LA CIRCOLAZIONE IN ALEPH500 (versione 20.01)

Transcript

1 Università degli Studi di Siena Ufficio servizi di supporto alle Biblioteche Sistema Bibliotecario di Ateneo LA CIRCOLAZIONE IN ALEPH500 (versione 20.01) MANUALE a cura di Emanuela Pisanu data di creazione: 18 aprile 2011 ultimo aggiornamento: 21 novembre 2014 versione documento: 3

2 INTRODUZIONE Nel manuale sono illustrate le diverse attività che un operatore si trova ad affrontare quotidianamente nell uso del modulo della circolazione di Aleph e i diversi scenari che possono presentarsi nella gestione degli utenti, dei prestiti, delle restituzioni e dei rinnovi. Per quanto riguarda le prenotazioni è necessario vedere l apposito manuale Le prenotazioni in Aleph Affinché il programma funzioni correttamente è necessario che: - Un utente sia presente in archivio e, se non lo fosse, deve essere inserito secondo specifici parametri; - Un documento sia identificato in maniera univoca dal codice a barre e, se non lo fosse, la copia deve essere integrata con la sua aggiunta. I diagrammi che seguono illustrano il flusso di lavoro standard e non contemplano le diverse varianti. I numeri tra parentesi tonde accanto all azione definita nel rettangolo rinviano alle parti del manuale, numerate anch esse, che illustrano il segmento di flusso rappresentato nel rettangolo. 1 Per l attivazione delle prenotazioni prendere contatti col Servizio Automazione Biblioteche. 2

3 Pagina 3 di 58 RICERCA E INSERIMENTO DI UN UTENTE Ricercare l utente nella lista utenti che si apre dalla tab dell utente o dalla tab dei prestiti.(1) L utente si trova in archivio? NO SI Creare la scheda dell utente dall icona, dalla lista utenti pulsante Nuovo Utente, attraverso di tasti funzione CTRL + F7 (2) Procedere con il prestito o con le altre attività legate al modulo della circolazione FIGURA 1 DIAGRAMMA: RICERCA E INSERIMENTO DI UN UTENTE 3

4 Pagina 4 di 58 RINNOVO TESSERA UTENTE (3) SI La tessera dell utente deve essere rinnovata? NO Dalla tessera dell utente Andare sul Nodo informazioni locali Selezionare la propria sottobiblioteca e cliccare sul pulsante Rinnova ed inserire la nuova data di scadenza. Dare Aggiorna. Ripetere l operazione sulla stringa SBS50 FIGURA 2 DIAGRAMMA: RINNOVO TESSERA DI UN UTENTE 4

5 Pagina 5 di 58 SEGNALAZIONE CANCELLAZIONE TESSERA UTENTE (4) SI La tessera dell utente deve essere mandata in cancellazione? NO Che status ha nella scheda? Controllare nel nodo Informazioni utente locale Registrazione manuale (5) Importazione automatica (6) Nel nodo Informazioni utente globale, nella finestra Blocchi globali e note è necessario selezionare nel primo campo Blocco globale il codice 20, in attesa di cancellazione. Nel nodo Informazioni utente locale è necessario selezionare lo status 20 Utente da cancellare, azzerare i privilegi locali e aggiornare la data di registrazione. L operazione va fatta sia nella stringa della biblioteca che nella stringa SBS50. FIGURA 3 DIAGRAMMA: SEGNALAZIONE DELLA CANCELLAZIONE DI UNA SCHEDA UTENTE 5

6 Pagina 6 di 58 PRESTITO Crea la scheda per l utente (1) no L utente è in archivio? si no La copia ha il codice a barre? si Dalla tab delle copie clicca sul pulsante passa alle copie e modifica la copia (cfr. nota 1) Dalla tab dei prestiti effettua la transazione Devi modificare la data di restituzione o inserire una nota relativa al prestito? no si Stampa la ricevuta di prestito e consegnala con il libro all utente (7) Clicca sul pulsante modifica data o note prestito e inserisci la data di restituzione corretta o la nota temporanea per il prestito. (8) FIGURA 4 DIAGRAMMA: PRESTITO DI UN DOCUMENTO 6

7 Pagina 7 di 58 RINNOVO PRESTITO(9) no L utente vuole rinnovare il prestito, prima della data di restituzione? Si Dalla scheda dell utente. Recuperato l utente dal nodo prestiti selezionare il prestito o i prestiti da rinnovare. Dalla tab delle copie della circolazione. Dopo aver trovato la copia da rinnovare, dal nodo prestiti cliccare su rinnova. Dal menù circolazione del modulo. Opzione dal menù circolazione, rinnova prestito per barcode. FIGURA 5 DIAGRAMMA: RINNOVO DI UN PRESTITO 7

8 Pagina 8 di 58 RESTITUZIONE (10) L utente deve restituire un libro? NO SI Nella Tab delle restituzioni, l operatore inserisce il codice a barre del libro e dà Invio L operatore stampa la ricevuta di restituzione e la transazione termina.(7) L operatore controlla eventuali messaggi che il sistema potrebbe segnalare. FIGURA 6 DIAGRAMMA: RESTITUZIONE 8

9 Pagina 9 di 58 GESTIONE DELLE MULTE no Il sistema avverte di un ritardo nella restituzione della copia? L operatore stampa la ricevuta di restituzione e la transazione termina.(7) Si L operatore controlla nella cassa utente i giorni di ritardo nella restituzione e sospende l utente dal prestito in tutto SBS per tanto tempo quanto sono i giorni di ritardo (11) Scaduta la sospensione dal prestito, l utente può prendere i libri in prestito. L operatore bonifica la scheda dell utente, pagando la cassa e cancellando la nota globale 1 dalla scheda dell utente. (12) FIGURA 7 DIAGRAMMA: GESTIONE DELLE MULTE 9

10 Pagina 10 di 58 TAB DEI PRESTITI PANORAMICA DELLE TABELLE DEL MODULO CIRCOLAZIONE Nel pannello di navigazione è possibile dal nodo sessione fare un prestito dopo aver richiamato l utente dalla Lista utenti che si apre dai tre puntini nella barra utente ed inserendo il codice a barre del libro nella barra della copia; dal nodo storico andare a recuperare le informazioni relative alle transazioni fatte e stampare nuovamente una ricevuta; Nel pannello superiore si visualizzano le informazioni dell utente (la scheda dell utente sia i dettagli che le note locali, la cassa), il sunto prestiti dell utente (che indica in maniera statistica che cosa ha al momento in prestito un utente) Nel pannello inferiore è possibile intervenire sul prestito fatto, inserendo una nota, modificando la data di restituzione o stampando la ricevuta di prestito. 10

11 Pagina 11 di 58 TAB DELLE RESTITUZIONI Nel pannello di navigazione dal nodo sessione è possibile, inserendo il codice a barre di una copia, nella barra delle copie, eseguire la restituzione di un libro in prestito; dal nodo storico è possibile recuperare le transazioni fatte, stampare nuovamente una ricevuta; Nel pannello superiore si visualizzano le informazioni relative all utente (la sua scheda, la cassa), il sunto prestiti dell utente (che indica in maniera statistica cosa ha, al momento della restituzione di una copia, ancora in prestito l utente); Nel pannello inferiore appaiono la restituzione del materiale ed eventuali messaggi ad essa collegati; 11

