Controllo dei fattori di rischio in laboratorio: tracciabilità e tecnologia RFID

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Carlo Villa
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1 Controllo dei fattori di rischio in laboratorio: tracciabilità e tecnologia RFID Gallarate, Dr. Valentina Parodi

2 Am J Clin Pathol 2009; 131;

3 Every well thought-out process is simple. And with the simplicity and the absence of hand labour has come a greater safety Our first motive was to improve the manufacturing processes to increase the output and decrease the prices Ford Henry Today and Tomorrow 1926

greater safety Our first motive was to improve the manufacturing

4 Diapath è orientata ad ottimizzare l intero workflow del laboratorio di Anatomia Patologica tramite l utilizzo delle seguenti tecnologie: Tecnologia RFID: Radio Frequency IDentification 2) Tecnologia Datamatrix/Barcode Reading per la tracciabilità/rintracciabilità

seguenti tecnologie: Tecnologia RFID: Radio Frequency

5 Continua ricerca di qualità e sicurezza nei laboratori di Anatomia Patologica: Garantire una migliore gestione del laboratorio Massimizzare l efficienza nella diagnosi del paziente Maggiore tutela per gli operatori tecnici, per i rappresentanti dei servizi di prevenzione e sicurezza.

Massimizzare l efficienza nella diagnosi del paziente Maggiore tutela

6 Tecnologia RI Ogni reagente al posto giusto ed al momento giusto

7 Donatello & Donatello Fast

8 Diapath offre una soluzione completa: Strumento Reagenti Tecnologia RFID innovativa Supporto specialistico qualificato

9 Donatello Fast Tecnologia EHE (Enhanced Heat Exchanger) per scaldare i reagenti durante il percorso dalla tanica alla camera di processazione Riduzione del tempo di processazione dei campioni Questo sistema permette di processare agobiopsie/biopsie in circa 45 minuti

di processazione Riduzione del tempo di processazione dei campioni

10 RFID L innovativa funzione identifica il tipo di reagente caricato nel processatore e controlla e valida le sue caratteristiche -Controllo della postazione delle taniche -Controllo della scadenza del reagente -Controllo incrociato tra reagente e protocollo in uso -Controllo del numero di campioni processati

postazione delle taniche -Controllo della scadenza del reagente -Controllo

11 Half Load Grazie ai 3 sensori di livello localizzati all interno della camera di processazione lo strumento carica la quantità di reagente necessario, riducendo il tempo di processazione dei campioni

12 Taniche pre-riempite Taniche pre-riempite pronto uso per i reagenti di processazione e di lavaggio. Evitano le operazioni di travaso reagente che possono esporre il tecnico all inalazione di vapori nocivi ed al contatto con reagenti tossici. Una tanica è utilizzabile per lo scarico della paraffina esausta (EWD) durante la processazione overnight. Taniche RFID pre-riempite disponibili sia per la processazione tradizionale che per la processazione con reagenti alternativi a formalina e xilene: GreenFix ed Ottix.

reagenti tossici. Una tanica è utilizzabile per lo scarico della paraffina esausta (EWD) durante la processazione overnight.

13 Software Interfaccia Windows Software user friendly che guida step by step l utilizzatore in tutte le fasi di lavoro tra cui: - Fare partire il protocollo di processazione o di lavaggio dello strumento - Creare i protocolli - Sostituire le taniche di reagenti o paraffina esausti

partire il protocollo di processazione o di lavaggio dello strumento

21 Caratteristiche Processazione Overnight 18 programmi di processazione Reagent Management System Programma di processazione inverso Capacità di 360 campioni Gestione ora fine processazione (partenza ritardata) Touch Screen 15 3 sensori di livello Possibilità di carico parziale del reagente (half load) Ciclo pulizia paraffina Backup dati tramite porta USB Filtro a carboni attivi

22 Sicurezza Taniche pronto uso L utilizzatore non è esposto ai vapori ed al contatto dei reagenti Tecnologia RI Controllo posizionamento e data di scadenza delle taniche, numero di campioni processati Reagenti non tossici Ottimizzato per l utilizzo di GreenFix ed Ottix

23 Ottimizzazione dei tempi Taniche pre-riempite Si riduce il tempo della preparazione dello strumento Half Load Caricamento in camera di parte del reagente EWD (External Wax Dumping) Scarico della paraffina esausta durante la processazione overnight

24 Controllo dei costi Tecnologia RI Gestione automatica e controllata del cambio reagenti Interfaccia utente Statistiche in tempo reale sul numero di campioni processati e quantità e tipo di reagenti consumati

25 E possibile integrare questa nuova tecnologia con l intero workflow del Laboratorio? Tracciabilità Tecnologia RI Tracciabilità dei reagenti utilizzati Integrazione con il sistema di tracciabilità Tracciabilità dei campioni processati attraverso l integrazione con il sistema di tracciabilità e rintracciabilità del laboratorio (es. AP-Itineris)

