LA SOLUZIONE web PER LA GESTIONE DEL POLIAMBULATORIO

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1 LA SOLUZIONE web PER LA GESTIONE DEL POLIAMBULATORIO - PRENOTAZIONE, ACCETTAZIONE E FATTURAZIONE - CUP - REFERTAZIONE DIAGNOSTICA E SPECIALISTICA - CHIRURGIA AMBULATORIALE - CARTELLA CLINICA E DOSSIER DEL PAZIENTE - FISIOKINESITERAPIA - LABORATORIO DI ANALISI - FARMACIA E MAGAZZINO - AMMINISTRAZIONE E FINANZA - CONTROLLO DI GESTIONE

2 Il progetto H2O Innovare per le organizzazioni sanitarie significa affrontare e vincere una sfida difficile: migliorare la qualità dei servizi al paziente ottimizzando i costi. In altre parole, essere più competitive. Questa sfida richiede un nuovo approccio all IT. Non bastano più sistemi informativi composti da software eterogenei nati per gestire singoli processi; l azienda deve evolvere verso un nuovo concetto di ecosistema informativo in cui convivano soluzioni e competenze che le consentano di: gestire i processi in modo integrato, efficiente ed efficace avere informazioni puntuali per valutare la gestione sotto il profilo economico-finanziario e della qualità dei servizi erogati far circolare rapidamente informazioni profilate verso gli attori dei vari processi, medici e manager, perché possano operare e decidere al meglio. Questa consapevolezza ha ispirato lo sviluppo di H2O: il primo vero ERP o HRP (Health Resource Planning) per la Sanità, interamente web, made in Italy. 3 4

3 Le caratteristiche generali e tecnologiche H2O offre un supporto a 360 alle strutture ambulatoriali di ogni dimensione e branca specialistica, rispondendo in modo puntuale alle loro necessità di governo dei processi gestionali. - WEB BASED - ESTESA E INTEGRATA COPERTURA FUNZIONALE - MULTICOMPANY - MODULARE E SCALABILE - FLESSIBILE - PORTALIZZATO - ERGONOMICO E DI FACILE UTILIZZO - APERTO VERSO L ESTERNO - CONFIGURAZIONE SENZA CODICE SORGENTE 5 6

4 Le caratteristiche generali e tecnologiche web-based H2O è un prodotto web-based, interamente fruibile tramite internet browser. Questo riduce drasticamente le necessità di manutenzione dei PC degli utenti finali e semplifica le attività di manutenzione e aggiornamento. ESTESA E INTEGRATA COPERTURA FUNZIONALE H2O non è uno strumento dipartimentale come può esserlo un software per un CUP, un programma di accettazione dei pazienti, un gestionale amministrativo o uno strumento di business intelligence. H2O è tutto questo insieme. Ovviamente, H2O può anche essere usato solo come un semplice software dipartimentale ma la vera potenzialità del sistema risiede nella sua capacità di gestire, in modo completo, ogni aspetto della vita aziendale. MULTICOMPANY H2O è un sistema multicompany e multilingua, pensato anche per gruppi di strutture operanti in ambito multiregionale. MODULARE E SCALABILE H2O copre tutte le necessità di un poliambulatorio. L architettura funzionale, tuttavia, non è monolitica ma granulare, in modo da poter implementare nell ambito di un progetto, solo i moduli realmente necessari. La struttura modulare consente altresì l attivazione progressiva delle funzionalità disponibili, seguendo i tempi e i ritmi del cliente. FLESSIBILE Visione procedurale e paziente-centrica In H2O coesistono una visione procedurale (per flussi operativi) e una visione paziente-centrica, per assicurare all utente la piena accessibilità ai dati nel loro contesto di utilizzo. La visione procedurale guida l utente, in modo vincolante, ad eseguire determinati step di processo, in maniera generalmente rapida e controllata. L approccio paziente-centrico è invece tipico delle situazioni in cui il software ha prima di tutto un ruolo di supporto informativo al processo decisionale. PORTALIZZATO - Health Portal H2O è insieme un gestionale di tipo ERP e un Health Portal estremamente intuitivo e graficamente accattivante, dotato di tutte le funzionalità collaborative e orientate all utente tipiche dei portali, quali: My Desk Content Management System Instant Messaging Document Management System. L accesso via web ad H2O, tramite internet browser, permette di coinvolgere nel processo anche attori delocalizzati o remoti (medici specialisti, medici di base, pazienti, enti, assicurazioni, cittadini, ecc.), garantendo ad ogni utente un accesso sicuro e profilato alle informazioni e ai processi di sua competenza. 7 8

