Gestione documentale,

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1 >> Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva Av a n t i Ve l o c e N 13 Ap r i l e 2011 classificazioni Gestione documentale, e servizi. In tutto il mondo pilastro del sistema informativo Il RINA, Registro Italiano Navale, è una delle più antiche società di classificazione In RINA applicazioni e risultati a tutto campo e certificazione al mondo. Fondato a Genova nel 1861 per La parola al CIO servire le esigenze del mondo marittimo, ha diversificato le Che ne pensano i Chief Information Officer proprie attività diventando anche società di servizi erogati della gestione elettronica dei documenti? ad imprese e comunità, e oggi Come valutano concretamente i vantaggi che è una multinazionale presente con l azienda ne ricava? Come dev essere il fornitore 110 uffici e dipendenti in 42 paesi ideale di document management? Di tutto questo del mondo. La società capogruppo è RINA parliamo con Andrea Favati, Responsabile Spa, le attività operative sono affidate a RINA Services Spa dove sono confluite Sistemi Informativi di RINA, il Registro Italiano le tre Divisioni principali: Navale (sono Navale, che ormai da molti anni ha fatto della classificate navi in tutto il mondo per gestione documentale il perno del suo sviluppo. 28 milioni di tonnellate di stazza lorda); Certificazione (oltre le aziende e Qual è il ruolo della gestione elettronica le amministrazioni certificate) e Industria dei documenti in azienda? (RINA in particolare è partner in importanti progetti di produzione di energia). Il E un pilastro portante del nostro sistema Andrea Favati fatturato totale della società, in costante informativo e quindi dell azienda. D altra parte il crescita, ha raggiunto nel 2009 i 200 milioni prodotto del RINA sono proprio i documenti, le E stato quindi naturale per noi il ricorso di euro. Da questo punto di vista RINA è nostre divisioni navale e certificazione ad esempio alla gestione documentale: abbiamo scelto la un azienda di medie dimensioni, ma le sue emettono rapporti e certificati, corrispondenza piattaforma Top Consult per archiviare e gestire problematiche ed esigenze sono quelle di una grande azienda, con utenti e fatture; e nello stesso tempo riceviamo lettere questo enorme volume di documenti. E da evoluti, organizzazione a rete e documenti amministrativi, ma anche disegni subito, poiché una gestione documentale standalone non serve a nulla, l abbiamo integrata in Da anni RINA ha quindi dispersa, normative complesse. tecnici, progetti e fotografie soprattutto di navi. Poi c è tutto il patrimonio di normative tutto il contesto della vita aziendale con il sistema deciso di investire molto in internazionali, nazionali e interne che regolano i informativo, con le informazioni strutturate, Information Technology, come processi di lavoro e l attività degli ispettori. facendola così diventare una funzione vitale. fattore abilitante per poter segue a pag. 8 competere sul mercato con i grandi istituti internazionali suoi concorrenti. E in primo piano c è anche la gestione elettronica dei documenti, che porta risparmi ed efficienza. Integrata Arricchito anche l Erp di Ibm Pagina 3 con il sistema informativo, viene utilizzata fra l altro per la gestione delle fatture Coop Adriatica: e la carta non c è più Ritorni economici, processi efficienti Pagina 4 attive e passive e della loro conservazione sostitutiva a norma, per la gestione di rapporti e certificati, dei disegni navali, QMail Archiver, la posta elettronica della corrispondenza e della contabilità. archiviata automaticamente Pagina 6 Con il 2011 gestione e conservazione sostitutiva vengono estese anche ai documenti del Personale, dal Libro Unico del Lavoro ai cedolini stipendio. >> in questo numero Applicazione NED for ACG 1

