COME FARE A CON ARIADNE CONTENT MANAGER ACM, v Per i Redattori

Transcript

1 COME FARE A CON ARIADNE CONTENT MANAGER ACM, v. 4.5 Per i Redattori Giugno 2010

2 INDICE DEI CONTENUTI 1. INTRODUZIONE ARIADNE CONTENT MANAGER - ACM I TIPI DI PAGINA ED I TIPI DI CONTENUTO LE CATEGORIE FLUSSO DI LAVORO E STATO DEI CONTENUTI ACCESSO AL CONTENT MANAGEMENT SYSTEM ACCEDERE AD ACM L AREA DI LAVORO ED IL MENU DEL SISTEMA LA GESTIONE DI UNA PAGINA E DEI SUOI CONTENUTI PUBBLICARE UN ARTICOLO (TESTO DI UNA PAGINA O CONTENUTO A SÉ STANTE) Gli avvisi INSERIRE UN DOCUMENTO, CIOÈ UN FILE DA ALLEGARE INSERIRE UN IMMAGINE MODIFICARE UN CONTENUTO Le versioni dei contenuti Duplicare i contenuti Cancellare i contenuti USCITA DAL SISTEMA EDITORIALE SESSIONI UTENTE Redazione Web di Ateneo 2

3 1. INTRODUZIONE 1.1 Ariadne Content Manager - ACM ACM Ariadne Content Manager è un content management system (CMS o sistema editoriale), un software che permette alla Redazione Web Distribuita di Ateneo di gestire (cioè creare, modificare e pubblicare) diversi tipi di contenuto (articoli, schede, documenti, immagini e filmati) e di renderli disponibili per uno o più media (ad esempio, web classico, web per palmari, versioni in più lingue). Ogni contenuto, nel corso del suo ciclo di vita (dalla creazione alla pubblicazione, fino all eventuale archiviazione) passa attraverso alcuni stati, è soggetto a modifiche anche da parte di soggetti diversi (i diversi utenti), ed è classificato attraverso particolari metadati (categorie) che ne indicano il tema o comunque l ambito di competenza. Gli utenti a loro volta avranno una serie di permessi nella gestione dei contenuti stessi: l insieme di questi permessi (che definiscono ad esempio cosa un dato utente possa inserire o modificare) è chiamato ruolo. Oltre che dal proprio ruolo, gli utenti sono caratterizzati dall appartenenza ad un gruppo: un gruppo è un insieme omogeneo di utenti che operano su determinate categorie di contenuto o su determinate pagine del sito. 1.2 I tipi di pagina ed i tipi di contenuto In ACM un sito web è visto come un insieme gerarchico di pagine (l albero del sito) popolato da contenuti di tipo diverso (articoli, schede, documenti, immagini e filmati). La home page, pagina da cui inizia la navigazione, è la radice dell albero: dalla home dipendono le altre pagine (dette pagine figlie, perché sono raggiungibili solo attraverso di essa) e da ciascuna di queste possono a loro volta dipendere altre pagine e così via, formando veri e propri nodi di pagine organizzate gerarchicamente. Ogni pagina infatti deve avere una pagina padre e può avere n pagine figlie, fino ad arrivare alle foglie finali, cioè alle singole unità di contenuto inserite dai Redattori (articoli, documenti, schede ecc.). Le pagine, rispetto ai contenuti finali o foglie, sono dei contenitori. Una pagina (pagina index) può essere costituita da un articolo e/o da richiami (link) a più articoli. Il flusso redazionale in questo caso prevede: 1. la progettazione della pagina in collaborazione con la Redazione Web Centrale (RWC); 2. la preparazione dei contenuti necessari da parte della Redazione Distribuita (RWD) che, quindi, informerà la RWC; 3. l impaginazione dei contenuti da parte della RWC, secondo quanto concordato e la pubblicazione finale della pagina. Da quel momento in poi, la RWD provvederà in autonomia all aggiornamento dei contenuti finali della pagina. In ACM esistono anche tipi di pagine speciali, che non prevedono impaginazione e pubblicazione dei contenuti: le pagine link. Questo tipo di pagina è utilizzato per creare un collegamento ad una pagina esterna al sito; per creare un collegamento ad un altra pagina creata con ACM in un altra parte del sito; per creare un collegamento ad un particolare contenuto di ACM (articolo, documento, immagine, scheda o filmato); per creare un collegamento ad una pagina che presenta automaticamente tutti i contenuti (approvati) che appartengono ad una o più categorie. Di solito, la presentazione è sotto forma di elenco. Il flusso redazionale in questo caso prevede: 1. la progettazione della pagina in collaborazione con la RWC; 2. l impostazione della pagina da parte della RWC, in base all obiettivo concordato; Redazione Web di Ateneo 3

