GUIDA alla COMPILAZIONE della procedura di gestione degli INTERVENTI AMMESSI al FINANZIAMENTO

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1 GUIDA alla COMPILAZIONE della procedura di gestione degli INTERVENTI AMMESSI al FINANZIAMENTO Pagina 1 di 144

2 INDICE 1 CONFIGURAZIONE HARDWARE E SOFTWARE CONSIGLIATA VERIFICA DELLE IMPOSTAZIONI DEL BROWSER (INTERNET EXPLORER) CONFIGURAZIONE HARDWARE E SOFTWARE CONSIGLIATA INTRODUZIONE AL SISTEMA E NORME GENERALI PRIMO ACCESSO AL SISTEMA: NOME UTENTE E PASSWORD ACCESSO AL SISTEMA: RICORDA PASSWORD MENU : SELEZIONE DELLE DIVERSE FASI DI LAVORO COMUNICAZIONE - AVVIO LAVORI ELENCO PRATICHE SINTESI PRATICA CONTO ECONOMICO CONTO ECONOMICO CRONOPROGRAMMA DOCUMENTI AVVIO LAVORI SCHEDA MONITORAGGIO AVVIO MOD.1 RIDETERMINAZIONE CONTO ECONOMICO MOD.2 RICHIESTA 1 ACCONTO COMUNICAZIONE - AVANZAMENTO LAVORI ELENCO PRATICHE SINTESI PRATICA DOCUMENTI DI SPESA CERTIFICATI DI PAGAMENTO MOD. 11 CERTIFICAZIONE TRIMESTRALE DI SPESA MOD.3 RICHIESTA II ACCONTO MOD. 4 RICHIESTA III ACCONTO MOD. 16 RICHIESTA ACCONTI VALIDAZIONE DELLA SPESA E ASSOCIAZIONE VDC Stato Avanzamento della spesa Validazione della spesa STAMPA DELLA SPESA VALIDATA CRONOPROGRAMMA SCHEDA DI MONITORAGGIO ATTUAZIONE COMUNICAZIONE - VARIAZIONI IN CORSO D OPERA ELENCO PRATICHE SINTESI PRATICA Pagina 2 di 144

3 8.3 VARIANTE - CONTO ECONOMICO VARIANTE - CONTO ECONOMICO VARIANTE - MOD.6 COMUNICAZIONE DI VARIANTE VARIANTE - VISUALIZZAZIONE VARIANTE VARIANTE - CRONOPROGRAMMA VARIANTE SCHEDA DI MONITORAGGIO ATTUAZIONE NUOVO APPALTO/LOTTO CONTO ECONOMICO NUOVO APPALTO/LOTTO - CONTO ECONOMICO RINUNCIA - MOD.7 COMUNICAZIONE DI RINUNCIA PROROGA - CRONOPROGRAMMA COMUNICAZIONE - CONCLUSIONE LAVORI ELENCO PRATICHE SINTESI PRATICA CONTO ECONOMICO CONTO ECONOMICO DOCUMENTI DI SPESA CERTIFICATI DI PAGAMENTO MOD. 11 CERTIFICAZIONE TRIMESTRALE DI SPESA MOD. 16 RICHIESTA ACCONTI MOD.5 RICHIESTA SALDO CONTRIBUTO DOCUMENTAZIONE FINALE DI SPESA CRONOPROGRAMMA SCHEDA DI MONITORAGGIO ATTUAZIONE COMUNICAZIONE - ALTRE FUNZIONALITA SBLOCCO STATO PRATICA INSERIMENTO CONTO ECONOMICO PER CONTO DELL ENTE BENEFICIARIO DATI ANAGRAFICI CONTO CORRENTE CHECKLIST CHECKLIST DI PROGETTO AMMESSO AL FINANZIAMENTO ULTIMO RIDETERMINATO EROGAZIONI ATTI COLLEGATI COMUNICAZIONE GESTIONE DETERMINE ANAGRAFICA ATTRIBUZIONE DETERMINA Assegna determina Elimina assegnazione determina Pagina 3 di 144

4 1 Configurazione hardware e software consigliata 1.1 Verifica delle impostazioni del browser (internet explorer) Prima dell'attivazione dell'applicativo per la compilazione telematica della domanda si consiglia di verificare le seguenti impostazioni. Attivare il browser (INTERNET EXPLORER) Dalla barra di menù orizzontale, selezionare la voce "strumenti" e verificare le seguenti impostazioni seguendo i percorsi indicati di seguito: Strumenti ---> Opzioni Internet---> Cartella "Generale" ---> sezione File temporanei Internet -- -> Impostazioni ---> versione più recente delle pagine memorizzate selezionare "all'apertura della pagina" ---> OK Strumenti ---> Opzioni Internet ---> Cartella "Protezione" ---> Internet ---> Personalizza livello ---> Cookie: impostare "Attiva" per tutte le sottosezioni ---> OK Strumenti ---> Opzioni Internet ---> Cartella "Protezione" ---> Internet ---> Personalizza livello ---> Esecuzione script: impostare "Attiva" per tutte le sottosezioni ---> OK 1.2 Configurazione hardware e software consigliata Di seguito è riportata la dotazione ideale per l'utilizzo della procedura: - per lavorare con tempi di risposta accettabili; - per assicurarvi una compatibilità con l'applicativo per tutta la sua durata (fino alla chiusura dei bandi). Tuttavia se avete un PC che già utilizzate per i collegamenti in Internet, con meno RAM, deve comunque avere un sistema operativo Windows (dal 95 in su) e un browser come indicato di seguito. In questo caso, non è escluso il funzionamento, ma non è assolutamente garantito un tempo di risposta adeguato (potrebbero insorgere problemi di lentezza nel passaggio da una pagina all'altra). PC: Pentium III oppure Celeron 500 MHz e 128 MB di RAM Sistema operativo: Windows 95 o superiore Visione ottimizzata per Internet Explorer 5.0 e per una risoluzione 800*600 a 65K di colori Collegamento ad Internet tramite provider Browser Internet Explorer versione 5 o superiore indirizzo di posta elettronica Acrobat reader versione 5 o superiore (scaricabile gratuitamente da Internet) Monitor 800*600 Una stampante meglio se laser Pagina 4 di 144

