Team Coaching Organizzativo

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1 Team Coaching Organizzativo A chi si rivolge Negli ultimi vent anni si sono sviluppate in modo sempre più pervasive le organizzazioni a rete, insieme ad una grande varietà di team work, permanenti e ad hoc: team di processo, isole di produzione, team di progetto, team per il miglioramento continuo, team di qualità, task force che si costituiscono e si dissolvono in funzione dell avanzamento del lavoro e del processo di creazione. Queste forme di organizzazione temporanee in realtà generano e gestiscono processi intermittenti di innovazione, miglioramento, soluzioni di problemi. Il ruolo del Team Coaching Organizzativo è sviluppare le capacità integrative dei membri delle organizzazioni, i meccanismi che motivino e che abilitino le persone a dare vita alle nuove forme di organizzazione a rete basate sui processi e sulle comunità. Più in generale, il Team Coaching Organizzativo è rivolto a qualsiasi rete, intesa come sistema di relazione tra attori o comunque come un insieme riconoscibile di legami tra soggetti che convergono a realizzare un medesimo processo di produzione, di servizio, di ricerca, di business. In particolare il servizio è destinato alle organizzazione a rete, basate sui processi e sulle comunità di lavoro, che operano attraverso la cooperazione, la comunicazione e la conoscenza condivisa, per dare esito alla comunità orientata ai risultati e a sostenere la crescita delle persone e delle performance dell organizzazione. Queste forme di aggregazione sociali nelle quali si sviluppano forti coesioni attorno a valori, scopi, assunti di base, impegni, interessi, obiettivi o necessità comuni, possono aversi nella singola organizzazione e possono estendersi a reti di imprese. Nelle organizzazioni a rete sono comprese le reti di imprese formalizzate e aggregate da mandati di concessione, da contratti di rete, i consorzi, le ATI o ATS, le reti di franchising. In merito all idea di organizzazioni e imprese virtuali, sosteniamo con Venkatraman che ci vogliono organizzazioni reali per organizzarsi in modo virtuale. Comunque il Team Coaching Organizzativo riconosce che le tecnologie dell informazione e della comunicazione, le piattaforme collaborative, mentre non creano né comunità, né organizzazione, né società, costituiscono un potente sostegno della cooperazione, della comunicazione e della condivisione delle conoscenze. Da gruppo a team Nel contesto delle organizzazioni per funzioni o a matrice, un gruppo è una serie di persone interne ad una funzione o che condividono temporaneamente un compito o un obiettivo. Sono persone che generalmente danno una maggiore importanza agli interessi individuali e personali rispetto a quelli collettivi. Nelle organizzazioni a rete, il team è composto in modo da essere trasversale all organizzazione, con competenze e capacità complementari che condividono gli scopi, le proposte e le iniziative, gli obiettivi da raggiungere, le prestazioni e l approccio organizzativo. I componenti di un team sono responsabili dei risultati del team (per esempio, più alta qualità, al più basso costo possibile e con un minimo livello di sprechi). Uno dei cardini alla base del successo del Sistema Toyota è espresso dalla formula: il Team work è tutto : perché si faccia team in modo efficace ed efficienze, al personale va data la massima fiducia e il massimo rispetto, insieme alla massima responsabilizzazione, fin al livello organizzativo più basso Pag. 1 di 6

