INPS ACCENTRAMENTO DEI MANDATI DI SPESE DI FUNZIONAMENTO

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1 INPS ACCENTRAMENTO DEI MANDATI DI SPESE DI FUNZIONAMENTO MANUALE UTENTE

2 INDICE INDICE INTRODUZIONE SCOPO DEL DOCUMENTO DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA GESTIONE DELLA PROPOSTA - CREAZIONE GESTIONE DELLA PROPOSTA VISUALIZZAZIONE GESTIONE DELLA PROPOSTA - MODIFICA GESTIONE DELLA PROPOSTA ACCETTAZIONE GESTIONE DELLA PROPOSTA REVOCA GESTIONE DELLA PROPOSTA STORNO GESTIONE DELLA PROPOSTA FUNZIONE DI STAMPA GESTIONE DELLA PROPOSTA SCARTO GESTIONE DELLA PROPOSTA RIACCREDITI MONITOR CRITERI DI SELEZIONE MONITOR FUNZIONALITA

3 1. INTRODUZIONE 1.1 SCOPO DEL DOCUMENTO Lo scopo del documento è fornire una guida all utilizzo del cruscotto applicativo realizzato per la gestione della Proposta di Pagamento. Il manuale guiderà l utente anche nella consultazione del monitor di controllo. 2

4 2 DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA Le funzioni di gestione della proposta sono organizzate in un cruscotto applicativo che comprende: Gestione della proposta di pagamento; Prestazioni del Credito e Welfare ex Inpdap (SIN); Monitoraggio di Controllo delle Proposte; Nella sezione Mandati Accentrati Spese di Funzionamento, dal ruolo ZMASF, è possibile accedere al cruscotto applicativo per la gestione delle Proposte di Pagamento, cliccando su ZMASF - Mandati Accentrati Spese di Funzionamento. Fig.2.1 Funzionalità per la Gestione delle Proposte di Pagamento Nella maschera di seguito rappresentata, è riportata la videata iniziale del cruscotto applicativo MASF. Fig.2.2 Layout del Cruscotto Applicativo MASF. 3

5 Cliccando sul tasto che consente di selezionare la funzione desiderata., si apre la schermata Fig. 2.3 Gestione della Proposta di Pagamento. 3 GESTIONE DELLA PROPOSTA - CREAZIONE Cliccando sul pulsante, è possibile creare la Proposta di Pagamento. Si apre quindi la schermata sotto riportata. Fig. 3.1 Creazione della Proposta di Pagamento. 4

6 Nella sezione Gestione Proposta di Pagamento, compaiono le informazioni della Sede e del Numero di Proposta che si sta creando. Il numero della Proposta è attribuito in automatico dal sistema. Fig. 3.2 Gestione Proposta di Pagamento. Nella sezione Dati Contabilizzazione, è obbligatorio inserire la Data di Registrazione del documento PS, per cui il campo è editabile. Qualora la Data Documento inserita sia successiva a quella di registrazione, è visualizzato un messaggio di sistema bloccante. Le informazioni di carattere contabile sono presenti di default, dunque non editabili. Fig. 3.3 Dati Contabilizzazione. Nella sezione Dati Amministrativi è necessario riportare le informazioni relative a: Causale; CIG; Fig. 3.4 Dati Amministrativi. Collocandosi sul pulsante l inserimento obbligatorio delle fatture. si apre una maschera che consente 5

7 Fig. 3.5 Inserimento fatture. Il pulsante consente di inserire le righe contenenti le informazioni sulle fatture. Per ogni fattura devono essere riportate le seguenti informazioni: Il numero di fattura; La data della fattura; L importo della fattura; L importo Pagato. Fig. 3.6 Inserimento fatture. Il pulsante ne consente la validazione. I simboli evidenziati nell immagine sopra riportata rappresentano: la funzione di ricerca, il filtro, la sommatoria, la somma parziale, la stampa, la modalità di visualizzazione, l esportazione in excel, la modifica del layout, la visualizzazione come grafico, le informazioni utente. La stessa simbologia è presente anche in corrispondenza dei dati contabili. A titolo di esempio, tali funzionalità sono descritte in relazione alla gestione delle fatture. Il comando consente di totalizzare gli importi. 6

8 Fig. 3.7 Somma. La funzione di sommatoria parziale consente di selezionare i criteri di raggruppamento. Fig. 3.8 Somma parziale. Dopo aver selezionato il nome della colonna, cliccando sulla freccia evidenziata nella figura sovrastante, è definito il criterio di classificazione. Settando il flag di sommatoria parziale e cliccando sul pulsante, la selezione viene confermata. Fig. 3.9 Somma parziale. 7

9 Le fatture sono ordinate e sommate per importo. Fig Somma parziale. La funzione di esportazione su file excel è attivabile attraverso il simbolo rappresentati gli step necessari.. Di seguito sono Fig Esportazione excel. Fig Esportazione excel. Dopo aver selezionato la destinazione del file ed averlo nominato, è possibile salvarlo cliccando sul tasto di creazione. 8

