CRM BACK OFFICE. Adempimenti Del Postalizzazione contratti DISTRIBUTORI

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2 Terranova, azienda leader in Italia per le soluzioni Software rivolte al mercato delle Utilities, propone la soluzione Software di RETISWITCH, sviluppata per la gestione del processo di acquisizione e contrattualizzazione dei nuovi clienti. La gestione tempestiva e corretta dei processi di contrattualizzazione rappresenta un fattore critico ai fini della soddisfazione del cliente finale e nell ambito dell ottimizzazione finanziaria della Società. La soluzione RETISWITCH garantisce la gestione completa della filiera di acquisizione, dalla sottoscrizione multi-canale dei contratti di fornitura alla gestione dei controlli preliminari, fino alla gestione della pratica di switch. CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO: Modularità La soluzione è configurata all interno della suite applicativa RETISWITCH, è una soluzione modulare e scalabile, pensata per gestire importanti volumi d informazioni. L applicativo Software RETISWITCH nasce per garantirne l utilizzo all interno di mappe applicative eterogenee. Integrazione La soluzione Software RETISWITCH consente la copertura dell intera filiera con un approccio verticale; allo stesso tempo è disegnata garantendo l integrabilità con i sistemi che gestiscono i differenti livelli della filiera. Automazione La suite RETISWITCH riduce i costi operativi di gestione delle operation di contrattualizzazione, controllo ed attivazione, garantendo al contempo la qualità e la semplicità del processo. Completezza RETISWITCH permette di sfruttare tutte le opportunità e gli strumenti a disposizioni, a partire dalle attività di pre-check con i Distributori fino all automazione del dialogo con il SII. Schema Architetturale RETISWITCH: Sales Force Automation CRM Catalogo prodotti on-line WEB Sottoscrizione contratti on-line BACK OFFICE Pre-Check Adempimenti Del. 153 Gestione richieste switch Reportistica AEEG Credit-Check Wellcome call/letter Gestione flussi switching e misure Reportistica operativa Comunicazioni con cliente SMS, e mail Compliancy contratto e doc. Postalizzazione contratti Gestione SII Import/Export dati e contratti ALTRI ESERCENTI TC 2 DISTRIBUTORI SII RETISWITCH è la soluzione per le Società di Vendita, in ottica multi servizio, per: Automazione del processo di contrattualizzazione Processi di controllo preliminare di fattibilità ed affidabilità Gestione integrata della filiera Gestione evoluta della comunicazione con il cliente (Web, , sms)