26 Tracciabilità

27 AP Itineris

28 Tracciabilità in Anatomia Patologica Registrare in modo sicuro e in tempo reale tutti i dati relativi al processo di studio del campione Dal punto di prelievo all arrivo in Anatomia Patologica Durante tutte le fasi di studio in laboratorio Fino all archiviazione Rintracciabilità in Anatomia Patologica Poter disporre e documentare con esattezza in ogni momento: di tutte le informazioni relative alla lavorazione del campione di quel determinato paziente con quegli strumenti, protocolli e procedure

29 Famiglia Itineris: Itineris Endo-Itineris AP Itineris è un sistema per la gestione della tracciabilità e rintracciabilità dei processi in Anatomia Patologica

30 Con AP Itineris si traccia e si registra in tempo reale ogni singola operazione I vari passaggi che avvengono in laboratorio possono essere registrati anche dai comuni gestionali (Armonia, Windopath, Athena, ecc ) Questo avviene NON in tempo reale ed in modo non vincolato Perdita di tempo per i tecnici Probabilità di errore

31 Come? Struttura di AP Itineris Stazioni di interfacciamento in Istologia e Citologia nelle postazioni di: Riduzione Processazione Inclusione Taglio al microtomo Assemblaggio del caso Ogni altra attività soggetta a monitoraggio Il sistema è completamente personalizzabile (hardware, software e numero di postazioni)

32 Workflow in Anatomia Patologica

33 Lettura del codice a barre datamatrix (2D) in ogni stazione: Identificazione univoca dei pazienti

34 Caratteristiche fondamentali per un sistema di tracciabilità

35 Estrema personalizzazione Personalizzazione Studio del workflow prima dell installazione In fase di avviamento, il laboratorio è seguito in tutti i processi Hardware e software personalizzati in base alle effettive esigenze Database modificabile dagli utenti abilitati Non è il laboratorio che si adatta al sistema ma il sistema che si adatta alle esigenze del laboratorio

36 Oltre 80 installazioni di Itineris nelle centrali di sterilizzazioni ed endoscopie: Esperienza & Supporto Osp. S. Gerardo, Monza Osp. Maggiore, Parma Policlinico di Modena Osp. Rizzoli, Bologna Osp. S. Maria Nuova, Reggio Emilia Osp. Le Torrette, Ancona Osp. Morgagni-Pierantoni, Forlì Osp. Negrar, Verona Osp. Vercelli

37 Stand-alone Nessuna necessità di interfacciare Ap Itineris al LIS (Laboratory Information System) Un sistema di tracciabilità non è un sistema gestionale Soluzione di tracciabilità implementabile in pochissimo tempo, in quanto non legata a tempi e vincoli dettati dai sistemi gestionali Risparmio di tempo e costi

38 Differenze tra sistemi gestionali e sistemi di processo Per fare tracciabilità, non è sufficiente collegare un lettore di codice a barre al software gestionale. Le società impegnate nel realizzare software gestionali pongono gran parte della loro attenzione sullo sviluppo di procedure informatiche per la gestione e archiviazione delle informazioni dei pazienti. Non solo le procedure, ma il sistema nel suo complesso è importante Per questo le società che realizzano sistemi di tracciabilità non devono essere delle software house ma realtà dove collaborano attivamente sistemisti, programmatori, tecnici (soluzioni per la logistica). Limitandosi a gestire solo il software, trascurando tutto il resto, si rischia seriamente di creare dei sistemi farraginosi e altamente critici (es problemi hardware).

39 Sicurezza Eliminazione dei controlli multipli Impossibilità di confondere i campioni Eliminazione della scrittura manuale Impossibile perdere il campione Efficienza Risparmio di tempo dovuto all automazione dell inserimento dei dati che non avviene più in modo manuale Grazie alla lettura ottica, si dispone di dati in modo molto più veloce

40 Standardizzazione Rilevazione ed inserimento delle non conformità Registrazione e correzione nel momento stesso in cui si rilevano materiale arrivato in lab senza fissativo presenza di 3 biopsie in fase di inclusione e non di 4 Procedure standard aggiungere fissativo ed aprire non conformità alla relativa sala operatoria Verificare foglio accettazione e macro riduzione Non conformità pre-impostate e certificate dall operatore Ottenimento delle soluzioni alle non conformità automaticamente dal sistema, necessarie per la standardizzazione delle procedure

41 Inserimento ed invio di istruzioni speciali Associate: - al caso verificare esami precedenti del paziente al campione verificare la corretta fissazione della parte centrale alla cassetta includere in costa al vetrino tagliare 2 sezioni in più a 4 µm per ibridazione in situ Inseribili in ogni step di lavoro del campione e visualizzabili in tutte le postazioni successive

42 Supporto alla certificazione ISO di laboratorio e tutela legale Ricerca delle informazioni più facile ed immediata Disponibilità in tempo reale delle informazioni di tracciabilità relative ad ogni fase del processo Validazione protocollo e procedura propri per ogni campione Il reparto di Anatomia Patologica è sempre più sotto l occhio del mirino per possibili cause legali: diagnosi errate, campioni scambiati, non conformità. Con un sistema di rintracciabilità, un reparto di anatomia sarà in grado di dimostrare che ha fatto tutto quanto possibile per evitare l errore.

50 Before everything else, getting ready is the secret of success Ford Henry Today and Tomorrow 1926

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