EasyPDF400. Soluzione aziendale per PDF su IBM i. EasyPDF400. Invio di PDF via fax. Invio di PDF per .

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1 EasyPDF400 Soluzione aziendale per PDF su IBM i EasyPDF400 Stampa di PDF Archivio di PDF Invio di PDF per Invio di PDF via fax PDF firmato

2 Introduzione Il formato PDF ha causato una rivoluzione nel settore dei documenti elettronici ed è diventato lo standard di fatto del mondo della stampa e dell archiviazione aziendale. La capacità di produrre una stampa di alta qualità da ogni tipo di computer gli conferisce molti vantaggi rispetto ad altri formati. Anche il mondo dell internet ha adottato calorosamente questo formato e la maggior parte dei documenti trasmessi fra il sito internet e il cliente o il fornitore sono in formato PDF. Noi in qualità di utenti di IBM i abbiamo sempre aspirato a migliorare le stampe prodotte dal computer IBM i e a distribuirle in formato PDF, per la comodità dei nostri clienti. Il prodotto EasyPDF400 è destinato esattamente a raggiungere questo scopo.

3 Introduzione EasyPDF400 è stato sviluppato specificatamente per gli utenti di IBM i. Il prodotto consente la generazione di documenti PDF in ambiente IBM i, la loro memorizzazione nel server di archiviazione e la loro distribuzione ai clienti per mezzo dei diversi canali. Il sistema consente di raccogliere l input da fonti diverse, e emettere l output a numerosi canali di distribuzione.

4 Panoramica File di spool IBM i Stampanti & Fax API Programmi utente in RPG/Cobol Easy PDF400 Fattura FTP File con diversa struttura del record (tipografia) Archivio Servizio Web a richiesta

5 Input File di Spool IBM i PF No Name Description 12 Prd1 Desc1 13 File Prd2 Desc2 di 14 Prd3 Desc3 15 Prd4 Desc4 16 Testo Prd5 Desc5 17 Prd6 Desc6 18 Prd7 Desc7 ASCII API Programmi utente in RPG/Cobol

6 Input File di Spool Le code di stampa collegate al prodotto sono controllate da EasyPDF400. Ogni file da stampare che entra in queste code è indirizzato dal prodotto in base agli attributi di spool della stampa (nome di spool, dati utente, processo) a un modello di formattazione e distribuzione adatto. File PF file fisici I file PF in IBM i possono fungere da input per EasyPDF400. Ogni record nel file comprende i dati per un documento PDF. In questo modo è possibile creare file PF per mezzo del sistema operativo e EasyPDF400 li convertirà direttamente nel PDF formattato. Tutto questo senza bisogno di creare file di spool. File XML Il sistema consente di ricevere dati da file XML. Il file XML viene letto dal sistema in base ai tag contenuti. Le informazioni sono immesse in un modello PDF idoneo.

7 Input File in formato Multi-Record che si trovano sul PC o su IBM i EasyPDF400 può ricevere come input file di formato di record unico o multi-record come input per la creazione di PDF. File di questo tipo fungono generalmente da input inviato ai sistemi di stampa nelle tipografie. La capacità di EasyPDF400 di usare questi file come input del sistema consente di generare e distribuire stampe all interno dell azienda risparmiando la necessità di rivolgersi alle tipografie per la stampa. Programmi in RPG/Cobol EasyPDF400 consente di generare documenti PDF direttamente dai programmi su IBM i. I programmatori di RPG e Cobol potranno generare facilmente documenti PDF di alta qualità senza ricevere un ulteriore formazione professionale e senza bisogno di un rapporto di stampa su IBM i.

