TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI

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1 TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI 1. CARTA D IDENTITÀ CHE COSA FA DOVE LAVORA CONDIZIONI DI LAVORO COMPETENZE... 6 Quali competenze sono necessarie?... 6 Conoscenze... 9 Abilità Comportamenti lavorativi Percorso professionale INFO Programma FIxO 1/13

2 1. CARTA D IDENTITÀ TECNICA E TECNICO DEGLI ACQUISTI Altre denominazioni: Addetto ufficio acquisti, Buyer, Responsabile acquisti, Responsabile approvvigionamenti Figure professionali di prossimità: Tecnico del marketing Chi è? Il TECNICO DEGLI ACQUISTI gestisce il processo di approvvigionamento dei beni e servizi necessari al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Se l azienda presso cui opera realizza attività produttive o commerciali, il TECNICO DEGLI ACQUISTI dovrà tenere anzitutto in considerazione le previsioni di produzione o di vendita, così da programmare adeguatamente tempi e quantità di beni che devono giungere presso le sedi operative. Al centro del suo lavoro c è la relazione con i fornitori: egli deve individuarli, contattarli, condurre una trattativa che consenta di ottenere il miglior prezzo, la migliore qualità, le migliori condizioni di servizio possibili. Per questi motivi deve conoscere molto bene le caratteristiche tecniche e produttive del prodotto da trattare. È responsabile di un budget di acquisto. Quali norme regolano la professione? Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi professionali per accedere alla professione. Il CCNL di riferimento dipende dal settore in cui opera. Livello EQF: VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli accademici Programma FIxO 2/13

3 2. CHE COSA FA Il TECNICO DEGLI ACQUISTI ATTIVITÀ Definisce le caratteristiche dei prodotti da acquistare e negozia il budget di approvvigionamento Ricerca e seleziona i fornitori Conduce le trattative di acquisto Pianifica gli acquisti dal punto di vista operativo Monitora la relazione con i fornitori Effettua la gestione commerciale dell assortimento DESCRIZIONE definisce il tipo di prodotto, la quantità, l eventuale prezzo di vendita e concorda con la direzione aziendale il budget destinato alla fornitura individua i fornitori migliori, che garantiscono il migliore rapporto qualità/prezzo. A questo scopo deve acquisire e tenere costantemente sotto controllo le informazioni relative al comportamento dei fornitori e dei concorrenti al fine di definire: i prezzi di acquisto, le modalità e i tempi di pagamento, le modalità e i tempi di consegna, ecc. seleziona le merci da acquistare in un dato momento per ciascuna sede operativa: l andamento delle consegne deve garantire la disponibilità dei beni nei tempi e nei luoghi in cui servono tiene costantemente sotto controllo il rapporto con i fornitori, in particolare per quanto riguarda gli aspetti qualitativi dei beni acquistati. È una fase molto importante soprattutto per le aziende certificate, cioè per le aziende che hanno ottenuto un riconoscimento formale della qualità del prodotto realizzato o del sistema organizzativo e produttivo adottato se opera nel settore della grande distribuzione commerciale. In questo caso gli viene affidato uno specifico settore merceologico e può anche occuparsi delle attività di promozione dei prodotti venduti Programma FIxO 3/13

4 3. DOVE LAVORA Dove lavora? Ambienti e organizzazione Il TECNICO DEGLI ACQUISTI può lavorare in: Aziende della grande distribuzione commerciale Aziende produttive aziende che effettuano: - distribuzione al dettaglio, ad esempio i supermercati, gli ipermercati, i discount e i grandi magazzini - distribuzione all ingrosso aziende che trasformano beni lavorando materie prime o semilavorati Aziende di servizi aziende che necessitano di approvvigionamenti per l erogazione dei propri servizi Aziende della grande distribuzione commerciale Il TECNICO DEGLI ACQUISTI lavora nella funzione Approvvigionamenti/Acquisti a servizio dell area Vendite. Fa riferimento anzitutto alla Direzione dell area Approvvigionamenti/Acquisti. Nelle aziende di livello nazionale o europeo è presente un piano di distribuzione sovratterritoriale, cui il TECNICO DEGLI ACQUISTI dovrà rispondere provvedendo al riassortimento a scala locale. Aziende produttive Il TECNICO DEGLI ACQUISTI lavora nella funzione Approvvigionamenti/Acquisti a supporto dei vari ambiti produttivi aziendali. È presente nelle aziende produttive di qualunque dimensione e fa riferimento alla Direzione della produzione oppure alla Direzione dell area Approvvigionamenti/Acquisti. Aziende di servizi Anche queste aziende hanno una funzione Approvvigionamenti che si occupa di reperire i beni o servizi indispensabili per lo svolgimento dell attività. Possono essere attrezzature da ufficio (es. scrivanie, armadi, sedie, stampanti) oppure attrezzature tecniche-specialistiche (es. bilance, apparecchiature medicali), oppure servizi (es. internet, consulenze, ecc.) in funzione del settore di attività economica. Programma FIxO 4/13

