A.I. Archivio Informatico STAMPE FISCALI 2007 ENTRO DICEMBRE 2008 AUTOSPOOL ANCHE PER GECOM REDDITI

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1 A.I EVIDENZA La finanziaria sposta di 3 mesi il termine di produzione delle stampe e la trasmissione delle dichiarazioni viene spostata a settembre quindi il nuovo termine per le stampe è dicembre 2008 Dichiarazioni CONSERVA L INTERMEDIARIO ALL INTERNO Aggiornamento 2008 le novità più importanti La nuova logica del programma Calcolare i bolli e inviare la lettera all Agenzia Ultima ora.. Libro unico del lavoro. Archivio Informatico V O L U M E 1 N U M E R O 4 STAMPE FISCALI 2007 ENTRO DICEMBRE 2008 Nel numero precedente di Archivio Informatico, avevamo già accennato alla nuova scadenza delle stampe fiscali (registri iva, giornali contabili etc) dettata dalla legge finanziaria che, modificando l articolo 7, comma 4-ter del decreto legge 10 giugno 1994 n. 357, convertito con modificazioni,dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, sposta di 3 mesi il termine di produzione. il comma: «per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali,» viene sostituito da: «per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi,». Con l ulteriore proroga della scadenza per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi al 30 settembre, il termine di stampa slitta al 31 DICEMBRE Chi effettua la conservazione sostitutiva, volendo, ha ancora 30 giorni (cioè fino al 31 gennaio 2009) per la produzione dei supporti sostitutivi, ma, come vedremo nel proseguo, sarà conveniente effettuare questa operazione entro dicembre per utilizzare un numero inferiore di marche temporali. La generazione delle stampe entro il mese di settembre, comportava delle difficoltà, alcune contabilità non erano ancora nelle condizioni di poter essere chiuse e si doveva ricorrere al cartaceo dove la data di stampa non appare da nessuna parte. Con i nuovi termini risulta agevole generare il documento AUTOSPOOL ANCHE PER GECOM REDDITI Chi lo ha già utilizzato per la conservazione sostitutiva delle stampe fiscali 2006 ha apprezzato moltissimo la velocità e, soprattutto, la SEMPLICITA della funzione AutoSpool inserita in Archivia Plus e Gecom Multi. Bene proseguiamo con i miglioramenti e, con vero piacere, annunciamo la possibilità di utilizzare Auto- Spool anche per la conservazione dei modelli UNICO, ICI, IRAP e dei modelli F24 dei redditi. G I U G N O informatico senza incorrere in ritardi e la conservazione sostitutiva risulta ancora più conveniente. Che cosa deve fare chi vuole attivare la conservazione sostitutiva. Prima di generare i documenti (ma solo per i libri giornali) si deve provvedere al pagamento dei bolli e all invio della comunicazione relativa alla Agenzia di competenza. Va ricordato che chi ha già effettuato la conservazione sostitutiva nell anno precedente, ha già versato a Gennaio l acconto per i documenti che verranno prodotti nel 2008 e ha già inserito nella lettera consuntiva dei bolli, il calcolo del acconto da versare. (Continua a pagina 2) Con il rilascio di giugno di DIRE2008, vengono resi disponibili i comandi per generare i modelli delle dichiarazioni ed i relativi allegati e ottenere automaticamente l acquisizione in Archivia del modello e dei dati di indicizzazione. RICORDIAMO PERO CHE LA CONSERVAZIONE DEI MODELLI DELLE DICHIA- RAZIONI COSI COME DELLE RICEVUTE DI SPEDI- ZIONE (vedi Archivio informatico n. 3 Conservazione ricevute Entratel) E DEI MODELLI F24, non avviene PER CONTO DEL CLIENTE, ma PER CONTO DELL INTERMEDIARIO. Questi con l assunzione dell incarico a trasmettere la dichiarazione (che andrebbe conservato unitamente agli altri incarichi) si impegna ad inviare i dati con il canale telematico e a conservare tali dati in un formato RIPRODUCIBILE SU MODELLO CONFORME A QUELLO MINISTE- RIALE nonché a conservare i documenti che hanno formato la dichiarazione stessa, quali spese mediche, spese relative a interessi, certificazioni etc.. Al contribuente dovrà essere rilasciata UNA COPIA CARTACEA con l impegno a trasmettere SOTTO- SCRITTO DAL PROFESSIONISTA. Il contribuente conserverà la copia cartacea SOTTO- SCRIVENDO LE PARTI DI SUA COMPETENZA. Gli allegati, sono in gran parte (potremmo dire la totalità) originali non unici, per cui l intermediario può conservare una copia digitale acquisendo il cartaceo tramite scanner. (Continua a pagina 3)

