GUIDA UFFICIALE. Rilasciata il: 21 maggio 2012

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1 GUIDA UFFICIALE Rilasciata il: 21 maggio 2012 Ultima modifica il: 20 luglio 2015

2 Procedura di installazione... 6 A. Download software... 6 B. Installazione su computer... 7 Contenuto del file decompresso C. Attivazione software... 7 D. Installazione di rete... 8 Note generiche sull utilizzo del software Utilizzo del programma Planning Planning: Funzione Drag-and-drop Back-up dati Capitolo 1 Configurazione Anagrafica Hotel Configurazione Camere Configurazione tipologia di camere Configurazione camere (numero e nome camere) Configurazione preparazione camere Listini Configurazione nomi listini a) Creare un nuovo listino Dati Listini Configurazione dei supplementi Contatore e aliquote Tassa di soggiorno Canali di acquisto Operatori Segmentazione clientela ed inserimento di eventi Gestione dei colori delle prenotazioni Nazioni e province Aggiornamento database Capitolo 2 La gestione delle prenotazioni Inserimento di una nuova prenotazione Elenco e gestione delle prenotazioni

3 Modificare e stampare una prenotazione. Generare la schedina p.s. di una prenotazione. Creare la fattura/ricevuta/nota di accredito di una prenotazione Modificare la prenotazione: camere, supplementi e inserimento degli occupanti... 40! SOTTOFINESTRA DETTAGLIO: modifica camera, supplementi e occupanti A. Riquadro camere: preparazione delle camere e disposizione letti B. Riquadro supplementi C. Riquadro occupanti: inserimento anagrafica occupanti... 42! SOTTOFINESTRA YELD MANAGEMENT... 43! SOTTOFINESTRA NOTE... 44! SOTTOFINESTRA DOCUMENTI Inserire prenotazioni multiple o di gruppo Stampare una prenotazione Creare la schedina P.S. di una prenotazione Creare la fattura, la ricevuta e la nota di accredito di una prenotazione Elenco check in ed elenco check - out Con opzione, Da saldare Situazione camere libere Disponibilità per tipo di camera Camere non assegnate Foglio del giorno Foglio ai piani Foglio ristorante Capitolo 3 Documenti Fatture Creare una nuova fattura Modificare una fattura Cancellare una fattura Stampare una fattura Stampare la lista delle fatture Elenco fatture sospese Ricevute Schedine P.S. per Formato elettronico per l invio telematico Creare una schedina PS per singola prenotazione Modificare e cancellare una schedina P.S

4 3.3.3 Invio online della schedina p.s Schedine P.S. - Elaborazione del file unico giornaliero Modulo Istat mensile (Mod. C 59) Elaborazione dei documenti in formato PDF Capitolo 4 Anagrafiche e costi fornitori Anagrafica Clienti Anagrafica Agenzie Anagrafica Ditta Anagrafica Fornitori Costi fornitori Capitolo 5 Utility Scadenzario DEM Configurazione DEM Configurazione template Invio Magazzino Configurazione prodotti in magazzino Carico/scarico Consolidamento dati Esporta dati Calcoli vari Contatore arrivi e partenze Gestione lavanderia esterna Logica di funzionamento Gestione e calcolo automatico lavanderia Alcune eccezioni Booking on line Capito 6 Yeld Management Statistiche di vendita Andamento generale Capitolo 7 Booking on line Sincronizzazione booking on line... 89

5 7.2 Scarica prenotazioni Vedi dispo e tariffe Modificare il minimum stay Modificare disponibilità e tariffe Capitolo 8 Procedura di aggiornamento Download software aggiornato Versione Mono - Applicazione degli aggiornamenti Stringhe di aggiornamento Versione Rete - Applicazione degli aggiornamenti Capitolo 9 Dem Configurazione DEM Invio Capitolo 10 Ultimi aggiornamenti Aggiorna Planning online Protocollo Turistat (Regione Sicilia) Login Allineamento Operazioni giornaliere Versione Aggiornamenti

