Manuale. Safescan Workforce Planner

Transcript

1 Manuale Safescan Workforce Planner

2 Content 1 Premessa Sintesi del manuale Utilizzo del manuale d'uso Requisiti del sistema Spiegazione simboli Configurazione della barra del titolo Installazione Installazione del programma Impostazione del software Prime operazioni Stato Presenza/sintesi in tempo reale Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Ordinamento Stampa Invio via di un rapporto Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Registro di sistema Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Ordinamento Stampa Invio via di un rapporto Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Visione d'insieme Vista a elenco degli orari di presenza Correzione degli orari di presenza Immissione di una registrazione Modifica di una registrazione Eliminazione di una registrazione Eliminazione di una singola registrazione Eliminazione di più registrazioni Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Ordinamento... 21

3 6.2.8 Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Invio via di un rapporto Stampa Giornata Creazione di una sintesi Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Ordinamento Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Invio via di un rapporto Stampa Periodo Creazione di una sintesi Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Ordinamento Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Invio via di un rapporto Stampa Relazioni/Rapporti Rapporto mensile Preparazione e stampa di un rapporto mensile Relazione settimanale/rapporto Preparazione e stampa di un rapporto settimanale Rapporto di periodo Preparazione e stampa di un un rapporto di periodo Codice lavoro o progetto Valutazione per divisione o utente Valutazione per codice lavoro/progetto Ricerca sintetica con il filtro raggruppamento (giornata/persona/codice) Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Stampa delle sintesi selezionate Acquisire i codici lavoro/progetto nel terminale TA Acquisire i codici lavoro/progetto nel terminale TA

4 6.6.9 Registrazione del codice lavoro/progetto sul terminale? Panoramica a griglia degli orari di presenza Area rapporti Forma del rapporto Filtro di rapporto Filtro libero Filtro di reparto Filtro utente Configurazione della panoramica a griglia Immissione di una registrazione nella panoramica a griglia Immissione di registrazioni errate Modifica di una registrazione nella panoramica a griglia Eliminazione di una registrazione nella panoramica a griglia Esportazione Stampa Amministrazione Divisione/gruppo Creazione di una divisione/gruppo Modifica di una divisione/gruppo Eliminazione di una divisione/gruppo Utenti Preparazione degli utenti nel software Impronta digitale Password Preparazione di utenti al terminale Modifica di utenti Eliminazione di utenti Informazioni sui dati di sistema Dati personali Utenti - Ferie Orario lavorativo annuale dell'utente Configurazione della panoramica

5 Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Invio via di un rapporto Stampa Tabella di lavoro/ tabella di lavoro settimanale Preparazione di una tabella di lavoro con orari di lavoro fissi Preparazione di una tabella di lavoro con orari di lavoro flessibili (solo detrazione pause) Arrotondamenti Detrazione automatica delle pause Modifica/cambiamento di una tabella di lavoro Eliminazione di una tabella di lavoro Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Invio via di un rapporto Stampa Pianificazione Griglia di pianificazione Configurazione della panoramica a griglia Gruppo di pianificazione Periodo di tempo della pianificazione Tipo di pianificazione Filtro utenti Filtro reparto Filtro utente Pulsanti: Struttura della griglia di pianificazione Pianificazione Vista a elenco Pianificazione con le Pianificazioni Preparazione di una Pianificazione Immissione di una Pianificazione Assegnazione di codici di lavoro Pianificazione temporanea di collaboratori con una tabella di lavoro Impiego e pianificazione con le Pianificazioni Pianificazione con la Pianificazione per reparti Pianificazione con Pianificazioni per tutti

6 Immissione di pianificazione senza una Pianificazione Elaborazione, modifica o eliminazione della pianificazione Stampa della griglia di pianificazione Pianificazione ferie Preparazione dei modelli di ferie Pianificazione ferie Tabelle di lavoro Pianificazione di ferie per pianificazione flessibile Pianificazione ferie con le Pianificazioni Giorni festivi Impostazioni Generalità Impostazione della lingua Connessione al database Backup Dispositivo/terminale degli orari di presenza Connessione dati in TCP/IP Sincronizzazione dei dati utente Trasferimento dati con chiavetta USB Lettura delle timbrature su PC Sincronizzazione dei dati utente Trasferimento di dati di registrazione TA 655 dal dispositivo al software Codice di lavoro Immissione/preparazione del codice di lavoro Elaborazione dei codici di lavoro Eliminazione di codici di lavoro Informazioni Guida Supporto tecnico Sviluppi Aggiornamenti e upgrade Installazione del server Rimozione di Safescan Workforce Planner

7 1 Premessa Safescan Workforce Planner è un software per la registrazione, l'elaborazione e la pianificazione delle presenze del personale. Consente di pianificare il tempo e il personale in modo efficiente e personalizzato secondo le esigenze. Con l'ausilio dello strumento Calendario intergrato è possibile pianificare turni, ferie e disponibilità, in funzione delle specifiche esigenze. I piani di impiego del personale finora eseguiti su carta possono quindi essere creati, modificati e naturalmente anche stampati comodamente nell'interfaccia di pianificazione del sistema Safescan Workforce Planner. Grazie all'architettura flessibile del sistema, Safescan Workforce Planner può essere utilizzato praticamente in tutti i settori di piccola e media impresa, provvedendo alle esigenze di una valorizzazione produttiva del tempo. Safescan Workforce Planner supporta tutti i terminali di registrazione degli orari Safescan con diverse caratteristiche di prestazioni, sebbene le funzioni descritte possano non essere disponibili con tutti i terminali. Le caratteristiche delle prestazioni dei singoli terminali possono essere reperite nelle relative informazioni specifiche oppure mettendosi in contatto con il fornitore di fiducia. Le istruzioni per l'uso descrivono l'installazione, il funzionamento e l'utilizzo del pacchetto software Safescan Workforce Planner. Per l'utilizzo di versioni precedenti sono presenti differenze nella descrizione delle funzioni. Per l'utilizzo del software non sono necessarie conoscenze informatiche particolari, tuttavia è un prerequisito saper utilizzare l'interfaccia grafica di Microsoft Windows. Le istruzioni per l'uso sostituiscono le necessarie informazione e formazione sul sistema e sono inoltre utili per la consultazione. Safescan Workforce Planner è stato sviluppato e testato con la massima cura ed è conforme al più recente stato della tecnica. Tuttavia, come per tutti i prodotti software di una certa portata, non è possibile garantire che sia assolutamente esente da errori e, in particolare, si declina ogni responsabilità per gli eventuali danni conseguenti. Per suggerimenti volti al miglioramento del programma oppure per la segnalazione di errori riscontrati nel programma o nelle istruzioni dell'uso, restiamo a disposizione degli utenti.. 5

8 2 Sintesi del manuale Il manuale utente propone una panoramica della gestione di Safescan Workforce Planner e comprende le procedure per le operazioni più frequenti. Le schermate illustrate sono da considerarsi esempi e non specifiche. 2.1 Utilizzo del manuale d'uso Il manuale d'uso descrive il funzionamento gestito tramite il mouse. "Fare clic" si riferisce sempre alla pressione del pulsante sinistro del mouse. Quando una o più righe sono evidenziate, ciò indica che il pulsante sinistro del mouse è usato per fare clic sulla voce. Altre fasi operative, come le operazioni con il pulsante destro del mouse, sono descritte specificamente. 2.2 Requisiti del sistema Per usare Safescan Workforce Planner, il PC deve corrispondere ai seguenti requisiti. Processore Pentium IV o superiore Memoria principale di almeno 1024 MB Porte USB e TCP/IP Spazio libero su hard disk di almeno 100 MB Unità CD-ROM Definizione minima 1024 x 768 (consigliata 1280 x 1024) Sistema operativo Windows XP o superiore 2.3 Spiegazione simboli Orari di registrazione in vista a griglia Modulo di pianificazione per turni e pianificazione ferie Invio via di viste correnti o relazioni Filtro Download dei dati di registrazione di un TA 655 Sincronizzazione dei dati utente Stampa della panoramica preparata Esportazione dei dati Invio via di viste o relazioni Stampa della vista Immissione di nuova pianificazione 6

9 Modifica della pianificazione Eliminazione della pianificazione Aggiornamento dei dati Commutazione alla vista a elenco Commutazione alla vista a griglia Importazione delle festività nazionali Apertura e chiusura dell'elenco documenti Apertura e chiusura della legenda dei codici di lavoro per la pianificazione Stampa dei piani di lavoro settimanali Salva Annullato Cerca nuovo hardware Impostazione orario sul terminale Recupero chiavetta USB Connessione interrotta Connessione effettuata Chiudi applicazione Orario di lavoro inserito / disinserito 7

10 2.4 Configurazione della barra del titolo Facendo clic con il tasto destro del mouse sulla barra del titolo, viene visualizzato un elenco di selezione con tutte le colonne possibili per la vista corrente, che possono essere attivate o disattivate facendo clic. Le colonne attivate sono contrassegnate dal simbolo. Le colonne attivate vengono inserite nella vista sempre al fondo della barra del titolo. Tutte le colonne possono essere spostate con il mouse nella posizione desiderata (trascinando la selezione). Le modifiche apportate vengono trasferite e memorizzate dal sistema, è quindi possibile personalizzare a piacere la finestra di lavoro. Nota: la personalizzazione è specifica per la postazione di lavoro e non viene visualizzata per eventuali altri utenti. 8

11 3 Installazione 3.1 Installazione del programma 1. Inserire il CD-ROM di installazione nell'unità del computer. 2. Aprire il file [WorkForcePlannerSetup] ed il programma di installazione viene avviato. 3. Accettare i termini della licenza. 4. Specificare la directory di destinazione. Il percorso predefinito proposto è c:/program Files/Safescan/TA4; per usare un percorso di archiviazione diverso, selezionare [Sfoglia] e cercare il percorso desiderato. (Si consiglia l'uso del percorso predefinito). 9

12 5. Premere [Avanti] per continuare. Il programma viene installato. 6. Usare [Fine] per confermare il completamento dell'installazione. 10

13 3.2 Impostazione del software Usare Avvia/Workforce Planner per aprire il software. Inserisci il tuo indirizzo e la chiave di licenza che hai ricevuto via . Quando il software viene usato per la prima volta, e in seguito se non è impostato alcun supervisore/amministratore (nel software e/o nel terminale degli orari di presenza), viene visualizzato il seguente messaggio. Quando è stato definito un supervisore/amministratore, è possibile accedere al sistema con nome utente e password. 11

14 Password dimenticata? Alla richiesta del nome utente, immettere l'id utente e il codice della licenza come password (Il codice della licenza è disponibile sulla confezione del CD). Confermare con OK. 12