2 PAGINA 2 Segue. STAMPE FISCALI 2007 ENTRO DICEMBRE 2008 (Continua da pagina 1) NON OCCORRONO ALTRE AUTORIZZAZIONI Per attivare la conservazione informatica dei documenti fiscali NON OCCORRONO ALTRE AUTORIZZAZIONI. Per cui effettuato il pagamento dei bolli si può procedere alla formazione dei documenti, alla loro indicizzazione, e alla validazione tramite firma digitale. GENERARE I FILE DA CONSERVARE La generazione dei file PDF dal programma MULTI è stata resa molto semplice. L utente deve attivare AutoSpool e generare tutti i documenti fiscali da conservare. Il programma provvede automaticamente a indicizzarli nel data base di Archivia Plus. LA FIRMA DIGITALE I documenti informatici VANNO FIRMATI DIGITALMENTE. La firma può essere del responsabile della conservazione ( del professionista o di un suo delegato) LE MARCHE TEMPORALI Il documento informatico deve avere un riferimento temporale, Archivia inserisce in ogni documento la data e l ora di archiviazione. Questo riferimento però NON E OPPONIBILE A TERZI poiché viene generato dall elaboratore del soggetto che effettua la conservazione. Per avere una data OPPONIBILE A TERZI occorre utilizzare la MARCA TEMPORALE che viene rilasciata da un certificatore esterno qualificato. La marca temporale HA UN COSTO di circa 30 CENTESIMI, si tende quindi a utilizzarne il meno possibile. Nessuno vieta di applicare la marca temporale sui singoli documenti, ma avendo la possibilità di completare il processo di conservazione con la generazione DEI SUPPORTI SOSTITUTIVI dove LA MARCA TEMPORALE E OBBLIGATORIA e avendo tempo FINO A DICEMBRE si può OMETTERE LA MARCA- TURA DEI SINGOLI DOCUMENTI. Ovviamente in questo caso non si possono sfruttare i 30 giorni in più che la legge riconosce a chi effettua la conservazione sostitutiva per la produzione dei supporti sostitutivi, ma si dovranno generare ENTRO IL TERMINE DI SCADENZA DELLE STAMPE. Il supporto sostitutivo non DEVE ESSERE NECESSARIAMENTE IL CD ROM DELLA DITTA, è sufficiente che venga generata la chiusura dell archivio vale a dire che venga generato il file delle impronte con la relativa firma e MARCA TEMPORALE. Questo può avvenire tranquillamente su disco magnetico ed essere riportato SUCCESSIVAMENTE su disco ottico dello studio o sui singoli dischi dei clienti. Stampe Fiscali 2007 Firma Digitale Entro 90 gg dalla trasmissione Unico 2008 marca temporale Fornisce data certa o sui singoli documenti o su file di chiusura Master e Impronta Nei 30 gg Successivi SE NON SI MARCANO I DOCUMENTI entro i 90 GG Supporto singola ditta Se si effettua la chiusura dell archivio entro dicembre 2008 non è necessario applicare la marca temporale sui singoli documenti. L archivio unico delle stampe fiscali, semplifica i controlli e riduce i costi L archivio delle stampe fiscali è stato unificato, significa che non avremo più un contenitore per i libri giornali uno per l iva etc. ma un solo archivio e all interno le diverse tipologie di documenti. Ovviamente gli utenti che lo desiderano possono continuare a generare contenitori separati, in particolare in quei casi dove si gestiscono migliaia di ditte e si generano decine di migliaia di stampe ogni anno, può continuare ad avere una sua utilità. L archivio unico è pratico perché richiede meno operazioni in fase di chiusura e offre le stesse prestazioni di ricerca degli archivi separati, anzi in alcuni casi l identificazione di tutti i documenti di una ditta risulta anche più semplice. Con la funzione di aggiornamento 2008 (Update Wizard 2008) il programma provvede a convertire le vecchie strutture nel nuovo sistema e ad inserire i documenti già archiviati nei nuovi contenitori. Aprendo l archivio si ottiene l elenco dei documenti presenti Confronto fra archivi 2006 e 2007 organizzato per tipo documento, per ditta, per data o per sequenza di generazione. Il tipo documento viene assegnato in base ad una nuova tabella dove sono codificate tutte le tipologie di documenti fiscalmente rilevanti.