10 Fig Esportazione excel. Il comando di modifica del layout consente di selezionare le colonne da visualizzare e attuare i criteri di filtro. Cliccando sul simbolo, si apre la schermata di seguito riportata. Attraverso la funzione di selezione colonne si possono scegliere quelle da visualizzare. Ad esempio selezionando N.Pos, cliccando sulla freccia evidenziata, confermando la scelta cliccando su viene esclusa dalla visualizzazione., la colonna Fig Modifica layout. Fig Modifica layout. 9

11 Fig Modifica layout. Anche i criteri di filtro possono essere definiti selezionando la funzione di modifica del layout. Evidenziando il nome della colonna e cliccando sulla freccia evidenziata, si imposta il criterio di filtro. Fig Filtro. Fig Filtro. Cliccando sul simbolo possono essere definiti i valori del filtro. 10

12 Fig Filtro: selezione valori. La selezione o l esclusione di valori o intervalli di valori può essere compiuta cliccando sul pulsante. Si apre una maschera che consente di perfezionare i criteri di selezione, cliccando sul folder desiderato. Fig Filtro: selezione valori. I simboli, consentono rispettivamente di: rilevare, simulare l invio, aggiungere opzioni di selezione, inserire una riga, cancellare il codice di selezione, cancellare tutte le selezioni, acquisire informazioni, importare i dati da un file di testo, inserire valori copiati ad es. da un file excel, interrompere il filtro. 11

13 Dopo aver inserito i dati contabili e amministrativi, devono essere riportate le informazioni riguardanti il Fornitore ed eventualmente quelle del Beneficiario. E obbligatorio inserire i dati del beneficiario qualora si voglia destinare il pagamento a quest ultimo piuttosto che al fornitore. La sezione del fornitore è rappresentata di seguito. Fig Dati Fornitore e Dati Beneficiario. Il sistema chiede di inserire obbligatoriamente il codice del fornitore nella sezione Dati Fornitore. L inserimento del codice implica il controllo di esistenza nell anagrafica e la valorizzazione automatica dei campi previsti per la creazione della proposta di pagamento. E possibile ricercare il codice del fornitore attraverso il match code. La selezione può avvenire utilizzando molteplici parametri di ricerca. Di seguito sono rappresentati i principali. Fig Dati Fornitore: selezione fornitore da match code. Fig Dati Fornitore: selezione fornitore da match code. Per rilevare i criteri di selezione inseriti è sufficiente cliccare sul simbolo. Selezionata la riga della lista con il fornitore da utilizzare, la scelta viene rilevata attraverso il simbolo. 12

14 Fig Dati Fornitore: selezione fornitore da match code. L utente può selezionare e visualizzare l IBAN registrato nell anagrafica del fornitore con un menù a tendina utilizzando il match code. Qualora il beneficiario sia diverso dal fornitore, è necessario settare il campo. Anche il codice del Beneficiario può essere selezionato attraverso il match code come descritto per il fornitore. Inserendo il codice selezionato saranno popolati in automatico tutti i campi. Qualora il beneficiario non sia presente nell anagrafica dei fornitori, i campi dovranno essere compilati manualmente. Fig Dati Fornitore e Dati Beneficiario L inserimento del codice della provincia è obbligatorio sia per il fornitore che per il beneficiario. Il valore del campo è derivato in automatico se è presente in anagrafica, altrimenti può essere selezionato dal match code come il fornitore. Fig Dati Fornitore e Dati Beneficiario: inserimento della provincia L utente può selezionare e visualizzare l IBAN registrato nell anagrafica del beneficiario con il menù a tendina utilizzando il match code. Qualora il beneficiario non sia presente nell anagrafica fornitore, l inserimento manuale dell IBAN sarà soggetto ad un controllo di esistenza e correttezza formale. L anagrafica del beneficiario e del fornitore può essere modificata in fase di creazione della proposta. Cliccando sul tasto essere inseriti nuovi dati., si apre la maschera nella quale possono 13

15 Fig Anagrafica fornitore Dopo aver inserito i nuovi dati, cliccando sul tasto proposta in creazione sia per l anagrafica del fornitore., le modifiche sono rilevate sia per la Fig Anagrafica fornitore Cliccando sul tasto ai dati Contabili. si gestisce l apertura e la chiusura della sezione relativa Fig Sezione Dati Contabili 14