12 Pagina 12 di 58 TAB DELL UTENTE Trovato un utente, questa sezione permette di vedere e controllare tutte le attività dell utente dalla radice Attività utente (prestiti, ritardi nelle restituzioni, richieste di prenotazioni, richieste di prestito interbibliotecario, sunto circolazione) e di controllare i dati inseriti nella scheda dell utente (radice Registrazione utente) sia a livello di informazioni utente globale, sia a livello di informazioni utente locale e le informazioni relative agli indirizzi (residenza e domicilio) ; 12

13 Pagina 13 di 58 Il nodo Sunto circolazione (novità della versione 20) permette, per un dato range temporale, di visualizzare le attività avvenute nella scheda dell utente (in quali biblioteche un utente ha effettuato prestiti, restituzioni, rinnovi, prenotazioni). Dal nodo Richieste ILL sono visualizzate le informazioni sulla quota totale annuale di richieste ILL e sulla quota di richieste ILL che sono già state utilizzate. 13

14 Pagina 14 di 58 14

15 Pagina 15 di 58 TAB DELLE COPIE Permette di visualizzare la copia o le copie collegate al record bibliografico e, nel dettaglio della copia, le richieste di prenotazione, i prestiti, lo storico delle attività collegate al record. Da questa tab è possibile passare alle copie nel modulo della catalogazione per modificare la copia che l utente vuole prendere in prestito (per esempio se c è necessità di aggiungere il codice a barre della copia, di inserire una nota alla circolazione). Il pulsante Passa alle copie porta il record di copia nel modulo della catalogazione, tab delle copie, in cui l operatore seleziona la copia d interesse e aggiunge il codice a barre. 2 Nel pannello di navigazione ci sono cinque radici: Lista delle copie con il nodo Storico di tutte le copie che presenta tutte le copie collegate al record bibliografico e tutte le modifiche per tutte le copie legate al record amministrativo; Copie che mostra il dettaglio di una specifica copia e tutti i nodi ad essa collegati; Richieste prenotazioni (mostra in dettaglio l utente che ha richiesto un libro e la durata della richiesta), Richieste fotocopie (non usato da SBS), Prestiti: fa vedere il prestito attivo e i dettagli della copia a cui si riferisce. Nel pannello di destra per il nodo prestiti, i pulsanti Vai all utente, Rinnova, Log cir permettono di andare sulla scheda dell utente, di rinnovare la durata del prestito della copia, di vedere il log della circolazione,storico: presenta le modifiche collegate a quella specifica copia,log circolazione: mostra i log di tutte le transazioni avvenute per 2 1 Le modalità di catalogazione, creazione e modifica delle copie sono illustrate in dettaglio nel manuale La catalogazione in Aleph500 15

16 Pagina 16 di 58 quel record di copia; Sunto circolazione: permette di vedere la situazione attuale del prestito e lo storico dei prestiti ricercabili per periodo di tempo; Booking (non usato da SBS); Record per manutenzione (non usato da SBS) 16

17 Pagina 17 di 58 TAB DELLA RICERCA Permette di ricercare per parole chiave o scorrimento liste i record bibliografici in base a diversi indici e diverse modalità di ricerca 3. 3 Le modalità di ricerca e le diverse opzioni per affinare, incrociare, ampliare i risultati di una ricerca sono illustrate in dettaglio nel manuale La ricerca in Aleph

18 Pagina 18 di 58 UTENTI Gli utenti si ricercano nell archivio utenti che si apre dai tre puntini accanto alla barra dell utente, sia nella tab dei prestiti che nella tab dell utente.(1) La lista si può ordinare e ricercare per Cognome, ID o Codice a barre dell utente, per cambiare ordinamento è necessario attivare l opzione relativa; per cominciare lo scorrimento della lista da un certo punto bisogna inserire il dato da ricercare nel campo Inserisci stringa + invio. n.b.: per avere la certezza dell esaustività della ricerca è opportuno tenere sempre disattivata l opzione solo gli iscritti al prestito. E anche possibile effettuare sulle registrazioni degli utenti una ricerca per parole-chiave (i campi oggetto di ricerca sono nome utente, indirizzo ed indirizzo ). 18

19 Pagina 19 di 58 INSERIMENTO UTENTE (2) Se c è la necessità di inserire un utente universitario perchè non ancora presente in archivio, o altre persone che a vario titolo devono accedere al servizio di prestito, l inserimento manuale è fatto esclusivamente con il codice fiscale (per altri casi specifici vedere sotto). La scheda per l inserimento di un nuovo utente può essere richiamata direttamente dalla lista utenti da Nuovo utente, dal menù Utente, crea nuovo utente, dall icona in alto a destra e attraverso i tasti funzione CTRL+ F7. I campi contrassegnati da * sono usati da SBS e sono OBBLIGATORI : *ID utente : inserire i primi 12 caratteri del CODICE FISCALE ; *PINCODE, BARCODE, VERIFICA BARCODE : inserire tutto il CODICE FISCALE ; *COGNOME, NOME : inserire il cognome, nome; *Indirizzo: compilare in maniera esaustiva il campo con tutti i dati; * inserire l indirizzo (caldamente consigliato per poter poi inviare i messaggi, solleciti, prenotazioni, comunicazioni ILL, all utente tramite posta elettronica) ; CODICE POSTALE ; DATA di NASCITA : catturare la data dal calendario o digitarla direttamente. Il tasto funzione F12 permette di inserire la data odierna e, premendolo di nuovo, di cancellarla; LUOGO DI NASCITA : indicare il luogo di nascita dell utente; SESSO: indicare il sesso dell utente; TELEFONO1 E TELEFONO2 : registrare tutti i numeri di telefono ed inserire, se possibile in TELEFONO2, il numero di cellulare dell utente. Una volta inserito il numero di cellulare questo campo diventa il campo Cell. nel nodo Indirizzi della scheda dell utente; *SOTTOBIBLIOTECA UTENTE : catturare dal menù a tendina che si apre cliccando sulla freccia il codice della proprio biblioteca ; *STATUS UTENTE : catturare dal menù a tendina lo status 01 o 03 (01 utente Redos che si riferisce alle Biblioteche Comunali della Provincia e al Centro di Documentazione Europea), (03 19