4 3. l inserimento e la manutenzione dei contenuti (es. articoli, documenti) da parte della RWD. La pagina acquisirà poi automaticamente questi contenuti. I contenuti finali, invece, possono essere: Articoli: sono il tipo di contenuto principale di ACM e si compongono di un titolo, di un testo (formattabile), di altri eventuali campi aggiuntivi e di allegati (immagini, documenti, schede, filmati, link). Gli articoli possono essere impaginati e pubblicati, o comparire all interno delle pagine link. Documenti: un documento è un file in qualunque formato (doc, pdf, xls, zip, ecc.), cui viene assegnato un titolo ed eventualmente altri campi aggiuntivi. I documenti non possono essere impaginati, ma possono essere allegati o linkati da articoli e schede, oltre a poter comparire nelle pagine link. Schede: sono un tipo di contenuto composto da un titolo, un testo (formattabile), un documento allegato e altri campi prefissati. Le schede non possono essere impaginate, ma soltanto allegate o linkate da articoli e altre schede, oltre a poter comparire nelle pagine link. Immagini: sono file grafici (jpg, bmp, gif, png) che vengono usati negli articoli e nelle schede. Filmati: sono file (avi, mov, mpg, swf) che possono essere resi disponibili negli articoli e nelle schede. Il redattore opera sui contenuti finali. 1.3 Le categorie Le categorie sono delle etichette, generalmente indicative dell argomento, che permettono di classificare tutti i tipi di contenuto di ACM. Tutti gli oggetti redazionali di ACM (articoli, documenti, schede, immagini e filmati) devono essere associati almeno ad una categoria, mentre non ci sono limiti al numero di categorie con cui un contenuto può essere classificato. Le categorie sono utili per: reperire facilmente i contenuti da parte del redattore nelle maschere di ricerca di ACM; permettere la creazione di particolari tipi di pagine (le pagine link) che pubblicano automaticamente i contenuti (articoli, documenti e schede) di una o più categorie Flusso di lavoro e stato dei contenuti Ogni contenuto (articolo, documento, scheda, immagine o filmato) di ACM passa, nel corso del suo ciclo di vita, attraverso alcuni stati che ne indicano le proprietà dalla creazione alla pubblicazione on-line. Il cambiamento di stato del contenuto può consentirgli di proseguire il proprio percorso dall inserimento fino alla pubblicazione o di interrompere questo percorso e tornare ad essere modificato perché ritenuto non pronto per essere pubblicato on-line. Gli stati possibili sono quattro: In lavorazione. È lo stato che indica che il contenuto è ancora in fase di lavorazione e quindi non è pronto per essere messo on-line. Se un certo contenuto è in lavorazione non può essere impaginato e pubblicato (nel caso degli articoli), né linkato. 1 Per proporre l attivazione di una nuova categoria, contatta la Redazione Web Centrale: ogni richiesta sarà valutata singolarmente, sia in base alle esigenze del richiedente, sia alle esigenze complessive del sistema web di Ateneo. Redazione Web di Ateneo 4

5 In approvazione. È lo stato che indica che l elaborazione del contenuto è terminata e il contenuto può essere quindi sottoposto all approvazione di chi è deputato alla sua valutazione per la messa on-line. Nel momento in cui un contenuto passa dallo stato in lavorazione allo stato in approvazione l utente deputato all approvazione riceve una e- mail di notifica. Questa modalità di lavoro non è attivata presso l Insubria. Approvato. È lo stato che il contenuto assume quando è stato valutato e ritenuto idoneo ad essere pubblicato on-line. I contenuti che non hanno questo stato non possono essere impaginati e pubblicati on-line. 2 Archiviato. È possibile modificare lo stato di un contenuto in archiviato quando non si desidera più utilizzarlo. Un contenuto in stato archiviato non può essere pubblicato on-line e, se precedentemente era sul sito, viene reso inaccessibile al pubblico. 2. ACCESSO AL CONTENT MANAGEMENT SYSTEM 2.1 Accedere ad ACM Consigliamo di mantenere aperte due finestre o schede del browser (Internet Explorer, Firefox di Mozilla o altro). Nella finestra di navigazione, quella più a sinistra, sarà visibile e navigabile il sito web (indirizzo della home page riservato alla Redazione: www4.uninsubria.it/on-line/home.html?redazione). Nella finestra di lavoro, quella più a destra, il sistema editoriale ACM (disponibile all indirizzo: Ogni redattore lavora, di solito, tramite un account di gestione personale e può accedere al sistema con le credenziali (nome utente + password) che usa normalmente per accedere alla propria casella di posta elettronica di Ateneo. Il redattore che lavora con un account di gestione condiviso accederà al sistema con le credenziali (nome utente + password) che gli sono state assegnate dalla Redazione Web Centrale. Attenzione! Una volta all interno di ACM, usa soltanto i suoi menu e i suoi pulsanti: abbandona l Indietro del browser. 