2 possibile (non dire mai esattamente cosa fare), in cambio si riceve un potente contributo ai fini del miglioramento continuo. Nel team non esistono gerarchie o divisioni funzionali, esistono soltanto i team member. Le risorse umane sono qualcosa al di sopra di ogni misurazione. Le capacità di queste risorse possono estendersi illimitatamente quando ogni persona comincia a pensare Ohno Le dimensioni del team sono da 3-4 a persone, alle quali si aggiunge il team leader. Fare Team Coaching Organizzativo Per fare team è utile il supporto del coaching, di una partnership basata su una collaborazione di fiducia, tra pari. Il coaching non dà risposte, come avviene invece nella consulenza, il coaching supporta, accompagna il cliente (la persona, il team, l azienda, il partner) a trovare le "sue" risposte, con i "suoi" tempi e con il "suo" percorso, condividendo le esigenze dell azienda. Il Team Coaching Organizzativo è soprattutto la strategia migliore quando il lavoro di potenziamento e sviluppo delle capacità non può limitarsi al singolo, ma deve necessariamente coinvolgere un team, quando l intervento sul singolo e la condivisione del percorso di crescita con Il capo diretto non sono sufficienti per produrre cambiamenti significativi e concretamente visibili e, infine, quando è necessario un coinvolgimento più ampio e una condivisione con î colleghi di valori, idee, approcci ai problemi e agli obiettivi di team e aziendali. Il Team Coaching Organizzativo si distingue come forte segnale di fiducia da parte dell azienda nei confronti del proprio personale. Il focus è più orientato sulle interazioni tra le persone coinvolte nel gruppo che non sugli aspetti personali e intimi dei singoli. Le necessità e le esigenze di sviluppo espresse a livello individuale vengono comunque riconosciute e salvaguardate, pur collocandole e attribuendo loro un significato all interno di un contesto più ampio, quello appunto del team impegnato in un percorso di crescita in quanto tale. Wiki Coaching: wiki, wiki, rapido, collaborativo Il Team Coaching Organizzativo è Wiki Coaching in quanto si ispira alla forza evocativa del paradigma "wiki", rapido, molto veloce e nell accezione comune rimanda alla collaborazione in rete tra le persone (le piattaforme Wiki sono un mezzo completamente ipertestuale, con una struttura di navigazione non lineare ). Con Wiki intendiamo racchiudere i due forti paradigmi di "Collaborazione" e di "Rete" relazionale, la sfida è quindi la collaborazione e l innovazione nei team aziendali. A questi paradigmi va aggiunta la rapidità:«la mancanza di rapidità è un handicap strategico» l ha detto Jeff Jarvis in What would Google do? Fasi del Team Coaching Organizzativo e degli eventi formativi Lo sviluppo di un team organizzativo prevede eventi formativi a carattere collettivo e segue un percorso articolato in fasi che, seppur predefinite, vanno personalizzate sulla base delle esigenze dell organizzazione e del team di riferimento. A. Introduzione al Team Coaching Organizzativo: principi, valori, regole, responsabilizzazione, modalità di relazionarsi e lavorare nel team coaching; Pag. 2 di 6

3 B. Analisi e riconoscimento delle reti relazionali informali. In questa fase, viene presa consapevolezza della particolare importanza che assumono l organizzazione reale rispetto all organizzazione formale, l impresa rete naturale, i gruppi omogenei informali nei processi di cambiamento culturali ed organizzativi. Si tratta di far emergere la realtà aziendale che vive oltre l organizzazione formale gerarchica, per funzioni o a matrice, le relazioni tra le persone che si cercano, si scambiano pareri e consigli, codificano prassi e valori sulle esperienze concrete, sono capaci di cooperare tra loro in vista di fini comuni o di risultati condivisi. Occorre saper riconoscere la realtà molto più fluida delle reti informali tra le persone, che tengono conto: della fiducia, della stima, dei leader naturali, dei gruppi di pressione e di potere interni. Queste reti informali sono più simili alle reti sociali che costituiscono la base dei Social Network. Detengono un importante quota del lavoro svolto in un azienda (incluso ciò che consente che il lavoro venga svolto), seguono i canali informali anziché i canali e le strutture formali. Di qui la necessità di focalizzare sull analisi della struttura di tali relazioni informali, di solito non facilmente distinguibili, per capire che cosa facilita o impedisce il flusso della conoscenza e della collaborazione tra entità interagenti, in termini di condivisione delle informazioni e delle conoscenze e con quali modalità. In ciò si terrà conto del limite dei legami forti che una persona può sostenere: non possono essere più di Così il massimo delle relazioni influenti (legami deboli) sostenibili in azienda è colleghi. C. Responsabilizzazione all interno del team nel rispetto delle dinamiche relazionali In questa fase verranno create le condizioni di contesto per sviluppare solide competenze di team coaching. Per saper esserci nel team occorre essere consapevoli di come le dinamiche relazionali con il team e con i singoli componenti hanno un grande effetto sull'efficacia del processo di coaching. La responsabilizzazione nel team diventa l'elemento sostanziale per creare importanti consapevolezze ed evoluzioni, sviluppando la fiducia reciproca e garantendo apprendimenti e progressi osservabili e misurabili. D. Acquisire consapevolezza delle caratteristiche e delle dinamiche del team sulle quali far leva per l evoluzione del gruppo in team In questa fase viene definita la situazione di partenza ed individuate le aree di miglioramento: le caratteristiche, i valori, gli obiettivi,le relazioni tra gli obiettivi generali del team e quelli dei singoli partecipanti, le regole implicite e le relazioni informali, i fattori motivanti, la valorizzazione dei talenti dei singoli, la condivisione delle informazioni e delle conoscenze, come vengono promosse le idee, l innovazione e creatività. Allo scopo vengono sviluppate le capacità di analisi e di diagnosi del team e si apprende come portare le competenze di coaching in un contesto di team per creare nuove consapevolezze ed aprire prospettive di sviluppo che aumentino le possibilità di scelta. Le caratteristiche del team e le classiche competenze del coaching vengono sperimentate in un contesto di gruppo. Sono definite chiare linee guida per generare conversazioni di coaching dirette all'intero team che muovano verso nuove e più efficaci modalità di partecipazione, di lavoro e di decisione. E. Aumentare l integrazione e la coesione nel team Questa fase è finalizzata a: prendere consapevolezza della percezione del proprio ruolo e di quello degli altri all interno del team; allenarsi a valorizzare le differenze di stili di lavoro e di pensiero; produrre cambiamenti della percezione di sé e delle relazioni (reali e potenziali) per attivare nuovi comportamenti più funzionali alla coesione e all'efficacia del team. Pag. 3 di 6