8 Input Divisione dei rapporti di stampa per mezzo di Spool Splitter Il sistema EasyPDF400 comprende un modulo di Spool Splitter. Questo modulo consente di tagliare e suddividere i rapporti da stampare. A volte i rapporti di stampa non hanno tutti lo stesso formato e devono essere suddivisi in base a livelli di rottura (divisione in livelli diversi in base alle chiavi del rapporto). EasyPDF400 usa Spool Splitter per suddividere i diversi formati della stampa in stampe separate in code di stampa separate. Spool Splitter conserva gli attributi di spool originali e in questo modo consente di seguire facilmente i rapporti suddivisi e una facile definizione della gestione del prodotto. EasyPDF400 esegue l operazione di suddivisione con Spool Splitter automaticamente nel contesto del processo di gestione della stampa.

9 Formattazione EasyPDF400 consente la formattazione a due livelli Formattazione automatica Il sistema esegue la formattazione automatica del file di spool e consente di controllare i seguenti elementi di formattazione: Controllo del carattere (tipo, grandezza, colore) Aggiunta di logo, fotografia, codice a barre Conversione di tabelle di testo in tabelle formate da linee continue (una tabella deve avere un formato che può essere elaborato dal sistema Aggiunta di firma da un file di firme o da una tavoletta grafica. Aggiunta di altri elementi grafici Formattazione dipendente da un modello I dati che arrivano da un file di spool, file di testo o programma RPG o Cobol sono posti in un modello PDF pronto e pre-formattato. Con l aiuto dell amministratore del sistema è possibile controllare anche i campi del PDF e modificare valori come i caratteri, la loro grandezza, colore, il codice a barre, la firma da una tavoletta grafica ecc. La formattazione basata su un modello consente un livello più elevato di formattazione del documento.

10 Output Fax Archivio FTP Stampante Cartella/NFS Cartelle gerarchiche PDF su richiesta Sistema di archiviazione di terzi Stampante di rete Coda Output di IBM i

11 Output canali di distribuzione Cartella nella rete aziendale Il sistema consente di conservare i file PDF finiti in una cartella qualsiasi nella rete aziendale o in cartelle IBM i (NFS). Il sistema consente di controllare il percorso della cartella e il nome del file in base ai dati che appaiono nel file di spool o nel programma dell utente. Invio come allegato di posta elettronica Il sistema consente l invio di un file PDF come allegato in un messaggio di posta elettronica a un destinatario il cui indirizzo appare fra i dati del file di spool, a una lista di distribuzione pre-definita o a un indirizzo stabilito dal programma dell utente. Invio di collegamento ipertestuale per mezzo di posta elettronica Il sistema consente l invio per mezzo di posta elettronica di un collegamento ipertestuale che punta al file PDF a un destinatario il cui indirizzo appare fra i dati del file di spool, o a una lista di distribuzione pre-definita. Questa possibilità è utile quando il file PDF è troppo grande per essere inviato per mezzo di posta elettronica, ed è disponibile attualmente solo per utenti interni all azienda.

12 Output canali di distribuzione Trasferimento di file PDF per mezzo di FTP a un sito remoto, server internet, backup, ecc. È possibile caricare i file PDF prodotti dal sistema in protocolli FTP in un sito remoto; in questo modo, usando questo meccanismo, è possibile distribuire i documenti al portale aziendale o trasferirli a un server remoto che si trova all esterno dell azienda a scopo di backup. Trasferimento/distribuzione di file PDF in ambienti protetti virtuali di Cyber Ark È possibile caricare i file PDF generati dal sistema in ambienti virtuali protetti dell azienda Cyber Ark destinati alla distribuzione di informazioni sensibili in modo protetto. Stampa del documento nelle stampanti di rete o stampanti IBM I È possibile stampare i file PDF generati dal sistema direttamente sulle stampanti della rete aziendale disponibili per il server o alternativamente è possibile caricare il file PDF (dopo la sua conversione in file PRT) nelle code di stampa in IBM i e da lì stamparli nelle stampanti collegate a IBM i e che supportano questo tipo di stampa.

