Lavoro supplementare / straordinario. pag Orario settimanale / turno. pag Straordinario pag

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2 Indice PRESENTAZIONE pag. 03 TASTI FUNZIONE pag. 04 ACCESSO AL PROGRAMMA. pag. 06 TABELLE E PARAMETRI... pag. 08 CCNL Contratti Collettivi Nazionali Lavoro.. pag. 08 Lavoro supplementare / straordinario. pag Orario di Lavoro/Turni.. pag. 10 Orario giornaliero. pag. 11 Orario settimanale / turno. pag Straordinario pag Orario giornaliero. pag. 15 AZIENDE pag. 16 DIPENDENTE.. pag. 20 PRESENZE. pag. 23 Turni/Cartellini.. pag. 23 Turni del mese generazione. pag. 23 Turni del mese Inserimento/Variazione. pag. 24 Cartellino Importazione.. pag. 24 Cartellino Manutenzione. pag. 25 Presenze Calcolo.. pag. 25 Presenze Inserimento/Variazione pag. 25 Indirette pag. 26 Promemoria. pag. 26 Presenze.. pag. 26 Crea disco presenze New pag Gestione Presenze New... pag. 28 Importa movimenti da rilevatore... pag. 28 Scrivania pag Operatività generale pag. 31 Importazione.. pag. 31 Manutenzione. pag. 31 Verifica timbrature. pag. 32 Presenze Calcolo NEW. pag. 32 Archivio Dipendente Completo... pag. 33 STAMPE UTILI.. pag. 34 Tabulato Ticket e Indennità Presenza. pag. 34 Tabulato Ore Giorni per Causale pag. 34 SALVATAGGIO ARCHIVI. pag INSTALLAZIONE AGGIORNAMENTI.. pag

3 PRESENTAZIONE PRESENTAZIONE Il software TimeOut è la soluzione ideale per le aziende che desiderano predisporre una moderna gestione delle presenze e turni. Consente di automatizzare i processi di rilevazione, controllo e gestione dei dati relativi a presenze del personale direttamente dai rilevatori di presenza equipaggiati con lettori di badges di prossimità. Oggi giorno, infatti, il controllo e la verifica delle presenze assumono sempre più importanza all interno della struttura aziendale al fine di una maggiore razionalizzazione della produttività. Con l utilizzo di TimeOut si riesce a configurare l ufficio personale la migliore redditività riducendo il tempo per il controllo dei cartellini, per la totalizzazione delle voci paga e dei dati utili al Libro Unico del Lavoro e per l inserimento manuale dei dati per il calcolo degli stipendi. Un azienda che si organizza a livello hardware e software ottiene molti vantaggi. Le operazioni di entrata ed uscita di ogni dipendente vengono registrate sui rilevatori, successivamente trasferite nell unità centrale ed elaborate per ottenere i seguenti risultati: presenti ed assenti; tipologia di orario (flessibile, rigido, turni); segnalazione anomalie registrate (doppia timbratura, turni non rispettati); orari e giustificativi con in linea la visione dei residui (ferie, rol) ed eventuali progressivi (ore lavoro, ore malattia) aggiornati al giorno precedente; controllo dei periodi di assenze stabiliti a livello aziendale e dipendente (malattia, chiusura per ferie); compensazione a livello giornaliero, settimanale e/o mensile; turni programmati con ciclo continuo o discontinuo. La procedura TimeOut consente di ottenere un controllo formale dei turni, delle ore lavorate raffrontandole alle ore lavorabili nel mese e una stampa del registro presenze. Al termine della elaborazione, e sempre su richiesta, vengono stampati i turni con le segnalazioni di incongruenza da sanare manualmente. TimeOut permette l intervento sui turni generati per apportare tutte le variazioni che si rendono necessarie. Una volta convalidate le presenze, le stesse possono essere stampate o trasferite, tramite file, al software di interfaccia delle paghe Paco Evolution, generalmente gestito dal consulente dell azienda. Il software TimeOut è di facile e efficace utilizzo: un ottima opportunità per l azienda che vuole distinguersi nella gestione del personale. 3