20 Pagina 20 di 58 malleveria). ATTENZIONE!!! Le matricole universitarie non ancora presenti in archivio si inseriscono con lo status 03, Tipo utente MT e data di scadenza della scheda a 60 giorni. (NON USARE MAI lo status utente 02 perché è collegato alle registrazioni importate in automatico dalle segreterie) ; TIPO: catturare dal menù a tendina il tipo utente; LINGUA : inserire il codice ITA se non viene selezionata dal menù a tendina, il sistema mette ITA di default ; *HOME LIBRARY : selezionare dal menù a tendina il codice della propria biblioteca ; *BIBLIOTECA ILL : il campo deve essere lasciato vuoto al momento della registrazione dell utente. Questo campo dovrà essere riempito dall operatore della biblioteca quando l utente usufruirà del Servizio di Prestito Interbibliotecario (con l attivazione del modulo Aleph ILL) ; NOTA GLOBALE 1 : nel caso di sospensione dal prestito, inserire la data di ripresa del prestito ; NOTA GLOBALE 2 : campo riservato alla malleveria. Attenzione! per gli utenti con status 02 o 04 questo campo può essere usato per indicare il tipo utente se diverso da quello che c è nel record locale. Si deve indicare in questo campo che un utente è LAURENDO. 4 NOTA GLOBALE 3 : altre informazioni che devono essere visualizzate anche dagli altri operatori che recuperano l utente dall archivio. Sono stati aggiunti altri due campi note, Ulteriore nota 1 e Ulteriore nota 2 per inserire, se necessario, ulteriori informazioni. Una volta inserito un utente in archivio è possibile aggiungere il campo Saluti nella scheda dell utente, che può essere usato, nei form dei servizi della circolazione, al posto della stringa di saluti di default di Aleph ; è inoltre possibile definire se le comunicazioni a quell utente devono essere spedite nel corpo della mail o come allegato alla stessa. Nella scheda dell utente una volta inserita in archivio sono presenti i campi Nota ulteriore 1 e Nota ulteriore 2. Nella scheda dell utente, una volta in archivio, sono presenti dei campi Patron Loader campi protetti. 5 4 Secondo la nuova procedura di importazione degli utenti i tre campi delle note nelle informazioni utente globale non vengono sovrascritti e quindi mantengono permanentemente le informazioni che l operatore inserisce. Per cui nel caso di una registrazione importata in automatico di un utente studente (tipo utente ST) che ha terminato gli esami e prepara la tesi diventando quindi un utente laureando (tipo utente LD), non si deve più dare l indicazione nel campo tipo utente del record locale, ma deve essere segnalata questa informazione nel campo Nota globale 2 con l indicazione di Laureando. 5 Questi campi verranno utilizzati per il caricamento degli utenti nell archivio SBS con la nuova procedura per l importazione/cancellazione degli utenti. 20

21 Pagina 21 di 58 RINNOVO TESSERA UTENTE(3) Il rinnovo della scheda di un utente si effettua, dopo aver controllato le registrazioni effettuate manualmente tramite il servizio stampa lista utenti (p_cir_05) per decidere del rinnovo o della cancellazione di un utente dall archivio, dal nodo Informazioni utente locale. Selezionare la stringa relativa alla propria biblioteca e cliccare il pulsante Rinnova nel pannello superiore. Il sistema propone una data di scadenza, che può essere modificata manualmente dall operatore. Cliccando su OK il sistema registra la nuova data di scadenza. La stessa operazione deve OBBLIGATORIAMENTE essere effettuata sulla stringa di SBS50. CANCELLAZIONE UTENTE (4) La cancellazione fisica dei record degli utenti è effettuata da una procedura batch; l operatore deve richiedere la cancellazione di una scheda attraverso la segnalazione al sistema che è diversa a seconda dello status dell utente. UTENTI CON STATUS 01, 03, 05, 07, 22, 24 (REGISTRAZIONE MANUALE) (5) Per richiedere la cancellazione di un utente inserito manualmente (cosa che avviene tramite una procedura automatica) è necessario modificare lo status utente sia nella stringa relativa alla biblioteca che nella stringa SBS50. 21

22 Pagina 22 di 58 Dopo aver recuperato l utente da mandare in cancellazione, nel nodo Informazioni utente locale, selezionare lo status 20 Utente da cancellare dal menù a tendina del campo status utente, cliccare il pulsante Prendi i default ed inserire nel campo Data di scadenza, il giorno in cui viene fatta l operazione. E necessario fare gli stessi passaggi sulla stringa SBS50. Utenti con status 02 (IMPORTATI IN AUTOMATICO) (6) Dopo aver recuperato l utente da mandare in cancellazione, nel nodo Informazioni utente globale, seconda finestra blocchi globali e note, selezionare dal menù a tendina del primo campo Blocco globale il codice 20, in attesa di cancellazione. Nel campo accanto inserire il codice della Biblioteca e la data in cui è effettuata l operazione. Se l utente è ancora nel file delle segreterie, rimane in archivio. La procedura per la cancellazione degli utenti si basa sulla data di scadenza del record locale e sul codice di irregolarità 20. E fondamentale che nei casi in cui l operatore si trovi davanti ad una scheda con data di scadenza non ancora scaduta, ma con il codice di irregolarità 20, NON usi quella registrazione, ma crei una nuova scheda utilizzando il codice fiscale e status utente

23 Pagina 23 di 58 CASISTICA STATUS E TIPO UTENTE TIPOLOGIE DI REGISTRAZIONI UTENTI Registrazioni presenti in archivio per importazione automatica 1) Studenti dell Università degli studi di Siena status 02 Id utente: numero identificativo assegnato dal programma delle Segreterie Codice PIN e Barcode: numero di matricola Verifica Barcode: codice fiscale NOVITA 2) Dottorandi status 02 6 Id utente:numero identificativo assegnato dal programma delle Segreterie Codice PIN e Barcode: numero di matricola Verifica Barcode: codice fiscale 3) Dipendenti dell Università degli studi di Siena status 04 Id utente: numero identificativo assegnato dal programma di gestione del personale Codice PIN e Barcode: numero di matricola Verifica Barcode: codice fiscale 6 Le Segreterie passano in automatico solo i dottorandi che hanno sede amministrativa a Siena. I dottorandi sono quindi presenti in archivio con status 02 e tipo utente DT. Gli altri devono essere registrati manualmente con il codice fiscale in tutti e quattro i campi, status 03 e tipo utente DT, con scadenza a tre anni. 23

24 Pagina 24 di 58 Nello status 04 sono comprese anche le seguenti categorie: - Assegnista di ricerca; - Contratto ex art Lavoratore temporaneo (professori a contratto etc.); - Ricercatore; Queste ultime categorie possono avere nell Id utente, nel Codice PIN e nel Barcode gli identificativi assegnati dal programma di gestione del personale e in Verifica Barcode il codice fiscale o avere in tutti e quattro i campi di identificazione il codice fiscale. 4) Laureato UNISI status 06 Id utente: numero identificativo assegnato dalle Segreterie Codice PIN e Barcode: numero di matricola Verifica Barcode: codice fiscale I laureati UNISI sono reimportati, con status 06 e tipo utente LU, per poter usufruirei servizi aggiuntivi dell Ateneo. Le loro schede, che hanno validità 2 anni dalla data di laurea, hanno i privilegi settati a NO, quindi, nel caso si voglia ammettere al prestito un utente laureato, sarà necessario aprire una nuova registrazione con codice fiscale e status 03 (malleveria). ATTENZIONE: se un utente laureato accede ad una Biblioteca comunale, quest ultima dovrà creare una nuova registrazione con il codice fiscale e lo status 01 (utente Redos). Registrazioni presenti in archivio per inserimento manuale Attenzione: lo status 03 connota una varia gamma di registrazioni manuali; a seconda del regolamento del prestito vigente nelle singole biblioteche per ammettere questi utenti al prestito può essere richiesta o meno una malleveria. Registrazioni presenti in archivio per registrazione manuale 1) Erasmus status 03 Id utente: numero identificativo assegnato dall ufficio Erasmus Codice PIN e Barcode: numero identificativo assegnato dall ufficio Erasmus Verifica Barcode: numero identificativo assegnato dall ufficio Erasmus 2) Malleverie status 03 7 Id utente: codice fiscale Codice PIN e Barcode: codice fiscale Verifica Barcode: codice fiscale 3) Utenti Redos status 01 Id utente: codice fiscale Codice PIN e Barcode: codice fiscale Verifica Barcode: codice fiscale 4) Utenti della Biblioteca del Circolo Giuridico (Centro Documentazione Europea) status 01 Id utente: codice fiscale 7 In questa tipologia rientrano anche i dottorandi la cui sede amministrativa NON è Siena, specializzandi, borsisti e master. I dottorandi devo essere registrati con il codice fiscale in tutti e quattro i campi, status 03 e tipo utente DT 24

