Archiviazione a norma: l'ordinativo Informatico della Provincia di Macerata. Relatore: Giulio Marazzi

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1 Archiviazione a norma: l'ordinativo Informatico della Provincia di Macerata Relatore: Giulio Marazzi

2 Ser NICOLAUS di ser johannes di ser marco (doc. Matelica ) - Protocolli Torino, 15 marzo Ludovico duca di Savoia trasferisce il Consiglio Citramontano da Moncalieri a Torino e ne rinnova i poteri. Torino, 27 settembre Ugone Biscia e Pietro Faraldi con i suoi fratelli vendono un appezzamento di prato situato oltre Stura.

3 Il notaio stila un documento Vengono apposte le firme conservazione del documento

4 Elementi essenziali Supporto (pergamena - carta) Firma e sigillo (firma e timbro) Conservazione e reperimento (forziere archivista) Cont...

5 Molto tempo è passato.

6 Forziere??? La firma, che rende valido il documento, può essere apposta solo su un foglio di carta! Per fare il grande passo occorre passare al digitale anche le procedure che rendono giuridicamente valido un documento

7 passare al digitale. Significa: Mettere in un forziere digitale i nostri documenti digitali Ma, in più: reperire raggruppare esibire i nostri documenti digitali

8 Documento digitale supporto digitale firma digitale Conservato Marca temporale Firma del Responsabile della conservazione Data Center

9 Definizioni La Conservazione Sostitutiva è una procedura allo stesso tempo legale ed informatica, regolamentata dalla legge italiana, che permette di mantenere e garantire nel tempo l integrità del documento. Conferisce inoltre ai documenti così conservati piena validità legale (deliberazione CNIPA n. 11/2004 e succ.) La Conservazione Sostitutiva, equiparando, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici, permette alle aziende e alla Pubblica Amministrazione notevoli vantaggi: Gestione automatica (informatica) del documento Conservazione dei documenti meno dispendiosa in termini di spazio Garanzia contro il degrado negli anni del documento Conservazione a norma dei documenti informatici (Firma Digitale e Marca Temporale) Eliminazione dei costi derivati (stoccaggio, archiviazione, stampa, fotocopie, toner, etc.)

10 Ordinativo Informatico Locale L OIL è un EVIDENZA ELETTRONICA dotata di validità amministrativa, contabile e giuridica (conferita dalla firma digitale) che sostituisce l ordinativo CARTACEO Banca Tesoriera Banca d Italia RGS Ordinativo Informatico SIOPE SIPA Riscossioni evolute Ente Locale Banca dati SIOPE Amm.ne centrale Cittadini Imprese

11 L Ordinativo Informatico (OIL) della Provincia E la prima realizzazione del Progetto per l Archiviazione Documentale a norma Tipologia: mandati di pagamento (e relative rendicontazioni) in formato xml ed in busta p7m anni di esercizio 2007 e documenti

12 L Ordinativo Informatico (OIL) della Provincia I dati di partenza Ogni cartella un documento ( /anno) Documento.p7m Documento.xml 8752 INS_V00 Ricevute Applicativa.p7m Rendicontazione.p7m Rendicontazione.p7m Rendicontazione.p7m Ricezione.p7m

