Gestione, utilizzo e ottimizzazione superfici e spazi

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1 conjectfm Gestione, utilizzo e ottimizzazione superfici e spazi Gestione, utilizzo e ottimizzazione superfici e spazi IL VOSTRO VANTAGGIO Accesso alle informazioni relative a superfici e spazi a livello generale e dettagliato Visualizzazione integrata delle superfici e degli spazi Proposte per l ottomizzazione sull utilizzo e pianificazione delle superfici Assiciazione di costi a chi gli a causati LE PRINCIPALI FUNZIONI Analisi delle superfici secondo la Norma DIN 277 o altre norme in vigore Acquisizione automatica dei dati degli spazi da analizzare attraverso l utilizzo di immagini Gestione dei volumi e possibilità di elaborazione di input e output da parte dell utente grazie alla compatibilità con lo standard Auto CAD Redazione di piani di occupazione Analisi grafica integrata dell assegnazione dei centri di costo e delle superfici Generazione libera e predefinita di rapporti e di grafici Ampliamento della struttura durante le normali operazioni di utilizzo, anche senza particolari competenze di programmazione da parte degli utenti Il modulo conjectfm per la gestione delle superfici e degli spazi è la base di ogni sistema CAFM. Fornisce una panoramica dettagliata e attualizzata su tipologia, entità e costi per l utilizzo degli edifici. I centri di costo possono essere assegnati individualmente, tenuto conto della loro incidenza di utilizzo. Con conjectfm l utente dispone in ogni momento di una visione

2 conjectfm Gestione, utilizzo e ottimizzazione superfici e spazi completa dell utilizzo dell edificio, di informazioni aggiornate sull occupazione, con possibilità di riconoscere occupazioni non previste, individuare livelli di utilizzo o effettuare analisi di benchmarking. ConjectFM permette l accesso alla documentazione e ai disegni esistenti, vuol dire dati originali CAD e dati di architettura, elaborati già in fase di progettazione, pianificazione e costruzione. Le planimetrie possono essere basate su standard CAD e/o prospetti raster acquisiti tramite scansione. Un ampia gamma di funzionalità di interrogazione e ricerca, per esempio relativi ad elementi costruttivi, superfici, carichi esercitati sui pavimentazioni, attrezzature, altezza d ingombro e centri di costo, consente all utente di creare ogni sorta di tabelle ed analisi, liberamente parametrabili. Grazie alla strutturazione flessibile dei dati, il modello può essere costantemente ampliato con ulteriori dati o singoli attributi in ogni fase di utilizzo della piattaforma informatica. Le analisi grafiche delle superfici visualizzano chiaramente i dati, come ad esempio la distribuzione di utilizzo di un intero piano dell edificio. Se le superfici e gli spazi sono stati rilevati correttamente e se l occupazione è stata abbinata regolarmente, conjectfm offre molteplici possibilità, come ad es. la possibilità di visualizzare graficamente laddove è possibile l ottimizzazione degli spazi: la situazione attuale di occupazione viene confrontata con l occupazione futura (to be) e, attraverso numerosi tools, si può ottimizzare l utilizzo futuro. CONJECT AG PHILOSOPHENWEG DUISBURG GERMANIA TELEFONO: FAX: DS.FM IT

