leggere migliaia di codici. Nel caso A il personale dell Ente dopo aver terminato la lettura dei codici presso le scuole, tornerà in comune per scaricare i dati letti e consentire tutte le operazioni successive (inoltro dati centro cottura ecc.); nell ipotesi B il personale scolastica leggerà prima i codici di tutta la scuola e poi, dopo aver collegato la penna alla postazione Pc, procederà all invio dei dati al comune. Questa soluzione prevede il pagamento dei pasti a posteriori a consuntivo dei pasti erogati al singolo studente. 4. Utilizzo di badge magnetici e smart card L Ente a livello centrale provvederà ad emettere le tessere studenti con tutte le informazioni relative all anagrafica; ad ogni scuola dovrà fornire un terminale con il suo software per la lettura delle tessere, collegato ad una presa telefonica per l invio dei dati rilevati. Questa soluzione prevede il pagamento anticipato, infatti i genitori dovranno provvedere a caricare le tessere o presso esercizi convenzionati con il comune come ad esempio edicole e cartolerie (questi esercizi dovranno essere dotati dello stesso terminale con il software e di un collegamento telefonico) o da soli utilizzando terminali con cassa automatica installati per esempio presso le scuole o nei locali dell Ente. I terminali provvederanno a mandare al server centrale tutte le informazioni delle ricariche effettuate, in modo tale che il comune sarà sempre in grado di sapere quanti soldi deve riavere dagli esercizi convenzionati e/o dalle casse automatiche e quanti soldi sono presenti sulle tessere in circolazione.

9 A scuola, per ordinare il pasto, sarà sufficiente inserire il tesserino nel terminale Pos installato; il sistema pone in essere una serie di controlli non permettendo allo stesso tesserino di essere utilizzato più di una volta per pasto. I terminali non inviano solo i dati relativi ai pasti da ordinare e alle ricariche effettuate, ricevono anche dal server gli aggiornamenti e le modifiche effettuate sulle anagrafiche degli studenti, sarà possibile così aggiornare i tesserini degli alunni in modo automatico, senza farli tornare in comune. Con l utilizzo dei tesserini si possono verificare due possibilità: Nel caso in cui sia esaurito il credito sulla tessera si possono porre in essere due diverse soluzioni a discrezione dell Ente: a) Porre una soglia negativa (ad esempio 10 ) impostabile da programma al di sotto della quale non si potranno più ordinare pasti; b) Non porre limiti negativi alla tessera (l utente potrà continuare ad ordinare pasti). In questo modo alla successiva ricarica sarà prima coperto il residuo negativo e poi accredita la differenza positiva, nel caso in cui l utente non effettui più ricariche il credito (positivo o negativo) potrà essere richiesto dall Ente tramite comunicazione (l Ente è sempre a conoscenza del credito presente sulle tessere di tutti gli utenti). Nel caso in cui lo studente ha dimenticato la tessera, l operatore potrà da menu sul terminale ordinare il pasto dello studente digitando il codice tesserino dello studente (ad ogni scuola sarà fornito un elenco dei codici tesserini della scuola). Il terminale invierà all Ente insieme ai pasti anche quelli ordinati manualmente. I pasti manuali resteranno comunque sul terminale per poter scalare il credito al successivo inserimento della tessera nel terminale. Nel caso in cui la scuola sia dotata di più di un terminale, con possibilità per lo studente di utilizzarli indifferentemente, questi si sincronizzeranno tra di loro per poter essere aggiornati su tutti i pasti fatti manualmente presso la scuola. Questo sistema, come già accennato, nasce come pre-pagato ma l opportunità che ha l Ente di conoscere in tempo reale sia i pasti ordinati dagli studenti, sia il credito presente sulle tessere, gli consente di utilizzare le stesse come post-pagate (gli studenti mangeranno con tessere a credito pari a zero e il pagamento avverrà a consuntivo in funzione dei pasti erogati al singolo studente) o scegliere per una situazione mista (alcuni genitori ricaricano le tessere pre-pagando i pasti ed altri pagheranno i pasti a consuntivo).

10 5. Utilizzo di palmari Gli studenti non dovranno portare nulla a scuola, il personale addetto provvederà a rilevare con il palmare le presenze e dopo aver collegato il palmare alla postazione Pc ad inviare i dati al server centrale del comune. Anche in questo caso si prospettano due soluzioni possibili per l Ente: A) la rilevazione delle presenze viene effettuata direttamente da personale del comune, allora dovrà dotarsi del software client (da installarsi presso una postazione Pc del comune) e di un o più palmari da collegare alla postazione PC. B) La rilevazione viene effettuata da personale scolastico, allora l Ente dovrà dotarsi del software client (da installarsi presso una postazione Pc della scuola) e di un palmare da collegare alla postazione PC. Questa soluzione prevede il pagamento dei pasti a posteriori a consuntivo dei pasti erogati al singolo studente. Il software server è corredato da un interfaccia Web che consente, attraverso internet, una serie di funzionalità: Possibilità per i genitori di scaricare o compilare in internet la documentazione per l iscrizione dei figli al servizio mensa; Possibilità di controllare il credito residuo presente sul badge; Possibilità per l Ente di pubblicare qualsiasi tipo di informazione sul servizio;

11 Il programma consente anche, attraverso una utilities, di avvisare tramite sms o i genitori per informarli del credito residuo o su altri tipi di informazioni relative al servizio mensa. Specifiche Tecniche del Software: Il software è scritto in VisualBasic.net; La base dati della versione server è MySQL server; La base dati dei client presso le scuole è Mdb Access; La connessione Server - Client è una connessione diretta OLE DB/ODBC e i client si autenticano tramite autenticazione di MySQL server. Comune di Senise (PT) Comune di Arrone (PG) Comune di Ronciglione (VT) Comune di Gualdo Cattaneo (PG) Comune di Pescara Comune di Castiglione del Lago (PG) Comune di Chieti / Teate Servizi Comune di Francavilla Fontana (TA) Comune di Lauria Referenze Comune di S. Giovanni Teatino / FB Servizi (CH) Comune di Canosa di Puglia Comune di Francavilla al Mare Comune di Lucera