13 Output sistemi di archivio Archiviazione in un archivio gerarchico basato su cartelle sulla rete EasyPDF400 comprende un sistema di catalogazione e archiviazione automatica del file PDF. Il sistema estrae le chiavi di catalogazione direttamente dalla stampa e ordina i file PDF in cartelle gerarchiche di rete che rappresentano le diverse chiavi. La struttura gerarchica elimina la necessità di usare un database per comprendere i record dell archivio, e consente una facile integrazione dell archivio in altri ambienti IT.

14 Output sistemi di archivio Archiviazione in un server di archivio che conserva i file PDF in formato XML in un database. Questa archiviazione innovativa consente di conservare i dati del PDF separatamente dal modello vuoto di PDF. I dati sono conservati nel data base in formato XML, mentre il modello vuoto del PDF è conservato in un unica copia nel sistema. Con questo sistema di archiviazione il recupero è eseguito a richiesta per mezzo di un interfaccia di servizio Web. Quando è necessario visualizzare il documento all utente finale il sistema integra il record rilevante delle informazioni nel modello PDF adatto e visualizza all utente il documento completo. L archiviazione eseguita con questo metodo conferisce vantaggi diversi come risparmio di posto sul disco, protezione delle informazioni, una facile manutenzione, possibilità di trovare i documenti in base a chiavi di archiviazione, possibilità di ricerca libera sui dati che non sono parte della chiave, raccolta di un log informativo degli utenti che recuperano il documento, ecc.

15 Output sistemi di archivio Archiviazione di file PDF in sistemi di archiviazione aziendali esistenti Il sistema EasyPDF400 comprende interfacce di esportazione che consentono il trasferimento dei file PDF ai sistemi di archiviazione già esistenti nell azienda. EasyPDF400 crea un file di chiavi associato per il documento PDF. Questo file contiene le chiavi del documento generato. In questo modo è possibile importare i file e le loro chiavi in sistemi di archiviazione esterni con un processo completamente automatico. L utente può controllare la struttura del file associato di chiavi e può adattarlo alle esigenze diverse o a formati diversi come INI, XML, TXT.

16 Recupero da sistemi di archiviazione di EasyPDF400 È possibile recuperare i documenti PDF in più modi: Recupero direttamente dalla schermata di emulazione in IBM i È possibile recuperare documenti direttamente dall ambiente di mulazione leggendo i campi della chiave dall applicazione nella schermata dell emulazione, e recuperando il documento adatto direttamente dall archivio del prodotto. Questa soluzione è implementata senza modifiche del codice dell applicazione originale in IBM i. Recupero da ambiente Windows Recupero che consente di digitare le chiavi di ricerca nella schermata di Windows del prodotto, e ricevere un gruppo di documenti che corrisponde alle esigenze, scegliere il documento rilevante e visualizzarlo.

17 Recupero da sistemi di archiviazione di EasyPDF400 Recupero da ambiente Web browser per internet Recupero che consente di digitare le chiavi di ricerca nel browser per internet e ricevere un gruppo di documenti che corrisponde alle esigenze, scegliere il documento rilevante e visualizzarlo. Recupero per mezzo di Servizio Web Il sistema consente l accesso per mezzo di Servizio Web al server di recupero. Questo sistema consente di ottenere piena flessibilità quando ci si rivolge all archivio e libertà di azione tecnologica per il personale di sviluppo dell unità informatica. Per mezzo dei servizi Web è anche possibile rivolgersi all archivio dal portale aziendale e dalle altre applicazioni che esistono all interno e all esterno dell azienda. Ogni richiesta al sistema sarà documentata in un log di sistema in modo che sia possibile seguire i recuperi dei diversi documenti nell azienda.