4 F. Allenare all ascolto e all efficienza Questa fase è dedicata ad apprendere e sperimentare le metodologie e gli strumenti di analisi e diagnosi, basati sull ascolto attivo e sulla capacità di vedere gli sprechi, col fine di rendere il team ed i processi di interesse snelli e tirati dalle persone, dai clienti interni e dai clienti finali. G. Misurazione dei progressi e definizione del piano di azione. Nel Team Coaching Organizzativo è fondamentale: chiarire, sviluppare e riesaminare gli obiettivi ottenuti con il team coaching, la mission e la vision, gli obiettivi del team; definire chiari piani di azione e le relative responsabilità di team ed individuali, che derivano dalla scelta fra le varie possibilità individuate e che saranno portati avanti fra gli incontri di coaching. Il team coach è responsabile di questa parte del processo: crea un ponte fra gli apprendimenti avuti in sessione formativa ed il rientro all'operatività quotidiana, promuovendo, mediante il supporto on the job, gli apprendimenti e l'autonomia del team ed allenando ad acquisire abitudini funzionali al trasferimento e condivisione delle conoscenze e a generare nuove possibilità, nonchè a consolidare la coesione del team e il processo di costruzione della comunità aziendale. Il rapporto tra innovazione e comportamento organizzativo È probabile che in azienda, individualmente e come team, collaboratori non rischiano ad essere proattivi, creativi e innovativi. Ci sono relazioni tra l individuo, il gruppo, l azienda che favoriscono la collaborazione che porta l innovazione. Semplificando potremmo affermare che: è la partecipazione creativa e individuale alla generazione e realizzazione delle idee ad essere il motore che genera l innovazione, consentendo esplicitamente l azione delle reti informali basata sulla fiducia e la conoscenza tra le persone; è lo stile di leadership, di apertura alle proposte di idee, che consente che questa partecipazione di manifestarsi (al meglio); il terreno di cultura della collaborazione innovativa è la presenza di un team interprofessionale e interfunzionale (un team che ha come componenti persone di diversa estrazione divisionale/compartimentale, di diversi settori/aree aziendali) e/o con forte eterogeneità tra i membri del gruppo. La consulenza NOMOS spinge la sfida collaborativa e creativa nei team virtuali, tenendo conto dell esigenza di conciliare le esigenze individuali con le direttive del team. Gli strumenti per la collaborazione in team che proponiamo sono wiki: una raccolta di documenti ipertestuali che vengono creati, modificati, aggiornati dai suoi stessi utilizzatori; i contenuti sono sviluppati in collaborazione da tutti coloro che vi hanno accesso (tutto il personale dell azienda, soltanto i componenti del team, un gruppo o segmento dei clienti o dei partner), su un database o un repository. La modifica dei contenuti è aperta, nel senso che il testo può essere modificato da tutti gli utenti registrati, contribuendo non solo per aggiunte, ma anche cambiando e cancellando ciò che hanno scritto gli autori precedenti. Pag. 4 di 6

