dalle alle Oggetto Implementazione modelli di cost accounting

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1 Agenda Data dalle alle Oggetto Implementazione modelli di cost accounting 12:30 13:20 Case Study 3: Nuovo Modello di costing "per cliente, implementato in una Società Aeroportuale Venerdì 15 Maggio Esercitazione e confronto sui risultati 13:20 13:30 Pausa Intervento del Dott. Sterpetti (Iccrea Holding) Come scegliere il Sistema IT più in linea con 13:30 14:20 le esigenze di Pianificazione e Controllo di un azienda 14:20 14:30 Domande & Approfondimenti Bip

2 Mi presento Maurizio Sterpetti Resp. Pianificazione e Controllo Da oltre 20 anni nel Gruppo Iccrea dove attualmente ricopre il ruolo di Responsabile Pianificazione e Controllo nell ICT del Gruppo Iccrea Holding. In precedenza Direttore Organizzazione e Sistemi di Iccrea BancaImpresa Precedenti esperienze in Datamat Ingegneria dei Sistemi e Oracle Laurea in Scienze Statistiche e Attuariali presso La Sapienza di Roma Bip

3 Ambito e obiettivi dell intervento Nel corso dell intervento sarà presentato il percorso per arrivare a scegliere una soluzione informatica a supporto del Controllo di Gestione e come tale soluzione venga scelta in funzione delle esigenze specifiche di ogni singolo contesto aziendale Obiettivi: presentare come due aziende di dimensioni e business diversi approccino alla necessità di implementazione di un nuovo sistema di controllo di gestione, mediante la scelta dell applicativo maggiormente in linea con le proprie esigenze. Le aziende analizzate sono: importante gruppo industriale multinazionale(caso A) società finanziaria di medie dimensioni(caso B) Perché ve lo presentiamo: per fornire una overview sui principali software di analisi e contabilitàdeicosti in uso sia in realtà grandi e complesse che in aziende di dimensioni più ridotte, presentando un esempio della relativa modalità di selezione dei software (Software Selection) utilizzata Bip

4 Sistemi informativi a supporto del Controllo di Gestione Architettura Tipo Per monitorare e gestire le performance aziendali vengono raccolti dati elementari, che sono poi aggregati ed elaborati attraverso i sistemi di Business Intelligence (BI). I dati risultanti vengono quindi tradotti in report tramite i sistemi di Corporate Performance Management (CPM) BI CPM Reporting System Budgeting& Planning OLAP Infrastruttura BI Security Repository Business Logic Cost Management Data Mining& Knowledge Discovery Consolidation Dashboard & Scorecarding Performance Management I sistemi di BI rendono gli Le utenti suite in CPM gradosono di costruire utilizzate applicazioni per monitorare che aiutanoe le gestire organizzazioni le performance a conoscere dei business e comprendere aziendali. il Tali proprio applicativi business. servono Le piattaforme a tradurre di informazioni BI posseggono con funzionalità focus strategico di integrazione piani con operativi sistemi e obiettivi esterni aggregati. [ ], information Tali applicativi delivery (reporting, sono coinvolti in varie dashboards fasi del ciclo [ ]), di e analisi CdG [ ]. (OLAP, analisi predittive, data mining, scorecard). Focus slide successive Presentation Layer Browser Portal Office Web Services Bip

5 Come scegliere il software più adeguato ai bisogni Software Selection Il processo di Software Selection è finalizzato a selezionare la soluzione informatica maggiormente in linea con le specifiche esigenze di ogni azienda e si può rappresentare in 5 fasi Software Scouting e individuazione Short List 1 2 Recepimento macrorequisiti funzionali 3 RFI e Scoring Model 4 Demo fornitori 5 Valutazionee Comparazione Software Software Scouting sulla base del Magic Quadrant di Gartner, delle Società leader nel mercato del CPM e determinazione della short list di applicativi da valutare, in base al contesto applicativo del Cliente Definizione dei macro-requisiti funzionali di riferimento per la selezione dell applicativo Definizione di una griglia di RFI e dello ScoringModel ad essa collegato, articolati in: Informazioni generali sul Vendor (referenze, supporto, licenze) Requisiti funzionali Requisiti applicativi e tecnologici Scelta di un campione di dati del Cliente da sviluppare come esempio nel prototipo Presentazione agli Utenti del prototipo sviluppato da parte delle Software House Valutazione e comparazione dei Software, in base allo scoring model e alla Demo Non esiste un unico software adeguato ad ogni realtà aziendale!!!! Dipende dai bisogni aziendali al tempo della scelta Bip