3 Automazione del Processo di Contrattualizzazione e Supporto ai Processi I processi di acquisizione e di switching, rappresentano ormai processi business-critical anche dal punto di vista quantitativo, per tutte le realtà operanti nel mercato, sia che si tratti di realtà a vocazione territoriale, sia che si tratti di realtà con target sull intero territorio nazionale. L acquisizione del cliente rappresenta un macro-processo che coinvolge diverse aree aziendali, con esigenze di tempestività ed elevato monitoraggio. L applicativo software RETISWITCH rappresenta la soluzione per la gestione dei seguenti aspetti: Acquisizione Canali commerciali tradizionali (sportelli) Call-center Web Agenzie Commerciali Gestione Back-Office commerciale Back-Office Rapporti con Distributori Gestione crediti Call center outbound L applicativo software RETISWITCH rappresenta la soluzione di prodotto finalizzata a garantire il coordinamento delle funzioni coinvolte, il massimo livello di automazione, ed allo stesso tempo il miglior livello di servizio nei confronti del cliente. I principali benefici che derivano dall adozione della suite sono così sintetizzabili: Riduzione dell effort operativo, tramite l automazione delle attività di movimentazione dei dati e delle informazioni ed alla minimizzazione di errori e scarti Riduzione del time-to-market, accorciando il tempo di attivazione del servizio, riducento i ritardi legati ad attività di back-office Miglioramento della comunicazione con il cliente, il quale viene informato ed aggiornato circa lo stato di avanzamento della propria pratica tramite canali evoluti Coordinamento dei canali e delle aree operative, con un processo che ne governa le attività ed i vincoli Compliancy normativa, grazie alle funzionalità incorporate nel prodotto che consentono di adempiere agli obblighi previsti per il Venditore, ad esempio con riferimento alla gestione dei contratti non richiesti od alla repostistica prevista Efficienza finanziaria, grazie alla gestione automatizzata dei clienti contrattualizzati e conseguentemente all immediata fatturabilità, aspetto che oltre ai benefici interni, garantisce un miglior servizio al cliente (la principale causa di switchback è rappresentata dai tempi che intercorrono tra la sottoscrizione di un nuovo contratto e la ricezione della prima fattura) Ottimizzazione del rischio creditizio, grazie al set di strumenti di controllo preliminare delle garanzie finanziare o delle caratteristiche generali del cliente e della fornitura Maggiori opportunità di business, con l utilizzo di strumenti self-service per la sottoscrizione tramite Web di contratti di fornitura Automazione e Supporto ai Processi Il Software RETISWITCH permette di avere una gestione verticale del processo di switching ad altre funzionalità disponibili, quali: Gestione notifiche di avanzamento pratica al cliente tramite / SMS Monitoraggio ed allarmi pratiche inevase Automazione invio recessi a venditori uscenti Repository documentale pratiche di switching Export flussi contratti approvati verso CRM terzi Strumenti di monitoraggio Web a beneficio del cliente finale Console di monitoraggio avanzamento per i canali (front-office, call-center), etc. Gestione wellcome letter multicanale ( , fax, posta) Switch on-line: catalogo prodotti e vincoli Caratteristiche della soluzione Una percentuale rilevante di clienti retail e business, ha sottoscritto ed è disponibile a sottoscrivere un contratto tramite canali evoluti (on-line). L applicativo software RETISWITCH prevede una funzionalità per la totale automazione ed integrazione del processo «chiavi in mano» di sottoscrizione dei contratti. Nessuna attività di System Integration necessaria Pubblicazione della documentazione contrattuale Gestione anagrafica prodotti / offerte anche da sistemi terzi Massima semplicità di utilizzo e layout personalizzabile per le aree Web destinate ai clienti Acquisizione di tutte le informazioni necessarie per la stipula di un contratto con la finalità di annullare attività di ri-contatto ed integrazione informativa Integrazione del processo di pre-check Acquisizione documenti ed allegati Switching multi-fornitura (Gas ed Energia Elettrica) Conferma acquisizione pratica tramite Ripresa telefonica pratiche «abbandonate» da cliente via Web Acquisizione da canali L applicativo software RETISWITCH nasce per essere integrabile con altre soluzioni software; è quindi in grado di acquisire pratiche di switch originate da sistemi CRM terzi Integrazione via Database Integrazione via Web Service

