CALENDARS & FLEET MANAGEMENT

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1 CALENDARS & FLEET MANAGEMENT Manuale Utente e Guida Rapida KC Versione 6.0 FORTcrs S.A. 1/25/2013

2 Contenuti 1. INSERIMENTO NUOVE CORSE... 3 Codifica Porti:... 7 Come verificare gli inserimenti:... 7 Troubleshooting MODIFICA LIBERA ORARO DI PARTENZA/ARRIVO MODIFICA ALLOTMENT PASSEGGERI (Modifica disponibilita sistemazioni passeggeri) MODIFICA ALLOTMENT VEICOLI (Modifica disponibilita metri lineari Garage) Descrizione Allotment Veicoli per Nave: MODIFICA ALLOTMENT VEICOLI - ITINERARIO COMPLETO MODIFICA ALLOTMENT VEICOLI SINGOLA TRATTA Sales & Fleet Management 2

3 1. INSERIMENTO NUOVE CORSE CALENDARS Creation Single Journey Note Importanti: Non inserire corse simultaneamente da piu utenze Non effettuare modifiche alle corse simultamenamente all inserimento delle stesse Non modificare tariffe simultaneamente all inserimento delle corse Non modificare tasse, sconti ecc simultaneamente all inserimento delle corse 1. Vessel Seleziona la nave (gruppo nave). Quando inserisci aliscafi crea i viaggi sempre selezionando la nave ALISCAFO GENERICO e solo sucessivamente assegna la nave reale da Calendars o Touch (anche nel caso di sdoppiamento delle corse se operi da Calendars mentre se operi da Sales per il trasferimento passeggeri puoi assegnare direttamente la nave finale) 2. Itinerary Seleziona l itinerario completo (se non lo trovi nella lista contatta la Compagnia). Se esiste la possibilita che la nave faccia scali aggiuntivi inserisci direttamente la corsa completa e chiudi temporaneamente I porti di scalo che sono ancora non confermati. Figura 1.1 Creation of Plans Single Journey 1 3. Structure Seleziona la struttura allotment della nave. Esempio: la nave PALLADIO ha due tipologie di struttura allotment: una con tutte le cabine aperte al booking ed una dove il ponte 6 e chiuso al boolking. Gli aliscafi hanno una struttura unica. Sales & Fleet Management 3

4 4. Price List Seleziona il listino prezzi. Nel caso di aliscafi seleziona ALISCAFI ORD LISTINO e nel caso di Navi selezioni NAVI ORDINARIO LISTINO. I listini RESIDENTI sono solo virtuali e non devono essere utilizzati. 5. Discount Exceptions Seleziona il gruppo di sconti attivi sulla specifica corsa/gruppo di corse. Per Siremar seleziona ALL ACTIVE 6. For Reserve Seleziona se vuoi creare il viaggio direttamente aperto al booking (Open) oppure chiuso al booking (Closed). E buona abitudine crearli chiusi per sicurezza ed aprirli solo dopo un cotrollo in View (visualizza viaggi). Open crea I viaggi aperti solo quando hai urgenza di inserire una nuova corsa (completamente nuova non per gli sdoppiamenti/trasferimenti passeggeri). Le agenzie portuali devono sempre creare viaggi aggiuntivi Open. In caso di errori devono contattare la sede centrale della Compagnia. Closed crea I viaggi chiusi nel caso di sdoppiamento corse con trasferimento passeggeri e quando crei piu corse simultaneamente per svariate settimane consecutive. 7. Default Open Class Categoria di sistemazione per I biglietti a data aperta. Seleziona DECK/PONTE. 8. With conflict check -. Se il box e checked il sistema controlla automaticamente se la nave e attiva su altri viaggi in quell orario. Quando inserisci ALISCAFI GENERICI devi sempre disattivare il check (trattandosi sempre della stessa nave virtule I viaggi saranno sempre in conflitto) NOTA: questa opzione e modificabile solo se in Calendars Parameters the Checking of Journey Collisions la funzione e abilitata. Figura 1.2 Creation of Plans Single Journey 2 Sales & Fleet Management 4