13 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?><flusso_ordinativi><codice_abi_bt>06055</codice_abi_bt><identificativo_flusso> :07: </identificativo_flusso><codice_ente></codice_ente><descrizione_ente></descrizione_ente><codice_Istituto_ BT>00001</codice_Istituto_BT><codice_ente_BT> </codice_ente_BT><esercizio>2007</esercizio><dati_ente><importo_prelevabil e_in_contanti>0.00</importo_prelevabile_in_contanti></dati_ente><inserimento_mandati><mandato><numero_mandato> </n umero_mandato><data_mandato> </data_mandato><importo_mandato> </importo_mandato><importo_lettere>DUEMILAOTTANTATRE/30</importo_lettere><tipo_ mandato>emissione_mandato</tipo_mandato><bilancio><codifica_bilancio> </codifica_bilancio><gestione>competenza</gesti one><voce_economica>019</voce_economica><importo_bilancio> </importo_bilancio></bilancio><informazioni_beneficiario><prog ressivo_beneficiario> </progressivo_beneficiario><importo_beneficiario>171.70</importo_beneficiario><tipo_pagamento>bonifico BANCARIO E POSTALE</tipo_pagamento><codice_pagamento>009</codice_pagamento><data_esecuzione_pagamento> </data_esecuzione_pagamento><destinazione>LIBERA</destinazione><tipo_contabilita_ente_ricevente>FRUTTIFERA</tipo_contabilita_en te_ricevente><codice_tipo_imputazione>001</codice_tipo_imputazione><classificazione><codice_cge>1581</codice_cge><importo> </importo></classificazione><bollo><assoggettamento_bollo>assoggettato BOLLO A CARICO ENTE</assoggettamento_bollo><codice_bollo>026</codice_bollo></bollo><soggetto_destinatario_delle_spese>ESENTE</soggetto_destinata rio_delle_spese><codice_spese>076</codice_spese><beneficiario><anagrafica_beneficiario>mogetta ANNA MARIA</anagrafica_beneficiario><indirizzo_beneficiario>VIA MONTEPETRANO 5,</indirizzo_beneficiario><cap_beneficiario>62019</cap_beneficiario><localita_beneficiario>RECANATI(MC)</localita_beneficiario><provinc ia_beneficiario></provincia_beneficiario><codice_fiscale_beneficiario>mgtnmr59p50h211a</codice_fiscale_beneficiario></beneficiario><pia zzatura><cab_beneficiario>00045</cab_beneficiario><numero_conto_corrente_beneficiario>2629</numero_conto_corrente_beneficiario><c odice_cin>n</codice_cin></piazzatura><causale>liquidazione assistenza scolatica periodo estivo 2007 non vedenti</causale><informazioni_aggiuntive><lingua>italiano</lingua></informazioni_aggiuntive></informazioni_beneficiario><informazi oni_beneficiario><progressivo_beneficiario> </progressivo_beneficiario><importo_beneficiario> </importo_beneficiario><tipo _pagamento>bonifico BANCARIO E POSTALE</tipo_pagamento><codice_pagamento>003</codice_pagamento><data_esecuzione_pagamento> </data_esecuzione_pagamento><destinazione>LIBERA</destinazione><tipo_contabilita_ente_ricevente>FRUTTIFERA</tipo_contabilita_en te_ricevente><codice_tipo_imputazione>001</codice_tipo_imputazione><classificazione><codice_cge>1581</codice_cge><importo> </importo></classificazione><bollo><assoggettamento_bollo>ASSOGGETTATO BOLLO A CARICO ENTE</assoggettamento_bollo><codice_bollo>026</codice_bollo></bollo><soggetto_destinatario_delle_spese>A CARICO BENEFICIARIO</soggetto_destinatario_delle_spese><codice_spese>055</codice_spese><beneficiario><anagrafica_beneficiario>ROSSI SILVANO</anagrafica_beneficiario><indirizzo_beneficiario>V. VALADIER, 20</indirizzo_beneficiario><cap_beneficiario>62100</cap_beneficiario><localita_beneficiario>MACERATA(MC)</localita_beneficiario><provi ncia_beneficiario></provincia_beneficiario><codice_fiscale_beneficiario>rsssvn54t30e783u</codice_fiscale_beneficiario></beneficiario><p iazzatura><abi_beneficiario>02008</abi_beneficiario><cab_beneficiario>13410</cab_beneficiario><numero_conto_corrente_beneficiario> </numero_conto_corrente_beneficiario><codice_cin>E</codice_cin></piazzatura><causale>Liquidazione assistenza scolatica periodo estivo 2007 non vedenti</causale><informazioni_aggiuntive><lingua>italiano</lingua></informazioni_aggiuntive></informazioni_beneficiario><informazi oni_beneficiario><progressivo_beneficiario> </progressivo_beneficiario><importo_beneficiario>560.00</importo_beneficiario><tipo_ pagamento>bonifico BANCARIO E POSTALE</tipo_pagamento><codice_pagamento>009</codice_pagamento><data_esecuzione_pagamento> </data_esecuzione_pagamento><destinazione>LIBERA</destinazione><tipo_contabilita_ente_ricevente>FRUTTIFERA</tipo_contabilita_en te_ricevente><codice_tipo_imputazione>001</codice_tipo_imputazione><classificazione><codice_cge>1581</codice_cge><importo> </importo></classificazione><bollo><assoggettamento_bollo>assoggettato BOLLO A CARICO ENTE</assoggettamento_bollo><codice_bollo>026</codice_bollo></bollo><soggetto_destinatario_delle_spese>ESENTE</soggetto_destinata rio_delle_spese><codice_spese>076</codice_spese><beneficiario><anagrafica_beneficiario>moazam KHAN MOHAMMAD</anagrafica_beneficiario><indirizzo_beneficiario>VIA G. DI VITTORION, 52</indirizzo_beneficiario><cap_beneficiario>62012</cap_beneficiario><localita_beneficiario>CIVITANOVA MARCHE(MC)</localita_beneficiario><provincia_beneficiario></provincia_beneficiario><codice_fiscale_beneficiario>MZMMMM57S22Z2361</c odice_fiscale_beneficiario></beneficiario><piazzatura><cab_beneficiario>00020</cab_beneficiario><numero_conto_corrente_beneficiario>1 8398</numero_conto_corrente_beneficiario><codice_cin>D</codice_cin></piazzatura><causale>Liquidazione assistenza scolatica periodo estivo 2007 non vedenti</causale><informazioni_aggiuntive><lingua>italiano</lingua></informazioni_aggiuntive></informazioni_beneficiario></mandato ></inserimento_mandati></flusso_ordinativi>

