PMO Styles: Leaders a confronto

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1 Project Management Office: Risorse, Punti di Vista, Pubblicazioni, Trend Milano 04/02/2019 PMO Styles: Leaders a confronto Maria Cristina Barbero, PMP, PMI-ACP, CSM, PMO-Certified Practitioner, ICT PM UNI 11506:2013 Responsabile Centro di Eccellenza di Project Management di Engineering Member of PMI Standards Advisory Group

2 Perchè parliamo di PMO? Only 1 in 10 organizations can deliver all of their strategic initiatives successfully, according a recent survey by The Brightline Initiative. The next generation project management office (PMO) can help solve this execution problem. By partnering with the C-suite, it can help to close the gap between strategy design and implementation, and work to align employees who are skeptical of change PMI.org site, Capgemini (2018). The Next Generation PMO Ricardo Vargas Executive Director, Brightline Initiative Brightline Initiative A coalition dedicated to helping executives bridge the expensive and unproductive gap between strategy design & delivery

3 Perchè parliamo di PMO? Il Project Management sia per ragioni storiche che per disallineamento culturale sul tema si presta ad interpretazioni Formare in azienda i Project Manager si è dimostrato non sufficiente ad assicurare un approccio uniforme ai progetti nonché il loro successo I Quality System aziendali sono fondamentali ma non sempre detengono la necessaria specializzazione in Project Management I progetti nel loro insieme incidono significativamente su risultati / immagine delle aziende Le strutture PMO nascono in forme diverse per rispondere alle necessità di allineamento strategico, governo complessivo e uniformità di pratiche e reporting nei progetti

4 Contenuti Il Project Management Office nella PMBOK Guide / APG Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? Studi e Iniziative internazionali Esperienze di riferimento Esperienza in Engineering FILLING THE GAP BETWEEN IDEAS AND REALITY

5 Il Project Management Office nella PMBOK Guide

6 Il Project Management Office nella PMBOK Guide Esempi SUPPORTIVE Un team di persone affiliate alla direzione qualità Un team che anche in autonomia decide di raccogliere delle pratiche di riferimento e di diffonderle (Virtual CC, esperimento fatto in Engineering) CONTROLLING Gruppo che affianca i Project Managers nei progetti più rilevanti con ruolo di «Project Management Team» Gruppo incaricato di redigere una metodologia, in collaborazione con strutture di training DIRECTIVE Struttura che comprende i Project Managers dell azienda e li impegna di volta in volta sui progetti

7 Il Project Management Office nella PMBOK Guide AN AGILE PMO IS VALUE DRIVEN AN AGILE PMO IS INVITATION ORIENTED AN AGILE PMO IS MULTIDISCIPLINARY

8 Contenuti Il Project Management Office nella PMBOK Guide / APG Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? Studi e Iniziative internazionali Esperienze di riferimento Esperienza in Engineering FILLING THE GAP BETWEEN IDEAS AND REALITY

9 Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? Adrian TAGGART Author of the book: Project Management for Supplier Organizations Harmonizing the Project Owner to supplier Relationship

10 Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? PMO: Punti di vista diversi tra Owner Organizations e Supplier Organizations Owner Organizations Scelgono i progetti che fanno e attivano progetti per ottenere benefici possono fermarli o farli proseguire, devono conoscere costantemente il valore generato tramite i progetti nel loro insieme Scelgono una propria modalità di governare i progetti (ruoli, processi) determinano le regole con cui si fa project management, definiscono una propria metodologia e stabiliscono la terminologia da adottare PMO: Supporta la gestione di portfolio aziendale, imposta metodologie e le diffonde Supplier Organizations Conducono progetti secondo un contratto si attengono alle regole contrattuali definite e devono saper misurare l aderenza agli accordi contrattuali Si attengono alla modalità di governo progetti voluta dal cliente Devono essere capaci di «comprendere» il contesto di project management in cui si inseriscono e devono saper adattare le proprie best practice alle metodologie volute dal cliente PMO: Diffonde la cultura di contract management, divulga best practices di project management

11 Contenuti Il Project Management Office nella PMBOK Guide / APG Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? Studi e Iniziative internazionali Esperienze di riferimento Esperienza in Engineering Il passato e la ricerca del 2010 Le pubblicazioni del 2013 PMO VALUE RING ProjectManagement.com FILLING THE GAP BETWEEN IDEAS AND REALITY

12 Studi e Iniziative internazionali

13 Studi e Iniziative internazionali The Project Management Office (PMO): A Quest for Understanding (Final Research Report) January 29, 2010 Brian Hobbs (Author), Ph.D. Aubrey Monique (Author)