2.2 L area di lavoro ed il menu del sistema Quando accedi ad ACM, ti trovi nell area di lavoro Redazione ed il menu è composto dai pulsanti: Inserisci: serve ad inserire nuovi contenuti Modifica: serve a modificare i contenuti già presenti nel sistema editoriale Cerca: serve a cercare contenuti già presenti nel sistema editoriale On-line: serve a navigare sul sito, ma a questo scopo è preferibile usare la finestra aperta in navigazione Esci: è il pulsante con il quale puoi chiudere la sessione di lavoro ed uscire dal sistema editoriale. 2 Passi successivi portano lo stato effettivo di un articolo a: Impaginato. Un articolo è già stato collocato in una pagina, ma non è ancora visibile on-line. Per essere impaginabile un articolo deve essere stato precedentemente approvato. On-line. Segue l operazione di pubblicazione: l articolo è visibile on-line nella pagina in cui è stato in precedenza impaginato. Redazione Web di Ateneo 5

6 All interno della schermata iniziale trovi anche il link Cambia Password che, però, ti permette di sostituire la tua password soltanto se il tuo account di gestione non è personale. 3. LA GESTIONE DI UNA PAGINA E DEI SUOI CONTENUTI All interno di ACM, la struttura delle pagine e dei moduli di gestione è predefinita e le pagine vengono arricchite di contenuti dal redattore. Il redattore, quindi si occupa di creare o modificare un singolo contenuto, che può essere: articolo (un testo), documento (un file da allegare), una scheda, un immagine o un filmato. Attenzione: tutti i contenuti da rendere disponibili come allegati di un articolo devono essere caricati separatamente dai testi che li richiameranno, ad eccezione dei documenti, che possono essere caricati anche dal modulo di un articolo. Consigliamo, pertanto, di preparare schede, immagini e filmati, caricarli per primi in ACM e di impostarne lo stato su Approvato. 3.1 Pubblicare un articolo (testo di una pagina o contenuto a sé stante) 1. Premi Inserisci quindi, nell indice sinistro, Articoli. Dal menu a tendina scegli il tipo articolo desiderato e premi Avanti. Il tipo articolo identifica quale contenuto vuoi pubblicare, ad esempio, se stai pubblicando il testo di una pagina, sceglierai Tipo articolo: Articolo completo 3. Nota bene: seleziona con attenzione il tipo articolo da applicare al tuo contenuto, perché una volta definito non sarà più modificabile. 2. Assegna una o più Categorie all articolo (campo obbligatorio): premi il pulsante che raffigura una cassettiera e nella finestra che si aprirà spunta tutte le categorie utili a definire l argomento del tuo articolo. Quindi scorri fino in fondo all elenco e premi Conferma associazione. 3. Nel campo Titolo (obbligatorio) 4 digita il titolo che vuoi assegnare al tuo testo e, se è necessario, completa anche il campo Sottotitolo. 4. Se è necessario, usa anche il campo Abstract e scrivi un breve riassunto del contenuto del tuo articolo. Premi il pulsante Editor HTML e ti verrà presentato uno strumento di gestione del testo simile a quello dei programmi di videoscrittura, attraverso il quale potrai inserire la formattazione (grassetti, corsivi, elenchi) ed anche i link. Perché il testo scritto e formattato con l editor sia acquisito, premi Salva e tornerai al modulo di gestione. Nota bene: puoi anche incollare nell editor un testo già formattato e copiato da Word, ma in questo caso devi utilizzare il pulsante Incolla da Word. 5. Nel campo Testo (obbligatorio), inserisci il testo del tuo articolo usando Editor HTML, formattalo ed attiva i link necessari. Perché il testo digitato nell editor sia acquisito, premi Salva e tornerai al modulo di gestione. Le indicazioni fornite per il campo Abstract sono valide anche qui. 3 I tipi di articolo Avviso e Faq saranno trattati in paragrafi seguenti. I tipi Evento e Notizia sono riservati all Ufficio Stampa, Relazioni Esterne e Marketing. 4 Suggerimento operativo: per semplificarti la ricerca degli articoli da modificare, cerca di assegnare sempre un titolo diverso a ciascun articolo. Redazione Web di Ateneo 6