3 conjectfm Gestione contratti e documenti Amministrazione centrale di documenti e contratti IL VOSTRO VANTAGGIO Management centrale e sicuro dei contratti Riduzione al minimo del tempo per ricerca e archivazione grazie al accesso centrale sui parametri del contratto, ad es. Durata, Termini di disdetta e Condizioni contrattuali Diminuzione dei rischi contrattuali grazie alle avvertenze automatiche di possibili contratti doppi e altri parametri normativi Avviso automatico delle ripresentazioni LE PRINCIPAI FUNZIONI Archiviazione e gestione centrale di contratti, documenti ed atti incluso durata, opzioni e termini di disdetta Flessibilità di collegamento con gli oggetti contrattuali e ulteriori documenti Principio 4-occhi per l attivazione di contratti Avviso automatico delle scadenze e ripresentazioni Ampie possibilità di ricerca ed analisi Una documentazione ben strutturata di direttive e normative nel settore dei contratti è un elemento importantissimo per un Facility Management professionale. Nel lavoro quotidiano si ha spesso a che fare con un enorme quantità di documenti e carte, che sono rilevanti per un management degli immobili economico, sia che si tratti di contratti d affitto, locazioni / compravendite, contratti con fornitori di servizi, contratti di manutenzione. conjectfm rende agevole la gestione di qualsiasi contratto, di ogni sorta di documento o atto, sia che essi siano disponibili già in forma elettronica, oppure soltanto su carta. Un elemento importante della gestione di contratti con concectfm è rappresentato dalla gestione dei parametri contrattuali, contenuti negli accordi e nei documenti, quali ad esempio l oggetto e la tipologia di contratto, la parte contraente, la durata del contratto, i termini di disdetta, le condizioni di servizio, le scadenze, le modalità di pagamento e così via. Questi

4 conjectfm Gestione contratti e documenti parametri consentono ampie possibilità di ricerca e di analisi. Ad esempio, dagli elenchi delle scadenze, con un sistema a semaforo si evince chiaramente quali sono i contratti da evadere a breve scadenza. Per non lasciarsi sfuggire scadenze importanti, quali disdette o proroghe, riceverà ulteriormente un avviso per . Grazie a conjectfm è possibile gestire i più importanti parametri di contratti e documenti, in diversi gruppi di parametri, con un numero indistinto di parametri individuali. Il sistema conjectfm consente sia l associazione di un numero indistinto di oggetti ad un unico contratto, che l assegnazione di un determinato contratto ad un oggetto. CONJECT AG PHILOSOPHENWEG DUISBURG GERMANIA TELEFONO: FAX: DS.FM IT

5 conjectfm Gestione riparazioni, malfunzionamenti e incarichi Gestione strutturata di malfunzionamenti e incarichi IL VOSTRO VANTAGGIO Controllo degli interventi, status e budget dei casi di riparazioni e malfunzionamenti Qualificazione rapida e strutturata delle chiamate e conseguente eliminazione dei malfunzionamenti Osservanza degli obblighi di legge, inerenti ad es. alla sicurezza sugli impianti, sul lavoro e antincendio Determinazione dei casi di dispendio di risorse inutili LE PRINCIPALI FUNZIONI Sistemi di segnalazione, supportati da workflow ed internet per assistenza, malfunzionamenti ed emergenze di ogni sorta (funzione call center) Processo integrato per la gestione dei malfunzionamenti, attraverso la creazione di ticket, la presa in carico del lavoro, la riparazione e la chiusura del ticket stesso Processi ottimizzati, personalizzabili attraverso semplici configurazioni Concetto dei ruoli e delle responsabilità dei collaboratori all interno del processo della gestione del ticket Trasmissione delle informazioni attraverso la generazione automatica di e mail Iintegrazione facile con i manutentori esterni Interfaccia per sistemi commerciali nonché sistemi di allarme e GLT conjectfm da la possibilità gestire i malfunzionamenti attraverso la creazione di ticket, la presa in carico del lavoro, la riparazione e la chiusura del ticket stesso. L accesso a internet e i processi integrati permettono il completo decentramento dell elaborazione degli ordini di servizio e della gestione dei dati. Inoltre ogni utente può in ogni momento avere una visione generale dei compiti che deve effettuare.