16 Il sistema propone in automatico sempre la prima posizione con il codice del fornitore movimentabile in dare; per completarla, si devono inserire le informazioni nei campi di seguito indicati: Impegno: il campo è editabile; è attivo un controllo che accerta la correlazione con il fornitore inserito nella sezione. Al salvataggio della proposta è previsto un controllo sulla capienza dell impegno stesso; Posizione Impegno: è derivata in automatico nel caso di impegni annuali; deve essere inserita manualmente nel caso di impegni pluriennali. Non editabili sono: Importo di Competenza: il campo è editabile; Testo: il campo è editabile ma opzionale. Causale: la valorizzazione del campo è automatica, derivata dal conto dell impegno di spesa; Descrizione: è derivata in automatico dall anagrafica dei fornitori; Per le posizioni successive vanno acquisiti i campi: Chiave Contabile: cliccando sul tasto si apre un menù a tendina che consente di scegliere la chiave contabile. Conto Co.Ge: il campo è editabile; l inserimento è soggetto ad una serie di controlli di movimentabilità e validità; l eventuale codice fornitore deve coincidere con quello inserito in Dati Fornitore. Causale: la valorizzazione del campo è automatica; Descrizione: è derivata in automatico dall anagrafica dei conti o dei fornitori; Impegno: il campo deve essere editato se il conto è un codice fornitore; è attivo un controllo che accerta la correlazione con il fornitore inserito nella sezione. Al salvataggio della proposta è previsto un controllo sulla capienza dell impegno stesso; Posizione Impegno: è derivata in automatico nel caso di impegni annuali; deve essere inserita manualmente nel caso di impegni pluriennali. Importo di Competenza: il campo è editabile; Partita: qualora siano inseriti conti a partitario, il sistema attribuisce in automatico la generica se non è inserita una specifica. Il sistema controlla l esistenza in anagrafica della partita inserita. Testo: il campo è editabile. I tasti e posti alla destra della dei Dati Contabili, consentono l inserimento o l eliminazione delle posizioni contabili. Fig Dati Contabili. 15

17 Il Conto Co.Ge e l impegno possono essere selezionati dai match code presenti nei campi. A titolo di esempio si riporta la selezione dell impegno. Fig Dati Contabili: criteri di selezione. Cliccando sul simbolo evidenziato nella figura sottostante è visibile l elenco degli impegni per sede. L impegno selezionato è confermato attraverso lo stesso simbolo. Fig Dati Contabili: criteri di selezione. L impegno selezionato è confermato attraverso lo stesso simbolo Fig Dati Contabili: criteri di selezione. Fig Dati Contabili: criteri di selezione. Per l inserimento del Conto Co.Ge, il percorso è lo stesso; cliccando sul match code si apre la finestra di delimitazione. 16

18 Fig Dati Contabili: criteri di selezione. Fig Dati Contabili: criteri di selezione. La selezione è confermata sempre con il simbolo. Si apre una lista di conti selezionabili. Fig Dati Contabili: criteri di selezione. Il conto selezionato è confermato con il simbolo. Fig Dati Contabili: criteri di selezione. 17

19 Dopo l inserimento, è possibile eseguire un check sui dati contabili presenti in questa sezione, cliccando sul tasto. Se sono riscontrati degli errori, appare una schermata che ne riporta lo status. A titolo di esempio sono riportati alcuni degli avvisi bloccanti. Fig Controllo Dati Contabili: maschera degli errori contabili. In mancanza di errori, appare un messaggio riportante la conformità del contenuto dei campi. Fig Controllo Dati Contabili. Cliccando sul tasto viene eseguito il salvataggio della proposta e la visualizzazione di una schermata contenente tutte le informazioni relative alla proposta appena creata come di seguito evidenziato 1. 1 A titolo di esempio viene riportato il GPA10150 come conto transitorio. 18

20 Fig Creazione Proposta. Fig Visualizzare Proposta. Il N. Doc. Contabile evidenziato in fig.3.42 costituisce un link al documento contabile stesso (fig.3.42 a). 19

21 Fig. 3.42a Documento Contabile. 4 GESTIONE DELLA PROPOSTA VISUALIZZAZIONE La funzione di visualizzazione non rende modificabile alcun campo della proposta. Inserendo la proposta all interno del campo, premendo il tasto Invio o cliccando su, sono richiamate tutte le informazioni relative alla proposta. In alternativa, è possibile selezionarla dal match code; tale funzione consentirà di selezionare la proposta ricercandola per utente o per stato. Di seguito è riportata la rappresentazione dei due criteri. Fig. 4.1 Selezione della Proposta. Cliccando sul simbolo evidenziato, sono visualizzabili tutte le proposte della sede. 20

22 Fig. 4.2 Selezione della Proposta. Cliccando 2 volte la proposta selezionata è visualizzabile sul cruscotto. Fig. 4.3 Visualizzazione della Proposta. In alternativa, il folder Visualizzare stati proposte di pagamento, consente di selezionare le proposte in base allo stato. 21

23 Fig. 4.4 Selezione della Proposta. Con un doppio clic sulla proposta selezionata, la stessa è visualizzabile sul cruscotto. Fig. 4.5 Selezione della Proposta. Come rappresentato nella Fig. 4.6, nella sezione Situazione Proposta di Pagamento, vengono riportate le seguenti informazioni: Stato della proposta. Il numero documento PS associato: il documento è navigabile, costituisce un link alla visualizzazione del documento. 22