15 4 Prime operazioni 1. Selezionare la lingua desiderata, vedere Capitolo Preparare i reparti, vedere Capitolo Preparare le tabelle di lavoro, vedere Capitolo Preparare i codici di lavoro, vedere Capitolo Registrare gli utenti nel Terminale di registrazione orari o nel software, vedere Capitolo Collegare il dispositivo di registrazione orari con il software e sincronizzare i dati con il terminale di registrazione orari, vedere Capitolo Completare i dati master dei collaboratori, vedere Capitolo Pianificare i collaboratori, vedere Capitolo 8 9. Iniziare con la registrazione degli orari di presenza sul terminale di registrazione orari. 5 Stato 5.1 Presenza/sintesi in tempo reale È possibile usare la sintesi in tempo reale per verificare la presenza e l'assenza dei dipendenti. È sufficiente un'occhiata per vedere chi sia entrato o uscito, dove e a che ora, o chi sia in pausa. Con il semplice metodo del filtro, è possibile ottenere immediatamente le informazioni desiderate sullo schermo oppure stampare i dati sulla stampante. 13

16 5.1.1 Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Filtro presente: selezionare l'impostazione desiderata dal menu a discesa, presente, assente, pausa o tutto. Filtro libero: immettere le prime lettere del nome dell'utente da inserire nel filtro libero. La sintesi presenta tutti gli utenti iln cui nome inizia con le lettere indicate. Maggiori sono i dettagli del nome immessi, più sono limitati i risultati del filtro. Filtro divisione: selezionare la divisione desiderata dal menu a discesa. Sia nella sintesi sia nel filtro utente, sono visualizzati tutti i dipendenti della divisione selezionata. È possibile restringere i risultati mediante il filtro utente. 14

17 Filtro utente: selezionare l'utente desiderato dal menu a discesa Ordinamento Ordinamento tramite barra dei menu: usare la barra dei menu per ordinare i dati in qualunque momento, facendo doppio clic sul campo desiderato. Ripetere l'operazione per invertire l'ordine (A - Z o Z - A) Stampa Usare per stampare in qualunque momento la sintesi in tempo reale Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante, la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile modificare e inviare. 15

18 5.1.5 Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata. 5.2 Registro di sistema La sintesi del registro di sistema presenta tutti gli eventi, le modifiche o altre manipolazioni sul terminale degli orari di presenza. Il registro di sistema è usato per registrare in ordine cronologico la sequenza di comunicazione all'interno e con il terminale degli orari di presenza. Quando si verificano problemi di comunicazione, è possibile usare la descrizione dell'errore per eliminarne la causa Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Filtro libero: immettere le prime lettere del nome dell'utente da inserire nel filtro libero. La sintesi presenta tutti gli utenti il cui nome inizia con le lettere indicate. Maggiori sono i dettagli del nome immessi, più sono limitati i risultati del filtro. Filtro divisione: selezionare la divisione desiderata dal menu a discesa. Sia nella sintesi sia nel filtro utente, sono visualizzati tutti i dipendenti della divisione selezionata. È possibile restringere i risultati mediante il filtro utente. 16

19 Filtro utente: selezionare l'utente desiderato dal menu a discesa Ordinamento Ordinamento tramite barra dei menu: usare la barra dei menu per ordinare i dati in qualunque momento, facendo doppio clic sul campo desiderato. Ripetere l'operazione per invertire l'ordine (A - Z o Z - A) Stampa È ora possibile stampare la sintesi del registro di sistema Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento.. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata. 17

20 6 Visione d'insieme Alla voce "Orari di presenza" sono reperibili tutti gli orari di presenza registrati sul dispositivo di registrazione orari che sono stati trasmessi direttamente al software via TCP/IP o penna USB. È possibile selezionare la panoramica a elenco, che presenta l'elenco cronologico di tutti gli orari di presenza, e la panoramica a griglia che presenta gli orari di presenza, secondo la configurazione personalizzata, per collaboratore e relativa tabella di lavoro. 6.1 Vista a elenco degli orari di presenza Le registrazioni mancanti o dimenticate sono evidenziate in arancione in questa panoramica (vedere la figura che segue). Verificare che il ciclo sia corretto (entrata/uscita oppure entrata pausa ritorno uscita ecc.). Immettere una registrazione dimenticata come descritto nel Capitolo Impostare una registrazione doppia o errata sullo stato corretto (ad esempio Ignora) come descritto nel Capitolo Correzione degli orari di presenza Gli orari di presenza possono essere immessi o corretti sia alla voce Orari di presenza sia nella griglia Presenze. Selezionando la panoramica a griglia, sono disponibili semplici strumenti per correggere le registrazioni o immettere con un clic le registrazioni dimenticate. Vedere il Capitolo Immissione di una registrazione Le registrazioni mancanti possono essere immesse successivamente come segue: Selezionare l'utente desiderato nel filtro utenti. Fare clic su "Immetti" oppure selezionare con il tasto destro del mouse Immetti registrazione. 18

21 Completare i campi contrassegnati in rosso. Si tratta di campi obbligatori e devono essere compilati. Modificare la data di registrazione, se necessario Immettere nel campo di input l'ora della registrazione. Il valore deve essere immesso secondo le impostazioni internazionali del computer (ad esempio 08:30 oppure in funzione delle impostazioni). Le ore tonde possono anche essere immesse semplicemente come numero (ad esempio 8 = 8:00; 13 = 13:00) Selezionare la funzione opportuna per Uscita/Entrata. Se al software sono collegati più dispositivi di registrazione orario, selezionare il dispositivo opportuno. Se occorre inserire a posteriori un orario di assenza, come ferie o visita medica, oppure se il collaboratore lavora su un progetto, un lavoro ecc., assegnare alla registrazione il necessario codice di lavoro. (Per un'ulteriore descrizione del codice di lavoro, vedere Capitolo 11.20). Lavorando con i codici di lavoro, attenzione a non registrare le pause e i ritorni dalle suddette con " Entrata". Per il calcolo del codice di lavoro, infatti, " Entrata" indica il termine del codice di lavoro, dopo il quale inizia il periodo di lavoro normale oppure un altro progetto. È possibile immettere ulteriori informazioni come commenti, che saranno comunque visibili sulle relazioni. 19

22 Chiudere l'immissione della registrazione con OK per memorizzarla oppure premere Annulla per eliminare la registrazione Modifica di una registrazione Per modificare una registrazione effettuata sul dispositivo di registrazione orari oppure preparata manualmente, fare clic direttamente sulla registrazione da modificare. Se è necessario correggere solo lo stato della registrazione, fare clic con il tasto destro del mouse sulla registrazione da modificare; viene visualizzata una selezione che consente di impostare facilmente la registrazione sullo stato corretto senza aprire la finestra di modifica. Correggere lo stato Uscita/Entrata. Immettere un codice di lavoro o un commento per la registrazione. Nota: Non è possibile modificare l'ora. Se si tratta di una registrazione errata, impostare lo stato a Ignora e preparare una nuova registrazione con l'ora corretta Eliminazione di una registrazione Non è possibile eliminare le registrazioni effettuate sul dispositivo di registrazione orari oppure preparate manualmente. Affinché le registrazioni errate non vengano considerate nei calcoli, occorre impostare il loro stato su Ignora Eliminazione di una singola registrazione Contrassegnare la registrazione da "eliminare" e fare clic con il tasto destro del mouse. Ora è possibile impostare lo stato su Ignora senza aprire la finestra di modifica Eliminazione di più registrazioni Se sono presenti più registrazioni non corrette, possono essere selezionate tenendo premuto il tasto Control (Ctrl) e facendo clic sulle registrazioni desiderate. Se devono essere impostate tutte su Ignora, tenere ancora premuto il tasto Ctrl premendo al contempo il tasto destro del mouse e selezionare " Cambiare in Ignora". 20

23 Nota: a tutela dei collaboratori, gli orari registrati sul dispositivo di registrazione orari non possono essere corretti o eliminati. Al fine di modificare un orario, occorre immettere una nuova registrazione e impostare quella "errata" su Ignora. le registrazioni effettuate sul dispositivo di registrazione orari restano in essere, ma non vengono considerate nei calcoli Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Filtro libero: immettere le prime lettere del nome dell'utente da inserire nel filtro libero. La sintesi presenta tutti gli utenti il cui nome inizia con le lettere indicate. Maggiori sono i dettagli del nome immessi, più sono limitati i risultati del filtro Ordinamento Ordinamento tramite barra dei menu: usare la barra dei menu per ordinare i dati in qualunque momento, facendo doppio clic sul campo desiderato. Ripetere l'operazione per invertire l'ordine (A - Z o Z - A). 21

24 6.2.8 Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare Stampa La panoramica corrente può essere stampata in qualunque momento con. 6.3 Giornata Sono visualizzati tutti gli orari di timbratura della giornata corrente trasferiti al software dal terminale degli orari di presenza direttamente tramite TCP/IP o chiavetta USB. Sono visualizzate inoltre tutte le informazioni importanti in merito agli utenti attivi. Il sommario mostra la prima e l ultima rilevazione, il saldo giornaliero, assenze pausa e l orario di lavoro che è possibile attivare o disattivare utilizzando il / pulsante. La data può essere regolata in qualunque momento. Le date sono visualizzate in ordine cronologico e possono essere filtrate e/o ordinate a seconda delle esigenze dell'utente. 22

25 6.3.1 Creazione di una sintesi In "Periodo", selezionare i periodi predefiniti o usare lo strumento calendario per selezionare gli intervalli di data personalizzati Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Filtro libero: immettere le prime lettere del nome dell'utente da inserire nel filtro libero. La sintesi presenta tutti gli utenti il cui nome inizia con le lettere indicate. Maggiori sono i dettagli del nome immessi, più sono limitati i risultati del filtro. 23

26 6.3.3 Ordinamento Ordinamento tramite barra dei menu: usare la barra dei menu per ordinare i dati in qualunque momento, facendo doppio clic sul campo desiderato. Ripetere l'operazione per invertire l'ordine (A - Z o Z - A) Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare Stampa La panoramica corrente può essere stampata in qualunque momento con. 6.4 Periodo Tutti gli orari di timbratura degli utenti attivi sono visualizzati nella sintesi di periodo in forma compatta nel period selezionato. Il sommario dà il totale dell intero periodo, le ore secondo la tabella di lavoro, il saldo dei corrispondenti straordinari, come ogni saldo giornaliero. I dati sono visualizzati in ordine di numero utente e possono essere filtrati e/o ordinati a seconda delle esigenze dell'utente. 24