6 Software scouting e Short list Il Quadrante Magico di Gartner Per mettere a confronto i principali software sul mercato può essere utile riferirsi al Magic Quadrant di Gartner, che fornisce una rappresentazione grafica relativa al posizionamento di mercato delle soluzioni informatiche proposte dalle Società leader nei diversi ambiti IT (ad oggi oltre 60 mercati analizzati) Struttura della matrice Il Quadrante Magico di Gartner è una rappresentazione grafica a matrice sviluppata da Gartner Inc. (società di ricerca e consulenza statunitense in ambito Information Technology) che ha l obiettivo di fornire una analisi qualitativa rispetto all andamento, prospettive e maturità dei diversi mercati in ambito IT (ad oggi oltre 60) Tali analisi si focalizzano sullo studio delle soluzioni informatiche proposte dai maggiori fornitori per i diversi mercati IT e vengono aggiornate con continuità (ogni 1o 2 anni) Gartner valuta i fornitori rispetto a due criteri: completeness of vision and ability to execute e li classifica rispetto alle seguenti 4 categorie: Leaders, Challengers, Visionaries, Niche players Bip

7 Software scouting e Short list Il Quadrante Magico di Gartner per gli strumenti di CPM In ambitocorporate Performance Management (CPM) l offerta di mercato prevede sia soluzioni molto strutturate (per aziende di grandi dimensioni), sia soluzioni più flessibili (per aziende di minore complessità) La scelta dei Clienti A Nel casodell azienda di grandi dimensioni (settore Energy), data la complessità del Gruppo (molte società, frazionate su n paesi, ) la short list è stata redatta orientandosi sulle aziende leader del settore. Maggiori funzionalità, ma anche maggiore complessità di implementazione e onere economico più rilevante B Per la società di medie dimensioni (servizi di pagamento), si è preferito effettuare una selezione tra vendor altrettanto efficienti (sempre presenti nel Magic Quadrant), ma ricercando un elevata flessibilità del prodotto ed una bassa complessità d implementazione Bip

8 Caso A - Macrorequisiti funzionali e Scoring Model Di seguito sono riportate le sintesi della valutazione preliminare delle informazioni fornite dai Vendor(Fornitori) rispetto allo Scoring Model definito La capacità del sistema di supportare processi complessi di pianificazione (ad es. gestione e monitoraggio del workflow di budget, gestione delle allocazioni, ) Integrazione con sistemi e fonti dati esterni Gestione integrata della sicurezza e facile manutenzione Compatibilità e coerenza con il modello architetturale di Gruppo Ambito di valutazione Peso IBM Oracle SAP Requisiti Funzionali 50% 4,7 4,8 4,6 Requisiti ICT Applicativi-Tecnologici 30% 4,7 4,9 4,5 Valutazione fornitore 20% 3,7 3,9 3 Totale RFI 100% 4,5 4,7 4,3 La capacità del fornitore di supportare il Cliente sia nel breve che nel lungo periodo in termini di stabilità ed evoluzioni del prodotto, risorse ed esperienze Bip

9 Caso A - Sintesi delle valutazioni della demo Copertura su requisiti funzionali Di seguito è riportata la sintesi della valutazione qualitativa della demo rispetto agli scenari proposti I giudizi sono stati formulati in funzione della modalità di copertura dei requisiti espressi dal Cliente VALUTAZIONE QUALITATIVA DELLA DEMO IBM Oracle SAP A SCENARIO 1 MASCHERE DI IMPUTAZIONE A.1 Layout di input A A M A.2 Controllo incrocio VOCI DI COSTO/CENTRO DI COSTO A A M A.3 Note e commenti M A M B SCENARIO 2 WORKFLOW APPROVATIVO E MONITORAGGIO PROCESSO B.1 Gestione del processo approvativo di demo A A B B.2 Blocco parcellizzato delle imputazioni A A M B.3 Controllo avanzamento processo A A B C SCENARIO 3 CICLI ALLOCATIVI C.1 Gestione tabelle configurazione cicli M A B C.2 Gestione tabelle valori driver M A M C.3 Identificazione del CdC mittente sui movimenti generati dall allocazione M A A C.4 Articolazione per macronature di costo dei valori allocati M A A C.5 Strumenti di tracciabilità e controllo dei cicli allocativi B A B Scala: Alto (A), Medio (M) o Basso (B) Bip