2 2 Nuove regole tecniche sono state fissate per la firma digitale con lo scopo di renderla più sicura. Sono contenute nella delibera del CNIPA (il Centro Nazionale per l Informatica nella PA) N.45/2009 Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico (pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 3/12/09), poi modificata per quanto riguarda in particolare le scadenze - dalla Determinazione Commissariale N. 69/2010 di DigitPA, l ente che ha ereditato le funzioni del CNIPA (pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 17/8/10). Nasce così una sorta di superfirma digitale che deve entrare in vigore entro il 31/12/10; fino al 30/6/11 si possono comunque utilizzare ancora le precedenti regole tecniche. Con la delibera è stato innanzitutto irrobustito l algoritmo che sta dietro la firma, il cosiddetto hash che applicato ad un file genera un impronta digitale, una serie di bit che lo identificano in maniera univoca. Se prima si usava l algoritmo SHA-1 che generava un impronta di 160 bit, la nuova normativa richiede l algoritmo SHA-256, in grado di generare impronte di 256 bit a maggiore sicurezza. Inoltre la busta crittografica destinata a contenere il documento informatico sottoscritto (sia in chiaro che firmato) deve essere conforme al nuovo standard CadES, che rispetta anche le norme europee sulla firma digitale. L estensione dei file firmati anche nel nuovo standard CadES rimarrà.p7m. Top Consult è pronta Il modulo Lex di Top Media NED, specializzato per la firma digitale, la marcatura temporale e la conservazione sostitutiva dei documenti, come pure OutLex (la versione per chi usa la conservazione in modalità Outsourcing, sono già stati adeguati alle nuove regole tecniche e sono pienamente rispondenti a tutte le specifiche della nuova normativa. I clienti Top Consult devono quindi installare la nuova versione, che è rilasciata senza alcun costo addizionale per chi ha sottoscritto il programma di manutenzione. Sia Lex che OutLex sono stati inoltre ottimizzati con diverse funzioni: in particolare, firma, marcatura temporale, visualizzazione e verifica Le nuove regole tecniche per il documento informatico Superfirma digitale al via della stessa, sono tutte integrate all interno del modulo; si ha quindi un unico strumento per firmare e marcare, archiviare e gestire, mentre nella fase di esibizione degli archivi sostitutivi si può esibire un unico file completo. CAD Day: la PA si rinnova E entrato in vigore il 25 gennaio il nuovo CAD, il Codice dell Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo N. 235/2010), un pilastro del rinnovamento della PA. Immediatamente efficace, il CAD aggiorna e rinnova il quadro normativo definito dal precedente decreto legislativo N.82 del In particolare, il nuovo Codice enfatizza l impiego della PEC, la posta elettronica certificata, nelle comunicazioni fra PA e cittadini ed imprese; per quanto riguarda la validità dei documenti informatici, esamina i passaggi da analogico a digitale e viceversa, promettendo entro l anno l emanazione di regole tecniche che diano piena validità alle copie cartacee e digitali dei documenti informatici. Viene inoltre prevista la conservazione digitale dei documenti degli enti pubblici mediante appositi responsabili della conservazione, che si possono avvalere di soggetti pubblici o privati; si introduce anche la figura del conservatore accreditato, con requisiti riconosciuti da DigitPA. Archivi sostitutivi, come spedire l impronta all Agenzia delle Entrate Con il provvedimento N del 25/10/2010 l Agenzia delle Entrate ha pubblicato le regole per la trasmissione annuale dell impronta degli archivi sostitutivi, cioè la loro sintesi digitale che li identifica in modo inequivocabile e ne impedisce modifiche. Viene così finalmente completato l iter regolamentare per la conservazione sostitutiva dei documenti annunciato nel Decreto del Ministero Economia e Finanze del 23/1/2004. Il testo prevede che la trasmissione dell impronta all Agenzia delle Entrate potrà essere effettuata a cura del soggetto interessato, del Responsabile della Conservazione o di un suo delegato, oppure anche da uno studio commercialista. Oggetto della trasmissione sarà l evidenza informatica contenente l impronta dei dati dell archivio informatico conservato, firmata e marcata temporalmente, completata da alcuni dati quali il nome del responsabile conservazione e i tipi di documenti conservati. La trasmissione dovrà avvenire in forma telematica attraverso la rete Entratel o Fisconline e sarà sottoposta a controllo da un software dedicato messo a disposizione dell Agenzia delle Entrate. Per quest ultima la trasmissione delle impronte diventerà così di fatto una sorta di censimento di tutte le aziende che utilizzano la conservazione sostitutiva a norma di legge. L invio annuale delle impronte si deve effettuare entro il quarto mese successivo al termine ultimo per la presentazione dei redditi. Contestualmente alla prima trasmissione dell impronta (archivi dell anno 2010) dovranno essere trasmesse anche le impronte relative alle eventuali annualità precedenti.