5 4. CONDIZIONI DI LAVORO Quali sono le condizioni di lavoro? Contratti, relazioni, tempi Il TECNICO DEGLI ACQUISTI è solitamente una risorsa interna all azienda presso cui lavora: può accadere che l organizzazione coinvolga consulenti esterni per esplorare nuovi segmenti di mercato o produttivi, tuttavia a regime la gestione degli acquisti è affidata a personale interno. A livello aziendale, si relaziona in particolare con la Direzione di produzione o con i Capi reparto vendite e la Direzione vendite. Nelle aziende commerciali può lavorare a stretto contatto con il Category Manager nella gestione del layout dei banchi, dei prezzi di vendita, della pianificazione e attuazione delle promozioni, ecc. Tuttavia al cuore della sua attività c è la relazione con i fornitori, coi quali deve saper stabilire una relazione autorevole, basata sulla conoscenza approfondita del prodotto e del processo produttivo del bene stesso. In alcune realtà l organizzazione del lavoro prevede una rotazione dei TECNICI DEGLI ACQUISTI su aree merceologiche differenti, così da consentire un rapporto con il fornitore più finalizzato al risultato e meno condizionato da relazioni di conoscenza personale che può scaturire da lunghi periodi di collaborazione e che possono compromettere il buon andamento del rapporto commerciale. Il lavoro del TECNICO DEGLI ACQUISTI richiede un ampia flessibilità di orario e disponibilità a effettuare trasferte, sia per partecipare a fiere di portata nazionale e internazionale, sia per andare presso i fornitori a conoscere direttamente la loro realtà aziendale anche in paesi stranieri. È quindi indispensabile conoscere almeno una lingua straniera a livello ottimo e sapersi relazionare con interlocutori di qualunque grado di responsabilità. Programma FIxO 5/13

6 5. COMPETENZE Quali competenze sono necessarie? ATTIVITÀ Definisce le caratteristiche dei prodotti da acquistare e negozia il budget di approvvigionamento COMPETENZE - Valutare i bisogni aziendali di beni, definendo quantità, qualità, tempi, caratteristiche tecniche, ecc., in collaborazione con i responsabili della produzione e delle vendite - Analizzare lo stato delle scorte - Analizzare le alternative in materia di politiche di gestione degli acquisti e delle scorte e individuare la soluzione ottimale - Negoziare con la direzione aziendale il budget di approvvigionamento RISULTATO DELL ATTIVITÀ Budget a disposizione Attività produttive/offerta di servizi: Piano di approvvigionamento Attività commerciali: Piano di assortimento Attività commerciale: - Concordare con il responsabile degli acquisti la strategia commerciale e le caratteristiche di massima dell assortimento - Eseguire un analisi del mercato, delle tendenze del consumo e della concorrenza - Definire l offerta nel dettaglio, anche sulla base dei dati storici di vendita aziendali, degli input provenienti dalla forza vendite, degli studi di settore, delle indicazioni tratte dal confronto con i rappresentanti dei fornitori, esperti del settore, ecc. - Negoziare con la direzione aziendale il budget di approvvigionamento Programma FIxO 6/13

7 Ricerca e seleziona i fornitori Conduce le trattative di acquisto Pianificare gli acquisti dal punto di vista operativo Identificare indicatori di selezione del parco fornitori (costi, tempi, affidabilità, servizi offerti, ) Effettuare la ricerca di fornitori attraverso l uso di diverse fonti: web, fiere, grossisti, Camere di Commercio, ecc. Effettuare la gestione di basi dati relative a fornitori potenziali Selezionare i fornitori di interesse, procedere a un analisi comparativa, effettuare una verifica degli standard qualitativi attesi (anche attraverso visite dirette) e del loro posizionamento sul mercato Gestire le relazioni commerciali con i fornitori Richiedere un offerta per il prodotto da acquistare e valutarla Adottare tecniche e stili di negoziazione per la definizione dei termini di fornitura (prezzo, modalità di consegna, tempi di consegna, ecc.) Applicare tecniche di gestione dei rapporti con i fornitori Accordarsi con il fornitore circa le condizioni quali-quantitative di acquisto, le modalità e i tempi di consegna e pagamento delle merci, le modalità e i costi di trasporto Effettuare la programmazione operativa degli ordini di acquisto, coerentemente con le esigenze (produttive /commerciali/ ) aziendali e con i criteri di gestione ottimale delle scorte Definire il fabbisogno in termini di approvvigionamento: qualità e quantità di beni da acquistare, e tempi di consegna, luogo di consegna Provvedere, se necessario, alla modifica dei piani di acquisto in caso di variazioni dei programmi di produzione o di vendita Utilizzare strumenti informatici di programmazione degli acquisti Supervisionare l emissione degli ordini di acquisto Lista dei fornitori Accordo commerciale con il fornitore Piano operativo di acquisto Ordini di acquisto Programma FIxO 7/13

