Magazzino Esercitazione sull inventario fisico

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1 Rif sm/np 1 Esercitazione sull inventario Corso di Audit e Governance Università degli Studi di Bergamo Dott. Stefano Mazzocchi Rif sm/np 2 L obiettivo di revisione è la verifica dell esistenza, accuratezza e completezza delle quantità giacenti nel magazzino della società Alfa S.p.A. al 31 dicembre Tale obiettivo viene raggiunto dalla società attraverso la procedura dell inventario fisico, che consiste nella conta fisica delle quantità giacenti a magazzino alla data di riferimento, con un successivo confronto con le quantità risultanti dalla contabilità di magazzino, allo scopo di adeguare queste ultime alle quantità fisiche, di indagare i motivi delle eventuali discordanze tra rilevazione fisica e contabilità di magazzino e di definire ed apportare le opportune misure correttive. Page 1

2 Rif sm/np 3 La partecipazione del revisore alla conta fisica delle merci rappresenta una procedura di revisione obbligatoria, finalizzata alla verifica dell esistenza delle stesse. In una società industriale quale Alfa S.p.A., il magazzino rappresenta sicuramente un valore importante sia in termini di incidenza sul totale attivo di stato patrimoniale sia in termini economici (variazione delle rimanenze). Regole per lo svolgimento dell inventario fisico Rif sm/np 4 Alcune regole di base, importanti per la buona riuscita di un inventario fisico, sono le seguenti: 1 Preparazione da parte della società di istruzioni scritte chiare e complete, che devono essere destinate agli addetti alla conta, ai responsabili dell inventario ed al revisore che prenderà parte all inventario fisico 2 Il revisore non si sostituisce al personale della società che effettua la conta ma lo affianca ed è presente per verificare la corretta applicazione delle procedure inventariali redatte e messe in atto dalla società. Page 2

3 Regole per lo svolgimento dell inventario fisico Rif sm/np 5 3 Chiara identificazione delle varie aree logistico-fisiche che compongono il magazzino, allo scopo di garantire un maggior ordine alla procedura inventariale e di consentire una rapida individuazione delle merci da contare. Regole per lo svolgimento dell inventario fisico Rif sm/np 6 4 Chiara identificazione delle unità di misura da adottare per ogni singolo codice, in modo da non generare errori in fase di conta. 5 Una volta contato un codice, occorre compilare un cartellino inventariale, che riporta il codice dell articolo, la descrizione, la data dell inventario, la quantità fisica rilevata e la firma dell addetto che ha eseguito la conta. I cartellini inventariali devono essere numerati progressivamente; occorre tenere un elenco delle sequenze numeriche assegnate alle varie squadre di conta. Tale elenco deve essere restituito al termine dei conteggi, distinguendo i cartellini utilizzati da quelli annullati o non utilizzati. Page 3

4 Regole per lo svolgimento dell inventario fisico Rif sm/np 7 6 Occorre porre un segno di riconoscimento sulle merci già inventariate, allo scopo di evitare che esse vengano erroneamente contate due volte o che non vengano contate. Generalmente tale evidenza viene fornita attraverso l apposizione di un bollino sulla merce contata, in modo che essa sia visivamente distinguibile dalla merce non contata. 7 Nel corso dell inventario, è necessario individuare le merci obsolete o danneggiate: infatti, esse saranno poi oggetto di considerazioni particolari in sede di valutazione del magazzino. Regole per lo svolgimento dell inventario fisico Rif sm/np 8 8 Le merci di terzi fisicamente giacenti presso la società devono essere chiaramente identificate e fisicamente separate dalle merci di proprietà della società. Esse devono essere oggetto di una contabilità di magazzino separata rispetto a quella della società. 9 Occorre effettuare delle verifiche anche relativamente alle merci della società presso terzi, per le quali occorre effettuare un inventario fisico, oppure inviare delle lettere di richiesta di conferma delle quantità giacenti. 10 La conta delle merci deve essere effettuata a magazzino fermo : ciò significa che non si devono verificare movimenti di merci nel corso dell inventario: di conseguenza, la produzione, la spedizione, il ricevimento merci devono essere fermi nel corso delle conte fisiche. Page 4