27 6.4.1 Creazione di una sintesi In "Periodo", selezionare i periodi predefiniti o usare lo strumento calendario per selezionare gli intervalli di data personalizzati Filtri (filtro libero, filtro di divisione o elenco a discesa utente) Filtro libero: immettere le prime lettere del nome dell'utente da inserire nel filtro libero. La sintesi presenta tutti gli utenti il cui nome inizia con le lettere indicate. Maggiori sono i dettagli del nome immessi, più sono limitati i risultati del filtro Ordinamento Ordinamento tramite barra dei menu: usare la barra dei menu per ordinare i dati in qualunque momento, facendo doppio clic sul campo desiderato. Ripetere l'operazione per invertire l'ordine (A - Z o Z - A). 25

28 6.4.4 Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare Stampa La panoramica corrente può essere stampata in qualunque momento con. 6.5 Relazioni/Rapporti Per presentare il risultato desiderato alle valutazioni effettuate a fine mese, verificare le registrazioni di presenza effettuate dagli utenti alla voce "Orari di presenza" per identificare eventuali registrazioni dimenticate o errate e provvedere a completarle o correggerle (vedere Capitolo 6.2). Se desiderato, assegnare un codice di lavoro alle registrazioni di presenza. Safescan Workforce Planner è un sistema di calcolo in tempo reale. Tutte le correzioni apportate vengono calcolate immediatamente a seguito dell'immissione con esito positivo, quindi l'aggiornamento costante è garantito. Non sono necessari calcoli supplementari per eseguire la chiusura mensile. Nelle relazioni vengono considerate tutte le informazioni immesse in Safescan Workforce Planner. Quindi le relazioni forniscono lo stato corrente degli straordinari e dei riporti a saldo, nonché delle ferie per l'anno in corso, delle ferie fruite e di quelle residue fino a fine anno. I valori sono in ore. Dopo l'installazione, Safescan Workforce Planner mette a disposizione diverse relazioni già pronte, sufficienti per la maggioranza dei casi standard. In Safescan Workforce Planner sono disponibili le seguenti relazioni predefinite: Rapporto mensile Rapporto settimanale Rapporto di periodo Rapporto per codice di lavoro Rapporto mensile Il rapporto mensile" riporta tutte le registrazioni, i saldi e gli eventi del periodo selezionato. Per le registrazioni con codice di lavoro, i dati sono riportati per annotazione/codice di lavoro. 26

29 6.5.2 Preparazione e stampa di un rapporto mensile Selezionare la voce di menu Relazioni. Selezionare il periodo di tempo desiderato nel menu a discesa (mese corrente, ultimo mese ecc.). Come impostazione predefinita, viene visualizzato il mese corrente. Nella panoramica sono visualizzati i rapporti mensili per tutti gli utenti, selezionare tutti i rapporti. e vengono stampati Selezionare un reparto nel filtro Reparti per visualizzare il rapporto mensile del reparto in questione. Selezionare gli utenti desiderati nel filtro Utenti per visualizzare il rapporto mensile per gli utenti in questione. Nota: è possibile stampare titti i rapporti oppure esportarli nel formato file CSV Relazione settimanale/rapporto Il rapporto settimanale è analogo al rapporto mensile, selezionare "Settimana" nel menu a discesa e procedere come per il rapporto mensile per visualizzare e stampare la panoramica desiderata. Nel rapporto settimanale sono riportate in forma compatta tutte le informazioni importanti per il periodo e gli utenti selezionati. Il rapporto presenta le prime e le ultime registrazioni, gli orari di presenza, gli orari nominali nonché il saldo giornaliero. Vengono inoltre stampati il saldo progressivo fino alla data selezionata e l'eventuale motivo dell'assenza. Nella parte inferiore dell'elenco vengono sommati tutti i valori per gli utenti selezionati. 27

30 6.5.4 Preparazione e stampa di un rapporto settimanale Selezionare la voce di menu Rapporto. Nel menu a discesa, selezionare il periodo di tempo desiderato (settimana corrente, ultima settimana ecc.). Come impostazione predefinita, viene visualizzato il mese corrente. Nella panoramica sono visualizzati i rapporti settimanali per tutti gli utenti, selezionare Stampa per stampare tutti i rapporti. Selezionare un reparto nel filtro Reparti per visualizzare il rapporto settimanale del reparto in questione. Selezionare gli utenti desiderati nel filtro Utenti per visualizzare il rapporto settimanale per gli utenti in questione. Nota: è possibile stampare tutti i rapporti oppure esportarli nel formato file CSV Rapporto di periodo Il rapporto di periodo è simile come struttura al rapporto mensile e settimanale. Vengono però sommati i valori relativi a un periodo di tempo selezionato. Il rapporto presenta le somme delle ore effettive, delle ore nominali e dei saldi giornalieri. In una colonna, è inoltre possibile vedere il saldo totale progressivo al termine del periodo selezionato. Nella parte inferiore dell'elenco vengono sommati tutti i valori per i collaboratori selezionati Preparazione e stampa di un un rapporto di periodo Selezionare la voce di menu Relazioni. Nel menu a discesa selezionare e immettere con lo strumento Data le date desiderate per inizio e fine periodo. Come impostazione predefinita, viene visualizzato il mese corrente. 28

31 Nella panoramica sono visualizzate le relazioni di periodo per tutti gli utenti, selezionare Stampa per stampare tutte le relazioni. Selezionare un reparto nel filtro Reparti per visualizzare il rapporto di periodo del reparto in questione. Selezionare gli utenti desiderati nel filtro Utenti per visualizzare il rapporto settimanale per gli utenti in questione. Nota: è possibile stampare tutti i rapportioppure esportarli nel formato file CSV. 6.6 Codice lavoro o progetto I codici lavoro o progetto registrati sul terminale vengono calcolati e valutati nel software. (Questa funzione non è prevista per TA655). Per il calcolo o la valutazione del codice lavoro o progetto, utilizzare il pulsante Codice lavoro nel menu Report e definire le impostazioni del report in base alle proprie esigenze. 29

32 6.6.1 Valutazione per divisione o utente Se si desidera conoscere la quantità di tempo impiegata sui diversi progetti per divisione o per dipendente, utilizzare il Filtro divisione e/o utente. Verrà visualizzata una panoramica di tutte le attività che sono state registrate con un codice Valutazione per codice lavoro/progetto Se si desidera conoscere la valutazione per codice lavoro/progetto, selezionare il filtro codice lavoro, seguito dal codice richiesto. Verrà visualizzata una panoramica di tutti gli utenti con le date in cui hanno lavorato a questo progetto Ricerca sintetica con il filtro raggruppamento (giornata/persona/codice) Selezionando "Giornata", viene visualizzata la somma delle ore giornaliere del progetto. 30

33 Selezionando "Persona", vengono mostrate le ore del progetto per utente. Selezionando "Codice lavoro", viene visualizzato il numero totale delle ore del progetto selezionato. Per visualizzare una panoramica delle ore totali per progetto, selezionare "Tutti" nel filtro codice lavoro e "Codice lavoro" sotto raggruppamento Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata Stampa delle sintesi selezionate È possibile esportare la panoramica selezionata tramite l'icona di esportazione in formato CSV, modificarla in Excel, ad esempio, oppure stamparla direttamente attraverso l'icona di stampa La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare. 31

34 6.6.7 Acquisire i codici lavoro/progetto nel terminale TA 800 I dipendenti possono registrare i codici lavoro/progetto sul terminale in due modalità. Possono inserire il codice prima oppure dopo la verifica sul terminale. Attivare la funzione "Codice lavoro" sul terminale. Per la serie TA 800 seguire il procedimento illustrato: Premere il pulsante di menu e accedere al terminale come supervisore. Quindi selezionare Opzioni/Opz. sistema /Opz. avanzate Scorrere verso il basso con il tasto F2 fino all'opzione codice lavoro(no predefinito) e confermare con OK. Sarà possibile effettuare la selezione tra le seguenti opzioni: No = il codice lavoro/progetto non è abilitato Modalità 1 = inserire il codice dopo la verifica sul terminale Modalità 2 = inserire il codice prima della verifica sul terminale La serie TA 800 consente l'inserimento solo di codici numerici. Si raccomanda di collocare un riepilogo dei codici accanto al terminale Acquisire i codici lavoro/progetto nel terminale TA 900 La serie TA 900 consente di definire il codice lavoro/progetto sul terminale. Menu Utenti Progetto Aggiungi Creare Nota: i codici commessa lavoro/progetto devono corrispondere ai codici definiti nel software! Registrazione del codice lavoro/progetto sul terminale? A seconda della modalità impostata, sarà richiesto all'utente un codice lavoro/progetto prima o dopo la verifica sul terminale. È possibile ignorare l'inserimento del codice qualora il dipendente non lavori su un progetto specifico. I codici lavoro/progetto devono essere registrati solo all'entrata e all'uscita, non durante le pause. Qualora un dipendente lavori su diversi progetti nel corso di una giornata, dovrà selezionare l'opzione entrata al momento della modifica dei codici lavoro. Al termine della giornata lavorativa o al completamento del progetto con successiva transizione al normale orario di lavoro, è necessario completare la timbratura con l'uscita. 32

35 Esempio: 08:00-11:00 Progetto Londra (codice 100) 10:00-10:15 Pausa 11:00-17:15 Progetto Parigi (codice 110) Il dipendente deve effettuare la seguente registrazione: 08:00 Entrata/Codice :00 Pausa 10:15 Ritorno dalla pausa 11:00 Entrata/Codice :15 Uscita/Codice 110 Calcolo del progetto: Progetto Londra 2 ore e 45 minuti, pausa 15 minuti, progetto Parigi 5 ore e 15 minuti (pianificazione di lavoro - 1 = ora pausa pranzo) = 8 ore Panoramica del report mensile: Nel caso in cui un utente dimentichi di registrare l'uscita al termine di una giornata lavorativa, il sistema rileverà automaticamente il normale orario di fine lavoro in base alla pianificazione lavorativa del dipendente. Qualora non sia impostata alcuna pianificazione di lavoro per il dipendente, l'amministratore dovrà inserire questa voce manualmente nel software. Per esempio: Un dipendente deve uscire alle 16:00 per una visita medica (codice 6) e durante la giornata stava lavorando al progetto Londra (codice 100). Al termine della visita medica non tornerà a lavoro. Il dipendente effettuerà la registrazione come segue: 08:00 Entrata /Codice :00 Uscita/Codice 6 33