6 Procedura di installazione Questa sezione contiene tutte le informazioni necessarie all installazione del software hotelgestionale su piattaforma windows o mac os. A. Download software E disponibile una versione sempre aggiornata del software sul sito web ufficiale del prodotto, ai seguenti indirizzi: 1. Sistema operativo Windows: 2. Sistema operativo Machintosh: Nota. Noi consigliamo di cliccare su salva file con nome e decomprimere la cartella del programma sul desktop così da essere sempre sottomano per essere eseguita. Fig. 1 Maschera di download

7 B. Installazione su computer Dopo aver scaricato il file zip, dai link sopra riportati, sul proprio computer è necessario decomprimere in una cartella (magari sul desktop) il file con estensione.zip utilizzando WinZip, WinRar oppure la funzionalità di decompressione presente nel sistema operativo in uso. Contenuto del file decompresso. Il file scaricato contiene 2 files e 2 cartelle:! Hotel Gestionale (.exe)! hgestionale.rsd! MACOSX! Hotel Gestionale Libs I file 1. e 2. sono rispettivamente il programma Hotel Gestionale e il file dove vengono archiviate le informazioni gestite dal programma (file di database per il backup). C. Attivazione software Per attivare il programma, dovete essere in possesso di una ed una Chiave di attivazione fornite dal rivenditore. In caso non aveste queste informazioni, potete richiederle contattandoci ai numeri di telefono ed presenti sul sito ufficiale del programma Per attivare il programma occorre eseguire il file Hotel Gestionale.exe presente nella cartella appena decompressa ed inserire le informazioni richieste nell apposita maschera. Fig. 2 Validazione della chiave di licenza Dopo aver inserito le informazioni, il programma si chiuderà automaticamente, attivandosi.

8 Fig. 3 Accesso all Hotel Gestionale Per poter eseguire il primo accesso, occorre lanciare nuovamente il programma cliccando su Hotel Gestionale.exe ed inserire le seguenti credenziali: Username: admin Password: pass Successivamente al primo accesso sarà possibile cambiarle con altre. D. Installazione di rete Prerequisiti. Non occorre un server per far funzionare il sistema. Qualsiasi computer può fungere da server. Schema funzionamento:

9 Fig. 5 Schema funzionamento rete hgestionale How to In questa mini-guida illustreremo la procedura di installazione dell ambiente per far funzionare il gestionale su un pc qualsiasi scelto come server. Alla fine di questo documento avremo un pc che fungerà da server per far funzionare i vari client che si collegheranno ad esso. Possiamo suddividere la procedura in 3 passi fondamentali: " Installazione dell ambiente sul pc server " Creazione del database sul pc server " Configurazione dei clienti 1. Installazione dell ambiente sul pc server Per gestire facilmente la creazione e la gestione del database mysql - necessario per far funzionare il sistema - occorre scaricare ed installare il web server Xampp disponibile all indirizzo

10 Fig. 6 Pagina di accesso per il download del web server Xampp Una volta installato e lanciato, accertarsi che i campi apache e mysql (porta 3306) siano con il segno di spunta verde ed attivi. Fig. 7 Pannello di controllo Xampp 2. Creazione del database su pc server Cliccare sul pulsante admin riferito alla voce mysql della finestra precedente. Creare un nuovo database importando ed eseguendo le istruzioni contenute dentro il file database.sql : Fig. 8 Creazione nuovo database

11 Una volta creato il database, occorre selezionarlo e cliccare sul tab privilegi e in fondo alla pagina sul link aggiungi utente : Si apre una finestra simile a questa sottostante: fig. 9 Aggiungi utente fig. 10 Aggiungi utente " su nome utente inserire un nome a piacimento " su host inserire il carattere % " su password inserire una password a piacimento " nella voce database per l utente, andiamo a spuntare la voce garantisci tutti i privilegi per il database

12 fig. 11 Aggiungi utente Per finalizzare, cliccare su aggiungi utente in basso a destra. 3. Configurazione dei client In ogni computer che si vuole collegare via rete al server di database appena creato, incluso il pc stesso che abbiamo usato come server, occorre spostare dentro la cartella di installazione del programma hotelgestionale il file db.txt da noi fornito configurandolo come segue: Parametro db_host Spiegazione l'ip locale della macchina in cui abbiamo installato xamp db_port inseriamo 3306 db_name db user db pass nome del database username che abbiamo inserito in precedenza Password che abbiamo inserito in precedenza Fig. 12 Configurazione client Un esempio di configurazione potrebbe essere: db_host=localhost; db_port=3306; db_name=hgestionale; db_user=root; db_pass=rootpass;

13 Cosi facendo avremo un client che si connetterà in tempo reale al database e potrà consultare e modificare i dati presenti sul database. Infine occorre eliminare l eventuale file hgestionale.rsd presente nella directory di installazione.