4 TASTI FUNZIONE TASTI FUNZIONE I Tasti Funzione sono i comandi che permettono un utilizzo più rapido delle funzioni del programma TimeOut. Alcuni di essi sono visualizzabili nel menù a destra Tasti funzione di ogni videata; altri possono essere eseguiti anche da tastiera. Di seguito si elencano i più utilizzati. Il tasto F9 permette di visualizzare l elenco dei dati (lista) nei campi dove è previsto. La stessa funzione può essere eseguita dalla icona della barra degli strumenti. I tasti da F1 a F8 anteprima.ico consentono di accedere rapidamente alla pagina corrispondente evidenziata sulla riga di comando proposta dalla singola procedura. I tasti Ctrl+A e Ctrl+ S consente di spostarsi al precedente della tabella in esame. consente di spostarsi al record successivo Gli stessi sono attivi selezionando le icone della barra degli strumenti, come di seguito illustrate. Il tasto F10 permette molteplici funzioni dalla finestra principale: l uscita dall'applicativo; dall'help: il ritorno al programma senza alcuna selezione; la chiusura della scrivania corrente; se sono previsti dei campi chiave e sono già stati valorizzati: la modifica dei dati; nei programmi di gestione sui campi chiave l uscita; sui campi relativi ai dati: l apertura del menù orizzontale; nei programmi di stampa / elaborazione: l uscita dal programma se si è posizionati sul campo proposto in ingresso o accede alla forma di stampa; in tutti gli altri casi l esecuzione del modulo. 4

5 TASTI FUNZIONE Il tasto F11 ha come funzione principale il cambio periodo di lavoro. La stessa funzione può essere eseguita dalla icona della barra degli strumenti Utilizzato all'interno dei programmi di gestione nella fase di input sui campi non chiave (campi dati), consente l'accesso diretto alla tabella associata al campo corrente, quando è evidenziato nel riquadro tasti funzioni F11 Richiama Tab, come di seguito illustrato: I tasti Ctrl+C permettono di copiare la videata La stessa funzione può essere eseguita dalla icona Copia.ico della barra degli strumenti I tasti Ctrl+R permettono di incollare la videata La stessa funzione può essere eseguita dalla icona della barra degli strumenti 5

6 ACCESSO AL PROGRAMMA ACCESSO AL PROGRAMMA Al programma TimeOut si accede cliccando sull icona del software e digitando il codice utente e password nella pagina di identificazione accesso utente. L'interfaccia del programma è costituita da un menu orizzontale dove sono sintetizzate le funzionalità di Time-out : - Tabelle/Parametri Aziende Dipendente Presenze Agricoli Utility Web Fine Anno Presenze Manuali Uscita 6

7 ACCESSO AL PROGRAMMA Ad ogni voce corrisponde un menù verticale che, a sua volta, si interfaccia con un altro di secondo livello: 7

8 TABELLE E PARAMETRI TABELLE/PARAMETRI Nel menu Tabelle e Parametri risiedono tutte le tabelle di configurazione che permettono una corretta gestione del programma, tra le quali si evidenziano: C.C.N.L. Contratti Collettivi Nazionali Lavoro Si accede dal menu verticale Tabelle/Parametri. In questa sezione sono presenti tutti i contratti inseriti nel programma Time Out che verranno agganciati all azienda, da cui si evincono: i divisori contrattuali, i vari livelli, le tabelle di Ferie/Rol/Festività Soppresse, Straordinario e Festività. Tutti i parametri possono essere personalizzati. Voci di corpo: sono le voci che risulteranno nel cedolino. Possono essere agganciate ai vari giustificativi delle presenze. Qualifiche e mansioni: sono necessari per inquadrare il dipendente. Orario di Lavoro/Turni: si gestiscono gli orari giornalieri e settimanali per una regolamentazione del turno aziendale. Tabelle lavoro Supp/Straordinario Una delle tabelle più importanti del CCNL è quella del Lavoro Supplementare/Straordinario perché permette una corretta interpretazione del lavoro svolto in eccesso. La tabella può essere personalizzata a livello di contratto, azienda e/o dipendente. In F1 Maggiorazioni sono riportate le percentuali di Maggiorazioni impostate dal programma in base al contratto. 8