25 Pagina 25 di 58 Codice PIN e Barcode: codice fiscale Verifica Barcode: codice fiscale 5) Lettore in sede status 07 8 Id utente: codice fiscale Codice PIN e Barcode: codice fiscale Verifica Barcode: codice fiscale 6) Studenti dell Università per stranieri di Siena status 22 Id utente: numero di matricola rilasciata dalla Segreteria dell Università per stranieri di Siena Codice PIN e Barcode: numero di matricola rilasciata dalla Segreteria dell Università per stranieri di Siena Verifica Barcode: numero di matricola rilasciata dalla Segreteria dell Università per stranieri di Siena 7) Dipendenti dell Università per stranieri di Siena status 24 Id utente: codice fiscale Codice PIN e Barcode: codice fiscale Verifica Barcode: codice fiscale 8) Erasmus BUS status 05 Id utente: numero di matricola rilasciata dalla Segreteria dell Università per stranieri di Siena Codice PIN e Barcode: numero di matricola rilasciata dalla Segreteria dell Università per stranieri di Siena Verifica Barcode: numero di matricola rilasciata dalla Segreteria dell Università per stranieri di Siena SITUAZIONI PARTICOLARI Matricole: per ragioni tecniche il trasferimento dei dati relativi alle matricole dall archivio delle Segreterie Studenti a quello del prestito SBS può avvenire anche ad una certa distanza di tempo dall atto dell iscrizione; per registrare un prestito ad una matricola la cui registrazione come studente non sia già presente in archivio, occorre registrare l utente con il codice fiscale e status 03 e tipo MT e data di scadenza a 60 giorni 9. Laureandi: gli studenti che hanno terminato gli esami non pagano più tasse universitarie fino a quando non presentino la domanda di laurea (in tale occasione sono tenuti al pagamento della tassa di ricognizione). Dopo un anno dal mancato pagamento il programma delle Segreterie Studenti 8 Ha come default tutti i privilegi settati a NO (prestito, rinnovo, prenotazione, richieste fotocopie etc.) e data di scadenza al E' stato introdotto questo nuovo status per dare la possibilità alle biblioteche di individuare gli utenti che per Regolamento, possono accedere solo al servizio di consultazione o che sono interessati ad accedere al solo servizio di consultazione e lettura in sede. 9 Per quanto riguarda i tempi tra le importazioni delle matricole dovrebbero ridursi con le nuove procedure di importazione/cancellazione 25

26 Pagina 26 di 58 attribuisce a queste registrazioni un codice che inibisce il loro trasferimento nell archivio SBS, e questo è il motivo per cui spesso le schede degli studenti-laureandi con status 02 scompaiono dall archivio SBS; soltanto nel caso in cui un laureando per la sopraddetta ragione non compaia più in archivio è consentito creare una nuova registrazione di tipo Malleveria. Utenti già presenti in archivio con codice fiscale e che si iscrivono all Università degli studi di Siena: questo è il caso in cui in archivio per lo stesso utente possono essere presenti due registrazioni, una anteriore con codice fiscale e status 01 o 03 e una posteriore con numeri identificativi e status 02; nel caso si individui la presenza di un doppione di questo genere occorre attribuire lo status 20 nelle informazioni utente locale alla scheda con codice fiscale. Utenti con status 01 da ammettere al prestito presso altre biblioteche con malleveria: nel caso in cui un utente già inserito in archivio con status 01(BCI/Redos) venga ammesso al prestito presso altre biblioteche di SBS previa malleveria, è necessario aggiungere alla scheda già esistente (con status 01) un altro record di livello locale con status 03, e modificare anche nel record SBS50 Utente Global lo status da 01 a 03; quando la malleveria è scaduta, se non viene rinnovata, la cancellazione va richiesta per il record locale della biblioteca (quello con status 03), mentre il record SBS50 Utente Global deve essere modificato nuovamente ripristinando lo status 01. Attestato di nessuna pendenza rilasciato ai laureandi: quando la Segreteria Studenti invia alla biblioteca il tabulato con i nominativi dei laureandi che hanno presentato domanda per sostenere l esame di laurea, va controllato che ognuno di essi abbia restituito tutti i libri che avesse avuto eventualmente in prestito, ed il controllo va effettuato per i libri di tutte le biblioteche. Se l utente ha in prestito dei libri, è invitato a riconsegnarli; se non ha libri in prestito oppure dopo che ha restituito quelli che aveva-, gli si rilascia l attestato e si richiede la cancellazione della sua registrazione. STATUS UTENTE: 01: utente Redos 02: studente universitario - dottorando 03: utenti ammessi al prestito con malleveria 04: docenti/dipendenti universitari 05: studente Erasmus BUS 06: UNISI-Laureato 07: Lettore in sede 09: registrazione per ILL 20: registrazioni da cancellare 22: BUS-studente 24: BUS-docente/dipendente TIPO UTENTE: ST: studente MT: matricola DT: dottorando LT: lettore RC: ricercatore OD: ordinario BB: bibliotecario PT: dipendente non docente dell Università degli studi di Siena LD: laureando LU: laureato Unisi 26

27 Pagina 27 di 58 BS: borsista/contrattista PF: perfezionando/specializzando LA: laureato seguito PS: insegnante RA: Ragazzo 0-14 anni DI: Lavoratore dipendente AU:Lavoratore autonomo CA: Casalinga PE: Pensionato DS: Disoccupato AT: Altro TIPO INDIRIZZO: 01: residenza 02: domicilio postale 03: ufficio e 21-24: non definiti (per eventuali usi futuri) RECORD INDIRIZZO PER GLI UTENTI STUDENTI (STATUS 02 e 04) La nuova procedura di importazione crea e/o aggiorna solo gli indirizzi di tipo 01 Residenza. Per questo motivo NON devono essere aggiornati o modificati manualmente le informazioni dell indirizzo di tipo 01, perché con la successiva importazione si perderebbero le modifiche eventualmente fatte. Se c è la necessità di aggiungere delle nuove informazioni, come ad esempio un ulteriore numero di telefono, l indirizzo di posta elettronica non UNISI, è obbligatorio creare un nuovo indirizzo di tipo 02 Domicilio postale (anche, eventualmente, identico al tipo 01) con i dati aggiunti o modificati. INDIRIZZO Nel campo dell Indirizzo Tipo01 (Residenza) è adesso presente l indirizzo di posta nome_utente@student.unisi.it e, in alcuni casi, anche l indirizzo NON UNISI che lo studente ha comunicato al momento dell iscrizione. Quando vengono inviate comunicazioni (solleciti dei prestiti, avvisi di scadenza, etc.) il sistema, trovando l indirizzo spedisce la lettera per posta elettronica; se c è solo l la lettera è inviata se c è anche l indirizzo NON UNISI spedisce ad entrambi gli indirizzi. E necessario segnalare agli studenti, prima di tutto, il fatto che hanno un indirizzo al quale possono ricevere delle comunicazioni e che è necessario che lo consultino periodicamente. 27