5 Le caratteristiche generali e tecnologiche ERGONOMICO E DI FACILE UTILIZZO H2O dedica un attenzione particolare all ergonomia dell interfaccia, tenendo presente che una maschera è ergonomica se un utente poco addestrato (esperto) è in grado di utilizzarla con rapidità e ridotte possibilità di errore. APERTO VERSO L ESTERNO Integrazione con software di terze parti, strumenti diagnostici, ecc. H2O è un sistema aperto e pronto all interfacciamento con altri sistemi e macchinari nel rispetto dello standard internazionale HL7. HL7 Connector assicura l integrazione con soluzioni RIS/PACS, sistemi di refertazione vocale, analizzatori scientifici di laboratorio, apparecchiature elettromedicali. CONFIGURAZIONE SENZA CODICE SORGENTE: PARTNER E CLIENTI PROTAGONISTI DEL PROGETTO Con H2O si distingue tra personalizzazione del software (modifiche alle logiche funzionali con intervento sul codice sorgente) e configurazione del software (modifiche alle logiche funzionali senza intervento sul codice sorgente). H2O è stato pensato in modo da essere ampiamente configurabile senza intervento sul codice sorgente. Questo comporta due significativi vantaggi: limita la necessità di ricorrere a personalizzazioni, rendendo quindi più semplici gli aggiornamenti e la manutenzione incrementa l autonomia di partner e clienti i quali, una volta formati, diventano protagonisti del progetto di implementazione di H2O con evidente beneficio per l economia del progetto stesso e per la soddisfazione del cliente. 9 10

6 I vantaggi per il poliambulatorio Il modello di ecosistema informativo che si concretizza in H2O è stato pensato per un azienda sanitaria che mira all eccellenza, cioè al raggiungimento della massima efficacia ed efficienza delle proprie azioni. H2O crea un reale valore per l organizzazione sanitaria in molti ambiti. - RIDUZIONE DELLE ISOLE OPERATIVE - INTEGRITÀ DEL DATO - ORIENTAMENTO AL PAZIENTE - RIDUZIONE DEL RISCHIO CLINICO - LOGICA ERP: PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ AMBULATORIALI - CONTROLLO DI GESTIONE E ANALISI DELLE PERFORMANCE - RIDUZIONE DELLA CIRCOLAZIONE DELLA CARTA E DEI COSTI DI ACCESSO ALL INFORMAZIONE - INCREMENTO DELLA COLLABORAZIONE - GOVERNO DELL INFORMAZIONE E DEI PROCESSI 11 12

