ORE-WEB Applicazione per il caricamento delle ore lavorate

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1 ORE-WEB Applicazione per il caricamento delle ore lavorate MANUALE UTENTE

2 Sommario 1. Premessa Introduzione Menù principale Dati anagrafici Programmazione Compilazione con cantieri assegnati Compilazione senza cantiere pre-assegnato Salvataggio provvisorio Salvataggio definitivo e invio Caricamento delle ore lavorate senza programmazione Caricamento ore con cantieri predefiniti Caricamento ore con cantieri da definire Gestione delle Assenze Salvataggi Caricamento ore lavorate con programmazione Cancellazione righe Modifica e aggiunta di voci precaricate Comunicazioni Conclusioni e riferimenti Ogni passo conquistato Sia un traguardo da custodire con soddisfazione E, insieme, lo slancio per intraprendere un nuovo cammino 19/10/2011 2

3 1. Premessa Questo manuale vuole fornire le istruzioni rispetto alla nuova modalità di comunicazione delle ore lavorate da parte del personale dei servizi educativi coi referenti della cooperativa (gestori e ufficio personale) In particolare sarà utilizzato per comunicare la proposta di programmazione, il caricamento delle ore lavorate settimanali e per inviare comunicazioni. Dopo diversi tentativi per trovare una modalità di acquisizione delle ore che soddisfasse tutte le esigenze dei soggetti implicati (dal personale, al gestore di servizio,a chi predispone il cedolino fino a chi deve effettuare la fatturazione). Abbiamo studiato una applicazione basata su Internet che potesse effettuare già dall origine (cioè voi che effettuate il lavoro) una corretta, precisa e rapida raccolta delle informazioni che agevoli la compilazione e semplifichi la comunicazione a partire da una programmazione concordata. Questa modalità sostituisce tutte le diverse modalità adottate precedentemente (fax foglio excel ) 19/10/2011 3

4 2. Introduzione Per accedere alla nuova applicazione occorre avere un personal computer e una connessione Internet Entriamo nell area predisposta accedendo al sito Inserite le credenziali personali che vi verranno fornite via mail direttamente al vostro indirizzo di posta elettronica(controllate che sia corretto) Se non avete ancora ricevuto la password, contattate il vostro coordinatore di riferimento La login corrisponde al vostro codice matricola mentre la password, dopo il primo accesso, può essere modificata e personalizzata Menù principale Ora le vedremo nel dettaglio Vi trovate nella pagina principale dell applicazione dove potete visualizzare subito il vostro nominativo (utente).qui avete la possibilità di modificare la password e con l opzione logout potete uscire dall applicazione web Nell area sottostante trovate le azioni che potete effettuare con l applicazione: - Dati Anagrafici - Programmazione - Inserimento Ore - Comunicazioni 19/10/2011 4

5 3. Dati anagrafici Dal menù principale scegliamo l area Dati Anagrafici Con l opzione Controllo Dati anagrafici dovete verificare i vostri dati anagrafici registrati nel programma di gestione del personale. E importante controllare tutti i dati in particolare: codice fiscale, recapiti telefonici e , IBAN, comune di residenza. Come vedete i campi sono bloccati e non modificabili. Eventuali correzioni o variazioni devono essere segnalate inviando una mail a variazioni@city-service.it. L ufficio personale provvederà a modificare i vostri dati. 19/10/2011 5

6 4. Programmazione Nei primi giorni di scuola la maggior parte degli operatori non avrà una programmazione definitiva cioè un orario di lavoro settimanale strutturato. Una volta concordato con i referenti scolastici e i gestori/coordinatori un orario definitivo, è importante comunicarlo tempestivamente al responsabile della gestione del servizio. Per comunicare correttamente l orario settimanale definitivo occorre scegliere l opzione Proponi Programmazione all interno dell area programmazione. Vi viene proposta una tabella di compilazione guidata dove troverete precompilato il vostro nome, nr matricola e il monte ore definito dal vostro contratto. Compilerete utilizzando il calendario del periodo di riferimento. Potete procedere alla compilazione del vostro lavorato tenendo presente che il totale delle ore caricate deve corrispondere o non superare il monte ore contrattuale. Una volta effettuato il salvataggio provvisorio l applicazione calcolerà automaticamente il conteggio delle ore. E consigliabile salvare spesso il lavoro eseguito onde evitare, in caso di problemi alla linea internet, di perdere tutte le informazioni inserite. 19/10/2011 6

7 Nella tabella sono elencati i campi da compilare, (giorno, Cantiere, Servizi, dalle,alle). Ciascuno di essi contiene una tendina di scelta guidata in cui andrà selezionata la voce corretta Compilazione con cantieri assegnati Se il lundì prendo servizio presso il pre scuola Rodari a Fagnano Olonadalle 7,30 alle 8,30, dovrò scegliere il Giorno lunedì e il Cantiere. Qui verranno proposti tutti quei cantieri che il gestore mi ha preventivamente assegnato. Il Cantiere è formato da: COMUNE+SCUOLA+SERVIZIO+NOME UTENTE(per sostegno) e l orario dalle alle Come vedete i cantieri sono stati reimpostati. Con questa modalità la compilazione è facilitata e si riduce inoltre la possibilità di errori nell inserimento dei dati. NOTA BENE Il comune indicato nella stringa del cantiere fa riferimento al comune di residenza del minore es. Busto Arsizio Medie da Vinci Giovanni Brambilla (Castellanza) 4.2. Compilazione senza cantiere pre-assegnato Potete utilizzare la voce CANTIERE DA DEFINIRE se il cantiere in cui lavorate non risultasse ancora inserito nel menù a tendina. Compilate tutti i campi obbligatori evidenziati in giallo e procedete con l inserimento del vostro orario lavorativo. Se previste nel vostro servizio, potete inserire le ore di PROGRAMMAZIONE Salvataggio provvisorio Una volta compilata la proposta di programmazione, il salvataggio provvisorio riordina automaticamente tutti gli inserimenti della settimana ed effettua il calcolo delle ore lavorate così da permettere un controllo immediato rispetto alla ore contrattuali. 19/10/2011 7

