MEDUSA Rev. 5.4 addendum ai manuali

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1 MEDUSA Rev. 5.4 addendum ai manuali 1) TIPOLOGIE DELLE PRATICHE E CATEGORIE DEI CLIENTI Le informazioni relative alla tipologia della pratica e alle categorie dei clienti sono state completamente decodificate. Per rendere l'idea, nella scheda di una pratica: da così: a così: Nell'esempio PG indica Placido Gros come responsabile della pratica, REC che si tratta del recupero di un credito e TRVI che la causa è avanti il Tribunale di Vicenza. Sempre a titolo di esempio, nell'anagrafica di un cliente: da così: a così: In questo caso ABH indica che il cliente è in qualche modo collegato alla Alu Bond Holding, mentre la P informa che si tratta di un privato. Come avrete notato, si tratta di un salto di qualità non indifferente, che necessita della vostra collaborazione, come vedremo nei prossimi paragrafi. 1.1) L'AGGIORNAMENTO Vi consigliamo di essere molto accurati in questa fase perchè la "trasformazione" dei vostri codici nella nuova veste non può essere ripetuta. Per consentirvi di mantenere i significati delle codifiche operate, durante l'aggiornamento vi verrà chiesto di "spiegare" come avete costruito i codici tipologici delle vostre pratiche e, successivamente, quelli memorizzati nelle registrazioni di emissione delle fatture (se avete il modulo Contabilità), nonchè le categorie dei clienti.

2 La prima finestra che appare riguarda i codici tipologici delle pratiche: Se non avete utilizzato affatto il codice tipologico, o comunque desiderate fare pulizia e ricominciare da zero, rispondete no: verranno create le tipologie standard, che in un secondo momento potrete modificare a piacere. Altrimenti rispondete sì e indicate la struttura del codice. Ecco due possibilità relative all'esempio iniziale (sono entrambe valide, e nell'esempio abbiamo utilizzato la prima): Nell'apposito riquadro le sezioni indicate vengono poste in corrispondenza alle dodici posizioni del codice tramite colori diversi. Tenete presente che dopo l'aggiornamento potrete cambiare in qualunque momento i nomi assegnati alle varie sezioni, modificarne l'obbligatorietà o aggiungerne di nuove. I "significati" di queste ultime andranno ovviamente riportati manualmente pratica per pratica. Se avete utilizzato il codice tipologico in maniera disordinata, ma non volete perderne le informazioni, indicate un'unica sezione per tutte le dodici posizioni: L'eventuale finestra per i codici tipologici memorizzati nelle registrazioni di emissione delle fatture è simile a quella descritta. Per facilitare l'inserimento di una struttura uguale o simile, vi viene proposta quella che avete indicato per le pratiche. 2

3 Anche per le categorie dei clienti si presenta una finestra analoga: Se non avete utilizzato affatto la categoria, o comunque desiderate fare pulizia e ricominciare da zero, rispondete no: verranno create le categorie standard, che in un secondo momento potrete modificare a piacere. Altrimenti rispondete sì e indicate la struttura della categoria. Ecco quella relativa all'esempio iniziale: Anche per le categorie, dopo l'aggiornamento potrete cambiare in qualunque momento i nomi assegnati alle varie sezioni, modificarne l'obbligatorietà o aggiungerne di nuove. I "significati" di queste ultime andranno ovviamente riportati manualmente cliente per cliente. Se avete utilizzato la categoria in maniera disordinata, ma non volete perderne le informazioni, indicate un'unica sezione per tutte le dodici posizioni: Un'ultima cosa: per le installazioni con più licenze d'uso appariranno finestre indipendenti, per garantire un procedimento corretto anche nel caso di strutture diverse per ciascuna di esse. 3

