Conservazione sostitutiva software e regole tecniche

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1 Conservazione sostitutiva software e regole tecniche La Digital Preservation in pratica: norme, regole tecniche, pacchetti software e criteri di scelta A tti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Recita così il comma 2, articolo 15 della legge n. 59 del 15 marzo 1997: è la pietra miliare della semplificazione amministrativa declinata in digitale e inscritta in un dettato normativo per il quale già dal 93 gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie si intendono soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico, purché le procedure utilizzate siano conformi alle regole tecniche dettate dall Aipa, l Authority divenuta poi Cnipa, Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione. La validità della firma elettronica Ora che l uso della firma elettronica è un fatto acquisito, come pure la certificazione di conformità di un documento all originale sulla base delle regole tecniche emanate dal Cnipa (delibera 11/2004), il Marzo / Aprile

2 nuovo Codice dell amministrazione digitale, in vigore dal 1 gennaio, ha definitivamente riconfermato il pieno valore probatorio dei documenti informatici, ha ribadito la possibilità di conservazione su supporti digitali, convalidando i dettami per la dematerializzare i documenti analogici, e ha sancito il diritto di cittadini e imprese a richiedere l uso dell Ict nei rapporti con le pubbliche amministrazioni. Così, la conservazione sostitutiva è potuta finalmente entrare a Come conservare i documenti fiscali Indicizzazione dei documenti con le apposite chiavi di ricerca per assicurare la reperibilità del documento Apposizione della marca temporale e della firma digitale Conservazione in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per periodo di imposta Sempificazione del procedimento di conservazione per le fatture e per gli altri documenti Trasmissione all Agenzia delle Entrate dell impronta dell archivio, con relativa sottoscrizione e marca temporale pieno titolo tra gli strumenti di razionalizzazione dei flussi documentali. Smaterializzazione cartacea Proprio perché smaterializzare significa innanzitutto una drastica riduzione del tempo dedicato all archiviazione cartacea, con e- normi vantaggi per il search- &retrieval, il conseguente recupero di personale ad attività a maggior valore nonché degli spazi prima dedicati a faldoni e scaffalature, e l azzeramento dei costi connessi, compresi l acquisto e lo smaltimento della carta; in buona sostanza, è un sicuro viatico per un assai più elevata efficienza operativa. Fatture attive e passive, registri e libri contabili, corrispondenza, scritture di magazzino, modulistica relativa ai pagamenti, dichiarazioni fiscali: sono tutti documenti ugualmente passibili di conservazione digitale sostitutiva, la cui efficacia e validità ai fini tributari è stata regolata dal decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio Piccole, medie e grandi aziende hanno già fatto proprio il processo di conservazione a norma, e numerose sono destinate a seguirne l esempio, sulla scorta dei benefici concretamente ottenibili. Non meraviglia, allora, se l offerta di software per la conservazione sostitutiva va rapidamente moltiplicandosi. Orientarsi tra le proposte Ecco dunque la necessità di orientarsi tra le diverse proposte e adottare opportuni criteri di scelta. Dato per scontato che qualsiasi programma provveda ad apporre la firma digitale e la marca temporale sui file o sui lotti da conservare (ovvero su un evidenza informatica contenente le impronte dei docu- GLOSSARIO della normativa DOCUMENTO ANALOGICO documento formato con l utilizzo di grandezze fisiche che assumono valori continui nel tempo (carta, microfilm, pellicole mediche, cassette, nastri audio, nastri video); può essere originale o copia; se originale può essere unico (come gli assegni e le cartelle cliniche) o non unico, qualora sia possibile risalire al suo con tenuto attraverso scritture o documenti di cui è obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi DOCUMENTO INFORMATICO rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. Perché sia rilevante ai fini fiscali deve avere la forma di documento statico non modificabile, con attestazione della data, di autenticità e d integrità, e sia reso leggibile e disponibile su supporto informatico o su carta EVIDENZA INFORMATICA sequenza di simboli binari elaborabile da una procedura informatica Impronta: sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata tramite applicazione di un opportuna funzione di hash (funzione di crittografia) CERTIFICATO QUALIFICATO certificato elettronico rilasciato da una Certification Authority in allegato alla firma; si lega alla chiave pubblica da usare per la verifica FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA firma elettronica avanzata (cioè ottenuta con una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione) che si basa su un certificato qualificato, prodotta mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma FIRMA DIGITALE particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia,una pubblica e una privata,che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l autenticità e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici RIFERIMENTO TEMPORALE informazione contenente la data e l ora che viene associata a uno o più documenti informatici 76 DIGITAL DOCUMENT magazine

3 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA menti), un buon pacchetto non dovrebbe limitarsi all integrazione con i gestionali/erp e con i sistemi di document management più diffusi, ma dovrebbe anche supportare il Responsabile della conservazione nel corso dell intero processo, avvisando dell esaurirsi delle marche temporali nonché il decorrere delle smart card, e pure segnalare puntualmente le scadenze; dalla verifica di leggibilità dei supporti al compimento della conservazione senza rischiare di interrompere la continuità richiesta dalla normativa. Cadenza quindicinale La conservazione va effettuata con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altri documenti; può essere limitata a una o più tipologie di documenti purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi siano interruzioni nel periodo di imposta. E ancora, solo al termine della procedura di conservazione, eseguita a norma, è consentita la distruzione dei documenti cartacei. È bene che la scelta del pacchetto ricada sui software che dispongono di funzionalità tali da automatizzare ciascuna fase operativa e ogni possibile controllo sui file archiviati, permettere ricerche istantanee per indice sull intero novero dei supporti utilizzati, assai utili per l esibizione immediata dei documenti nel caso di controlli o ispezioni delle autorità, poter operare in modo massivo qualora il volume dei documenti da conservare lo richieda, definire priorità e prerogative di ciascun utente per l accesso al database, supportare il collegamento ai diversi sistemi storage (dischi, Nas, San) ed eventualmente anche a robot di masterizzazione. La conservazione sostitutiva è entrata a pieno titolo tra gli strumenti di razionalizzazione dei flussi documenta MARCA TEMPORALE l evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale MEMORIZZAZIONE processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici ARCHIVIAZIONE processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione CONSERVAZIONE processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei a garantire la leggibilità nel tempo, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi; la conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine sui supporti ottici ed eventualmente anche della relativa impronta; solo se si tratta di documenti analogici unici l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale presuppone l intervento di un pubblico ufficiale RIVERSAMENTO DIRETTO processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione a un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO memorizzazione su altro supporto ottico di documenti informatici conservati; esso termina con l apposizione sull insieme dei documenti, o su un evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo; se si tratta di documenti informatici sottoscritti, è inoltre richiesta l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità rispetto al documento d origine RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE assicura la conformità dei documenti agli originali (tranne nei casi in cui è previsto l intervento del pubblico ufficiale); garantisce l aderenza del procedimento ai requisiti normativi; tutela l autenticità, l integrità e la disponibilità nel tempo del patrimonio documentale Marzo / Aprile