24 L anno di contabilizzazione, contestuale alla proposta e al documento. Il numero del mandato. Il campo è popolato in automatico quando è generato il mandato tramite la procedura SAP PI/XI, ovvero quando avviene la contabilizzazione del mandato su SAP R/3 ECC. Il mandato è generato dopo la creazione del lotto da parte di SAP XI e i dovuti controlli; Un semaforo che indica lo stato della proposta. Fig. 4.6 Situazione Proposta di Pagamento. Si riporta di seguito la valorizzazione dei campi Descrizione della Proposta e Stato Invio delle proposte all interno della sezione Situazione Proposta di Pagamento : Proposta creata e in attesa di accettazione: il campo è popolato al salvataggio della proposta e alla creazione del numero documento corrispondente: Descrizione della Proposta: - Semaforo: ; Stato di Invio: - Semaforo: ; Proposta accettata ma non inviata: il campo viene aggiornato in automatico in corrispondenza della fase di accettazione a sistema; Descrizione della Proposta: - Semaforo: ; Stato di Invio: - Semaforo: ; Proposta inviata: il campo viene aggiornato in automatico quando avviene lo scambio di dati con la procedura SAP Pi/XI; Descrizione della Proposta: - Semaforo ; Stato di Invio: - Semaforo: ; Proposta confermata: il campo viene aggiornato quando si ha la conferma dell invio della proposta verso il sistema DB2; Descrizione della Proposta: - Semaforo: ; Stato di Invio: - Semaforo: ; Proposta scartata: il campo è aggiornato in automatico qualora la proposta di pagamento non abbia superato i controlli formali compiuti dalla procedura Lotti (per le cause di scarto si rimanda al paragrafo Gestione della proposta: scarto ). Descrizione della Proposta: - Semaforo: ; 23

25 Stato di Invio: - Semaforo: ; Proposta pagata: il campo è aggiornato in automatico nel momento in cui è stata effettuata la contabilizzazione del mandato. Descrizione della Proposta: - Semaforo: ; Stato di Invio - Semaforo: ; Proposta stornata: il campo è aggiornato in automatico nel momento in cui la proposta viene stornata. Descrizione della Proposta: - Semaforo: ; Stato di Invio - Semaforo: ; Qualora la proposta sia riaccreditata, viene aggiornato il campo Stato Riaccredito della sezione Riaccrediti. Il campo è popolato in automatico qualora la Banca d Italia riaccrediti il mandato di pagamento. Fig. 4.7 Riaccrediti. In base allo stato del riaccredito, il campo viene aggiornato nelle seguenti modalità: Semaforo : Tale stato implica la necessità di definire la modalità del riaccredito. Il sistema modifica in automatico lo stato della proposta in base alle informazioni riguardanti il riaccredito, trasmesse dal sistema centrale DB2 tramite SAP XI/PI. Semaforo : La condizione corrisponde alla scelta di rimettere in pagamento la proposta. L utente, visualizzando il nuovo stato della proposta Riaccredito da specificare, ha selezionato la scelta di rimessa in pagamento senza inserire il documento ed ha salvato temporaneamente la proposta. Semaforo : La condizione corrisponde alla scelta di rimettere in pagamento la proposta. L utente, ha inserito il documento, salvando la scelta. - Semaforo : Il cruscotto segnala la chiusura del riaccredito, il pagamento non viene riemesso. Nella sezione Date Proposte Pagamento è riportato lo storico delle date relative alle varie fasi nella gestione della Proposta di Pagamento. 24

26 Fig. 4.8 Date Proposte di Pagamento. Lo stato della proposta è visualizzabile sulla maschera e aggiornato in base all evoluzione della proposta. In particolare saranno riportate le seguenti date: Data Creazione PdP; Data Modifica PdP; Data Accettazione PdP; Data Invio PdP; Data Mandato; Ognuno dei campi appena elencati è aggiornato parallelamente all evoluzione dello stato della proposta. Cliccando sul pulsante, compare una maschera che riporta le attività contabili in ordine cronologico eseguite su quella proposta, con indicazione di utente e ora. Fig. 4.9 Storico Date Proposte di Pagamento: copia per il modello. 25

27 I pulsanti consentono di gestire la stampa della Proposta e del Mandato. Le funzioni saranno specificate nel paragrafo relativo alla stampa delle proposte. 5 GESTIONE DELLA PROPOSTA - MODIFICA La proposta creata può essere modificata se il suo stato è Pdp in attesa di accettazione. Solo nel caso in cui non sia stata inviata alla sede centrale, possono essere modificati alcuni campi della stessa e cioè CIG, fatture (l importo non è modificabile; per l inserimento della fattura si veda il paragrafo della creazione), IBAN e provincia del fornitore e del beneficiario. I campi oggetto della modifica sono editabili. Accedendo al cruscotto di gestione delle anagrafiche, è possibile inserire la proposta oggetto della modifica o selezionarla dal match code; tale funzione consente di selezionare la proposta ricercandola per utente o per stato. Di seguito è riportata la rappresentazione dei due criteri. Fig. 5.1 Gestione della proposta: criteri di selezione. Selezionando le proposte attraverso il simbolo evidenziato in rosso, sono visibili tutte quelle della sede. Fig. 5.2 Gestione della proposta: criteri di selezione. 26

28 Cliccando 2 volte la proposta selezionata è visualizzabile sul cruscotto. Fig. 5.3 Gestione della proposta: modifica. In alternativa, il folder Visualizzare stati proposte di pagamento, consente di selezionare le proposte in base allo stato. Fig. 5.4 Gestione della proposta: criteri di selezione. Con un doppio clic sulla proposta selezionata, la stessa è visualizzabile sul cruscotto. 27

