Seminario «La gestione informatica dei documenti: opportunità e buone prassi» MIlano, 22 Novembre 2012

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1 Seminario «La gestione informatica dei documenti: opportunità e buone prassi» MIlano, 22 Novembre 2012 Dematerializzare documenti e processi nella PA : Opportunità «Cloud Based» Federico Morena Telecom Italia, Antonio Palummieri Nordcom 1

2 Il motore della trasparenza: Protocollo informatico e fascicolo Protocollo: Doveri delle PA Strutturare gli Uffici di Protocollo, prevedendo le cosiddette Aree Organizzative Omogenee; Adottare standard di protocollo e fascicoli informatici di documenti; Creare i servizi per la tenuta del protocollo informatico e la gestione degli archivi e nominarne dei responsabili Ogni protocollo deve avere una PEC La PEC deve essere pubblicata nell indice IPA. Fascicolo La PA titolare del procedimento: Raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento da chiunque formati. Pubblica il registro dei processi automatizzati rivolti all utenza. Pubblica nei propri siti un indirizzo PEC a cui il cittadino può presentare le sue richieste. Ai fini della Pubblicità,, il fascicolo informatico: Deve poter essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Deve essere affiancato da appositi strumenti per la verifica a distanza da parte del cittadino dell avanzamento delle pratiche che lo riguardano. Contenuto del fascicolo informatico: Indicazione dell amministrazione titolare del procedimento e delle altre amministrazioni partecipanti. Individuazione del responsabile del procedimento. Indicazione dell oggetto del procedimento. Elencazione dei documenti contenuti. Indicazione dell identificativo del fascicolo medesimo. Confidential Market Sensitive

3 Oltre i «doveri»: l efficienza La gestione dei documenti può essere schematizzata in un processo articolato in sei fasi, per ognuna delle quali si identificano difficoltà specifiche, determinate dalla natura cartacea della documentazione. FASE 1. Acquisizione/ Creazione documenti Protocollazione e Classificazione Distribuzione e Lavorazione DESCRIZIONE Principalmente in digitale attraverso PC Documenti di front end utilizzano spesso moduli pre-stampati che richiedono conversione manuale in formato digitale Certificazione ricevimento documentazione, timing e fonte Definizione struttura logica di archiviazione dei documenti per facilitarne il recupero Accesso ai documenti, modifica, condivisione e distribuzione (interna) Distribuzione del documento all esterno DIFFICOLTÀ EMERSE DALLA GESTIONE CARTACEA Elevati costi di revisione, rifinitura e duplicazione dei documenti cartacei Elevato assorbimento di FTE e rischio di errore umano (perdita tracciabilità del documento) Indicizzazione dei documenti gestita a livello elementare Difficoltà di condivisione documenti (trasporto) Rischio per l integrità e la sicurezza dei documenti trasportati Rischio violazione norme di sicurezza (L.196/2003) 4. Archiviazione Corrente Archiviazione documentazione utile all attività corrente dell ente; Gestione richieste (frequenti) di consultazione Valutazione tra scarto o versamento in archivio storico/deposito Utilizzo inefficiente di spazi preziosi (attigui alle aree operative) Elevato assorbimento di FTE addetti alla gestione Tempi risposta per consultazioni lunghi e poco prevedibili Difficoltà nel rispettare norme di sicurezza (L.196/2003) 5. Archiviazione di Deposito Archiviazione documenti non più utili per gestione corrente ma rilevanti ai fini legali Gestione richieste di consultazione Congestione degli spazi Rischio di deterioramento/danneggiamento dei documenti archiviati Difficoltà nel rispettare norme di sicurezza (L.196/2003) 6. Archiviazione Storica Archiviazione documenti senza più valore legale o amministrativo ma utili per il supporto alla ricerca Gestione richieste di consultazione Congestione degli spazi Rischio di deterioramento/danneggiamento dei documenti archiviati Difficoltà nel rispettare norme di sicurezza (L.196/2003)