3 Top Media NED arricchisce anche l Erp di Ibm Applicazione NED for ACG NED for ACG è la nuova applicazione che integra la piattaforma documentale Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti con il sistema gestionale Erp Ibm ACG. È stata sviluppata congiuntamente da Top Consult e dal partner Citiemme Informatica di Bergamo, centro di eccellenza Ibm per iseries, centro di competenza ACG e socio fondatore del Consorzio ISA Italian Software Academy (che ha preso il testimone dal vecchio Club ACG). La nuova applicazione integrata aggiunge al prodotto ACG la capacità di gestione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti del ciclo attivo, di quello passivo e delle scritture contabili, il tutto con un costo contenuto di prodotto e di progetto e con un avviamento facile e veloce. tradizionali che hanno già acquisito anche Vision 4 ma ancora non le usano: con la nuova applicazione possono subito fruire dei vantaggi dell integrazione fra sistema documentale e attuali ACG, pronti a Integrazione con le nuove ACG Vision 4 Le ACG sono la soluzione gestionale Erp di Ibm per le PMI italiane, già adottata da migliaia di aziende. Ora Ibm e Consorzio ISA hanno sviluppato una nuova versione tecnologicamente avanzata, ACG Vision 4, scritta in Java e quindi multipiattaforma. NED for ACG, che funziona perfettamente anche con le ACG tradizionali, è stata espressamente creata per ACG Vision 4, che colloquia con il sistema documentale Top Media NED via Web Service nativo. NED for ACG è una applicazione semplice e pacchettizzata di Top Media NED che consente agli utenti ACG, direttamente dalle schermate gestionali, di archiviare nel sistema documentale i documenti emessi e gestiti dall Erp, visualizzare i documenti associati alle transazioni e archiviati in Top Media NED, navigare attraverso quelli correlati. L applicazione è pronta all uso, già personalizzata per l ambiente amministrativo: la versione base prevede archiviazione, visualizzazione e ricerca (con navigazione delle correlazioni) di tutti i documenti coinvolti nello scenario del ciclo attivo (conferme ordini cliente, DDT, fatture attive) e delle scritture contabili (giornale, registro Iva). L applicazione base può essere direttamente estesa alla gestione dei documenti del ciclo passivo (ordini acquisto, DDT, fatture fornitori), con l utilizzo di etichette e di Capture Barcode, per svolgere le stesse funzioni. Ai due scenari, quando l utente ha raggiunto un numero significativo di documenti archiviati, viene aggiunta anche la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali nella modalità in house oppure in outsourcing. L applicazione integrata viene installata e messa in funzione presso il cliente finale da Citiemme Informatica; per avviare la conservazione sostitutiva interviene direttamente Top Consult, in grado di fornire anche una formazione preventiva presso il cliente (con presenza di un Legale e dello specialista applicativo) e di certificare con il Legale il manuale della conservazione personalizzato dal cliente. Dall amministrazione all azienda Con NED for ACG le aziende possono quindi beneficiare, a basso costo e in tempi rapidi, dei vantaggi di efficienza e competitività indotti dalla gestione elettronica dei documenti amministrativi e contabili. Quando gli utenti vorranno poi estendere la gestione documentale ad altre aree aziendali (Personale, Vendite, Produzione, Logistica, Qualità, ecc.) potranno facilmente passare alla versione Enterprise del software Top Media NED pagando solo per le nuove funzioni introdotte. In particolare NED for ACG si rivolge ai numerosi utenti delle ACG NED for ACG: direttamente dalle schermate ACG Vision 4, suo ambiente di lavoro abituale, l utente visualizza con un semplice click il documento che serve. passare facilmente il tutto su ACG Vision 4. Sul mercato NED for ACG verrà proposta da Citiemme Informatica ai propri clienti; per una diffusione più ampia a livello nazionale Top Consult la offrirà ai clienti utenti di ACG tramite partner specializzati in questi Erp, con i quali definire un offerta congiunta e integrata che inglobi la nuova applicazione. Il Top Media Partner Program NED for ACG è infatti uno dei primi risultati del Top Media Partner Program, lanciato da Top Consult, che consente a chi diventa suo partner certificato di creare un offerta congiunta e integrata. Il cuore del programma è proprio NED for XXX, cioè la possibilità di integrare rapidamente Top Media NED con qualsiasi gestionale o Erp (XXX) sviluppato o commercializzato dal partner, sfruttando le avanzate capacità di interfacciamento e integrazione con tutti gli ambienti gestionali di una piattaforma documentale ad alta interoperabilità, nata per i Web Service e la SOA. Chi aderisce al Partner Program può utilizzare anche un ampio pacchetto di risorse e servizi forniti da Top Consult, fra cui formazione tecnica, commerciale e applicativa, supporto ai piani di vendita e di marketing. 3