5 2 Introduzione al sistema e norme generali Questa procedura che porta il nome di Docup WFR è stata ideata per permettere all Ente beneficiario, all istruttore, alla Provincia ed Enti capofila di seguire l iter della pratica relativa alla Domanda di finanziamento DOCUP presentata telematicamente dagli Enti attuatori. L Istruttore e l Ente Beneficiario sono gli unici in grado di poter modificare i dati relativi alle pratiche, mentre la Provincia e l Ente Capofila possono solo prendere visione e commentare il lavoro svolto all interno di ognuna. L iter della pratica si compone di più fasi: Avvio Lavori Avanzamento Lavori Variazioni in corso d opera Conclusione Lavori Ogni utente può verificare l avanzamento del lavoro svolto sia per la parte di propria competenza sia per quella delle altre figure, attraverso la funzione dello scadenzario (dal menù ALTRE FUNZIONALITÀ selezionare la funzione di Gestione e Controllo ). Pagina 5 di 144

6 L'inserimento dei dati avviene attraverso la compilazione, delle pagine presentate dal sistema. Il richiamo alle pagine, viene eseguito selezionando le funzioni indicate sul menù di navigazione verticale posto sulla sinistra di ogni pagina. MENU DI NAVIGAZIONE Per ogni pagina è prevista: - una fase di salvataggio dei dati ( salva ) che permette di poter interrompere, secondo le proprie esigenze (es. mancanza di un dato obbligatorio), la compilazione della domanda senza perdere tutto ciò che si è precedentemente inserito oppure di compilarla in una volta sola se si desidera farlo. - Una fase di validazione ( valida ), che rende la pagina non più modificabile, permettendo all istruttore di prendere in carico i dati trasmessi dall ente e procedere con la gestione delle parti di propria competenza. - È sempre disponibile, a partire dalla schermata riepilogativa di un intervento, la funzione di stampa. Per uscire dalla procedura si consiglia di utilizzare il bottone uscita. Se si utilizza la X del browser per chiudere il programma, non è più possibile riaccedere per 20 minuti. Il messaggio d errore è sessione già in attivo. Dopo venti minuti, sarà possibile rientrare all interno dell applicativo. Pagina 6 di 144

7 3 Primo accesso al sistema: nome utente e password Per accedere al sistema, l utente deve collegarsi con il sito premere il bottone di riferimento al Docup , indicato con la scritta Accesso alla sezione DOCUP ; Sul menù, posto sul lato sinistra della pagina, si trova la voce Gestione in linea interventi ammessi, digitare sulla scritta, posta a lato, Enti pubblici e quindi il sistema propone la pagina contenente un elenco di voci, cliccando su Gestione in linea interventi ammessi viene richiamata la pagina di gestione del Docup , tramite la freccia di Accesso al sistema o tramite la voce di menù, posta sul lato sinistro della pagina, Gestione in linea interventi ammessi si raggiunge la pagina qui riproposta. Pagina 7 di 144

8 Per accedere all interno dell applicativo l istruttore, la provincia e l ente capofila devono utilizzare il nome utente e la password assegnata d ufficio dal CSI. Si avvisa l utente che la password va digitata rispettando le maiuscole e minuscole riportate al suo interno. Si ricorda che solo questi tre utenti riceveranno una password d ufficio, mentre l Ente beneficiario dovrà utilizzare quella ottenuta durante la fase di registrazione come nuovo utente e da lui personalizzata attraverso il primo accesso al sistema. Dopo aver inserito i dati richiesti premere il bottone avanti. Pagina 8 di 144

9 4 Accesso al sistema: ricorda password Per accedere all interno dell applicativo, l istruttore, la provincia e l ente capofila, deve utilizzare il nome utente e la password, quella ricevuta d ufficio e personalizzata durante il primo accesso. Nel caso in cui, l istruttore/la provincia/l ente capofila, abbia dimenticato la propria password, l utente può utilizzare il bottone <ricorda password> per ricevere, all indirizzo indicato, la password necessaria per accedere all applicativo. Dopo avere indicato il nome utente e l indirizzo , digitando <avanti> viene inviata la password, dell utente, all indirizzo indicato e viene emessa la seguente segnalazione: Pagina 9 di 144

10 5 Menu : selezione delle diverse fasi di lavoro Le fasi di lavoro, presenti all interno della procedura, sono suddivise in due macro sezioni, Comunicazione ed Altre funzionalità, ognuna composta da più funzionalità. - COMUNICAZIONE - Comunicazione: Avvio lavori - Comunicazione: Avanzamento lavori - Comunicazione: Variazioni in corso d opera - Comunicazione: Conclusione lavori - ALTRE FUNZIONALITÀ - Altre funzionalità: Gestione & Controllo - Altre funzionalità: Flussi finanziari - Altre funzionalità: Piano finanziario e Economie L istruttore deve utilizzare, come prima fase di lavoro, la voce di menù Gestione e Controllo ed in particolare le funzioni indicate nel menu Ammissione al finanziamento. All interno di questa sezione sono presenti le pagine dove gestire: - Attribuzione data concessione contributo e determina - Attribuzione tipologia, sottotipologia di progetto e relativi indicatori fisici Pagina 10 di 144

11 Dopo aver inserito nome utente e password, si accede alla pagina MENU. NON UTILIZZARE QUESTO BOTTONE PER USCIRE DAL SISTEMA Pagina 11 di 144

12 L istruttore ha la possibilità di digitare, all interno delle caselle bianche, il codice telematico della domanda che si appresta a consultare, la zona e l asse (o Pia) cui questa appartiene; per poter consultare interamente l elenco delle pratiche deve selezionare una delle funzionalità all interno della cartella COMUNICAZIONE o una delle funzionalità all interno della cartella ALTRE FUNZIONALITA (in base al lavoro che si appresta a svolgere). Dopo aver scelto la pratica e la funzionalità premere il bottone avanti. Se si desidera uscire dalla procedura, utilizzare il bottone uscita posizionato alla sinistra della pagina. NON UTILIZZARE IL BOTTONE X DI INTERNET EXPLORER. Pagina 12 di 144

13 6 COMUNICAZIONE - AVVIO LAVORI Su questa pagina, l utente, per poter accedere alle funzionalità di Avvio lavori, deve selezionare la funzione e premere il bottone avanti. Pagina 13 di 144

14 6.1 Elenco Pratiche All interno di questa pagina appare l elenco delle pratiche presentate dall Ente Beneficiario. L utente ha la possibilità di visualizzare solo le pratiche ammesse oppure tutte le pratiche posizionando il cursore all interno della casella scelta Pagina 14 di 144