9 TABELLE E PARAMETRI In F2 Straordinario/Supplementare - C1 Aliquote di Calcolo sono elencate le varie tipologie di straordinario con la percentuale e la voce di corpo. Questa parte impostata dal programma in base ai contratti può essere modificata. In F2 Straordinario/Supplementare - C2 Parametri di calcolo straordinario derivanti dalle timbrature. si possono attivare le opzioni sul calcolo dello 9

10 TABELLE E PARAMETRI In F2 Straordinario/Supplementare - C3 Part Time si può personalizzare la pausa pranzo per la tipologia dei dipendenti in regime di part time. Orario di Lavoro/Turni Si accede dal menu verticale Tabelle/Parametri. In questa sezione vengono impostati gli orari giornalieri e settimanali da agganciare all archivio dipendenti, definendo inoltre le regole aziendali. 10

11 TABELLE E PARAMETRI Orario Giornaliero Si accede dal menù di secondo livello. Posizionandosi sul campo Codice ed attivando il tasto funzione F9, si evidenzia l elenco degli orari giornalieri già esistenti in Time Out. Nel caso di caricamento di un nuovo orario, consultare l ultimo codice caricato, inserire il nuovo e compilare l orario di entrata e uscita. All interno di un orario è possibile inserire una causale (es. indennità per un turno). Orario settimanale/turno Dopo l orario giornaliero è necessario creare quello settimanale. Si accede sempre dal menù di secondo livello e si compone di quattro pagine: F1 Turni, F2 Turni, F3 Turni, F4 Tolleranza/Flessibilità/Straordinario, F5 Straordinario, F6 Scaglioni Straordinario, F7 Omesse Timbrature. Nella pagina F1 Turni si compilano i vari parametri: Ciclicità : numero giorni di ciclo lavorativo; Settimana corta: 1 Si indica la settimana corta dal lunedì al Venerdì; 0 No settimana normale inclusi il sabato e la domenica; Giorno di inizio; Giorno riposo; Ricalcolo: Se indicato un giorno di riposo diverso dalla domenica e/o in presenza di un eventuale secondo riposo settimanale, differente dal sabato, attivando questo test, si ricalcolano i test giornalieri presenti nei comportamenti delle causali al fine di rielaborare correttamente le condizioni per il 7 e/o il 6 giorno di lavoro; 11

12 TABELLE E PARAMETRI Causale Assenza: attraverso il tasto help F9 si sceglie la causale di cui il programma terrà conto ogni volta che troverà ore ordinarie non lavorate e non giustificate; Causale Riposo: attraverso il tasto help F9 si sceglie la causale di cui il programma terrà conto ogni volta che troverà un turno giornaliero con una durata pari a 0 ore e 0 minuti; GG Riposo / 6 : Indicare il 6 giorno di lavoro, quando è differente dal sabato. Nella sezione Gestione Turnazione, si indica la pianificazione dell orario di lavoro, facendo riferimento ai turni giornalieri creati. Qualora non dovessero risultare sufficienti le righe presenti in questa videata, sono disponibili altre 2 videate interamente dedicate ( F2 Turni e F3 Turni ). Nella pagina F4 Tolleranza/Flessibilità/Straordinario si fissano le regole di tolleranza e flessibilità 12

13 TABELLE E PARAMETRI Con il termine Tolleranza si intende il tempo che l azienda è disposta a giustificare/concedere al dipendente. Di conseguenza bisogna indicare i minuti tollerati in Entrata e in Uscita. Ad esempio, impostando la tabella come di seguito indicato: a fronte di un orario 9.00/17.00 il cartellino risulterà con una tolleranza di 30 minuti e il programma calcolerà comunque 8hh. Per Flessibilità si intende un orario che si sposta tanti minuti in entrata quanti in uscita ma alla fine della giornata copre le ore ordinarie previste dal turno. L indicazione Tipologia serve per specificare quando deve essere applicata la flessibilità 13

14 TABELLE E PARAMETRI Nella pagina F5 Straordinario con il test impostato ad 1 SI si attiva lo straordinario a scaglioni: e nella pagina F6 Scaglioni Straordinario risultano valorizzati. In alternativa, è possibile gestire lo straordinario valorizzando i test in entrata e in uscita, il minimo di lavoro necessario per definirlo tale, l eventuale arrotondamento e il minimo di ore perché possa essere retribuito come riportato nell esempio di seguito illustrato. 14