14 Note generiche sull utilizzo del software 1. L Hgestionale è intuitivo e semplice, per cui una volta compiuta l installazione sul proprio pc, è pronto per essere utilizzato con facilità. E un sistema gestionale flessibile, adattandosi alle diverse esigenze di gestione delle prenotazioni in piccole e medie strutture. 2. Dopo il primo login, la prima operazione da compiere è la configurazione dei dati generali dell hotel, delle camere (tipologie, numeri e preparazione camera), dei supplementi, delle aliquote Iva e della tassa di soggiorno e canali di acquisto (si veda il cap. 1) 3. L utente dell Hgestionale si interfaccerà con delle finestre/maschere che permetteranno di inserire le prenotazioni e compiere tutte le operazioni di gestione. Tutte le finestre hanno lo stesso layout e la stessa logica di funzionamento: a) Il tasto Nuovo è sempre posto in basso a sinistra; b) Per modificare (es. una prenotazione, una fattura, una schedina ps., ecc.) è sempre necessario selezionare la voce interessata e poi cliccare il tasto Modifica ; c) I tasti Modifica, Cancella, Stampa sono sempre posti a destra; d) Per confermare una voce/operazione, utilizzare sempre il tasto Seleziona ; e) Per uscire da una finestra, cliccare il tasto Esci ; f) Per mantenere qualsiasi modifica apportata, bisogna sempre cliccare su Salva. g) I comandi Stampa 1 e Stampa 2, posti sempre sulla destra, permettono di stampare il documento in due formati diversi: con stampa 1 si avrà un formato di stampa A4 (foglio intero); con stampa 2 si avrà la stampa doppia del documento sul medesimo foglio (layout orizzontale); h) Tutte le finestre di gestione hanno una query di ricerca per facilitare la ricerca di valori specifici. 4. Ogni finestra deve essere sempre chiusa prima di aprirne un altra per evitare conflitti tra loro. 5. Le prenotazioni possono essere inserite dal menu prenotazioni>nuova prenotazione oppure con la funzione drag-and-drop (trascinamento sul planning). 6. Quando si inserisce la prenotazione, per selezionare le date di check-in/check-out basta cliccare due volte sulla data scelta per chiudere la tendina. 7. Nella finestra Nuova prenotazione, il campo Riferimento è il nome generico di riferimento per la prenotazione: può coincidere con uno degli occupanti oppure con chi fa la prenotazione (es. agenzia).

15 1. Utilizzo del programma Il programma hotelgestionale non si installa nell elenco dei programmi di windows o mac, ma si lancia semplicemente cliccando sul file eseguibile Hotel Gestionale che si trova dentro la cartella di installazione. 2. Planning Dopo aver fatto il login, la pagina principale con cui ci si interfaccia è il Planning generale: Menu Prenotazioni Mese Elenco camere Ricerca veloce prenotazioni Indicazione camere non assegnate Elenco e Nuova Prenotazione Cambia anno di visualizzazione del planning Fig. 4 Planning generale

