Un mondo SAP più ricco

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1 Un mondo SAP più ricco Dati e documenti integrati nelle applicazioni gestionali Una soluzione completa, sviluppata da Top Consult nel suo Laboratorio Software di Torino, potenzia l integrazione fra sistema documentale e mondo SAP. E Top Media NED Suite per SAP, che aggiunge a SAP la capacità di gestione elettronica dei flussi di documenti e di conservazione sostitutiva a norma di legge. L utilizzo in azienda del sistema gestionale SAP risulta così arricchito e potenziato, dando vita a nuovi margini di produttività ed efficienza. Ma quel che è più importante è che la soluzione Top Consult elimina la necessità di programmazione ad hoc su SAP, abbattendo i tempi di realizzazione: l integrazione viene avviata in pochi giorni. Esempio concreto di quella stretta integrazione fra documenti e dati gestionali che da oltre 20 anni è la filosofia perseguita da Top Consult, la soluzione Top Media NED Suite per SAP è pacchettizzata; si rivolge alle aziende che non dispongono già del suo sistema documentale e vogliono realizzare velocemente, a costi contenuti, l integrazione dati e documenti nel mondo SAP. I clienti che già lavorano con Top Media NED possono realizzare l integrazione installando semplicemente Connect per SAP, il connettore che sta alla base della soluzione. Gli scenari previsti e certificati da SAP I sistemi Erp sono ormai largamente utilizzati in azienda: SAP è l Erp più diffuso al mondo e si è affermato come infrastruttura gestionale portante, legata ai dati transazionali. D altro canto oggi le aziende hanno sempre più l esigenza di gestire in modo integrato anche il vasto mondo dei documenti non strutturati, pari peraltro all 80 per cento delle informazioni aziendali. Progettando il proprio Erp SAP ha pensato alla possibilità di usare un sistema esterno per l archiviazione e la ricerca dei documenti, creando un apposito interfaccia: SAP ArchiveLink. La soluzione Top Consult sfrutta questa porta certificata (e quindi garantita nel tempo al variare dei release SAP), facendo colloquiare in tempo reale il sistema SAP con il sistema documentale Top Media NED, che agisce come Http Content Server. Il colloquio avviene via Web Service, mediante un motore sviluppato da Top Consult, in un ottica SOA orientata a mantenere viva l integrazione. In questo modo gli impiegati o i manager, direttamente dalle schermate SAP anche via Web possono visualizzare i documenti archiviati in Top Media NED ottenendo quelle informazioni (non strutturate) che i dati SAP non sono in grado di fornire. E non sono più costretti ad alzarsi per ricercare i documenti in armadi ed archivi o a riempire le scrivanie di copie di documenti. L archiviazione dei documenti in Top Media NED segue gli scenari applicativi previsti e segue a pag. 2 SAP Top Media NED Abbattuti i tempi per l integrazione personalizzata La realizzazione di un progetto di integrazione con SAP richiede normalmente tempi non certo brevi, dell ordine di due-tre mesi. Top Consult invece è in grado di realizzare l integrazione con Top Media NED Suite per SAP in modo molto semplice e in pochi giorni, eliminando la necessità di programmazioni ad hoc su SAP. Ad esempio per gli incoming document del ciclo passivo, un solo specialista applicativo, lavorando assieme al cliente, mediamente con qualche giorno di lavoro realizza l integrazione personalizzata SAP Top Media NED con tutte le caratteristiche descritte nell articolo, comprese navigazione e conservazione, per utenti SAP e non SAP. Con qualche altro giorno viene realizzata anche quella per gli outgoing document del ciclo attivo. A questi tempi vanno naturalmente aggiunti quelli per l installazione e l avviamento di Top Media NED in azienda, nel caso non sia già presente, che richiedono anch essi pochi giorni. Come è possibile l integrazione in tempi così stretti? E possibile per l alta qualità della piattaforma documentale Top Media NED, basata su generatori progettati per integrarsi con il sistema informativo aziendale e nata dagli alti investimenti effettuati in un progetto di ricerca e sviluppo avanzato, le cui capacità vengono portate in SAP. Top Consult ha saputo schematizzare il processo di integrazione, semplificando e quindi velocizzando l integrazione tra la banca dati di SAP e l archivio documentale di Top Media NED.