4 E la carta non c è In Coop Adriatica milioni di pagine archiviate e gesti i ritorni economici e l efficienza de 4 Da noi la gestione elettronica dei documenti è entrata nel 97 e da allora è via via diventata strumento sempre più insostituibile dei processi amministrativi, a fronte di una crescita continua ed impetuosa dei volumi da trattare afferma Patrizia Bussolari, Responsabile Procedure Contabili di Coop Adriatica. Il sistema documentale Top Consult, oggi presente nella sua versione più avanzata Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, è stato integrato con il gestionale aziendale, l Erp Diapason di Formula, ed è al centro di diverse applicazioni che vanno dalla gestione automatizzata dei cicli attivo e passivo alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e dei libri sociali, dalla spedizione automatica delle fatture alla pubblicazione di documenti sul portale. Nelle varie procedure il sistema documentale archivia e gestisce diversi milioni di documenti. Applicazioni e integrazioni sono state messe a punto in collaborazione con Ecole & Co, partner modenese di Top Consult e consulente IT di Coop Adriatica. In un anno fatture attive e passive Prima applicazione documentale, partita già nel 97, la gestione del ciclo attivo coinvolge oggi circa fatture all anno. Le fatture attive, emesse dal sistema gestionale e direttamente archiviate in Top Media NED, riguardano sia la vendita di merce (consumatori che richiedono fattura nel punto vendita) sia le vendite diverse effettuate dalla sede centrale (fra cui le fatturazioni annuali degli interessi sui prestiti concessi ai dipendenti e le quote mensili addebitate per l uso dell auto aziendale). Nel ciclo passivo vengono invece gestite annualmente circa fatture fornitori, che arrivano in formato elettronico o cartaceo (in questo caso sottoposte a scansione da un servizio esternalizzato) e vengono archiviate nel sistema documentale assieme ai relativi dati contabili. Tre quarti delle fatture riguardano acquisto di merci da fornitori; fra queste ci sono anche fatture riepilogative mensili, per le consegne effettuate ai vari punti vendita, che arrivano addirittura a 200 pagine ciascuna. Le fatture rimanenti sono relative all acquisto di beni e servizi da parte di buyer aziendali: l abbinamento agli ordini associati consente di verificare la congruenza prima di attivare i pagamenti. Un portale per clienti e fornitori Per i fornitori e più recentemente per i clienti è stato inoltre realizzato un apposito portale, integrato con il sistema documentale. Già diverse migliaia di fornitori e di clienti hanno aderito a questa modalità: ricevuta un di notifica, autenticandosi per l accesso alle sezioni predisposte, visualizzano e scaricano rispettivamente le lettere quindicinali di avvenuto pagamento con scadenziario o le fatture attive mensili. Qui la maggiore tempestività di un inoltro senza disguidi e ritardi aggiunge Patrizia Bussolari - si accompagna ai notevoli risparmi ottenuti rispetto alle precedenti attività di Coop Adriatica, con oltre dipendenti e un fatturato stimato di milioni di euro al 31 dicembre 2010, è la seconda cooperativa del sistema Coop (la più grande catena distributiva italiana). Sede centrale a Villanova di Castenaso (Bologna), dispone di una rete di 18 ipercoop e 142 supermercati, distribuiti in Emilia-Romagna, Veneto, Marche e Abruzzo, e una base sociale di 1 milione e soci, di cui 230 mila soci prestatori per un ammontare del prestito sociale di quasi 2 miliardi di euro. stampa, imbustamento e affrancatura, risparmi che si possono stimare in diverse decine di migliaia di euro all anno e destinati a crescere mano a mano che in particolare nuovi clienti aderiscono all iniziativa. In più, naturalmente, la forte diminuzione delle telefonate da parte dei fornitori ha ridotto in contabilità l impegno degli addetti, consentendo attività a maggiore valore aggiunto come ad esempio i controlli sulle registrazioni contabili eseguite. Centrale alle spalle del portale è il ruolo del sistema documentale Top Media NED, in grado di spedire in modo totalmente automatico i documenti, ricevuti come spool di stampa dal gestionale e archiviati in Pdf; in base alle anagrafiche, questi sono inoltrati alla postalizzazione o inviati ad un indirizzo oppure indirizzati sul portale assieme all emissione della notifica. Sostitutiva: centinaia di pallet, destinazione macero Dal 2006 Coop Adriatica ha deciso di mandare in conservazione sostitutiva a norma di legge i documenti fiscali e i vari libri contabili. Per questo viene utilizzata la soluzione specializzata Lex di Top Consult, corredata