16 Il planning permette di visualizzare a colpo d occhio lo stato delle prenotazioni per e per mese. La prima schermata che appare è quella del mese corrente; aiutandovi col mouse potrete scorrere il planning e visualizzare gli altri mesi. Inoltre è possibile vedere il planning anche degli anni passati usando la funzione in basso a sinistra cambia anno di visualizzazione il riquadro posto in basso a sinistra. Le prenotazioni appariranno sul planning con delle frecce (colorate se si utilizza la funzione di assegnazione di un colore alla prenotazione, (vedi cap. 2 par. 2.1) che segneranno l inizio e la fine del periodo prenotato. Al passaggio del mouse sulla freccia appare un riepilogo della prenotazione; invece, cliccandovi con il tasto destro si accede ai comandi veloci per modificare la prenotazione, creare la fattura, creare la ricevuta, creare la schedina ps. Dal planning si ha accesso al menu completo dell hotel gestionale. Inoltre è possibile:: 1. Inserire una nuova prenotazione, cliccando sul pulsante Nuova prenotazione in basso a sinistra; 2. Vedere il numero di camere non assegnate, scritte in rosso in basso sul planning; 3. Aprire la finestra di gestione di tutte le prenotazioni usando il comando Prenotazioni (ex Elenco prenotazioni) in basso a sinistra; 4. Fare ricerche veloci delle prenotazioni utilizzando il riquadro di ricerca posto a destra. Planning: Funzione Drag-and-drop A partire dalla versione 12.0 dell Hotel Gestionale, è possibile creare una nuova prenotazione e/o modificarla tramite la funzione drag-and-drop : Inserire una nuova prenotazione. Sul planning si trascina il puntatore del mouse a partire dal giorno di check-in e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, lo si rilascia sul giorno di check-out; in automatico sarà aperta la finestra di inserimento di una nuova prenotazione; inserire i dati necessari e cliccare su Salva. La prenotazione sarà registrata nel database e sarà visibile sul planning con una freccia lunga quanto la durata del pernottamento. Fare un cambio camera. È possibile spostare la prenotazione in qualsiasi altro punto del planning utilizzando la funzione di trascinamento, ossia si clicca sulla prenotazione e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, comparirà una manina che permetterà di spostare la prenotazione da una camera all altra. Modificare la durata o il periodo di una prenotazione. a) E possibile modificare la durata della prenotazione (ossia modificare il giorno di check-out) cliccando sul bordo destro della freccia, comparirà una manina ; continuando a fare pressione e trascinando verso destra o sinistra sarà cambiato il giorno di check-out. b) Oppure è possibile spostare la prenotazione in qualsiasi altro periodo utilizzando la stessa funzione di trascinamento. Avere un riepilogo veloce della prenotazione. Passando con il mouse su ogni freccia è possibile visualizzare i dettagli salienti della singola prenotazione.

17 Modificare la prenotazione. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla freccia della prenotazione sarà possibile accedere ai comandi veloci di: modifica, crea fattura, crea ricevuta, crea schedina ps.. Nota 1. La funzione drag-and-drop funziona correttamente anche per lo spostamento di prenotazioni in periodi antecedenti alla data attuale. Resta sempre possibile utilizzare la procedura classica di modifica della prenotazione. Nota 2. Per trascinare una prenotazione sul planning è necessario posizionare il mouse al centro della relativa freccia. Nota 3. Per accedere velocemente alla finestra di modifica di una prenotazione, fare clic col tasto destro sulla freccia (è stato eliminato il doppio click). Per scrollare il planning dall alto verso il basso e viceversa, utilizzare lo scrolling del mouse. 3. Back-up dati L intero software Hgestionale può essere salvato su una memoria esterna, es. un hard-disk esterno oppure una chiavetta USB. Per avere una copia di back-up del database, è necessario salvare o l intera cartella di installazione dell Hotel Gestionale oppure copiare il solo file con estensione.rsd

18 Capitolo 1 Configurazione Il buon funzionamento del software Hgestionale è preordinato alla sua corretta configurazione. Per accedere alla configurazione, selezionare la voce Configurazione dal menu principale: fig.1.1 menu configurazione La configurazione è necessaria per le sezioni: anagrafica hotel, camere, contatori ed aliquote. Le altre non sono indispensabili, ma necessarie se si vogliono utilizzare tutte le funzionalità del gestionale. Dal menu Configurazione si accede inoltre alla sezione Aggiornamento database, da utilizzare quando vengono rese disponibili nuove versioni del software Hgestionale (per maggiori dettagli si rimanda al cap. 8 - Aggiornamento database). 1.1 Anagrafica Hotel La configurazione Hotel permette di registrare i dati anagrafici e fiscali della propria struttura e quindi consente di aggiungere automaticamente l intestazione a fatture, ricevute, schedine P.S. Dal menu a tendina Configurazione, selezionare Hotel. Sarà visualizzata la seguente finestra in cui dovranno essere inseriti i dati anagrafici e fiscali della vostra struttura:

19 fig configurazione anagrafica hotel Dopo aver riempito i campi richiesti, cliccare su Salva. 1.2 Configurazione Camere Per configurare le camere, è necessario prima creare le tipologie di camere e poi inserire tutte le camere di cui la struttura dispone Configurazione tipologia di camere Dal menu a tendina Configurazione, selezionare Camere e poi Tipologia: fig menu configurazione Camere Si aprirà la seguente finestra di gestione per tipologia di camere (es. doppia, tripla, matrimoniale):

20 Fig gestione delle tipologie di camere a) Usare il tasto Nuovo per creare una nuova tipologia di camere; nella schermata visualizzata, digitare il nome della tipologia e, se non si vuole specificare altro, cliccare su Salva. Fig nuova tipologia di camera b) Qualora si voglia utilizzare la gestione automatica della lavanderia (cap. 5 Utility), la stessa maschera permette di configurare i parametri per il conteggio ed il cambio della biancheria; in questo caso è necessario:

21 tra: 1. nel box Configurazione, selezionare dal menu a tendina la voce corrispondente a scelta tipologie di configurazione camera per lavanderia 2. Nel riquadro conteggio per lavanderia, selezionare per ogni voce di interesse il tipo di Conteggio e di Cambio:! per il Conteggio le opzioni sono:! per il cambio le opzioni sono Quindi cliccare su Salva. c) La tipologia di camera così inserita sarà elencata nella maschera di gestione fig Usare i tasti Modifica o Cancella, per modificare od eliminare una tipologia di camere precedentemente inserita (si ricorda di selezionare prima la tipologia) Configurazione camere (numero e nome camere) Dopo aver inserito la tipologia di camere di cui l hotel dispone, si procede con l inserimento dettagliato delle camere (numero, nome camera, codice, tipo di tariffazione, posto letto, piano, ecc.). Dal menu a tendina Configurazione - Camere, selezionare la sottovoce Camere per aprire la finestra di gestione delle camere:

22 Fig gestione Camere 5. Per inserire una nuova camera, cliccare sul pulsante Nuovo posto in basso a sinistra; nella finestra che sarà visionata inserire i dati richiesti e cliccare su Salva: Fig inserimento nuova Camera

23 Nota. Le informazioni su numero, nome e codice sono obbligatorie, pertanto il sistema non farà creare una nuova camera se non sono state inserite almeno quelle informazioni. Nel campo tipologia si dovrà selezionare il tipo di camera; le opzioni che appariranno nella tendina sono quelle in precedenza configurate (vedi sopra par Configurazione tipologie di camere). Il campo Tipo Tariffazione consente di definire il tipo di tariffazione da applicare alla camera cioè se tariffa a persona oppure a camera. 6. Per modificare e/o eliminare una camera precedentemente inserita, selezionare la camera e usare rispettivamente i comandi Modifica e/o Cancella Configurazione preparazione camere E possibile definire le opzioni di scelta per la preparazione delle camere, utili soprattutto nell elaborazione del foglio ai piani (es. letti uniti, letti separati, ecc.; per il foglio ai piani vedi cap. 2) Dal menu a tendina Configurazione/Camere selezionare Preparazione Camere per aprire la seguente finestra: Fig preparazione camere Usare i comandi Nuovo, Modifica e Cancella rispettivamente per inserire nuova voce di preparazione camera, modificare od eliminare un opzione precedentemente inserita. 1.3 Listini E possibile configurare eventuali listini di prezzo applicati dalla struttura ricettiva, utili ad es. se si utilizzano listini differenti per gruppi o agenzie di prenotazione. La mancata configurazione dei Listini non interferisce con il funzionamento dell Hgestionale; infatti la struttura può decidere di inserire manualmente il costo per ogni singola prenotazione.

24 Si consiglia di impostare i listini dopo aver configurato le camere (vedi sopra). Fig Menu configurazione dei listini Configurazione nomi listini Dal menu a tendina Configurazione/Listini, selezionare la sottovoce Listini. Si aprirà una maschera, come quella seguente, con la quale si potranno creare nuovi listini, modificarli od eliminarli: Fig configurazione nuovi listini A titolo di esempio, abbiamo configurato due tipologie di Listini: listino generale (listino prezzi standard) e clienti convenzionati (listino prezzi con sconti). La configurazione del listino permette il calcolo automatico del saldo nel caso in cui per una prenotazione specifica si scelga l utilizzo del prezzo di listino (vedi par Nuova prenotazione)