36 Calcolo del progetto: Progetto Londra = 7 ore, vistita dottore = 1 ora, ore lavorative totali al giorno 8 h Giornata lavorativa 08:00-17:00 = 9 ore, meno la pausa pranzo nella pianificazione di lavoro di 1 ora = 8 ore 6.7 Panoramica a griglia degli orari di presenza La panoramica a griglia degli orari di presenza offre una visione d'insieme delle registrazioni di tutti i collaboratori nel mese corrente (impostazione predefinita), nonché della tabella di lavoro o di turno assegnato e di tutti gli eventi. Filtrare per individuare le registrazioni errate e correggerle direttamente nella griglia, oppure per verificare quali collaboratori non abbiano osservato la tabella di lavoro e in quali giorni (usciti prima, arrivati tardi), quali collaboratori risultino in ferie o siano occupati su lavori a progetto. Modificare, correggere o immettere registrazioni dimenticate nella panoramica a griglia degli orari di presenza è davvero facile. Ad esempio, se un collaboratore ha dimenticato di timbrare una registrazione, oppure se occorre immettere a posteriori una malattia o un periodo di ferie, è sufficiente un clic con il mouse Area rapporti Con il filtro area rapporti, è possibile selezionare il periodo per cui si desidera la visualizzazione della panoramica, ad esempio mese, settimana ecc. 34

37 6.7.2 Forma del rapporto Giorno = Data, ad esempio Settimana = Sono visibili i giorni della settimana nella barra del titolo, la settimana del calendario nel campo utente e la data nella cella. Mese = Visualizzazione del mese corrente completo in cui è visibile il periodo impostato nel rapporto.. I giorni sono visibili nella barra del titolo, il mese nel campo utente e la data nella cella. Mese settimana = In questa vista, viene presentato il mese corrente, mentre i giorni della settimana sono presentati nella barra del titolo Filtro di rapporto 35

38 Ognuno = In questa vista, sono presentati tutti i collaboratori registrati nel sistema (anche i collaboratori per cui nel periodo selezionato non sono presenti registrazioni). Solo presenti = In questa vista, sono presentati solo i collaboratori attivi per cui sono presenti registrazioni nel periodo di tempo selezionato. 36

39 Solo errori = In questa panoramica, sono presentati solo i collaboratori per cui sono presenti registrazioni errate nel periodo di tempo selezionato Filtro libero Nel filtro libero, immettere le lettere iniziali dell'utente desiderato. Nella panoramica, saranno visualizzati tutti gli utenti con le lettere indicate. Più si prosegue nell'immissione del nome, più sarà affinato il risultato della ricerca Filtro di reparto Tramite il menu a discesa, selezionare il reparto desiderato. Nella panoramica e nel filtro utente saranno visualizzati tutti i collaboratori del reparto in questione. Il risultato può essere ulteriormente affinato utilizzando anche il "filtro utente" Filtro utente Dal menu a discesa, selezionare l'utente desiderato. Questa vista può essere configurata in modo personalizzato tramite le funzioni filtro. La configurazione viene trasmessa dopo la chiusura dell'applicazione Configurazione della panoramica a griglia Seleziona la vista giorno, ieri, questa settimana, ultima settimana, questo mese, ultimo mese, quest'anno, ultimo anno oppure scegliere seleziona... per il periodo desiderato. 37

40 Associato alla forma del rapporto: giorno, settimana, mese oppure mese - settimana e al filtro rapporto: tutti, solo presenti o solo errori nonché il filtro per reparto o per utente è possibile configurare in modo personalizzato la panoramica a griglia. Come impostazione predefinita, sono selezionati il Mese corrente, il tipo di rapporto Mese e Tutti i risultati, Tutti i reparti e Tutti i collaboratori. Possono essere modificati in qualunque momento. Nota: la configurazione della vista è personale e viene visualizzata solo sulla postazione di lavoro dell'utente interessato. Esempio: Area rapporto: questo mese Forma rapporto: mese - settimana Filtro rapporto Ognuno 38

41 Con queste impostazioni, viene presentata una panoramica del mese corrente di tutti i collaboratori. Sul lato sinistro della griglia sono elencati tutti gli utenti per ID utente e il nome del mese corrente. Nella barra del titolo sono visualizzati i singoli giorni della settimana da lunedì domenica, con la data nelle celle. Nella griglia viene proposta una visione d'insieme dei periodi di lavoro forniti dai collaboratori. Se ai collaboratori è stata assegnata una tabella di lavoro o un piano di turni, appare in blu nella panoramica se nella giornata in questione non è stata erogata alcuna prestazione lavorativa. 1 Realizzazione di un programma di lavoro o Programmazione Turno 2 Realizzazione di un programma di lavoro o Programmazione Turno con il codice di lavoro 3 Turno programmato senza pianificazione di lavoro 4 Ferie = Giorni di riposo retribuiti che spettano ogni anno ai lavoratori come ferie estive, o Feste = Giorni festivi nazionali che spettano ogni anno ai lavoratori come Natale, Pasqua Se la tabella di lavoro è stata rispettata, cioè se gli orari sono stati registrati secondo la tabella, viene visualizzato in verde. Se il tempo di lavoro effettivo si discosta dalla tabella di lavoro o di turni, viene visualizzato su fondo blu (il colore selezionato durante la pianificazione dei turni). Pianificato Lavorato 39

42 Progetto o codice di lavoro: se la registrazione è stata effettuata con un codice di lavoro, ad esempio visita medica, ferie o lavoro su progetto, viene presentata nella griglia con il colore assegnato al codice di lavoro. Possono essere ottenute ulteriori informazioni passando con il cursore sulla registrazione. Suggerimento strumenti: tutte le informazioni di un giorno sono presentate in una finestra informativa passando con il cursore sulla voce corrispondente. Per le giornate non ancora lavorate, viene presentata la tabella di lavoro/di turni con le pause previste. Per una giornata con registrazioni, viene riportata la tabella di lavoro/di turni con le presenze effettive e gli eventuali codici di lavoro. Quindi, sono presenti tutte le informazioni della giornata. Messaggi di errore: se una cella è contrassegnata con il punto esclamativo, manca una registrazione oppure è presente una registrazione errata. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla giornata "errata" e verificare se la sequenza logica sia stata rispettata oppure se sia stata dimenticata una registrazione. Gli errori possono essere corretti direttamente, modificando o immettendo una registrazione. In caso di immissione, la data viene trasmessa alla cella selezionata. Il sistema è progettato in modo che, quando viene depositata una tabella di lavoro, venga trasmesso l'orario giornaliero finale immesso nella tabella di lavoro come registrazione "Entrata provvisoria, in modo da completare il calcolo per il rapporto mensile. Sul rapporto mensile, tali registrazioni sono evidenziate con l'indicazione "Corretta dal sistema". Per mantenere corretta e pulita la base dati, si consiglia di correggere manualmente questi messaggi di errore. Esempio 1: In questo esempio, è stata dimenticata una registrazione sul dispositivo di registrazione orari. Poiché al collaboratore è stata assegnata una tabella di lavoro, il sistema calcola il tempo lavorativo fino alla fine del periodo immesso nella tabella di lavoro e presenta quindi la giornata come lavorata, con un avvertenza. I calcoli nel rapporto mensile sono eseguiti correttamente e, in questi giorni è stata dimenticata una registrazione "Entrata", è quindi presente una nota che segnala la modifica a cura del sistema. Correggere tale registrazione immettendone una quando è noto l'orario preciso del valore " Entrata" oppure trasmettere la tabella di lavoro con "Copia tabella di lavoro come orario di registrazione". 40

43 Esempio 2: In questo esempio, la sequenza logica non è stata rispettata correttamente in quanto è stato registrato per due volte consecutive "Uscita". Correggere direttamente nella cella, facendo clic con il mouse sull "Uscita" da correggere e modificare lo stato impostando "Uscita" oppure "Ignora". Non appena l'errore é stato corretto, la registrazione appare con l'aspetto normale oppure, se è stato impostato il filtro "Solo errori", scompare dalla vista. Se il filtro rapporto è impostato su "Solo errori", nella vista sono presentati solo i collaboratori per i quali esistono errori nella sequenza delle registrazioni per il periodo di tempo selezionato. Non appena gli errori vengono eliminati, le registrazioni e/o i collaboratori non sono più presentati nella panoramica. Nota: se la griglia è vuota, verificare le impostazioni del filtro rapporto. Se è impostato su "Solo errori", nel periodo di tempo selezionato non sono presenti registrazioni errate. Modificare lo stato del filtro a "Tutto" Immissione di una registrazione nella panoramica a griglia Per immettere registrazioni nella panoramica a griglia, procedere come segue. Fare clic con il tasto destro del mouse nel campo in cui si desidera immettere una registrazione e selezionare " aggiungi nuovo". La finestra che si aprirá sará precompilata con tutti i dati, in modo tale che sia sufficiente indicare solo l'ora e lo stato Uscita/Entrata ed eventualmente il codice di lavoro. Ovviamente, possono essere modificate tutte le impostazioni. Al termine, confermare con OK per concludere il processo. La registrazione viene trasmessa. 41

44 6.7.9 Immissione di registrazioni errate Se occorre immettere una registrazione per i collaboratori successivamente, per più giorni o settimane, ad esempio in caso di ferie o malattia, oppure di mancate registrazioni al terminale a causa dello smarrimento della scheda ID, è sufficiente un clic del mouse. Contrassegnare il periodo di tempo per cui si desidera immettere le registrazioni. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla parte contrassegnata, selezionare "Copia tabella di lavoro alle timbrature", se necessario selezionare il codice di lavoro opportuno e confermare con OK. Viene copiata la tabella di lavoro o di turni e trasmessa come presente, malato ecc. Non è quindi necessario registrare le presenze a una a una. 42

45 Modifica di una registrazione nella panoramica a griglia Per adeguare o modificare una registrazione esistente, procedere come segue. Selezionare la cella in cui si desidera adeguare o modificare una registrazione e fare clic su di essa con il tasto destro del mouse. Selezionare la registrazione da modificare o adeguare. Apportare le modifiche nella maschera e chiudere con OK. Le modifiche vengono trasmesse Eliminazione di una registrazione nella panoramica a griglia Non è possibile eliminare una registrazione. Se è presente una registrazione doppia oppure una registrazione errata che non è possibile correggere, impostare lo stato di tale registrazione su Ignora e preparare una nuova registrazione. Nota: a tutela dei collaboratori, gli orari registrati sul dispositivo di registrazione orari non possono essere corretti o eliminati. Al fine di modificare un orario, occorre immettere una nuova registrazione e impostare quella "errata" su Ignora. le registrazioni effettuate sul dispositivo di registrazione orari restano in essere, ma non vengono considerate nei calcoli Esportazione Questa vista non è esportabile Questa panoramica non può essere inviata via Stampa Questa vista non è stampabile. 7 Amministrazione 7.1 Divisione/gruppo Divisioni e gruppi sono usati come criteri di selezione e ordinamento in Safescan Workforce Planner. Sono usati per l'amministrazione degli utenti nonché delle divisioni/gruppi a cui tali utenti sono assegnati. Tali criteri possono essere usati per selezionare utenti e divisioni/gruppi in altre parti del programma Creazione di una divisione/gruppo Per creare una nuova divisione o un nuovo gruppo, selezionare e immettere un nome e una descrizione per la divisione o il gruppo. I campi in rosso sono obbligatori e devono essere compilati completamente. Premere OK per confermare Modifica di una divisione/gruppo Evidenziare la divisione desiderata e selezionarla per effettuare le modifiche. Usare OK per salvare modifiche. le 43