18 Esempi

19 Manpower Manpower, a richiesta di un cliente, ha dovuto convertire file di testo contenenti informazioni relative alle buste paga in documenti PDF formattati in base a un modello a colori preparato in precedenza. È stato richiesto che i documenti PDF finali fossero inclusi in cartelle formate in base al codice dell azienda e alla data di creazione del foglio paga. Anche il nome del file doveva essere stabilito in base a informazioni che comprendono il numero di identità del proprietario del foglio paga. Inoltre era richiesta la massima precisione nel posizionamento dei dati sul foglio paga per evitare errori nel significato numerico nelle diverse colonne. Per questo motivo una soluzione di tipo sovrapposizione su un foglio prestampato è stata scartata. Per mezzo di EasyPDF400 sono stati ricevuti file di testo nell ambiente di PC e sono stati convertiti in file PDF rappresentativi. I file finali sono stati ordinati in cartelle create in modo dinamico durante l esecuzione del sistema. Il nome della cartella e il nome del file PDF sono stati estratti dalle informazioni che si trovano nei file di testo. Sono state convertite decine di migliaia di file. Il sistema consente a Manpower flessibilità nella modifica del modello PDF in modo che nel caso insorgano esigenze di regolazione per il modello del foglio paga sarà possibile implementarle facilmente nel modello di PDF senza modificare le informazioni originarie nei file di testo.

20 Kerakoll (Italia) L azienda Karekoll è un impresa italiana di grandi dimensioni che si occupa della distribuzione di colle industriali per il settore edile. L impresa si trova in numerosi Stati come Spagna, Polonia, Grecia e India. Questo cliente è venuto a conoscenza delle nostre soluzioni tramite il distributore principale dell azienda Vrtech in Italia. I requisiti del sistema sollevati nel contesto del progetto sono: - Conversione di un file di spool IBM i in un file PDF formattato. - Aggiunta di firma letta da una tavoletta grafica e suo inserimento in tutti i file PDF formattati. - Inserimento automatico dei documenti nell archivio. - Inizio della stampa del documento formattato entro cinque secondi dal momento della firma. - Minimo modifiche nel sistema operativo su IBM i. Per mezzo di EasyPDF400 e senza che fosse necessaria nessuna modifica al sistema operativo dell azienda le stampe (file di spool) sono state convertite in PDF direttamente dalle code di stampa dei diversi utenti. I camionisti hanno firmato sulla tavoletta grafica per un gruppo di documenti. I file formattati nei quali era compresa la firma sono stati mandati alla stampante del banco in meno di 3 secondi. I file PDF generati nel sistema sono stati passati automaticamente all archivio con chiave. Il sistema è stato sviluppato in modo da supportare lingue diverse e sarà installato nel corso dell anno. in decine di filiali dell azienda fuori dall Italia.

21 Kerakoll (Italia)

22 Kerakoll (Italia)

23 Tavoletta grafica sul banco dell utente che consente di leggere una firma e integrarla nella stampa

24 La firma del cliente è integrata nella stampa formattata

25 Menorah Compagnia di Assicurazioni La compagnia di assicurazioni Menorah integra il prodotto EasyPDF400 nei suoi sistemi aziendali. EasyPDF400 consente di semplificare il processo di preparazione alla stampa dei documenti stampati per gli agenti e i clienti finali. Durante il processo di preparazione alla stampa EasyPDF400 controlla che gli indirizzi della stampa siano corretti e vi aggiunge il codice postale e altri dati che non apparivano sulla stampa originale. Inoltre il sistema crea un file di preparazione alla stampa che comprende record che descrivono i file PDF generati, in modo che la tipografia possa elaborare i file facilmente e efficientemente. Per mezzo di Programmi User Exit eseguiti per le stampe è possibile controllare direttamente da programmi su IBM i valori nel file PDF destinato alla stampa come originale, conforme all originale, copia, ecc. Inoltre è possibile controllare le caratteristiche del file come il nome della stampa, la posizione della stampa nella rete aziendale, spedizione per posta elettronica, memorizzazione negli ambienti protetti virtuali, ecc. Il sistema EasyPDF400 implementa nell azienda la stampa di polizze direttamente nelle stampanti aziendali o nelle stampanti dell agente. Le stampe sono indirizzate per mezzo di definizioni di rete o delle code standard di stampa definite nel computer IBM i. Inoltre il sistema si interfaccia con i file PF su IBM i per generare documenti e lettere in base a record nel file esistente. Questo sistema elimina la necessità di creare prima file di spool e rende più efficace il processo di generazione dei documenti all interno dell azienda.