4 Elenco strutturato dell offerta dei vendor LEGAL DOCUMENT SYSTEM CompEd Software Design Via delle Fabbriche 30E/ Genova Tel Fax info@comped.it ARCHEA.COS Elsag Via Puccini Genova Tel Fax Ufficio Assago Ufficio Roma info@elsag.it CAMPO APPLICATIVO CompEd distribuisce i propri prodotti tramite una capillare rete di Concessionari Autorizzati (società di servizi del settore Ict, specializzate nei prodotti CompEd, in grado di fornirli ad aziende e pubbliche amministrazioni insieme a consulenza e assistenza) e software house autorizzate ad integrarli nei propri prodotti. CAMPO APPLICATIVO Elsag Spa offre un ampia gamma di soluzioni documentali, su piattaforme Ecm/Bpm Leader di Mercato, unite a Tecnologie Proprietarie ad alto valore aggiunto, per l erogazione flessibile di servizi globali: Consulenza, System Integration, hosting in Asp, e Servizi massivi di dematerializzazione. Legal Document System è il più completo e diffuso software per la gestione dei documenti aziendali, archiviazione elettronica sostitutiva, spedizione multicanale ( , Fax, Postel, Koiné) dei documenti, firma digitale, contratti elettronici con valore legale conformi alle norme italiane ed europee. Il prodotto, integrabile con i Sistemi Informativi delle Aziende e con i loro sistemi di workflow, è disponibile per ambienti database Oracle, Ms Sql Server, Firebird e Fox Pro. Legal Document System ha referenze autorevolissime ed è interamente progettato da CompEd. Suoi componenti principali sono PostManager, DigitalFile, DigitalSign, SmartContract, C-Fax, Form Designer. Archea.Cos è la soluzione Elsag per la conservazione sostitutiva legale, indipendente dai sistemi di gestione documentale, alimentata via Xml, con: gestione storage magnetico/ottico; firma e apposizione della marca temporale; gestione documenti analogici unici; gestione documenti fiscali; gestione dei supporti: anagrafica e contenuto, copie di sicurezza, verifica; riversamento; ricerca/esibizione. Eurosistemi Via G. Marconi - Palazzo Nervoso Rende (Cs) Tel Fax franco.abela@eurosistemi.it Voccia Via Lepanto Pompei (Na) Tel Fax info@archiviasolution.it PEGASUS MULTIMEDIA DATABASE ARCHIVIA SOLUTION CAMPO APPLICATIVO La rete distributiva di Eurosistemi prevede una ventina di "Rivenditori Accreditati" per la commercializzazione del software e una catena in franchising "Pegasus Ged Service" per la fornitura in outsourcing dei servizi di archiviazione ottica. CAMPO APPLICATIVO Soluzioni personalizzate di Archiviazione ottica e Gestione elettronica documentale finalizzate alla conservazione sostitutiva di documenti di rilevanza fiscale (ciclo attivo, ciclo passivo, scritture contabili) e non, nel pieno rispetto della normativa vigente, con servizi di consulenza legale e "progetti chiavi in mano". Pegasus MultiMedia DataBase è una soluzione software semplice e versatile presente sul mercato da oltre 15 anni che consente d integrare la gestione documentale con l archiviazione ottica sostitutiva, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia. Attraverso l uso di questa soluzione diventa possibile dematerializzare gli archivi cartacei pur mantenendo inalterata nel tempo la loro validità giuridica e fiscale. Il documento diventa facilmente reperibile e disponile on-line in qualunque momento. Molti sono i nostri clienti (pubblici e privati) e tante le applicazioni dal documento fiscale ai documenti non unici. Archivia Solution è la soluzione ideale per implementare applicazioni che vanno dalla semplice archiviazione e ricerca dei documenti all'integrazione con i principali applicativi gestionali e di document office, gestione dei flussi documentali e browser web, per una gestione documentale più economica ed efficiente. 78 DIGITAL DOCUMENT magazine

