Project Management, Enterprise Portfolio Management, Governance and Rational Portfolio Manager Better Governance, Better Business

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1 IBM Software Group Project Management, Enterprise Portfolio Management, Governance and Rational Portfolio Manager Better Governance, Better Business Ferdinando Gorga Sr. Consultant, Project Management, Requirements Management IBM Corporation

2 Argomenti trattati: Introduzione ai temi dell' Enterprise Portfolio Management Definizione di Governance Breve analisi dei problemi correlati alla mancanza di governance Presentazione della soluzione IBM Rational 2

3 Cosa un tool di PM non potrà fare per voi: Migliorare le stime ottenute dal team Forzare le persone a seguire i meeting con cadenze non ragionevoli Moltiplicare le risorse Rimuovere o riparare i problemi imprevisti che occorrono nei vostri processi o prodotti Scoprire opportunità nascoste Cambiare il taglio del progetto per onorare il budget Darti quotidianamente soltanto buone notizie Farti diventare in project manager automaticamente Non c è nessun genio nella bottiglia del PM! 3

4 Enterprise Portfolio Management (EPM) EPM comprende: Project Portfolio Management (PPM) e Application Portfolio Management (APM) serve ad allineare le risorse dell'impresa per generare i nuovi asset e per sostenere quelli esistenti, i t ti e offre una a Value Proposition di: 1. Allineamento Strategico La selezione dei progetti e il loro continuo monitoraggio, per utilizzare le risorse di impresa in modo consistente con gli obiettivi strategici. 2. Eccellenza Operativa Minimizzare le variazioni del processo e delle consegne per migliorare time to market e value realization. 3. Operare con in un ambito di Servizi Distribuiti e Condivisi Migliorare la distribuzione delle risorse relativamente a costi e risultati in un modello di servizi condivisi 4

5 «Quando uso una parola», Humpty Dumpty disse in tono piuttosto sdegnato, «essa significa esattamente quello che voglio né di più né di meno.» Lewis Carroll 5

6 I5 IBM Rational Software Development Conference 2007 Definizione di Governance per IBM Stabilire una successione concatenata di responsabilità, autorità e comunicazione per guidare le persone e l utilizzo delle risorse Stabilire dei meccanismi di misura, controllo e condotta per facilitare le persone a lavorare secondo il loro ruolo e responsabilità Lo scopo della Governance è assicurare che il risultato di un processo di business corrisponda ai requisiti strategici dell azienda. Source: SOA Governance Announcement 6

7 I6 IBM Rational Software Development Conference 2007 Definizione di Project Portfolio Management Project Management: è l applicazione di conoscenza, competenze, tool e tecniche affinché le attività di progetto onorino le aspettative e i requisiti del progetto. Portfolio Management, è l esame lesame attento di progetti e programmi candidati per la loro inclusione nel portfolio o per la loro immediata esclusione nel caso non corrispondano gli obiettivi strategici del portfolio. Lo scopo del Portfolio Management è massimizzare i risultati del portfolio minimizzando i rischi Lo scopo del Project Management è di fare in modo che gli obiettivi siano raggiunti nel tempo pianificato e che essi siano allineati alle iniziative strategiche Source: PMI Book of Knowledge 7

8 Perché la Governance e EPM sono connesse? Dati mancanti o incompleti o di bassa qualità sulle performance delle Proposal o dei Progetti possono determinare decisioni errate anche quando la Governace esista. Governance basata su ispirazioni e non su processi sistematici sostenuti da informazioni reali farà partire progetti non allineati alle strategie aziendali e a rischio operativo (come assunzione di nuovo personale). 8

9 Principali problemi nel portfolio management Sintomi e root causes Sintomi Percezione che l IT non stia producendo valore Iniziative duplicate o in conflitto Si spende più tempo per gli stati di avanzamento e reviews che per l effettivo lavoro nel progetto Progetti a basso valore o bassa priorità consumano troppe risorse Responsabilità fraintese Risultati impredicibili costi elevati Lavoro ridondante Team inefficaci Onorare la Visione del Business Root Cause Le iniziative dell IT non sono allineate alle esigenze critiche del business Le pianificazioni fatte all interno dei progetti sono effettuate senza comunicazione e collaborazione Non c è tracciatura delle attività nei progetti Tutti progetti e le iniziative sono alla stessa priorità (elevata) Esecuzione di progetti ripetibile Manca una conoscenza condivisa del processo di sviluppo e del progetto La sola cosa che si riesce a ripetere è il reinventare (non esiste il riuso) Manca un processo comune e la condivisione di asset Processo di Project Management ad hoc. 9