7 a. Attivare un link nel testo. Seleziona il testo che dovrà diventare link. Premi il pulsante che raffigura il mondo e l anello di una catena (Inserisci/Modifica collegamento). i. Scegli il tipo di link da attivare, scrivi o incolla l indirizzo da collegare (url, , ftp o altro) nel campo necessario, tralasciando la parte o, se selezioni un diverso tipo di indirizzo, la relativa parte iniziale già presente nel menu a tendina Protocollo. Se vuoi creare un menu interno alla pagina, devi aver già creato precedentemente le Ancore in corrispondenza dei punti da collegare; ii. se devi collegare una pagina, un articolo, una scheda o un file presenti ACM, premi Link ACM e scegli tra Articoli, Documenti, Schede, Immagini o Pagine. Cerca l elemento che ti occorre tra quelli caricati in ACM e selezionalo con le freccine. Quando ti viene chiesto in che nodo dell albero dev essere visualizzato, premi le freccine corrispondenti a Pagina corrente e, al passaggio successivo, Ok. Se colleghi un documento o un sito web esterno, ricorda di attivare l apertura in una nuova finestra: mentre stai predisponendo il link, premi la linguetta Destinazione, imposta Nuova finestra (_blank) nel menu a tendina e premi Ok. b. Pubblicare un immagine. Metti il cursore nel punto in cui vuoi che sia inserita l immagine e premi il pulsante che raffigura un immagine con montagne (Inserisci/Modifica immagine). Premi Immagine ACM, cercala tra le immagini precedentemente caricate e selezionala dall elenco, con le freccine. Inserisci una descrizione nel campo Testo alternativo, quindi premi Ok. c. Pubblicare un icona. Accanto a documenti o moduli allegati da linkare nel testo, spesso è utile pubblicare l icona corrispondente al tipo di file (PDF, DOC, ZIP, ). Metti il cursore nel punto in cui vuoi che sia inserita l icona e premi il pulsante che raffigura un immagine con montagne (Inserisci/Modifica immagine). Premi Scegli immagine, cerca tra le icone disponibili quella che ti occorre e cliccala. Inserisci una descrizione nel campo Testo alternativo, quindi premi Ok. 6. Per fare in modo che l articolo sia immediatamente pubblicato sul sito, alla voce Stato, seleziona Approvato. Se, invece, per te l articolo è ancora una bozza da terminare, lascia indicato In lavorazione Ci sono diversi contenuti che puoi associare al tuo articolo 6 : a. documenti. 7 Se vuoi che uno o più documenti siano associati all articolo e presentati in una colonna a destra del testo come allegati, in corrispondenza dei campi Documento puoi: i. premere il pulsante che raffigura una pagina (Scegli documento), cercare il documento tra quelli già presenti in ACM con stato Approvato e dall elenco selezionare con le freccine quello che ti occorre; ii. premere il pulsante che raffigura una pagina con accanto un + (Inserisci documento). Dovrai selezionare il Tipo documento (nella maggior parte dei casi, sarà Documento 5 Lo stato In approvazione prevede che l utente non abbia i permessi di approvazione, ma debba sottoporre l oggetto ad approvazione di terzi. Questa funzione non è attivata per la nostra Redazione Web: tutti i Redattori possono preparare un contenuto e pubblicarlo. 6 Ricorda che i documenti possono essere pre-caricati o caricati al momento, mentre tutte le altre tipologie di contenuto da allegare devono essere pre-caricate in ACM. Per poter essere usati tutti i contenuti devono, inoltre, avere Stato: approvato. 7 Vedi anche, più avanti, il paragrafo Come inserire un documento, cioè un file da allegare, per le indicazioni preliminari al caricamento. Redazione Web di Ateneo 7

8 standard ), assegnare un titolo (una descrizione) 8 al tuo file, assegnargli lo Stato: Approvato, in modo che sia immediatamente disponibile; quindi potrai cercare e selezionare sul tuo computer il documento e, premendo Salva, caricarlo in ACM; b. schede. Se vuoi che una o più schede siano associate all articolo e presentate in una colonna a destra del testo come link, in corrispondenza dei campi Scheda premi il pulsante che raffigura una piccola scheda (Scegli scheda), cerca la scheda e dall elenco seleziona con le freccine quella che ti occorre; c. immagini. Se vuoi che una o più immagini siano associate all articolo e presentate in una colonna a destra del testo come allegati, in corrispondenza