5 Regole per lo svolgimento dell inventario fisico Rif sm/np 9 11 Deve essere chiaramente individuata una persona dell azienda revisionata responsabile dell inventario, che deve essere sempre fisicamente presente durante le conte. 12 Gli addetti alla conta dovrebbero essere rappresentati da persone diverse ed indipendenti rispetto ai responsabili della custodia delle merci. 13 Al termine della conta, occorre verificare che tutti i cartellini inventariali siano stati utilizzati, verificando eventualmente quelli annullati e quelli rimasti inutilizzati. 14 Al termine delle conte, il responsabile dell inventario deve effettuare un giro di verifica di tutto il magazzino, allo scopo di verificare che tutte le giacenze abbiano il bollino di avvenuta conta (completezza dell inventario). Partecipazione del revisore all inventario fisico Rif sm/np 10 Il revisore che intende intervenire all inventario fisico di Alfa deve, prima di tutto, contattare la società per informarsi sulla o sulle date in cui è stato programmato l inventario (generalmente la data di chiusura dell esercizio), in modo tale da poter programmare il proprio intervento. Una volta decisa la tempistica del proprio intervento presso la società, il revisore deve ottenere dalla società una copia della procedura inventariale che intende seguire, allo scopo di individuare eventuali carenze, che egli può provvedere ad eliminare con opportuni suggerimenti. Nel corso del proprio intervento, il revisore deve prendere parte ai conteggi eseguiti dal personale della società nei vari reparti, allo scopo di verificare che esso si svolga ordinatamente e rispettando le procedure previste. Qualora venissero rilevate anomalie, è necessario informarne il responsabile dell inventario. Page 5

6 Rif sm/np 11 Partecipazione del revisore all inventario fisico Il revisore deve prendere nota di tutti i dati della conta: - codice degli articoli contati; - descrizione degli articoli contati; - quantità contata dal revisore; - quantità contata dalla società; - eventuale differenza tra le due quantità. Gli appunti del revisore devono essere tali da consentire il successivo collegamento con l elenco finale dell inventario. Rif sm/np 12 Partecipazione del revisore all inventario fisico La selezione dei codici da contare da parte del revisore deve avvenire secondo due criteri: a) dal fisico al contabile, ossia selezionando a campione le merci da contare direttamente dagli scaffali del magazzino (completezza); b) dal contabile al fisico, ossia selezionando a campione le merci da contare dal tabulato fornito dalla società (che deve riportare l elenco dei vari codici in giacenza alla data dell inventario, con le relative descrizioni e le quantità contate dalla società) (esistenza). Questa selezione viene generalmente effettuata sulla base della significatività de valore dei codici in giacenza, in modo da ottenere una buona percentuale di copertura. Page 6

7 Partecipazione del revisore all inventario fisico Rif sm/np 13 L adozione di entrambi i criteri di selezione garantisce al revisore la completezza (ossia che tutte le merci fisicamente giacenti siano state contate) e l esistenza (ossia che tutte le merci riportate sul tabulato di magazzino siano fisicamente esistenti). Partecipazione del revisore all inventario fisico Rif sm/np 14 Nel corso del proprio intervento, il revisore deve inoltre accertarsi che la produzione sia ferma nel corso delle conte fisiche; infatti, come in precedenza accennato, qualora la conta avvenisse a produzione attiva, le quantità giacenti a fine giornata sarebbero differenti da quelle rilevate nel corso dell inventario (perché, ad esempio, un articolo che ad inizio giornata era codificato come materia prima, e che come tale è stato contato, a fine giornata, per effetto dell attività produttiva, potrebbe essere diventato un prodotto finito). Il revisore deve anche accertarsi che tutte le merci di terzi siano fisicamente separate dalle merci della società e che, ovviamente, non siano oggetto di conta (non essendo di proprietà della società, tali merci non devono rientrare nel tabulato di magazzino e quindi nel bilancio della società!). Page 7

8 Partecipazione del revisore all inventario fisico Rif sm/np 15 Alla fine del proprio intervento, è opportuno che il revisore faccia un giro di ricognizione di tutti i reparti, allo scopo di verificare che tutte le merci siano state contate. Occorre inoltre che il revisore svolga la quadratura dei cartellini inventariali: esso deve prendere nota del numero dei cartellini inventariali distribuiti, allo scopo verificare che il loro numero sia pari alla somma del numero di cartellini inventariali utilizzati, dei cartellini annullati e dei cartellini non utilizzati. Partecipazione del revisore all inventario fisico Rif sm/np 16 La partecipazione all inventario fisico da parte del revisore è generalmente considerato un test di validità. E però importante che durante l analisi del sistema di controllo interno e prima della partecipazione il revisore comprenda la procedura di controllo che la società revisionata applicherà nello svolgimento dell inventario fisico: infatti il revisore non si sostituisce, ma controlla l inventario fisico svolto dalla società revisionata. Pertanto, la verifica delle procedure d inventariazione fisica può essere considerata anche un test di conformità. Page 8