29 Fig. 5.5 Gestione della proposta: modifica. Visualizzata la proposta, cliccando sul tasto, sono modificabili i campi descritti in precedenza. Ad esempio, è possibile variare la provincia e l iban (del fornitore o del beneficiario), selezionandoli dall apposito match code oppure inserendoli direttamente (in questo caso è attuato un controllo di esistenza dei dati nel sistema). 28

30 Fig. 5.6 Gestione della proposta: modifica. Dopo aver selezionato la provincia, cliccando sul simbolo il codice è inserito nel campo. Fig. 5.7 Gestione della proposta: selezione della provincia. Ultimato l inserimento dei dati, cliccando sul simbolo aggiornati i campi: data modifica e storico date., la proposta viene modificata. Sono 29

31 Fig. 5.8 Gestione della proposta: modifica. Cliccando sul simbolo è visibile l evoluzione dello stato della proposta. Fig. 5.9 Gestione della proposta: storico date 6 GESTIONE DELLA PROPOSTA ACCETTAZIONE In questa fase la proposta di pagamento è validata dal Dirigente o dall utente Preposto. Posizionandosi sul campo N PdP è possibile inserire la Proposta manualmente oppure selezionarla attraverso il tasto del match code. Per i criteri di selezione si rimanda al paragrafo 5. Successivamente cliccare sul tasto per accettare la proposta. 30

32 Fig. 6.1 Gestione della proposta: accettazione Proposta di Pagamento. Il sistema chiede conferma per l accettazione della proposta. Fig. 6.2: Gestione della proposta: conferma accettazione Proposta di Pagamento. Il/i Dirigente/i Responsabile/i (o gli utenti preposti), dopo aver controllato e sottoscritto la documentazione cartacea, ovvero la proposta di pagamento stampata, confermano l accettazione a sistema. A seguito dell accettazione della proposta, compare a sistema la seguente schermata informativa: 31

33 Fig. 6.3 Gestione della proposta: accettazione Proposta di Pagamento. Cliccando sul tasto, il sistema riporta l avvenuta accettazione della proposta di pagamento, aggiornando lo stato nella sezione Situazione Proposta di Pagamento e valorizzando la data di accettazione nella sezione Data Proposta di Pagamento. Fig. 6.4 Gestione della proposta: aggiornamento Stato Proposta e Data Accettazione. Cliccando sul tasto fase della proposta di pagamento. è possibile consultare lo storico delle date per ciascuna 32

34 Fig. 6.5 Gestione della proposta: visualizzazione storico date. L accettazione implica la predisposizione dei dati per l invio alla sede centrale. 7 GESTIONE DELLA PROPOSTA REVOCA La revoca della proposta di pagamento può essere compiuta solo prima che la proposta venga inviata. Lo stato della Proposta deve essere PdP Accettata e lo stato di invio deve essere PdP non inviata. Posizionandosi sul campo N PdP è possibile inserire la Proposta manualmente oppure selezionarla attraverso il tasto del match code paragrafo 5.. Per i criteri di selezione si rimanda al Successivamente cliccare sul tasto per effettuare la revoca della proposta. Fig. 7.1 Gestione della proposta: revoca Proposta di Pagamento Il sistema chiede conferma dell azione di revoca. 33

35 Fig. 7.2 Gestione della proposta: conferma della revoca Proposta di Pagamento. Dopo che la proposta è stata revocata, compare la seguente schermata informativa. Fig. 7.3 Gestione della proposta: revoca Proposta di Pagamento. Cliccando sul tasto, il sistema riporta l avvenuta revoca della proposta di pagamento, aggiornando lo stato nella sezione Situazione Proposta di Pagamento e valorizzando la data di revoca nella sezione Data Proposta di Pagamento. 34

36 Fig. 7.4 Revoca PdP Aggiornamento Stato Proposta e Data Revoca. Cliccando sul tasto fase della proposta di pagamento. è possibile consultare lo storico delle date per ciascuna Fig. 7.5 Gestione della proposta - storico Proposte di Pagamento, esempio con modello. L operazione di Revoca comporta la modifica della proposta di pagamento che diventa di nuovo oggetto di accettazione. 8 GESTIONE DELLA PROPOSTA STORNO Lo storno della proposta è consentito solo se la stessa è nello stato Pdp in attesa di accettazione. Il sistema non permette di stornare proposte in stato diverso, come riportato nell immagine che segue. Fig. 8.1 Gestione della proposta: storno. 35

37 Dopo aver inserito la proposta, o averla selezionata dal match code (par.1.6), cliccare sul pulsante di visualizzazione. Il sistema consente di visualizzare la proposta oggetto dello storno. Fig. 8.2 Gestione della proposta: storno. La funzione può essere attivata cliccando sul tasto. Compare un messaggio di conferma di storno della proposta in oggetto. Fig. 8.3 Gestione della proposta: storno. Confermando, la proposta viene stornata. E visibile un messaggio con indicazione della proposta e del documento contabile stornato. Il messaggio scompare cliccando sul simbolo di conferma evidenziato nella figura. Fig. 8.4 Gestione della proposta: storno. La proposta stornata presenta un nuovo stato, visibile anche nello storico date. 36