15 TABELLE E PARAMETRI Gestione straordinario Pausa Pranzo serve per definire se deve essere o meno calcolato in pausa pranzo Straordinario fisso per turno viene attivato per specificare lo straordinario fisso nel caso in cui si svolge un determinato turno, impostato con un minimo di tempo ordinario e i minuti da calcolare. Infine, nella pagina F7 Omesse Timbrature si potranno gestire le penalizzazioni, nel caso in cui il lavoratore dimentichi di effettuare la rilevazione della sua presenza presso l apparecchio preposto. 15

16 AZIENDE AZIENDE La fase di caricamento dei dati relativi all azienda si esegue da Aziende/Azienda/Archivio Azienda. Di seguito le scelte: 1) Anagrafica, 2) INAIL Codice Ditta, 3) INAIL Pos. Ass. Territoriale, 4) Centro di Costo, 5) Unità principale/filiale 6) Sede di lavoro. Scelta 1 Anagrafica : si compone di nr. 6 pagine di cui le più importanti a livello di compilazione risultano la scelta F1 Anagrafica e la scelta F6 Operatività. 16

17 AZIENDE Della pagina F6 Operatività merita particolare attenzione la parte in C5 Gestione Presenze perché riguarda la configurazione dei dati relativi all importazione delle timbrature e alla gestione delle presenze. Nel campo Codice badge si indica il codice della tabella Interfaccia badge di riferimento, anche con il tasto Help F9. Nel campo: Gestione Straordinario Autorizzato, Compensa Straordinario autorizzato, Compensa anche causali d assenza e Timbrature senza identificativo di Entrata ed Uscita indicare se 0=No o 1=Sì. Nel campo Centro di Costo Gestito si indica 0=No se è relativo ad un centro di costo; 1=Sì se è un centro di costo. Scelta 2 INAIL - Codice ditta. 17

18 AZIENDE Scelta 3 INAIL Pos. Ass. Territoriale : si inseriscono le posizioni assicurative territoriali INAIL. Scelta 4 Centro di Costo : se si ha la necessità di raggruppare i dipendenti, si creano più CdC 18

19 AZIENDE Scelta 5 Unità Principale/Filiale Nella pagina F1 Generalità - C1 Indir/Ccnl/Inps si inseriscono le varie sedi operative, specificando CCNL, csc,settore ). Nella pagina F2 Cod. Autor/Libri Matr. si attivano i Libri Matricola, indispensabili per il caricamento dei singoli dipendenti. 19

20 DIPENDENTE DIPENDENTE Per la fase di caricamento dei dati relativi al Dipendente si accede in: Dipendente/Dipendente/ Inserimento/Variazione. Si compone di nr. 4 pagine: F1 Anagrafica, F2 Dati Assunzione, F3 Gestione badge, F4 Esportazione Dati. F1 Anagrafica : si inseriscono i dati anagrafici del dipendente. Si compila solo nel caso in cui lo studio al quale vengono inviate le presenze ha un ordinamento dei dipendenti diverso all interno della stessa azienda. 20

21 DIPENDENTE F2 Dati Assunzione : si completa il caricamento del dipendente con le condizioni contrattuali (Data Assunzione, Qualifica, Mansione, Orario di Lavoro, Pos. Ass. Territoriale) F3 Gestione Badge : riguarda la gestione del badge. L inserimento della scelta 1=SI è fondamentale per la rilevazione delle timbrature. Nel caso di dipendente turnista si compila la parte sottostante con i vari dati: data di inizio profilo, giorno inizio profilo, ultimo turno (che il dipendente ha effettuato) e giorno turno. Per la scelta Completamento automatico del turno si inserisce 1 per generare il turno agganciato in presenza di una sola timbratura, 2 se è presente almeno una timbratura, 3 in qualsiasi situazione il turno viene completato. 21

22 DIPENDENTE - Codice Fiscale: permette la sostituzione o il calcolo del Codice Fiscale del dipendente; - Duplica dipendente: permette la copia del dipendente in un'altra posizione (Azienda, Unità, Libro matricola, Matricola); - Utility: permette la stampa dell anagrafica dipendenti. 22