9 Rif sm/np 17 L inventario fisico viene svolto sempre alla data di chiusura di bilancio? NO A) Inventario ciclico B) Inventario unico ma a data diversa da chiusura bilancio (casi eccezionali) Inventario ciclico Rif sm/np 18 L azienda può anche decidere di effettuare l inventario fisico mediante rilevazioni cicliche, ossia di effettuare più conte nel corso dell anno, andando a coprire con la conta tutti i codici almeno una volta. A volte vengono suddivisi i codici in classi per importanza di valore (ABCD) avendo l obiettivo di contare più di una volta i codici appartenenti alle classi di maggior valore. L inventario ciclico presuppone pertanto l esistenza di una buona contabilità di magazzino e di un efficace sistema di controllo interno (riepilogo coperture percentuali di conta, inserimento progressivo differenze inventariali ecc.). Il revisore deve valutare l esistenza di tali presupposti e, in caso di loro insussistenza, deve richiedere all azienda di effettuare una rilevazione in unica soluzione alla data di bilancio o prossima ad essa. Page 9

10 Rif sm/np 19 Inventario ciclico Nel caso di inventario ciclico, il revisore deve programmare i propri interventi nell arco dell esercizio. Per ogni singolo inventario ciclico al quale prende parte, il revisore deve procedere analogamente a quanto precedentemente descritto. Rif sm/np 20 Inventario unico in data diversa chiusura esercizio Nel caso in cui l inventario venga programmato in un unica data che non coincide con quella della chiusura dell esercizio ma comunque ad essa vicina (possibile solo se forte controllo interno aziendale), è necessario che il revisore svolga delle procedure di roll-forward (roll-back). Page 10

11 Rif sm/np 21 Inventario unico in data diversa chiusura esercizio Procedure di roll-forward (o roll-back) Nel caso di inventario unico svolto in prossimità della chiusura di bilancio (esempio: massimo mese prima o mese dopo) il revisore dovrà verificare a campione per i codici selezionati la documentazione a supporto dei movimenti in entrata e uscita dalla data dell inventario fisico a quella del bilancio In altre parole visionerà i codici selezionati di tutte le bolle in entrata e uscita riconciliando le quantità risultanti dall inventario fisico con quella di chiusura di bilancio. Rif sm/np 22 Supponiamo di esserci recati presso la società Alfa Spa per l inventario fisico in data 31/12/2015. La società ha svolto il proprio inventario nei giorni dal 27/12/2015 al 30/12/2015. Il 31/12/2015 è la giornata prevista dalla società per l inserimento dei dati relativi alle conte e per la contabilizzazione delle differenze inventariali rilevate (ossia per la rettifica delle quantità risultanti dalla contabilità di magazzino, qualora queste fossero diverse rispetto alle quantità riscontrate nella conta fisica). La carta di lavoro compilata dal revisore che ha verificato a campione le conte fisiche della società è riportata nell Allegato 1. Page 11

12 Rif sm/np 23 I dati rilevati dal revisore nel corso dell inventario fisico vengono poi utilizzati per lo svolgimento di un test chiamato comparison of quantities, il cui obiettivo è quello di verificare che la società abbia recepito le differenze inventariali riscontrate nell inventario fisico. E infatti molto importante che il revisore comunichi alla società eventuali differenze riscontrate nelle sue verifiche, in modo che la società le possa recepire. Rif sm/np 24 Questa verifica andrebbe fatta alla fine dell intervento del revisore in modo da poter procedere ad eventuali riconte e registrare immediatamente le eventuali differenze riscontrate In particolare, la comparison viene svolta ottenendo dalla società il tabulato di magazzino, che riporta, per ogni singolo codice, la quantità giacente, il valore unitario ed il valore complessivo della giacenza. Page 12