4 1.2) LA GESTIONE DELLE TIPOLOGIE E DELLE CATEGORIE Riprendiamo l'esempio iniziale, e supponiamo di aver terminato l'aggiornamento. Apriamo la pratica e vediamo che il processo di decodifica è avvenuto solo per la prima colonna, in cui le tipologie (ovvero le sezioni del codice tipologico) appaiono in ordine alfabetico, che, come in questo caso, può essere diverso da quello in cui le corrispondenti sezioni si presentavano all'interno del codice: Come si vede, i valori di ciascuna riga sono ancora "in codice". Per portali "in chiaro", e per eventualmente ripristinare l'ordine delle tipologie, utilizziamo la nuova voce di menu Pratiche > Tipologie di pratica: Se desiderate riordinare le tipologie potete utilizzare i consueti pulsanti e o le corrispondenti voci di menu Modifica > Sposta verso l'alto e Modifica > Sposta verso il basso. La tipologia selezionata in figura, "Autorità competente", riporta come opzioni possibili tutti i valori che, pratica dopo pratica, avevamo finora inserito nella corrispondente sezione del codice tipologico. Ne selezioniamo uno (il primo, AR), e premiamo il pulsante Rinomina del riquadro delle opzioni. Appare la casella in cui possiamo indicare il significato per esteso: 4

5 Ripetiamo l'operazione per tutti i valori, e a quel punto la tipologia è completamente decodificata: Possiamo quindi premere Salva per memorizzare le variazioni apportate. Se siete particolarmente abituati all'uso dei codici, potete affiancarvi le "decodifiche" invece di sostituirle ad essi, così: Con procedura analoga andranno decodificate anche le altre tipologie. Note: Le categorie dei clienti sono gestite dalla voce di menu Pratiche > Clienti > Categorie che apre una finestra simile a questa. Potete inserire fino a 255 tipologie/categorie diverse e un numero praticamente illimitato di opzioni per ciascuna di esse. Il pulsante Salva opera a livello della singola tipologia/categoria e ne comprende tutte le relative opzioni. Le pratiche preesistenti possono non avere alcun valore anche per le tipologie contrassegnate come obbligatorie, come i clienti preesistenti possono non avere alcun valore anche per le categorie obbligatorie. Se eliminate un'opzione in uso vi viene chiesta conferma dell'operazione. Per chi ha anche il modulo Contabilità: la struttura delle tipologie delle pratiche e delle fatture emesse è la medesima, e viene gestita nella stessa finestra. Peraltro, come vedremo più avanti, la fattura può avere per la stessa tipologia un valore diverso da quello della corrispondente pratica. Per chi ha solo il modulo Contabilità le voci di menu sono Contabilità > Clienti > Categorie e Contabilità > Clienti > Tipologie di fattura. 5

6 1.3) L'UTILIZZO Tutte le finestre in cui comparivano la categoria e/o il codice tipologico sono state ridisegnate, e in questa sede ci limitiamo solo ad alcuni esempi. Cominciamo con l'anagrafica di un cliente, supponendo di avere due sole categorie: la Tipologia della clientela (ai fini degli studi di settore, di cui parleremo nel prossimo paragrafo) e il Gruppo (per quei clienti che fanno capo ad un gruppo industriale), che appaiono ancora in ordine alfabetico. Aprendo l'elenco a discesa, oltre ai valori già inseriti, anch'essi in ordine alfabetico, trovate le opzioni non specificato, che equivale a lasciare in bianco il valore, e nuovo, che consente di inserire "al volo" un valore non ancora utilizzato: Nella scheda della pratica, oltre allo spazio per le tipologie, notate la nuova casella per modificare percentualmente l'importo dei diritti per effetto della deregulation tariffaria: 6

7 Ecco come si presenta ora la finestra per stampare l'elenco delle pratiche per cliente, in cui apparivano sia il codice tipologico sia la categoria. I punti di domanda che indicavano una zona "neutra" dei codici sono stati rimpiazzati dalla parola "qualsiasi", mentre al posto degli spazi che selezionavano un settore non utilizzato trovate l'opzione "non specificato": L'elenco per tipologia si presenta in modo diverso, in quanto dovete selezionare la tipologia (o le tipologie) che vi interessano. Nell'esempio, curia e sede: che produce un documento di questo tipo: 7

8 Nelle finestre Ricerca di Pratiche e Pratiche in Agenda troverete il nuovo pulsante Tipologie. Se lo premete si apre una finestra in cui scegliere un valore di una tipologia da attribuire a tutte le pratiche che soddisfano i criteri che avevate impostato. Un esempio: La finestra di gestione delle registrazioni contabili relative ai documenti emessi, oltre a riportarne le tipologie, è stata dotata di uno spazio per individuare le pratiche ad essi collegate: Il pulsante Tipologie in basso a destra, che si attiva selezionando una pratica, ne copia le tipologie nel riquadro di sinistra. Notate anche, a sinistra del riquadro IVA, la nuova indicazione degli eventuali numeri di protocollo assegnati alla registrazione dalla stampa definitiva dei registri. 8