3 Segue. AUTOSPOOL PER GECOM REDDITI PAGINA 3 (Continua da pagina 1) Per prima cosa occorre configurare DIRED08 per la generazione dei documenti PDF per Archivia. La configurazione va ripetuta per i 4 modelli, Persone fisiche, Società di Persone, Società di Capitali e Consolidato. Completata la configurazione l utente deve generare la copia PDF dei modelli COMPLE- TI di F24 MODULI IVA ICI ETC. Il modulo AutoSpool provvede automaticamente ad archiviare i modelli nell apposito contenitore delle dichiarazioni e ad effettuare la corretta indicizzazione. ARCHIVIARE LE RICEVUTE DI TRA- SMISSIONE Entro il 30 settembre si provvederà ad effettuare la trasmissione dei file e, per ogni trasmissione effettuata con ENTRATEL verrà generata una ricevuta relativa a tutti i contribuenti presenti nella trasmissione. Con il modulo ArchiTel si potrà elaborare la ricevuta di trasmissione opportunamente memorizzata in formato PDF e ottenere il collegamento DI OGNI SINGOLA RICEVU- TA AL RELATIVO MODELLO. CONSERVARE I DOCUMENTI CAR- TACEI I documenti cartacei che hanno concorso alla formazione della dichiarazione possono essere conservati come IMMAGINE DIGI- TALE acquisendo con scanner gli originali NON UNICI. Solo gli originali unici (se ve ne sono) dovranno essere conservati come cartacei poiché le procedure attuali non consentono la sostituzione di queste tipologie di documenti. LA CHIUSURA DELL ARCHIVIO L archivio delle dichiarazione al termine del processo conterrà: Tutti i modelli trasmessi nell anno Tutte le singole ricevute di trasmissione opportunamente collegate ai modelli. Per ogni trasmissione il relativo riepilogo. Il professionista dovrà provvedere a generare un unico supporto sostitutivo delle dichiarazioni trasmesse ENTRO IL TERMINE DI PRESENTAZIONE DELLA DICHIARA- ZIONE SUCCESSIVA, per cui entro luglio I modelli e le ricevute VANNO FIRMATI CON FIRMA DIGITALE DEL PROFESSIO- NISTA e non è necessaria la marca temporale che verrà applicata SOLO SUL FILE DI CHIUSURA che si genera con il supporto sostitutivo. Ricordiamo che fa fede la data di trasmissione e che non vi sono obblighi nella fase di archiviazione ma solo l obbligo di generare il supporto sostitutivo entro i termini indicati. RIFERIMENTI LEGISLATIVI Il d.m. 23 gennaio 2004 relativo ai documenti informatici di rilevanza tributaria, non specifica queste modalità, ma la risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 298 del 18/10/2007 in risposta ad un interpello di un C.A.F. specifiche che le procedure di conservazione informatica dei modelli e delle ricevute sono legittime e assolvono agli obblighi fiscali. Tra l altro il DPR 435 del 2001 già prevedeva da parte dell intermediario la conservazione della copia della dichiarazione sotto forma di file purché riproducibile su modello conforme a quello ministeriale La risoluzione della Agenzia delle Entrate n. 298 del 2007, fornisce importanti indicazione per la conservazione dei modelli e delle ricevute da parte degli intermediari. Il programma Archivia Plus consente anche di inserire una copia informale dei modelli e delle ricevute nei cd delle ditte per le quali si gestiscono anche le stampe fiscali.