2 Nelle applicazioni gestionali Dati e documenti integrati Le print list SAP sono archiviate direttamente in Top Media NED. I relativi documenti archiviati vengono ricercati dalle pagine a video dei tabulati via hyperlink generati in modo automatico A questo punto l interfaccia Web di Top Media NED consente a tutti gli utenti, SAP e non, la navigazione fra i documenti aziendali, consultando in un attimo tutti quelli fra loro correlati. Si può davvero lavorare in modo nuovo, evitando il proliferare della carta sulle scrivanie ed aumentando di molto l efficienza dei processi. segue da pag. 1 certificati da SAP ArchiveLink. Il primo è l archiviazione degli incoming document: i documenti cartacei provenienti dall esterno, come fatture fornitori, bolle di consegna, ordini clienti, sono digitalizzati allo scanner interattivamente (e archiviati automaticamente al momento della registrazione nel sistema SAP dei dati contenuti) oppure a lotti, con una specifica funzione di Top Media NED che legge l etichetta barcode apposta e consente l archiviazione in modo completamente automatico. In presenza di SAP Business Workflow, la ricerca e l archiviazione degli incoming document è automatica e integrata con il workflow realizzato. Il secondo scenario standard è quello degli outgoing document, prodotti già in formato digitale (normalmente Pdf) all interno delle applicazioni SAP, come ordini fornitori, bolle di consegna, fatture clienti, ecc. Catturati direttamente all origine, vengono archiviati nel sistema documentale assieme alle informazioni per poterli poi ricercare. Il terzo scenario prevede l archiviazione automatica in formato digitale in Top Media NED delle print list, (tabulati fiscali o statistici) la cui ricerca potrà essere effettuata anche in tempi successivi alla loro generazione senza doverli più rielaborare e conservare sotto forma cartacea. Se sono archivati in Top Media NED anche i relativi documenti, la loro ricerca potrà avvenire direttamente dalle pagine a video dei tabulati sfruttando appositi hyperlink generati automaticamente. In più la navigazione fra documenti correlati Fin qui l integrazione tradizionale, quella standard prevista da SAP ArchiveLink per i documenti gestiti o prodotti da SAP. Ma con Top Media NED Suite per SAP si può ottenere molto di più: cioè la Navigazione Elettronica dei Documenti e la loro Conservazione Sostitutiva a norma di legge, caratteristiche che un sistema SAP non possiede. La soluzione Top Consult gestisce infatti anche documenti non generati da SAP e fa interagire col sistema anche utenti non SAP. Nell odierna composita realtà aziendale gli utenti possono usare non solo il gestionale SAP ma anche sistemi gestionali diversi, oltre ovviamente ai sistemi Office, quelli di posta elettronica e fax. Sfruttando le capacità di connessione integrata di Top Media NED, è possibile archiviare un documento direttamente da Word, Excel o Powerpoint, oppure archiviare e spedire da Outlook o Lotus Notes un messaggio o i suoi allegati. La Suite per SAP provvede a pinzare elettronicamente i documenti con gli altri ad esso collegati, ad unire cioè i documenti generati o gestiti da SAP con quelli prodotti da altri software. Top Media NED integrato con SAP mette in conservazione sostitutiva i documenti fiscalmente rilevanti e le scrittura contabili gestiti da SAP e in più quelli esterni a SAP ma a loro correlati, come documenti provenienti da altri gestionali, da Office, , fax, cioé l intera pratica. Aggiunta anche la conservazione sostitutiva Si aggiunge inoltre a SAP la conservazione sostitutiva a norma di legge, che consente di eliminare gli archivi cartacei e sta oltretutto diventando un obbligo, assieme alla fatturazione elettronica, per chi lavora con la PA. Con il proprio modulo software Lex, corredato da specifici e collaudati servizi di consulenza legale e organizzativa, Top Media NED integrato con SAP mette in conservazione i documenti fiscali e le scritture contabili gestiti da SAP, oltre a quelli esterni a SAP a loro correlati, cioè l intera pratica. Il tutto senza alcuna programmazione ad hoc per l estrazione dei dati dal data base di SAP. Ottimizzati gli investimenti SAP I risultati dell integrazione sono quindi la possibilità di usare funzioni di archiviazione, ricerca e gestione documenti altrimenti non previste dalle applicazioni SAP, l aumento dell efficienza delle persone e delle applicazioni di business, l eliminazione dei processi manuali, la veloce adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali a norma di legge (con la distruzione degli archivi cartacei), l uso della spedizione massiva ed automatica dei documenti prodotti da SAP. E, in ultima analisi, l ottimizzazione dell investimento effettuato con SAP. 2