5 più te nell area amministrativa: i processi. fra l altro dalla consulenza preliminare on-site di un legale e dal servizio ManLex per il mantenimento nel tempo degli archivi sostitutivi realizzati. Vengono quindi mandati in conservazione sostitutiva le fatture attive e passive e i libri contabili (dal libro cespiti al libro giornale, dai registri Iva ai partitari), libri che - per una società di queste dimensioni che ha quasi raddoppiato negli ultimi anni i suoi punti vendita hanno ingombri di grandissima entità. Il libro giornale ad esempio è un enorme volume di pagine all anno, una volta trattate in formato cartaceo, che dovevano essere ricercate, stampate, assemblate e archiviate in grandi armadi. Adesso ogni anno vanno in sostitutiva quasi 2 milioni di pagine di documenti, che si trasformano in soli 20 Dvd a norma di legge, conservati in tre copie negli appositi armadi ignifughi. In cinque anni, dal 2006 ad oggi, sono quindi 10 milioni le pagine originali che possono essere distrutte. I documenti originali sono stati finora conservati, in un capannone affittato, su centinaia di pallet, non predisposti per la consultazione ma pronti per il macero. Dal 2012, con l invio sistematico all Agenzia delle Entrate della cosiddetta impronta degli archivi sostitutivi realizzati, tutta questa montagna di carta potrà sparire; verranno tenuti via via solo i documenti dell anno in corso in un archivio di dimensioni più ridotte. Il risultato? Milioni di fogli di carta eliminati, spazi liberati e affitti risparmiati. Processi lavorativi più veloci ed efficienti Gli utenti del sistema documentale in Coop Adriatica sono una settantina, concentrati soprattutto nei settori centrali della contabilità, ma presenti anche in periferia negli uffici amministrativi degli ipermercati, negli uffici acquisti e nella logistica, che accedono ai documenti via Web. Gli utenti possono ripescare e visualizzare con grande facilità i documenti necessari al loro lavoro. Prima la ricerca era lunga e difficoltosa, non sempre fruttuosa; il singolo documento andava cercato in archivio, magari fra decine di migliaia di pagine: adesso, anziché aspettare qualche giorno, si fa tutto nel giro di pochi minuti al massimo, con qualche semplice click. Appena introdotta in azienda la gestione documentale, Coop Adriatica aveva stimato che il tempo risparmiato nella sola archiviazione delle fatture, prima manuale, e nella loro stampa equivaleva a euro all anno; mentre scompariva il lavoro di una persona al mese, in precedenza dedicato all archiviazione delle stampe che componevano i libri sociali, dal libro giornale ai registri Iva. Il ruolo del sistema documentale Top Media NED è ormai quello di uno strumento organizzativo e gestionale indispensabile per la nostra azienda, senza il quale non saremmo più capaci di lavorare conclude Patrizia Bussolari. Al di là dei rilevanti risparmi economici che ci consente di ottenere in termini di risme di carta, di spazi fisici liberati Il reparto gastronomia del Supermercato Coop di Granarolo (BO); a sinistra, Ipercoop Città delle Stelle di Ascoli Piceno (unico in Italia certificato Emas, la registrazione di eccellenza ambientale UE) e, in basso, Ipercoop I Malatesta di Rimini. Nella pagina a fianco, la sede centrale di Coop Adriatica a Villanova di Castenaso (BO) e, in basso, reparti del Supermercato Coop&Coop Perla Verde di Riccione (RN) e dell Ipercoop Città delle Stelle di Ascoli Piceno. negli archivi o di affrancature, il vero aspetto determinante della gestione elettronica dei documenti è quello di aver eliminato la carta nei nostri processi lavorativi. Il valore aggiunto è la capacità di ritrovare qualsiasi documento praticamente in tempo reale, in modo certo ed univoco, di smistarlo e condividerlo, rendendo così i processi aziendali di gran lunga più veloci ed efficienti. Intanto continuano ad aumentare il numero e l ambito dei documenti archiviati e gestiti. Fra questi l enorme libro soci, che conta alcune centinaia di migliaia di pagine, e un altro documento che contiene annualmente in qualche decina di migliaia di pagine - tutti gli scontrini emessi a soci, in modo da dimostrare la prevalenza delle vendite in questa direzione, come richiesto ad una cooperativa di consumo. Archiviate elettronicamente anche le dichiarazioni, come il Modello 770, un volume annuale di pagine che raccoglie fra l altro le ritenute relative ai dipendenti, dai contratti a termine che si rinnovano a quelli a tempo indeterminato. Fra le ultime applicazioni introdotte, l archiviazione dei modelli F24 e dei documenti relativi alle procedure di incasso nei punti vendita. Nel 2011 la gestione documentale si allarga dalla Contabilità al Personale: qui si è deciso infatti di gestire e conservare in modo sostitutivo i documenti dell Amministrazione del Personale (LUL, Cud, ecc.) per fruire anche in questo settore di tutti i vantaggi di semplificazione e risparmio. 5

6 6 Con il nuovo modulo QMail Archiver di Top Media NED Posta elettronica, archiviazione automatica volumi di posta elettronica continuano a crescere I con ritmi elevatissimi e le aziende devono sostenere un impegno via via maggiore per catalogare e archiviare messaggi e allegati, sempre con l incubo di perdere le che servono. Gli utenti finali devono sfogliare una ad una le , decidere come e dove catalogarle, dare i comandi di archiviazione. Per venire incontro a queste esigenze e superare i problemi connessi, Top Consult ha sviluppato una Connettori integrati con Office 2010 L integrazione fra sistema documentale Top Media NED e gli strumenti di produttività Microsoft, i più usati dagli utenti finali aziendali, è realizzata mediante connettori sviluppati