il software per la gestione del programma scientifico SEMTIFIC

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1 il software per la gestione del programma scientifico SEMTIFIC

2 le principali funzioni 1/2 CARATTERISTICHE DEL CONGRESSO SCIENTIFICO - Possibilità di predefinire le caratteristiche del congresso a supporto dell intera gestione dello stesso, come: configurazione scadenze per call e revisioni, definizione dei TOPICS (associati a lavori, ai reviewers e alle sessioni del programma), definizione dei criteri di valutazione dei lavori con relativo punteggio, determinazione delle regole del congresso per l assegnazione automatica dei lavori ai reviewer e configurazione della struttura dell abstract per una raccolta uniformata. GESTIONE ABSTRACT - dal contatto con l autore fino alla preparazione per la stampa in tipografia, attraverso: raccolta di lavori già uniformati per aspetto e struttura, assegnazione ai revisori degli stessi per la valutazione contenuti tramite procedura automatica, accettazione tramite procedura automatica per i lavori che hanno superato la soglia di punteggio minimo stabilito, attribuzione alla sessione del programma scientifico in base ai topics trattati e ai tempi prestabiliti ed infine creazione del documento nel formato desiderato pronto per la stampa. GESTIONE SPEECHES - raccolta dei documenti discussi dai relatori del congresso, con le stesse modalità stabilite per gli abstract: i lavori pervengono già uniformati e sono assegnati alla relativa sessione di lavoro del programma scientifico in base a TOPICS e tempi prestabiliti. GESTIONE ANAGRAFICA PARTECIPANTI E IMPORTAZIONE BANCHE DATI - gestione di tutte le anagrafiche di autori, revisori e relatori, con la possibilità di trasferire direttamente i dati in SEM2000 per l iscrizione al congresso. Funzioni facilitate per importazione di anagrafiche da altre banche dati (Microsoft Access, Excel, ecc...).

3 le principali funzioni 2/2 GESTIONE DEL PROGRAMMA SCIENTIFICO il software vi darà un supporto concreto nella creazione del programma scientifico tramite funzioni automatiche; Stabilite le sessioni con tempi e topic di riferimento, la procedura automatica creerà l associazione tra lavori e sessioni stesse (rispettando il criterio di coerenza determinato dai TOPIC), e la costruzione del programma scientifico sarà un gioco! Verranno collocati abstracts, posters e speeches, rispettando i tempi prestabiliti ed intervallati dalle pause pre determinate. Un analisi grafica della ripartizione tra tempo assegnato e tempo rimanente vi aiuterà a comprendere meglio l efficacia del vostro programma. DOCUMENTI - creazione in formato Microsoft Word (altamente versatile) della pubblicazione degli atti e del programma scientifico con possibilità di operare selezioni specifiche, ordinando le differenti sezioni per argomento scientifico o sessione di programma. Personalizzazione del testo con formattazione basata su stili: è sufficiente modificare un solo abstract per ottenere i medesimi cambiamenti su tutta la documentazione. Con un semplice click si possono effettuare ricerche, selezioni avanzate e ordinamenti particolari, funzioni di ricalcolo generale si fanno garanzia dell affidabilità totale dei dati. Stampe e liste supportano l analisi di tutte le informazioni, oltre alle estrapolazioni in Excel che possono essere personalizzate secondo le specifiche esigenze. Il supporto dell invio automatico di messaggi posta elettronica, garantisce velocità ed efficienza nell esecuzione delle procedure.

4 i vantaggi di SEMTIFIC Ricerche, selezioni, ordinamenti: tutto diventa facile e immediato La comunicazione con autori e revisori è supportata dalle funzioni di mailing, invio automatico di tutti i report tramite messaggi di posta elettronica L assegnazione di ciascun abstract ai revisori e la giusta collocazione nel programma, è supportata dalle funzioni di SEMTIFIC e dalla possibilità di configurazione di criteri/regole di valutazione In qualsiasi momento potrete generare documentazione per presentazioni orali, poster, relazioni, ordinata per diversi criteri (tra cui: sessioni di lavoro, parole chiave, ecc.) già completa di sommario e indice degli autori. Una volta creato il documento, è possibile personalizzare il suo aspetto grafico in pochi minuti: per alleggerire ed ottimizzare il lavoro editoriale, SEMTIFIC permette di gestire centinaia e migliaia di abstract come se fossero uno solo, creando un unico documento di ipertesto Standardizzazione dei flussi comunicativi ed operativi per un maggiore livello di efficienza, rapidità e risparmio di tempi e risorse.

5 la valutazione abstract con procedure on line 1/3 Grazie al servizio Onlinecongress.it potrete ricevere tutti gli abstract via internet, tutti i lavori nello stesso formato senza nessuno sforzo, come se fossero inseriti in SEMTIFIC direttamente dagli autori! I revisori potranno accedere agli abstract a loro assegnati e fornire la loro valutazione direttamente su Internet oppure potrete inviare loro i lavori via con un click!

6 la valutazione abstract con procedure on line 2/3 La Segreteria, configurato il progetto scientifico con il supporto del software SEMTIFIC, pubblica il sito on line con personalizzazione dei contenuti, grafica, controlli e tipologia delle informazioni da raccogliere. Ricevuti gli abstract inviati dagli Autori, tramite la procedura web, con il software SEMTIFIC la Segreteria assegna i lavori ai Revisori in base ai topics. SEMTIFIC genera in automatico la password da inviare ai Revisori insieme all in cui si comunicano il link e le credenziali di accesso alla pagina per la valutazione dei lavori. I Revisori, accedendo alla pagina a loro riservata, visualizzano l elenco degli abstract che gli sono stati assegnati. Ogni lavoro ricevuto può essere visualizzato e stampato. Ciascun revisore ha accesso esclusivamente ai lavori a lui assegnati per la valutazione degli stessi in cieco (omettendo i nominativi degli autori), o in alternativa indicando gli autori. I Revisori esprimono una valutazione provvisoria inserendo eventuali commenti e suggerimenti nella parte sottostante. Fino a quando non avranno terminato la propria valutazione, i Revisori hanno la facoltà di riaccedere ai lavori assegnati ogni volta che lo desiderano.

7 la valutazione abstract con procedure on line 3/3 Di tutti i lavori assegnati possono scegliere di inviare il loro giudizio finale solo di quelli per cui hanno concluso la valutazione. La Segreteria raccolte le valutazioni, se richiesta ed attivata la procedura, provvede a ripubblicare i lavori con i commenti dei Revisori affinchè gli Autori possano apportare eventuali modifiche e correzioni. Segue una seconda valutazione da parte dei Revisori. Conclusa la fase di valutazione, il software SEMTIFIC elabora la bozza del programma scientifico sulla base dei topics assegnando i lavori alle relative sessioni. I lavori raccolti confluiranno invece nel file in formato Word con stili preimpostati per la stampa degli atti del congresso, o la masterizzazione su varie tipologie di supporto (cd, chiavetta USB, pubblicazione on line )

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