Valutazione di un sistema di Document Management Systems (DMS) per la gestione elettronica dei documenti della Direzione Sinistri.

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1 Business Analytics e l esplosione del Big Digital Data Milano, 8 novembre 2012

2 Valutazione di un sistema di Document Management Systems (DMS) per la gestione elettronica dei documenti della Direzione Sinistri. Vincenzo Iannone Responsabile Gestione e Controllo Apertura Sinistri Armando D Angelo Managing Director Businss Unit Applications

3 Indice Presentazione HDI e CBT Obiettivi del progetto Soluzione Fasi del progetto ed evoluzioni future Benefici Caratteristiche WebRainbow e modello Cloud Conclusioni

4 HDI Assicurazioni HDI Assicurazioni fa parte del Gruppo Talanxdal 1997, anno in cui il Gruppo acquisì il 71,68% del pacchetto azionario dell allora BNC Assicurazioni Il Gruppo opera in Italia attraverso tre realtà: HDI Assicurazioni (sede a Roma) Gerling (sede a Milano) Hannover re (sede a Milano) Al tuo fianco, ogni giorno

5 Il Gruppo Talanx Terzo gruppo assicurativo Tedesco per raccolta premi ( 23,7 mld). Undicesimo assicuratore in Europa. Presente in 150 Paesi nel modo con oltre dipendenti. Al tuo fianco, ogni giorno

6 Le tappe storiche 1992 L Istituto San Paolo acquisisce dalle Ferrovie il 100% del pacchetto azionario della BNC Assicurazioni HDI di Hannover acquisisce il 71,68% del pacchetto azionario della BNC Assicurazioni e il 2% del capitale del San Paolo con il fine di costruire una partnership in forza della quale la rete di promotori di San Paolo Invest avrebbe dovuto vendere polizze danni della BNC Assicurazioni. Il progetto non andò a buon fine Dalla fusione tra BNC Assicurazioni e La Mannheim nasce HDI Assicurazioni Il gruppo Talanxrileva la quota del 28,32% detenuta dal San Paolo IMI. Al tuo fianco, ogni giorno

7 Posizionamento sul mercato Una Compagnia di medie dimensioni, appartenente ad un grande gruppo internazionale. Una Compagnia specializzata nella Multicanalità. Una Compagnia capace di interrelarsicon ben definiti segmenti di mercato offrendoprodotti competitivie un servizio di consulenza attento e continuo. Al tuo fianco, ogni giorno

8 Cosmic Blue Team Cosmic Blue Team è una tra le prime 10 realtà italianein ambito ICT, presente sul mercato dal Solution provider a supporto delle complessità informatiche opera su tre business line: Tecnologie, Servizi e Applicazioni. Data center a Roma e Milano per erogare servizi cloud. Oltre 270 risorse qualificate sono distribuite su tutto il territorio nazionale (Roma, Milano, Mestre, Torino, Novara, Bologna e Cagliari). Un fatturato di oltre 57 milioni di euro nel 2011, con una crescita del 5% sull anno precedente. Il CBT Network aggrega oltre 100 Software house e System integrator.

9 ECM Practice Value Propositionbasata su applicazioni modulari, realizzate per gestire processi di business verticali. Servizi di Consulenzaper l analisi dei processi, l implementazione e la manutenzione degli applicativi. Formazionee supporto sulle applicazioni e sulla normativa. Soluzioni «on premise» oppure fruibili in modalità «Cloud», attraverso i nostri «data center». Più di 30risorse dedicate. Oltre 200 clienti attivi, pubblici e privati.

10 Obiettivi del progetto HDI Assicurazioni ha deciso di dotarsi di una soluzione informatica, in modalità Cloud, per gestire in maniera completamente elettronica i documenti della Direzione Sinistri, basata su una tecnologia di Document Management System (DMS). I documenti, già ricevuti in formato elettronico attraverso il fax server,si riferiscono alla «gestione e controllo apertura sinistri». Gli obiettivi del progetto: Certezza del documento ricevuto Archiviazione centralizzata all interno di un unico repository aziendale Flussi di lavoro standardizzati e rintracciabili Statistiche e report di lavorazione Notifiche e avvertimenti (alert) su possibili fasi critiche Minori costi in termini di riduzione dei materiali di consumo (carta, toner) Valorizzazione delle risorse umane Al tuo fianco, ogni giorno

11 La soluzione CBT WebRainbowè la piattaforma di Enterprise Content Management (ECM) proposta da CBT, in modalità cloud, per: Protocollarel arrivo del documento e recuperare automaticamenteil maggior numero di informazioni (targa, polizza, numero sinistro, ecc.). Gestire la sicurezza in termini di visibilità e trattamento dei dati (profilo utenti). Consentire l ampliamento del sistema a livello enterpriseper rispondere a esigenze future di gestione dei documenti e dei relativi flussi di lavoro. La soluzione per l ufficio sinistri : 200k documenti/anno - 600k pagine/anno. 15 utenti dell ufficio sinistri. 200 utenti della direzione e progressiva estensione a tutta la popolazione HDI.

12 Il progetto sinistri Situazione attesa Trattamento di tutti i documenti ricevuti a prescindere dal formato e dal contenuto; Riconoscimento automatico dei dati principali del documento con tecnologie ICR/OCR; Confronto con il sistema informativo GIADA per il corretto avvio della pratica sinistro; Monitoraggio e controllo del flusso di lavorazione fino al completamento; Elaborazione di statistiche e previsioni sui flussi di dati e sui carichi di lavoro.