15 Le pratiche sono visualizzate all interno di una tabella. D ogni pratica sono riportate queste informazioni: Denominazione comune: è riportato il nome dell Ente Beneficiario Semaforo: appare verde per le sole pratiche ammesse a finanziamento ( l istruttore ha associato gli estremi della determina di ammissione). Solo in questo caso l ente può procedere. Appare rosso in tutti gli altri casi (anche se la pratica risulta finanziabile), quindi non è possibile procedere con la compilazione. Identificativo pratica: è riportato il numero di pratica informatica attribuito dal sistema durante la precedente compilazione della domanda telematica Codice progetto: è riportato un codice di riconoscimento pratica Titolo progetto: è riportato il titolo digitato dall Ente durante la compilazione della domanda telematica Esito istruttoria: è riportato l esito dell istruttoria Data concessione Contributo: è riportata la data di concessione del contributo N.B.: questi dati di riepilogo sono riportati su ogni pagina Per proseguire con la compilazione del documento, posizionare il cursore all interno della casella al fianco della pratica interessata e premere il bottone avanti Pagina 15 di 144

16 6.2 Sintesi Pratica All interno di questa pagina è riportata la sintesi della pratica selezionata precedentemente. Pagina 16 di 144

17 Sulla sinistra della pagina sono presenti tre cartelle. La prima cartella, denominata Comunicazione avvio lavori, contiene le seguenti funzionalità: Conto Economico Conto Economico 2 Cronoprogramma Documenti Avvio Lavori Scheda Monitoraggio Avvio Mod.1 Rideterminazione conto economico Mod.2 Richiesta 1 acconto L altra cartella di gestione, denominata Altre funzionalità, contiene le seguenti funzioni: Sblocco stato pratica Inserimento conto economico per conto dell ente beneficiario Dati anagrafici Conto corrente Checklist Atti collegati L ultima cartella, denominata Gestione determine, contiene le seguenti funzioni: Anagrafica Attribuzione determina Per accedere alle funzionalità sopra elencate, premere il bottone e procedere con la compilazione. Per tornare alla pagina precedente, premere il bottone indietro. Se si desidera abbandonare la compilazione premere il bottone menù posto in alto, sul lato destro della pagina. Pagina 17 di 144

18 6.3 Conto Economico (La Provincia e l Ente Capofila possono solo visionare e commentare attraverso l apposito bottone posto al fondo della pagina) L Ente beneficiario deve comunicare il nuovo quadro economico rideterminato in seguito ai ribassi d asta e di quanto stabilito dai contratti d appalto. Solo dopo che lo stesso ha validato la pagina (rendendola non più modificabile), l istruttore può visualizzare il nuovo conto economico rideterminato e validare o, dove necessario, modificare i dati registrati dall Ente. Pagina 18 di 144

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20 All interno della tabella, per ogni voce di costo, vengono riportati gli importi relativi a: Dati domanda: importo richiesto dall ente in domanda (non modificabile) Dati istruttoria: importo approvato in fase di istruttoria (non modificabile) Validato istruttore: importo rideterminato. All interno delle caselle digitabili (riquadri bianchi) viene proposto in automatico l importo uguale a quello validato, dall ente beneficiario, in fase di avvio lavori. L istruttore può modificarlo in modo tale da validare gli importi che ritiene opportuni. Per salvare gli aggiornamenti effettuati (anche se relativi ad un solo importo) è necessario premere il bottone salva. Solo in questo modo il sistema memorizzerà i dati inseriti. L istruttore ha la possibilità di modificare, per conto dell ente beneficiario, il conto economico, validato dall Ente, utilizzando il bottone Inserimento conto economico per conto dell Ente beneficiario. Pagina 20 di 144

21 6.4 Conto Economico 2 (La Provincia e l Ente Capofila possono solo visionare e commentare attraverso l apposito bottone posto al fondo della pagina) Questa funzionalità, riservata all istruttore, è resa disponibile all ente beneficiario, in sola consultazione affinché possa verificare la quota di finanziamento ammessa sia in fase di istruttoria, sia in fase di rideterminazione del conto economico. Pagina 21 di 144

22 Questa pagina presenta due sezioni Nella sezione Importo dell investimento approvato sono riportati (come promemoria) i dati ammessi in istruttoria, fase precedente a quella d Avvio Lavori: - costo totale dell investimento - contributo - premio Nella sezione di Dati approvati del conto economico sono riportati i nuovi conteggi effettuati dall istruttore sulla base del nuovo conto economico rideterminato dall Ente beneficiario - costo totale dell investimento - contributo - premio Per quanto riguarda l importo del contributo ammesso al finanziamento è visualizzata anche la ripartizione sui diversi fondi. Il contributo, può essere suddiviso in una o più tipologie, che si possono attribuire, modificare o eliminare utilizzando il bottone inserisci, modifica ed elimina. Dopo aver digitato i dati all interno delle apposite caselle, premere il bottone salva e chiudi per memorizzare le informazioni. Pagina 22 di 144

23 6.5 Cronoprogramma (La Provincia e l Ente Capofila possono solo visionare e commentare attraverso l apposito bottone posto al fondo della pagina) Se, l ente beneficiario, ha comunicato e validato il nuovo cronoprogramma, rideterminato in seguito alle date di Aggiudicazione e Avvio lavori, l istruttore vede la tabella già compilata e non modificabile; in tal caso, se l istruttore intende eseguire modifiche, sul cronoprogramma validato dal beneficiario, deve, prima, eseguire la funzione di Sblocco stato pratica per il cronoprogramma (vedi menù laterale). Se, l ente beneficiario, non ha ancora inserito il cronoprogramma di Avvio lavori oppure ha salvato (ma non ha validato), il nuovo cronoprogramma, l istruttore può lavorare, sul cronoprogramma di Avvio lavori ed eseguire sia il salvataggio sia la validazione dei dati inseriti. Pagina 23 di 144

24 All interno di questa tabella, per ogni fase descritta (es. progettazione esecutiva, aggiudicazione e stipula,..) sono riportati: i mesi indicati a suo tempo in domanda (non più modificabili) le nuove date relative ad ogni singola fase. Sono tutte obbligatorie e devono essere desunte dai nuovi contratti o dai nuovi documenti di Avvio Lavori, in caso contrario indicare le date presunte. Premere il bottone salva per memorizzare i dati inseriti. Solo quando si è sicuri di non dover più modificare i dati relativi a questa tabella, premere il bottone Valida Pagina 24 di 144