23 PRESENZE PRESENZE Prima di iniziare l elaborazione delle presenze, è necessario posizionarsi nel mese interessato cliccando sull icona. Turni/Cartellini Turni del Mese Generazione Dal menù orizzontale Presenze, selezionando Turni/Cartellino, si giunge a Turni del mese generazione. Il programma consente di registrare il piano mensile dei turni associati ai singoli dipendenti. Rigenerare Plannig esistenti: si inserisce 1=Si per riprendere il turno precedentemente creato e 0=No per prende il turno nuovo caricato nell orario del dipendente 23

24 PRESENZE Turni del Mese Inserimento/Variazione Questa videata è la risultanza della procedura di generazione del turno. Qui si eseguono eventuali variazioni al piano mensile dei turni. Cartellino Importazione Si utilizza per l importazione delle timbrature, mediante lettura del file scaricato dal rilevatore di presenze. 24

25 PRESENZE Cartellino Manutenzione In questa pagina si può variare e/o inserire eventuali timbrature in entrata e in uscita. In tal caso è necessario inserire 1=Si nella colonna M come nell esempio riportato: Con tale indicazione, in caso di rigenerazione, i dati indicati manualmente non verranno calcolati. Presenze Calcolo Il programma esegue il calcolo delle presenze, raffrontando il turno teorico con l effettivo orario svolto. Presenze Inserimento/Variazione Consente la variazione delle presenze e la possibilità di indicare voci di corpo da trasferire al consulente. In sostanza sono le presenze elaborate che arriveranno con il trasferimento del file al consulente del lavoro. 25

26 PRESENZE Indirette Promemoria Selezionando la voce Indirette dal menù verticale si accede nella sezione del Promemoria. E qui che vengono inseriti i dati relativamente ai giustificativi come malattia, maternità, ferie, infortunio per consentire la generazione automatica in archivio presenze. Presenze Crea disco presenze NEW Selezionando la voce Presenze dal menù verticale si accede alla sezione Crea disco presenze New che permette la generazione del file da inviare al consulente, proseguendo come di seguito indicato: - Creare una cartella sul desktop; - Confermare la procedura di elaborazione da presenze- turni/cartellino- crea disco presenze new; 26

27 PRESENZE - Selezionare le aziende/unità dall elenco e scegliere Genera. - Selezionare Sfoglia - selezionare il percorso sino alla individuazione della cartella di destinazione creata in precedenza. La cartella contenente il file delle presenze sarà zippata ed inviata al consulente tramite . 27

28 PRESENZE Gestione Presenze NEW Importa movimenti da rilevatore In questa prima fase vengono raccolte le timbrature dal rilevatore e salvate in una cartella, lo scopo è quello di velocizzare le operazioni successive di interrogazione dei dati. Scrivania Gestione Turni / Cartellini Questa sezione permette di lavorare per singolo dipendente, sono presenti tutte le funzioni per l operatività: 0) Genera il turno del dipendente che viene visualizzato in scelta 1 1) Eventuali modifiche dei turni. 2) Le timbrature vengono acquisite nel cartellino 28

29 PRESENZE 3) e 4) Il cartellino e la stampa. Nel cartellino è possibile modificare le timbrature: cliccando due volte sul simbolo si apre la videata per la modifica: Le modifiche apportate alle timbrature verranno visualizzate dall icona Tramite le frecce è possibile spostarsi da un dipendente all altro senza uscire dal cartellino. 29

30 PRESENZE 6) e 7) Calcolo: il programma applica le regole impostate nei vari profili/griglie ed elabora le presenze in base alle timbrature effettuate e sulle ulteriori modifiche dall utente: 9) Gestione archivio badge : scelta 1 per i turnisti è presente la data di inizio del profilo/griglia e il primo turno effettuato; celta 2 inserimento numero di badge con la data;scelta 3 stampa ; 30

31 PRESENZE Operatività generale Importazione In questa fase si importano le timbrature nel cartellino di tutti i dipendenti. Manutenzione Con il tasto F9 si richiamano l azienda /l unità/la matricola per visualizzare il cartellino del singolo. 31

