Applicativo OPEN BUDGET & COST Budget e costi del personale

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1 Applicativo OPEN BUDGET & COST Budget e costi del personale Versione del 31 maggio 2017 Elenco contenuti 1 - Contatori organico Rilevazione aliquota oneri limitatamente al mese ultimo consuntivo Allineamento HR - Nuove informazioni anagrafiche Proiezioni da elemento di costo di riferimento Gestione aggregazione aziende...4 Versione Data rilascio 31/05/2017 Pag. 1 / 6

2 1 - Contatori organico In questo rilascio è stata implementata la valorizzazione dei contatori organico per la determinazione della forza lavoro nel mese. Si tratta di contatori dei dipendenti in forza (es. Headcount, Full Time Equivalent) che possono prevedere riproporzionamenti in base alla percentuale part-time o in base a informazioni quantitative o di costo. e che vengono memorizzati come elementi di costo specifici. Una volta definiti, gli elementi di costo contatori organico saranno automaticamente valorizzati in sede di Allineamento/Importazione, nei costi consuntivi, e in sede di proiezione del costo base, nei costi consuntivi riclassificati e nei costi di budget. I contatori organico possono essere inoltre rideterminati o rettificati a seguito della valorizzazione dei costi di un determinato fenomeno (variazioni organico, variazioni di percentuale part-time, assenze non retribuite ecc...). E' quindi necessario che siano identificati i fenomeni che determinano il ricalcolo dei contatori organico. 1.1 Definizione dei contatori organico (Da: Configurazioni di base Generali Elementi di costo) I contatori organico sono elementi di costo opportunamente identificati con il nuovo valore Contatore organico del campo "Tipo". Possono essere adeguatamente configurati per il conteggio nel mese di assunzione e cessazione nella sezione "Configurazione contatore organico" e per l'eventuale riproporzionamento, in base al valore di elementi di costo o informazioni anagrafiche, nella sezione "Calcolo/Riproporzionamento". 1.2 Associazione Fenomeno/Schema - Ricalcolo dei contatori organico (Da: Configurazioni di base Fenomeni gestionali Associazione Fenomeno/Schema) Per identificare il fenomeno che determina una variazione del valore nei contatori organico è stato previsto il nuovo campo "Ricalcolo contatori organico". Una volta identificato il fenomeno, nelle funzioni di riclassificazione, di proiezione costi forecast a fine esercizio e di previsione di forecast e budget, in base alle variazioni anagrafiche o di costo intercettate dal fenomeno, i contatori riportano le corrispondenti variazioni di conteggio attribuendole al fenomeno stesso. 1.3 Previsioni - Elaborazione gruppo/sequenza di calcolo fenomeni (Da: Forecast Elaborazione Previsioni) (Da: Budget Elaborazione Previsioni) Nella funzione di previsione, il calcolo e la valorizzazione degli elementi di costo "Contatori organico" avviene in occasione del lancio della funzione "Elabora tutto", specificatamente al termine dell'elaborazione delle stime di un "Gruppo/sequenza di calcolo fenomeni" che prevede un fenomeno identificato per il ricalcolo dei contatori. E' necessario che i gruppi/sequenza di calcolo (da: Configurazioni di base Fenomeni gestionali Gruppo/sequenza di calcolo fenomeni) siano predisposti in modo che vi sia al massimo un fenomeno abilitato al ricalcolo per gruppo/sequenza di calcolo. In occasione del rilascio dei contatori organico è stato opportunamente implementato anche Versione Data rilascio 31/05/2017 Pag. 2 / 6

