Project Office e Business Analysis: quando 1+1 fa 3! Un esperienza di successo in Banco Popolare

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1 Project Office e Business Analysis: quando 1+1 fa 3! Un esperienza di successo in Banco Popolare Orietta Checchinato SGS Banco Popolare, Applicazioni Finanza orietta.checchinato@sgsbp.it Alessandro Rogora, PMP, PRINCE2 Foundation RETI S.p.A., Direzione Sviluppo alessandro.rogora@reti.it

2 Agenda Quale obiettivo raggiungere con questo case study? Il caso: progetto Treasury+ I fattori determinanti per il successo del progetto Cosa abbiamo imparato 23/02/2012 2

3 La domanda Obiettivo dell intervento: cercare di dare una risposta «Il Project Manager, o comunque i componenti più importanti in un Project Office, devono essere degli esperti nella materia di riferimento per il progetto?» La risposta «Standard», soprattutto in caso di progetti ICT 23/02/2012 3

4 Appunti «standard» sulle competenze di un PM Competenze TECNICHE Competenze GESTIONALI Competenze PERSONALI Competenze tecniche generali e multidisciplinari piuttosto che specialistiche Conoscenza di tutti i metodi e strumenti di PM per la pianificazione di un progetto e per la gestione degli obiettivi di Tempo, Qualità, Costo Abilità nella pianificazione e capacità di visione globale Propensione a cogliere opportunità, attivando nel concreto iniziative importanti ed innovative Capacità di selezionare e coordinare risorse tecniche ed umane Abilità nel risolvere i problemi Capacità di leadership riconosciuta sul campo Senso pratico nella comunicazione e gestione dei conflitti Flessibilità e capacità di adattamento al cambiamento Decisione e sicurezza di sé Capacità di comunicazione e di persuasione Dinamismo, energia ed un pizzico di sana ambizione Equilibrio, ma anche entusiasmo, fantasia e spontaneità Punti tratti da «Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze» di Filippo Ghiraldo (20/04/2009) Università degli studi di Padova 23/02/2012 4

5 Nuova domanda Nuovo obiettivo: cercare di dare una risposta «In caso di un progetto fortemente legato al Business strategico di un azienda le competenze Standard in un Project Office sono sufficienti?»??? Competenze GESTIONALI Competenze TECNICHE Competenze PERSONALI 27/02/2012 5

6 Piano strategico Il caso: progetto Treasury+ in SGS Banco Popolare La Direzione del Gruppo Banco Popolare aveva deciso di supportare gli operatori di Business con piattaforme tecnologiche più aggiornate e maggiormente in linea con i requisiti richiesti dagli utenti e con le esigenze di controllo dei rischi richiesti dalla normativa Contesto di riferimento Una volta concluso il progetto per il consolidamento del sistema di Position Keeping in dotazione alla componente di Investment Banking aziendale, il progetto che chiameremo Treasury+ è nato nell ottica di migliorare il presidio dell attività della Finanza di Gruppo del Banco Popolare, ed in particolare della Tesoreria 27/02/2012 6

7 Che cos è un sistema di Position Keeping? Sistema in grado di fornire strumenti ai trader per navigare attraverso i mercati finanziari E-MID MMF Dealing Citibank HSBC Barclays E-MID Dealing MMF Citibank HSBC Barclays 27/02/2012 7

8 Il caso: progetto Treasury+ Stakeholder principali di progetto Utente finale 1: Tesoreria Utente finale 2: Risk Management Fornitore Senior: SGS B.P. 27/02/2012 8