32 PRESENZE Verifica timbrature giornaliere Permette la modifica delle timbrature richiamando il singolo dipendente. Presenze calcolo Questa è l ultima fase e deve essere effettuata quando il programma ha acquisito tutte le timbrature del mese. Se c è l esigenza di fare il calcolo più volte a fine mese, si inserisce 1=SI nella sezione Cancella presenze preesistenti. Il programma esegue il calcolo sulla base delle timbrature effettuate del turno teorico e delle regole impostate (straordinario flessibilità). 32

33 PRESENZE Archivio Dipendente Completo: Utility Utility Presenze Archivio Dipendente/coll/ass. Questa sezione contiene tutti i dati del dipendente. 1) Anagrafica: tutti i dati anagrafici del dipendente e da qui si può stampare la scheda e creare il pdf cliccando sulla icona Scheda Anagrafica.. 2) Nucleo Familiare: dati relativi ai familiari e al calcolo di ANF 3) Dati contrattuali: informazioni utili (tabelle ferie e festività, iban, straordinario, sindacati ecc.). 4)/5)/6) Prev.le: informazioni sul periodo attivo del dipendente con qualifica orario di lavoro retribuzione base centro di costo ecc. 7) Tabelle dei vari eventi Malattia/maternità/infortunio. 8)/9)/10)/11) Progressivi come 12/13/14/18 non sono calcolati nel programma. 15) Annotazioni: eventuali note relative al dipendente 16) Cancella: cancella il dipendente. 17) Scadenziario: la segnalazione di colore rosso segnala una scadenza prossima. 21) Adempimenti effettuati dal consulente. 22) Comunicazione Unificato UNILAV 33

34 STAMPE UTILI STAMPE UTILI Tabulato ticket e indennità Presenza Interrogando questa stampa si sa quanti ticket spettano ad ogni dipendente. Alla voce Ticket : Ore lavorate + straordinario si inserisce il numero minimo delle ore giornaliere lavorate. E possibile inserire Causali di Assenza e causali in Aggiunta per specificare se i giorni in cui sono previsti determinati giustificativi devono essere aggiunti o sottratti dal calcolo dei ticket. Relativamente alle voci Conteggio mensile ritardi - Causale, per calcolarli, basta creare una causale ed impostare un limite di tempo. Il premio presenze giornaliero può essere calcolato in base ai giorni di assenza del mese e, nei casi in cui è previsto, in base ai ritardi effettuati. Tabulato Ore Giorni per Causale Questa stampa serve all azienda per verificare nell anno o nel singolo mese i giustificativi utilizzati dai dipendenti evidenziando anche il giorno della settimana. 34

35 SALVATAGGIO ARCHIVI SALVATAGGIO ARCHIVI Il salvataggio degli archivi della procedura TimeOut si può effettuare su qualsiasi tipo di supporto esterno (CD, Hard-disk esterno, Chiavetta USB) procedendo nel modo di seguito indicato: 1) Nella videata iniziale di accesso al programma, si seleziona la voce Configurazione. 2) nel campo BACKUP si indica la lettera del drive di destinazione delle copie; 35

36 SALVATAGGIO ARCHIVI 3) dalla videata principale del programma, dal menu verticale a tendina si seleziona la voce Archivi Salvataggio su Supporto. 4 ) Nella fase di Compressione e Copia dati, il programma effettua una copia sull hard disc della macchina; successivamente procede con la copia sul supporto precedentemente indicato; 36

37 INSTALLAZIONE AGGIORNAMENTI INSTALLAZIONE AGGIORNAMENTI Le release di aggiornamento alla procedura sono inviate tramite posta elettronica. Per l installazione si procede nel modo di seguito indicato: 1) accedere all applicativo Time Out; 2) procedere OBBLIOGATORIAMENTE alla copia degli archivi illustrata nel capitolo Salvataggio Archivi; 3) verificare, in basso a destra della pagina iniziale, che la versione di TIMEOUT in uso sia la precedente a quella scaricata; 4) accedere al Menù Verticale, sezione Aggiornamenti e cliccare sulla scelta Aggiorna Release ; 37

38 INSTALLAZIONE AGGIORNAMENTI 5 - cliccare sul pulsante Unico File, selezionare il file scaricato e cliccare sul pulsante Apri ; Il programma eseguirà l aggiornamento in modo automatico; l unica operatività dell utente è quella di confermare le videate. 38

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