da Top Consult. Si tratta di Connect per WEP e Connect per Outlook, che assicurano l integrazione rispettivamente con i programmi Office Word, Excel, Powerpoint, e la posta elettronica Outlook. Le connessioni sono state ora aggiornate con la compatibilità ad Office 2010, la versione più recente della suite Microsoft per l ufficio. Top Consult, che mantiene costantemente aggiornato il suo software, fornisce gratuitamente l aggiornamento ai propri clienti tramite il programma di manutenzione. nuova soluzione per l archiviazione automatica della posta elettronica: da una casella specializzata di posta è così possibile acquisire e archiviare in automatico le in entrata (provenienti dai più diffusi server di posta), catalogarle, protocollarle e smistarle alle rispettive competenze, velocizzando di molto la gestione dei flussi documentali. La soluzione si basa sul nuovo modulo QMail Archiver del sistema Top Media NED, che controlla costantemente una o più caselle di posta e ne archivia i messaggi presenti. L uso tipico è l elaborazione di una casella postale dedicata a ricevere particolari documenti. Il modulo opera sotto il controllo del QManager, il potente schedulatore di lavori che funziona in modalità non presidiata. Inizialmente si devono naturalmente definire quante e quali sono le caselle di posta che devono essere monitorate per l archiviazione automatica e impostare tutti i vari parametri che identificano le da archiviare. La soluzione si rivolge in modo particolare all automazione e allo snellimento del flusso di documenti del ciclo passivo, dalla corrispondenza agli ordini, alle fatture. Se un azienda predispone un apposita casella di posta dedicata a ricevere le fatture provenienti da tutti i suoi fornitori (ad esempio fatturefornitori@azienda.it), QMail Archiver provvede ad archiviare automaticamente secondo i criteri preimpostati le fatture dei fornitori prelevandole da questa casella; ma può anche con un unico lavoro monitorare più caselle omogenee, come fatture fornitori Italia e fatture fornitori Estero. Si può archiviare l intero messaggio di posta in formato.eml o tutti gli allegati raggruppati in unico file.zip o un solo allegato (ad esempio filtrando quello.pdf o.tif). I documenti archiviati vengono indicizzati secondo le proprietà standard del messaggio (data, mittente, destinatario, oggetto, ecc.); si possono anche estrarre dall oggetto o dall allegato il numero di fattura o il formato del documento opportunamente predisposti. E possibile inoltre l autonumerazione dei documenti archiviati mediante un numeratore che genera valori progressivi. Questo è particolarmente utile negli scenari che vedono una casella di posta dedicata alla ricezione delle fatture fornitori; infatti si possono così eliminare tutte le abituali attività manuali svolte dagli utenti: cioè stampa delle fatture ricevute, applicazione di etichetta barcode incrementale per assolvere agli obblighi fiscali di numerazione progressiva, scansione dell immagine in un serbatoio, avvio del riconoscimento mediante barcode o OCR. Il risultato è l automazione e la velocizzazione dell intero processo, con i relativi vantaggi gestionali ed economici, aumentando così l efficienza delle soluzioni per il ciclo passivo e introducendo anche un nuovo scenario. Le archiviate, in particolare le fatture, sono a disposizione per la consultazione centralizzata, per i flussi dei processi aziendali e per l eventuale conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge. Sul piano della compliance, la soluzione consente inoltre di rispettare facilmente l obbligo di tenere archiviata una copia di tutta la corrispondenza intercorsa, obbligo che le aziende tendono spesso a dimenticare.

7 Notizie in breve Paglieri Sell System, partita la conservazione in house Da oltre 20 anni, Paglieri Sell System progetta, realizza e distribuisce linee complete di prodotti per la grande distribuzione moderna. Quasi punti vendita di ogni dimensione in tutta Italia vengono riforniti di oltre prodotti diversi nelle categorie profumeria e cosmetica, parafarmacia, accessori casa, bazar e tessile; la società cura in particolare la consegna, il montaggio e il rifornimento di espositori negli ipermercati e supermercati. Nella sede centrale di Pozzolo Formigaro (Alessandria), dove opera anche la struttura logistica che movimenta ogni anno 55 milioni di prodotti, il sistema documentale Top Media NED archivia e gestisce da anni il grande volume di documenti aziendali coinvolti: i documenti del ciclo attivo, i libri contabili societari, i DDT con la firma del ricevente, oltre ai documenti del sistema qualità e al parco auto aziendali. Dal primo gennaio 2011, con l installazione del modulo Lex di Top Media NED, Paglieri Sell System effettua in house la conservazione sostitutiva (prima affidata in outsourcing ad una società esterna): ogni anno verranno così trasferite su pochi Dvd a norma di legge pagine di fatture attive, registri Iva e libro giornale, schede di magazzino e mastrini. Sempre dall inizio dell anno un altro modulo, QPaper, dotato anche di capacità di