28 Pagina 28 di 58 RICONOSCIMENTO DEGLI UTENTI Per accedere al catalogo e ai servizi di ASBe-, tutti gli utenti importati in archivio con la procedura automatica, possono utilizzare la pw unica d Ateneo, cioè lo username e password di posta elettronica UNISI. E necessario però che l utente abbia effettuato il cambio della pw seguendo le modalità indicate all indirizzo: ad&order=0&thold=0 Rimane comunque attiva anche l altra modalità di riconoscimento con matricola e codice fiscale. 28

29 Pagina 29 di 58 BLOCCHI NELLA SCHEDA DELL UTENTE Nel corso della vita universitaria di un utente è possibile trovare inseriti od inserire, se necessario, alcuni blocchi nella scheda utente, che si trova nella tab utenti, nodo informazioni utente globale, seconda tab. blocchi globali e note. Ad esempio: - il codice di blocco 20 In attesa di cancellazione è inserito da un operatore in quelle schede importate in automatico per segnalare al sistema che la scheda per quel utente non è più valida; 10 - il codice di blocco 19 Materiale ILL non ritirato/non pagato relativo al materiale ILL non ritirato/non pagato; - il codice di blocco 10 Attenzione Indirizzo incompleto quando l indirizzo di un utente risulta incompleto; - il codice di blocco 16 Esiste codice alternativo quando un utente ha in archivio più di una scheda ed è necessario segnalare agli altri colleghi questa situazione; - il codice di blocco 21 Escluso (mancata restituzione) è un nuovo codice da applicare nel caso di un utente che abbia ancora in prestito un libro per il quale ha accumulato un ritardo nella restituzione, ritardo tale da ritenere ormai non recuperabile il materiale. Questo blocco può essere collegato, su richiesta delle singole biblioteche, all'attivazione di una multa, anche pecuniaria, nella cassa utente quando viene definitivamente provato lo smarrimento del libro da parte dell'utente. Questo codice è utilizzato quando viene usata la funzione Smarrito dalla lista dei prestiti per un utente. E possibile anche indicare il costo del libro smarrito. 11 Il libro risulta in prestito all utente e con l inserimento del codice 21 la scheda per quel utente è bloccata. Per i libri che risultano smarriti è necessario effettuare una modifica dello status di copia: dallo status che consente il prestito allo status 91 Perduto. Nel caso il libro indicato come smarrito venga restituito, il sistema avverte che si tratta di una copia smarrita. Codici di blocco 10 Attenzione Indirizzo incompleto 11 Escluso (ladro recidivo) 12 Ritardo storico 13 Ricompra 14 Tessera persa 15 Registrazione provvisoria 16 Esiste codice alternativo 17 Attenzione! indirizzo completam.mancante 18 Documento in prestito ILL perduto 19 Materiale ILL non ritirato/non pagato 20 In attesa di cancellazione 21 Escluso (mancata restituzione) 10 p Fare riferimento alla parte del manuale relativa alla segnalazione di cancellazione di una scheda utente, Cfr. Per l attivazione di questa funzione per favore contattate il Servizio Automazione Biblioteche. 29

30 Pagina 30 di 58 CONFIGURAZIONE CLIENT PER PRESTITO E RESTITUZIONE (7) Per prima cosa è necessario definire il client per la stampa delle ricevute di prestito e restituzione dal menù Aleph Opzioni, Configura opzioni di prestito. il programma consente : - La stampa automatica di una ricevuta per singolo prestito: il programma stampa in automatico senza la necessità di dare un comando di stampa una ricevuta per singola copia prestata (selezionare opzione per singolo prestito); - La stampa di una ricevuta a fine sessione con la lista dei prestiti dell utente effettuati nella sessione corrente. Cliccando su Stampa sessione o Fine sessione il programma stampa una ricevuta in formato lista con i prestiti registrati per l utente nella sessione corrente (selezionare opzione tutti i prestiti in una ricevuta). La differenza tra le due opzioni è che con Fine sessione, l operatore pulisce anche la schermata; - La combinazione delle due opzioni per avere una lista da consegnare all utente e stampe per i singoli prestiti da mettere al posto del libro. Selezionare l opzione per singolo prestito e cliccare su Stampa sessione. - Per disattivare la stampa delle ricevute configurare l opzione su nessuna ricevuta. E possibile attivare o disattivare la stampa della ricevuta di restituzione (una per ogni singola copia restituita). Per attivarla selezionare dal menù Aleph, Opzioni, Configura opzioni di restituzione la voce stampa ricevuta restituzione. Per disattivarla deselezionare l opzione. 30

31 Pagina 31 di 58 PRESTITO E MODIFICA DELLA DATA DI RESTITUZIONE (8) Dalla tab del prestito recuperare nella barra utente dalla lista utenti che si apre cliccando sui tre punti di sospensione l ID dell utente e nella barra delle copie inserire il codice a barre del documento. Dare invio o cliccare sulla freccia blu accanto alla barra delle copie 12. Nel pannello superiore è visualizzata la scheda dell utente richiamato dall archivio e nel pannello inferiore è riportato il documento dato in prestito all utente, con le informazioni bibliografiche, la data di scadenza del prestito e lo status della copia. 12 Nel corso di una transazione di prestito possono comparire a video dei blocchi dovuti o all utente o alla copia che si vuole dare in prestito. Cfr. Blocchi nelle transazioni 31

32 Pagina 32 di 58 Se c è la necessità di modificare la durata del prestito, cliccare nel pannello inferiore il pulsante Modifica data e inserire manualmente la nuova data. E possibile modificare contemporaneamente la data di restituzione su più prestiti, selezionandoli con tasto CTRL. Se c è necessità di stampare la ricevuta di prestito cliccare sul pulsante Stampa sessione. 32

33 Pagina 33 di 58 La stessa operazione può essere effettuata dalla scheda dell utente, radice Attività utente, Nodo prestiti, dal pulsante Modifica data, dopo aver evidenziato il prestito o i prestiti a cui si deve modificare la data di restituzione. 33

34 Pagina 34 di 58 Il rinnovo di un prestito è possibile (9): RINNOVO DI UN PRESTITO 1) dal menù circolazione rinnova prestito per barcode. Conoscendo il codice a barre del volume che si deve rinnovare andare sul menù circolazione, rinnova prestito per barcode. Dopo aver inserito il codice a barre ed aver dato OK, inserire la nuova data di restituzione. 34

35 Pagina 35 di 58 2) dalla tab delle copie Dopo aver trovato la copia da rinnovare, dalla tab delle copie e dal nodo prestiti cliccare sul pulsante Rinnova nel pannello di destra 35

36 Pagina 36 di 58 E anche possibile inserire manualmente la data di restituzione se c è bisogno di una diversa da quella calcolata dal sistema. 36