3 il lancio dell'elaborazione delle previsioni di un singolo gruppo/sequenza. Tale funzionalità è ottenibile utilizzando il nuovo tasto "Elabora gruppo" posto al di sopra del tasto "Elabora tutto" nel cruscotto delle previsioni di forecast e di budget. 2 - Rilevazione aliquota oneri limitatamente al mese ultimo consuntivo (da: Configurazioni di base Oneri correlati Oneri correlati) Il calcolo degli oneri correlati avviene di norma con l'applicazione dell'aliquota rilevata dai costi consuntivi importati/allineati nel mese più recente. Nel caso in cui nel mese più recente l'onere correlato non fosse stato calcolato, il calcolo ricerca nei mesi precedenti una aliquota applicata per l'onere da calcolare. Da questo rilascio è possibile limitare la rilevazione dell'aliquota, per l'onere correlato specifico, al solo mese più recente (ultimo mese consuntivo), scegliendo nel campo "Periodo di rilevazione aliquota" il valore Solo in ultimo mese consuntivo. Rimangono comunque validi gli effetti sull'aliquota dovuti alle opzioni definite nelle sezioni "Aliquota in assenza di rilevazione da consuntivo" e "Aliquota in presenza di rilevazione da consuntivo". 3 - Allineamento HR - Nuove informazioni anagrafiche (Da: Consuntivi Elaborazione Allineamento HR) La funzione in oggetto prevede, da questo rilascio, le seguenti ulteriori informazioni anagrafiche: Z_IDSUBJECT Z_DTSENAGRM Z_DTINCOMEGR Cod soggetto Data di assunzione contrattuale Data ingresso nel gruppo (per i seguenti campi vedere specifiche per aziende aggregate) Z_IDCOMPANYOR Codice azienda origine Z_IDEMPLOYOR Codice dipendente origine Si rammenta che, nel caso in cui fosse stata attivata una "Parzializzazione dati anagrafici" (da: Configurazioni di base Generali), è necessario adeguarla per integrare le nuove informazioni rese disponibili. 4 - Proiezioni da elemento di costo di riferimento (Da: Consuntivi Configurazione Costo base) (Da: Forecast Configurazione) (Da: Budget Configurazione) Versione Data rilascio 31/05/2017 Pag. 3 / 6

4 E' stata implementata la tabella Regole di proiezione introducendo la possibilità di indicare un nuovo Tipo regola denominato Da elemento di costo di riferimento selezionando il quale si apre un nuovo box in cui indicare il Cod elemento di costo di riferimento con il relativo Tipo regola. L'applicativo, nelle varie fasi di Proiezione, elabora l'elemento di costo di riferimento in base alla propria regola di calcolo e scrive il risultato nei Costi sull'elemento di costo di origine (da: Consuntivi Elaborazione Costi consuntivi; da: Forecast Consultazione Costo forecast; da: Budget Consultazione Costo budget). 5 - Gestione aggregazione aziende (Da: Consuntivi Elaborazione Allineamento HR) (Da: Consuntivi Elaborazione Importazione) Con questo rilascio, in fase di Allineamento HR e/o Importazione consuntivi, viene fornita la possibilità di aggregare i dati di due o più aziende esterne in modo tale da considerare dipendenti e costi delle suddette come se fossero tutti dell'azienda aggregante. Per la funzione di "Allineamento HR", è necessario compilare la nuova tabella "Aggregazione aziende" (Da: Consuntivi Configurazione Allineamento) che permette di indicare quali aziende debbano confluire in una azienda aggregante. Per la funzione di Importazione consuntivi invece, questo indirizzamento è già possibile, indicando nella tabella "Conversione azienda" (Da: Consuntivi Configurazione Importazione) lo stesso "Cod azienda/ente" a fronte di più "Cod aziende da convertire". Oltre a ciò, è stata data la possibilità di: - risolvere la problematica dovuta a sovrapposizioni nelle codifiche dei dipendenti di aziende origine diverse - lasciare traccia delle informazioni di codice azienda e dipendente origine nella forma di informazioni anagrafiche, a disposizione per eventuali selezioni/filtri, per l'esposizione nella reportistica o in fase di analisi dinamica dei costi. E' importante tenere presente che: - in caso di aggregazione di più aziende è necessario che, in sede di elaborazione di "Allineamento HR" o "Importazione", siano richiamate sempre tutte, contemporaneamente, insieme all'azienda aggregante. - in caso di "Allineamento HR", le aziende "aggregate" non sono aziende valide in Open Budget & Cost, se non nelle funzioni di importazione/allineamento. Una volta importate/allineate l'unica azienda effettiva rimane l'azienda aggregante che raccoglie a sé tutti i dipendenti e i costi delle aziende aggregate. 5.1 Opzioni per aggregazione aziende (Da: Consuntivi Configurazione Allineamento Aggregazione aziende) (Da: Consuntivi Configurazione Importazione Conversione azienda) Come è stato anticipato, nelle tabelle in oggetto, è possibile attivare l'aggregazione di due o Versione Data rilascio 31/05/2017 Pag. 4 / 6