tracciatura e feedback, sovrintende alla postalizzazione inviando automaticamente le fatture attive archiviate ad un fornitore esterno specializzato per la stampa ed il recapito postale. Numerosi e concreti i benefici gestionali e organizzativi apportati all azienda dal sistema documentale Top Consult: carta eliminata, spazi d archivio liberati, processi lavorativi più fluidi ed efficienti. Un nuovo partner, Gruppo Abaco Un accordo di partnership è stato siglato fra Top Consult e Gruppo Abaco. Con sede a Prato, 60 addetti e mille clienti in tutta Italia, il Gruppo eroga soluzioni organizzative, informatiche e web per le aziende dei principali settori industriali e dei servizi, con focus particolare su Tessile-Moda, Edilizia e Manifatturiero. L accordo con Top Consult consentirà di potenziare l offerta del Gruppo ed è anche volto all integrazione nativa del sistema documentale Top Media NED con alcune piattaforme gestionali e Erp di Abaco: attraverso le Società del Gruppo Abaco Engineering e Abaco Consulting saranno così offerte, rispettivamente, soluzioni per la gestione documentale e consulenza specialistica per progetti di document management complessi. Faccia a faccia con i clienti, via Web seminar Una serie di Web Seminar, promossi da Top Consult, ha consentito di presentare a clienti ed imprese in forma interattiva e sintetica un ampio spettro di applicazioni che si possono realizzare con Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti. I temi trattati: la spedizione massiva e multicanale dei documenti; l archiviazione automatica della posta elettronica; l automazione dei processi contabili; la gestione economica e giuridica del Personale con conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro; la conservazione sostitutiva a norma di legge in house o in outsourcing. Ampia la partecipazione, data anche la presenza di dimostrazioni, il taglio pratico e la facilità di porre domande via voce o via web in qualsiasi momento. IT giù, Software su. Content Management sempre in crescita Assintel Report 2010, quinta edizione dello studio sul mercato italiano del software e servizi, ha fotografato un IT ancora in calo. In controtendenza al suo interno il comparto del software, che sale del 2,7 per cento sul I dati sono ricavati dalle intenzioni di spesa e investimento di 500 CIO e responsabili IT di aziende di ogni industry e dimensione, con la sola esclusione delle microimprese e della PA centrale. Nel settore del software applicativo, componente principale del comparto software, dove la crescita media prevista è dell 1,4 per cento, il Process&Content Management conferma la sua tendenza al rialzo (+3,7 per cento sul 2009) attestandosi a 197 milioni di euro, secondo solo alla Business Intelligence che cresce nell anno del 5,7. Il Content Management, che assieme alla gestione dei contenuti vera e propria riunisce anche le aree del Workflow Management, della digitalizzazione e archiviazione ottica sostitutiva, è ancora oggetto di grande interesse e di intensi sviluppi. Viene ad esempio indicato dagli intervistati ai primi posti nell elenco delle tecnologie considerate strategiche, e anche nelle intenzioni di investimento ECM (Enterprise Content Management) e Web Content Management raccolgono in media il 50 per cento circa delle risposte. Il Content Management è particolarmente attrattivo per le grandi imprese, dove l intenzione di investimento in ECM è al primo posto con quasi il 70 per cento delle risposte. In tutti i settori d industria con imprese di ogni dimensione - le soluzioni ECM raccolgono intenzioni di investimento elevate, quasi sempre superiori al 50 per cento, in particolare nelle banche, negli enti locali e nelle telecomunicazioni, con l obiettivo di ottimizzare il back-office, apportare efficienza ed efficacia ai processi, ridurre l operatività manuale, realizzare la dematerializzazione. 7

8 8 segue da pag. 1 Gestione documentale, pilastro del sistema informativo In RINA applicazioni e risultati a tutto campo Di pari passo è stato ridisegnato il sistema informativo, con una logica Web sempre più decentrata sulla rete di 110 uffici in 42 paesi del mondo: le varie applicazioni di processo, che prima non gestivano direttamente i documenti (questi erano prodotti, ricevuti e archiviati manualmente), hanno cominciato a produrre tutti i documenti di processo in forma elettronica, ad archiviarli in modo automatico nel sistema Top Media NED e a gestirli digitalmente. E stato poi attivato un progetto di knowledge management, di condivisione della conoscenza all interno della nostra comunità di addetti ai lavori. Il tutto ruota attorno ad un portale, oggi Oracle, che serve circa 700 aree di collaborazione per gruppi di persone (dai dipendenti ai clienti, dai fornitori agli esperti, ai collaboratori esterni) e che è stato poi integrato con il sistema documentale. Con il progetto RINA Workplace attraverso il portale si accede a tutte le informazioni strutturate e non che l azienda produce e riceve: quelle non strutturate, cioè i documenti, sono tutte archiviate all interno di Top Media NED. Quanti