26 Shlomo Insurance Company S. Shlomo Compagnia di Assicurazioni S. Shlomo compagnia di assicurazioni usa il pacchetto software dell azienda Comatec. Nell azienda sono generate decine di resoconti distribuiti ai diversi agenti e a altre persone all esterno dell azienda. Prima che venisse inserito il sistema EasyPDF400 questi resoconti venivano stampati e distribuiti alle diverse persone nell azienda, ed era necessario misurarsi con problemi logistici derivanti dallo movimentazione di una grande quantità di stampe. Con l introduzione del sistema EasyPDF400 questi resoconti sono stati convertiti automaticamente in PDF e memorizzati nell archivio aziendale sulla rete. Non è stato necessario fare nessuna modifica nel pacchetto software esistente nell azienda poichè EasyPDF400 raccoglie i resoconti di stampa direttamente dalle code di stampa automatica. In questa fase del progetto non è necessario formattare le informazioni stampate bensì convertirle in PDF così come sono. Nel corso del processo di conversione in PDF è stato aggiunto alla stampa un titolo che comprende il logo dell azienda e una nota a piè di pagina con i dati per contattare l azienda. EasyPDF400 distribuisce i documenti PDF agli utenti finali per posta elettronica come allegato, cosicchè questi ricevono resoconti aziendali direttamente alla loro casella postale. Nei casi in cui i resoconti sono particolarmente grandi e per evitare un traffico non indispensabile, il sistema distribuisce un link al file PDF e l utente finale lo preme per visualizzare il resoconto richiesto. EasyPDF400 può anche distribuire i file in ambienti protetti come gli ambienti protetti di Comatec, Cyber Arc, il portale aziendale/dei clienti, ipost o qualsiasi altro ente.

27 Cassa mutua Meuhedet La cassa mutua Meuhedet è la più grande implementatrice del prodotto EasyPDF400 in Israele. Il sistema installato nella cassa mutua comprende capacità diverse di EasyPDF400 integrate a livelli diversi dei sistemi informativi aziedali. Sistema di generazione di documenti PDF direttamente dai programmi RPG aziendali I programmatori della cassa mutua implementano un API che consente la generazione di documenti PDF direttamente da programmi RPG senza bisogno di generare resoconti di stampa e offrendo il massimo controllo del contenuto generato e il modo in cui viene distribuito. Generazione di documenti PDF formattati in base a programmi RPG esistenti Generazione di documenti PDF da file destinati a tipografie (formato Beeri ecc) Stampa di documenti PDF nelle stampanti di rete e nelle stampanti di IBM i Archiviazione dei documenti nell archivio su richiesta nel database su IBM i In base alle esigenze della cassa mutua è stato sviluppato un archivio dinamico che memorizza il modello di formattazione separatamente dal contenuto del documento. Il contenuto del documento è memorizzato nel database come XML unitamente alle chiavi del documento. È possibile recuperare il documento per mezzo di chiavi o per mezzo di ricerca di testo nell XML. Questo metodo di archiviazione è speciale e consente di risparmiare risorse e di fornire una soluzione efficiente di recupero in ambienti con molti documenti che richiedono un alto livello di protezione delle informazioni. Estrazione dei documenti dall archivio per mezzo dell interfaccia di Servizio Web direttamente ai sistemi informativi aziendali e al portale degli utenti in internet. Invio dei documenti PDF per posta elettronica come allegato o via fax.