25 a) Creare un nuovo listino Per creare un nuovo listino, cliccare sul tasto Nuovo in basso a sinistra (fig. 1.10). Nella nuova schermata visualizzata, digitare il nome che si desidera applicare al listino e selezionare l eventuale agenzia di riferimento. Fig inserimento nuovo listino Nota. Il campo agenzia può anche essere lasciato vuoto. Le opzioni di scelta del campo agenzia sono quelle come configurate nella sezione Agenzia (vedi cap. 4) b) Per modificare e/o eliminare un listino, usare i tasti Modifica e/o Cancella (fig. 1.10) Dati Listini Per inserire il dettaglio dei prezzi applicati ad un listino prima creato, dal menu a tendina Configurazione/Listini, selezionare la sottovoce Dati Listini (fig. 1.9). Sarà visualizzata la seguente maschera: Fig gestione dei dati dei Listini Con questa maschera sarà possibile inserire, per ogni listino, il dettaglio dei prezzi applicati per periodo, per camera, per occupanti e per trattamento:

26 - Nuovo dati listino: per aggiungere i prezzi applicati ad un listino, selezionare il pulsante Nuovo (fig. 1.12): Fig inserimento delle tariffe applicate per singolo listino Nella maschera visualizzata dovranno essere inserite tutte le informazioni richieste ossia: a) Listino: selezionare uno dei listini prima creati; b) Tipologia di camera: selezionare la camera cui verrà applicato il listino; c) Periodo: selezionare il periodo (formato gg/mm/aaaa) in cui sarà applicato il listino alla camera selezionata; d) Prezzi trattamenti: digitare nella tabella le tariffe applicate a seconda del trattamento e della fascia di età dell occupante. E necessario solo riportare il prezzo numerico, la valuta sarà inserita automaticamente. Cliccare su Salva, per salvare i Dati del Listino. Nota. Per avere un listino completo di prezzi per stagione, fasce di età e trattamento - è necessario ripetere più volte la procedura nuovi dati listini : infatti bisogna creare tanti mini listini quanti sono le camere e i periodi di riferimento a cui applicare il singolo listino. Qui sotto viene riportato un esempio per i dati listino del nostro Listino generale:

27 fig esempio di inserimento dati listini - Per modificare e/o eliminare i dati di un listino, usare i tasti Modifica e/o Cancella (fig. 1.13). 1.4 Configurazione dei supplementi Per configurare i servizi/prodotti aggiuntivi, dal menu a tendina Configurazione, selezionare Supplementi. Sarà visualizzata la seguente maschera per la gestione dei supplementi: Fig gestione supplementi - Nuovo supplemento: per aggiungere un nuovo supplemento, cliccare sul tasto Nuovo (in basso a sinistra fig. 1.15).

28 Inserire le informazioni richieste (codice, nome, descrizione e costo supplemento) nella successiva finestra di gestione, quindi cliccare su Salva: fig gestione nuovo supplemento - Per modificare e/o eliminare un supplemento, usare i tasti Modifica e/o Cancella (in alto a destra, fig. 1.15). 1.5 Contatore e aliquote Tassa di soggiorno E possibile configurare l aliquota IVA applicabile ai fini fiscali e modificare il numero progressivo delle fatture, delle ricevute, delle schedine P.S. Dal menu Configurazione, selezionare la voce Contatore e Aliquote per visualizzare la seguente schermata: La maschera permette di gestire: Fig gestione contatori, aliquote e tasse di soggiorno a) le numerazioni correnti per fattura, ricevuta, schedine ps. e nota di accredito ( se non diversamente specificate il contatore è automatico); b) l aliquota Iva per le fatture; c) l aliquota Iva per i servizi; d) la tassa di soggiorno.