4 PAGINA 4 AGGIORNAMENTO ALLA VERSIONE 2008 La versione 2008 introduce numerosi cambiamenti tra cui la conservazione delle ricevute Entratel. Sono disponibili Riunioni on line per la formazione degli utenti. Sul sito trovate i collegamenti al forum, alle specifiche del sistema di videoconferenza e i moduli di registrazione Anche se con un po di ritardo abbiamo completato la spedizione della versione 2008 a tutti gli utenti e rivenditori. Le novità introdotte sono numerose e abbracciano un po tutte le funzioni., per questo oltre alla documentazione inserita nel cd, abbiamo predisposto filmati, slide e Riunioni on line, dove vengono illustrate le varie novità e le modalità di utilizzo dei nuovi moduli. ARCHITEL CONSERVAZIONE RICEVUTE EN- TRATEL ArchiTel è il modulo che permette di archiviare e conservare in maniera SOSTITUTIVA le ricevute di trasmissione generate dal programma Entratel. Il modulo è pre configurato, l utente deve solo salvare la ricevuta in formato pdf, nella cartella di lavoro del programma. ArchiTel suddivide le ricevute per ditta, aggancia la Ricevuta di spedizione al Modello trasmesso; nel caso di f24 aggancia l esito alla ricevuta di trasmissione,. Viene conservato anche il riepilogativo della trasmissione. La conservazione delle ricevute Entratel e dei modelli viene effettuata per conto dello studio, è comunque possibile inserire una copia di questi documenti anche nei cd prodotti per le varie ditte. WIZARD AGGIORNAMENTO 2008 Wizard significa magico ma si usa per indicare una Procedura Guidata che, in questo caso, provvede ad adeguare il data base ai nuovi automatismi. Abbiamo già visto che gli archivi per le stampe fiscali sono stati semplificati, e che per le dichiarazioni e le ricevute Entratel sono necessari nuovi automatismi. Con questa procedura guidata, il programma provvede a convertire gli archivi 2007 nel nuovo formato e ad aggiungere gli archivi necessari per le dichiarazioni Vengono anche aggiornate le tabelle di base del programma. Difatti dalla versione 2008 la tabella dei Tipi documento e quella dei Tipi Archivio vengono aggiornate da sistema e l utente deve inserire solo le sue personalizzazioni. Queste tabelle sono importanti perché permettono di attivare tutti gli automatismi che sono contenuti nel nuovo AutoSpool. AUTOSPOOL 2 AutoSpool è il modulo che archivia in maniera pressoché automatica le stampe di Gecom Multi. La versione 2 ha funzioni potenziate e può essere utilizzata con Multi, con Gecom Reedditi e con qualsiasi programma capace di generare un file xml compatibile. A differenza della versione 1, non richiede alcuna configurazione se non l indicazione della directory impostata su Multi per la generazione dei file da archiviare. AutoSpool 2 sfrutta la nuova logica del programma ed è in grado di stabilire in quale archivio deve essere memorizzato il documento senza interventi dell operatore. AUTOSPOOL 2 per GECOM REDDITI Con la versione di Giugno di Gecom Redditi, anche le dichiarazioni possono essere archiviate automaticamente con autospool. (Continua a pagina 5) Il modulo ArchiTel non necessita di alcuna configurazione. Da Entratel occorre salvare la ricevuta in formato PDF nel percorso di lavoro, selezionare il tipo di ricevute che si vogliono archiviare e avviare l elaborazione. Consigliamo di applicare comunque la firma digitale qualificata. Non è necessaria la marca temporale.