38 Fig. 8.5 Gestione della proposta: storno. Fig. 8.6 Gestione della proposta: storno. Il documento contabile è visibile cliccando sul collegamento presente sulla proposta 2. La fig.8.8 rappresenta un esempio di visualizzazione. Fig. 8.7 Gestione della proposta: visualizzazione documento di storno. 2 La scrittura contabile generata sarà uguale ed opposta al documento registrato in fase di creazione. 37

39 Fig. 8.8 Gestione della proposta: visualizzazione documento di storno. 9 GESTIONE DELLA PROPOSTA FUNZIONE DI STAMPA Posizionandosi sul campo N PdP è possibile inserire la Proposta manualmente oppure selezionarla attraverso il tasto del match code. Per i criteri di selezione si rimanda al paragrafo 1.6. Fig. 9.1 Stampa Pre Mandato e Post-Mandato La stampa viene gestita attraverso l uso di 2 tasti posti nella sezione Date Proposta di Pagamento : Il tasto consente di effettuare la stampa immediata della proposta. La stampa prodotta dovrà essere sottoscritta dai Responsabili per consentire l accettazione della proposta. Qualora siano state inserite fatture soggette ad Iva, la stampa ne dà informazione a fine pagina. Il sistema chiede conferma con il messaggio riportato di seguito. Fig. 9.2 Stampa Pre Mandato: IVA Il messaggio descritto in precedenza può non essere confermato. Si apre in ogni caso una finestra nella quale si sceglie di effettuare la stampa della proposta o visualizzarne l anteprima. 38

40 Fig. 9.3 Layout stampa Proposta Pre-Mandato. Il tasto consente di effettuare la stampa del mandato; qualora siano state inserite fatture soggette ad Iva, la stampa ne dà informazione a fine pagina. Il sistema chiede conferma con il messaggio riportato di seguito. Inoltre è attivo un controllo che rende disponibile la seconda funzione dopo l invio da parte di Banca d Italia della contabile bancaria. Fig. 9.4 Stampa Post Mandato: IVA Il messaggio descritto in precedenza può non essere confermato. Si apre in ogni caso una finestra nella quale si sceglie di stampare la proposta o visualizzarne l anteprima. Fig. 9.5 Layout stampa Proposta Post-Mandato. 39

41 10 GESTIONE DELLA PROPOSTA SCARTO La proposta inviata alla sede centrale è soggetta ad alcuni controlli di natura formale. L esito negativo dei controlli automatici può generare lo scarto della stessa. A titolo di esempio si riportano alcune cause di scarto: Importo pagamento deve essere maggiore di. 2,00; Sigla provincia residenza non riconosciuta; Codice paese iban beneficiario errato; Cin2 iban beneficiario errato; Abi iban beneficiario errato; Abi (Banca d'italia) non utilizzabile; Cab iban beneficiario errato; Riscontrati Caratteri Non Codificabili. La proposta scartata può essere modificata, nuovamente accettata e re-inviata alla sede centrale. Si può verificare la motivazione dello scarto cliccando su dopo essere entrati in visualizzazione della proposta. Fig Proposta scartata. Lo scarto della proposta è visibile, come ogni modifica dello stato, dallo Storico Date, oltre che dal campo Stato Proposta. 40

42 Fig Proposta scartata: storico date. E possibile correggere la condizione di scarto modificando la proposta. Cliccando sul simbolo, saranno nuovamente editabili alcuni campi. Fig Proposta scartata: modifica. Il salvataggio dei dati attraverso il simbolo conferma la variazione della proposta. 41

43 Fig Proposta scartata: salvataggio della modifica. La proposta modificata ha un nuovo stato visibile sempre sul cruscotto e sullo Storico Date. Fig Proposta modificata: stato. Fig Proposta modificata: storico date. 42

44 11 GESTIONE DELLA PROPOSTA RIACCREDITI La proposta pagata può essere oggetto di riaccredito. Lo stato è sempre visibile sul cruscotto ed è rappresentato di seguito. Fig Proposta inviata: riaccredito. Selezionando il simbolo, si può gestire il riaccredito in due diverse modalità: Riaccredito con Riemissione. In questo caso gli step da seguire sono indicati di seguito: Cliccare su dati., selezionare Riemissione del pagamento e salvare senza inserire ulteriori Fig Proposta inviata: riaccredito. In questo caso il sistema genera il messaggio rappresentato nella figura che segue. Fig Riaccredito: Riemissione in pagamento. La conferma della richiesta implica una modifica dello stato della proposta. Confermare l informazione attraverso il simbolo. 43

45 Fig Riaccredito: Riemissione in pagamento - conferma. Chiudendo la Scelta della tipologia di Riaccredito con il simbolo stato della proposta (fig11.6)., si visualizza il nuovo Fig Riaccredito: riemissione in pagamento - conferma. Fig Riaccredito riemesso in pagamento. Dopo aver preacquisito manualmente il mandato di pagamento, selezionando nuovamente il simbolo, si può inserire il numero del documento contabile registrato e l esercizio. Il salvataggio conferma la scelta del riaccredito. Fig Riaccredito: riemissione del pagamento inserimento del documento. La conferma del riaccredito della PdP modifica lo stato della proposta. 44