5 9. Date Period seleziona la singola data o il periodo in cui desideri insrire le corse (click con tasto sinistro del mouse sulla prima data + click con il tasto destro del mouse sull ultima data) 10. Departure Time inserisci l orario di partenza dal primo porto 11. Creation Kind puoi creare I piani: With Day Step giornalieri (la corsa viene effettuata ogni giorno nel periodo prescelto) With Weeks Step specifica I giorni della settimana in cui vengono effettuate le corse (vedi esempio immagine tutti I giorni a parte la domenica = solo giorni feriali). Figura 1.3 Single Journey 2 Creation Kind with week step 12. View / Change Time se necessario puoi modificare le durate delle tratte e delle fermate ai porti di scalo intermedi. Premi Edit, modifica la durata in minuti e premi Confirm. Figura 1.4 Single Journey 2 View / Change Time Dopo la modifica il bottone apparira bordato in rosso (normalmente e verde). Sales & Fleet Management 5

6 13. Insert Premendo Insert (inserisci) apparira una nuova finestra con I dettagli dell itinerario. Controlla I dati e se sono corretti premi Creation. Se vuoi modificare qualcosa premi cancel e ritornerai alla schermata precedente. Nota: anche se hai cambiato l orario dopo aver premuto cancel l orario ritorna a quello di default. Figura 1.5 Single Journey 2 Visualizzazione dettagliata dei viaggi in fase di inserimento 14. Dopo aver premuto Creation minimizza la finestra del programma per velocizzare il processo. 15. Se il piano e stato creato con successo apparira la scritta The journey creation was successful. Premi Ενταξει (appare in greco solo quando lavori da remoto a causa delle impostazioni del server) e continua con un nuovo inserimento o premi Exit per uscire. Sales & Fleet Management 6

7 Codifica Porti: ALI Alicudi LIP Lipari PEM Porto Empedocle FAV Favignana MMO Marettimo RIN Rinella FPO Filicudi MLZ Milazzo SLA Salina GOS Ginostra NAP Napoli STR Stromboli LMP Lampedusa PMO Palermo TPS Trapani LEV Levanzo PAN Panarea UST Ustica LIU Linosa PNL Pantelleria VUL Vulcano Come verificare gli inserimenti: Nave (Vessel), Itinerario (Itinerary), Orario di partenza (Departure Time) in Calendars View Journeys Info Tutti gli orari di parteza e arrivo anche ai porti intermedi in Display General Time Table oppure in Calendars Changes Trip Timetable Changes (uno per uno) oppure nel programma Sales Listino prezzi (Price List) in Calendars View Journeys Info Default Open Class in Calendars View Journeys Info Discount Exceptions in Calendar Changes On Discount Exceptions - Massive by Vessel oppure Massive by Trip Seleziona il periodo e All Vessels/Itineraries e premi Show Exceptions. Vessel Structure - in Calendars View Journeys Info Troubleshooting The programma si blocca Se il programma si blocca o manca la connessione durante l inserimento e possibile che I viaggi non siano stati inseriti. Vai in Calendars View Journeys Info e verifica lo stato del viaggio su cui stavi lavorando. Messaggio: Problem Conduct with FORTHcrs Esci completamente da Calendars, rientra e prova ad inserire l itinerario nuovamente. Se il problema persiste chiama la FORTHcrs. Non riesci a trovare l itinerario che hai inserito Forse c e stato un problema durante l inserimento (vedi esempi nei punti precedenti) oppure hai inserito l itinerario sulla nave/data sbagliata (esempio 2014 invece di 2013 o marzo invece di aprile) Lo specifico itinerario che devi inserire non e selezionabile nel menu select itinerary devi andare in Vendor seguendo la procedura nel relativo manuale al capitolo Insert a new Itinerary. Se dopo l inserimento ti accorgi che hai fatto un errore: Orario di partenza/arrivo errato Vai in Calendars Changes Trip time table changes e modifica l orario. Nota che puoi modificarlo solo richiamando I viaggi uno ad uno. Stagionalita Listino tariffario errata vai in Fare PriceLists Periods per Itinerary e modifica la stagionalita. Funzione permessa solo alla direzione della Compagnia Discount Exceptions errato vai a Calendars Changes On discount Exception e modifica. Funzione permessa solo alla direzione della Compagnia Itinerario (rotta) errato Se manca un porto o c e un porto in eccesso puoi aggiungerlo/rimuoverlo da Calendars Transform Add or Remove Ports to an Itinerary. Funzione permessa solo alla direzione della Compagnia Sales & Fleet Management 7