10 - Project portfolio management: PROCESSI - Gestione portfolio realizzare la business vision Allineare le priorità, progetti e risorse con le priorità dl business alfine di onorare le esigenge dell organizzazione Gestione opportunità - fornire valore al business Riuscire a far evolvere le idee, le proposte, le iniziative insieme ai requisiti, per rendere misurabili i progetti Gestione del lavoro pianificare ifi un approccio bilanciato i Gestire gli aspetti del progetto:piani di progetto, Costi, Budget, Risorse, Schedulazioni, Tempi, Date e disponibilità, stati di avanzamento. Gestione delle risorse ottimizzare i l impiego i del personale Utilizzare profili per l assegnazione delle risorse efficace e per utilizzare al meglio le capacità e gli skill del team Gestione delle finanze regolare la salute finanziaria Gestione delle spese e del tempo, con la tracciatura delle spese. Gestione dell eccezioni reagire alle esigenze di modifica Catturare, quantificare, assegnare, comunicare e tracciare le azioni, i rischi e i problemi. Gestione della qualità tracciare i risultati attesi Assicurare che le priorità dei clienti siano seguite con i giusti processi. 10

11 Meccanismi chiave della Governance Un insieme di principi per la Governance sul Portfolio Management. Disponibilità ibilità di un framework di Governance. Implementazione di controlli che abilitino e sostengano la capacità di contenimento degli errori. Una definizione di autorità responsabile delle decisioni. Assicurare l esercizio legittimo dell autorità e della responsabilità alle decisioni. Identificazione delle necessarie funzioni abilitanti, ruoli di governo e responsabilità. Tutti questi aspetti sono gestibili con molta difficoltà e ad alto prezzo senza l utilizzo di strumenti di gestione. 11

12 Confronto con una visione tradizionale Ambiente attuale Applicazioni client Allocazione di risorse Project Resource Dati obsoleti Asincrono Management Management Stime inconsistenti (MSP) (Excel) Scalabilità limitata Ambiente emergente Scheduler Offline Collaboration Sincrono Additional Reporting Data WareHouse Web Application WBS basate sull effort Real Time Metodologie DB scalabili Professionalità da PM 12

13 IBM Rational Software Delivery Platform Process and portfolio management Mantenere allineati gli obiettivi del business con i progetti e le best practices per migliorare la produttività e la predicibilità. Dimostrare come iniziative strategiche si traducono in investimenti IT che a loro volta forniscono i risultati Governance & Lifecycle Management Process & portfolio management Change & release management Quality management Architecture & construction Allineare business e software Gestire il valore del progetto Misurare il progresso e le decisioni per l ottimizzazione Controllare i rischi e il cambiamento. Integrated requirements management 13

14 IBM Rational Software Development Conference 2007 Dal Caos al Controllo ordinato Integrazione 14

15 Product overview RPM fornisce una visione integrata dei piani di progetto, trasversalmente all azienda. Piano di gestione sparso Insieme di piani completamente allineati Planning & tracking Resource management Risk / scope management Embedded workflows Performance measurement 15

16 Cosa IBM-Rational offre: Una soluzione integrata per l ottimizzazione del PPM e APM RMC RPM ClearQuest RequisitePro Professional Services Un insieme di tool che comunicano in un contesto integrato, guidati da un approccio metodologico ingegnerizzato - Rational Portfolio Manager - Rational Method Composer - Rational Unified Process - Rational Portfolio Manager - Rational ClearQuest - Rational RequisitePro - Servizi di consulenza 16

17 Cosa IBM-Rational offre: Una soluzione integrata per l ottimizzazione del PPM e APM Gestione delle informazioni dei progetti:pianificazioni, finance, gantt, proposte, risorse, skill Manager Rational Portfolio Gestione workflow RequisitePro Gestione Requisiti per controllare l aderenza ai Business Needs Guida Metodologica: ripetibilità, ordine, maturità di processo Rational Method Composer Ingegnerizzazione del processo ClearQuest Gestione ed implementazione workflow per governare il ciclo di vita delle attività 17

18 Qualche numero su Rational Portfolio Manager RMC RPM ClearQuest RequisitePro - Rational Portfolio Manager (deriva da PMOffice) 1992: Nascita della Systemcorp 1994: Sviluppo tool software per ISO 9000/QS : Joint ventures con PMI per PMBOK 1998: Primo rilascio PMOffice Web 2000: Selezionato da IBM Corporate per uso interno 2002: Primo rilascio di PMOffice Enterprise 2004: Acquisizione da IBM Rational 2006: Rilascio di Rational Portfolio Manager v sviluppatori dedicati a Montreal e nei laboratori in India Usato da IBM internamente: 29,000 Project Managers Professional Services 18