9 Il caso: progetto Treasury+ Obiettivi dichiarati di progetto 1. Il Progetto è nato dalle seguenti esigenze (Tesoreria): disporre di un sistema di Position Keeping in grado di soddisfare le nuove esigenze di business della Finanza di Gruppo, in particolare dei Desk FX, Money Market e Gestione Proprietà avere un sistema consolidato per la gestione dell operatività di tesoreria accentrata di Gruppo usufruire di un sistema di Position Keeping unico per la gestione del rischio cambio per Banco Popolare 2. Il progetto dovrà garantire l armonizzazione dei processi di controllo dei rischi trasversali agli asset del Gruppo (Risk Management): limitazione dei rischi operativi fornire adeguati strumenti di controllo per i rischi finanziari attraverso indicatori opportuni (greche) monitoraggio dei rischi legati all operatività della Finanza di Gruppo riconciliazione anagrafiche soggetti e strumenti riconciliazione delle evidenze gestionali con le evidenze contabili 27/02/2012 9

10 Il caso: progetto Treasury+ Obiettivi dichiarati di progetto 3. Il progetto dovrà essere l occasione per potenziare le competenze interne e le capacità di intervento futuro relative a (SGS B.P.): integrabilità: rapido interfacciamento da un lato con eventuali nuovi mercati/broker e dall altro con i sistemi interni di back office ed i sistemi di controllo standard architetturali: razionalizzazione dell architettura applicativa (in linea con gli standard SGS), omogeneizzando la struttura delle interfacce, privilegiando, laddove possibile, l attivazione di interfacce native del sistema, nel rispetto della normativa relativa alla business continuity e al disaster recovery 27/02/

11 Il caso: progetto Treasury+ I numeri del progetto Tempi: 15 mesi di elapsed Costi: 1,6 Mln EUR Risorse: 35 utenti suddivisi in 9 poli differenti per un impegno di circa gg 20 risorse interne suddivise in 5 poli differenti per un impegno di circa gg 20 risorse esterne suddivise su 4 fornitori differenti per un impegno di circa gg # Polo Ufficio A Bergamo Tesoreria Financial Planning B Lodi Gestione Proprietà Settlement area FX e Money Market C Modena Back Office Settlement area Derivati D Verona Middle Office SGS E Milano Risk Management SGS comparto Milano Fornitori SW 27/02/

12 Il caso: progetto Treasury+ Organizzazione di progetto Resp. Finanza Resp. Organizzaz. Resp. Risk Mngmt Resp. CdG Resp. Operations COMITATO GUIDA Cantiere Requisiti Funzionali e di Business Obiettivi Definizione, con Organizzazione, nuove regole e meccanismi operativi per F.O. e M.O. Analisi degli impatti organizzativi sui processi operativi e di controllo Validazione singole componenti di pertinenza PROJECT OFFICE PROJECT LEADER Rif. Utenti Rif. Funzionale/ applicativo Rif. Funzionale/ applicativo PMO Organizzaz. Monitoraggio Rischio P&L e VAR Training e Migrazione Integrazione Mercati Rivisitazione dei processi organizzativi ed operativi di dettaglio Predisposizione della normativa aziendale Controllo Market Parameters ed analisi alimentazione verso MAPAC Predisposizione monitoraggio P&L e limiti operativi di Rischio Riconciliazione eventuali differenze di P&L derivanti dalla sostituzione di Merlino Validazione singole componenti di pertinenza Supporto all analisi dei flussi necessari alla gestione del VAR ( Procedura ALMPro) e ai test di VAR Pianificazione specifiche sessioni di formazione per gli utenti coinvolti Migrazione dati e posizioni Attivazione Deal Capture dai Mercati di riferimento Identificazione standard di comunicazione con sistema Treasury+ Predisposizione dell architettura per il parallelo Mercati/Produzione Treasury+/Test REQUISITI FUNZIONALI E DI BUSINESS ORGANIZZAZ. RISCHIO E VAR TRAINING E MIGRAZIONE Integrazione Legacy Parametrizzazione ed inizializzazione delle procedure Legacy e di Sintesi Implementazione monitoraggio limiti di rischio e calcolo Rischio Emittente Analisi, realizzazione e test flussi informativi con le procedurelegacy e di Sintesi INTEGRAZ. MERCATI INTEGRAZ. LEGACY TECNOLOGIE E INFRASTR. RICONCILIAZ. Tecnologie e Infrastrutture Riconciliaz. Individuazione requisiti infrastruttura di riferimento Installazione ambienti con predisposizione infrastruttura di accesso ed architettura di comunicazione Valutazione e predisposizione soluzioni di Business Continuity e Disaster Recovery Identificazione procedure di riconciliazione tra i sistemi in perimetro Analisi, realizzazione e test processi di riconciliazione tra i sistemi in perimetro 27/02/

