La soluzione che pianifica, gestisce e rendiconta in tempo reale la nostra attività di servizio

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1 Picture Credit SAP. Used with permission. La soluzione che pianifica, gestisce e rendiconta in tempo reale la nostra attività di servizio Partner

2 Nome dell azienda CISA Service Srl Settore Vendita installazione ed assistenza di apparecchiature elettromedicali Servizi e/o prodotti forniti Installazione chiavi in mano, manutenzione, validazione, fornitura di ricambi e materiale di consumo per dispositivi elettromedicali e biomedici di decontaminazione, disinfezione, confezionamento e sterilizzazione. Fatturato 5 milioni di Euro Sito web SAP implementata SAP Business One Partner Sinapsi Informatica Srl CISA Service gestiva manualmente la documentazione cartacea, avvalendosi di un sistema semplificato di fatturazione. L incremento delle unità lavorative e dei volumi di lavoro, e la ricerca del miglioramento dei servizi offerti, ha reso necessario che CISA Service si dotasse di un sistema integrato di gestione per pianificare, monitorare e rendicontare in tempo reale, tramite utilizzo di dispositivi mobili, il proprio servizio di manutenzione, ottimizzando tempi, costi e risorse. 2

3 CISA Service è una società di installazione, manutenzione e validazione di apparecchiature elettromedicali che opera principalmente nel Nord Italia da oltre 20 anni. Nel 2014 assorbendo il ramo d azienda di un noto marchio italiano, CISA Service espande il business aziendale operando in Italia e all estero, affinando le proprie capacità tecniche, potendo così ricoprire un ruolo sempre più importante nel mercato nazionale e internazionale. L azienda conta 55 dipendenti suddivisi in 40 tecnici distribuiti su tutto il territorio italiano e 15 addetti ad amministrazione e organizzazione aziendale. Sono 600 i clienti attivi, suddivisi in aziende sanitarie pubbliche e private, general contractors fra cui i principali e conosciuti Ospedali Italiani. Tutte le regioni italiane sono raggiunte dai servizi offerti da CISA Service in maniera diretta o indiretta. Il fatturato è passato da circa 1 mln di euro del 2013 ai 5 mln del 2014 e per il 2015 i numeri saranno in ulteriore crescita. 27% (% utenti rispetto al numero di dipendenti) Il personale è passato da 15 persone a 40 persone complessive. Con la nuova gestione si è avuto il passaggio da 12 tecnici gestiti da 3 persone a 40 tecnici coordinati da 5 persone. 3

4 CISA Service aspira ad incrementare la leadership in Italia, e non solo, nel campo della manutenzione dei sistemi di sterilizzazione ed aumentare ulteriormente il già elevato livello di soddisfazione quotidianamente riconosciutoci dai clienti e dal mercato. Indispensabile, perciò, ottimizzare la gestione degli interventi, la diminuzione dei tempi di fermo macchina, aumentare l efficienza dei magazzini centrali e periferici attraverso la centralizzazione delle informazioni raccolte dai tecnici in fase di rendicontazione degli interventi. Gli investimenti in formazione del personale tecnico e non, l integrazione di nuove tecnologie e strumentazione all avanguardia diventano step fondamentali per il raggiungimento di questi obiettivi. 4

5 SAP Business One è stato scelto per la sua completezza funzionale che consente agli operatori di tenere sotto controllo lo stato dell azienda, gestendo tutti i flussi informativi sia nel ciclo attivo che passivo. La flessibilità funzionale di SAP Business One ha garantito una agevole implementazione del sistema agli iter lavorativi e ai processi gestionali di CISA Service, migliorandoli ulteriormente. Elemento fondamentale nella scelta è stata soprattutto la gestione dei servizi (core business dell azienda). CISA Service ha scelto Sinapsi Informatica come partner oltre che per la solida competenza e professionalità nella risoluzione delle esigenze legate all IT dell azienda, per la soluzione verticale My Service App. Questa soluzione permette di inviare in real time sul dispositivo mobile in dotazione ai tecnici gli interventi programmati per la giornata. Al termine di ogni intervento viene redatto un rapporto tecnico di lavoro che consuntiva informazioni circa il lavoro effettuato, le ore impiegate e i prelievi di materiale dal magazzino viaggiante. I dati vengono acquisiti dal sistema di gestione il quale invia automaticamente il riepilogo intervento al cliente tramite . L integrazione di My Service App permette di recuperare con SAP Business One i dati dall applicazione, creando automaticamente i documenti di consegna e di fatturazione. Noi cercavamo una soluzione adatta alle nostre particolari esigenze, un partner flessibile e dinamico per la nostra azienda in rapida evoluzione. Andrea Buffagni, Direttore Tecnico, Cisa Service s.r.l 5

