I fattori di successo di un team di Medical Manager

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1 I case study del Coaching Creativo I fattori di successo di un team di Medical Manager KAIROS SOLUTIONS srl Coaching Creativo via A. Morelli Roma Tel:

2 La richiesta del cliente Un azienda leader del settore farmaceutico, ha manifestato l esigenza di realizzare un team building per 11 risorse (medical manager e medical science liason) finalizzato a rafforzare le competenze comunicative e la gestione del ruolo in un organizzazione di tipo matriciale. Abbiamo progettato ed erogato un intervento residenziale, denominato Team Dolphin Project, durante il quale i partecipanti hanno realizzato un attività di simulazione, di ricerca e avvistamento dei delfini a bordo di uno storico veliero e di team coaching. Seguiti da un team multidisciplinare di ricercatori e coach, i partecipanti hanno appreso le basi e le tecniche del Coaching Creativo, della marineria velica e della ricerca sui delfini. L intervento si è sviluppato con una metodologia didattica esperienziale, in modalità indoor (contesto d aula tradizionale) e outdoor (contesto aperto), che ha messo al centro del processo di apprendimento l'esperienza reale dei partecipanti e ha consentito di: sviluppare le potenzialità personali e del gruppo modificare il sistema comunicativo facilitare il processo di apprendimento

3 Gli obiettivi dell intervento Il percorso è stato strutturato in modo da far vivere al team una serie di esperienze diversificate, su cui confrontarsi, per realizzare i seguenti obiettivi: scoprire e condividere le risorse del gruppo sperimentare il gruppo come occasione di confronto e sostegno team work e organizzazione dei ruoli aumentare la consapevolezza del proprio modo di comunicare essere proattivi allenare e sviluppare la capacità di ascolto attivo

4 Come si è realizzata l esperienza Outdoor Sostenuto dai coach e dagli esperti dell Associazione Oceanomare Delphis, il team ha vissuto l esperienza di un gruppo di biologi marini, ricercatori, consulenti e manager impegnati nella conoscenza e nelle pratiche di conservazione dei cetacei e della biodiversità marina. Coaching Creativo L obiettivo dell esperienza in aula è stato ideare, organizzare e realizzare un Associazione per lo studio e la salvaguardia dei cetacei e della biodiversità marina. I partecipanti hanno assistito anche ad una lezione sulla comunicazione e il lavoro di squadra dei delfini Team coaching Il team coaching si è focalizzato su obiettivi di crescita professionale e sul trasferimento deli apprendimenti al contesto lavorativo

5 Attivazione Nella fase di attivazione i partecipanti hanno scelto alcune carte stimolo per presentarsi, approfondire la conoscenza anche sul piano personale e creare un clima disteso per favorire la comunicazione e i lavori successivi. Inizialmente il gruppo è rimasto su un piano generale, quasi per prendere le misure, ma lo stimolo neutro, fuori dal contesto lavorativo, ha consentito di gradualmente di abbassare le difese del ruolo, per scoprire nuovi canali di comunicazione. 5

6 Attivazione Dopo la presentazione creativa il team ha organizzato un pannello espositivo su quale creare una rappresentazione con le carte scelte. L attività, apparentemente semplice, richiede un lavoro di gruppo preliminare per condividere e scegliere i criteri con i quali creare il pannello, gestire i tempi, i flussi di comunicazione e le relative azioni. Nei primi minuti i partecipanti hanno lavorato in modo da accentuare le scelte individuali; dopo qualche minuto, è stato individuato come fattore critico di successo, il criterio attraverso il quale organizzare la performance. La mancata gestione dei tempi non ha consentito di portare a termine la consegna. Nel debrief i partecipanti hanno elaborato alcuni fattori di successo nella gestione delle riunioni, utilizzati poi nelle esperienze successive: - Condividere gli obiettivi - Stabilire e gestire i tempi - Individuare i criteri per decidere e organizzare il lavoro - Organizzare ruoli e attività

7 Coaching Creativo: organizzare un associazione per la salvaguardia dei cetacei Nel corso delle attività di simulazione in aula, il team ha sviluppato una strategia creativa per ideare e organizzare un associazione finalizzata alla salvaguardia dei cetacei. Ogni partecipante ha collaborato in modo attivo, sperimentando ruoli diversi, finalizzati al raggiungimento degli obiettivi generali del gruppo. In particolare sono state sperimentate alcune aree di lavoro: la produzione e la condivisione delle idee la negoziazione il processo decisionale Per poter giungere ad un risultato comune i partecipanti hanno prestato attenzione ai contributi e alle idee degli altri, hanno gestito e coordinato ruoli e tempi, comunicato in modo assertivo le proprie idee per poi trovare punti di accordo funzionali allo scopo. La metafora e i valori condivisi fin dall inizio, hanno consentito ad ognuno di contribuire alle attività, tenendo sempre presente gli obiettivi di più ampia portata del team.

8 Coaching Creativo: le tecniche utilizzate BRAND TEAM Per rafforzare lo spirito di gruppo, stimolare il processo creativo del team, giungere ad una condivisione dell identità del team Per produrre idee in modo strutturato e organizzare la riunione BRAINWRITING STORYBOARD PROCESSI Per organizzare e presentare creativamente e in modo efficace i progetti

9 Coaching Creativo: esempi di output Queste rappresentazioni sono state realizzate con due modalità di lavoro: elaborazione concettuale e visual thinking, per attivare in modo integrato i due emisferi cerebrali. Nel momento dell interazione verbale si utilizza il linguaggio descrittivo, le funzioni logiche e lineari, si analizzano i dettagli e si esprimono concetti e significati. Con il visual thinking si traduce il contenuto in rappresentazioni grafiche, attivando l immaginazione, la metafora, le analogie.

10 Il follow up: trasferire gli apprendimenti e realizzare gli obiettivi L attività di follow up è stata dedicata agli obiettivi di sviluppo e al trasferimento degli apprendimenti acquisiti nel corso dell esperienza. Il team ha riflettuto individualmente sugli obiettivi stabiliti in precedenza e con l ausilio della tecnica +SMARTER ha riformulato in modo efficace i propri scopi. Nel tempo intercorso tra il team building e il follow up alcuni partecipanti hanno iniziato a lavorare sui propri obiettivi e ad applicare, nella vita professionale e personale, tecniche o nuove modalità di comunicazione.

11 Il follow up: trasferire gli apprendimenti in 5 fasi Questa tecnica segue le 5 fasi del Coaching Creativo per facilitare il trasferimento degli apprendimenti nei contesti lavorativi 1) Che cosa hai appreso di utile, per la tua attività professionale, durante l esperienza 2) Per ogni aspetto individuato sopra descrivi la situazione: quando, in quale contesto, che cosa ti ha consentito di trarne un apprendimento. 4) Per ogni situazione/attività lavorativa pianifica in sintesi il modo in cui agirai, le strategie, i passi da compiere 3) Per ogni apprendimento indica: - una situazione o un attività lavorativa importante e ricorrente in cui puoi applicare quanto appreso nel percorso - in che modo puoi riadattare gli apprendimenti al contesto lavorativo 5) Come cambieranno le cose?

12 Esigenze formative Nel corso dell intervento realizzato sono emerse alcune esigenze formative che potrebbero costituire aree di sviluppo per il team: aumentare l efficacia della negoziazione apprendere tecniche di comunicazione avanzata gestire le riunioni con tecniche creative

13 Contatti Simone Piperno Massimo Del Monte Kairòs Solutions Kairos Solutions s.r.l P.I Sede legale via Alamanno Morelli n. 10 Sede operativa Via Bevagna 14 tel:

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