dei campi Immagine premi il pulsante che raffigura un immagine con le montagne (Scegli immagine), cerca l immagine e dall elenco seleziona con le freccine quella che ti occorre; d. filmati. Se vuoi che uno o più filmati siano associati all articolo e presentati in una colonna a destra del testo come allegati, in corrispondenza dei campi Filmato premi il pulsante che raffigura un ciak (Scegli filmato), cerca il video e dall elenco seleziona con le freccine quello che ti occorre; e. link. Se vuoi che uno o più indirizzi web siano associati all articolo e presentati in una colonna a destra del testo come link utili, devi compilare 3 campi per ciascuno. Premi il pulsante che raffigura una catena (Inserisci link) e si aprirà una finestra che ti proporrà più tipi possibili di link: i. link a singoli contenuti: selezionando una di queste voci potrai attivare un link ad un articolo, un documento, una scheda, un immagine, un filmato o ad una pagina di ACM. Questi contenuti devono essere già presenti in ACM ed avere Stato: Approvato per poter essere collegati. Una volta selezionato il tipo di contenuto da linkare, cercalo e selezionalo dall elenco tramite le freccine. Se ti viene proposta la finestra Contestualizza il dettaglio, alla domanda In che nodo dell albero deve essere visualizzato? seleziona Pagina corrente con le freccine. Per terminare l attivazione, conferma il link; ii. link a contenuti di una o più categorie: queste voci attivano la creazione di una pagina link, che presenterà, di solito per elenco, tutti i contenuti della o delle categorie selezionate: Article Category elenca gli articoli di una determinata categoria, Document Category elenca i documenti di una determinata categoria, Card Category elenca le schede di una determinata categoria, Index Article Category elenca gli articoli di più categorie. Una volta selezionato il tipo di pagina da creare occorre selezionare la o le categorie di appartenenza dei contenuti: si aprirà una maschera con l albero delle categorie da selezionare tramite le freccine. (Nel caso delle index article category al posto del pulsante per la selezione unica ci sarà una casella da spuntare). Nella schermata successiva (Creazione guidata pagina link) devi selezionare altre opzioni: o il numero massimo di contenuti da visualizzare nella pagina (sui siti dell Insubria, il numero standard è 25). o L identificativo del template. Lasciando il campo vuoto, viene applicato il template standard. 9 o Le opzioni di ordinamento (per data di ultima modifica o per lettera). Se lasci vuota la casella, l ordinamento standard è per Data di ordinamento (il contenuto con data più recente è presentato più in alto, a condizione che 8 Suggerimento operativo: per semplificarti la ricerca dei documenti da aggiornare/linkare, cerca di assegnare sempre a ciascuno un titolo diverso. 9 Nel caso venissero realizzati più template tra i quali scegliere, la Redazione Web Centrale ne comunicherà identificativi e corrispondenze. Redazione Web di Ateneo 8

9 tutti i contenuti ne siano provvisti). Nel campo Lettera iniziale degli oggetti visualizzati è possibile creare un filtro per lettera o realizzare un ordinamento alfabetico - inserendo A la pagina sarebbe composta dai soli contenuti il cui titolo incomincia per A ; inserendo all i contenuti verrebbero visualizzati in ordine alfabetico (valutato sul titolo). Selezionando Ordinamento per data di ultima modifica i contenuti vengono ordinati per Data di ultima modifica (in alto gli ultimi modificati). Terminate queste operazioni, una schermata conclusiva chiederà conferma del link selezionato. iii. Altri link: le voci permettono l inserimento di link esterni (url, o ftp) da inserire manualmente, tralasciando o, se si seleziona un diverso tipo di indirizzo, la relativa parte iniziale presente nel menu a tendina; Galleria fotografica: è una speciale pagina link category che si basa su categorie e formati immagine. Se si seleziona la voce comparirà una prima schermata da cui scegliere la categoria e una seconda in cui selezionare, tra i formati immagine disponibili, il formato thumbnail (l immagine in versione ridotta) 10 ; News: permette l inserimento di una pagina di news. 11 Mappa del sito: permette l inserimento di una mappa del sito dinamica. Selezionato il link che desideri inserire, una schermata te ne chiederà la conferma. Nel campo Descrizione Link definisci quale sarà il testo cliccabile (l etichetta) del tuo link, mentre nel campo HTML Title stabilisci quale etichetta deve comparire all utente quando navigatore posiziona il suo mouse sul collegamento. Il completamento di questo campo è necessario per l accessibilità degli utenti disabili. 