9 2) ANALISI DEL FATTURATO E STUDI DI SETTORE Anche l'analisi del fatturato è stata ridisegnata. Nell'esempio: otteniamo l'elenco dei documenti emessi nell'aprile del 2008, suddivisi per referente della pratica, compresi quelli di sole anticipazioni o di sola IVA, ed escludendo quelli registrati senza specificare il referente. Nei totali viene anche riportato il numero delle pratiche: La stampa per cliente con l'elenco dettagliato riporta anche le pratiche relative a ciascun documento; potete anche selezionare solo i documenti senza pratiche. Vi ricordiamo che in questa sede si fa riferimento alle tipologie presenti nelle registrazioni contabili e non a quelle presenti nelle pratiche, che peraltro possono essere le stesse. 9

10 Il discorso vale anche per la nuova voce di menu Contabilità > Studi di settore, che oltre a riprendere in automatico alcune delle stampe ottenibili dall'analisi del fatturato elabora le pratiche associate ai documenti. Questa la finestra, già compilata: In questo esempio supponiamo di avere predisposto le seguenti tipologie e categorie, utilizzando per le opzioni anche il numero di rigo del modello UK04U: 10

11 Ecco il risultato: 11

12 3) GUIDA IN LINEA La guida in linea è stata completamente riscritta nello standard Html Help ed è completamente compatibile con Windows Vista. Si attiva con il solito tasto F1, e il sommario si presenta così: Inoltre, la nuova voce di menu? > Documentazione sul web vi consente di accedere via internet agli addendum e ai manuali aggiornati. 4) ALTRE NOVITÀ Gestione delle pratiche (scheda Pratica): è ora possibile impostare pratica per pratica il metodo di calcolo del rimborso delle spese generali per le parcelle (la nota spese giudiziale utilizza invece il metodo indicato nelle Impostazioni generali); inoltre la casella Note accetta fino a 255 caratteri. Emissione delle fatture: il numero proposto tiene conto di eventuali documenti registrati direttamente nel modulo Contabilità. Nota spese giudiziale: con il procedimento di copia/incolla il "corpo" della nota spese viene allineato automaticamente nel documento che lo riceve. Riepilogo della pratica: se avete attivato la gestione della redditività viene evidenziato anche il tempo totale. Ricerca delle pratiche e Pratiche in agenda: c'è un nuovo "filtro" per le categorie dei clienti. Agenda delle pratiche: la visualizzazione può avvenire anche per singolo cliente o filtrata in base alle categorie. Esportazione dell'agenda verso Outlook : una nuova opzione vi consente di cancellare previamente tutte le scadenze già esportate nel periodo prescelto; inoltre, le scadenze senza orario assolte vengono trasferite come attività completate. Tassi degli interessi moratori: sono stati aggiornati anche per il primo semestre 2008, in base al comunicato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 35 dell'11/2/08. Anagrafica dei fornitori: la nuova casella Note accetta fino a 255 caratteri. Partite contabili: ora venite avvisati se registrate un'estinzione in data anteriore alla corrispondente accensione. Invio di stampe per nella finestra di composizione del messaggio una nuova opzione vi consente di inviare il documento anche alla stampante predefinita. Minima risoluzione video 800 x 600: a causa dell'ampliamento delle varie finestre la risoluzione 640 x 480 non è più supportata. 12

13 5) PROBLEMI RISOLTI Fatture di acconto con anticipazioni: venivano ignorate eventuali note di accredito di acconto. Fatture di acconto con tutte le prestazioni: in alcuni casi in cui invece doveva apparire, mancava la dicitura "acconto per le prestazioni fino al...". Fatture quietanzate con interessi assoggettati a ritenuta: l'importo già rimesso non era calcolato correttamente. Registrazioni contabili delle note di accredito emesse da Medusa: i compensi venivano erroneamente imputati al conto assoggettato a ritenuta. Antiriciclaggio: le lettere di segnalazione dei movimenti sospetti vengono ora indirizzate alla Banca d'italia. Certificazioni passive di avvenuto versamento della ritenuta d'acconto: non apparivano gli storni dei pagamenti. Registri IVA: nella colonna Note alcune esenzioni non apparivano completamente. 13