46 7.1.3 Eliminazione di una divisione/gruppo Evidenziare la divisione da eliminare e fare clic su. Nota: la divisione può essere eliminata solo se ad essa non sono correlati utenti. 7.2 Utenti L'amministrazione, la modifica o la preparazione di utenti non è mai stata così facile. Preparare gli utenti direttamente nel software e sincronizzarli con il dispositivo di registrazione orari, vengono trasmessi tutti i dati necessari per il dispositivo di registrazione orari. Per inserire un nuovo utente non è più necessario recarsi al terminale al fine di registrarlo (eccezione: impronte digitali). I dati utente comprendono tutti i dati richiesti per la registrazione e l'elaborazione degli orari nonché per la relativa valutazione. In questa finestra vengono immessi il nome dell'utente, il suo numero di matricola ed il numero utente, l'assegnazione della tabella di lavoro, l'amministrazione dei periodi di ferie e di lavoro nell'anno. La finestra di dialogo è suddivisa in quattro sezioni raggiungibili facendo clic sulla rispettiva scheda. Dati di sistema Dati master Ferie Orario lavorativo nell'anno I dati possono essere modificati in qualunque momento. A seguito delle dimissioni di un collaboratore, tali dati possono essere eliminati o resi inattivi Preparazione degli utenti nel software Nota: gli ID selezionati per gli utenti non possono essere modificati in seguito. Prima di registrare un nuovo utente nel software, sincronizzare il software con il dispositivo di registrazione orari al fine di garantire che i dati siano identici in entrambe le ubicazioni.. Fare clic su, viene visualizzato automaticamente l'id utente libero successivo e viene proposto un reparto/gruppo. Modificare il reparto secondo necessità e trasmettere i dati con OK. I campi contrassegnati in rosso sono obbligatori. 44

47 Completare le informazioni dell'utente, assegnare i privilegi di profilo (utente, amministratore ecc.), impostare lo stato su Attivo e, se il dispositivo di registrazione orari è dotato di lettore di carta RFID, indicare il numero di carta RFID. Infine confermare i dati indicati con oppure passare alla maschera di input successiva. Nota: prestare attenzione a sincronizzare i dati seguenti con il dispositivo di registrazione orari: ID utente nome utente privilegi stato n. RFID Password Al termine dell'immissione di dati e delle modifiche, sincronizzare il software con il dispositivo di registrazione orari. I nuovi utenti immessi possono da questo momento registrare ingressi e uscite sul dispositivo di registrazione orari con la carta RFID registrata oppure l'id utente e la password assegnati automaticamente dal software (vedere Capitolo 7.2.3) Impronta digitale Se il terminale degli orari di presenza supporta solo le impronte digitali, l'utente può registrarsi in entrata e in uscita tramite ID utente e password, assegnati automaticamente dal software (vedere sotto per ulteriori informazioni in Capitolo 7.2.3). Salvare in un momento successivo l'impronta digitale dell'utente, seguendo le istruzioni del terminale degli orari di presenza per la registrazione di nuovi utenti Password Nel software è possibile in qualunque momento assegnare una password a un utente o modificare una password esistente. Selezionare l'utente cui si desidera assegnare una password oppure la cui password si desidera modificare Fare clic su Modifica password 45

48 Indicare la nuova password e confermare con OK Infine confermare i dati con nella maschera Utente Preparazione di utenti al terminale Nota: gli ID degli utenti selezionati non possono essere modificati in un momento successivo. Prima di registrare un utente nel terminale degli orari di presenza, sincronizzare il software con il terminale degli orari di presenza per assicurare che i dati siano identici in entrambi i sistemi. Seguire le istruzioni del terminale degli orari di presenza per la registrazione di nuovi utenti. Sincronizzare nuovamente il software con il terminale degli orari di presenza. Completare le informazioni utente e sincronizzarre le informazioni completate con il terminale degli orari di presenza Modifica di utenti I dati utente possono essere modificati in qualunque momento. Fare doppio clic sull'utente per cui si desiderano apportare modifiche. Viene aperto il campo di modifica. Completare o modificare le informazioni relative all'utente e infine confermarle con. Sincronizzare sempre il software dopo le modifiche a uno o più utenti con il dispositivo di registrazione orari in modo che i dati siano identici in entrambe le ubicazioni Eliminazione di utenti Per eliminare un utente, evidenziarlo nell'elenco e fare clic su oppure Fare doppio clic sull'utente e porlo nello stato "Inattivo" o "Eliminato". (Nello stato "Inattivo", l'id utente non viene eliminato e i dati utente non vengono più elaborati né compaiono in alcuna sintesi. Nello stato "Eliminato", l'utente sarà eliminato anche sul terminale degli orari di presenza alla sincronizzazione successiva) Informazioni sui dati di sistema Nome utente: immettere un nome utente. ID utente: immettere il numero utente ID del dipendente. Il numero può contenere al massimo cinque cifre. L'ID utente deve essere identico all'id utente nel terminale degli orari di presenza. N. RFID: immettere il numero ID della carta RFID assegnato all'utente. Tale dato non è obbligatorio. Esistono modi per trasferire l'id della carta RFID ai dati master del dipendente. Il n. della carta RFID è immesso nel campo "Dati di sistema". Dopo la sincronizzazione con il terminale degli orari di presenza, tutti i dati utente per la funzione, incluso l'id della carta RFID, sono inviati al terminale degli orari di presenza. 46

49 Il n. della carta RFID viene immesso quando un utente viene impostato sul terminale degli orari di presenza e inviato al software durante la sincronizzazione. I dati utente vengono poi trasferiti al sistema. Autorizzazioni utente: usare lo stato utente per controllare la concessione di autorizzazioni sul terminale degli orari di presenza e nel software: Utente: si tratta dell'utente standard, che può utilizzare solo le funzioni normalmente disponibili sul terminale de gli orari di presenza. Gli utenti sono in grado di vedere esclusivamente le proprie timbrature nel software e non possono apportare modifiche. Registratore: un dipendente che ha l'autorizzazione di registrare altri utenti sul terminale degli orari di presenza. I registratori sono in grado di vedere esclusivamente le proprie timbrature nel software e non possono apportare modifiche. Amministratore: un dipendente in possesso delle autorizzazioni amministrative, può accedere a tutto. Può ap portare modifiche al software. Supervisore: dipendente con tutte le autorizzazioni sul terminale e sul software. Telefono int.: se desiderato, il numero telefonico interno del dipendente può essere memorizzato. Ruolo di servizio: selezionare dal campo a discesa il ruolo di servizio a cui deve essere assegnato l'utente. Modifica della password: assegna una password. Quando vengono creati utenti tramite il software, quest'ultimo assegna automaticamente una password che corrisponde al numero ID utente. Ad esempio, l'id utente 22 corrisponde alla password 22. L'utente può usare questa password/pin per registrarsi nel dispositivo degli orari di presenza. Aggiungi immagine: aggiunge una foto dell'utente. Elimina immagine: elimina la foto dell'utente Dati personali Nella scheda "Informazioni personali" possono essere immesse altre informazioni in merito ai singoli dipendenti dell'azienda. A eccezione della matricola, tali informazioni non hanno alcuna importanza per gli orari e la presenza effettivi. Nome e indirizzo: memorizza i dati personali del dipendente, come l'indirizzo privato, il numero telefonico ecc. Tali campi non sono obbligatori e possono essere lasciati in bianco. Matricola: immettere la matricola del dipendente. Il numero può contenere al massimo nove cifre. La matricola è riportata sul report mensile. Nota: immettere la data di nascita e la data di assunzione/dimissione in formato gg.mm.aaaa nell'apposito campo Utenti - Ferie Per il calcolo delle ferie nelle relazioni, sono necessarie alcune informazioni di base, da completare nella maschera di input. Quando tutti i dati sono compilati, nella panoramica generale vengono visualizzati il saldo attuale dei collaboratori e le ferie pianificate se presenti. Nota: le ferie devono essere immesse in ore! 47

50 Immettere i dati come segue. I collaboratori esistenti solitamente dispongono di un saldo ferie, che può essere immesso nel campo "Riporto dall'anno precedente". Convertire i giorni in ore (ad esempio 4 giorni * 8 ore = 32 ore) in funzione del numero di ore della giornata lavorativa nell'azienda. Nel campo "Correzione", è possibile in seguito immettere giorni positivi o negativi (in ore) al fine di correggere il saldo dell'anno precedente. Esempio: il collaboratore ha fruito nell'anno precedente di ferie che non sono state registrate nel sistema. Immettere ora il credito effettivo di ferie dell'anno (in ore) per il collaboratore. Se nell'anno corrente il collaboratore ha diritto a permessi speciali, ad esempio per matrimonio, maternità ecc., tali permessi possono essere immessi come Permesso speciale I e II. I campi "Ferie fruite", "Ferie pianificate" e "Ferie residue" sono calcolati dal sistema dopo la registrazione o la pianificazione dei giorni di ferie (vedere Capitolo 9) Orario lavorativo annuale dell'utente Il periodo lavorativo annuale consente di assegnare ai collaboratori un'organizzazione flessibile del lavoro. Immettere un periodo di lavoro annuale nominale. Tutti i calcoli successivi saranno eseguiti sulla base degli orari di lavoro registrati dai collaboratori sul sistema. Nella panoramica viene sempre visualizzato lo stato attuale delle ore di lavoro residue per l'anno corrente. 48

51 Nota: il periodo di lavoro annuale deve sempre essere immesso in ore! Configurazione della panoramica Configurare la panoramica dei collaboratori secondo i propri desideri ed esigenze, facendo clic con il tasto destro del mouse sulla barra del titolo e attivando/disattivando tutte le opzioni desiderate. Le nuove colonne inserite vengono aggiunte al fondo e possono essere spostate nel punto desiderato trascinandole con il mouse ( trascina & rilascia). La configurazione viene trasmessa dopo la conferma Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare Stampa La panoramica può essere stampata in qualunque momento con configurata.. Viene stampata esattamente la vista 7.3 Tabella di lavoro/ tabella di lavoro settimanale Preparare le tabelle di lavoro settimanale per i collaboratori che hanno un servizio regolare. Le tabelle di lavoro settimanale possono essere assegnate individualmente per utente o per un intero gruppo/reparto. Le tabelle di lavoro settimanale vengono elaborate con il rapporto mensile e fungono da base per il calcolo del lavoro ordinario, dello straordinario nonché per i controlli di chi arriva in anticipo o in ritardo. 49