25 Attraverso questa pagina, la Provincia e l Ente Capofila possono inserire il loro commento relativo alle informazioni digitate all interno della tabella dall Istruttore o dall Ente beneficiario: Pagina 25 di 144

26 6.6 Documenti Avvio Lavori (La Provincia e l Ente Capofila possono solo visionare e commentare attraverso l apposito bottone posto al fondo della pagina) Se, l ente beneficiario, ha comunicato e validato i documenti di Avvio lavori, l istruttore vede la tabella già compilata e non modificabile; in tal caso, se l istruttore intende eseguire modifiche, sui documenti validati, dal beneficiario, deve prima, eseguire la funzione di Sblocco stato pratica per i documenti di Avvio lavori (vedi menù laterale). Se, l ente beneficiario, non ha ancora inserito i documenti di Avvio lavori oppure ha salvato i documenti (ma non li ha validati), l istruttore può lavorare, sulla gestione dei documenti di Avvio lavori, ed eseguire sia il salvataggio sia la validazione dei dati inseriti. In questa pagina è possibile inserire, premendo il bottone Nuovo, i documenti necessari per l Avvio Lavori. Pagina 26 di 144

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28 I dati richiesti sono: Tipo documento: selezionare il tipo di documento scegliendolo tra quelli presenti nel menù a tendina Data: inserire la data relativa al documento selezionato (obbligatorio) Numero: inserire il numero relativo al documento selezionato (facoltativo) Importo: inserire l importo relativo al documento selezionato (facoltativo) Descrizione: inserire una breve descrizione del documento selezionato (facoltativo) Premere il bottone "salva e chiudi" per effettuare la registrazione dei dati inseriti. I dati registrati sono proposti all interno della tabella presente sulla pagina. Se si desidera eliminarli o modificarli utilizzare i bottoni elimina - modifica, dopo aver selezionato con il cursore la tipologia di documento interessata. Solo quando si è sicuri, di non dover più modificare i dati relativi a questa tabella, premere il bottone Valida. Pagina 28 di 144

29 6.7 Scheda Monitoraggio Avvio (La Provincia e l Ente Capofila possono solo visionare e commentare attraverso l apposito bottone posto al fondo della pagina). Se, l ente beneficiario, ha comunicato e valicato la scheda monitoraggio di Avvio lavori, l istruttore vede la tabella già compilata e non modificabile; in tal caso, se l istruttore intende eseguire modifiche, sulla scheda monitoraggio, validata dal beneficiario, deve prima, eseguire la funzione di Sblocco stato pratica per la scheda monitoraggio di Avvio lavori (vedi menù laterale). Se, l ente beneficiario, non ha ancora inserito la scheda monitoraggio di Avvio lavori oppure ha salvato (ma non ha validato) la scheda monitoraggio, l istruttore può lavorare, sulla gestione della scheda monitoraggio di Avvio lavori, ed eseguire sia il salvataggio sia la validazione dei dati inseriti. In questa pagina è possibile inserire, premendo il bottone Nuovo, gli indicatori fisici necessari per il monitoraggio. Pagina 29 di 144

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31 I dati richiesti sono: Indicatore Fisico: selezionare il tipo di documento scegliendolo tra quelli presenti nel menù a tendina Unità di misura: questo dato appare in automatico dopo aver selezionato il documento Valore programmato: inserire il valore relativo al documento selezionato Costo previsto: inserire l importo relativo al documento selezionato I dati registrati sono proposto all interno della tabella presente sulla pagina. Se si desidera eliminarli o modificarli utilizzare i bottoni elimina - modifica, dopo aver selezionato con il cursore la tipologia di documento interessata. Premere il bottone "salva e chiudi" per effettuare la registrazione dei dati inseriti. Solo quando si è sicuri di non dover più modificare i dati relativi a questa tabella, premere il bottone Valida. Pagina 31 di 144

32 6.8 Mod.1 Rideterminazione conto economico L utente, nella figura di ente beneficiario e/o di istruttore, deve inserire le seguenti informazioni: Disponibilità del bene/area su cui insiste il contributo (digitare i dati all interno delle caselle bianche). Pagina 32 di 144

33 Elenco contratti/incarichi (per inserire i dati premere il bottone nuovo e digitare le informazioni richieste all interno delle apposite caselle bianche. Premere il bottone salva e chiudi per memorizzare i dati. Pagina 33 di 144

34 E possibile calcolare il totale dei contratti stipulati dall Ente attraverso l apposito bottone calcola totali. All interno della finestra visualizzata sono riportati solo i dati relativi all importo aggiudicazione, iva e il totale della loro somma. Pagina 34 di 144

35 6.9 Mod.2 Richiesta 1 acconto L utente, nella figura di ente beneficiario e/o di istruttore, deve compilare la pagina inserendo le informazioni necessarie per l erogazione della prima quota del contributo concesso. I dati richiesti devono essere digitati all interno delle apposite caselle bianche. Dopo aver terminato la compilazione della pagina, premere il bottone salva per memorizzare le informazioni. Pagina 35 di 144

36 7 COMUNICAZIONE - AVANZAMENTO LAVORI Dopo aver inserito nome utente e password, si accede alla pagina MENU. NON UTILIZZARE QUESTO BOTTONE PER USCIRE DAL SISTEMA Per proseguire posizionare il cursore all interno della casella Comunicazione Avanzamento lavori e premere il bottone avanti. Se si desidera uscire dalla procedura, utilizzare il bottone uscita posizionato alla sinistra della pagina. NON UTILIZZARE IL BOTTONE X DI INTERNET EXPLORER. Pagina 36 di 144

37 7.1 Elenco Pratiche All interno di questa pagina appare l elenco delle pratiche presentate dagli Enti Beneficiari. L utente ha la possibilità di visualizzare solo le pratiche ammesse oppure tutte le pratiche posizionando il cursore all interno della casella scelta. Le pratiche sono visualizzate all interno di una tabella. Pagina 37 di 144