10 Caso A - Sintesi delle valutazioni della demo Copertura su requisiti applicativi Alla luce delle risultanze della demo, sono state validate le informazioni ricevute dai Vendor e sono stati sintetizzati i risultati rispetto ai requisiti applicativi e all architettura di riferimento IBM Oracle SAP Presentation Layer Presentation Layer Presentation Layer Reporting Analisi Reporting Analisi Reporting Analisi Accessibilità dei Dati Distr.ne e Arch.ne Informazioni Accessibilità dei Dati Distr.ne e Arch.ne Informazioni Accessibilità dei Dati Distr.nee Arch.ne Informazioni Application Layer Application Layer Application Layer Mod.zione Funzionalità Pian.zione Mod.zione Funzionalità Pian.zione Mod.zione Funzionalità Pian.zione WorkFlow WorkFlow WorkFlow Motore di calcolo Motore di calcolo Motore di calcolo Modelli di Calcolo & B.R. Gestione Cicli Allocazione Modelli di Calcolo & B.R. Gestione Cicli Allocazione Modelli di Calcolo & B.R. Gestione Cicli Allocazione Data Management & Infrastructure Data Management & Infrastructure Data Management & Infrastructure Integ.ne Infr.ra & Supporto Amm.ne & Sic.za Integ.ne Infr.ra & Supporto Amm.ne & Sic.za Integ.ne Infr.ra & Supporto Amm.ne & Sic.za Rispondente ai requisiti Parzialmente rispondente ai requisiti Non rispondente ai requisiti Bip

11 Caso A - Confronto fra i sistemi individuati Valutazione Valutazione fornitore Gruppo internazionale leader del mercato informatico nella produzione e commercializzazione di harware e software Multinazionale con profonda expertise nella creazione di database relazionali e software ad uso aziendale Gruppo internazionale tedesco leader nella produzione di software ERP Costi Architettura Costi Architettura Costi Architettura \ Risultati della valutazione comparta Fornitore Fornitore Prodotto: Caratteristiche Generali Prodotto: Funzionalità Le linee tratteggiate rappresentano gli applicativi concorrenti secondo la seguente legenda: \ \ Fornitore Prodotto: Caratteristiche Generali Prodotto: Funzionalità Prodotto: Caratteristiche Generali Prodotto: Funzionalità Pro: Gestione workflow flessibile e versatile Funzionalità di pianificazione evolute ed intuitive Contro: Monitoraggio processo allocativo rigido rispetto agli altri applicativi Pro: Business Rules definibili senza necessità di codice Processo allocativo configurabile e monitorabile dagli utenti Contro: Manutenzione più onerosa rispetto agli altri applicativi Pro: Interfaccia utente completamente Excel based Contro: Workflow pianificazione non evoluto Assenza strumenti monitoraggio allocazioni Oracle IBM RFI Demo 4,5 3,9 4,7 4,3 4,3 3,8 SAP Bip

12 Caso A Macropiano di progetto Attività progettuali 1 2 Anno Anno 2 Anno Raccolta requisiti Analisi EDB Stima tempi e costi Analisi funzionale Analisi AS IS Def. modello e processi TO BE Software Selection Sviluppo Flussi Alimentanti Lotto1 Lotto2 Sviluppo Implementazione Architettura Applicativa Sviluppo Modello di Budget, Forecast e Reporting Lotto1 Lotto1 Lotto2 Lotto2 Roll out Strategia di collaudo e casi di test Collaudo utente e lancio Pilota Formazione e Comunicazione Roll out e Fine tuning Milestone Lotto1 Lotto1 Lotto1 Lotto1 Lotto2 Lotto2 Lotto2 Lotto2 Bip

13 Caso B Progetto di Controllo di Gestione Le esigenze del cliente Il cliente ha avviato il progetto per l implementazione di sistemi di Controllo di Gestione per migliorare i processi di pianificazione e monitoraggio della redditività attraverso l adozione di nuovi software di CPM. Di seguito si mostrano le principali criticità che avevano spinto alla decisione di implementare un nuovo sistema Aumento tempi di elaborazione Un maggiore volume di dati da trattare evidenzia difficoltà nell estrazione degli stessi, con il relativo rischio di saturazione del sistema Inadeguatezza Excel L aumento dei volumi rende critica la gestione in Excel di una elevata quantità di dati Criticità Limitato supporto decisionale Sono necessarie nuove funzionalità, maggiore tempestività e profondità nell analisi dei risultati aziendali rispetto ai rispettivi contesti di mercato (settore, competitor, sistema) delle aziende in analisi Instabilità del dato Un elevata manualità nell analisi dei processi comporta un elevato rischio di errore umano e riciclo dei dati, mentre la presenza di motori di forecasting non evoluti determina l elaborazione di dati previsionali instabili Bip