13 Le fasi del processo Acquisizione Riconoscimento Correzione Archiviazione

14 Le categorie dei documenti I fax in ingresso sono elaborati dal sistema di riconoscimento per estrarre le categorie coerenti con il sistema gestionale. CAI Denuncia Citazione Comunicazioni HDI Coordinate Bancarie Dinamica Documentazione Consorella Documentazione Fotografica Documentazione Medica Documenti Fattura Preventivo Mediazione Modulo Testimoni Polizza Reclamo Richiesta Danni Seguiti Titoli Pagamento Verbale Autorità

15 Esempio 1 Riconoscimento automatico

16 Esempio 2 Riconoscimento automatico, parziale

17 Esempio 3 Documento non riconosciuto

18 Gestione degli scarti Anche nei casi in cui il fax è scartato, oppure riconosciuto parzialmente, è possibile ottimizzare la gestione degli scarti attraverso le funzionalità messe a disposizione dal sistema: Individuazione della «categoria di appartenenza» del documento; Gestione delle code di validazione: dove gli utenti autorizzati possono visualizzare e gestire i documenti scartati; Maschere di data entry facilitato: il sistema mostra all interno di una unica interfaccia ottimizzata l immagine del documento e le tabelle di inserimento dati per una prosecuzione immediata dell attività; Gestione automatizzata del processo di lavorazione attraverso il sistema di workflow..

19 DMS: principali funzionalità Oltre alle funzionalità di elaborazione e riconoscimento automatico dei fax la soluzione consente di gestire: Protocollo in arrivo (data certa) Workflow di lavorazione Log delle attività

20 Estensioni del progetto Giugno 2012 Avvio analisi del Portale Fornitori Settembre 2012 Estensione del progetto ai documenti di polizza Ottobre 2012 Avvio analisi del portale Clienti

21 Evoluzioni future Altri settori che potranno beneficiare del DMS sono: AMMINISTRAZIONE Ciclo attivo e passivo Conservazione digitale Fatturazione elettronica LEGALE Scadenziario Biblioteca Gestione pratiche PERSONALE Cedolini, CUD, LUL Note spese L integrazioneverso i sistemi aziendali già presenti facilita il recupero delle informazioni ed elimina il rischio di duplicazione (UNICO, GIADA, LINDA, ) L indipendenzadal formato del documento permette di archiviare indifferentemente: Carta, Mail, PEC.

22 Benefici HDI La riorganizzazione del lavoro ha consentito di snellire il flusso di informazioni interne alla Compagnia (Agenzie, CLS, etc.) e, quindi, di semplificare notevolmente e rendere sempre più efficace la comunicazione con i nostri assicurati. Al tuo fianco, ogni giorno

23 Benefici HDI Meno costi L abbattimento del flusso cartaceo ha cosentitosensibili risparmi sui costi relativi ai materiali di consumo (carta, toner, etc.) e, soprattutto, una conseguente ottimizzazione del processo di lavorazionedei documenti ricevuti (tracciabilità e reperibilità). Al tuo fianco, ogni giorno

24 Benefici HDI Più spazio Abbiamo una maggiore fruibilità della documentazione ricevuta in formato digitale, grazie anche all adozione di monitor multipli. Stiamo progressivamente riducendo il numero delle stampe, con un notevole risparmio di spazio occupato (stampanti, archivi). Al tuo fianco, ogni giorno

25 Benefici HDI Più efficenza L adozione di una piattaforma di DMS ci ha consentito di perseguire un importante alleggerimento delle applicazioni gestionali (Linda/Giada) che utilizzano l archiviazione digitale..

26 Una soluzione agile Semplicità di utilizzo Alta affidabilità e Sicurezza Rapidità di implementazione Costo Sostenibile oltre 200 Clienti Soluzione applicativa modulare, realizzata per gestire processi di business verticali, configurabilee personalizzabile Infrastruttura di Business Rules, Workflowe Document Management Progettata in architettura SOA(Service Oriented Architecture) nel rispetto del paradigma MVC(Model View-Control) Realizzata su piattaforma J2EE Integra numerosi middleware open source Adotta i principali standard internazionaliche garantiscono l integrazione tra applicazioni (JSR, XML, BPEL, ) Indipendente dalle piattaforme hardware e software

27 Architettura applicativa WR WR - Verticali Protocollo Informatico CNIPA Delibere e Determine Procedimenti Amministrativi Interoperabilità e PEC(Posta Elettronica certificata) Fatturazione Elettronica Conservazione Sostitutiva Rassegna Stampa Elettronica e Multimediale WR - Soluzioni ufficio Amministrativo: ciclo attivo e passivo, cespiti, flussi intercompany ufficio Acquisti: albo fornitori, contratti e gare d appalto ufficio Commerciale e Marketing ufficio del Personale:cedolini, note spese, LUL (Libro Unico del Lavoro) ufficio Tecnico ufficio Legale sistema Qualità ambiente bancario: gestione Normative Fidejussioni, Titoli, Finanziamenti Speciali ambiente assicurativo: gestione pratiche sinistri, polizze, WR - System Integration

28 Modello Cloud Clienti Utenti DATA CENTER Business Partners Nessun Hardware o Software da installare. Connessione semplice, accesso tramite web.

29 Caratteristiche Data Center CBT Roma e Milano MQ. di cui attrezzati Elevati standard di sicurezza SLA garantiti Presidio 24x7x365 Servizi SaaS e Cloud Ridondanza connettività Sistemi di Telecontrollo Servizi di: Business Continuity Co-Location Back up

30 Conclusioni Risorse ed investimenti concentrati sul «core business» Costi certi e programmati Recupero Efficienza/Efficacia ROI elevato Qualità del servizio

31 Grazie!