7 I vantaggi per il poliambulatorio 13 RIDUZIONE DELLE ISOLE OPERATIVE H2O consente una gestione dei processi ambulatoriali, logistici e amministrativi in modalità integrata, non ridondante, tecnologicamente innovativa e concepita attorno ai bisogni dell assistito. Questo permette di eliminare o comunque ridurre le isole operative e di superare le difficoltà legate al dialogo tra sistemi e applicazioni eterogenee. INTEGRITÀ DEL DATO Le informazioni vengono inserite una sola volta, in maniera controllata, per ogni step di processo. Ciò garantisce l integrità del dato clinico, amministrativo ed economico, evita la proliferazione di anagrafiche e riduce le possibilità di errore. ORIENTAMENTO AL PAZIENTE H2O crea un dossier sanitario e amministrativo del Paziente che include tutte le informazioni prodotte in H2O o acquisite da altri sistemi: cartelle cliniche informatizzate, storia ambulatoriale e clinica, referti, esami Ciò riduce i tempi di accesso all informazione a beneficio di medici, infermieri, operatori tecnici e pazienti. RIDUZIONE DEL RISCHIO CLINICO Nel dossier sanitario confluiscono dalle varie aree, tutti i dati relativi al Paziente: prescrizioni, terapie, prestazioni, referti, accessi in Day Surgery Il personale medico e sanitario dispone in tal modo di una preziosa base dati su cui fare valutazioni e prendere decisioni. LOGICA ERP: PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ AMBULATORIALI H2O è una soluzione pensata per ottimizzare processi e risorse: permette di pianificare e monitorare le attività di erogazione delle prestazioni ambulatoriali e di supporto alle stesse, aumentando l efficienza e l efficacia dell organizzazione e la qualità del servizio al Paziente. CONTROLLO DI GESTIONE E ANALISI DELLE PERFORMANCE Grazie al modulo di business intelligence, in H2O è possibile creare dei modelli di analisi basati su indicatori standard o personalizzati che consentono all azienda di monitorare costantemente - confrontandola rispetto al budget - la performance di unità organizzative, centri di costo, branche specialistiche Informazioni intelligenti, continuamente aggiornate e accessibili via web, sono sempre a disposizione del management a supporto dei processi decisionali. RIDUZIONE DELLA CIRCOLAZIONE DELLA CARTA E DEI COSTI DI ACCESSO ALL INFORMAZIONE H2O mette a disposizione dell organizzazione un sistema di archiviazione documentale integrato con la gestione dei processi, che facilita la condivisione e distribuzione di informazioni a tutti i livelli aziendali. Tutti i documenti sono raccolti e organizzati in un archivio digitale che assicura velocità nella ricerca, sicurezza nell accesso e rapidità nella consultazione. INCREMENTO DELLA COLLABORAZIONE H2O diventa il principale punto di riferimento al quale accedere per acquisire informazioni e per condividerle. Grazie anche ad un efficace sistema di scrivanie virtuali, incentiva lo sviluppo di dinamiche di collaborazione tra le risorse e ne facilita il coordinamento. GOVERNO DELL INFORMAZIONE E DEI PROCESSI H2O oltre ad essere un gestionale di tipo ERP, è anche un portale che funge da punto di accesso unico all intero patrimonio informativo aziendale e consente di estendere, oltre i limiti fisici della struttura, la fruizione di alcune funzioni del software e l accesso a informazioni strutturate e costantemente aggiornate. In questo modo, i dati diventano effettivamente informazione sempre disponibile, in maniera profilata e sicura. 14

8 L ampia copertura funzionale di H2O assicura la piena integrazione dei processi ambulatoriali e gestionali. La copertura funzionale FOUNDATION PRENOTAZIONE, ACCETTAZIONE E FATTURAZIONE - CUP REFERTAZIONE DIAGNOSTICA E SPECIALISTICA CHIRURGIA AMBULATORIALE CARTELLA CLINICA AMBULATORIALE E DOSSIER DEL PAZIENTE FISIOKINESITERAPIA LABORATORIO DI ANALISI FARMACIA E MAGAZZINO APPROVVIGIONAMENTI AMMINISTRAZIONE E FINANZA CONTROLLO DI GESTIONE 15 16

9 La copertura funzionale 17 FOUNDATION Il modulo H2O Foundation contiene gli archivi comuni ai vari moduli e l infrastruttura di portale con le sue funzionalità tipiche: Funzionigramma aziendale Organigramma aziendale MyDesk Document Management System Content Management System Instant Messaging Log di processo Menu parametrici Gestione della struttura organizzativa e fisica dell'azienda. PRENOTAZIONE, ACCETTAZIONE E FATTURAZIONE - CUP Il modulo gestisce l intero processo di prenotazione, accettazione, fatturazione e incasso di visite specialistiche, esami diagnostici e di laboratorio. Un articolato sistema di regole per la composizione delle agende e la gestione delle prenotazioni rappresenta l elemento distintivo di questa area operativa. Tra le funzioni a valore di questo modulo: Centro unico di prenotazione, accettazione, fatturazione, incasso e consegna referti Prenotazione in modalità CUP (prima disponibilità, elenco prossime disponibilità) o in modalità agenda visuale (modello agenda di MS Outlook) Gestione prenotazioni: - Via web (in base al profilo utente) - Multistruttura (ricerca disponibilità e prenotazione su più sedi) - Multiple (più prestazioni in un unica prenotazione) - Aggregate (più esami in un unica prestazione) - Cicliche in un click (fisiokinesiterapia, dialisi, ecc.) - Rapide e articolate - In overbooking e fuori agenda Gestione delle prestazioni in convenzione Gestione esenzioni e ticket Configurazione di agende complesse: - Per risorse e prestazioni - Multisede con assegnazione del calendario, delle prestazioni e degli utenti (medico, tecnico) Tempi di preparazione ed erogazione delle prestazioni personalizzabili per risorsa Pianificazione ottimizzata degli appuntamenti per pazienti con più esami da fare Gestione profili di prestazione Gestione delle indisponibilità (intera giornata, dettaglio orario e massiva) con motivazione e vista su calendario Gestione quote privati, convenzionati, interni ed esterni Accettazione diretta o da prenotazione Fatturazione con contabilizzazione automatica Fatturazione per attività privatistica (opzione di integrazione ai software di gestione logistica e di contabilità analitica, contabilità e magazzino; integrazione nativa con gestionali Zucchetti) Fatturazione riepilogativa verso la ASL, generata dai flussi Gestione acconti e note di credito Gestione compensi medici Gestione cassa multiutente Generazione flussi e tracciati ambulatoriali Gestione di annullamento e storno automatico (annulla e blocca impegnativa, annulla e libera impegnativa, modifica accettazione e riporta in prenotazione) Generazione flussi / tracciati: ASL per convenzionati, XML per Agenzia delle Entrate, ecc. 18