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15 Studi e Iniziative internazionali

16 Studi e Iniziative internazionali G1: Monitoring and controlling project performance G2: Development PM competencies and methodologies G3: Multi-project management G4: Strategic management G5: Organizational learning knowledge management G6-7-8: Other groups PMO Function Percent of PMOs that rated function G1 G2 G3 G4 G5 G6 important 1 Report project status to upper management 83% X 2 Develop and implement a standard methodology 76% X 3 Monitor and control project performance 65% X 4 Develop competency of personnel, including training 65% X 5 Implement and operate a project information system 60% X 6 Provide advice to upper management 60% X 7 Coordinate between projects 59% X 8 Develop and maintain a project scoreboard 58% X 9 Promote project management within organization 55% X 10 Monitor and control performance of PMO 50% X 11 Participate in strategic planning 49% X 12 Provide mentoring for project managers 49% X 13 Manage one or more portfolios 49% X 14 Identify, select, and prioritize new projects 48% X 15 Manage archives of project documentation 48% X 16 Manage one or more programs 48% X 17 Conduct project audits 45% X 18 Provide interface between management and customer 45% X 19 Provide a set of tools without an effort to standardize 42% X 20 Execute specialized tasks for project managers 42% X 21 Allocate resources between projects 40% X 22 Conduct post-project reviews 38% X 23 Implement and manage database of lessons learned 34% X 24 Implement and manage risk database 29% X 25 Manage benefits 28% X 26 Provide networking and environmental scanning 25% X 27 Recruit, select, evaluate, and determine salaries for project managers 22% X

17 Studi e Iniziative internazionali PMI (2013). The Impact of PMOs on Strategy Implementation PMI (2013). PMO Frameworks ght-leadership/pulse/pmoframeworks

18 Studi e Iniziative internazionali 1. Organizational Unit PMO Business Unit PMO/Divisional PMO/Departmental PMO - Servizi di project management a supporto di una specifica business unit o divisione dell organizzazione: portfolio management, governance, supporto operativo ai progetti e alla condivisione di risorse umane. 2. Project-Specific PMO Servizi di project management come unità operativa temporanea per dare supporto ad un progetto o programma: gestione dell informazione, coordinamento delle attività di governo, reporting e amministrazione. 5. Center of Excellence Center of Competency - E autore di methodologies, standards and tools per consentire ai Capi Progetto di operare al ameglio. E un centro di competenza di Project Managers (non solo di Project Management) 4. Enterprise /Strategic /Corporate/ Portfolio/ Global PMO E responsabile dell allineamento di progetti e programmi con la corporate strategy e supervisiona il raggiungimento dei benefici desiderati. 3. Project Support /Services Cura processi definiti centralmente abilitanti alla gestione continuativa dei progetti e programmi. Utilizza strumenti, pratiche e modelli di governo stabiliti centralmente e offre supporto amministrativo per poterli seguire.

19 Studi e Iniziative internazionali Standard, Metodi e Processi Definizione di metodologie e framework; metriche associate Sviluppo e miglioramento processi Portfolio Management Prioritizzazione; allineamento alle strategie; portfolio reporting Gestione risorse; analisi opportunità; risk management Project/Program Delivery Management Def, business goals Gestione scope/tempi/costi e risorse; gestione risk, stakeholder e comunicazioni Talent Management Training, career paths, career development, Capability/skills development Certificazioni e credenziali Governance and Performance Management Knowledge Management Strategic Planning

20 Studi e Iniziative internazionali

21 Studi e Iniziative internazionali

22 Contenuti Il Project Management Office nella PMBOK Guide / APG Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? Studi e Iniziative internazionali Esperienze di riferimento Esperienza in Engineering FILLING THE GAP BETWEEN IDEAS AND REALITY

23 Esperienze di riferimento 1 2 3

24 Contenuti Il Project Management Office nella PMBOK Guide / APG Un elemento poco considerato: Owner o Supplier? Studi e Iniziative internazionali Esperienze di riferimento Esperienza in Engineering FILLING THE GAP BETWEEN IDEAS AND REALITY

25 Esperienza in Engineering Introduzione profili personali di PMO Specialist Collaborazione con le BU sui progetti di maggior rilievo e/o più rischiosi Riferimento per utilizzo strumenti Collaborazione nella definizione dell organizzazione di progetto Contatto e supporto ai Project Manager Handbook metodologico / iniziative a fianco della nostra Academy

26 Q & A PMO Styles: Leaders a confronto Maria Cristina Barbero Phone: Mail: mariacristina.barbero@eng.it

27 Perchè parliamo di PMO?