46 Fig Riaccredito: riemissione del pagamento conferma. Fig Riaccredito: riemissione del pagamento conferma. Confermando l informazione attraverso il simbolo, e chiudendo la Scelta della tipologia di Riaccredito con il simbolo, si visualizza il nuovo stato della proposta. Il numero del documento contabile costituisce un link alla visualizzazione del documento stesso. Fig Riaccredito: riemissione del pagamento visualizzazione. Pagamento da non riemettere. Partendo dalla schermata di Scelta della Tipologia di Riaccredito, selezionando Pagamento da non riemettere, appare il seguente messaggio: Fig Riaccredito: reintroito della proposta. 45

47 Al salvataggio, il sistema registra la tipologia di riaccredito selezionata. Confermando i messaggi informativi attraverso il simbolo e chiudendo la finestra Scelta della tipologia di Riaccredito con il simbolo, si visualizza il nuovo stato della proposta. Fig Riaccredito: reintroito della proposta. 12 MONITOR CRITERI DI SELEZIONE Cliccando sul tasto, compare la schermata che consente di acquisire alcune informazioni legate all evoluzione della proposta di pagamento, nonché le date di creazione ed accettazione della stessa (visualizzabili sul dettaglio documento della proposta). Nella prima sezione Monitor è riportata la Sede e un campo in cui inserire manualmente l anno. Fig Monitor: criteri di estrazione. Se non è inserito alcun criterio di selezione, inserendo l anno come unico criterio sono visualizzate tutte le proposte. Nella sezione Ricerca per descrizione/stato PdP è possibile ricercare le Proposte attraverso la descrizione della proposta, la descrizione dell Invio oppure la descrizione del Riaccredito. Fig Monitor: criteri di estrazione. Ricerca per Descrizione Proposta : con il match code è possibile selezionare gli stati delle proposte mediante il menù a tendina. 46

48 Fig Monitor: Ricerca per descrizione proposta Dopo aver effettuato la scelta dello stato da selezionare, cliccare sul pulsante validazione. per la Ricerca per Descrizione Invio : con il match code è possibile selezionare gli stati di invio delle proposte mediante il menù a tendina: Fig Monitor: Ricerca per Invio proposta Dopo aver effettuato la scelta dello stato da selezionare, cliccare sul pulsante validazione. per la Ricerca per Descrizione Riaccredito: con il match code è possibile selezionare gli stati delle proposte Riaccreditate mediante il menù a tendina: Fig Monitor: Ricerca per Descrizione Riaccredito Dopo aver effettuato la scelta dello stato da selezionare, cliccare sul pulsante validazione. A titolo d esempio, è riportata la Ricerca per descrizione. per la Collocarsi sul match code in corrispondenza di Descrizione Proposta, selezionare PdP in attesa di accettazione, cliccare sul pulsante, come raffigurato nell immagine sottostante: 47

49 Fig Monitor: Ricerca per Descrizione Proposta. Dopo aver selezionato il criterio di ricerca, cliccare sul pulsante Fig Monitor: Ricerca per Descrizione Proposta. In questo modo sono visualizzate e raggruppate per sede tutte le proposte aventi come descrizione PdP in attesa di accettazione. Fig Monitor: Ricerca per Descrizione Proposta. Per ogni proposta sono riportate le informazioni riguardanti il fornitore (o il beneficiario), l importo, la data di creazione, lo stato della proposta, lo stato di invio, lo stato del Riaccredito, la descrizione del Riaccredito, il numero di Mandato, il documento del Riaccredito. Nelle ultime colonne, Stampa Pre e Stampa Post, è possibile eseguire la stampa cliccando sul tasto. Il numero della proposta, presente nella colonna PdP, costituisce un link per visualizzare la maschera della proposta di pagamento. 48

50 Fig Ricerca per Descrizione Proposta Il pulsante permette di tornare alla schermata precedente. Nella seconda parte del monitor, nella sezione Parametri di Ricerca, è possibile effettuare quattro tipi di ricerche cliccando su uno dei quattro radio button. Fig Parametri di Ricerca. Ricerca PdP : è possibile ricercare una singola proposta inserendo manualmente il numero di proposta oppure cliccando sul comparirà una maschera contenente più tab. 49

51 Fig Tab per effettuare la ricerca delle PdP. Cliccando sul tab Selezionare Valori Singoli, si può inserire una o più proposte anche mediante ricerca tramite il match code. Cliccando sul tab Selezionare Intervalli, si può inserire un intervallo indicando il limite inferiore e quello superiore del numero di proposte. Cliccando sul tab Escludere Valori Singoli è possibile escludere una o più proposte di Pagamento. Cliccando sul tab Escludere Intervallo i valori è possibile definire un range di proposte di Pagamento che devono essere escluse dalla ricerca. Occorre inserire il limite inferiore e quello superiore. Il tasto consente di inserire più righe, mentre il tasto consente di eliminarle. Il tasto consente di cestinare tutte le proposte inserite nei tab. Per eseguire un check sulle proposte inserite nei vari tab, cliccare su. Per validare l inserimento cliccare su. Ricerca Mandato: è possibile eseguire la ricerca di un solo mandato o di più mandati in tre modalità: - inserendo manualmente il numero di mandato; - inserendo manualmente la data del mandato; - inserendo manualmente il documento preacquisito; Dopo aver cliccato sul tasto, posizionandosi sul tab Selezionare Valori Singoli si possono inserire uno o più mandati anche mediante ricerca tramite il match code. Ponendosi sul tab Selezionare Intervalli è possibile inserire un intervallo indicando il limite inferiore e quello superiore. Ponendosi sul tab Escludere Valori Singoli è escludere una o più proposte di Pagamento. 50