14 Caso B - Confronto fra i sistemi individuati Valutazione Software Scouting e individuazione Short List Recepimento macrorequisiti funzionali RFI e Scoring Model Demo fornitori Valutazionee Comparazione Software Highlights Risultati della valutazione comparata Score Gruppo internazionale svizzero (Headquarter a Lugano) nato nel 1994 e supporta oltre 1800 aziende nel miglioramento dell efficacia del proprio processo decisionale Costi Architettura \ Fornitore Prodotto: Caratteristiche Generali Prodotto: Funzionalità Pro: Flessibilità e usabilità dello strumento Bassi costi connessi all acquisto licenze Contro: Scarsa presenza e visibilità nel mercato dei Financial Services 3,7 Gruppo internazionale con Headquarters a Lucca (IT) e Stamford (U.S.) e gode di una esperienza ventennale nel campo del CPM, con consolidate relazioni con oltre 300 clienti internazionali Costi Architettura Fornitore Prodotto: Caratteristiche Generali Prodotto: Funzionalità Pro: Performance dello strumento di consolidamento e reporting Leadership consolidata nel mercato della Financial Governance (significativo track record delle referenze) Contro: Costi connessi all acquisto delle licenze 4,4 Nota: la linea tratteggiata rossa evidenzia il confronto con lo strumento alternativo Bip

15 Caso B Macropiano di progetto Il piano di progetto ha previsto il completamento di tutte le attività in un elapsed, molto contenuto, di 9 mesi Attività progettuali Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Anno 1 Mese 5 Mese 6 Mese 7 Mese 8 Mese 9 Analisi funzionale Analisi AS IS Def. Modello e processi TO BE Software Selection Sviluppo Flussi Alimentanti Sviluppo e Roll out Implementazione Architettura Applicativa Sviluppo Modello di Budget, Forecast Sviluppo Modello di Reporting Collaudo, Formazione e Roll out Milestone Bip

16 Caso B Risultati raggiunti Il positivo completamento delle attività progettuali ha permesso la produzione in automatico della reportistica standard aziendale su Tagetik, garantendo una maggiore profondità, qualità e stabilità dell informativa a supporto delle scelte strategico/gestionali e del reporting verso gli azionisti RISULTATI RAGGIUNTI - 16 report prodotti in automatico (o con limitato effort lato utente) Disponibilità sin dal primo mattino del report giornaliero (prima non veniva elaborato prima delle 10) Drastica riduzione della tempistica di elaborazione del report mensile MIS (da oltre 5 gg a meno di 2 gg) e dei forecast trimestrali (da oltre 15 gg a meno di 3 gg) Maggiore profondità di analisi (prima disponibilità del dato fino a livello di Merchant, ora di Terminale) Tendenziale abbattimento dei possibili errori derivanti dal processo di elaborazione manuale Bip

17 Riepiloghiamo.. Cosa abbiamo imparato in questo secondo Case Study? Il percorso per arrivare a scegliere il Sistema IT più in linea con le esigenze di Pianificazione e Controllo di un azienda: Quali sono i principali software di mercato a supporto del CPM e come questi vengono classificati secondo Gartner Come vengono gestite le esigenze di sviluppo software a supporto del Controllo di gestione all interno delle aziende mediante processi strutturati (es: raccolta dei requisiti utente, software selection, implementazione) Le esigenze informative da soddisfare sono peculiari per ogni realtà aziendale e ben diverse in funzione delle relativa dimensione e complessità Come si sviluppa il macropiano progettuale per l implementazione di un sistema di CPM, sia per una grande azienda che per una di medie dimensioni Bip

18 Agenda Data dalle alle Oggetto Implementazione modelli di cost accounting 12:30 13:20 Case Study 3: Nuovo Modello di costing "per cliente, implementato in una Società Aeroportuale Venerdì 15 Maggio Esercitazione e confronto sui risultati 13:20 13:30 Pausa Intervento del Dott. Sterpetti (Iccrea Holding) 13:30 14:20 Come scegliere il Sistema IT più in linea con le esigenze di Pianificazione e Controllo di un azienda 14:20 14:30 Domande & Approfondimenti Bip

19 Domande e Approfondimenti Bip