5 Proponiamo l utilizzo delle piattaforme collaborative che operano in ottica wiki per il supporto alle attività del team e per il coinvolgimento di altri gruppi aziendali in percorsi di innovazione e di ascolto delle esigenze dei clienti/utenti, per la gestione delle idee e delle proposte, la profilazione degli utenti, la messaggistica istantanea. La possibilità di proporre, condividere, rielaborare rapidamente informazioni, testi, immagini, grafici, idee, problemi nuovi favorisce nel team l attivazione del pensiero creativo collaborativo. Alle persone che accedono allo spazio collaborativo vengono facilitati: la scoperta di problemi (i problemi sono un tesoro, senza dei problemi non si può né migliorare né innovare) il guardare da più e diversi punti di vista la ricerca di più impostazioni e alternative nella soluzione di situazioni e problemi l allacciare combinazioni che possono essere sviluppate Dati e informazioni nuove possono aprire ad un idea nuova, che a sua volta può suscitare, in una stessa persona o in un altra persona in rete, dando origine ad una sorta di reazione a catena. Il data base supporta nella messa in correlazione il materiale prodotto e mantiene memoria dei risultati raggiunti e dei successi, in quanto quest ultimi sono i veri fattori che innescano la reazione a catena del pensiero creativo collaborativo. Nel fare queste proposte, ci teniamo a sottolineare che l innovazione è per l 80% comportamento e per il 20% tecnologia, in quanto la collaborazione è un comportamento che "precede" l utilizzo della tecnologia. Gli obiettivi del Team Coaching Organizzativo Il Team Coaching Organizzativo agisce internamente e direttamente sulle dinamiche delle imprese, delle organizzazioni a rete, delle reti di imprese; è indicato sia per gruppi aziendali aggregati e finalizzati a piani e progetti sia per interventi su gruppi permanenti (nodi di reti, aree aziendali, strutture organizzative ecc.) per ogni gruppo di imprese, sia esso temporaneo (di progetto, di scopo) o permanente (ufficio, struttura organizzativa, aree aziendali ecc.). L obiettivo strategico del Team Coaching Organizzativo è: valorizzare e motivare il grande patrimonio di informazioni, conoscenze, passione che c è all interno delle organizzazioni sviluppare la cooperazione, la comunicazione e la conoscenza condivisa, le capacità integrative dei membri delle organizzazioni, i meccanismi che motivino e che abilitino le persone a dare vita alle nuove forme di organizzazione a rete basate sui processi e sulle comunità. Il campo privilegiato delle azioni, verso le imprese e le organizzazioni a rete, riguarda soprattutto gli aspetti della evoluzione della cultura aziendale, del clima organizzativo, lo sviluppo della motivazione e dell engagement delle persone in azienda, della comunicazione, delle persone e del fattore umano in azienda. Le situazioni più ricorrenti che richiedono interventi del Team Coaching Organizzativo sono il calo di efficienza e di partecipazione, la presenza di conflitti interni, l indebolimento della leadership individuale e di gruppo, la perdita di sinergia ed intesa, di senso di appartenenza e di identità nel team. Pag. 5 di 6

6 In questi casi, il Team Coaching Organizzativo è finalizzato a ottimizzare le relazioni interpersonali e a facilitare la collaborazione, a rilanciare impegno e motivazione: portando a risoluzione i conflitti e migliorando la qualità delle relazioni e l efficacia della comunicazione rafforzando la leadership definendo e rafforzando la visione, i valori, le modalità del team work e chiarendo la strategia e i relativi ruoli e responsabilità nel team e verso l azienda apprendendo a vedere e a ridurre gli sprechi a favore dell incremento della qualità delle prestazioni. Tra gli obiettivi del Team Coaching Organizzativo possiamo avere: Miglioramento dei processi di comunicazione interpersonali e nei contatti con i clienti Miglioramento e sviluppo e adeguamento dei processi aziendali, con: individuazione delle criticità e degli obiettivi riconoscimento delle reti informali e relazionali ottimizzazione delle transazioni e dei flussi informativi Individuazione, definizione e soluzione dei problemi (Problem Setting e Problem Solving), con il miglioramento delle capacità decisionali e di risoluzione dei problemi Miglioramento delle prestazioni e delle sinergie del team, con la riduzione degli sprechi e la riduzione dei costi. Pag. 6 di 6

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