8. Nei campi Data di inizio pubblicazione e Data di ordinamento inserisci sempre la data. In Data di ordinamento puoi inserire la data in cui stai pubblicando l articolo o, se desideri che sia pubblicato in seguito, puoi impostare una data successiva. L impostazione dell ora non è necessaria; se ti occorre farlo, però, ricorda di impostare prima l ora e poi il giorno. 9. Se occorre, cioè se devi fare in modo che l articolo sia rimosso dal sito ad una certa data, imposta anche la Data di fine pubblicazione. Se lasci il campo in bianco, l articolo sarà sempre visibile. Nel caso di articoli con scadenza, fai attenzione: i link relativi scompaiono insieme all articolo solo se si trovano su una pagina link, cioè su una pagina che presenta in modo automatico un elenco di contenuti di una o più categorie. Se, invece, i link di accesso al tuo contenuto scaduto sono stati creati da te tramite l Editor HTML o tramite i campi Link, dovrai rimuoverli personalmente. 10. Quando hai terminato la compilazione del modulo premi Salva e l articolo sarà salvato all interno del sistema editoriale. Se avevi impostato Stato: Approvato, sarà anche già disponibile per la pubblicazione sul sito Gli avvisi Questa tipologia di articolo ha la funzione di dare un annuncio all utenza dell ufficio/struttura. Non tutti gli uffici/strutture hanno la necessità di dare annunci all utenza esterna all Ateneo, quindi non tutti useranno questo tipo di articolo. Se hai la necessità di cominciare a pubblicare avvisi, contatta la Redazione Web Centrale. 10 L immagine, ed in particolare in formato thumbnail, deve essere già stata caricata in ACM. 11 L applicazione News non è attiva. Redazione Web di Ateneo 9

10 Un avviso può comparire su una bacheca attiva presso la pagina principale dell ufficio/struttura, presso la pagina principale dell argomento cui si riferisce, presso la pagina principale del profilo di utenza alla quale è diretto o in tutti questi luoghi. Solo gli avvisi diretti a tutte le categorie di utenza del sito di Ateneo saranno pubblicati anche sulla home page del portale. Per richiedere la pubblicazione di un tuo avviso anche sulla home del portale contatta la Redazione Web Centrale. L avviso, per sua natura, dovrebbe essere breve. Per eventuali approfondimenti, l utente sarà indirizzato, tramite opportuni link, ad uno o più altri contenuti che trattano l argomento/gli argomenti in modo più esteso. Per pubblicare un avviso: 1. Premi Inserisci quindi, nell indice sinistro, Articoli. Dal menu a tendina scegli Tipo articolo: Avviso e premi Avanti. 2. Assegna una o più Categorie all avviso (campo obbligatorio): premi il pulsante che raffigura una cassettiera e nella finestra che si aprirà spunta tutte le categorie utili a definire contenuti e utenza del tuo avviso e, contemporaneamente, a definire presso quale bacheca deve essere esposto. Quindi scorri fino in fondo all elenco e premi Conferma associazione. 3. Completa tutti i campi necessari. Le indicazioni di compilazione relative all Articolo completo sono valide anche per l avviso. 4. Quando hai terminato la compilazione del modulo premi Salva e l avviso sarà salvato all interno del sistema editoriale. Se avevi impostato Stato: Approvato, sarà anche pubblicato sul sito. 3.2 Inserire un documento, cioè un file da allegare I documenti testuali da allegare, che non richiedano modifiche da parte dell utente finale, devono essere in formato PDF 12 per essere accessibili alla maggior parte del pubblico. Molti non usano il programma di videoscrittura Word, ancora meno possiedono il programma Excel e pochi gli altri programmi Windows. Consigliamo, quindi, di pubblicare i moduli in formato RTF, piuttosto che DOC e i DOC solo quando non è possibile farne a meno (cioè quando non è possibile eliminare tutte le immagini, logo dell Ateneo compreso). Tutti i documenti dovrebbero essere, quindi, trasformati in PDF attraverso un apposito programma (ad es. una stampante virtuale installata sul tuo computer) o tramite il sito web Premi Inserisci quindi, nell indice sinistro, Documenti. Dal menu a tendina seleziona Documento standard e premi Avanti. 