52 7.3.1 Preparazione di una tabella di lavoro con orari di lavoro fissi Fare clic su e indicare nella maschera il nome e la descrizione della tabella di lavoro; confermare poi con OK. Nota: i campi contrassegnati in rosso sono obbligatori. Nel menu a discesa "Giorni della settimana" selezionare i giorni desiderati (possono essere contrassegnati più giorni). Poi selezionare " Entrata" sotto Tipo di avvio. Indicare l'ora dell'avvio (il formato corrisponde alle impostazioni internazionali selezionate, ad esempio 09:00) e della fine (vedere esempio). 50

53 Infine, confermare i dati con Preparazione di una tabella di lavoro con orari di lavoro flessibili (solo detrazione pause) Se i collaboratori non hanno orari di lavoro fissi, ma si desidera invece detrarre una pausa automatica per ogni giornata lavorativa, è possibile definirla come tabella di lavoro. Preparare una nuova tabella di lavoro tramite. Selezionare i giorni desiderati e Pausa impl., indicando l'ora di inizio e l'ora di fine. Un collaboratore con questa tabella di lavoro ha un orario di lavoro flessibile con una detrazione automatica della pausa Arrotondamenti Mediante l'arrotondamento degli orari "Uscita" e "Entrata", è possibile impostare l'inizio del lavoro su un orario fisso, evitando gli straordinari generati dagli ingressi anticipati (ad esempio ogni giorno 5 minuti prima dell'inizio del lavoro). Dal menu a discesa "Arrotondamento anticipato" e "Arrotondamento ritardo", selezionare il periodo di tempo desiderato sia per l'orario di entrata sia per quello di uscita (sempre compreso tra 0 e 60). Se ad esempio viene selezionato 10 prima dell'orario di inizio lavoro, tutte le registrazioni effettuate 10 minuti prima di tale orario con "Entrata" vengono calcolate solo a partire dall'orario impostato. Al collaboratore non vengono quindi conteggiati 10 minuti di straordinario. Altrettanto si applica per "Arrotondamento ritardo". 51

54 Se invece viene registrata l' entrata 15 minuti prima dell'orario di lavoro, con un arrotondamento di 10 "Entrata", viene conteggiato come straordinario l'intero periodo di tempo fino alle 09:00 (15 minuti). Nota: gli arrotondamenti non sono considerati nei calcoli per codice di lavoro. In tal caso viene considerato il tempo effettivamente lavorato Detrazione automatica delle pause Con Safecan Workforce Planner è possibile detrarre direttamente le pause fisse, ovvero i collaboratori non devono timbrare, ad esempio, la pausa pranzo, che viene detratta automaticamente dal sistema. Preparare il piano di lavoro settimanale come descritto sopra in Capitolo Indicare nella riga 2 i giorni in cui deve essere detratta automaticamente la pausa. Poi selezionare Pausa impl. e indicare gli orari di inizio e fine, non sono necessari arrotondamenti. Se le pause non sono uguali in tutti i giorni, possono essere stabilite a piacere. Infine confermare i dati con. Quando tutti i dati sono stati immessi, sotto Corrente viene visualizzata una panoramica della tabella di lavoro. Pausa impl. = Pausa inserita. Il periodo di pausa indicato viene detratto automaticamente e non deve essere timbrato sul dispositivo di registrazione orari. Pausa incl. = Selezionando "Pausa inclusiva", il tempo di lavoro totale immesso comprende la pausa (per 40 ore alla settimana con 1 ora di pausa pranzo si aggiungono alle 40 ore lavorativo anche 5 ore di pausa. L'orario totale di lavoro settimanale in questo caso ammonta a 45 ore). Se viene timbrata una pausa al terminale di registrazione orari, tale pausa viene considerata nel calcolo e il collaboratore in questo caso ha un valore negativo. Pausa escl. = Le pause devono essere timbrate normalmente sul terminale di registrazione orari Modifica/cambiamento di una tabella di lavoro La pianificazione di lavoro settimanale può essere adattata/modificata in qualunque momento. Evidenziare la pianificazione di lavoro settimanale da modificare e fare clic su o fare doppio clic direttamente sulla pianificazione di lavoro settimanale da modificare. 52

55 Viene aperto il campo di modifica. Completare o modificare, come descritto in Capitolo 7.3.1/7.3.2 o 7.3.3, poi con. Le modifiche sono considerate immediatamente nei calcoli Eliminazione di una tabella di lavoro Per eliminare una pianificazione di lavoro settimanale, selezionarla nell'elenco e fare clic su. Nota: la pianificazione di lavoro settimanale può essere eliminata solo se non esistono utenti collegati a essa Esportazione di panoramiche nel formato file CSV Tramite il pulsante è possibile esportare la panoramica corrente come file.csv ed elaborarla successivamente, ad esempio con Excel o con un altro programma in grado di utilizzare file.csv. Il formato file CSV descrive la struttura di un file di testo per la memorizzazione o per lo scambio di dati o elenchi dalla struttura semplice. Selezionare la panoramica che si desidera esportare. Fare clic sul simbolo "Esporta CSV". Assegnare un nome al file di esportazione e selezionare la directory per l'esportazione di CSV. Fare clic su "Salva". Fare clic su "OK". I dati vengono esportati nella directory selezionata Invio via di un rapporto La panoramica preparata può essere inviata via in qualunque momento. Premendo il pulsante la panoramica corrente viene allegata in formato PDF a una che è poi possibile elaborare e inviare Stampa La panoramica corrente può essere stampata in qualunque momento con. 8 Pianificazione 8.1 Griglia di pianificazione Nella griglia di pianificazione, è possibile preparare rapidamente e facilmente la pianificazione settimanale/mensile o di ferie con l'ausilio di modelli. Stampare un piano di impiego che può essere distribuito ai collaboratori oppure inviato via . Grazie alla griglia di pianificazione, si ottiene una panoramica chiara di tutti i collaboratori (con tabella di lavoro e/o piano di turni) e della loro pianificazione di attività o di ferie. Ove necessario, apportare modifiche è rapido e semplice. Tutte le pianificazioni sono trasmesse e visualizzate nella griglia degli orari di presenza. 53

56 8.1.1 Configurazione della panoramica a griglia Filtro: Gruppo di pianificazione Nel gruppo di pianificazione, è possibile scegliere tra: utente; dipartimento o tutto. Con Utente viene immessa una voce di pianificazione per l'utente selezionato (ad esempio turno). Con Dipartimento viene immessa una voce di pianificazione per tutti i collaboratori del reparto selezionato (ad esempio riunione di team ecc.) Con Tutto viene immessa una voce di pianificazione per tutti i collaboratori (ad esempio festività, chiusura aziendale ecc.) Periodo di tempo della pianificazione Alla voce Periodo di tempo di pianificazione, viene impostato il periodo temporale che si desidera visualizzare ed elaborare nella griglia di pianificazione. Nota: la pianificazione nel passato deve essere effettuata tramite Seleziona, indicando il periodo di tempo desiderato. 54

57 8.1.4 Tipo di pianificazione Con Tipo di pianificazione viene impostata la vista desiderata della griglia. Giorno = Data, ad esempio Settimana = I giorni della settimana sono visibili nella barra del titolo, nella settimana di calendario nel campo utente nonché nella data nella cella Mese = Visualizzazione del mese corrente completo in cui è visibile il periodo impostato nel rapporto. I giorni sono visibili nella barra del titolo, nella settimana di calendario nel campo utente nonché nella data nella cella 55

58 Mese settimana = In questa vista, viene presentato il mese corrente con i giorni del mese e della settimana nella barra del titolo Filtro utenti Questo filtro è attivo solo se nel Gruppo pianificazione è stato impostato "Utente". Nel filtro utente può essere indicato un nome per limitare la visualizzazione Filtro reparto Questo filtro è attivo solo se nel gruppo Pianificazione è stato impostato "Utente". Selezionando un reparto, sono visualizzati nella panoramica a griglia tutti i collaboratori assegnati al reparto in questione Filtro utente Questo filtro è attivo solo se nel gruppo Pianificazione è stato impostato "Utente". Nel filtro utente sono elencati tutti i collaboratori per ID utente (anche gli utenti inattivi, cui però non è possibile assegnare alcuna pianificazione) Pulsanti: Pulsanti per la vista a elenco Pulsanti per la vista a griglia Nota: se i pulsanti sono presentati in grigio, le relative funzioni non sono attive nella vista corrente Esporta dati solo nella vista a elenco (non possibile nella vista a griglia) Invia viste o relazioni via Stampa vista solo nella vista a elenco (non possibile nella vista a griglia) Aggiungi nuova pianificazione 56

59 Modifica pianificazione Elimina pianificazione Aggiorna Commuta a vista a elenco Commuta a vista a griglia Importa festività nazionali Apri e chiudi l'elenco documenti per piani di lavoro e piani di ferie Apri e chiudi la legenda dei codici di lavoro Struttura della griglia di pianificazione La panoramica di pianificazione consiste in una Barra informazioni a sinistra, in cui viene visualizzata l'impostazione del filtro gruppi di Pianificazione, e in una barra del titolo nella parte superiore, dove viene visualizzata la data del periodo di pianificazione. Nelle celle sono visibili linee sottili che supportano la ripartizione della giornata nella vista (9:00 / 13:00 / 17:00) 57

60 Pianificazione Vista a elenco Nella vista a elenco dell'elemento di pianificazione, sono elencate tutte le voci per collaboratore ed è inoltre possibile modificarle Pianificazione con le Pianificazioni Per la pianificazione successiva di collaboratori, preparare le Pianificazioni. Le Pianificazioni sono modelli che semplificano la pianificazione dei collaboratori e, a differenza delle tabelle di lavoro, assegnate in modo fisso a un collaboratore, sono flessibili. In qualunque momento è possibile immettere un turno desiderato oppure pianificare giorni di ferie. Preparate le pianificazioni necessarie, è possibile assegnarle ai collaboratori nel momento desiderato trascinandole ( trascina & rilascia). 58

61 Preparazione di una Pianificazione Aprire con la finestra della Pianificazione in cui è possibile preparare la pianificazione Immissione di una Pianificazione Selezionare per immettere una Pianificazione. Assegnare alla Pianificazione un nome, un periodo e un codice di lavoro. Il nome può essere immesso direttamente nella cella. Per immettere il periodo, indicare l'orario direttamente nella cella. Con questa variante non è possibile indicare pause. Nota: il periodo deve essere o 09:00-17:30 oppure uno schema di periodo. 59