4 Il cloud computing e lo scenario la PA Riduzione costi IT tra il 20 e il il 25% Aumento flessibilità dei sistemi IT e riduzione tempi di sviluppo Elasticità e Scalabilità: gestione ottimale dei picchi di domanda Garanzia della continuità di servizio Aggiornamento delle tecnologie a carico dei Cloud providers Accesso alle applicazioni dalla rete e valorizzazione del SPC Costo legato al reale utilizzo Scarso controllo sulla localizzazione geografica dei dati Incertezza delle previsioni di spesa per alcuni modelli erogativi (il pay per use non è prevedibile al 100%) Ingenti investimenti effettuati negli anni passati nel parco informatico la cui gestione impegna circa il il 50% della spesa ICT della PA. Mancanza di meccanismi di certificazione dei Cloud Providers Riconversione delle risorse interne Forte impatto potenziale sul PIL attraverso progetti di sistema (ad es.: Fascicolo Sanitario Elettronico) 4 FONTE: McKinsey TMT Value Migration Database, Gartner IT Key metrics Data 2009

5 L approccio Industriale alla dematerializzazione il Cloud Sicuro per la PA Devices Firma Grafometrica Olitouch Olipad Graphos Sistema Pubblico di Connettività Connettività Sicurezza & Security Consulting Hosting/Housing Certification Authority Firma Sicura - Firma Sicura Mobile Strong Authentication - Mobile Strong Authentication PEC Soluzioni Sw as a Service Verticali di Processo Servizi on line da Portale Pagamenti on line Strumenti di analisi Fiscale/Territori ale 7 Data Center Nazionali 5

6 Con l approccio «Cloud Italiano» alla dematerializzazione posso. Avere certezze sulla replica e sulla dislocazione dei dati. Delegare l assisitenza l adeguamento tecnologico del servizio e dei device.. Gestire con gradualità l tipo ed il il numero dei servizi di «sportello» esposti al pubblico Attingere a soluzioni di certificazione a norma fornite da una CA secondo le mie esigenze. Pagare secondo un canone annuo i miei servizi.. Far crescere il il numero degli addetti alla gestione digitale secondo le mie necessità. Delegare la conservazione a norma dei miei documenti conservandone il il controllo Gestire modularmente la crescita dei documenti archiviati 6

7 L HUB Documentale come componente del «Private» Cloud Italiano Progettazione Scalabilità; Semplicità e rapidità di deployment nuove risorse (CPU, Memoria, Disco); Erogazione sia su Internet che su MPLS/SPC; Mantenimento indirizzamento Cliente (MPLS); Gestione (Control Room) La gestione della componente infrastrutturale di HDO è svolta da Telecom Italia attraverso le proprie Control Room con copertura H24x7 Gestione dell ambiente di virtualizzazione; Gestione dei Server Virtuali e Fisico di HDO; Gestione del Network e degli apparati di Security. Gestione applicativa Network And Security Il cliente finale accede alla GUI di consultazione e agli FTP Server attraverso URL pubbliche; L ampiezza di banda disponibile garantisce la disponibilità del servizio anche in presenza di forte traffico, si lavora cioè in regime di Risorse Infinite ; Sugli apparati di acceesso condivisi vengono creati contesti virtuali di Firewall dedicati al singolo progetto; Implementazione Utilizzo esteso della virtualizzazione, ove applicabile, su tutti i layer infrastrutturali (Network, Security, Server) per garantire scalabilità e semplicità di deployment; Utilizzo di risorse fisiche dedicate nei casi ove la virtualizzazione non fosse applicabile per motivi tecnici commerciali/di sicurezza; Soluzione di Backup ad-hoc per ovviare alle problematiche tipiche di archiviazione di milioni di piccoli file in tempi ragionevoli. 7