5 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Elenco strutturato dell offerta dei vendor Able Tech DOCS MANAGER Soluzione che si avvale di differenti moduli per la gestione di ogni tipo di documento. Genera un file di Log che registra ogni operazione eseguita e permette la consultazione della lista movimenti. Gruppo Sesa DOC MANAGER Il software archivia tutti i documenti tramite scanner, multifunzione digitali o automaticamente da software gestionale Archivio Moderno DOWNLOAD CAPIO Esegue la scansione da scaner o file system, la ricerca e il recupero dei documenti convertendo le immagini in Pdf. Il Vrs (VirtualReScan), assicura la lettura chiara di ogni singolo file. Gruppo Stratos FOLDERS Sistema di archiviazione elettronica che tiene traccia di una vasta gamma di documenti di vario formato. Funzione su piattaforme differenti: Os390, Unix, Windows, Linux-Z/Os. DataSys TOP MEDIA 3 Gestione elettronica del flusso documentale tramite la creazione del formato elettronico, archiviazione, ricerca, ricerca, distribuzione e integrazione con le applicazioni gestionali. Krill K.ARCHIVE Archiviazione ottica che rende disponibilitutte le funzionalità di firma digitale. Utilizza certificati emessi da qualunque Certification Authority, su qualsiasi database e piattaforma Dms, in architetture Lan/Wan. Faber System GESTIONE CORRISPONDENZA POSTALE Tecnologia che consente di attribuire integrità e riservatezza ai documenti elettronici, dando validità ai documenti, alla loro archiviazione e trasmissione. Ifin Sistemi DOCPA Sistema basato su Microsoft.Net, supporta Windows 2000 e Xp e utilizza database quali Imr, Alchemy e Microsoft Sql Server. Grazie a dispositivi Fms, sono supportate sottoscrizioni elettroniche massive. FileNet CONTENT MANAGER Basato sull architettura FileNet P8, è la soluzione compatibile con gli standard ad alta flessibilità, per gestire i contenuti e i processi aziendali più articolati Imago Italia LEGALDOC Sistema di conservazione in modalità Asp (Application Service Providing), secondo uno schema di business process outsourcing che consente la conservazione, la firma digitale, la marcatura temporale e l invio di . Gruppo Nazca NAZCA DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Suite di applicazioni in moduli integrabili, basata su tecnologia web, che fornisce un punto unico di accesso a tutte le informazioni aziendali. Indicom NEOGED Servizio di archiviazione ottica che consente la consultazione via internet delle immagini dei documenti e l inoltro delle stesse via o via fax. Marzo / Aprile

6 Ristrutturare i servizi postali Sembra questa postali in Europa, qui prendiamo Europa - Volumi postali pro capite spunto dalla esperienza dell associazione PostEurope (che rappresenta la parola d ordine che accompagna oltre il 40% dei contributi offerti gli operatori postali dagli operatori di posta universale in verso la data della Europa) per dare qualche ulteriore liberalizzazione spunto di riflessione. I volumi di mail dei servizi di posta. indirizzata ricevute pro-capite dai cittadini dei diversi stati europei cambia Passando attraverso radicalmente da nazione a nazione. gestioni ottimizzate dell intero workflow di preparazione di una lettera LU NL SE DK UK FR AT FI DE BE SI IE ES MT PT IT CY CZ HU SK EE GR PL LV LT In queste pagine Digital Document magazine intende mettere in evidenza chi partecipa a questo processo di ristrutturazione in una funzione più periferica e operativa rispetto alle compagnie postali direttamente coinvolte. Questo Solution Directory sulla gestione della corrispondenza postale intende far conoscere ai lettori alcune soluzioni proposte dal mercato nazionale e non per gestire l invio di corrispondenza in maniera coerente con le normative postali o in maniera innovativa rispetto alle proposte dei diversi operatori. Tenendo presente che la regolamentazione europea è in fase di rinnovamento. E se in un altro articolo presente su questo numero si parla