5 Nuova logica del programma vs PAGINA 5 (Continua da pagina 4) La nuova logica della versione 2008 Nella versione 2007 di Archivia, tutti gli automatismi erano legati ad un archivio ben preciso. Ad esempio in AutoSpool si doveva compilare una tabella che indicava in quale archivio mettere ogni tipo di stampa per quell anno. Questo metodo comportava la revisione degli automatismi ogni anno. Con il nuovo sistema, la logica di archiviazione cambia, l archivio viene identificato dal programma in base al tipo documento, alla ditta e all anno. Quando si creano gli archivi si definiscono alcune proprietà come l anno di competenza e la tipologia. Una terza tabella permette di collegare i Tipi Documento con i Tipi Archivio. Grazie a questa impostazione, il programma potrà individuare l archivio in cui conservare quel documento. Le altre novità UN CLICK E SEI AGGIORNATO Un nuovo comando nel menu principale, permette di accedere automaticamente alla pagina di download dove vengono pubblicati gli aggiornamenti del programma, le istruzioni, i manuali, gli elementi pre definiti. Cliccando sulla pagina di benvenuto, si accede al download vero e proprio dove le novità sono ben evidenziate nella parte iniziale. AGGIORNAMENTO CONDIVISO Quando vi sono diversi client da aggiornare, è ora possibile scaricare un file e salvarlo nel percorso di sistema. Nel momento in cui gli altri client con versioni più vecchie si collegano all archivio gli viene proposto di effettuare l aggiornamento automatico. AQUISIZIONE MASSIVA DEI DO- CUMENTI CONTABILI DEI CLIEN- TI La struttura per la conservazione dei documenti contabili dei clienti è stata semplificata e i processi di codifica delle fatture con le etichette sono stati potenziati. Ne risulta un metodo semplice veloce e affidabile per conservare i documenti contabili anche prima della registrazione. La prima novità riguarda le tipologie di documenti gestiti, è previsto il tipo documento 0 che indica i documenti contabili generici. Questi vanno etichettati PRIMA della registrazione e il numero dell etichetta va riportato NELLA REGISTRAZIONE al campo numero documento. Quando si estrae la prima nota per la codifica dei documenti contabili, non occorre più selezionare le causali, poiché tutte le registrazioni avranno un corrispondente documento cartaceo. Inoltre l estrazione può avvenire contempo- Questo tipo di programmazione quindi è multi aziendale, multi anno e una volta impostata funzionerà sempre con il solo aggiornamento del programma. raneamente per più ditte, occorre solo distinguere le semplificate dalle ordinarie. La scansione ovviamente avviene a lotti e l abbinamento tra documento e registrazione tramite la lettura dell etichetta. Che contiene codice ditta, tipo documento serie e numero progressivo. L anno va inserito in fase di scansione.

6 COME CALCOLARE I BOLLI PAGINA 6 L argomento è già stato trattato ma vale la pena ricordare che l articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004, stabilisce una diversa modalità di pagamento dei bolli per i documenti informatici. Testo: in vigore dal 03/02/ L'imposta di bollo sui documenti informatici e' corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n L'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. 2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. 3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa, allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabiita' dei dati memorizzati, e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed e' versata nei modi indicati nel comma 1. Esaminiamo i diversi punti al fine di rimuovere ogni eventuale dubbio. IL VERSAMENTO Il versamento dei bolli va effettuato con modello F23. Gli estremi del versamento e il numero presuntivo dei documenti che si intende produrre, vanno riportati inuna lettera da inviare all Agenzia Competente. GLI IMPORTI Gli importi dei bolli sono gli stessi dei documenti cartacei, è diverso il metodo di calcolo. Sui documenti cartacei si paga 1 BOLLO OGNI 100 pagine. Nei documenti informatici SI PAGA 1 BOLLO OGNI registrazioni. Per registrazione si intende un ACCADI- MENTO CONTABILE INDIPENDENTE- MENTE DALLE RIGHE DI DETTAGLIO. Questo