6 La situazione aziendale in repentina evoluzione, un incremento del lavoro e delle unità lavorative da gestire, ha portato a suddividere il progetto in implementazioni successive, per permettere una graduale ma completa messa in servizio del sistema integrato di gestione. La fase iniziale ha previsto l importazione dei dati dal vecchio sistema di gestione, normalizzando le anagrafiche di business partner, articoli e magazzini; l attivazione della soluzione SAP Business One per i processi standard quali vendita, acquisto, magazzino, contabilità. Particolare attenzione è stata dedicata alla fase di implementazione dei servizi, con personalizzazione delle funzionalità dei contratti e chiamate di servizio (core business dell azienda). La seconda fase si è concentrata nell integrazione della piattaforma MyService e la relativa App per Android, denominata MySapp, per la compilazione anche off-line dei rapporti tecnici di intervento, legati alle chiamate di servizio generate in SAP Business One. L adozione della gestione dei documenti prevista da SAP è stata utilizzata come filo conduttore per l organizzazione dei flussi informativi interni alla azienda. La formazione, avvenuta durante il processo di implementazione, ha previsto due stage. La preparazione più approfondita di un formatore interno, il responsabile interno del progetto. Quindi la formazione del personale interno. 6

7 CISA Service ha scelto di implementare la soluzione SAP Business One e i moduli della piattaforma MyServiceApp per la pianificazione e gestione dei servizi di manutenzione. MyService App infatti è un applicazione mobile integrata con SAP Business One, che mette in comunicazione il sistema centrale con i tablet in dotazione ai tecnici operanti su tutto il territorio nazionale, così da gestire in tempo reale la reportistica degli interventi di manutenzione. La soluzione prevede di utilizzare tutte le caratteristiche di SAP Business One per la gestione dei Business partner, la contabilità aziendale, il ciclo attivo e passivo e la gestione dei servizi. L applicazione mobile permette di autenticare l operatore, con accesso protetto, la sincronizzazione degli interventi da e verso la piattaforma offrendo all operatore la lista dettagliata degli interventi da svolgere nonché lo storico degli interventi svolti. Il personale tecnico è in grado di indicare il dettaglio delle attività dell intervento, allegare note, foto. Successivamente può sottoporre al cliente un anteprima del report di intervento, sulla quale verrà apposta la firma di convalida. Queste attività possono essere svolte sia sotto copertura di rete mobile, che off-line, dove la sincronizzazione con i server avviene in automatico non appena il tablet rientra in copertura di rete, consentendone la consuntivazione e la contabilizzazione in SAP. L applicazione mobile su tablet, utilizzata da tutto il personale tecnico sul territorio italiano, ha migliorato il rendimento e la qualità del servizio offerto nonché la comunicazione con il cliente sotto ogni punto di vista. Andrea Di Francesco, Project Manager SAP Business One, Cisa Service s.r.l 7

8 L introduzione di SAP Business One ha permesso di integrare funzionalità che prima risultavano avere una gestione separata, parzialmente manuale ed a volte difficoltosa. 1. L impostazione dei contratti e la gestione dei documenti ricorrenti ha diminuito il rischio delle mancate fatturazioni e ottimizzato il lavoro dell ufficio amministrativo 2. Il passaggio dalla rendicontazione manuale dei rapporti tecnici di lavoro cartacei a quella automatica dei rapporti informatici, si è rivelata l elemento vincente della soluzione riducendo i tempi di caricamento dei lavori svolti e dei materiali consegnati ai clienti,mettendo a disposizione le informazioni per la loro valutazione e valorizzazione in tempo reale, tagliando i costi diretti e indiretti di spedizione ed immagazzinamento dei documenti cartacei, riducendo i rischi di perdita di fatturazione 3. Avere a disposizione i file dei rapporti tecnici di lavoro in formato elettronico, permette di essere efficienti nella comunicazione con il cliente 4. La mappa delle relazioni di SAP Business One rende immediatamente disponibili lo storico di tutte le informazioni garantendo efficienza nella comunicazione sia verso l esterno con i BP che internamente a CISA Service con responsabili di ogni ambito aziendale 5. Con il nuovo sistema gestionale si è passati a gestire 35 tecnici con 3 persone mentre nella precedente organizzazione 12 tecnici necessitavano di 2 persone, con un incremento di efficienza del 100% 8

9 CISA Service Srl 1. Attivazione del servizio integrato di fatturazione elettronica alle P.A. 2. Attivazione della contabilità analitica ed industriale per verificare la redditività delle commesse 3. Attivazione di un sistema di reportistica e business intelligence per l analisi dei dati 4. Sistema di archiviazione documentale 5. Ampliamento della app per il controllo dei magazzini viaggianti 6. Integrazione dei cartellini di lavoro con la gestione del personale Copyright/Trademark Privacy Impressum 9 Picture Credit SAP. Used with permission.