documenti sono archiviati e gestiti da Top Media NED? Complessivamente sono 2,5 milioni di documenti, composti mediamente da una decina di pagine ciascuno. Si tratta di circa fatture attive e passive (tutte le fatture sono sottoposte anche alla procedura di conservazione sostitutiva), di rapporti e certificati, di disegni dell archivio navale, cui si aggiungono la corrispondenza, i documenti contabili (dalle prime note ai bilanci, dagli incassi ai pagamenti) ora affidati al nuovo sistema gestionale Oracle E-Business Suite, quelli commerciali dalle offerte ai contratti; insomma tutto quanto riguarda i principali processi aziendali. Le tipologie di documenti gestiti si stanno ampliando: nel 2011 è partito il progetto per la gestione e conservazione sostitutiva dei documenti del Personale (Libro Unico del Lavoro, cedolini stipendio ora inviati via ). Dall integrazione fra varie piattaforme nasce anche la gestione contrattuale automatizzata del personale esterno non esclusivo. In RINA gli utenti del sistema documentale sono i dipendenti sparsi nei vari paesi più tutti gli esterni classificati, autorizzati ad accedere ai servizi tramite il portale: in totale circa persone. Può quantificare i vantaggi concreti della gestione documentale? Archiviare elettronicamente 2,5 milioni di documenti significa aver risparmiato quasi risme di carta, pari a 135 metri cubi di spazio. In particolare abbiamo dematerializzato gli archivi fisici centralizzati presenti nel nostro headquarter di Genova: il grosso era costituito dall archivio storico navale, cartaceo e voluminoso, composto da corrispondenza, rapporti ma soprattutto da disegni tecnici e di progettazione, molti di grande formato (A0). Dopo la scansione con apparecchiature speciali, sono scomparsi metri lineari di archivio, liberando spazi di alto valore perché interni ad un edificio situato in una zona residenziale centrale. E questo inoltre, con un effetto domino, sta consentendo via via di eliminare gli archivi locali, duplicati nei vari uffici periferici. Il vantaggio principale portato dalla gestione documentale è comunque la disponibilità immediata e condivisa delle informazioni fra tutti coloro che ne hanno bisogno; è il concetto dell informazione giusta, al momento giusto, quando serve per il lavoro, senza dover sapere dove è stata originata o archiviata. Questo abbatte le barriere spazio-temporali ed è l unico modo per un azienda come il RINA, decentrata in tutto il mondo, di gestire in maniera più efficiente, veloce e senza errori i processi di lavoro. E stato fatto anche un calcolo del ROI, sull insieme del progetto RINA Workplace, cioè su infrastruttura integrata portale più documentale più ambiente di posta: l efficientamento di alcuni processi elementari, come la ricerca di informazioni, il loro scambio interno, la capacità di fornirle tempestivamente ai clienti, ha portato un risparmio stimato di circa 40 minuti alla settimana per utente coinvolto: in modo molto conservativo si può dire che il progetto si è ripagato anno su anno. E questo ovviamente non tiene conto di altri aspetti non quantificabili direttamente, quali l immagine dell azienda verso i clienti o la migliore soddisfazione nel lavoro di dipendenti e collaboratori. Come dev essere il fornitore ideale di content management? Deve mantenere l ambiente documentale sempre aggiornato con le normative nazionali e internazionali, mantenere il sistema vivo migliorandolo al migliorare delle tecnologie via via disponibili. Essenziale è in particolare che il sistema sia aperto e rimanga tale nel tempo, cioè facilmente integrabile con gli altri nostri prodotti sviluppati in casa o acquistati sul mercato. Oggi, a posteriori, possiamo affermare che la scelta di un vendor italiano come Top Consult sia stata vincente, l investimento più che positivo, perché il fornitore ha saputo seguire l evoluzione delle tecnologie e ha mantenuto l apertura rispetto a tutte le nostre problematiche, ad esempio per la nostra recente migrazione alle Oracle Application. Un altro elemento importante per noi (che siamo stati anche beta site nello sviluppo di Top Media NED) è l attenzione di Top Consult ai clienti con la verifica periodica delle loro priorità, interessi e attese, di cui tiene conto nell evoluzione del prodotto. Questa vicinanza al cliente è un punto di forza di Top Consult, rispetto ad esempio ai grandi fornitori multinazionali di software che pure propongono anche sistemi documentali. E inoltre importante per la scelta del fornitore verificare che il servizio di supporto tecnico garantisca tempi di risposta rapidi. Trattare documenti in conservazione sostitutiva, firmati digitalmente e sottoposti a marcatura temporale, richiede infatti il rispetto di scadenze per cui, quando si presentano eventuali problemi, occorre un servizio che risponda alla chiamata con interventi in assistenza remota. Av a n t i Ve l o c e Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Aprile 2011 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Stilgraf Srl Vicoforte (CN) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it