Manuale utente Agenti Lite Il programma Agenti Lite scaricabile dal market di Google PlayStore si auto configura al momento dell installazione e si precarica con un set di dati che consentono la verifica ed il test dell applicazione. Il set contiene anagrafiche, schede prodotto, condizioni di vendita e di consegna, immagini dei prodotti ed una serie di altre informazioni che come vedremo più avanti potranno essere azzerate per essere personalizzate dall utente. L applicazione consente la gestione di ordini di vendita completi e l invio di queste informazioni sempre in formato CSV tramite email. La creazione di un ordine è molto semplificata ed avviene tramite pochi semplici passaggi, che passano dalla selezione del cliente anagrafico e delle condizioni di vendita a lui riservate alla scelta degli articoli.
All inizio il programma assumerà come identificativo agente Test (Questo valore verrà inserito nelle intestazioni degli ordini e consentirà di classificarne la provenienza) e potrà essere modificato in qualsiasi momento cliccando il pulsante Agente presente nella videata di informazioni del programma, attivabile cliccando sul logo PalmoSoft presente sulla prima schermata. Al primo avvio del programma verranno mostrati dei dati dimostrativi che potranno essere ripuliti semplicemente andando a selezionare la voce Azzera Archivi presente nella videata di informazioni del programma, attivabile cliccando sul logo PalmoSoft presente sulla prima schermata. Caricamento Archivi Una volta ripuliti gli archivi, sarà possibile iniziare a personalizzare l applicazione, caricando le proprie anagrafiche tramite il passaggio di file di testo in formato CSV che l applicazione è in grado di elaborare e caricare all interno del software, oltre alle immagini degli articoli da mostrare in corrispondenza dei prodotti. Per la creazione dei files da utilizzare per il trasferimento degli archivi si veda il manuale AgentiLite.pdf, dove sono specificate le strutture ed i nomi che i vari documenti dovranno avere per il corretto funzionamento dell'applicazione.
Per caricare le anagrafiche è necessario collegare il terminale alla porta USB del computer tramite apposito cavo, e copiare i files nella cartella "PalmoSoft" che si troverà nel dispositivo. Al successivo riavvio dell applicazione questi verranno elaborati ed importati nel programma durante la fase di avvio. Per quel che riguarda le foto, la gestione delle immagini permette il passaggio di due formati in base all utilizzo: il formato miniatura, che verrà visualizzato in lista in corrispondenza dell articolo (questa immagine dovrà essere di piccole dimensioni per non appesantire troppo la gestione e la visualizzazione) ed il formato esteso, che potrà avere dimensioni maggiori e più definite per la visualizzazione dell articolo a tutto schermo oppure nei dettagli articolo e ordine. le miniature dei prodotti dovranno essere salvate con nome uguale al codice articolo seguito dall'estensione jpg. Se per esempio fosse presente negli archivi un articolo con codice 12345, la foto relativa dovrà essere 12345.jpg. Per le immagini estese andrà aggiunto [] aperta e chiusa quadra davanti al codice articolo (Es []12345.jpg) In caso di caratteri alfabetici prestare attenzione alle maiuscole e minuscole che andranno rispettate. Le foto andranno copiate, sempre tramite collegamento USB, nella cartella "photo" presente nella directory "PalmoSoft".
Una volta caricate le anagrafiche ed opzionalmente le immagini, sarà possibile iniziare ad effettuare dei veri e propri ordini di vendita dei propri prodotti. Di seguito vedremo le varie fasi di realizzazione a partire dalla selezione del cliente, fino all invio in sede dell ordine effettuato. Clienti Dalla schermata iniziale del programma tramite il tasto Nuovo Ordine, si potrà accedere alla videata di selezione dei clienti, dove, da una lista, sarà possibile scorrere e ricercare il cliente a cui si desidera effettuare la vendita, sarà inoltre possibile, tramite il campo di inserimento presente in cima, effettuare una ricerca inserendo parte della ragione sociale per favorirne l individuazione: il filtro funziona per contenuto, per cui verranno visualizzati tutti i clienti che contengono il testo ricercato nella loro ragione sociale. A fianco del campo di ricerca è presente anche un tasto che permette la localizzazione, ossia, consente di visualizzare la posizione dei propri clienti su mappa e la loro distanza dalla posizione attuale, in modo da favorire la pianificazione del giro visite Selezionando il cliente, facendo una pressione prolungata sulla ragione sociale, si accederà alla
consultazione dei suoi dati anagrafici e statistici, se presente l indirizzo e-mail sarà possibile inviare direttamente da programma una mail, lo stesso vale per il numero di telefono, a cui potrà essere inoltrata una chiamata, infine sarà possibile consultare gli ordini da lui precedentemente effettuati. Ordine Una volta selezionato il cliente, si accederà alla schermata di intestazione dell ordine, dove sarà possibile impostare le principali condizioni di vendita, tra cui le date di creazione ed evasione, la modalità di consegna, il metodo di pagamento e la tipologia di ordine che si sta effettuando. Tutte queste informazioni sono personalizzabili e caricabili dall utente come per le anagrafiche cliente ed articoli. Sempre in questa fase, cliccando sull icona delle note presente in basso, sarà possibile accedere ad una videata da cui selezionare, (se caricate a livello anagrafico) oppure inserire, delle annotazioni che verranno poi allegate all ordine ed inviate alla sede insieme alle altre condizioni di vendita impostate.