19 La nostra soluzione di Project e Portfolio Management è basata su RUOLI IT & Executive Leadership Program/Project Managers Practitioners Soddisfare la Business Vision Fornire valore al Business Pianificare secondo un approccio bilanciato Ottimizzare l impiego delle persone Regolare la salute finanziaria Reagire alle esigenze di variazioni Tracciare le attività relativamente ai risultati attesi 19

20 Product overview IBM Rational Software Development Conference 2007 La pianificazione ifi i è supportata t a tutti tti i livelli. lli Sono evidenziati i quelli rilevanti ai fini i della pianificazione strategica. Pianificazione e tracciabilità Tutti i progetti rilasciati dall azienda sono basati su standard e metriche comuni. La pianificazione è globale e le attività sono basate su disponibilità, stime e interdipendenza tra progetti Gestione delle risorse Cattura globalmente le esigenze di fornitura/disponibilità di risorse ed aiuta ad allocare le risorse chiave per onorare le priorità dei progetti. Gestisce attivamente le risorse con le loro competenze e skill. Consente di comprendere e predire le necessità future Gestione del Rischio e dello Scope Il modulo di Risk Management include matrici per l identificazione dei livelli di rischio e la possibilità di costruire workflow. Eventi (trigger) predefiniti possono attivare contingency planning per la gestione delle emergenze Tutta la gestione è effettuata tramite processi sottoponibili ad audit. Embedded workflows Capacità di definire e riusare template e best pactices. La metodologia aziendale definita diventa parte delle WBS. Definisce workflow basati su progetti o tipi di attività e consente l automazione e l ingegnerizzazione di dinamiche basate su flussi. Migliora i processi e procedure basate su ruoli e regole definite. Misura delle performance Cattura e pubblica automaticamente metriche personalizzate utilizzando varie sorgenti Utilizza le scorecards per effettuare misurazioni qualitative (es: risk, quality, health) Utilizzo del repository centralizzato per la gestione integrata delle informazioni. 20

21 End to End Process Enablement Proposal Phases Change Requests Methodology Management Asset Phases Service Requests Proposals Projects Intellectual t lassets IT Assets Project Phases Defects or Service Request = Governance Checkpoint 21

22 Strategic Goal Alignment Quantit tative Measure of Benefit Quantitative Scale and Qualitative Risk Qualitative Measure of Strategic Fit 22

23 Dynamic Collaboration 23

24 Instrumentation People Investors Control Business and Clients Strategy Capital Intellectual System Assets Property Business Value and ROI Brand Image Control Feedback 24

25 Expenses, Capital, and Benefits Tops Down Financial Planning with Custom Charge Codes Bottoms Up Financial Planning with Auto Calculation of Labor Expense 25

26 Process Compliance Chi approva il sizing? uhmm era il Sizing Review Board? Mandiamolo al CIO ma deve vedere tutto? 26

27 New Insights Executives Comprensione e gestione allargata dell azienda Project Manager Gestisce efficientemente il progetto, sviluppa skill di PM e riusa la conoscenza maturata dall esperienza Team Members Comprendono il contributo che danno al progetto, effettuano il lavoro assegnato in linea con le loro competenze, mantengono il carico di lavoro a livelli lli accettabili. Business Office & Operations Manager Capisce l azienda e lavora in un ottica di ottimizzazione Resource Functional Manager Ottimizza l utilizzo delle risorse aziendali e sviluppa competenze strategiche Managers Mantengono i reparti pienamente utilizzati, sviluppano competenze e ne osservano le relative contribuzioni al progetto 27

28 L approccio all EPM è una trasformazione dell azienda Organizational Adoption La capacità di un'organizzazione di determinare cambiamento Governance Enablement La persistenza di infrastrutture, norme e pratiche nell ambito della Governance Portfolio Management & Project Management Capabilities Esibire conoscenza sinergica ed esperienza delle best practices in entrambi I domini. Portfolio Management Capabilities People Process Tools Project Management Capabilities 28

29 in definitiva: IBM Rational Software Development Conference 2007 perché Rational Portfolio Manager? RMC RPM ClearQuest RequisitePro Allineato verso l alto con le valutazioni da Gartner e Forrester E la soluzione di PPM con maggior esperienza E la soluzione più scalabile Project j t management completo Possibilità di Global deployment Professional Services 29

30 Riferimenti IBM Rational Software Development Conference 2007 Un articolo sui temi della Governance e EPM 30

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