8 4.4. Salvataggio definitivo e invio Dopo aver controllato con attenzione la programmazione, procedete al salvataggio definitivo e all invio. Dopo la convalida del gestore del servizio potrete trovare la vostra programmazione in Programmazione definitiva anche in formato stampabile NOTA BENE Ogni variazione di servizio (orario, sostegno ) comporta da parte vostra l invio di una nuova proposta di programmazione con la modifica L elenco delle proposte effettuate si trova in Visualizza storico proposte. 19/10/2011 8

9 5. Caricamento delle ore lavorate senza programmazione Ora siamo arrivati al punto principale della applicazione, ovvero il caricamento delle ore realmente lavorate e l invio per l elaborazione corretta del cedolino. Dovete caricare le ore settimanali effettuate quando non avete ancora comunicato la programmazione (vedi cap 4). Il caricamento delle ore va effettuato ogni fine settimana per tutte le settimane lavorate nel mese di riferimento. Trovate impostati alcuni dati: Matricola, data assunzione, mese di riferimento e la settimana corrente, il monte ore contrattuale, le ore caricate e la differenza rispetto al contrattuale. 19/10/2011 9

10 5.1. Caricamento ore con cantieri predefiniti Applicazione per caricamento delle ore lavorate Cominciate a caricare le ore nei diversi giorni, come per la programmazione. Se i cantieri sono quelli già assegnati, il giorno e il cantiere e l orario sono solo da selezionare dalla tendina Caricamento ore con cantieri da definire Se invece il cantiere non è presente oppure vi viene assegnata una sostituzione utilizzate le voci CANTIERE DA DEFINIRE oppure SOSTITUZIONE. In questo caso i campi servizio, scuola comune e utente andranno compilati manualmente obbligatoriamente Gestione delle Assenze Le assenze vanno sempre compilate e comunicate selezionando la vove assenza e indicando il tipo di assenza dall elenco predefinito secondo le indicazioni del gestore di servizio (vedi Vademecum). Nel caso di assenza per malattia o permessi giornalieri (ferie, ex festività ecc..) convenzionalmente inseriremo l orario dalle alle Salvataggi Una volta compilate le attività svolte fatte nella settimana possiamo procedere ai salvataggi provvisori o definitivi con le stesse modalità precedentemente descritte per la programmazione. 19/10/

11 Dopo il salvataggio definitivo i dati vengono inviati al gestore per il controllo e la conferma per la preparazione corretta del cedolino. 19/10/

12 6. Caricamento ore lavorate con programmazione Ora vediamo come si caricano le ore lavorate dopo aver definito la programmazione: la compilazione diventa ulteriormente facilitata in quanto la settimana viene precaricata e se non vi sono variazioni (assenze, o aggiunte per sostituzioni) il modulo può essere subito inviato senza effettuare modifiche Cancellazione righe Se vi sono variazione da apportare, basta togliere una riga selezionando il giorno bianco oppure l opzione svuota tutti i campi per svuotare completamente tutta la pagina (es. per compilare una settimana intera di malattia) Modifica e aggiunta di voci precaricate Per le modifiche basta selezionare e sostituire le voci errate con quelle corrette e per aggiungere nuove voci basta posizionarsi sulla prima riga bianca dopo quelle compilate e effettuare la compilazione con le modalità precedentemente descritte, procedere alle operazioni di salvataggio provvisorio e poi definitivo. 19/10/

13 7. Comunicazioni Per facilitare e documentare il dialogo con i gestori l applicazione prevede anche l invio di comunicazioni. Potete inviarle selezionando COMUNICAZIONI dal menù principale. Oppure direttamente dal modulo inserimento ore cliccando Aggiungi comunicazione. Ricordatevi di salvare provvisoriamente la settimana caricata Troverete già compilate alcune informazioni lo spazio per il vostro messaggio e la possibilità di allegare un file salvare e inviare senza ulteriori passaggi ( , fax ecc..) Possiamo visualizzare l elenco di tutte le comunicazioni effettuate: 19/10/

14 8. Conclusioni e riferimenti Il presente manuale ha lo scopo di facilitare l utilizzo dell applicazione ORE_WEB. Per quanto riguarda l inserimento e l utilizzo corretto delle voci degli orari (es. Assenza) occorre attenersi alle indicazioni dei gestori e dell uff. personale. Nell applicazione, oltre a questo manuale, alla voce VIDEO GUIDA trovate 04 filmati di spiegazione guidata. Con la convinzione di essere all inizio di una nuova modalità di comunicazione tra il personale e l azienda vi invitiamo a voler segnalare anomalie e suggerimenti per migliorare l applicazione. 19/10/

15 GRAZIE a chi utilizzerà questo strumento A te che lo userai per dovere e obbedienza, perché ti è stato chiesto: saper rispettare le indicazioni ricevute non è da tutti. A te che lo userai comprendendo e valorizzando la fatica di chi ha lavorato per questo progetto: saper cogliere il positivo è un dono. A te che lo userai cogliendone le mancanze e i difetti: le tue critiche saranno per noi spunto di riflessione. Buon Lavoro 19/10/