10 La copertura funzionale REFERTAZIONE DIAGNOSTICA E SPECIALISTICA Il modulo completa il flusso di gestione delle prestazioni specialistiche e diagnostiche con la presa in carico del Paziente e la refertazione delle stesse. L elevato livello di configurabilità di questi processi rappresenta uno degli elementi distintivi del modulo le cui funzioni principali sono: Generazione delle liste di lavoro (worklist) per profilo operatore (per i comparti di radiologia, laboratorio di analisi e ambulatorio in funzione della tipologia di esami/prestazioni) Flusso di refertazione per diagnostica e specialistica ambulatoriale Presa in carico ed esecuzione prestazioni da worklist Refertazione da worklist con modelli di referto personalizzati per medico e specialità Validazione e gestione delle versioni di referto Aggiornamento storia clinica nella cartella ambulatoriale Refertazioni radiologiche con collegamento a sistemi RIS/PACS Refertazione delle prestazioni cicliche con evasione della singola seduta e chiusura definitiva del ciclo all ultimo accesso o mediante forzatura. CHIRURGIA AMBULATORIALE E DAY SURGERY Il modulo consente di gestire sotto il profilo clinico, organizzativo e amministrativo, l esecuzione di interventi chirurgici, effettuati in regime ambulatoriale o in Day Surgery. Le funzionalità includono: Dichiarazione di operabilità anestesiologica e visita anestesiologica Gestione liste operatorie Flusso di prenotazione interventi anche da utenti remoti (es. professionisti esterni) Registro operatorio (tempi di sala, atti operatori, equipe, informazione anestesiologica) Tracciatura accessi Paziente in reparto operatorio a mezzo braccialetto Gestione addebiti di sala (tempi di intervento, somministrazione farmaci e materiali sanitari anche tramite lettore barcode ) Librerie di interventi personalizzabili per medico e procedura Gestione lotti e matricole protesiche. CARTELLA CLINICA AMBULATORIALE E DOSSIER DEL PAZIENTE Il modulo permette di implementare la Cartella Clinica Ambulatoriale Digitale. H2O integra in un unico contesto tutti i dati del paziente provenienti anche da fonti e sistemi eterogenei, offrendo agli operatori medici e tecnici un valido strumento di comunicazione e una preziosa base informativa per l intero percorso diagnostico e terapeutico. Le funzionalità a supporto delle attività ambulatoriali, includono: Cartella Medica Cartella Infermieristica Protocolli diagnosticoterapeutici Piano di trattamento diagnostico-terapeutico Scheda anestesiologica Registro operatorio ambulatoriale Referti specialistici Cartella Fisioterapica Archiviazione elettronica delle cartelle. Le informazioni sanitarie relative ad ogni episodio ambulatoriale raccolte in una cartella confluiscono nel Dossier del Paziente, alimentando la sua storia ambulatoriale