38 Di ogni pratica sono riportate queste informazioni: Denominazione comune: è riportato il nome dell Ente Beneficiario Semaforo: quando il semaforo appare con la luce verde, l ente può procedere con la compilazione. Se la luce è rossa la pratica deve essere ancora sbloccata dall istruttore, quindi non è possibile procedere con la compilazione Identificativo pratica: è riportato il numero di pratica informatica attribuito dal sistema durante la precedente compilazione della domanda telematica Codice progetto: è riportato un codice di riconoscimento pratica Titolo progetto: è riportato il titolo digitato dall Ente durante la compilazione della domanda telematica Esito istruttoria: è riportato l esito dell istruttoria Data concessione Contributo: è riportata la data di concessione del contributo N.B.: questi dati di riepilogo sono riportati su ogni pagina Per proseguire con la compilazione del documento, posizionare il cursore all interno della casella al fianco della pratica interessata e premere il bottone avanti Pagina 38 di 144

39 7.2 Sintesi pratica All interno di questa pagina è riportata la sintesi della pratica selezionata precedentemente. MENU DI NAVIGAZIONE Pagina 39 di 144

40 Sulla sinistra della pagina è visualizzata la cartella Comunicazione Avanzamento Lavori. Il menù laterale è composto da alcune funzioni : Documenti spesa Certificati pagamento Mod. 11 Certificazione trimestrale di spesa Mod. 3 - Richiesta II acconto Mod. 4 - Richiesta III acconto Mod. 16 Richiesta acconti Validazione della spesa e associazione VDC Stampa della spesa validata Cronoprogramma Scheda monitoraggio attuazione Per accedere alle funzioni sopra elencate, premere il bottone corrispondente. E compito dell ente beneficiario compilare alcune delle pagine corrispondenti alle funzionalità della cartella comunicazione avanzamento lavori quali: Documenti spesa Certificati pagamento Mod. 11 Certificazione trimestrale di spesa Mod. 3 - Richiesta II acconto Mod. 4 - Richiesta III acconto Mod. 16 Richiesta acconti Cronoprogramma Scheda monitoraggio attuazione Il funzionario regionale può, comunque, intervenire e inserire i dati per conto dell ente beneficiario ed inoltre deve procedere con le funzionalità di: Validazione della spesa e associazione VDC Stampa della spesa validata Pagina 40 di 144

41 Il funzionario regionale dispone di funzionalità aggiuntive : Sblocco stato pratica: consente lo sblocco dei modelli e delle pagine di caricamento dati relativi al Modello 3, Modello 4, Modello 16, Scheda monitoraggio attuazione, Cronoprogramma. Inserimento conto economico per conto dell ente beneficiario (solo in fase di Avvio Lavori): consente l inserimento del conto economico per conto dell ente beneficiario. Dati Anagrafici: sarà possibile aggiornare le informazioni anagrafiche del beneficiario della pratica. Per maggiori dettaglio si faccia riferimento al paragrafo Avvio Lavori/Dati Anagrafici. Conto corrente: sarà possibile aggiornare le informazioni relative al conto corrente del beneficiario della pratica. Per maggiori dettaglio si faccia riferimento al paragrafo Avvio Lavori/Conto corrente. Checklist: Consente di avere una visione globale della pratica in gestione. Atti collegati: Consente la gestione degli atti collegati per la pratica in gestione. Per tornare alla pagina precedente, premere il bottone indietro. Se si desidera abbandonare la visualizzazione premere il bottone menù posto in alto, sul lato destro della pagina. Pagina 41 di 144

42 7.3 Documenti di spesa In questa pagina è possibile inserire, premendo il tasto Nuovo, le informazioni relative ai documenti contabili. I dati richiesti sono riportati sulle stampe dei modelli per la richiesta degli acconti (Mod. 3, Mod. 4). Prima di procedere con l inserimento dei dati, selezionare dal menù a tendina l anno, il trimestre e il periodo cui si riferiscono i documenti da registrare Per inserire i dati, premere il tasto nuovo. Pagina 42 di 144

43 I dati registrati sono proposti all interno della tabella presente sulla videata. Se si desidera eliminarli o modificarli utilizzare i tasti elimina - modifica, dopo aver selezionato con il cursore la tipologia di documento interessata Attenzione! Per visualizzare i documenti inseriti, selezionare l anno e il trimestre o il periodo cui il documento si riferisce e premere sul bottone visualizza documenti. Dopo aver premuto il tasto nuovo, appare una finestra su cui è possibile valorizzare i dati relativi al docuemnto contabile e presentati come evidenziato nella immagine seguente. Pagina 43 di 144

44 I dati che sarà possibile valorizzare sono: Tipo di documento: premere sul menù a tendina e selezionare il documento desiderato Numero del documento: inserire il numero del documento da registrare nell apposita casella Data del documento: inserire la data relativa al documento da registrare Beneficiario: inserire il nome riportato sul tipo di documento Descrizione lavoro/ servizio/ fornitura: inserire la descrizione relativa al documento registrato Imponibile: inserire l importo al netto di IVA IVA: inserire l importo relativo Totale documento: l importo è calcolato automaticamente Voce di costo: inserire la voce di costo associata al documento di spesa Per abbinare una voce di costo, presente sul quadro economico precedentemente validato, al documento selezionato dal menù a tendina, premere il tasto associa voce di costo. Tramite questa sarà possibile selezionare la macro voce di costo oppure la micro voce di costo abbinata al documento contabile. Dopo aver selezionato la voce di costo interessata, presente all interno del menù a tendina, è possibile scegliere anche la sottovoce di costo e appare in automatico l importo relativo al documento scelto. Premere il tasto conferma per registrare i dati. Al termine dell inserimento della voce di costo associata al tipo di documento, premere il tasto "salva e chiudi" per effettuare la registrazione dei dati inseriti. Pagina 44 di 144

45 Se si sceglie un documento e si preme il tasto dettaglio si apre una nuova pagina che presenta il dettaglio del documento di spesa selezionato. Pagina 45 di 144

46 7.4 Certificati di pagamento In questa videata è possibile inserire i documenti necessari per la richiesta degli acconti. I dati qui registrati sono riportati all interno delle stampe relative alle sezioni Mod. 3 (II acconto) e Mod. 4 (III acconto ) Prima di procedere con l inserimento dei dati, selezionare dal menù a tendina l anno, il trimestre e il periodo cui si riferiscono i documenti da registrare Per inserire i dati, premere il tasto nuovo Pagina 46 di 144