62 oppure aprire con uno schema di pianificazione, in cui è possibile anche inserire pause. Selezionare il giorno della settimana desiderato (sono possibili selezioni multiple). Selezionare il tipo di avvio, il tipo di fine viene adeguato automaticamente. Indicare gli orari di inizio e fine. Indicare l'arrotondamento PRIMA o DOPO, ovvero quanti minuti prima e dopo l'orario di inizio/fine del periodo di lavoro timbrato non devono essere conteggiati come straordinario (sottratti al periodo di lavoro). Immettere i dati di pausa desiderati. In Tipo di avvio, selezionare il tipo di pausa desiderato (Pausa incl. / Senza pausa / Pausa impl.). Con Pausa incl. il tempo di lavoro settimanale viene calcolato con pausa inclusa. Un collaboratore cui è assegnato questo piano di lavoro non necessita di timbrare la pausa sul dispositivo di registrazione orari. Il periodo viene conteggiato completamente. 60

63 Selezionando Pausa escl., il tempo di pausa deve essere timbrato sul dispositivo di registrazione orari durante il periodo di tempo specificato. In questo caso, si consiglia di impostare l'arrotondamento prima e dopo. Con Pausa impl. il tempo di pausa indicato viene detratto automaticamente. Il collaboratore non necessita di timbrare questo tipo sul dispositivo di registrazione orari Assegnazione di codici di lavoro Per ottenere una panoramica ben leggibile e un'assegnazione senza problemi delle Pianificazioni selezionate, collegare questi ultimi a un codice di lavoro precedentemente registrato in "Codici di lavoro". Confermare questi dati con. 61

64 Dopo aver preparato tutte le Pianificazioni necessarie, è possibile assegnarle ai collaboratori trascinandole ( trascina & rilascia). Vedere Capitolo Eliminazione di una Pianificazione Per eliminare una Pianificazione, contrassegnarla e premere. La Pianificazione viene eliminata. Nota: la pianificazione che era stata realizzata con la Pianificazione eliminata resta per i collaboratori e, quando non più necessaria, deve essere eliminata direttamente dall'utente Pianificazione temporanea di collaboratori con una tabella di lavoro Se si desidera o è necessario impostare in modo diverso per un tempo determinato collaboratori cui è assegnata una tabella di lavoro fissa, ad esempio permessi speciali di ferie ecc., non è necessario modificare l'intera tabella di lavoro del collaboratore. Con il codice di lavoro "Rimuovi pianificazione" è possibile preparare una Pianificazione e commutare così per il periodo necessario dalla tabella di lavoro alla nuova Pianificazione, pianificando in merito un nuovo orario di lavoro. Selezionare il collaboratore e il periodo desiderato e RIMUOVERE LA PIANIFICAZIONE relativa, immettendo con una nuova pianificazione con il codice di lavoro "RIMUOVI PIANIFICAZIONE" (per la preparazione del codice di lavoro, vedere Capitolo 11.2) Nel periodo di tempo, viene visualizzato il codice colore selezionato per questo codice di lavoro. Per il collaboratore in questione non esiste più la tabella di lavoro e non è più visibile nella griglia degli orari di presenza. 62

65 Griglia degli orari di presenza Pianificare nuovamente il collaboratore in questione! Nota: la rimozione delle tabelle di lavoro deve essere effettuata con (aggiunta). Questa funzione non può essere depositata come modello di Pianificazione Impiego e pianificazione con le Pianificazioni Preparate le Pianificazioni necessarie, è possibile assegnarle ai collaboratori nel momento desiderato trascinandole (trascina & rilascia). Contrassegnare il periodo temporale per il collaboratore o i collaboratori desiderati e trascinare il piano temporale sul periodo contrassegnato. Collaboratore singolo Viene visualizzata una panoramica dei dati di pianificazione che si desidera inserire. 63

66 Confermare con OK se si desidera trasmettere la pianificazione. Più collaboratori simultaneamente Viene visualizzata una panoramica dei dati di pianificazione che si desidera inserire. Confermare con OK se si desidera trasmettere la pianificazione. 64

67 Dopo la pianificazione, la trasmissione viene depositata nella griglia degli orari di presenza come "Tabella di lavoro" Pianificazione con la Pianificazione per reparti Utilizzata se si desidera pianificare una Pianificazione per un intero reparto, ad esempio workshop ecc. Nel gruppo Pianificazione, selezionare "Dipartimento". Nella panoramica a griglia vengono elencati tutti i reparti. 65

68 Come per gli utenti, contrassegnare il periodo di tempo desiderato e trascinare ( trascina & rilascia) la Pianificazione sul periodo contrassegnato. 66

69 Confermare con OK se si desidera trasmettere la pianificazione. Tutti i collaboratori assegnati al reparto in questione risultano quindi pianificati per il workshop Pianificazione con Pianificazioni per tutti Utilizzata quando si desidera pianificare una Pianificazione per tutta l'azienda, ad esempio chiusura aziendale, ponti, festività ecc. Nel gruppo Pianificazione selezionare "Tutto". Nella panoramica a griglia resta visualizzata una sola riga, "Tutto". 67

70 Come per gli utenti, selezionare il periodo di tempo desiderato e trascinare ( trascina & rilascia) la Pianificazione sul periodo contrassegnato. La pianificazione viene assegnata a TUTTI i collaboratori Immissione di pianificazione senza una Pianificazione Se si desidera preparare una pianificazione senza modello di Pianificazione, selezionare un collaboratore oppure, nel caso la pianificazione debba essere preparata per un reparto, selezionare " Dipartimento" oppure ancora, se la pianificazione deve essere applicata a tutta l'azienda, selezionare "Tutti" nel gruppo Pianificazione. Contrassegnare il periodo per cui si desidera immettere la pianificazione e fare clic su oppure fare clic con il tasto destro del mouse direttamente sul periodo contrassegnato e selezionare Immetti. Assegnare un nome alla pianificazione. Stabilire le date di inizio e di fine. Indicare l'orario di inizio e di fine, ad esempio 08:00 17:00. Se i campi vengono lasciati vuoti, viene registrato un periodo di 24 ore. Prestare quindi attenzione a indicare correttamente gli orari. Ove necessario, modificare l'utente. Assegnare un codice di lavoro alla pianificazione Nota: Note: in questo modo, non possono essere indicate pause. Devono essere inserite in una fase successiva. i campi in rosso sono obbligatori Elaborazione, modifica o eliminazione della pianificazione Le pianificazioni possono essere modificate o adeguate facendo clic con il tasto destro del mouse sulla cella del giorno. 68

71 Viene visualizzata una panoramica della pianificazione per la giornata in questione, con le informazioni del piano temporale utilizzato. Eliminare la pianificazione con Modificare la pianificazione con Immettere una pianificazione con e completare la maschera. Prestare attenzione a immettere correttamente gli orari. Se i campi vengono lasciati vuoti, viene registrato un periodo di 24 ore Stampa della griglia di pianificazione Nella griglia di pianificazione, è possibile stampare i piani di lavoro settimanali. Selezionare il periodo di tempo desiderato (questa settimana, questo mese ecc.), il dipartimento e/o l'utente. Premere. Viene visualizzata un'anteprima del piano di lavoro settimanale. Confermare con OK per stamparlo. 69

72 Nota: vengono stampate solo le panoramiche settimanali; le panoramiche mensili vengono suddivise in settimane affinché i dati siano ben leggibili. 70

73 9 Pianificazione ferie La pianificazione dei giorni di ferie e festivi per i collaboratori è veramente semplice nella griglia di pianificazione, che propone una panoramica chiara. È sufficiente immettere i giorni di ferie trascinandoli (trascina & rilascia) per assegnali al collaboratore. Preparare "Modelli di ferie" ad esempio, ferie per l'intera giornata; ferie per mezza giornata; giornata festiva ecc. nell'elenco rapido. 9.1 Preparazione dei modelli di ferie Pianificazione ferie Tabelle di lavoro Preparare un piano temporale per ferie con tabella di lavoro, assegnando il codice di lavoro opportuno (vedere Capitolo 11.2). Il piano temporale è necessario quando i collaboratori lavorano secondo una tabella di lavoro fissa. Immettere un nuovo piano temporale nell'elenco dei modelli tramite. Immettere un nome direttamente nel campo. Nel campo " Pianificazione", compilare un orario giornaliero che copra tutte le tabelle di lavoro, ad esempio 01:00-23:30. Il calcolo delle ferie viene modificato analogamente alla tabella di lavoro (ad esempio Tabella di lavoro 1: lun - ven 08:00 12:00 13:00 17:00 8 ore; questo tempo viene pianificato come ferie. Vedere esempio nel Capitolo ). Come codice di lavoro inserire il codice di lavoro per le ferie (Ferie) preparato in precedenza Pianificazione di ferie per pianificazione flessibile Questa pianificazioneè necessaria se si lavora con turni o se i collaboratori non hanno una tabella di lavoro fissa. Immettere una nuova pianificazione nell'elenco modelli tramite. Il nome può essere immesso direttamente nella cella. 71

74 Nota: per il piano temporale deve essere immesso un orario 09:00-17:00 oppure uno schema di piano temporale. Oppure aprire con uno schema di pianificazione e registrarlo, vedere Capitolo Come codice di lavoro, inserire il codice di lavoro delle ferie (Ferie pianificate) preparato in precedenza (vedere Capitolo ) Confermare i dati immessi con Pianificazione ferie con le Pianificazioni Contrassegnare la pianificazione richiesta dal collaboratore come ferie e trascinarla ( tabella di lavoroo flessibile) direttamente sul periodo contrassegnato. Le ferie vengono registrate e considerate in tutte le relazioni. 72

75 La pianificazione viene trasferita in tutte le relazioni nonché nella griglia degli orari di presenza. Le ore di ferie vengono inoltre calcolate nei dati anagrafici. Griglia degli orari di presenza 73

76 Dati anagrafici del collaboratore Panoramica del rapporto 74

77 10 Giorni festivi Safescan Workforce Planner dispone di un gran numero di festività ufficiali europee, che è possibile inserire con un pulsante della banca dati. Selezionare Paese. viene visualizzata una panoramica di tutti gli elenchi di festività disponibili suddivise per Aprire il Paese desiderato e selezionare la regione (le regioni non sono disponibili per tutti i Paesi). Confermare con OK, i dati vengono letti direttamente nella banca dati del software. 11 Impostazioni 11.1 Generalità Impostazione della lingua Selezionare la lingua desiderata. Usare chiudere il software e riavviarlo. per salvare questa modifica. Affinché la modifica sia efficace, Nota: dopo la modifica della lingua, è necessario riavviare il software! Connessione al database Il software utilizza automaticamente la locazione di memoria selezionata durante l'installazione del software come ubicazione di archivio del database. Il campo connessione al database è vuoto e deve essere compilato manualmente solo in casi eccezionali. 75