3 Tecnologia e scenari applicativi Alla base delle soluzioni Top Consult per l integrazione con il mondo SAP c è Connect per SAP, che connette direttamente il software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti con gli ambienti gestionali SAP. Il connettore, sviluppato nel Laboratorio Sviluppo Software di Torino, si articola su tre componenti: Http Content Server (dedicato al colloquio Web con l interfaccia SAP ArchiveLink, vedi figura); SAP Barcode (per l archiviazione automatica via Barcode dei documenti in entrata) e SAP Aligner (che consente la ricerca dei documenti non solo da SAP ma anche dai client Top Media NED e l uso del modulo Lex per la conservazione sostitutiva dei documenti gestiti da SAP). Il connettore lavora in ottica Web Service, il cui motore è stato potenziato assieme a Web Il connettore integrato alla base della soluzione Connect per SAP SDK, il Software Development Kit che è il cuore dell alta interoperabilità di Top Media NED. Con Connect per SAP si possono realizzare diversi scenari applicativi. Innanzitutto l archiviazione degli incoming document (i documenti in ingresso in azienda, tipicamente cartacei e quindi da sottoporre a scansione), che avviene utilizzando SAP Business Workflow, il Barcode o manualmente. Ci sono poi l archiviazione degli outgoing document (i documenti in uscita dall azienda, generati dal sistema SAP durante i processi di business, tipicamente in Pdf) e l archiviazione delle print list (cioè dei report generati dai programmi di reportistica SAP, documenti tipicamente nel formato Alf di SAP). Integrare due infrastrutture complementari Connect per SAP di Top Consult realizza in sostanza l integrazione diretta fra due infrastrutture chiave dell azienda, da un lato l Erp e dall altro la Gestione Documentale, fra loro complementari, dando così vita ad un sistema informativo veramente completo, capace di sfruttare tutte le informazioni disponibili, sia strutturate che non strutturate. Fra l altro, proprio Erp e Gestione Documentale sono sempre al vertice nelle intenzioni di investimento dei CIO italiani. Lo conferma anche Assintel Report 2009 sul mercato del software e servizi, che ha intervistato 500 responsabili IT di enti ed imprese di ogni dimensione e settore d industria. Connect per SAP: ricerca e visualizzazione di una fattura dall ambiente SAP (sopra); a sinistra, ricerca e visualizzazione della stessa fattura da Top Media NED Conservazione e spedizione documenti: plus decisivi Il sistema SAP, integrato con la piattaforma documentale Top Media NED, può utilizzarne le capacità avanzate raccordandosi direttamente, fra l altro, con la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. Attraverso il suo modulo specializzato Lex, Top Media NED mette in conservazione a norma di legge i documenti dell intera pratica, cioè quelli fiscalmente rilevanti e le scritture contabili gestiti da SAP e in più quelli esterni a SAP ma a loro collegati (come ad esempio documenti provenienti da altri sistemi gestionali, Office, , fax). Le soluzioni Lex, che hanno fatto la storia della conservazione sostitutiva in Italia, con un impegno Top Consult che risale agli albori della legislazione digitale nel 94, sono semplici e pacchettizzate; realizzano archivi sostitutivi a norma in sole tre settimane e sono già operative presso oltre 180 clienti su ogni tipologia di documenti. Sono corredate da servizi consulenziali legali e organizzativi a supporto del responsabile aziendale della conservazione: fra questi, il corso preliminare sulla normativa tenuto da un legale presso il cliente, il Manuale certificato delle procedure adottate, il mantenimento a norma nel tempo degli archivi sostitutivi realizzati mediante audit periodici, risposte a quesiti e allerta sulle