37 Pagina 37 di 58 3) dalla Scheda utente Dopo aver recuperato la scheda dell utente che ha necessità di rinnovare uno o più prestiti, selezionare i prestiti che si vogliono rinnovare e cliccare su Rinnova marcati oppure Rinnova tutto se devono essere rinnovati tutti i prestiti dell utente fatti dalla medesima Biblioteca. Bisogna prestare molta attenzione a questa ultima opzione, perchè il Rinnova tutto rinnova tutti i prestiti dell utente a prescindere dalla biblioteca che li ha fatti. La data di restituzione è calcolata in automatico dal sistema. 37

38 Pagina 38 di 58 Se vengono rinnovati più prestiti per una biblioteca, la data deve essere inserita manualmente dall operatore. 38

39 Pagina 39 di 58 RESTITUZIONE (10) Nella tab della restituzione inserire il codice a barre del libro da restituire nella barra della copia e premere invio. Il pulsante Pulisci cancella dallo schermo le informazioni relative all utente e alla copia restituita. Il pulsante Sovrascrivi data permette di impostare la data di restituzione ad un'altra data rispetto a quella corrente. La nuova data di restituzione sarà attiva fintanto che la finestra rimarrà aperta Può essere impostata nel caso, ad esempio, di un interruzione del sistema permettendo all operatore di far rientrare i libri alla data effettiva dei restituzione del materiale. 39

40 Pagina 40 di 58 BLOCCHI NELLE TRANSAZIONI Nel corso delle transazioni, sia di prestito che di rinnovo e restituzione, possono esserci dei motivi di blocco, legati alla scheda dell utente o alla copia che impediscono di continuare nella transazione e che vengono visualizzati in un messaggio di spiegazione. Bisogna ricordarsi che tutti i blocchi sono superabili tramite il tasto Ignora, tranne lo status 20 utente da cancellare. BLOCCHI LEGATI ALL UTENTE 1) Prestito scaduto : l utente detiene più di una copia in prestito scaduto ; 2) Multa pendente : «l utente non ha diritto a prendere la copia. Deve soldi» ; 3) Numero massimo di copie in prestito raggiunto : «Raggiunto il limite» ; 4) Codici di irregolarità : «Irregolarità globale :12 ritardo storico» ; 5) Scheda di iscrizione al prestito scaduta : «Si avvicina la data di scadenza :xx/xx/xxxx». Il sistema permette di ignorare il blocco (pulsante Ignora) e mette la data di scadenza del prestito corrispondente a quella della data di scadenza della scheda dell utente. 6) Scheda in attesa di cancellazione : «Irregolarità globale : 20 in attesa di cancellazione. Il pulsante Ignora è attivo; 7) Scheda utente con status 06 e status 20 : «L'utente non ha diritto al prestito - biblioteca utente ALEPH.» Il pulsante Ignora NON è attivo ; BLOCCHI LEGATI ALLA COPIA 1) Status 98 (escluso prestito), status 90 (chiedere banco)= «copia non abilitata al prestito». E possibile aggirare il blocco con il tasto Ignora, ma il programma assegna la scadenza al giorno stesso del prestito e non segnala nella cassa un eventuale ritardo nella restituzione. 2) Copia con prenotazione = «questa copia è stata prenotata da un altro utente». 3) Status 18 Documento in prestito ILL perduto. 4) Status 19 Materiale ILL non ritirato/non pagato. 40

41 Pagina 41 di 58 GESTIONE DELLE MULTE (11) Per far sì che il sistema segnali il ritardo di un utente nella restituzione di un documento è necessario configurare il client dal menù Circolazione, Configura opzioni di restituzione, scegliendo l opzione Messaggio di ritardo nella restituzione Per singolo prestito. La multa è applicata, e quindi l utente sospeso dal prestito in tutto SBS, al momento della restituzione del materiale preso in prestito. Quando un libro viene restituito in ritardo appare il messaggio Ritardo nella restituzione. 41

42 Pagina 42 di 58 Per applicare la sospensione dal prestito, andare su Cassa utente nel pannello superiore e una volta nella scheda utente, calcolare il giorno in cui l utente potrà riprendere il prestito; passare su Informazioni utente globale. Nella seconda finestra Blocchi globali e note, nel campo Nota1 inserire il codice dalla sottobiblioteca e il messaggio relativo alla durata della sospensione (ad esempio Riprende il prestito il.). Non si procede con il prestito,cliccando su Cancella prestito nella tab dei prestiti. 42

43 Pagina 43 di 58 CANCELLAZIONE DI UNA MULTA (12) Se un utente che prende un libro in prestito ha collegato il messaggio Deve soldi e dal campo Nota 1 l operatore vede che la sospensione dal prestito è scaduta, deve andare nella cassa pagare la selezione o la somma e nella radice Registrazione utente, nodo Informazioni utente globale, nella seconda finestra Blocchi globali e note cancellare il testo dal campo Nota 1. Dopo aver richiamato l utente per il quale il sistema segnala la cassa attiva, l operatore va nel nodo Cassa, seleziona la multa da cancellare, elimina la nota di sospensione dal prestito e proseguirà poi con il prestito. 43

44 Pagina 44 di 58 SITUAZIONE PRESTITI ATTIVI E STORICI DELL UTENTE PRESTITI ATTIVI Dalla scheda dell utente è possibile controllare i prestiti che un utente ha al momento in prestito esterno. Dalla radice attività utente, l operatore ha immediatamente presente la situazione di un utente (non solo i prestiti, ma anche prenotazioni e cassa). Dalla radice Registrazione utente è possibile, cliccando sul pulsante Lettera, stampare LIST Riassunto circolazione utente, fornire all utente la lista dei libri che ha in prestito con la data di restituzione. Dal nodo Prestiti l operatore vede immediatamente cosa ha in prestito un utente e da questo nodo può rinnovare il prestito, modificare la data di prestito, andare alla lista delle copie collegate a quel record amministrativo, vedere il log della circolazione per quell utente ( Log Circ porta sul nodo Log Circolazione) Gli altri pulsanti NON devono essere usati perché si perderebbe notizia della transazione sul documento. 44

45 Pagina 45 di 58 PRESTITI STORICI Per vedere i prestiti storici di un utente, è necessario che l utente si identifichi sul web dal menù Identificati inserendo il numero di matricola e il codice fiscale o la unisipass se studenti universitari e cliccando successivamente sul menù Profilo Utente La stessa modalità deve essere seguita dall operatore se vuole vedere i prestiti storici di un utente. 45

46 Pagina 46 di 58 Prestiti : vengono visualizzati i prestiti che l utente ha attivi al momento; Elenco storico dei prestiti : è possibile visualizzare gli ultimi 200 prestiti già restituiti dall utente ; Richieste prenotazioni : vengono visualizzate le richieste fatte dall utente per materiale che era già in prestito esterno su cui l utente ha fatto una prenotazione ; Transazioni di cassa : l utente può vedere se ha delle multe per materiale non ancora restituito la cui data di scadenza è passata, oppure per materiale che ha già restituito in ritardo e per il quale è stato momentaneamente sospeso dal prestito ; Richieste ILL totali : sono visualizzate tutte le richieste che un utente ha fatto, sia quelle già soddisfatte, quindi concluse, che quelle attive ; Richieste ILL attive : sono visualizzate le richieste che devono essere ancora inviate al fornitore e quelle che devono ancora essere restituite al fornitore. Se l utente si identica sul web ed ha dei prestiti scaduti, appare a schermo questo messaggio 46