28 Impresa per il confezionamento e la distribuzione di fiori e spezie Aviv L impresa Aviv è la più grande esportatrice di fiori indipendente in Israele. L impresa fornisce servizi a centinaia di coltivatori di fiori e spezie, la maggior parte al centro di Israele. L impresa emette centinaia di fatture al giorno, che vengono distribuite a persone diverse all interno e all esterno dell impresa in Israele e nel mondo. L impresa Aviv aveva bisogno di un sistema di distribuzione automatica delle fatture dall ambiente IBM i. Inoltre aveva bisogno di catalogare in un archivio le fatture emesse secondo cliente, anno, mese e giorno. La lista di distribuzione di una fattura cambia in base a parametri aziendali come il rappresentante, il direttore responsabile e il cliente finale. Per questo scopo è stata implementata la capacità di azionare il programma utente su IBM i. Questo programma stabilisce la lista di distribuzione per posta elettronica in base a parametri che riceve e il sistema di EasyPDF400 esegue la spedizione vera e propria. Ogni fattura è inserita automaticamente nell archivio aziendale che consente l estrazione futura veloce per mezzo del prodotto LinkIt.

29 Soluzione di supporto agli agenti fuori dall ufficio e ai banchi accettazione integrata nella formattazione e distribuzione delle stampe La soluzione per la firma per gli agenti consente all agente che si trova fuori dall ufficio di ricevere facilmente e comodamente la firma dell utente finale per mezzo di uno smartphone con schermo tattile. Al momento della consegna della merce al cliente finale l agente fa firmare al cliente la ricevuta per la merce. L agente fornisce al cliente lo smartphone affinchè questi firmi la ricevuta per la merce. Il cliente firma direttamente sullo schermo dello smartphone. La firma è trasferita direttamente al centro informatico dell azienda. Qui è integrata nella bolla di spedizione formattata. La bolla è subito inviata al cliente che ha appena firmato per mezzo di posta elettronica, fax o posta ordinaria. Parallelamente all invio al cliente la stampa formattata è trasferita automaticamente all archivio aziendale come prova della consegna della merce. La soluzione consente anche la stampa veloce dei documenti nelle stampanti dell azienda presso i banchi accettazione. La soluzione si basa sulla cattura di stampe di IBM i senza bisogno di modificare il codice originale nel computer centrale.

30 Soluzione di supporto agli agenti fuori dall ufficio e ai banchi accettazione integrata nella formattazione e distribuzione delle stampe

31 Ambiente visivo di amministrazione di EasyPDF400 L ambiente visivo del sistema EasyPDF400 consente di amministrare il prodotto da un unico punto centrale per mezzo di un interfaccia visiva comoda e facile da usare. Le definizioni sono eseguite per mezzo di una procedura guidata (Wizard) che guida l amministratore del sistema durante le diverse fasi della definizione. L ambiente di amministrazione consente di eseguire le operazioni seguenti: -Installazione completa per IBM i e per server PC -Azionamento di server in IBM i -Collegamento delle code di stampa al sistema -Mappatura delle stampe, aggiunta di codice a barre, gestione dei caratteri, colori, definizione delle chiavi. -Definizione dei tipi di input del sistema (stampanti, file API). -Definizione dei diversi tipi di output (cartelle, stampanti, posta elettronica). -Generazione di programmi di esempio per il lavoro con API -Chiamata ai programmi Exit PGM sul PC e IBM i.

32 Amministrazione facile per mezzo della procedura guidata del sistema

33 Definizione di un documento nuovo e delle caratteristiche dell input

34 Scelta di file di spool per la definizione

35 Scelta facile di campi e controllo di svariate proprietà dei campi

36 Definizione facile dei diversi output per il PDF generato

37 Esecuzione di programmi su IBM i e PC per ricevere ulteriori informazioni o ulteriore controllo dell output

38 Il prodotto EasyPDF400 ha numerosi clienti in tutti i settori del mercato Shlomo Insurance Company Hahshara Insurance Company Shirbit Insurance Company