13 Novembre Dicembre gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Il caso: progetto Treasury+ Volumi operatività Totale operazioni mensile Operatività giornaliera Bond CashFlow 10% Future 13% FxSwap 70% Iam Irs Outright Repo Spot Integrazione Mercati % 65% Automatica Manuale 27/02/

14 PRODUZIONE TEST Il caso: progetto Treasury+ Master plan iniziale di riferimento Ago09 Set09 Ott09 Nov09 Dic09 Gen10 Feb10 Mar10 Apr10 Mag10 Giu10 Lug10 Consegna HW Installazione Analisi e realizzazione parametrizzazione ambiente Test Integrazione Mercati Attivaz. Acquisizione da Mercati TEST Fine Progetto Razionalizzazione Tesoreria Valute Analisi integrazione con AF e BC Analisi integrazione con Estero PREMIA Realizzazione integrazione con AF e BC Realizzazione integrazione con Estero PREMIA Analisi altre integrazioni Realizzaz. altre Integrazioni Riconciliazioni Consegna HW Installazione Parametrizzaz. Ambiente Prod. Analisi migrazione dati / Posizioni Realizzaz. strumenti migrazione dati Migrazione dati / Posizioni Attivaz. Acquisizione da Mercati Attivaz. Integrazione AF/BC Attivaz. Integrazione Estero PREMIA Attivaz. altre Integrazioni / Riconciliazioni Fine Analisi progetto Revisione Finanza di Gruppo Definizione processi operativi [17/02] Condivisione processi operativi Test funzionale UAT GO-LIVE [31/05] [01/07] 27/02/

15 PRODUZIONE TEST Il caso: progetto Treasury+ Il momento critico Ago09 Set09 Ott09 Nov09 Dic09 Gen10 Feb10 Mar10 Apr10 Mag10 Giu10 Lug10 Consegna HW Installazione Analisi e realizzazione parametrizzazione ambiente Test Integrazione Mercati Attivaz. Acquisizione da Mercati TEST Fine Progetto Razionalizzazione Tesoreria Valute Analisi integrazione con AF e BC Analisi integrazione con Estero PREMIA Realizzazione integrazione con AF e BC Realizzazione integrazione con Estero PREMIA Analisi altre integrazioni Realizzaz. altre Integrazioni Momento critico di progetto Consegna HW Installazione Parametrizzaz. Ambiente Prod. Riconciliazioni Analisi migrazione dati / Posizioni Realizzaz. strumenti migrazione dati Migrazione dati / Posizioni Attivaz. Acquisizione da Mercati Attivaz. Integrazione AF/BC Attivaz. Integrazione Estero PREMIA Attivaz. altre Integrazioni / Riconciliazioni Fine Analisi progetto Revisione Finanza di Gruppo Definizione processi operativi [17/02] Condivisione processi operativi Test funzionale UAT GO-LIVE [31/05] [01/07] 27/02/

16 Il caso: progetto Treasury+ Il momento critico Cos è successo? Equilibrio modificato nei requisiti degli stakeholder principali: facendo leva su aspetti esogeni al progetto (es. attenzione Banca d Italia sulle procedure di monitoraggio dei rischi) i requisiti espressi da Risk Management hanno assunto priorità elevata Requisiti di Business in contrapposizione: Visibilità semplificata per monitoraggio rischi Operatività di Tesoreria ed impatti organizzativi 27/02/