concetto, facilmente applicabile al libro giornale, risulta leggermente più complesso nel caso di Libro Inventari, Libro delle assemblee etc. La risoluzione n. 161.del luglio 2007 ribadisce però questo concetto e, per quanto riguarda eventuali libri dove E IMPOSSIBILE IDENTIFICARE gli accadimenti contabili, l unico metodo che ci sentiamo in grado di consigliare è quello di CALCOLARE LE RI- GHE di stampa. Se ipotizziamo che il documento venga scritto su un foglio uso BOLLO avremmo 25 righe per pagina, moltiplicato 100 pagine otteniamo le fatidiche 2500 righe (il decreto parla di 2500 registrazioni). Per quanto riguarda i libri sociali la Circolare n. 36/ 2006 dell agenzia delle entrate, apre la strada per la conservazione digitale anche di questa tipologia di documenti, ma non è chiara la modalità di formazione, Nella prima parte della circolare si ipotizza un documento informatico ma nella seconda parte si considera il libro come un originale unico analogico, aspettiamo per chiari meglio la situazione. Ci auguriamo a breve delle delucidazioni in merito. Per questi documenti la vidimazione iniziale va versata con F24. Comunicazione all Agenzia usiamo la raccomandata? Ancora una volta richiamiamo la circolare n. 36 e, relativamente alla comunicazione da effettuare per il pagamento dei bolli, troviamo scritto : Si ritiene, inoltre, che le comunicazioni di cui all'articolo 7 possano essere spedite tramite raccomandata con avviso di ricevimento all'ufficio dell'agenzia dell'entrate competente. Non si può non notare il possono ; in alcuni casi si tratta di un pagamento di 15 o 30 euro e il costo della raccomandata risulta davvero ridondante. Molti studio scelgono la strada della consegna manuale, altri inviano lettera semplice, ma il codice dell amministrazione digitale consente anche di utilizzare la posta elettronica certificata. L articolo 6 del Decreto Legislativo n. 82 del 07/03/2005 prevede: Utilizzo della posta elettronica certificata Testo: in vigore dal 16/05/2005 ARCHIVIO DIGITALE 1. Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. 2. Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano anche alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente stabilito. ma può lo studio inviare comunicazioni per conto dei suoi clienti? Questo è da chiarire con la propria Agenzia di Competenza certo è che la raccomandata in numerosi casi risulta eccessiva rispetto all entità del tributo. Quello che ci auguriamo e che a breve anche il pagamento dei bolli possa avvenire in forma telematica e le relative ricevute conservate elettronicamente. Fac simile di comunicazione generata da Archivia Plus Gestione bolli

7 PAGINA 7 La logica di ricerca automatica degli archivi è stata implementata anche nei moduli Archi- Spool e semplifica enormemente la gestione di schemi di elaborazione e degli archivi. Cosa c è di nuovo nelle applicazioni aziendali. Note tecniche La nuova logica degli archivi e delle loro proprietà (vedi pag. 5) è stata implementata anche nel modulo ArchiSpool e consente di gestire in maniera più semplice le elaborazioni di documenti aziendali. Facciamo un esempio, i collegamenti tra documenti; nella versione precedente il collegamento avveniva verso un archivio specifico, per esempio nell elaborare le bolle 2007, potevamo collegare gli ordini 2007 e non vi era possibilità di collegare altri archivi. Inoltre le pianificazioni fatte con ArchiPrint, erano configurate per accedere direttamente ad un archivio e ogni anno dovevano essere modificate per indirizzarsi ai nuovi. Tutte queste limitazioni rendevano macchinose le operazioni di manutenzione del sistema e comportavano un certo sforzo da parte del Responsabile della conservazione. Con la nuova logica, all interno degli schemi che elaborano i vari spool di stampa, si possono impostare i parametri per la ricerca degli archivi. Cosi come per le stampe fiscali, il programma analizzerà il tipo documento, la ditta, l anno e provvederà a cercare l archivio in cui quel tipo documento è o deve essere archiviato. Il primo vantaggio sta proprio nella programmazione delle elaborazioni, non dobbiamo più fare una programmazione di tipo annuale e