47 Pagina 47 di 58 Gentile XX! Risultano dei prestiti scaduti a suo carico nella/e biblioteca/biblioteche del Servizio Bibliotecario Senese. Controlli per favore il suo Profilo utente per questa informazione! La tua Biblioteca STORICO DELLA COPIA E anche possibile recuperare le informazioni relative al prestito di una determinata copia, attraverso lo storico della copia. Dalla Tab delle copie del modulo della Circolazione, dopo aver recuperato una specifica copia tramite le modalità di ricerca più opportune (codice a barre, ricerca nell opac gui) posizionarsi sul nodo [O]Storico (ultimo aggiornamento) per vedere i prestiti della copia. 47

48 Pagina 48 di 58 E possibile recuperare le informazioni relative ad un prestito attivo sia dal nodo L Prestito, in cui sono visibili sia la data di scadenza che il nome dell utente che ha la copia, sia dal nodo O storico dalla prima finestra Prestiti, che dal nodo S Sunto circolazione, che presenta sia la situazione attuale della copia che lo storico in base al quale, dato un intervallo di tempo, è possibile vedere il numero dei prestiti, delle prenotazioni, dei rinnovi sia dalla GUI che da web, che sono stati fatti su una determinata copia. 48

49 Pagina 49 di 58 CONFIGURAZIONE CLIENT PER COMUNICAZIONE VIA MAIL ALL UTENTE Se la biblioteca decide di voler inviare una qualsiasi comunicazione all utente tramite posta elettronica (solleciti, informazioni sul prestito interbibliotecario, prenotazioni, ricerche bibliografiche, comunicazioni di vario genere), bisogna configurare il client per l invio di comunicazioni via mail. Nelle Risorse del computer, C\AL500\ALEPHCOM\TAB\, è necessario aprire con il blocco note il file alephcom.ini. Nel paragrafo [MAIL] definire il server utilizzato per la posta elettronica in MailServer (es. MailServer=mailsrv.unisi.it), in FromAddress con il proprio indirizzo di posta elettronica (es.fromaddress=ufficioprestito@unisi.it) e in MailerName il nome della Biblioteca che spedisce le comunicazioni, con l indicazione ad es.: Università di Siena Biblioteca XXX Siena. Una delle novità della versione 18 è la possibilità di aggiungere in Bcc (copia nascosta) l indirizzo stesso della Biblioteca, in modo da ricevere tutte le comunicazioni che vengono spedite all utente. ATTENZIONE: verificare qual è il vostro Mail server. [Mail] MailServer=mailsrv.unisi.it FromAddress=pisanue@unisi.it BccAddress=pisanue@unisi.it MailerName=Emanuela Pisanu 49

50 Pagina 50 di 58 SERVIZI DELLA CIRCOLAZIONE 16 LISTA UTENTI (P_CIR_05) Questa procedura può essere usata per effettuare controlli sugli utenti presenti in archivo e iscritti al prestito, sulla validità delle schede degli utenti (ad esempio sulle malleverie) Nel modulo Circolazione, dal menù Servizi Report, selezionare la procedura Lista utenti (cir-05). Campi da compilare: File di output : è obbligatorio assegnare un nome al file prodotto da questa procedura. Esso va digitato in caratteri minuscoli e senza caratteri speciali o spazi. Tale nome consente di recuperare il file per visualizzarne il contenuto, editarlo o stamparlo dal modulo Gui Task Manager Sottobiblioteca (obbligatorio): selezionare la propria biblioteca 17 Status utente (obbligatorio): selezionare dal menu lo status che interessa recuperare (ad esempio Malleverie) Privilegi scaduti dopo e Privilegi scaduti prima: - per recuperare le malleverie scadute alla data odierna impostare in Privilegi scaduti dopo la data 00/00/0000 e in Privilegi scaduti prima la data odierna - per recuperare le malleverie in scadenza impostare in Privilegi scaduti dopo la data a 00/00/0000 e in Privilegi scaduti prima la data entro la quale scadono le malleverie da controllare 16 Modalità di funzionamento e monitoraggio delle procedure e di recupero dei file di stampa sono illustrate in dettaglio nel manuale Le stampe in Aleph E fondamentale selezionare la propria Biblioteca per non estrarre dall archivio i dati di tutte le biblioteche di SBS! 50

51 Pagina 51 di 58 - per recuperare le malleverie valide impostare in Privilegi scaduti dopo la data odierna e in Privilegi scaduti prima la data a 00/00/0000 ATTENZIONE! La procedura lavora in base alle informazioni dello status utente e con la data di scadenza contenute nel record delle Informazioni utente locale della stringa relativa alla sottobiblioteca, quindi è obbligatorio selezionare la propria biblioteca, per evitare che il programma lavori sul record delle Informazioni utente locale SBS50 Global user Codice Blocco Locale: lasciare Tutti (SBS non usa i codici di blocco locale) Codice Blocco Globale: lasciare Tutti se non interessa filtrare la lista in base ad un codice di blocco; altrimenti selezionare il codice di blocco di interesse Lingua del report: lasciare Italiano Formato del report: scegliere tra i formati a disposizione : Ordina report per: l ordinamento può essere per ID, Barcode o Nome utente Ora di esecuzione/alle ore: La procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: controllare che sia selezionata SBS50 ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo REPORT PRESTITI (P_CIR_04) Questa procedura elenca i prestiti attivi in base ai parametri definiti dall operatore. Campi da compilare: 51

52 Pagina 52 di 58 File di output : è obbligatorio assegnare un nome al file prodotto da questa procedura. Esso va digitato in caratteri minuscoli e senza caratteri speciali o spazi. Tale nome consente di recuperare il file per visualizzarne il contenuto, editarlo o stamparlo dal modulo Gui Task Manager ; Sottobiblioteca : selezionare la propria biblioteca dall elenco. ATTENZIONE! se la sottobiblioteca non viene selezionata, la procedura estrarrà i prestiti di TUTTE le biblioteche ; Status prestito : lasciare prestito attivo ; Status utenti : includere tutti ; Data restituzione da: per ottenere una lista dei prestiti con data di scadenza posteriore ad una certa data, specificare la data nella forma aaaa/mm/gg Data restituzione a: per ottenere una lista dei prestiti con data di scadenza antecedente ad una certa data, specificare la data nella forma aaaa/mm/gg. Per ottenere una lista di prestiti effettuati in un certo intervallo temporale, bisogna compilare entrambi i campi Data; per ottenere una lista di prestiti effettuati in data odierna bisogna inserire nei due campi la medesima data, corrispondente alla data di scadenza dei prestiti effettuati in data odierna (ad esempio 30 giorni di durata del prestito dalla data in cui vi interessa recuperare i prestiti fatti). Livello di ordinamento 1: è possibile ottenere un report ordinato per ID utente, nome utente, data prestito, autore, collocazione copia, barcode, nota utente 02/01/03 (dalle informazioni utente locale) o isbn-issn. Sono possibili due livelli di ordinamento. Status copia : presenta due campi. Nel primo campo inserire Barcode, nel secondo campo lasciare tutti; 18 Formato del report : scegliere dal menù a tendina quello che interessa. Ora di esecuzione/alle ore: La procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: controllare che sia selezionata SBS50 ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo 18 Ad esempio è possibile nel livello di ordinamento 1 selezionare il Nome utente e nei campi status copia inserire, nella prima stringa Barcode e nella seconda lasciare tutti, in modo da ottenere un ordinamento, all interno del file per nome utente e, nel caso in cui un utente avesse più libri in prestito ordinarli per codice a barre. 52