47 I dati registrati sono proposti all interno della tabella presente sulla videata. Se si desidera eliminarli o modificarli utilizzare i tasti elimina - modifica, dopo aver selezionato con il cursore la tipologia di documento interessata In questa videata è possibile inserire i dati riferiti al documento di spesa. I dati richiesti sono: Documento di spesa: selezionare il tipo di documento scegliendolo tra quelli presenti nel menù Numero del documento: questo dato appare in automatico dopo aver selezionato il documento Data del documento: questo dato appare in automatico dopo aver selezionato il documento Destinatario del pagamento: inserire i dati relativi al ricevente del versamento Mezzo di pagamento: selezionare la tipologia scegliendola tra quelle presenti nel menù Data d accredito (valuta): inserire la data relativa al documento da registrare Estremi del pagamento: inserire i dati relativi al documento da registrare Importo pagato (quietanzato): inserire l importo relativo al documento selezionato Attenzione! Per visualizzare i documenti inseriti, selezionare l anno e il trimestre o il periodo cui il documento si riferisce Premere il tasto "salva e chiudi" per effettuare la registrazione dei dati inseriti. Attenzione! Per visualizzare i documenti inseriti, selezionare l anno ed il trimestre o il periodo di cui il documento si riferisce. Pagina 47 di 144

48 Se si sceglie un documento e si preme il tasto stato avanzamento della spesa si apre una nuova pagina che presenta lo stato avanzamento della spesa quietanzata. Pagina 48 di 144

49 7.5 Mod. 11 certificazione trimestrale di spesa Dopo aver inserito i dati relativi ai certificati di pagamento, procedere con la stampa del documento relativo alla certificazione trimestrale di spesa. Dopo avere selezionato il periodo della spesa attuale e cumulata, selezionare il riferimento alla spesa, cioè se certificata dal beneficiario, oppure se validata dall istruttore, dopo di che premere il pulsante Stampa. Pagina 49 di 144

50 7.6 Mod.3 richiesta II acconto Dopo aver inserito i dati relativi ai Documenti di spesa e ai Certificati di pagamento, procedere con la stampa del documento premendo l apposito tasto. Dopo aver verificato la correttezza dei dati riportati sul modello è necessario premere il tasto valida e stampare il documento cartaceo. I dati di riferimento possono essere quelli inseriti dal beneficiario, oppure validati dall istruttore. Si ricorda che è fondamentale validare la pagina per accedere al III acconto (Funzione Mod.4 Richiesta III acconto) Pagina 50 di 144

51 7.7 Mod. 4 richiesta III acconto Dopo aver inserito i dati relativi ai Documenti di spesa e ai Certificati di pagamento, procedere con la stampa del documento premendo l apposito tasto. Dopo avere verificato la correttezza dei dati riportati sul modello è necessario premere il tasto valida e stampare il documento cartaceo, sarà possibile selezionare se utilizzare la spesa certificata dal beneficiario, oppure validata dall istruttore. Si ricorda che è fondamentale validare la pagina per accedere ad un ulteriore acconto del contributo. Pagina 51 di 144

52 7.8 Mod. 16 richiesta acconti Dopo aver inserito i dati relativi ai Documenti di spesa e ai Certificati di pagamento, procedere con la stampa del documento premendo l apposito tasto. Scorrendo la pagina relativa al modulo, si dovranno integrare delle informazioni relative alla richiesta di acconti, in particolare occorre selezionare quali acconti si intende richiedere con tale modulo, è possibile selezionare in modo multiplo i differenti acconti. Pagina 52 di 144

53 Premendo il pulsante nuovo sarà possibile aggiungere le informazioni relative ai contratti. Pagina 53 di 144

54 Dopo avere verificato la correttezza dei dati riportati sul modello è necessario premere il tasto valida e stampare il documento cartaceo; è possibile selezionare se utilizzare la spesa certificata dal beneficiario, oppure validata dall istruttore. Si ricorda che è fondamentale validare la pagina per accedere ad un ulteriore acconto del contributo. Pagina 54 di 144

55 7.9 Validazione della spesa e associazione VDC La funzione Validazione della Spesa e Associazione VDC, permette di validare i documenti di spesa e le Voci di Costo associate. È possibile selezionare le informazioni, che s intendono visualizzare, gestendo gli opportuni filtri di ricerca. FILTRI DI RICERCA Posizionando il cursore all interno degli appositi cerchi bianchi e premendo il tasto visualizza documenti, è possibile visualizzare Tutti i documenti, oppure solo i Documenti da validare oppure solo i Documenti validati. Pagina 55 di 144

56 Attenzione: l applicativo presenta di default cinque documenti per pagina; nel caso in cui questi fossero di un numero superiore, premere il tasto avanti posto alla destra della videata, per visualizzare le restanti pagine, oppure digitare il numero totale nella casella Documenti per pagina e premere visualizza documenti Pagina 56 di 144

57 Per evidenziare tutti i documenti presenti sulla videata, premere il tasto seleziona tutti i documenti di spesa / certificati di pagamento e procedere con la validazione dell uno o dell altro Pagina 57 di 144

58 All interno di questa videata, possiamo vedere tutte le informazioni relative ai documenti inseriti. Per modificare i dati, abbiamo tre tasti per ogni singolo documento. Premendo il tasto documento di spesa ci viene riproposta la videata sulla quale abbiamo precedentemente inserito la fattura ( il nome del beneficiario, la descrizione, ecc ) con la possibilità di modificare i dati. Premendo il tasto associa voce di costo si può modificare l abbinamento alla Macro e Micro Voce cui la fattura fa riferimento. Premendo il tasto certificato di pagamento possiamo modificare la data d accredito, il mezzo di pagamento e gli estremi del documento. Nella colonna contraddistinta dalla lettera M possiamo accertarci che la fattura sia stata inviata o no a MONIT. Nel caso in cui la somma è già stata trasmessa, nella colonna contraddistinta dalla lettera V di Validata il quadratino non è più digitabile; di conseguenza il certificato in questione non può più essere modificato. Nel caso in cui la fattura non è stata ancora trasmessa, nella colonna M appare la scritta NO; di conseguenza il quadrato relativo alla colonna V è digitabile e il documento modificabile. Il documento di spesa possiede una colonna VALIDATA ; nel caso in cui appare la scritta SI il documento non può più essere modificato. Nel caso in cui la scritta è NO lo stesso può essere modificato in ogni sua parte. Pagina 58 di 144