Anche qui sarà possibile richiamare tramite il tasto dati cliente le videate viste in precedenza che consentono la consultazione dei dati anagrafici del cliente ed i relativi ordini precedentemente emessi. Una volta completata la compilazione delle informazioni di testata, (che potranno comunque essere modificate successivamente) tramite il tasto, sarà possibile accedere alla videata degli articoli per poter iniziare a popolare l ordine. Anche in questo caso, come per i clienti, sarà possibile scorrere la lista oppure effettuare delle ricerche per contenuto per individuare l articolo da acquisire. Selezionando l articolo, facendo una pressione prolungata sulla descrizione, si accederà alla consultazione della scheda prodotto, contenente le informazioni principali legate all articolo, mentre, se si effettua la stessa operazione sulla fotografia, si aprirà l immagine a tutto video per poterne visualizzare le caratteristiche. Il clic singolo, come nel caso del cliente, permetterà l accesso alla riga di dettaglio per l acquisizione.
Un altra modalità di selezione dell articolo, può essere quella dell utilizzo del barcode, in questo caso deve essere caricata dall utente l anagrafica relativa, che associa al codice a barre il codice articolo, inoltre il terminale deve disporre di fotocamera. In questo caso è possibile tramite il tasto del menù del terminale stesso, accedere alla funzione di lettura dei barcode. La prima volta che l'utente utilizzerà questa funzione, il terminale chiederà di scaricare dal Market Android il programma per la decodifica dei codici a barre. Il programma che verrà scaricato, dietro conferma dell'utente, si chiama Barcode Scanner. Una volta selezionato l articolo, si accederà alla videata di inserimento articolo, dove sarà possibile visualizzare le condizioni di vendita relative al prodotto, il programma, assegnerà un prezzo di vendita, basato sul listino applicato al cliente che sta effettuando l ordine e fino a sei percentuali di sconto in base alla codifica nelle anagrafiche di riferimento.
Durante questa fase, l'utente potrà modificare il listino applicato, sia selezionando un listino alternativo tramite menu a tendina, sia modificando manualmente il prezzo assegnato per il prodotto, inoltre, potranno essere inseriti o modificati gli sconti applicati alla riga, semplicemente andando a variare le percentuali. Sarà possibile in ogni momento ripristinare le condizioni di vendita iniziali cliccando sulla voce blu Listino. Sempre con le stesse modalità, sarà possibile inserire la quantità espressa nell unità di misura dell articolo, oppure, il numero di confezioni da acquisire, il programma permette anche l inserimento di quantitativi omaggio. Tutte le variazioni effettuate, agiranno andando a ricalcolare automaticamente il prezzo netto ed il totale di riga. Anche in questo caso sarà possibile tramite l apposita icona accedere alla videata di inserimento delle note per selezionare, oppure editare, un annotazione da allegare alla riga di dettaglio, che verrà poi scaricata alla sede insieme alla riga di ordine. Tramite il tasto, invece, sarà possibile accedere alla
scheda del prodotto vista in precedenza. Infine i tasti dell inserimento della riga di ordine. consentono la conferma o l annullamento Una volta confermati, gli articoli saranno consultabili tramite una lista, accessibile selezionando la voce Prod Ord dalla barra nera in alto. A mano a mano che l ordine verrà popolato, potremo verificarne l importo totale e visualizzarne o modificarne il contenuto. Sarà sufficiente selezionare il prodotto che si desidera modificare o eliminare, per poter accedere nuovamente alla schermata di dettaglio, cambiare una o più condizioni di vendita o cancellare la riga. Il software consente l inserimento di più righe per lo stesso articolo per permettere l applicazione di condizioni di vendita differenti.
Statistiche Una volta completato l ordine, sarà sufficiente uscire tramite il tasto back (freccia in dietro) del dispositivo, per tornare alla schermata principale del programma, dove sarà possibile consultare le statistiche di vendita divise per articolo e per cliente, queste informazioni, potranno essere visualizzate su quattro periodi: giornata corrente, settimana corrente, mese corrente e anno corrente. Per modificare il periodo e passare da uno all'altro è sufficiente toccare le etichette in blu Statistiche vendita articoli, Statistiche ordini clienti poste in cima alle statistiche.
Trasmissione Ordini Sempre dalla videata principale tramite l icona si avrà la possibilità di esportare gli ordini effettuati alla sede, il programma permette la creazione di un file csv, che è possibile inviare tramite e-mail oppure copiare tramite collegamento USB, contenente tutte le informazioni che abbiamo visto in precedenza. Sarà possibile inviare i soli ordini non ancora trasmessi oppure trasmettere tutti quelli finora effettuati. Il software procederà automaticamente alla pulizia dei documenti più vecchi di un anno. Al termine della trasmissione, verrà richiesta una conferma dell invio avvenuto correttamente e gli ordini verranno registrati come già trasmessi, per cui non sarà più possibile modificarli ma soltanto consultarli.
Contattaci Il programma contiene una zona dove poter effettuare delle segnalazioni inerenti l applicazione, ricevere assistenza (se registrati) oppure semplicemente contattarci per informazioni sullo sviluppo di applicazioni. Per accedere a questa sezione è sufficiente cliccare sull icona PalmoSoft presente nella schermata di avvio del programma, qui verrà visualizzato una videata con un link al nostro sito www.palmosoft.com ed un tasto Contattaci con il quale è possibile attivare una richiesta oppure una segnalazione che verrà inoltrata direttamente ai nostri tecnici o commerciali in base alla tipologia di richiesta.