possiamo elaborare contemporaneamente documenti di anni diversi. Lo stesso nei collegamenti. Il manuale disponibile nel cd (e on line) contiene già le istruzioni necessarie per utilizzare questi nuovi metodi e alcuni schemi di esempio sono già stati inviati ad alcuni rivenditori. Nei prossimi numeri vi saranno una serie di interventi specifici sull argomento per consentire a tutti di utilizzare queste nuove metodologie a partire dal prossimo anno. Come si può notare nell immagine i campi preceduti sono quelli che consentono al programma di determinare in quale archivio deve essere inserito il documento. Le scelte sono le 3 già indicate cioè il tipo documento, l anno e la ditta che va ricercata o per partita iva o per codice fiscale. Questa funzione è utilizzabile sia nell archiviazione del documento vero e proprio, sia nella generazione di collegamenti tra documenti. Il modulo ArchiPrint richiede comunque l indicazione di un archivio di default ma in presenza dei di ricerca, non utilizzerà quello pre definito ma quello risultante dall elaborazione ULTIM ORA - LIBRO UNICO DEL LAVORO Ricordo che eravamo in Smau quando ci arrivò la circolare n. 33 del 2003 in cui per la prima volta si ipotizzava la conservazione elettronica del libro paga. Beh quella norma non fu mai resa praticabile, mancano gli strumenti di controllo, non è ben definito chi deve conservare, non si sa come applicare le regole di controllo dei record etc. etc. Sono passati 5 anni e il libro paga è ancora cartaceo ed è già ora di sostituirlo con il LIBRO UNICO DEL LAVORO. Questa volta (SEMBRA) che la conservazione elettronica sia ammessa in tutte le sue forme e senza autorizzazioni preventive ma con una semplice comunicazione da inviare prima della messa in uso del libro unico. Cosi recita il decreto di attuazione che identifica 3 modalità di tenuta, a fogli pre bollati, fogli mobili numerati dal consulente o dalla ditta dietro autorizzazione INAIL oppure in modalità informatica dove ogni accadimento costituisce un documento informatico di tipo statico e non modificabile e dove ogni documento è collegato a quello precedente con un sistema che ne garantisca la continuità cronologica e la verifica nel tempo. In pratica il libro unico PUO ESSERE UN LIBRO COMPLETA- MENTE INFORMATICO. Ci auguriamo di poter annunciare a breve la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO. Ministro non ci deluda ancora.

8 R.O.L. Riunioni on line e WEB TV on demand La formazione, lo scambio di opinioni, la visione delle novità introdotte, sono tutti elementi fondamentali per il successo di una iniziativa. Ma le distanze, i viaggi, sono sempre più faticosi e costosi. Per questo abbiamo iniziato a realizzare degli eventi che possono essere seguiti tramite internet. Il meccanismo è semplice, ci si collega ad una pagina web, e si trovano le slide della riunione e l eventuale altro materiale, la cam e l audio del relatore e, quando necessita, anche la visione di una finestra di pc ondivisa in cui vengono mostrate le funzioni dei programmi. I partecipanti possono intervenire sia digitando le domande ma possono anche trasmettere la loro voce e la loro immagine o effettuare annotazioni sulle slide (con l autorizzazione del relatore) Sono già state realizzate 8 riunioni on line pubbliche e 21 riunioni on line private e i risultati sono apprezzabili. GLI EVENTI DI SETTEMBRE CORSO COMMERCIALE RIVENDITORI ARCHIVIA PLUS SETTEMBRE - ORE 16,00 TEST DALLE CORSO AGGIORNAMENTO PER STUDI COMMERCIALI - 03 SETTEMBRE - ORE 14,30 TEST DAL MATTINO CORSO COMMERCIALE RIVENDITORI ARCHIVIA PLUS SETTEMBRE - ORE 16,00 TEST DALLE CORSO AGGIORNAMENTO PER STUDI COMMERCIALI - 10 SETTEMBRE - ORE 14,30 TEST DAL MATTINO CORSO CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PER STUDI COMMERCIALI - 17 SETTEMBRE mattino ore 9,30 pomeriggio ore Collegamento please consider the environment before printing this document P A R T N E R Archivio informatico è un periodico di informazione aziendale realizzato al solo scopo di informare gli utenti sui possibili utilizzi dei sistemi di conservazione da noi prodotti. Autore Claudio Caprara

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