8 2. MODIFICA LIBERA ORARO DI PARTENZA/ARRIVO CALENDARS Changes Trip Timetable Changes 1. Seleziona l itinerario (Itinerary), la nave (Vessel) e la data o periodo (Trip Date) e premi Search. 2. Appariranno tutti I viaggi disponibili per la selezione effettuata. Seleziona il viaggio specifico e premi sul bottone con la torcia. Figura 5.1 Modifica libera orario/data 3. Cliccando nel rispettivo riquadro modifica la data o il singolo orario di partenza (nota: gli altri orari di arrivo e partenza non verranno aggiornati). Nell esempio un posticipo di 10 minuti della partenza da Vulcano Porto e dell arrivo a Milazzo mantenendo tutti I rimanenti orari invariati. 4. Premi il bottone Check per verificare la consistenza dai dati inseriti (che la nave non sia impegnata in un nuovo itinerario nell orario/data inseriti). 5. Premi Save per confermare. Sales & Fleet Management 8

9 3. MODIFICA ALLOTMENT PASSEGGERI (Modifica disponibilita sistemazioni passeggeri) CALENDARS Changes On Passenger Allotment Note Importanti: La manipolazione degli allotement viene utilizzata in svariati casi e permette la gestione delle complesse problematiche legate alla disponibilita visualizzabile dalle singole agenize/utenti per itinerario/tratta/nave. Si tratta di una delle principali funzioni del programma SALES ma l utilizzo di tutte le funzionalita e subordinato ad una completa conoscenza e buona padronanza nelle variazioni dei settaggi di allotment modeling (programma VENDOR). Per Siremar, attualmente (a titolo introduttivo) la funzione di modifica allotment puo essere utilizzata nei seguenti casi: a) Per decrementare/incrementare la disponibilita visualizzata/prenotabile dalle biglietterie e dal booking (call centre e web) sia per le cabine che per I posti ponte b) Per incrementare la disponibilita visualizzata/prenotabile dalle biglietterie e dal booking (call centre e web) nel caso siano stati precedentemente creati posti aggiuntivi nell allotment CLOSED (CL) utilizzando la funzione Add Seat (vedi capitolo precendente) c) SOLO PREVIA AUTORIZZAZIONE DELLA DIREZIONE - Per incrementare la disponibilita nel caso di trasferimenti di tratte ALISCFO con occupazione superiore a 150 passeggeri (Esempio: sdoppiamento della corsa PALERMO-USTICA se si crea un nuovo viaggio con nave specifica e sulla tratta da trasferire I passeggeri sono piu di 150) 1. Seleziona la nave (Vessel), la data (per agenti portuali solo oggi) e l itinerario (Itinerary), e la data o periodo (Trip Date) e premi Search. Figura 6.1 Esempio pratico di incremento disponibilita tramite la manipolazione di allotment Sales & Fleet Management 9

10 2. Nel menu with Allotment seleziona l allotment da variare (SA se desideri decrementare Ie sistemazioni disponibili prenotabili/visualizzate dal booking, CL se desideri incrementarle). 3. Clicca nel check-box for Class e seleziona DECK (ponte) o la categoria cabina desiderata 4. Clicca il check box Quantity e inserisci il numero di ponti/poltrone/cabine che desideri disabilitare al booking. Clicca il check-box percentage se desideri definire una quantita percentuale rispetto alla disponibilita totale della singola sistemazione. 5. Nel caso di cabine se desideri abilitare/disabilitare delle cabine/poltrn specifiche clicca il check box For Numbers e inserisci I numeri di cabina/e (In questo caso devi ometter la selezione Quantity) 6. Nel menu new Allotment seleziona il nuovo Allotment a cui assegnare I posti (CL se desideri decrementare le sistemazioni prenotabili, SA se desideri incrementarle). Clicca il check-box and Occupied se vuoi modificare anche l assegnazione dei posti gia prenotati (solo in caso di overbooking per evitare che I biglietti/prenotazioni annullate ritornino in vendita). 7. Conferma premendo il bottone Update. Sales & Fleet Management 10