59 7.9.1 Stato Avanzamento della spesa Nel caso in cui si possiedano delle fatture associate alla stessa voce di costo, le cui somme quietanzate fossero superiori all importo della voce di costo ammessa a finanziamento, è necessario effettuare un Recupero. Premere il tasto Stato avanzamento della spesa. In questa videata è presente un menù a tendina; selezionare attraverso i filtri le informazioni che s intendono visualizzare. Pagina 59 di 144

60 Nella tabella sottostante i filtri di ricerca, saranno visualizzati i totali quietanzati relativi alle Macro Voci Premere il tasto Recupero per effettuare le varie correzioni sulla spesa certificata. Pagina 60 di 144

61 7.9.2 Validazione della spesa Premere il tasto Recupero sarà visualizzato l elenco delle spese quietanzate raggruppate per voce di costo, con lo scopo di visualizzare dettagliatamente il livello di avanzamento della spesa rispetto all importo della voce di costo ammesso a finanziamento.. Accedendo alla validazione della spesa ci si può trovare in due situazioni: - somma della spesa quietanzata inferiore all importo ultimo rideterminato per la voce di costo, occorre semplicemente validare la spesa. - somma della spesa quietanzata superiore dell importo ultimo rideterminato per la voce di costo, occorre recuperare la quota parte di spese tale da riportare la spesa quietanzata netta al valore della voce di costo ultimo rideterminato.(si veda sequenza seguente) Pagina 61 di 144

62 L importo relativo alla spesa da recuperare deve essere digitato all interno dell apposita finestra Importo recupero attuale. Una volta digitata la somma, verificare che l importo evidenziato nella colonna A-B-C sia uguale o minore dell importo ultimo rideterminato. Per registrare i recuperi effettuati, premere il tasto Salva e Chiudi. Dopo aver effettuato le modifiche e i recuperi necessari, ricordarsi di validare sia i documenti di spesa, sia i certificati di pagamento. Selezionare tutti i documenti di spesa e premere validazione documenti di spesa. Selezionare tutti i certificati di pagamento e premere validazione certificati di pagamento. Pagina 62 di 144

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64 7.10 Stampa della spesa validata Per verificare la corretta validazione della spesa, il funzionario regionale potrà effettuare la stampa della spesa fino a quel momento validata. Accedere all apposita videata Stampa spesa validata Dopo avere selezionato i periodi di riferimento per la stampa della spesa validata dall istruttore, premendo sul pulsante Stampa, sarà visualizzato il documento riportante la spesa validata dall istruttore. Pagina 64 di 144

65 7.11 Cronoprogramma La pagina gestisce la tempistica di realizzazione, e cioe il cronoprogramma di avanzamento lavori Su questa videata è riportata la tabella con i mesi necessari per l adempimento d ogni singola fase lavori, indicati dall Ente Beneficiario nella compilazione della domanda. Nella colonna centrale sono riproposte le date comunicate nella fase di Avvio lavori. Nell ultima colonna l Ente può effettuare le modifiche relative all avanzamento lavori Pagina 65 di 144

66 Descrizione: in questa colonna sono descritte le varie fasi di realizzazione Mesi: in questa colonna sono riportati i mesi registrati dall Ente nella compilazione della domanda. Data: in questa colonna sono riproposte le date d inizio degli adempimenti indicate dall Ente nella fase di Avvio lavori Data: in questa colonna è possibile modificare le date degli adempimenti indicate dall Ente nella fase di Avvio lavori Premere il tasto salva per memorizzare i dati inseriti. Solo quando si è sicuri di non dover più modificare i dati relativi a questa tabella, premere il tasto Valida. Pagina 66 di 144

67 7.12 Scheda di monitoraggio attuazione Questa videata ripropone i dati inseriti nella fase di Avvio lavori relativi al monitoraggio fisico. È possibile registrare un nuovo indicatore di monitoraggio, modificare o eliminare quelli già presenti con gli appositi tasti. Pagina 67 di 144

68 I dati richiesti sono: Tipologia di progetto: la descrizione è proposta in automatico; non può essere modificata Indicatore fisico: selezionare il dato desiderato tra quelli proposti nel menù a tendina Unità di misura: il valore è proposto in automatico; non può essere modificato Valore programmato Costo previsto Per registrare i dati inseriti, premere il tasto valida. Si ricorda che una volta validata la videata non potrà più essere modificata Attenzione! È fondamentale validare la Scheda di Monitoraggio, presente nella fase di Avvio lavori, per poter accedere a questa videata. Pagina 68 di 144

69 8 COMUNICAZIONE - VARIAZIONI IN CORSO D OPERA Dopo aver inserito nome utente e password, si accede alla pagina MENU. NON UTILIZZARE QUESTO BOTTONE PER USCIRE DAL SISTEMA Per proseguire posizionare il cursore all interno della casella COMUNICAZIONE Variazioni in corso d opera e premere il bottone avanti. Se si desidera uscire dalla procedura, utilizzare il bottone uscita posizionato alla sinistra della pagina. NON UTILIZZARE IL BOTTONE X DI INTERNET EXPLORER. Pagina 69 di 144

70 8.1 Elenco Pratiche All interno di questa pagina appare l elenco delle pratiche presentate dall Ente Beneficiario che sta effettuando la compilazione telematica. Pagina 70 di 144

71 L utente ha la possibilità di visualizzare solo le pratiche ammesse oppure tutte le pratiche posizionando il cursore all interno della casella scelta. Le pratiche sono visualizzate all interno di una tabella. Di ogni pratica sono riportate queste informazioni: Denominazione comune: è riportato il nome dell Ente Beneficiario Semaforo: quando il semaforo appare con la luce verde, l ente può procedere con la compilazione. Se la luce è rossa la pratica deve essere ancora sbloccata dall istruttore, quindi non è possibile procedere con la compilazione di: Identificativo pratica: è riportato il numero di pratica informatica attribuito dal sistema durante la precedente compilazione della domanda telematica Codice progetto: è riportato un codice di riconoscimento pratica Titolo progetto: è riportato il titolo digitato dall Ente durante la compilazione della domanda telematica Esito istruttoria: è riportato l esito dell istruttoria Data concessione Contributo: è riportata la data di concessione del contributo N.B.: questi dati di riepilogo sono riportati su ogni videata Per proseguire con la compilazione del documento, posizionare il cursore all interno della casella al fianco della pratica interessata, per selezionare la pratica stessa e premere il tasto avanti. Pagina 71 di 144