11 La copertura funzionale FISIOKINESITERAPIA (FKT) LABORATORIO DI ANALISI FARMACIA E MAGAZZINO AMMINISTRAZIONE E FINANZA CONTROLLO DI GESTIONE H2O supporta la gestione organizzativa e amministrativa dei centri fisioterapici grazie a funzionalità specifiche, quali: Prenotazione di trattamenti ciclici Pianificazione attività in agenda Cartella fisioterapica Consuntivazione di terapie e prestazioni. Il modulo propone le funzionalità necessarie all automazione del laboratorio di analisi cliniche. Successivamente all accettazione effettuata dal Centro di prenotazione, il sistema gestisce tutte le operazioni tipiche di un Servizio di Patologia Clinica: Pianificazione attività mediante Fogli di Lavoro Immissione dei risultati Controllo della strumentazione analitica (CQ) Controllo e validazione dei risultati Refertazione Invio dati per fatturazione e rendicontazione. Questo modulo copre tutti gli aspetti connessi alla gestione di farmaci e materiale sanitario: schede articolo, esistenze, ordinato, impegnato, disponibilità nel tempo anche in modalità grafica, inventari periodici. APPROVVIGIONAMENTI Il modulo consente la gestione di tutto il ciclo passivo. Tra le peculiarità del modulo: Contratti di acquisto Proposte di acquisto Flussi e autorizzazioni Controllo di budget per voce di spesa, centro di costo e utente. Grazie all'integrazione con Ad Hoc, l'erp della Zucchetti Spa, la suite si arricchisce di tutte le competenze e le funzionalità che derivano dall esperienza maturata dalla software house leader in Italia in materia di contabilità e amministrazione. La gestione integrata di tutti i processi aziendali consente di raccogliere dati certificati che provengono dalle diverse gestioni operative. Tali dati, immessi in modo univoco all origine del processo, sono aggregati e riclassificati secondo i modelli di analisi predisposti dal management nel loro contesto di origine

12 Afea Afea nasce nel 2005 dall incontro fra professionisti dell Information Technology e della consulenza aziendale. Con la progettazione e la fornitura di sistemi informativi integrati, Afea aiuta i propri clienti a far emergere il valore della loro organizzazione attraverso: Innovazione tecnologica Innovazione di processo Misurazione delle performance e controllo di gestione Governo dell informazione e dell azienda. È organizzata in due business unit: Afea Sanità e Afea Enterprise. Afea Sanità è la divisione specializzata nella progettazione e nella realizzazione di sistemi informativi integrati per: Case di cura Ospedali Istituti di Ricerca e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) Poliambulatori e ambulatori Diagnostiche Centri di fisioterapia e riabilitazione Laboratori di analisi. Il core business di Afea Sanità è legato allo sviluppo della piattaforma H2O e ai servizi di consulenza manageriale, organizzativa e tecnica finalizzati all implementazione della stessa. Competenze, specializzazione, soluzioni di riconosciuta efficacia, forte orientamento al cliente e alla partnership, disponibilità alla condivisione del rischio: sono gli elementi distintivi che hanno consentito ad Afea di portare a termine progetti di successo con clienti di grande prestigio. Afea è partner della Zucchetti Spa. SERVIZI DI CHANGE MANAGEMENT Affinché un progetto IT possa avere il ritorno più alto in termini di innovazione e miglioramento dei processi e delle performance, non può essere confinato in ambito tecnologico: necessita di un approccio integrato e globale per gestire efficacemente gli impatti su tutte le dimensioni organizzative e umane su cui incide. Per tale ragione Afea si pone al fianco del cliente non come semplice fornitore di applicazioni ma in qualità di partner in grado di offrire la consulenza tecnologica, gestionale e organizzativa necessaria a sfruttare tutte le potenzialità di un progetto IT, in termini di innovazione e miglioramento organizzativo e operativo. Grazie alle competenze ed esperienze acquisite, Afea è in grado di supportare il cliente in tutte le fasi di transizione verso assetti più efficienti ed efficaci: guidare il cliente nella scelta delle soluzioni IT che meglio rispondono alle esigenze di business limitare e gestire gli impatti tecnologici, organizzativi e umani legati all introduzione di nuove tecnologie effettuare la revisione organizzativa e anche la reingegnerizzazione dei processi di business, per allineare la struttura a best practices organizzative e operative. 23

13 Afea srl Via Montefiorino / / Terni Tel Fax info@afea.eu