8 Monitora la relazione con i fornitori Effettua la gestione commerciale dell assortimento nelle attività commerciali - Controllare la puntuale esecuzione degli ordini - Effettuare la verifica qualiquantitativa delle merci consegnate - Valutare l opportunità di modificare l accordo commerciale con il fornitore - Valutare l opportunità di stabilire con i fornitori accordi di partnership - Controllare l andamento delle vendite dei singoli prodotti e analizzare le informazioni provenienti dal mercato (fornitori, concorrenti, punti vendita) - Provvedere, se necessario, alla revisione del piano di assortimento e del piano di acquisto - Cooperare alla definizione delle attività promozionali sui prodotti dell assortimento - Verificare l efficacia delle attività promozionali - Modificare i prezzi o proporre azioni promozionali per i beni di lenta vendita - Controllare la consistenza delle scorte, garantendo l ottimale presenza dei prodotti sugli scaffali - Fornire ai punti vendita linee guida per la creazione dell assortimento negli scaffali Nuovi commerciali Cambiamento fornitore accordi Accordo di partnership Prodotto adeguatamente commercializzato di Nuovo piano di assortimento Nuovo piano di acquisto Programma FIxO 8/13

9 Conoscenze Quali conoscenze è necessario avere? Conoscenze specialistiche principali Processo d acquisto Elementi di pianificazione degli acquisti Elementi di contrattualistica internazionale Tecniche di approvvigionamento dei prodotti Caratteristiche merceologiche e tecniche dei prodotti di riferimento Condizioni di fornitura del settore di riferimento Tecniche di marketing di acquisto Elementi di programmazione della produzione (Attività produttive) (Attività commerciali) Marketing strategico e operativo Analisi previsionale dell andamento di mercato Elementi di sociologia dei consumi Elementi di Customer Relationship Managment Conoscenze generali principali Inglese Elementi di amministrazione aziendale Elementi di economia aziendale Elementi di gestione logistica intera ed esterna Criteri di gestione delle scorte Programma FIxO 9/13

10 Abilità Che cosa deve saper fare? Alcune delle abilità richieste a questa figura professionale vengono prevalentemente acquisite sul campo, in quanto dipendono direttamente dalle procedure interne e dai software di gestione adottati. Abilità specialistiche principali Applicare criteri di selezione dei fornitori e valutazione delle offerte Applicare tecniche di valutazione della performance della fornitura (vendor rating) Applicare tecniche di gestione delle relazioni commerciali con i fornitori Applicare tecniche comparative della qualità dei prodotti/servizi offerti Applicare tecniche di pianificazione degli acquisti Applicare modalità di verifica della gestione assortimenti (Attività commerciali) Applicare tecniche di analisi dei costi Utilizzare strumenti informatici per la gestione degli acquisti Saper leggere un programma produttivo (Attività produttive) Abilità generali principali Applicare tecniche di analisi di dati di mercato Applicare tecniche di benchmarking Applicare tecniche di rilevazione delle opportunità di mercato Applicare procedure di controllo qualità Applicare tecniche di ricerca su internet Applicare tecniche di pianificazione delle attività Programma FIxO 10/13

11 Comportamenti lavorativi Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare? Logica-Pensiero analitico, comprendere le situazioni, scomponendole nei loro elementi costitutivi, individuando relazioni e sequenze cronologiche e valutare le conseguenze in una catena di cause ed effetti Determinazione nell agire, decidere con prontezza, anche a fronte di informazioni scarse e/o indefinite, nell ambito delle responsabilità assegnate Orientamento al cliente/utente, anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso Consapevolezza organizzativa, prestare attenzione ai segnali, ai cambiamenti e agli output che giungono dal contesto organizzativo; intuire evoluzioni e sviluppi; ascoltare e riconoscere le tendenze strategiche in atto Collaborazione-Cooperazione, lavorare in modo costruttivo e in sinergia per il raggiungimento degli obiettivi comuni, condividere progetti, informazioni e risorse Creatività, ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente favorevole all innovazione Programma FIxO 11/13

12 Percorso professionale C è un percorso formale? Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non sono richiesti titoli di studio particolari, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori. C è un percorso consigliato? Attualmente le aziende per ricoprire questo ruolo ricercano laureati di livello triennale o magistrale in discipline economiche. Come si sviluppa la carriera? Un giovane in ingresso nel mercato del lavoro può essere inserito in affiancamento a una figura di maggiore esperienza, come ad esempio il Direttore degli Approvvigionamenti/Acquisti. Le prime attività svolte possono riguardare il controllo delle consegne o dello stato delle scorte, oppure la redazione della reportistica. La carriera si può sviluppare verso il livello decisionale (Direttore/Responsabile degli Acquisti) oppure verso la funzione logistica. Nel caso delle aziende commerciali, è possibile che al TECNICO DEGLI ACQUISTI siano affidate prioritariamente le categorie merceologiche di suo maggiore interesse. Programma FIxO 12/13

13 6. INFO Per saperne di più Volumi Enzo Baglieri, 2004, La gestione strategica degli approvvigionamenti. Lo stato dell'arte delle prassi aziendali, Ed. Etas Mario Risso, 2009, Strategie di approvvigionamento della grande distribuzione e relazioni con i fornitori, Ed. Giappichelli Programma FIxO 13/13