di volumi globali di spedizioni gestite dai servizi Unità Source: Ecorys 2005 I quattro elementi per evolvere Dal grafico si vede come l Italia si trova con volumi pari ad un quarto di quanto consegnato in Olanda, o ad un terzo rispetto a Uk e Francia. L analisi riporta dati al 2005, e valuta la risposta delle organizzazioni postali, nei confronti della diversificazione dei servizi. Mentre in Spagna, Portogallo e Belgio la percentuale di fatturato derivante dai servizi di consegna postale è prossima all 80% del totale, Germania e Olanda hanno portato questo share attorno al 30% del fatturato; Italia, Francia e Svizzera stanno invece tra il 45 e il 55%. I processi di mercato individuano le seguenti 4 forze come elementi chiave dell evoluzione dell industria postale: Regolamentazione, Tecnologie, Competizione globale, Evoluzione della domanda. Regolamentazione e Competizione globale viaggiano a braccetto, visto che l impatto della liberalizzazione toccherà certamente politiche nazionali dove si sono potuti trovare spesso fenomeni di monopolismo. L attesa della liberalizzazione, quindi, ha come fenomeno attuale quello di grandi partite giocate tra gli operatori per espandersi internazionalmente, con acquisizioni di distributori e- spresso o fornitori di servizi di logistica nazionale. L ambito tecnologico e la innovativa domanda dell utenza impattano invece sulle infrastrutture necessarie, che devono essere pronte ad affrontare la migrazione di volumi cartacei verso flussi derivanti da servizi elettronici, che possono poi essere riconvertiti in materiale cartaceo da distribuire, ma che trovano nei servizi on-line e nelle soluzioni integrate coi processi software aziendali la fonte di partenza del flusso documentale. Maggio

7 MAIL: LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA Elenco strutturato dell offerta dei vendor POSTMANAGER 2.0 CompEd Software Design Via delle Fabbriche 30E/ Genova Tel Fax info@comped.it Elsag Via Puccini Genova Tel Fax Ufficio Assago Ufficio Roma info@elsag.it SISTEMI PER LA MECCANIZZAZIONE DEI PROCESSI POSTALI La società realizza la prima soluzione software per l accesso al servizio Postel di posta ibrida. E specializzata nel software di firma digitale, archiviazione ottica sostitutiva e spedizione dei documenti multi-carrier, CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di applicazioni conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e il documento informatico. Scelta da Deutsche Post AG (Poste Tedesche) per epost, servizio di posta ibrida tedesco. PostManager 2.0 è una soluzione software per la spedizione automatica multicanale (via Internet, fax, Postel, posta tradizionale,..) dei documenti prodotti dal sistema gestionale, per l archiviazione in forma elettronica dei documenti aziendali e per la conservazione del loro valore legale, in conformità alle norme vigenti. PostManager 2.0 Offre avanzate funzioni per la firma digitale con valore legale e per la cifratura dei documenti a protezione della loro riservatezza. Si integra con il sistema gestionale già presente, consente di spedire in modo automatico e programmabile i documenti prodotti dalle altre applicazioni dell utente senza necessità di apportare ad esse alcun tipo di modifica. DESCRIZIONE PRODOTTI Elsag fornisce sistemi di automazione per le maggiori Poste mondiali. Per la lavorazione delle lettere il portafoglio si compone dei seguenti prodotti CFC - per la preparazione del corriere OCR/VCS - per il presmistamento delle lettere con dispositivi di accesso ai servizi di codifica automatica e semiautomatica LSM/MS - per lo smistamento finale delle lettere con svuotamento manuale LSM/AS - linea per smistamento finale lettere con svuotamento automatico (robot) ABCS - sequenziatrice con ricircolo e svuotamento automatico Per il material handling IBS - per il trasporto e la bufferizzazione automatica delle lettere DIRECT LINK - sistema di trasporto lettere THS - sistema di trasporto contenitori per l automazione di impianto Per i servizi di codifica SISC - iper gestione e l integrazione dei servizi di codifica OCR - riconoscitore automatico di