78 Se il software e il database sono archiviati in locazioni diverse, ciò viene appunto considerato un caso eccezionale. In tali casi eccezionali, contattare la divisione IT Backup Se il database è archiviato localmente sul computer, il software esegue un backup automatico a intervalli regolari. Impostare il periodo desiderato dal menu a discesa Dispositivo/terminale degli orari di presenza Prima che le timbrature possano essere elaborate in Safescan Workforce Planner, devono essere immesse usando il terminale degli orari di presenza. Safescan Workforce Planner legge le timbrature sul terminale degli orari di presenza, le trasferisce al PC e le classifica sul database degli orari di presenza. Sono disponibili due alterinative per la procedura di trasmissione dati: linea dati (TCP/IP, RS232, 485) memoria USB (cavo) Per il calcolo degli orari, può essere collegato al software un numero illimitato di terminali degli orari di presenza. Se il terminale degli orari di presenza non è collegato al software via rete locale e si lavora con chiavetta USB, selezionare le impostazioni per chiavetta USB (è possibile anche una combinazione di TCP/IP e USB). 76

79 Nota: solo le timbrature sono trasferite dal terminale degli orari di presenza al software! i dati utente devono essere sempre aggiornati e sincronizzati manualmente Connessione dati in TCP/IP Se si desidera collegare il terminale degli orari di presenza alla rete via TCP/IP, occorre assegnare al terminale un indirizzo IP libero all'interno della propria gamma di indirizzi IP. predefinito. L'indirizzo IP è memorizzato sul terminale come indirizzo IP predefinito. Trovare la propria gamma di indirizzi IP: Se compare il prompt indirizzo IP, digitare "ipconfig /all". Osservare l'indirizzo IP. Ecco l'indirizzo IP cercato; solitamente inizia con "192". 77

80 Nell'esempio: Trovare un indirizzo IP non utilizzato. Digitare "ping", poi immettere l'indirizzo IP. Modificare le ultime due cifre e premere "Invio". In questo esempio: ping Quando l'indirizzo IP è attivo, riceve tutti i pacchetti di dati. Il software necessita di un indirizzo IP libero. In questo esempio: ping Dopo aver trovato un indirizzo IP libero, salvarlo sul terminale seguendo le istruzioni del 78

81 terminale degli orari di presenza. Dopo aver memorizzato l'indirizzo IP sul terminale degli orari di presenza, il terminale è connesso alla rete. Usare in "Dispositivo" per cercare nuovi dispositivi e confermare con "Sì". Oppure fare clic su e immettere manualmente un nome e l'indirizzo IP, fare clic su "Computer" e immettere i codici di comunicazione se salvati sul terminale degli orari di presenza (i campi evidenziati in rosso sono obbligatori). Se il terminale è collegato, lo stato passa da "Attivo" a "Connessione eseguita". Possono essere collegati al software via rete vari terminali degli orari di presenza. Se un terminale non può essere collegato alla rete, è possibile aggiungerlo manualmente come unità USB.. Dopo che il terminale degli orari di presenza è collegato al software, le timbrature orario già effettuate vengono trasferite automaticamente al software. I dati utente devono essere sincronizzati manualmente, vedere Capitolo

82 Sincronizzazione dei dati utente Se il terminale degli orari di presenza è collegato al software, occorre sincronizzare i dati utente dal terminale degli orari di presenza al software. A tale fine, selezionare ; tutti gli utenti memorizzati sul terminale degli orari di presenza sono visualizzati nella sintesi. In questo caso, sincronizzare "Dispositivo al database e confermare con "Esegui". Poi modificare i dati utente in "Utente" come descritto nel Capitolo Se gli utenti sono stati immessi nel software, sincronizzare: Database a dispositivo. Se gli utenti sono stati immessi sia nel terminale degli orari di presenza sia nel software, verificare, durante la sincronizzazione, l'ubicazione in cui i dati sono più aggiornati e sincronizzare nella direzione desiderata, vedere anche il Capitolo Se non si desidera sincronizzare tutti i dati o se i dati non hanno tutti la stessa direzione, è possibile selezionare singolarmente qualunque ID utente e definire la direzione, oppure decidere di ignorarlo in modo che non venga sincronizzato. A questo fine, fare clic sul campo vicino a "Risoluzione" per ottenere l'elenco a discesa (vuoto = nessuna sincronizzazione; DB /Dispositivo = database dispositivo; Dispositivo/DB = dispositivo database) Trasferimento dati con chiavetta USB Per trasferire le timbrature dal terminale degli orari di presenza al PC, seguire le istruzioni indicate sotto. Trasferimento di timbrature a una memoria USB. a) Terminale degli orari di presenza con display LCD Collegare la memoria USB alla porta USB del terminale degli orari di presenza. Accedere al terminale degli orari di presenza. Premere il tasto [Menu]. Usare i tasti freccia per selezionare "Gest Pen Drive" (manager unità USB) e premere [OK]. Usare i tasti freccia per selezionare "Scarica Att Logs" (manager unità USB) e premere [OK]. Viene visualizzata la conferma che i dati sono stati copiati. Se viene visualizzato "Copia dati OK", il trasferimento dei dati alla memoria USB è completo. Il file salvato con le trimbrature ha il nome: 1_attlog.dat Ripetere il processo se si desidera caricare i dati sulla chiavetta USB selezionando "Scarica utente" (download dati utente) e premere OK. Viene visualizzata la conferma che i dati sono stati copiati. Se viene visualizzato "Copia dati OK", il trasferimento dei dati alla chiavetta USB è completo. Il file salvato con i dati utente ha il nome: 1_User.dat o User.dat. 80

83 Rimuovere la chiavetta USB.. Nota: se vi sono variazioni nell'interfaccia utente del terminale degli orari di presenza, inserire la presente sezione nel manuale utente consegnato con il terminale degli orari di presenza Terminale degli orari di presenza con display TFT Collegare la chiavetta USB alla porta USB del terminale degli orari di presenza. Accedere al terminale degli orari di presenza. Premere il tasto [Menu]. Usare i tasti freccia per selezionare "USBDrive" (unità USB) e premere [OK]. Usare i tasti freccia per selezionare "Download" e premere [OK]. Usare i tasti freccia per selezionare "Download timbrature" e premere [OK]. Viene visualizzata la conferma che i dati sono stati copiati. Se appare il messaggio "Download terminato", premere [OK]. Il trasferimento dei dati utente alla chiavetta USB è completato. Il file salvato con le trimbrature ha il nome: 1_attlog.dat Premere il tasto [ESC] fino a uscire dal menu. Rimuovere la chiavetta USB Terminale degli orari di presenza con cavo USB Collegare il terminale degli orari di presenza al computer tramite il cavo USB. Usare in "Dispositivo" per cercare nuovi dispositivi, poi confermare con "OK" la connessione automatic del terminale degli orari di presenza al software oppure immettere manualmente il terminale come descritto sopra. Sincronizzare i dati utente come spiegato nella Capitolo I dati di timbratura vengono trasferiti al software automaticamente. Sul modello TA 655, i dati sono letti a frequenza inferiore, quindi il periodo di tempo è più lungo di quello per la serie TA-800 o TA-900 (sulle serie TA-800 e TA-900, il trasferimento dati richiede al massimo 1 secondo) Lettura delle timbrature su PC Se si desidera sincronizzare i dati con il software per la prima volta, occorre prima creare una "Connessione" per chiavetta USB. Selezionare, poi assegnare un nome (ad esempio USB). Il campo con l'indirizzo IP deve essere vuoto, i campi evidenziati in rosso sono obbligatori. Premere "Computer". Se è stato salvato un 81

84 codice di comunicazione sul terminale degli orari di presenza, immetterlo in "Codice comunicazione". Confermare con OK (vedere Capitolo ). Collegare la memoria USB alla porta USB del PC. Gli orari di timbratura vengono letti automaticamente dalla chiavetta USB ed elaborati nel software. Per aggiornare i dati utente, evidenziare la riga con il dispositivo USB. Fare clic su e selezionare il file 1_user.dat dalla memoria USB, poi fare clic su "Apri". Nella finestra di sincronizzazione, selezionare la direzione in cui si desidera eseguire la sincronizzazione. Se i dati sono più aggiornati nel terminale degli orari di presenza che nel software, selezionare "Dispositivo/database". Se sono più aggiornati i dati nel software, selezionare "Database/dispositivo". Nella sintesi di ciascun ID utente è possibile vedere se l'utente esista solo nel dispositivo o solo nel software, oppure se vi siano differenze tra il software e il dispositivo. Le informazioni che differiscono sono indicate nella descrizione delle differenze. Selezionare ora la direzione della sincronizzazione. Se non si desidera sincronizzare tutti i dati o se i dati non hanno tutti la stessa direzione, è possibile selezionare singolarmente qualunque ID utente e definire la direzione, oppure decidere di ignorarlo in modo che non venga sincronizzato. A questo fine, fare clic sul campo accanto a "Risoluzione". Appare un elenco a discesa (vuoto = nessuna sincronizzazione; DB /Dispositivo = database dispositivo; Dispositivo/DB = dispositivo database). 82

85 Esempio di differenze: un utente con ID è stato creato senza nome sul dispositivo. Quando si sincronizzano i dati, appare il seguente messaggio: "Solo dispositivo". Sincronizzare tali dati nella modalità dispositivo/db e modificare l'id utente in "Utente". Aggiungere un nuovo nome utente e sincronizzarlo nuovamente con il terminale degli orari di presenza. Durante la sincronizzazione, viene visualizzato il seguente messaggio: "Diverso!" e nella descrizione: Nome utente diverso. Ora sincronizzare "DB/Dispositivo" in modo che i nomi utente sul terminale degli orari di presenza sianosovrascritti e l'utente venga riconosciuto all'accesso successivo Sincronizzazione dei dati utente Sincronizzare prima i dati utente come descritto alla Capitolo Attenzione alla direzione in cui vengono sincronizzati i dati. Verificare l'aggiornamento dei dati nel software nonché nel dispositivo di registrazione orari Trasferimento di dati di registrazione TA 655 dal dispositivo al software Contrassegnare la riga del dispositivo (vedere immagine) e premere I dati di registrazione vengono copiati dal dispositivo e trasmessi al software. Al termine del trasferimento dati, viene chiesto se debbano essere eliminati i dati nel dispositivo di registrazione orari. Rispondere a questa domanda con Sì solo se si desidera veramente eliminare i dati nel dispositivo. Vengono eliminati solo i dati di registrazione, non i dati degli utenti. 83