53 Pagina 53 di 58 SOLLECITI (P_CIR_51) Dopo aver controllato, attraverso la p_cir_04 i prestiti attivi, è possibile richiedere la restituzione del materiale, attraverso l invio di una lettera di sollecito. 53

54 Pagina 54 di 58 Campi da compilare: File di output: è obbligatorio assegnare un nome al file prodotto da questa procedura. Esso va digitato in caratteri minuscoli e senza caratteri speciali o spazi. Tale nome consente di recuperare il file per visualizzarne il contenuto, editarlo o stamparlo dal modulo Gui Task Manager. Tipo lettera: lasciare copie scadute Status utenti:selezionare lo status o gli status che si vogliono sollecitare; Codice blocco globale: lasciare tutti; Sottobiblioteca: è obbligatorio selezionare il codice della propria biblioteca: ATTENZIONE! se la sottobiblioteca non viene selezionata verrà lanciata una procedura che recupera i dati relativi a tutte le biblioteche di SBS. Status copia: lasciare tutti; Aggiorna database: No Minimo numero di giorni dall ultima lettera: per recuperare tutti i prestiti scaduti, lasciare in bianco il campo Comunicazioni distinte a seconda della gravità della comunicazione: lasciare selezionato No (è stato definito un unico formato di sollecito) Formato lettera: selezionare il formato se avete un formato personalizzato o lasciare studenti; Ora di esecuzione/alle ore: La procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: controllare che sia selezionata SBS50 ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo 54

55 Pagina 55 di 58 STAMPA AVVISI (P-CIR-10) Questa procedura permette di stampare avvisi da inviare, anche via mail, agli utenti relativi alle opere in scadenza, per ricordare loro la data di restituzione. Dal menù generale Servizi, andare su Invio Avvisi agli utenti e selezionare nel menù che si apre la voce Stampa avvisi (p-cir-10). I campi contrassegnati da * sono obbligatori. File di output* : è obbligatorio assegnare un nome al file prodotto da questa procedura. Esso va digitato in caratteri minuscoli e senza caratteri speciali o spazi. Tale nome consente di recuperare il file per visualizzarne il contenuto, editarlo, stamparlo o inviarlo tramite mail dal modulo Gui Task Manager : Status utente : includi o escludi i seguenti Status utenti Status utente : selezionare gli utenti che si vogliono includere o escludere dal servizio ; 55

56 Pagina 56 di 58 (ad esempio includi i seguenti status utenti e selezionare UNISI Docente/Dipendente per avvisare i docenti e i dipendenti, oppure selezionare Malleveria per avvisare gli utenti della biblioteca inseriti con status 03, oppure UNISI-studente universitario per avvisate gli utenti della biblioteca presenti in archivio con status 02) Status copia : includi o escludi i seguenti Status di copia Status copia : lasciare selezionato Tutti ; Sottobiblioteca * : è obbligatorio selezionare la propria sottobiblioteca. E fondamentale selezionare la propria Biblioteca per non inviare via mail gli avvisi a tutti gli utenti delle biblioteche di SBS! Numero giorni alla data restituzione : il programma stamperà gli avvisi per quegli utenti che hanno copie in prestito da restituire entro un numero di giorni che corrisponde al valore specificato in questo campo. Il numero può essere massimo di 3 caratteri ; Metodo di filtro : è possibile scegliere tra : - numero di giorni esatti alla data di restituzione. Verranno stampati gli avvisi per quegli utenti che devono restituire i libri nel giorno esatto risultante dall indicazione data nel campo precedente (questa opzione è utile se la biblioteca lancia la procedura ogni giorno); - numero di giorni precedenti alla data di restituzione (includendo copie con prestito scaduto). Verranno stampati gli avvisi per quelli utenti che devono restituire i libri nel periodo indicato nel campo precedente. Questa opzione include anche prestiti già scaduti. (questa opzione è utile se la procedura viene lanciata settimanalmente) ; - numero di giorni precedenti alla data di restituzione (escluse copie in ritardo). Verranno stampati gli avvisi per quegli utenti che devono restituire i libri nel periodo indicato nel campo precedente. Questa opzione esclude i prestiti già scaduti. (questa opzione è utile se la procedura viene lanciata settimalmente) ; Formato della lettera : selezionare tra le opzioni proposte (studente, lettore, professore). Se avete bisogno di un formato personalizzato rivolgersi al SAB; Tipo lettera : lasciare selezionata la voce Copie in scadenza ; Ora di esecuzione : lasciare Oggi ; Database : SBS50 56

57 Pagina 57 di 58 REPORT COPIE PIU PRESTATE Con il servizio Scheda recupero dati (ret-adm-01) si produce un report di copie con indicazione del numero di prestiti registrati per ciascuna. E possibile valutare quali copie sono state più prestate, essendo presenti anche la data di pubblicazione, quella di creazione della copia e quella dell ultima restituzione. Dalla gui (Modulo Circolazione, tab Copie, nodo Sunto circolazione, tab 2.Storico; o Modulo Catalogazione, tab Copie, nodo Riassunto circ., tab 2.Storico) è possibile per la singola copia avere informazioni dettagliate più puntuali sul numero di prestiti per range di date. Nel modulo Circolazione, dal menu Servizi Copie, selezionare la procedura Scheda recupero dati p-acq (in realtà si chiama ret-adm-01) 57

58 Pagina 58 di 58 Campi da compilare: File di input: lasciare vuoto il campo File di output è obbligatorio assegnare un nome al file prodotto da questa procedura. Esso va digitato in caratteri minuscoli e senza caratteri speciali o spazi. Tale nome consente di recuperare il file per visualizzarne il contenuto, editarlo o stamparlo dal modulo Gui Task Manager. Recupera per (obbligatorio): selezionare dal menu a tendina Sottobiblioteca e nel campo successivo inserire il codice della propria biblioteca Recupera per (obbligatorio): è possibile inoltre selezionare dal menu a tendina ulteriori parametri di recupero delle copie; una volta selezionato il parametro, la stringa di testo va inserita nel campo successivo. Per ogni parametro selezionato è possibile inserire fino a 5 opzioni. Ad esempio può essere opportuno filtrare per fondo, status di copia, collocazione, tipo di materiale, ma anche per data di creazione copia (per range di date, inserendo i due estremi nella forma AAAAMMGG nei due campi successivi) Recupera per (obbligatorio): selezionare dal menu a tendina N. prestiti e nei campi successivi gli estremi del range di numeri di prestito (es. per recuperare le copie che hanno avuto almeno 30 prestiti, indicare nel primo campo 30 e nel secondo 999) Costruisci il report batch: sì Formato del report: selezionare il formato Numero doc. Titolo Anno pubbl. Fondo Collocaz. Barcode Data creazione copia Num. Prestiti Data ultima restituz. Ordina report per: l ordinamento può essere per Titolo, Collocazione, Numero inventario Ora di esecuzione/alle ore: la procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Biblioteca: selezionare SBS50 ID di stampa: lasciare vuoto il campo. Report lingua: lasciare vuoto il campo 58