13 Rif sm/np 25 Tale tabulato viene utilizzato per verificare che, relativamente ai codici contati durante l inventario, la quantità risultante sia la stessa contata dal revisore. In caso contrario, viene proposta una rettifica, il cui valore viene determinato moltiplicando il valore unitario del codice per la differenza tra la quantità contata dal revisore e la quantità risultante dal tabulato di magazzino. Ovviamente, affinché il tabulato valorizzato di magazzino costituisca uno strumento utile per il revisore, occorre verificare che esso quadri con il bilancio! Si veda nell Allegato 2 un estratto del tabulato di magazzino della società Alfa S.p.A. al 31/12/2015. Rif sm/np 26 Sulla base di tale tabulato e delle conte svolte dal revisore, risultanti da Allegato 1, effettuare la comparison of quantities, evidenziando e quantificando le eventuali differenze inventariali non recepite da Alfa. (Si veda nell Allegato 3 lo schema da utilizzare). Predisporre poi un memo riepilogativo del lavoro svolto. (Soluzione in Allegati 4 e 5). Page 13

14 ALLEGATO 1 INVENTARIO FISICO ALFA SPA 31/12/2015 materie prime Codice Descrizione Unità di misura Quantità contata Quantità contata Differenza Note dal revisore dalla società inventariale A B A-B 12734A Materia prima A Nr B Materia prima B Nr C Materia prima C KG D Materia prima D Nr E Materia prima E Nr F Materia prima F Nr G Materia prima G Nr

15 ALLEGATO 1 semilavorati Codice Descrizione Unità di misura Quantità contata Quantità contata Differenza Note dal revisore dalla società inventariale A B A-B 567A Semilavorato A Nr B Semilavorato B Nr C Semilavorato C Nr D Semilavato D Nr E Semilavorato E Kg F Semilavorato F Nr G Semilavorato G Nr

16 ALLEGATO 1 prodotti finiti Codice Descrizione Unità di misura Quantità contata Quantità contata Differenza Note dal revisore dalla società inventariale A B A-B 67A Prodotto finito A Nr B Prodotto finito B Nr C Prodotto finito C Nr D Prodotto finito D Nr E Prodotto finito E Nr F Prodotto finito F Kg G Prodotto finito G Nr

17 ALLEGATO 2 ESTRATTO DEL TABULATO DI MAGAZZINO ALFA SPA AL 31/12/2015 materie prime Codice Descrizione Unità di Quantità Valore Valore misura unitario ( ) complessivo A B A*B 12734A Materia prima A Nr , , B Materia prima B Nr , , C Materia prima C Kg , , D Materia prima D Nr , E Materia prima E Nr , , F Materia prima F Nr , , G Materia prima G Nr , ,50 Altri codici ,30 TOTALE MAGAZZINO MATERIE PRIME ,00 Ok con bilancio al 31/12/2015

18 ALLEGATO 2 ESTRATTO DEL TABULATO DI MAGAZZINO ALFA SPA AL 31/12/2015 semilavorati Codice Descrizione Unità di Quantità Valore Valore misura unitario ( ) complessivo A B A*B 567A Semilavorato A Nr , ,00 444B Semilavorato B Nr , ,20 789C Semilavorato C Nr , ,00 486D Semilavorato D Nr , ,00 121E Semilavorato E Kg , ,00 688F Semilavorato F Nr , ,00 900G Semilavorato G Nr , ,50 Altri codici ,30 TOTALE MAGAZZINO SEMILAVORATI ,00 ok con bilancio al 31/12/2015

19 ALLEGATO 2 ESTRATTO DEL TABULATO DI MAGAZZINO ALFA SPA AL 31/12/2015 prodotti finiti Codice Descrizione Unità di Quantità Valore Valore misura unitario ( ) complessivo A B A*B 67A Prodotto finito A Nr , ,50 50B Prodotto finito B Nr , ,00 12C Prodotto finito C Nr , ,00 23D Prodotto finito D Nr , ,80 45E Prodotto finito E Nr , ,00 68F Prodotto finito F Kg , ,00 90G Prodotto finito G Nr , ,00 Altri codici ,70 TOTALE MAGAZINO PRODOTTI FINITI ,00 OK con bilancio al 31/12/2015

20 ALLEGATO 3 SCHEMA DA ADOTTARE PER LO SVOLGIMENTO DELLA COMPARISON OF QUANTITIES Codice Descrizione Quantità rilevata Quantità da tabulato Differenza Valore unitario Quantificazione dal revisore della società differenza A B (A-B)=C D C*D