29 La gestione separata delle aliquote permette di trattare diversamente tutti i servizi che hanno un aliquota diversa da quella standard: # nel campo Iva per fatture bisogna inserire l aliquota standard che sarà di norma utilizzata dall hgestionale; # nel campo Iva per servizi è possibile inserire un aliquota diversa da applicare a tutti i servizi che appartengono al altri regimi Iva. Nota. La selezione dell aliquota diversa dovrà essere fatta al momento della contabilizzazione della prenotazione (creazione fattura/ricevuta vedi cap. 3). Se si vuole gestire automaticamente il calcolo della tassa di soggiorno su ogni prenotazione, è necessario flaggare la casella Applica tassa di soggiorno e poi digitare l importo della tassa a persona ed il numero massimo di notti per il conteggio. Nota. Se si preferisce gestire la tassa di soggiorno manualmente, lasciare liberi i campi. La tassa di soggiorno quindi potrà essere inserita al momento della contabilizzazione (creazione fatture/ricevute vedi cap. 3). Per salvare tutte le modifiche, cliccare su Salva. 1.6 Canali di acquisto E possibile configurare la provenienza delle prenotazioni, ossia i canali di acquisto. La configurazione dei canali di acquisto permette di specificare se una prenotazione è pervenuta tramite agenzia, sistema di booking on line, dal proprio sito, per telefono, ecc.. Peraltro se prevista, è possibile impostare la commissione per ogni prenotazione e per tipologia di canale di acquisto. Selezionare la voce Canali di acquisto dal menu Configurazione per visualizzare la seguente schermata:

30 Fig gestione canali di acquisto a) Per inserire un canale di acquisto, cliccare sul tasto Nuovo: verrà mostrata la seguente schermata in cui inserire il nome provenienza (es. booking.com ) e la percentuale di commissione: fig nuovo canale di acquisto b) Per modificare e/o eliminare un canale di acquisto, usare i tasti Modifica e/o Cancella (in alto a destra, fig. 1.18). 1.7 Operatori E possibile gestire gli accessi al software Hgestionale assegnando credenziali di accesso personalizzate a nuovi amministratori e/o utenti. La seguente procedura vale altresì per il cambio password dopo il primo accesso. Dal menu Configurazione, selezionare la voce Operatori per aprire la relativa maschera di gestione: Fig gestione operatori

31 - per inserire un nuovo amministratore/operatore, cliccare su Nuovo (fig. 1.20) ed inserire le informazioni richieste nella finestra visualizzata: Fig nuovo Amministratore/Operatore - per modificare e/o eliminare un amministratore/utente, usare i tasti Modifica e/o Cancella (in alto a destra, fig. 1.20). 1.8 Segmentazione clientela ed inserimento di eventi Il software Hgestionale consente di raccogliere informazioni sul target dei clienti (vedi cap. 2, par. 2.2) e sulle motivazioni di soggiorno, specie se legate ad eventi particolari.! Per configurare i segmenti clientela: dal menu a tendina Configurazione, selezionare la voce Segmentazione clientela per aprire la seguente maschera di gestione: fig gestione segmentazione clientela! Per configurare gli eventi: dal menu a tendina Configurazione, selezionare la voce Eventi per aprire la seguente maschera:

32 fig nuovo evento per inserire una nuova categoria, cliccare su Nuovo ed inserire le informazioni richieste nella nuova finestra; per modificare e/o eliminare segmento/evento, usare i tasti Modifica e/o Cancella nelle rispettive maschere di gestione (fig e fig. 1.23). 1.9 Gestione dei colori delle prenotazioni Per monitorare al meglio lo stato delle prenotazioni, l Hgestionale usa una legenda di colori standard (e personalizzabili) nei casi in cui: # viene inserita una nuova prenotazione; # una prenotazione è settata come partito ; # una prenotazione è settata come pagato. I colori permettono di monitorare ad occhio lo stato delle prenotazione sul planning. Dal menu Configurazione, selezionare la sottovoce Colori prenotazione: Si aprirà la seguente maschera che indica i colori utilizzati di default:

33 o Rosso: quando si inserisce una nuova prenotazione; o Verde: quando la prenotazione è settata come pagato ; o Blu: quando la prenotazione è settata come partito. E possibile modificare la legenda dei colori di default cliccando sul colore Nazioni e province Per configurare una nuova nazione, modificarla od eliminarla, selezionare Nazione dal menu a tendina Configurazione. Si aprirà la seguente maschera: Fig gestione delle Nazioni Utilizzare i comandi Nuovo, Modifica e Cancella rispettivamente per inserire una nuova nazione, modificarla e cancellarla.

GUIDA UFFICIALE Rilasciata il: 01 marzo 2012 Ultima modifica il: 03 giugno 2014 1

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