novità normative. Le soluzioni Lex sono offerte sia inhouse sia in outsourcing, cioè in modalità SaaS (Software as a Service). Per il sistema SAP un altro plus dell integrazione con Top Media NED è la possibilità di sfruttare le soluzioni di Distribuzione Massiva dei Documenti prodotti da SAP (come ad esempio fatture clienti o ordini di acquisto fornitori), con tutti i vantaggi associati di velocità, ottimizzazione e risparmi. Il modulo QSender esegue in modo automatico l invio massivo via o fax di documenti archiviati nel sistema documentale, compresi file firmati digitalmente: preleva ed abbina documenti e indirizzi, spedisce con unica più documenti allo stesso destinatario, comprime gli allegati, allega link anziché documenti, dà il feedback di avvenuta ricezione. Il modulo QPostel spedisce invece automaticamente per file XML al servizio Postel i documenti da recapitare per posta ordinaria e consente la verifica online dello stato dell invio. Attraverso l integrazione con soluzioni di partner specializzati c è anche una terza possibilità: il modulo QPaper per la stampa dei documenti e loro successivo recapito fisico tramite i partner stessi. 3

4 Per le specifiche transazioni SAP Cattura OCR dei dati Fra le nuove soluzioni sviluppate da Top Consult c è anche OCR Data Capture, che ottimizza il data entry dei documenti cartacei in particolare nella gestione aziendale del ciclo passivo. Questa nuova soluzione, basata sull integrazione del sistema documentale Top Media NED con le avanzate tecnologie data capture di Kofax (leader mondiale del settore), estrae le informazioni dai documenti in formato cartaceo, come lettere, fax, ) e le rende disponibili ai sistemi gestionali dell impresa, ad esempio per acquisire automaticamente i dati presenti sulle fatture fornitori, alimentare la prima nota in contabilità ed archiviare elettronicamente le fatture stesse. Il data entry (che impegna oggi in amministrazione numerose persone) non è più un costoso collo di bottiglia ma diventa così un processo di acquisizione rapido e privo di errori, spesso completamente automatico, che porta all utente considerevoli vantaggi economici e di processo. La soluzione già dal primo anno porta risparmi largamente superiori all investimento necessario: si può infatti calcolare un risparmio del 50 per cento nella sola fase di data entry: data entry di magazzino per le bolle di consegna, di prima nota in contabilità per le fatture fornitore e di ordini cliente nel ciclo attivo. Inoltre, sfruttando le capacità avanzate del sistema Top Media NED, una volta archiviate elettronicamente, le fatture vengono convogliate nei processi documentali e gestionali dell impresa, fino alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. E così ai risparmi della fase data entry si sommano quelli delle fasi di normalizzazione delle fatture, di flusso approvativo automatico e di conservazione sostitutiva. Il connettore OCR Data Capture per SAP/R3 Fra i vari moduli di Kofax integrati nella soluzione c è anche quello per il rilascio diretto dei dati al sistema gestionale SAP. E un modulo certificato da SAP, si tratta di un generatore che non richiede programmazione e che consente di abbinare i dati letti via OCR con i relativi campi richiesti dalle specifiche transazioni SAP. Il modulo di connessione è già predisposto per tutti i tipi di queste transazioni, come ad esempio FB60, FV60, MIRO, MIR7, ecc. Di volta in volta, in funzione delle necessità, lo specialista applicativo Top Consult configurerà semplicemente il modulo già pronto (senza fare alcuna programmazione ad hoc) effettuando l abbinamento fra dati OCR e dati richiesti dalle transazioni SAP. Con questa integrazione, che collega fra loro sistema documentale, funzionalità Kofax e sistema Il connettore OCR Data Capture per SAP abbina (a destra, in alto) i dati letti via OCR con i campi richiesti dalle transazioni SAP (come FB60, FV60, MIRO, MIR7); sulla schermata di dettaglio l utente conferma i dati della fattura o li integra con altre informazioni. gestionale SAP, gli utenti SAP non devono in sostanza fare il data entry, ma si trovano il lavoro già fatto in modo facile, veloce e sicuro. Si velocizzano così ulteriormente l acquisizione dei dati delle fatture e il