52 Ponendosi sul tab Escludere Intervallo i valori è possibile definire un range di numero che devono essere escluse nella ricerca. Occorre inserire il limite inferiore e quello superiore. Il tasto consente di inserire più righe, mentre il tasto consente di eliminarle. Il tasto consente di cestinare tutte le proposte inserite nei tab. A titolo di esempio si riporta la Ricerca Mandato. Posizionarsi sul radio button Ricerca Mandato all interno della sezione Parametri di Ricerca. Dopo aver cliccato sul tasto di valori., posizionarsi sul tab Selezionare Intervalli e inserire un range Fig Ricerca per Mandato. Ricerca CIG Fig Ricerca per CiG. Ricerca Impegno: - Inserire manualmente l impegno oppure cliccare sul ; comparirà una maschera contente più tab di selezione. - Inserire manualmente la posizione dell impegno. Dopo aver cliccato sul tasto, posizionandosi sul tab Selezionare Valori Singoli, si possono inserire una o più impegni anche mediante ricerca attraverso il match code. Posizionandosi sul tab Selezionare Intervalli, è possibile inserire un intervallo indicando il limite inferiore e quello superiore. 51

53 Posizionandosi sul tab Escludere Valori Singoli, è possibile escludere un impegno. Posizionandosi sul tab Escludere Intervallo i valori, è possibile definire un range di numero di impegni o di posizioni che devono essere esclusi dalla ricerca. Occorre inserire il limite inferiore e quello superiore. Il tasto consente di inserire più righe, mentre il tasto consente di eliminarle. Il tasto consente di cestinare tutti gli impegni inseriti nei tab. Si riporta di seguito un esempio di ricerca mediante proposta: Cliccare nella sezione Parametri di Ricerca, sul radio button Ricerca PdP. Fig Ricerca per Proposta. Cliccare sul match code, quindi sul tab Ricerca Proposta di Pagamento. Inserire l anno nel campo Esercizio e poi cliccare su per confermare. Fig Ricerca per Proposta. Compare una schermata che indica il risultato della selezione. 52

54 Fig Ricerca per Proposta. Cliccare su per confermare e poi su oppure (F8) per avviare la ricerca. Si riporta di seguito la rappresentazione dell esito della ricerca. Fig Ricerca per Proposta. 13 MONITOR FUNZIONALITA Dal monitor di gestione delle PDP è possibile accettare o revocare una o più Proposte di Pagamento; Accettazione di una singola proposta: Dopo aver inserito un criterio di selezione, cliccando su proposte riguardanti la sede che le ha elaborate., vengono elencate tutte le Cliccare su per accedere alla funzione di modifica del cruscotto. Appare una schermata che richiede la conferma dell attivazione della modifica. 53

55 Fig Monitor: Modifica Proposta. Dopo aver cliccato sul tasto, è visibile il monitor in stato di modifica. La funzione di accettazione singola è eseguibile cliccando sul tasto in corrispondenza della proposta. Fig Monitor: Accettazione Proposta. Dopo aver accettato la Proposta, è possibile eseguire la Revoca. Anche in questo caso occorre segnare con un flag la proposta da modificare e poi cliccare su tasto proposta. per revocare la Si ricorda che la revoca della proposta di pagamento può essere compiuta solo prima che la proposta sia inviata; lo stato in essere della Proposta deve essere PdP Accettata e lo stato di invio deve essere PdP non inviata. Fig Monitor: Revoca Proposta. Al momento della revoca, comparirà il seguente messaggio informativo: Fig Monitor: Revoca Proposta. Premere Si per confermare. Per accettare o revocare massivamente le proposte, ripetere gli stessi passaggi appena descritti selezionando più proposte e cliccando sulla bandiera verde (accettazione) o rossa (revoca) in testata. 54

56 Fig Monitor: Revoca Massiva. Al momento dell accettazione, compare il seguente messaggio informativo di conferma: Fig Monitor: Revoca Massiva. Per confermare premere Si. Dopo aver confermato, il sistema ci informa della corretta accettazione. Fig Monitor: Revoca Massiva. Come si può notare dalla schermata riportata di seguito, lo stato delle proposte accettate massivamente è cambiato. Possono essere nuovamente selezionate e revocate massivamente. 55

57 Fig Monitor: Revoca Massiva. Il monitor, come il cruscotto, consente di gestire la stampa pre e post mandato. In corrispondenza di ogni proposta è possibile visualizzarne la colonna e il simbolo. Per la gestione di questa funzione si rimanda al paragrafo 9. 56

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