4 Acquisizione tracciati Excel / CSV A prescindere dal sistema o dai sistemi che hanno originato il processo di switching, RETISWITCH garantisce la gestione organica del processo, tenendo conto degli aspetti normativi e di processo che la presenza di diversi canali di sottoscrizione prevede. Validazione Commerciale Le operazioni di validazione commerciale consentono al Venditore di verificare e confermare la pratica di switch, effettuando nel contempo alcune attività: Attribuzione del Distributore Scelta (eventuale) del grossista e del prodotto del grossista in acquisto Verifica compliancy profilo / offerta Autorizzazione della pratica Verifica documentale di merito Attività di pre-check Verifica della congruenza dei dati tecnici e fiscali del cliente con il Distibutore, al fine di individuare in modo preventivo disallineamenti oppure anomalie ostative allo switch, ed al contempo di minimizzare le attività di rettifica; tramite il software RETITC2 tale attività viene gestita in tempo reale senza l intervento di personale Pre-check Light (applicabile a Distributori che non contemplano il processo di pre-check per switching) Verifica che il POD / PDR non sia attivo con altro venditore Verifica che il POD / PDR sia correttamente codificato Pre-check Full Verifica congruenza dati tecnici / fiscali Verifica stato della fornitura Qualora il pre-check abbia esito negativo il software supporta processi di ricontatto del cliente o del distributore per la rettifica o la revoca della pratica. trasferimento della componente Cmor (Sistema Indennitario) Architettura della soluzione I principali layer architetturali che costituiscono la soluzione sono: Repository: un archivio centralizzato garantisce la gestione e l archiviazione di tutti i flussi in transito Back-Office: rappresenta il cuore operativo della suite, tramite un applicativo che consente a tutto il personale aziendale di effettuare le attività di propria competenza, in un ambiente intuitivo ed ergonomico Web: rappresenta il set di funzionalità Web, integrabili in qualsiasi portale aziendale destinate al cliente finale per le attività di sottoscrizione e monitoraggio L applicativo software RETISWITCH beneficia dei servizi erogati dalla suite RETITC2, tali da consentire l automazione dei processi di comunicazione con il Distributori, avvalendosi anche dei canali Application To Application In particolare: Processi di pre-check effettuabili on-line tramite canale Application To Application o massivamente Ammissibilità dello switch in tempo reale in presenza di canale Application To Application Acquisizione e gestione dei formati dei singoli Distributori RETISWITCH nella mappa applicativa L applicativo software RETISWITCH nasce come soluzione verticale, predisposta per l inserimento all interno di mappe applicative eterogenee. A tal fine l applicativo software RETISWITCH è predisposto per l integrazione con i più diffusi ERP e CRM sul mercato, garantendo la minimizzazione dei costi e dei tempi progettuali per l attivazione, con l assenza di impatti sui sistemi terzi. Attività di credit-check L applicativo software RETISWITCH supporta le società di Vendita con azioni preventive le azioni di recupero del credito Verifica morosità storica / pregressa / in corso Verifica affidabilità su basi dati esterne Livelli di controllo parametrici per cluster di cliente Gestione facoltà di revoca verso Distributori Adempimenti Delibera 153 Con riferimento alla normativa in tema di «contratti non richiesti», l applicativo software RETISWITCH implementa le funzionalità necessarie per la gestione del processo: Tracciabilità contatti con il cliente Reportistica AEEG correlata Gestione liste contatti vs call center esterni Pre-avviso di chiamata con canali evoluti Monitoraggio Gestione Delibera 166/13 l Autorità ha previsto in campo alle società di Vendita l onere di censire la «nuova relazione di sistema» instaurata a conclusione di un processo di switching attivo. L applicativo software RETISWITCH mette a disposizione le funzionalità necessarie: Automazione generazione flussi verso SII Application To Application tramite RETITC2 Sono inoltre supportati i processi inerenti il

5 Chi è Terranova? Terranova, azienda leader in Italia per le soluzioni Software rivolte al mercato delle utilities, approccia questo settore a partire dai primi anni del 2000 già nello scenario postunbundling. Il mercato stesso ha poi confermato la validità delle soluzioni offerte, permettendo a Terranova di diventare uno dei player di riferimento in Italia per le società che operano nei settori della distribuzione e vendita di Gas, Energia Elettrica ed Acqua. Dal 2011 Terranova è partecipata dalla società Pietro Fiorentini. Nel 2013 Terranova, congiuntamente a Pietro Fiorentini, conclude l acquisizione di Tecnosystem Group, nota azienda italiana attiva in Italia e all estero, nei servizi di acquisizione dati per la protezione catodica. La missione aziendale consiste nel tradurre le proprie conoscenze in applicazioni in grado di supportare i processi di business e risolvere le problematiche con le quali le aziende si confrontano ogni giorno. Terranova offre alle aziende soluzioni flessibili e modulari per adattarsi alle esigenze di ogni cliente, soluzioni che spaziano dalla misura, al settlement, al billing, al CRM e Work Force Automation. Terranova è un azienda certificata UNI EN ISO 9001:2008. Sedi Operative: H. Q. Firenze Via Volturno, 10/ Sesto Fiorentino FI Tel: Fax: Grosseto Via Siria, GR Tel: Fax: Milano Grosseto Vicenza Firenze Milano Via Ippolito Rosellini, MI Tel: Fax: Vicenza Via E. Fermi, 8/ Arcugnano VI Tel: Fax:

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