caricamento automatico nel gestionale, riducendo al minimo la possibilità di errori. L integrazione è nel DNA di Top Consult Nata nel 1987 a Torino, Top Consult si è da subito dedicata alla gestione elettronica dei documenti, mettendo a punto un software specifico (Top Media) semplice e flessibile per le esigenze delle imprese italiane. Con una crescita costante è diventata un leader del mercato documentale, pioniere e protagonista in particolare della conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti. Top Consult ha una presenza commerciale e tecnica in Italia e all estero, è affiancata da un ampia rete di partner sul territorio, e conta cinquecento clienti di ogni dimensione fra aziende ed enti pubblici. La filosofia che ha guidato lo sviluppo della società è sempre stata l integrazione fra dati e documenti, fra database e archivi documentali, per rendere più completo il sistema informativo aziendale e consentire a impiegati e manager di usare non solo i dati gestionali, ma anche le informazioni presenti nei documenti non strutturati, all interno dei processi lavorativi rendendoli così più snelli e produttivi. L ultimo nato di una linea di prodotti che da sempre operano all insegna dell Application Integration è l avanzato software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, creato per i Web Service e il nuovo mondo SOA (Service Oriented Architecture). Altamente interoperabile, si integra direttamente con i vari sistemi gestionali ed ERP (da SAP a Microsoft Dynamics, dal mondo IBM a quello Oracle), con gli strumenti office, l e i portali, adattandosi a qualsiasi ambiente applicativo aziendale. Messo a punto nel Laboratorio Sviluppo Software di Torino, Top Media NED è una vera e propria piattaforma documentale, completa, motore di tutte le soluzioni applicative realizzate. Il sistema Top Media NED è offerto in due diverse versioni: Top Media NED Enterprise si rivolge alle medie e grandi organizzazioni che vogliono realizzare soluzioni aziendali complete e articolate di Enterprise Content Management, integrate con il sistema informativo e gli applicativi gestionali. Top Media NED Business è la versione pacchettizzata del sistema, studiata per le piccole e medie organizzazioni che vogliono realizzare velocemente, a costi contenuti, soluzioni di gestione dei documenti in ingresso e in uscita e la loro conservazione sostitutiva a norma di legge. 4

5 Casi applicativi concreti L integrazione con SAP è già al lavoro Sono decine le imprese italiane e anche straniere di ogni dimensione in cui è stata installata l integrazione diretta Top Media NED SAP R/3 per lavorare in scenari applicativi diversi. Fra queste, possiamo citare L Orèal e Luxottica, Ariston Thermo Group e Lavazza, ENI European Coordination Center e Firema, Kuvera-Carpisa e Datacol, Total e TagHeuer, Prada e Diasorin. Di seguito riportiamo una sintetica presentazione di alcuni di questi casi applicativi. L Orèal Milioni di pagine corrono su Connect per SAP Multinazionale francese della bellezza e del benessere con 100 anni di attività, L Orèal ha una forte presenza in Italia: duemila dipendenti, un giro d affari vicino al miliardo di euro, 4 società operative, poli direzionali a Torino e Milano, una struttura produttiva a Settimo Torinese, 3 centri logistici in Lombardia. L Orèal Italia gestisce per il suo business un enorme volume di documenti in ingresso e in uscita (un milione e duecentomila all anno solo per il ciclo attivo) e quindi cruciale è la possibilità di integrare fra loro sistema documentale e gestionale SAP: cliente Top Consult fin dal 97, è stata la prima azienda a sperimentare il nuovo Connect per SAP. In primo piano la gestione del ciclo attivo (data l attività di vendita ad ampio raggio che tocca catene di distribuzione, farmacie, profumerie, acconciatori): fatture clienti, bolle, solleciti, note di addebito e credito prodotte da SAP sono subito catturate ed archiviate in Top Media NED, immediatamente disponibili per gli utenti SAP e non SAP autorizzati. In sostanza mediante Connect per SAP si sincronizza la creazione dei documenti con la loro immediata disponibilità per gli utenti, non si producono più copie interne, gli utenti SAP e quelli Top Media sanno sempre dove ricercare un documento