17 Il caso: progetto Treasury+ Il momento critico Impatti potenziali sul progetto La modifica dell equilibrio nei requisiti avrebbe potuto facilmente portare al fallimento del progetto in termini di: Tempistiche: allungamenti significativi per eseguire: nuove attività di analisi e pianificazione ricicli su attività di implementazione Costi: budget aggiuntivo per eseguire le nuove attività di analisi, ripianificazione ed implementazione Qualità: ripianificazione dell intero piano di qualità del progetto con ricicli importanti sulle deliverable già rilasciate e validate 27/02/

18 Il caso: progetto Treasury+ Il momento critico Cosa abbiamo fatto? Per garantire i requisiti di Risk Management e Tesoreria si è dovuti forzatamente intervenire lato applicativo senza impattare il Business Come? Escalation al comitato guida con evidenza delle soluzioni alternative ragionate in termini di garanzia dell operatività e, contemporaneamente, del modello per il controllo dei rischi La Business Analysis è risultata l elemento determinante per: analizzare correttamente i requisiti espressi (e soprattutto quelli non espressi) proporre una soluzione applicativa più vicina a garantire le baseline di progetto (tempi, costi, qualità) Utente finale 1: Tesoreria Utente finale 2: Risk Management 27/02/

19 Il caso: progetto Treasury+ Il momento critico La soluzione La soluzione proposta e condivisa prevedeva la realizzazione di una nuova infrastruttura applicativa in grado di ottenere i seguenti obiettivi: Operatività della Tesoreria sul sistema di Position Keeping identificato (Treasury+) Procedure di monitoraggio dei rischi consolidate sugli stessi sistemi a supporto dell operatività di Risk Management Risultati Tempistiche: i tempi di progetto sono stati allungati di soli 3 mesi aggiuntivi Costi: la ripianificazione ha comportato un extra-budget molto limitato cercando di utilizzare al massimo risorse interne Qualità: la soluzione condivisa prevedeva di mantenere la maggior parte delle deliverable già rilasciate e validate Fornitore Senior: SGS B.P. 27/02/

20 Nuovo obiettivo: ecco la risposta La domanda «Il Project Manager, o comunque i componenti più importanti in un Project Office, devono essere degli esperti nella materia di riferimento per il progetto?» Risposta in caso di progetti anche ICT ma fortemente legati al Business Competenze di BUSINESS ANALYSIS Competenze GESTIONALI Competenze TECNICHE Competenze PERSONALI 27/02/

21 Nuovo obiettivo: ecco la risposta Una stretta sinergia tra metodologie di Project Management espresse dal Project Office e Business Analysis crea un valore maggiore di quello dato dalla sola somma degli elementi: Il Project Office ricorre alla Business Analysis per: capire i veri requisiti di Business (Sponsor e Cliente) negoziare gli obiettivi di Scope, Qualità e Perimetro d intervento parlando la stessa lingua del Business, indirizzando verso le baseline di progetto La Business Analysis trae beneficio dalle metodologie espresse dal Project Office per: indirizzare, pianificare e coordinare l implementazione delle nuove strategie aziendali convogliare gli effort verso le attività prioritarie per il Business 27/02/

22 Nuovo obiettivo: ecco la risposta All inizio del progetto Treasury+ pensavamo fosse un vantaggio avere competenze di Business Analysis all interno del Project Office senza averne particolari evidenze né necessità Seguite il Vs sesto senso! L integrazione tra metodologie di Project Management e Business Analysis è risultato il fattore determinante per il successo del progetto Treasury+ garantendo il raggiungimento degli obiettivi In generale, la scelta di creare una stretta sinergia tra metodologie di Project Management espresse dal Project Office e Business Analysis contribuisce a confluire i requisiti di Business dettando dei cambiamenti all interno del progetto e creando valore per l intera organizzazione aziendale 27/02/

23 Quando la Business Analysis potrebbe aiutare di più in un progetto? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Initiating Planning Project Management Business Analysis Executing Controlling Closure 27/02/

24 Grazie per l attenzione Orietta Checchinato orietta.checchinato@sgsbp.it Alessandro Rogora alessandro.rogora@reti.it 27/02/