72 8.2 Sintesi Pratica All interno di questa videata è riportata la sintesi della pratica selezionata. Sulla sinistra della videata vengono visualizzati alcuni menù: variante, nuovo appalto/lotto, rinuncia, proroga e altre funzionalità. MENU DI NAVIGAZIONE Pagina 72 di 144

73 Il menù è composto da tasti che riportano il titolo delle pagine da compilare (funzioni). Variante Conto Economico 1 Conto Economico 2 Mod. 6 Comunicazione di variante Visualizzazione Variante Cronoprogramma Scheda monitoraggio attuazione Nuovo appalto/lotto Conto Economico 1 Conto Economico 2 Rinuncia Mod. 7 Comunicazione di rinuncia Proroga Cronoprogramma Altre funzionalità Sblocco stato pratica Dati anagrafici Conto corrente Checklist Atti collegati Gestione determine Anagrafica Attribuzione determina Per accedere alle funzioni sopra elencate, premere il tasto e procedere con la compilazione Per tornare alla pagina precedente, premere il tasto indietro. Se si desidera abbandonare la compilazione premere il tasto menù posto in alto, sul lato destro della videata Pagina 73 di 144

74 8.3 Variante - Conto Economico 1 L Ente beneficiario deve comunicare il nuovo quadro economico rideterminato relativo alle varianti. Il nuovo conto economico potrà anche risultare completamente diverso da quello iniziale (di Avvio Lavori) sia per le voci, che per gli importi e l iva sia per il totale generale che potrà risultare sia inferiore variante in diminuzione che maggiore variante in aumento del costo totale rideterminato. Solo dopo che l ente beneficiario ha validato la pagina (rendendola non più modificabile), l istruttore può visualizzare il nuovo conto economico rideterminato e, ove necessario, modificare i dati registrati dall Ente e quindi valicare, a sua volta, gli importi. Pagina 74 di 144

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76 In questa pagina è riproposto il quadro economico, con le voci di costo e i relativi importi richiesti dall Ente Beneficiario nella rideterminazione di Variante. All interno della tabella, per ogni voce di costo, sono riportati gli importi relativi a Salvati/Validati ente: importo rideterminato dall ente in fase di Variante (non modificabile) Salvati/Validati istruttore: importo approvato dal funzionario regionale in fase di Avvio Lavori (non modificabile) Variante istruttore: importo rideterminato. All interno delle caselle digitabili (riquadri bianchi) viene proposto in automatico l importo uguale a quello validato in fase di Variante dall ente beneficiario. L istruttore può modificarlo in base alla documentazione in suo possesso relativo alle varianti. Per salvare gli aggiornamenti effettuati (anche se relativi ad un solo importo) è necessario premere il bottone salva. Solo in questo modo il sistema memorizzerà i dati inseriti. Solo quando si è sicuri di non dover più modificare i dati relativi a questa tabella, premere il bottone Valida. Si ricorda che l istruttore può elaborare il Conto Economico dell Ente solo dopo che, lo stesso, lo ha validato. Il sistema permette il <salvataggio> o la <validazione> della variante al conto economico dell intervento solo se sono state imputate le motivazioni della variante, diversamente, viene emessa la segnalazione Prima di salvare il conto occorre inserire le motivazioni della variazione. Per inserire, le motivazioni, premere il bottone Motivazioni, quindi, viene richiamata una pagina che permette di registrare o variare le motivazioni che hanno generato la variante al conto economico del progetto. Pagina 76 di 144

77 L utente ha la possibilità di visualizzare una tabella, contenente il raffronto fra in quadro economico dell intervento approvato ed il nuovo quadro economico a seguito di variante. A fronte della scelta, del bottone Situazione, viene richiamata la pagina che visualizza il Raffronto ; vengono elencate tutte le Voci di Costo che hanno, uno dei due importi maggiori di zero, le differenze negative vengono evidenziate in rosso. L utente ha la possibilità di stampare lo schema, premendo il bottone stampa. Attenzione: dopo aver digitato il bottone Valida non è più possibile modificare i dati. Infatti, all interno del quadro economico non saranno più visibili le caselle bianche digitabili. Pagina 77 di 144

78 8.4 Variante - Conto Economico 2 Questa funzionalità, riservata all istruttore, è resa disponibile all ente beneficiario in sola consultazione, affinché possa verificare, la quota di finanziamento ammessa, sia in fase di avvio lavori o di varianti precedenti, sia in fase di rideterminazione di variante del conto economico. Questa pagina presenta due sezioni. Pagina 78 di 144

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80 Nella sezione Importi del contributo approvato sono riportati (come promemoria) i dati relativi al penultimo rideterminato dal funzionario regionale, sia per i dati del conto economico : Costo dell investimento Totale contributo Importo Premio e % Premio sia per i dati della ripartizione del costo dell investimento: Descrizione tipologia Importo Importo contributo % % Reale Nella sezione di Importi del contributo rideterminato sono riportati i nuovi conteggi effettuati dall istruttore, sulla base, del nuovo conto economico rideterminato, dall Ente beneficiario, sia per i dati del conto economico : Costo dell investimento Totale contributo Importo Premio e % Premio sia per i dati della ripartizione del costo dell investimento: Descrizione tipologia Importo Importo contributo % % Reale Per quanto riguarda l importo del contributo ammesso al finanziamento è visualizzata anche la ripartizione sui diversi fondi. Pagina 80 di 144

81 8.5 Variante - Mod.6 Comunicazione di variante Tale funzione permette di stampare il modello di comunicazione di variante (Mod.6), a seguito di una rideterminazione di variante. L utente deve scegliere su quale variante vuole operare e quindi premere il bottone stampa. Il sistema produce un documento in formato pdf, stampabile, contenente, oltre alle informazioni di anagrafica del progetto, le motivazioni relative alla variante ed il raffronto del quadro economico, relativo all importo da investimento approvato ed all importo risultante a seguito di variante. Pagina 81 di 144

82 8.6 Variante - Visualizzazione variante Tale funzione presenta l elenco delle varianti al conto economico validate, presenti nella base dati, relative all intervento in oggetto, ordinate per data, decrescente. L utente, deve, selezionare, tramite il check-button, una pratica e premere il bottone Visualizza. Pagina 82 di 144