indirizzi VCS - sistema di videocodifica Faber System Via W.Tobagi Milano Tel Fax S.E.R.S. Informatica ww.sersinformatica.com Via Zanardelli Ospitaletto(Bs) Tel Fax SERVICE FABER SYSTEM ADDRESS 2000 Una partnership consolidata da più di 10 anni con più di 600 clienti gestiti. Partner tecnologico nello sviluppo di soluzioni per la gestione del servizio Postel e l implementazione di nuovi Servizi in Outsourcing, modello oggi funzionale per abbattere i costi di gestione, abbattere i consumi, gestire al meglio le risorse, aumentare la sicurezza. Service Faber System è un servizio dedicato alla gestione dei flussi di corrispondenza attraverso processi in outsourcing, rivolto a: Aziende, Enti, Istituzioni, Associazioni e Istituti di Credito, cioè a chi sviluppa grandi volumi di corrispondenza fornitori-clienti. Si applica a lettere, fatture, estratti conto, solleciti, bollettini di conto corrente, mailing, stampe, raccomandate, atti giudiziari, ecc. Tali dati vengono ricevuti da Faber System, che li elabora e converte, tramite il proprio centro servizi, nel formato specifico richiesto dal Servizio Postel, il quale provvede alla stampa,imbustamento e recapito,tramite Poste Italiane spa,presso i singoli destinatari. Address 2000 supporta i passaggi fondamentali necessari per la postalizzazione: dalla normalizzazione degli indirizzi alla stampa delle etichette da applicare ai plichi, passando dall ordinamento, raggruppamento e stampa degli indirizzi. Il programma permette: di normalizzare (correggere) gli indirizzi confrontandoli con le tabelle di controllo generate dal programma a partire dai files in formato testo forniti dalle poste italiane. Di recuperare o escludere indirizzi incompleti o con Cap inesistenti. Di ordinare e raggruppare gli indirizzi in plichi, pronti per essere stampati, secondo i criteri delle poste italiane; Di creare l archivio necessario per la stampa delle etichette da applicare ai plichi e l archivio utile per la compilazione della distinta d impostazione. Di stampare gli indirizzi con il logo postatarget, numero e data di autorizzazione legata al cliente. Maggio

8 MAIL: LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA Elenco strutturato dell offerta dei vendor Citypost Sviluppa e realizza servizi di elaborazione elettronica dei dati e di gestione avanzata dei processi di comunicazione. Principalmente: preparazione e invio di flussi di corrispondenza tipo lettere ai clienti, fatture, estratti conto, solleciti, bollettini di conto corrente, lettere informative, mailing commerciali. Oltre a ciò: normalizzazione di banche dati, archiviazione funzionale e legale su supporti ottici, Lettura ottica dei dati finalizzata a specifiche elaborazioni, servizi di Call Center Mail Express Mail Express Poste Private, rete in franchising di servizi postali, è il frutto della liberalizzazione di una parte del servizio postale ed è oggi un alternativa al servizio pubblico. Per soddisfare le esigenze in campo postale garantisce una serie di servizi che consentono al cliente di delegare esternamente la gestione dell intero ufficio posta. Mail Express Poste Private è infatti un vero e proprio centro servizi che assicura al cliente ritiro a domicilio, compilazione delle ricevute di partenza e di ritorno della corrispondenza raccomandata, stampa, piega, imbustamento, affrancatura, fornitura indirizzi, gestione mailing. Columbus Mail Columbus ha la propria sede commerciale a Milano e l ufficio tecnico sviluppo sw ad Abano Terme. Fornisce soluzioni per la gestione unificata della messaggistica Partendo da un nucleo centrale che funge da motore e dispatcher e che permette di ricevere, spedire e archiviare ogni tipo di messaggio ( fax, telex, ,sms, voce, posta ibrida ecc ) dal proprio posto di lavoro e dal cellulare, Columbus ha sviluppato una serie di moduli accessori e di applicazioni verticali che completano la gamma delle soluzioni legate alla messaggistica. Columbus Mail consente la gestistione automatica della posta cartacea (ibrida) delle seguenti tipologie: posta comune, posta prioritaria, raccomandate, circolari, spedizioni in Italia o all