8 Il «core» applicativo dell HUB Documentale Servizi disponibili ERP Billing CRM Informazioni strutturate Paperless Process (BPM) Conserv. Sostitutiva Scanning Enterprise Content Management HDO Servizi GED Documento Informatico (Servizi C.A.) Distribuzione multicanale Fattura Elettronica ed EDI Indexing Validazione Archivio Cartaceo Portale Posta Ibrida Fax Delivery verso la PA Servizi che coprono in maniera integrata (consulenza, applicazioni SW, attività people-based e servizi di interconnessione) il ciclo di vita dei documenti in azienda Modello di Full Outsourcing, con un costo a consumo e applicazioni erogate in modalità SaaS da data center Telecom Italia Informazioni destrutturate 8

9 Dematerializzare alla fonte: la firma grafometrica Che cos è? Per firma grafometrica si intende una procedura informatica che permette di rilevare la firma autografa di un cliente utilizzando un tablet o un pad di firma Quando si usa? La firma grafometrica può essere usata per: Procedure di autorizzazione o autenticazione Sostituzione della firma autografa su un documento cartaceo Che valenza ha? La valenza di una firma grafometrica può essere diversa in funzione del processo di firma che viene implementato La firma grafometrica non è, di per sé, una firma digitale Modalità Acquisizione della firma e archiviazione dell impronta su PDF Acquisizione della firma e validazione con confronto con specimen Acquisizione della firma, validazione, e apposizione firma operatore (massiva) Acquisizione della firma, validazione e apposizione firma digitale personale 9

10 La firma grafometrica: semplicità e trasparenza nella PA 0. Il Cittadino accede alla sezione «Modulistica on line» del portale del Comune e, dopo aver scelto il modulo di interesse, si registra. Nel corso della procedura al cittadino verrà chiesto in quale sede il cittadino vorrà recarsi per il completamento dell iter. 1. Al termine della procedura di compilazione il servizio rilascia una ricevuta on line ed un numero di protocollo per presentarsi allo sportello e richiamare la pratica. 2. Il cittadino presenta allo sportello soltanto il numero di protocollo, attraverso il quale l addetto potrà richiamare il relativo modulo corredato di tutti i dati del richiedente, al quale questi dovrà apporre la propria firma 3. La firma potrà essere apposta in modalità elettronica in modo sicuro e veloce attraverso l utilizzo della firma grafometrica evitando la stampa del modulo e chiudendo il percorso in modalità digitale 4. Il cittadino, tramite PEC/ o sul portale del Comune, avrà a disposizione il documento firmato o la ricevuta dell avvenuta consegna come previsto dal procedimento amministrativo 10

11 La Gestione dei Processi nella Pubblica amministrazione Un qualsiasi procedimento amministrativo può corrispondere ad uno o più processi. I processi della PA possono variare dai più semplici ai più complessi: La distribuzione del protocollo in arrivo e in partenza può essere affrontata in termini di processo e in genere è semplice Il ciclo di manutenzione degli stabili di una ALER è un processo complesso Ogni ente ha i suoi processi, diversi anche da quelli di altri enti simili 11

12 Gli ostacoli più frequenti Talvolta le organizzazioni si imbattono in ostacoli che impediscono il raggiungimento di questi obiettivi: Resistenza al cambiamento Sponsor e referenti di progetto non adeguati Procedure non codificate Difficoltà nell analisi As Is Sottostima delle eccezioni Difficoltà nel bilanciare le attività che devono essere informatizzate nel processo e quelle che devono restare libere 12

13 La gestione del processo basata su una corretta gestione documentale Una metodologia corretta per progettare ed implementare la gestione dei processi può essere così sintetizzata: Definizione dei documenti e dei metadati Definizione delle attività e dei relativi attori Definizione di input e output scambiati tra gli attori Analisi dei tempi (durata delle attività) Definizione delle prestazioni attese Identificazione del process owner (responsabile di processo) Analisi statistica dei processi eseguiti 13

14 Best practice Gestione Processi Verticali Alcuni esempi di verticalizzazioni: Protocollo Informatico Delibere e Determine Pratiche Edilizie SUAP SUE Gestione Modulistica on-line Albo Pretorio on-line Conservazione sostitutiva Gestione della Qualità 14

15 Grazie Federico Morena - Telecom Italia federico.morena@telecomitalia.it Antonio Palummieri Nordcom Antonio.Palummieri@nord-com.it 15