L Azienda Digitale. Viaggio nell'italia che compete. Executive Summary. Novembre 2012

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1 L Azienda Digitale Viaggio nell'italia che compete Executive Summary Novembre 2012 Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung Evento Territoriale di Genova NetConsulting

2 Lo scenario economico e il ruolo dell Information Technology Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle. E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'it negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business. Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell 1,9% rispetto al Il trend negativo sta continuando anche nell anno in corso. I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza. Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano I motivi che portano le aziende ad investire su quest area sono diversi: necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali diffusione crescente del social networking e del Web 2.0 necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi? Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e- commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia. E indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi - e una serie di rischi operativi perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa. D altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di NetConsulting

3 gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti): riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo l introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell 80% la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all 80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo l ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance. Il focus sul territorio di Genova Nell area su cui è stata focalizzata l analisi, Genova e dintorni, operano circa la metà delle aziende liguri. Come in altre aree, la crisi sta mettendo a dura prova le aziende del territorio: l Industria manifatturiera risente della debolezza della domanda, principalmente di quella interna; l attività di investimento rimane modesta, a fronte della flessione della redditività e delle incertezze sull evolvere delle condizioni di mercato; nel settore delle Costruzioni l attività si è ulteriormente contratta nel 2012 per effetto di un nuovo calo dei prezzi e delle contrattazioni sul mercato immobiliare; nei Servizi, il commercio continua a essere penalizzato dalla contrazione del reddito disponibile delle famiglie e anche gli operatori turistici registrano una flessione delle presenze (Fonte: NetConsulting su Banca d Italia, Economie Regionali, novembre 2012). Nonostante le difficoltà, l analisi delle strategie di business che le realtà del territorio stanno mettendo in atto mostra una buona capacità di reazione : la riduzione generalizzata dei costi rappresenta una priorità meno sentita che nel resto del Paese e non è il primo obiettivo business delle aziende del territorio significativa è la percentuale di aziende che hanno intrapreso percorsi di ottimizzazione dei processi e di evoluzione del portafoglio di offerta NetConsulting

4 molto importante lo sviluppo di alleanze e altre modalità di collaborazione tra imprese per sviluppo commerciale ed economie di scala nei processi di approvvigionamento l attenzione ai costi frena però una maggiore diffusione delle tecnologie in azienda e azioni di miglioramento dei rapporti con i clienti finali. In tema di gestione documenti, sono state indicati come molto critici, per diversi processi aziendali, la possibilità di tracciare l iter dei documenti, sia internamente che nei processi di interazione con l esterno, la tempestività di accesso alle informazioni contenute nei documenti stessi, i vincoli normativi privacy, sicurezza. Ma come si stanno affrontando queste esigenze? Le aziende del panel mostrano un buon livello di utilizzo di strumenti che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi e di comunicazione elettronica: strumenti di certificazione e comunicazione digitale come Posta Elettronica Certificata e firma digitale mostrano già una significativa diffusione, quasi totale nel caso della PEC 9 aziende su 10 sono dotate di un sito Internet, strumento ormai irrinunciabile per dare evidenza della propria presenza sul mercato il ricorso all e-procurement è decisamente più elevato rispetto alla media nazionale il 73% delle aziende effettua già acquisti di beni e servizi via web un allineamento ai dati nazionali si rileva nel caso di invio di fatture in formato elettronico vendita online e tecnologie RFID rappresentano ambiti di nicchia anche tra le imprese del territorio genovese, seppur il livello di adozione sia superiore al dato nazionale inferiore alla media nazionale è però la percentuale di aziende che interagisce online con la Pubblica Amministrazione. Per quanto riguarda la gestione del printing, l approccio delle realtà analizzate è abbastanza innovativo: rispetto alla media nazionale, l introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale, l implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti e di monitoraggio dei consumi sono più frequenti. In termini di spesa in Information Technology, la tendenza è essenzialmente alla stabilità, una maggiore propensione ad incrementare i budget si rileva tuttavia nell ambito della gestione documentale, a conferma di una buona sensibilità verso questa tematica. Se il livello di utilizzo di strumenti di digitalizzazione e l approccio alla gestione del printing mostrano un territorio anche più dinamico rispetto alla media nazionale, in termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali, le aziende del territorio di Genova si presentano meno pronte: solo il 17% del panel ha misurato il Total Cost of Ownership dei processi documentali e il 15% i saving da percorsi di digitalizzazione. NetConsulting

5 Chi queste valutazioni le ha fatte ha rilevato risparmi significativi e rappresenterà una testimonianza importante per sensibilizzare ulteriormente anche su questo fronte. Le conclusioni L analisi realizzata, sia a livello nazionale che territoriale, consente di fare considerazioni importanti su quanto le aziende stiano già facendo in tema di gestione documentale e quanto ancora ci sarà da fare. E evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla difficile situazione congiunturale: strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale e innovazione in particolare dell offerta. La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa. Stessa situazione si rileva se si va a focalizzare l ambito della gestione documentale. Si registra, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente propensione ad investirvi, seppur vadano superati limiti culturali legati alla difficoltà nel rinunciare alla carta, oltre a problematiche legate a limitate capacità di spending, a maggior ragione tra le imprese di minori dimensioni. L analisi del territorio di Genova evidenzia un tessuto imprenditoriale sensibile al tema della gestione documentale, ambito in cui sono stati fatti degli investimenti e si intende proseguire in questa direzione, nonostante le difficoltà legate al difficile contesto di mercato. A conferma di questo: il livello di adozione di strumenti informatici volti a digitalizzare processi e modalità di comunicazione - PEC, firma digitale, sito Internet, e-procurement è superiore alla media nazionale le aziende sono convinte che quello della digitalizzazione è un percorso inevitabile: la propensione ad investire in soluzioni di gestione documentale è più evidente che in altri ambiti più innovativo rispetto alle altre aziende del Paese è l approccio alla gestione del printing In termini di valorizzazione dei risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali le aziende del territorio si presentano ancora poco preparate. Le aziende che hanno fatto valutazioni su costi e possibili risparmi hanno, tuttavia, dimostrato come l Information Technology sia uno strumento utile sia per recuperare efficienza che migliorare l efficacia del business. E su questi casi che bisogna far leva perché si possa diffondere una maggiore consapevolezza dell utilità dell innovazione, in generale, e nei processi documentali, in tutto l ecosistema, privato e pubblico, che ruota intorno alle imprese. NetConsulting