e averlo a disposizione con un click. I documenti attivi archiviati nel sistema documentale sono poi mandati in conservazione sostitutiva a norma di legge. Se si pensa che le fatture devono essere conservate per 10 anni, con la conservazione sostitutiva L Orèal può eliminare solo per le fatture clienti circa 15 milioni di pagine cartacee, sostituendole con una manciata di Cd. Ma la conservazione sostitutiva tocca anche il libro giornale, i registri Iva (da fogli annui ciascuno), cespiti, inventari e le schede magazzino tutti documenti che nascono da SAP. Il libro giornale, ad esempio (oltre 100 volumi di 500 fogli per una sola annualità), che prima occupava una serie di locali predisposti ad hoc, ora ci sta su Dvd. In via di realizzazione anche l archiviazione sostitutiva delle fatture fornitori, mentre nel settore Risorse Umane è già attiva la conservazione del Libro Unico del Lavoro e degli altri documenti del Personale. Per i documenti di tipo amministrativo, sia outgoing che incoming, la conservazione sostitutiva viene gestita direttamente da Top Consult sia in loco che in remoto sul sistema Top Media NED del cliente: viene gestito il processo, si fanno controlli preventivi e si forniscono i Cd e Dvd a norma; con il servizio ManLex, inoltre, gli archivi sostitutivi realizzati sono mantenuti a norma nel tempo, attraverso ad esempio degli audit periodici. Mediante il sistema documentale, che conta un centinaio di utenti soprattutto amministrativi, L Orèal realizza enormi risparmi di carta e di spazi di archivio, ma soprattutto raggiunge una maggiore efficienza operativa, semplificando e sveltendo i processi amministrativi e il lavoro delle persone. Datacol L attivo, il passivo e il portale integrato Dinamismo e forte espansione internazionale (con filiali in Francia e Spagna) caratterizzano Datacol, l azienda veronese leader nella commercializzazione e vendita diretta di prodotti di fissaggio ed utensileria per i settori dell autotrazione e dell artigianato, con un fatturato di circa 70 milioni destinato a raddoppiare in poco tempo. A supporto delle nuove strategie di business, nel 2008 è entrata in Datacol a pieno regime la nuova infrastruttura gestionale SAP che ha rimpiazzato il precedente As/400 e riorganizzato i processi aziendali. Assieme a SAP è al lavoro anche Connect per SAP di Top Consult, che consente al nuovo sistema gestionale di operare con maggiore efficienza integrandosi in modo diretto con le applicazioni documentali presenti in azienda e gestite da Top Media NED. In primo luogo l automazione del ciclo attivo (cuore dell attività Datacol con oltre ordini al giorno): oltre fatture clienti e relativi DDT per un totale di un milione di pagine l anno, che vengono conservate in modo sostitutivo. Fra queste anche le fatture dirette a San Marino, che rientrano con il timbro della locale dogana. Viene inoltre impiegato il modulo QSender per la spedizione automatica e massiva via o fax di parte delle fatture emesse da SAP in formato elettronico. In fase di completamento anche l automazione integrata del ciclo passivo, dove sono ricevute circa fatture fornitore l anno, ciascuna di più pagine, in gran parte cartacee. Vengono acquisiti ed archiviati ordini e acquisti, documenti della logistica, fatture e ddt (gli ultimi due mediante modulo Barcode); i documenti passivi fiscalmente rilevanti sono mandati in conservazione sostitutiva. Una procedura automatica di workflow controlla inoltre il ciclo di autorizzazione al pagamento. Sul portale aziendale, pure integrato con Top Media NED, agenti e venditori continuano a consultare via Web i documenti necessari al loro lavoro (ordini, fatture, ddt, ecc.) navigando online fra quelli correlati. segue a pag. 6 5