2. Associa una o più Categorie al documento (campo obbligatorio): premi il pulsante che raffigura una cassettiera e nella finestra che si aprirà spunta tutte le categorie utili a definire 12 Ad es. regolamenti, circolari, moduli per i quali è richiesta la stampa prima della compilazione, fac-simile pre-compilati a titolo esemplificativo, 13 La dimensione dei documenti da trasformare con il sito Neevia non deve superare di 1 Mb. La dimensione del singolo file da caricare su ACM non deve superare i 10 Mb. Nota bene: mantieni sempre una copia di ogni file anche in un archivio sul tuo computer. Non è possibile, infatti, scaricare di nuovo i file dal sistema editoriale. Redazione Web di Ateneo 10

11 argomento e utenza del tuo documento e, contemporaneamente, a definire presso quali spazi deve essere visibile. Quindi scorri fino in fondo all elenco e premi Conferma associazione. Se sai già che dovrà essere un allegato per un articolo o una scheda, usa le stesse categorie che hai associato all articolo o alla scheda di riferimento. 3. Nel campo Titolo digita il titolo che vuoi assegnare al tuo documento e, se è necessario, completa anche il campo Sottotitolo. Il Documento in ACM è un oggetto che contiene un file, ma non corrisponde esattamente al file sul tuo computer; è come un rivestimento del tuo documento al quale puoi assegnare come Titolo, a seconda di ciò che ti occorre, lo stesso nome del tuo documento originale, completo di estensione, oppure un nome descrittivo del tuo documento, scritto in linguaggio naturale Se può esserti utile, indica la data di produzione del documento. 5. Nel campo Stato seleziona lo stato del documento dal menù a tendina: in lavorazione, se desideri rivederlo e lo vuoi quindi salvare come bozza; approvato, se lo consideri pronto per la pubblicazione. Solo i documenti in Stato: approvato possono essere allegate ad articoli e schede Alla voce Seleziona documento, premi Sfoglia, cerca il documento sul tuo computer e selezionalo. 7. Quando hai terminato la compilazione del modulo, premi Salva e il documento sarà caricato all interno di ACM. 3.3 Inserire un immagine Le immagini da mostrare sul sito devono essere in formato JPG o GIF e non superare le dimensioni di 250x250 pixel. Le immagini che saranno soltanto rese disponibili come allegati da scaricare, devono essere caricate come documenti (vedi, quindi la procedura precedente) e possono essere di qualunque formato, a patto che la dimensione del file non superi i 10 Mb. Nota bene: mantieni sempre una copia di ogni file anche in un archivio sul tuo computer. Non è possibile, infatti, scaricare di nuovo i contenuti da ACM. 1. Premi Inserisci, quindi nell indice sinistro, premi Immagini. 2. Associa una o più Categorie all immagine (campo obbligatorio): premi il pulsante che raffigura una cassettiera e nella finestra che si aprirà spunta tutte le categorie utili a definire l argomento della tua immagine. Quindi scorri fino in fondo all elenco e premi Conferma associazione. Per semplicità, cerca di usare le stesse categorie che hai associato all articolo o alla scheda dove l immagine sarà visualizzata. 3. Nel campo Titolo digita il titolo (la descrizione) 16 che vuoi assegnare alla tua immagine. 14 In coda al titolo, tra parentesi tonde, dovrebbero essere indicati anche il tipo di file e la sua dimensione. Es. (file PDF; 250 Kb). 15 Lo stato In approvazione prevede che l utente non abbia i permessi di approvazione, ma debba sottoporre l oggetto ad approvazione di terzi. Questa funzione non è attivata: tutti i Redattori possono preparare un contenuto e pubblicarlo. 16 Suggerimento operativo: per semplificarti la ricerca dei documenti da aggiornare/linkare, cerca di assegnare sempre a ciascuna un titolo diverso. Redazione Web di Ateneo 11