estero. Postib Postib si rivolge ad aziende che spediscono lotti di lettere superiori ai 100 pezzi. Postib è un servizio di stampa, imbustamento e postalizzazione veloce della corrispondenza a partire da un file. Grazie all uso di buste a due finestre la comunicazione, che si tratti di circolari, bollette comunicazioni, fatture, sarà personalizzata. Si compongono i documenti rispettando alcune regole che determinano la posizione dell indirizzo, o utilizzando gli appositi template. Creato il Pdf, si invia il documento a Postib specificandone le caratteristiche. Entro 48 ore, la ricevuta che attesta l avvenuta spedizione. Il servizio permette di creare lettere fino a 5 fogli, stampate anche in fronte/retro, a colori o in bianco e nero. Tpr Trasporti La Tpr Trasporti, Spedizioni e Poste Private offre agli utenti una valida alternativa alle poste pubbliche con una vasta gamma di prodotti postali. E di servizi postali assicurando la comodità di un ufficio postale personale: ai clienti di Tpr Trasporti, Spedizioni e Poste Private è assicurato il ritiro a domicilio, la compilazione delle ricevute di partenza, la stampa, la piega e l imbustamento dei documenti, il ritorno della corrispondenza e delle ricevute, e tanti altri servizi. Per inviare una lettera, una raccomandata, per pagare bollettini è sufficiente una semplice telefonata, inviare una mail a info@tprtrasporti.it o utilizzare form online. Credemtel Credemtel rende disponibile e competitivo il servizio di posta ibrida alle aziende di medie dimensioni con volumi di stampa non elevati. GedPost è una soluzione che, ai tradizionali servizi di stampa, imbustamento e spedizione della corrispondenza, abbina l erogazione, in outsourcing, delle attività collegate al processo di spedizione della corrispondenza e un servizio di customer care. Il servizio offre la tradizionale stampa in bianco/nero e spedizione per posta ordinaria (nazionale ed estera), la stampa fronte/retro, a colori, e la spedizione via posta prioritaria o raccomandata sia semplice che A/R. Inoltre, un servizio di archiviazione ottica su Cd (GedOnCd) e la pubblicazione dei documenti su web (GedOnWeb) per una semplice consultazione, condivisibile sia dall interno (uffici) che dall esterno (sedi remote, agenti, clienti). Date Logistica Date Logistica progetta e realizza soluzioni industriali finalizzate alla gestione, nell ambito della corrispondenza cosiddetta ibrida, soprattutto relativamente alle raccomandate con ricevuta di ritorno per tutte le applicazioni, soprattutto nel campo degli atti giudiziari e della riscossione dei tributi. Le aree di attività sono Gestione corrispondenza (stampe di alta qualità a dati variabili, imbustamento e postalizzazione), Archiviazione digitale e fisica dei documenti (gestione dell intero iter documentale di una pratica, dall acquisizione fisica del documento presso il cliente al rilascio elettronico del servizio), Trattamento automatico delle raccomandate con ricevuta di ritorno (applicazione base del rapporto con Postel); Personalizzazione di card magnetiche e con microchip. Per la produzione delle raccomandate con ricevuta di ritorno, è stato implementato un sistema automatizzato (sistema matching) che rende conveniente, veloce e sicura la produzione, nel rispetto dell esatta corrispondenza tra le ricevute di ritorno e le buste, sottoposte a processi produttivi separati. Icom Dokustream Icom Dokustream è un potente pacchetto software che permette di migliorare le attività di printstreams con pochi semplici click del mouse, e permette funzionalità sempre più avanzate per i centri stampa. Icom Dokustream facilita il lavoro di preparazione dei flussi di documenti da processare per un corretto imbustamento e stampa, aggiunge funzionalità di Adf (inclusa la possibilità di reprint entro poche ore), permette di ottimizzare il sorting postale secondo gli standard richieste da diverse organizzazioni postali. Il software favorisce la costruzione di un output elettronico ottimizzato, e offre la possibilità di creare anche un conteggio dei costi postali addebitabili per ciascun lotto di stampa e spedizione. Maggio