6 segue da pag. 5 Casi applicativi concreti L integrazione con SAP è già al lavoro Lavazza Do you speak espresso? Fra miscele e innovazione IT Lavazza, il marchio che porta nel mondo la cultura dell espresso italiano, è un colosso da oltre 1,2 milioni di fatturato, con addetti, 4 stabilimenti in Italia e presenza in 80 paesi. In un anno sono consumate nel mondo 14 miliardi di tazzine di caffè Lavazza. Primo cliente ad installare all inizio del 94 il software Top Media, oggi Lavazza conta su Top Media NED per gestire la valanga di documenti del ciclo passivo, in collegamento diretto con il gestionale SAP via Connect per SAP, oltre alle cartelle elettroniche del Personale e ai grandi contratti d acquisto (con tutti i documenti correlati), per un totale di 200 utenti. Il ciclo passivo della capogruppo coinvolge nelle diverse sedi aziendali migliaia di fornitori italiani e stranieri, grandi e piccoli, per un totale annuo di documenti di più pagine ciascuno tra fatture, bolle, note di addebito e credito; i documenti passivi (la maggior parte provenienti in forma cartacea, altri con flussi digitali) vengono acquisiti mediante Barcode o altri metodi, archiviati nel sistema documentale e resi disponibili agli utenti SAP e non SAP. Vengono ripescati e consultati in pochi secondi dagli impiegati amministrativi, dai servizi generali, dalla logistica e da chiunque faccia un ordine di acquisto registrato da SAP, che possono così navigare fra tutti i documenti correlati; anche le aree commerciali accedono ai documenti via Web. Ne derivano grandi risparmi di tempo per tutti, non è più necessario aspettare per giorni i documenti fisici dall archivio centrale, questi non si perdono e sono sempre tracciabili, si elimina la carta e i processi amministrativi del ciclo passivo sono più snelli ed efficienti. Inoltre, tramite workflow, viene accelerata l autorizzazione al pagamento delle fatture, anche nelle sedi periferiche, aumentando fra l altro la soddisfazione dei fornitori. La gestione documentale interessa, oltre la capogruppo, anche le principali consociate: Lavazza France a Parigi, Lavazza Coffee UK a Londra e Lavazza Germania a Francoforte. Qui sono installati altri sistemi Top Media NED per la gestione autonoma della contabilità locale, sempre in integrazione con il sistema SAP centralizzato, nei cicli attivo e passivo. Ora Lavazza sta pensando agli sviluppi futuri, per estendere in particolare la gestione elettronica dei documenti anche al ciclo attivo. Kuvera-Carpisa Le borse e la moda, l ERP e i documenti Fenomeno commerciale da oltre 100 milioni di fatturato, Kuvera Spa (proprietaria del marchio Carpisa) è cresciuta in pochi anni fino all attuale rete di 500 punti vendita in Italia e all estero, con una presenza internazionale che spazia dall Europa all America, dal Medio Oriente al Giappone. La rapida espansione del business ha portato con sé l aumento esponenziale dei documenti da trattare: di qui la decisione di integrare il 6 sistema SAP con la gestione elettronica documentale Top Media NED Suite per SAP. Già al lavoro, la soluzione integrata sta affrontando la gestione dei cicli attivo e passivo. Nel primo vengono archiviate e trattate circa pagine annue di fatture di vendita (Italia, estero, proforma) e dei loro allegati, di note di credito e addebito; nel ciclo passivo invece il flusso documentale comprende le fatture fornitori cartacee e loro allegati (da gestire con Barcode), le lettere di credito e addebito, per un totale di circa documenti l anno. Gli utenti coinvolti nei processi documentali sono dislocati in contabilità clienti e fornitori, negli acquisti e nel magazzino. Gli utenti SAP possono ricercare e visualizzare i documenti associati ai dati direttamente dal loro ambiente di lavoro SAP, gli altri utenti non SAP sono in grado di effettuare ricerca e consultazione attraverso il modulo Top Media NED User o UserWeb; si pensa di estendere la consultazione anche alle filiali commerciali decentrate. La semplicità della ricerca, dovuta alla capacità di navigazione fra i documenti correlati, permette un notevole risparmio di tempo e la distribuzione avviene in forma elettronica evitando fotocopiature del documento cartaceo. E già attiva anche la conservazione sostitutiva delle fatture clienti ed è prevista quella dei libri fiscali (libro giornale e registri Iva, generati da SAP come print list o tabulati contabili in formato Alf e archiviati in Pdf in Top Media NED). SAP e SAP ArchiveLink sono marchi registrati o marchi di SAP AG in Germania e in altri paesi. Soluzioni di gestione elettronica dei flussi di documenti - Conservazione sostitutiva a norma di legge - Fatturazione elettronica - Spedizione massiva documenti - OCR Data Capture TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it