11 4. MODIFICA ALLOTMENT VEICOLI (Modifica disponibilita metri lineari Garage) CALENDARS Changes On Vehicle Allotment Note Importanti: La manipolazione degli allotement Veicoli permette la gestione delle complesse problematiche legate alla disponibilita garage visualizzabile/prenotabile dalle singole agenize/utenti per itinerario/tratta/nave. Gli allotment stadard assegnati (vedi tabella Allotment veicoli per nave ) al momento della creazione del viaggio possono essere modificati solo dalla direzione. Il garage e diviso in Units (Unita ) 1 Unit = 1 metro. Per Siremar, attualmente (a titolo introduttivo) la funzione di modifica allotment puo essere utilizzata nei seguenti casi: a) Per decrementare/incrementare la disponibilita visualizzata/prenotabile nel programma di touch screen presso le biglietterie di scalo e dal booking (call centre e web). b) Per spostare metri lineari da spazio garage veicoli commerciali a spazio garage veicoli privati Attenzione! a) Prima di spostare gli allotment garage verifica la struttura base, la disponibilita reale e la tipologia di veicoli permessi. Ogni nave ha strutture diverse e possono variare in base alla stagionalita b) I metri lineari dell allotment OVERBOOKING NON SONO REALI e possono essere utilizzati unicamente dai porti di scalo il giorno della partenza. c) Non spostare allotment dedicati ai veicoli commerciali in vendita generale senza previa autorizzazione della direzione e del porto di scalo (potrebbero avere prenotazioni non ancora inserirte) d) Se l itinerario e composto da porti di scalo multipli utilizza la funzione On part of a Trip e sposta ESATTAMENTE i metri reali disponibili (o gli altri porti sarano in grado di prenotare) e) Gli itinerari vengono selezionati in base alla data/orario di partenza dal primo porto di scalo. Se desideri manipolare gli allotment solo su parte dell itinerario fai attenzione per evitare errori (specialmente quando si tratta di corse notturne)> Descrizione Allotment Veicoli per Nave: PALLADIO / LAURANA MAIN DECK 3 (PONTE PRINCIPALE 3): Commerciali, Veicoli Eccezionali, Bus, Camper/Roulotte, Auto, Tre Ruote, Moto SA Aperto al booking solo per agenti di scalo e direzionali (420 metri lineari) OV Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (200 metri lineari) CAR DECK 4: solo Auto e Moto O3 Chiuso al booking C3 Chiuso al booking STIVA 1: solo Auto e Moto S1 Aperto al booking a tutti (110 metri lineari) O1 Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (190 metri lineari) STIVA 2: solo Auto e Moto S2 Aperto al booking a tutti (150 metri lineari) O2 Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (150 metri lineari) PAOLO VERONESE Sales & Fleet Management 11