12 4. Argomento è un campo obbligatorio. Consigliamo di inserire il nome di un insieme più ampio del quale l immagine potrebbe fare parte. Es. Foto sedi Ateneo. 5. Nel campo Alt inserisci la frase (possibilmente descrittiva della funzione che l immagine assolverà nella pagina) che verrà visualizzata da chi naviga il sito senza vedere le immagini (es. utenti ciechi). 6. Nel campo Stato seleziona lo stato dell immagine dal menù a tendina: in lavorazione, se desideri rivederla e la vuoi quindi salvare come bozza; approvato, se la consideri pronta per la pubblicazione. Solo le immagini in Stato: approvato possono essere allegate ad articoli e schede Alla voce Seleziona immagine che corrisponde al formato dell immagine che vuoi caricare, premi Sfoglia, cerca l immagine sul tuo computer e selezionala. Per ottenere le dimensioni corrette delle immagini è necessario utilizzare un programma di fotoritocco. 8. Quando hai terminato la compilazione del modulo,premi Salva e l immagine sarà caricata all interno del sistema editoriale. 3.4 Modificare un contenuto 1. Premi Modifica e poi, sulla sinistra, il pulsante corrispondente al tipo di contenuto che ti occorre. 2. Cerca il contenuto da modificare, attraverso l impostazione di parole chiave appartenenti al suo titolo, tramite il suo codice id o uno degli altri campi possibili (vedi anche la Ricerca avanzata ). Se non ricordi questi dati, puoi premere Trova tutti e sceglierlo poi dall elenco che ti sarà presentato. Se hai lavorato recentemente a quel contenuto e premi Trova tutti, potrai rintracciarlo in cima all elenco. Molto utile può risultare l impostazione tra i criteri di ricerca della/delle categorie assegnate al contenuto che cerchi, perché può limitare il numero dei contenuti visualizzati anche in maniera sensibile. 3. Per accedere in modifica, premi il pulsante che raffigura una pagina ed una matita. 4. Ti sarà presentato il modulo di gestione. Modifica tutti i dati necessari e premi Salva. Le modifiche saranno così acquisite da ACM Le versioni dei contenuti Ogni volta che un contenuto (articolo, documento, scheda, immagine o filmato) viene modificato, ACM salva automaticamente la versione della modifica. ACM ti permette di visionare ed eventualmente ripristinare versioni precedenti di uno stesso contenuto. Per esaminare e ripristinare versioni precedenti devi cercare il contenuto che ti occorre attraverso le maschera di ricerca delle sezioni Modifica o Cerca. 17 Lo stato In approvazione prevede che l utente non abbia i permessi di approvazione, ma debba sottoporre l oggetto ad approvazione di terzi. Questa funzione non è attivata: tutti i Redattori possono preparare un contenuto e pubblicarlo. Redazione Web di Ateneo 12

13 Una volta che lo hai trovato, premi il pulsante Dettaglio (cartellina con clip): si accede ad una schermata che elenca i dati del contenuto (es. Titolo, Testo, ecc.). In fondo è trovi il link Versioni : se lo premi, ACM elenca le versioni precedenti salvate e la loro data. Con il pulsante puoi visualizzare il dettaglio della versione selezionata. Se necessario, puoi ripristinarla attraverso il link Ripristina in fondo alla schermata Duplicare i contenuti Gli articoli e le schede possono essere duplicati, in modo da ottenere altri articoli e schede di tipo simile. L articolo e la scheda duplicati ereditano automaticamente le caratteristiche e gli attributi (titolo, sottotitolo, abstract, categoria, campi personalizzati ecc.) del contenuto da cui hanno origine, e sono disponibili per successive elaborazioni. Per duplicare un articolo o una scheda: Cerca un articolo o una scheda (Cerca > Articoli, oppure Cerca > Schede) e visualizzane il dettaglio (pulsante Dettaglio, che raffigura una cartellina con clip). Seleziona Duplica in fondo alla schermata. Comparirà un modulo di gestione che presenta i medesimi campi del contenuto copiato (ma con Stato: in lavorazione ) e che potrà essere modificato e poi salvato secondo necessità Cancellare i contenuti A parte i Documenti, nessun altro contenuto può essere cancellato. Se il tuo obiettivo è rimuovere un contenuto dal sito, puoi eliminare tutti i link che lo richiamano e, quindi, archiviarlo impostando Stato: Archiviato. Sarà sempre rintracciabile tramite le opzioni di ricerca di ACM per eventuali ulteriori modifiche o per una nuova pubblicazione. Se vuoi cancellare un Documento, puoi cercarlo tramite la funzione Modifica > Documenti di ACM e, nella schermata che elenca i contenuti rintracciati, premi l icona del cestino sulla riga corrispondente a quello che vuoi eliminare. 4. USCITA DAL SISTEMA EDITORIALE Per uscire dal Sistema Editoriale, premi il pulsante Esci. 4.1 Sessioni utente Può succedere che, lasciando inattivo il Sistema Editoriale per qualche tempo, la sessione di lavoro scada e venga chiusa automaticamente. Per riprendere a lavorare devi accedere di nuovo ad ACM con nome utente e password. Redazione Web di Ateneo 13