5 più aziende. Oltre a questo, è possibile attivare, specificatamente per ogni azienda da aggregare, l'interpretazione della codifica esterna del dipendente come concatenazione del Cod azienda e del Cod dipendente, con il nuovo campo "Cod dipendente di origine composto da Cod azienda + Cod dipendente" e la compilazione delle codifiche di azienda e dipendente di origine in nuove informazioni anagrafiche, con il nuovo campo Generazione informazioni Cod azienda/cod dipendente di origine. Si evidenzia che la scelta di utilizzare codici dipendente ottenuti dalla concatenazione di codice azienda origine e codice dipendente origine è sempre necessaria in caso di sovrapposizioni delle codifiche dei dipendenti nelle diverse aziende da aggregare, al di là del fatto che si effettui o meno la "Conversione dipendente". Per quanto riguarda invece la compilazione dei nuovi campi anagrafici "Cod azienda origine" e "Cod dipendente origine" si evidenzia che questi campi saranno visibili negli anagrafici consuntivi, di forecast o di budget, solo se valorizzati. 5.2 Conversione dipendente (Da: Consuntivi Configurazione Allineamento Conversione dipendente) Sono state effettuate alcune modifiche al fine di integrare l'utilizzo della tabella con la gestione delle aziende aggregate e di agevolare l'utente nella compilazione della stessa qualora desideri impostare questa gestione. Nel campo Cod azienda/ente sono ammesse solo le aziende aggreganti, e cioè che ricevono dipendenti da aziende aggregate oppure direttamente non aggregate. Ciò significa che le eventuali conversioni di tutti i dipendenti delle aziende, sia aggregante che aggregate, sono da definire in capo all'azienda aggregante, compilando cioè il codice dell'azienda aggregante nel campo Cod azienda/ente. Precisamente, se nella tabella "Aggregazione aziende" è stato optato per la concatenazione di codice azienda e codice dipendente, nel campo "Cod dipendente da convertire" è necessario indicare, appunto, il codice dipendente concatenato (es _ ) in modo da poter indicare correttamente il corrispondente "Cod dipendente" da attribuire in sede di allineamento. Lo zoom sul campo "Cod dipendente da convertire" effettua lo stesso ragionamento e propone il codice dipendente già compilato correttamente. La tabella "Conversione dipendente" (da: Consuntivi Configurazione Importazione) relativa alla funzione di importazione deve rispettare le stesse regole nella compilazione del campo "Cod dipendente da convertire" per cui se nella tabella "Conversione azienda" (da: Consuntivi Configurazione Importazione) è attivo il flag "Cod dipendente di origine composto da Cod azienda + Cod dipendente", è necessario indicare appunto il codice esterno azienda concatenato al codice esterno dipendente (es. AZ _DP ) 5.3 Codici azienda e dipendente origine (Da: Consuntivi Consultazione Anagrafico) (Da: Forecast Consultazione Anagrafico) (Da: Budget Consultazione Anagrafico) Al fine di mantenere le codifiche originali di aziende e dipendenti, in modo tale che siano Versione Data rilascio 31/05/2017 Pag. 5 / 6

6 utilizzabili nei processi di calcolo, a maggior ragione ammettendo l'aggregazione di aziende, in caso di compilazione del flag Generazione informazioni Cod azienda/cod dipendente di origine nelle tabelle "Aggregazione aziende" (da: Consuntivi Configurazione Allineamento) e "Conversione azienda" (da: Consuntivi Configurazione Importazione), vengono riportati in due nuovi campi anagrafici non sottoposti a validità storica: - Z_IDCOMPANYOR Codice azienda origine - Z_IDEMPLOYOR Codice dipendente origine Diversamente dalla funzione di "Allineamento HR", per la quale la determinazione dei due nuovi campi è unicamente dipendente dal flag, nella funzione di "Importazione" è necessario che i due nuovi campi siano anche resi disponibili tra le informazioni anagrafiche da importare. Cordiali saluti ZUCCHETTI Gestione del personale Versione Data rilascio 31/05/2017 Pag. 6 / 6