12 MAIN DECK (PONTE PRINCIPALE): Commerciali, Veicoli Eccezionali, Bus, Camper/Roulotte, Auto, Tre Ruote, Moto GT Aperto al booking solo per agenti di scalo e direzionali (140 metri lineari) SA Aperto al booking a tutti (114) OV Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (246 metri lineari) MOVABLE RAMP (RAMPA SEMOVIBILE): solo Auto CL Chiuso al booking a tutti (120 metri lineari) PIETRO NOVELLI MAIN DECK (PONTE PRINCIPALE): Commerciali, Veicoli Eccezionali, Bus, Camper/Roulotte, Auto, Tre Ruote, Moto GT Aperto al booking solo per agenti di scalo e direzionali (140 metri lineari) SA Aperto al booking a tutti (114) OV Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (246 metri lineari) MOVABLE RAMP (RAMPA SEMOVIBILE): solo Auto CL Chiuso al booking a tutti (120 metri lineari) MESSINA / LIPPI / MARTINI MAIN DECK (PONTE PRINCIPALE): Commerciali, Veicoli Eccezionali, Bus, Camper/Roulotte, Auto, Tre Ruote, Moto GT Aperto al booking solo per agenti di scalo e direzionali (110 metri lineari) SA Aperto al booking a tutti (80 metri lineari) OV Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (210 metri lineari) CAR DECK (PONTE AUTO): solo Auto e moto CL Chiuso al booking a tutti (290 metri lineari non inseriti ovvero rimossi) ISOLA DI VULCANO MAIN DECK (PONTE PRINCIPALE): Commerciali, Veicoli Eccezionali, Bus, Camper/Roulotte, Auto, Tre Ruote, Moto GT Aperto al booking solo per agenti di scalo e direzionali (140 metri lineari) SA Aperto al booking a tutti (114) OV Overbooking/metri extra chiusi al booking a tutti (246 metri lineari) MOVABLE RAMP (RAMPA SEMOVIBILE): solo Auto CL Chiuso al booking a tutti (120 metri lineari) Sales & Fleet Management 12

13 4.1. MODIFICA ALLOTMENT VEICOLI - ITINERARIO COMPLETO CALENDARS Changes On Vehicle Allotment To one Itinerary (or Ctrl+O) Permette la modifica degli allotment garage (veicoli privati e commerciali) per l itinerario completo (tutte le tratte che compongono un itinerario) 1. Seleziona la nave (Vessel), la data (per agenti portuali solo oggi) e l itinerario (Itinerary), e la data o periodo (Trip Date) e premi Search. 2. Appariranno tutti I viaggi disponibili per la selezione effettuata. Seleziona il viaggio specifico e premi sul bottone Ok. Figure 8.1 Modifica allotment Garage itinerario completo 3. Seleziona il ponte garage (Garage Deck) a cui desideri modificare la disponibilita 4. Seleziona l allotment a cui desideri sottrarre unita (Old Allotment) e il nuovo allotment di assegnazione (New allotment) a cui desideri aggiungere metri lineari. 5. Nel campo Units Free (unita libere) puoi visualizzare quanti metri lineari sono disponibili. 6. Inserisci manualmente in numero di metri che desideri aggiungere e premi Save (Salva). I metri aggiuntivi verranno visualizzati immediatamente nel programma di Tuch. Sales & Fleet Management 13

14 4.2. MODIFICA ALLOTMENT VEICOLI SINGOLA TRATTA CALENDARS Changes On Vehicle Allotment On part of a Trip (or Ctrl+Alt+O) Permette la modifica degli allotment garage (veicoli privati e commerciali) per singola tratta (parte dell itinerario). Figure 4.2 Changes on vehicle allotments on part of a trip 1. Seleziona la nave (Vessel), la data (per agenti portuali solo oggi) e l itinerario (Itinerary), e la data o periodo (Trip Date) e premi Search. 2. Appariranno tutti I viaggi disponibili per la selezione effettuata. Seleziona il viaggio specifico e premi sul bottone Ok. 3. Seleziona il ponte garage Deck e la tratta (doppio click sul checkbox nella colonna From-To) su cui desideri effettuare la modifica. Nelle colonne gialle puoi visualizzare la distribuzione reale degli allotment e dei metri lineari disponibili. 4. Seleziona l allotment a cui desideri sottrarre unita (From Allotment) e il nuovo allotment di assegnazione (to allotment) a cui desideri aggiungere metri lineari.. 5. Nel campo Units Inserisci manualmente in numero di metri che desideri aggiungere e premi Change (Modifica). 6. Premi Store (salva) per confermare. I metri aggiuntivi verranno visualizzati immediatamente nel programma di Tuch. Sales & Fleet Management 14