6 conjectfm Gestione riparazioni, malfunzionamenti e incarichi conjectfm propone un processo predefinito, che l amministratore può sempre modificare secondo le proprie esigenze. In questo modo è possibile saltare o approfondire determinati steps all interno di un determinato processo. La gestione delle scadenze entro le quali intervenire in caso di malfunzionamento possono avere priorità o livelli di servizio configurabili. In funzione dei Service Level Agreement la determinazione dei tempi di intervento dipende automaticamente da ambito, impianto o localizzazione geografica del guasto. L integrazione di un sistema»a semaforo«con la generazione automatica di e mail, permette di stabilire delle responsabilità all interno del workflow e di garantire tempi di reazione rapidi. In ogni fase del processo è possibile inserire dati, documenti o foto, che rendono maggiormente completa l informazione da veicolare. Tecnici e/o manutentori esterni e/o interni possono anche essere coordinati da una figura di tipo Disposition, che smista i compiti e le attività da effettuare. La contabilizzazione del tempo impiegato, così come la contabilizzazione economica può essere associata e collegata direttamente a sistemi di tipo ERP. Avere a disposizione della documentazione completa relativa alle riparazioni effettuate, gioca un ruolo fondamentale: è possibile effettuare analisi, ricerche e benchmark con riferimento a diversi criteri, tipo centri di costo, casistica di guasto, causa di guasto, ecc. In conjectfm i compiti vengono elaborati effettivamente in modo veloce ed ottimizzato e il costo dei collaboratori viene contabilizzato correttamente. Attraverso la raccolta delle richieste di intervento in un sistema informativo centralizzato viene incrementato il know how relativo al proprio patrimonio, evidenziando le cause di debolezza sulle quali investire per ottenere dei risparmi certi. CONJECT AG PHILOSOPHENWEG DUISBURG GERMANIA TELEFONO: FAX: DS.FM IT

7 conjectfm Manutenzione preventiva Mantenimento costante attraverso una sistematica e periodica manutenzione preventiva IL VOSTRO VANTAGGIO Strutturazione chiara degli impianti con rappresentazione ad albero Presenza di specifici cataloghi di attività per la manutenzione memorizzati Assolvimento dagli obblighi previsti dalla legge attraverso la gestione delle responsabilità Riduzione dei possibili danni derivanti da scarsa manutenzione Collegamento delle attività tra operatori interni ed esterni LE PRINCIPALI FUNZIONI Possibilità di elaborazione e ampliamento dei piani di manutenzione Possibile visualizzazione della struttura impiantistica e della documentazione complementare secondo VDMA (integrato) o altre disposizioni Piani di manutenzione riferiti allo stato di fatto effettivo Acquisizione di nuovi impianti copiando un impianto pilota Calendarizzazione delle attività da effettuare Generazione automatica di Alert attraverso l invio di e mail ai diretti interessati Documentazione e completa gestione delle responsabilità conjectfm supporta gli operatori nella messa in atto di una manutenzione regolare, competente e tracciabile di impianti tecnici e componenti costruttivi. L efficienza del modulo permette l acquisizione dei dettagli tecnici e dei piani di manutenzione, l organizzazione della manutenzione dei molteplici impianti da gestire, con riferimento alla specificazione mutuata dalla VDMA (Associazione tedesca macchinari e impianti).

8 conjectfm Manutenzione preventiva La pianificazione della manutenzione è basata sulla generazione di compiti che devono essere effettuati secondo determinati intervalli temporali. I tecnici manutentori, sia interni, che esterni, verranno preventivamente informati delle attività da effettuare e potranno sempre accedere alle informazioni relative agli impianti da manutenere. Di volta in volta vengono generati dei nuovi compiti, i quali fanno riferimento alle attività organizzative da effettuare. Grazie al calendario integrato delle manutenzioni possono essere individuate facilmente le attività da effettuare, con l identificazione di chi deve fare cosa e con la suddivisione delle risorse da destinare di volta in volta. Come in un semaforo, vengono evidenziate in rosso le attività manutentive che devono essere ancora effettuate oppure in verde quelle che sono già state completate, al fine di poter organizzare in modo efficiente la manutenzione preventiva. La manutenzione preventiva di conjectfm viene arricchita da numerose possibilità di effettuare Reports, come ad es. la possibilità di verificare la validità in corso della garanzia degli apparecchi. CONJECT AG PHILOSOPHENWEG DUISBURG GERMANIA TELEFONO: FAX: DS.FM IT