14 Documento xml Documento pdf

15 ...Cont L Ordinativo Informatico (OIL) Realizzazione di procedure automatiche per: estrazione metadati indicizzazione della Provincia produzione in chiaro dei mandati di pagamento (formato pdf)

16 .... caso pratico Campi di ricerca Numero di ordinativo Categoria Anno di esercizio Gestione Codice fornitore Nome fornitore Data documento Importo parziale Importo documento Formato (PDF o P7M) MANDATO 2007 COMPETENZA ENEL S.P.A 15/10/ , ,54 PDF

17 Schema di funzionamento Internet (https) U T E N T E Intranet SERVER TASK FTP (VPN) DATACENTER

18 La procedura di conservazione si completa con: elaborazione dei lotti documentali, con apposizione della Firma Digitale (del Responsabile della conservazione) e della Marca Temporale al lotto produzione di tutti i file di controllo e di eccezione previsti dalle norme vigenti predisposizione di package finale pronto alla masterizzazione su CD e DVD su richiesta utente esecuzione della procedura di Esibizione a norma dei documenti, così come previsto dalle normative NOTA: tutte le fasi di consegna dei dati da e per il centro di archiviazione saranno documentate da liste che, con firma digitale dei responsabili, comprovano l avvenuta consegna dei documenti

19 La Rete SINP

20 .... con SINP: Diventa attuale, oltrechè realizzabile, il tema della Dematerializzazione È possibile gestire in rete il patrimonio informativo di tutti gli Enti della Provincia pur nel rispetto delle scelte fatte e delle procedure già in atto.

21 .... con SINP: DEMATERIALIZZAZIONE ossia progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all interno delle strutture amministrative pubbliche e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico Aspetto Tecnologico Efficentare il core business delle Amministrazioni pubbliche attraverso la diffusione delle tecnologie abilitanti (document management, trasmissione telematica, autenticazione digitale) Aspetto Organizzativo Reingegnerizzare o modificare le varie singole procedure amministrative

22 Il progetto Rete SINP Archiviazione a norma Uniformità Normalizzazione Metadati Responsabile della conservazione Manuali di gestione documentale Protocollo Gestione documentale locale Generazione documenti Ricerca diretta documenti

23 I servizi di TASK Interfaccia Utente / Archivio per: garantire uniformità e congruenza dei documenti gestire automaticamente l iter procedurale per l archiviazione a norma estrarre automaticamente metadati e indici Responsabile della conservazione Manuali e addestramento per l utente Cont...

24 ...Cont I servizi di TASK Servizi di DATA CENTER (attraverso partner) sicurezza fisica/logica dei dati trasmissione dati su linee protette certificazione di qualità a garanzia dell efficacia del sistema e dell integrità del dato espandibilità pressoché illimitata Portale per la gestione dell archivio-tipologie

25 Accordo di collaborazione TASK Università MC Sinergia TASK Università di Macerata sul tema della Conservazione digitale Vengono messe a disposizione le competenze dei soggetti rispettivi Siglato un accordo per la Creazione di un centro di competenza Università di Macerata: standard, norme e procedure TASK: implementazione dei progetti

26 IL DATACENTER Generale:protezione preventiva di dati e informazioni, continuità operativa e garanzia di disponibilità costante dei dati Building: Monitoraggio BMS (Building Management System) Impianto elettrico : cabine di alimentazione ridondanti, generatori di potenza ridondanti, gruppi UPS (Uninterruptible Power Supplies) ridondanti, doppio sistema di alimentazione Impianti HVAC (Heating, Ventilation, Air Conditioning Systems) Sistemi antincendio/spegnimento a norma Controlli anti-intrusione esterni/interni e accessi (Badge elettronici e sensori biometrici) Rete: Centri Interconnessi (8+4) con reti dedicate ad alta velocità VDCN (Virtual Data Center Network): 2,5 GBps principale 155 MBps ridondante Cont...

27 Cont IL DATACENTER I principali processi operativi relativi all erogazione dei servizi DATACENTER sono certificati ISO-27001

28 Grazie per l attenzione Giulio Marazzi Per contatti: giulio.marazzi@sinp.net task@task.sinp.net