CHIUSURE DI FINE GIORNATA E BACKOFFICE

Transcript

1 CHIUSURE DI FINE GIORNATA E BACKOFFICE In questo capitolo tratteremo tutte le attività necessarie alla Chiusura Cassa e che di norma vengono eseguite al termine di una giornata lavorativa, quali: a) Eventuali Contabilizzazioni di Biglietteria emessa a Cassa; b) Verifica e Stampa Cassa per ogni banconista e/o cumulativa; c) Chiusura delle Casse con eventuali Giroconti automatici; Spiegheremo inoltre il funzionamento di determinate procedure tipiche del BackOffice generalmente utilizzate dalla Contabilità, ovvero: d) Contabilizzazione Pratiche di Intermediazione, 74Ter, Compravendita); e) Gestione Incassi Multipli (Chiusura Partite Aperte) CONTABILIZZAZIONE BIGLIETTI Questa funzione si occupa di generare in modo totalmente automatico i Movimenti Contabili provenienti dalla Biglietteria (Aerea, Ferroviaria, Traghetti, ecc.); essa si rende necessaria nel caso in cui si emettano Biglietti direttamente per Cassa (vedi Cliente di Passaggio) e si desideri effettuare la quotidiana Chiusura di Cassa. N.B. Considerando la delicatezza della procedura (si generano Movimenti Contabili ) prima di avviare questo programma è consigliabile consultarsi con i responsabili dell Ufficio Contabilità - Dal Menù principale cliccare su Chiusura Giornata, quindi Contabilizzazione Biglietti - Indicare la Data sino alla quale devono essere elaborati (ovvero contabilizzati) i Biglietti; - Indicare quali Conti di Emissione (Ovvero Clienti Ditte, Casse., ecc.) devono essere movimentati contabilmente (in questo specifico caso sarebbe opportuno attivare il Check sul campo Cassa onde evitare di trasferire in Contabilità indistintamente i Biglietti emessi per Cassa, Clienti, ecc.) - Lasciare inalterati i rimanenti valori (opzione consigliata) quindi cliccare su Conferma - La videata si chiude immediatamente (si ritorna alla schermata iniziale) mentre il programma esegue la Contabilizzazione Biglietti in Background; in sostanza non dovete

2 attendere il termine di questa procedura in quanto il Sistema sta processando i dati in modalità per voi trasparente! - In seguito a questa operazione tutti i biglietti inclusi nella selezione assumeranno lo stato CZ ovvero Contabilizzato; sarà comunque possibile effettuare su di essi ulteriori variazioni. STAMPA CASSA Questa procedura ha il compito di gestire la Situazione di Cassa a fine giornata con le seguenti opzioni operative: - Stampa di Prova: viene generato un Report per ogni Banconista oppure Cumulativo in cui sono riepilogati tutti i movimenti relativi alle Entrate di cassa (Incassi) e Uscite di cassa (Rimborsi); questa procedura non ha ulteriori sviluppi operativi. - Stampa Definitiva senza Giroconto: viene generato lo stesso identico Report analizzato nel punto precedente; in aggiunta vengono Bloccati (ovvero non potranno più essere eliminati) tutti gli Incassi/Rimborsi inclusi nell intervallo di Date selezionato. - Stampa Definitiva con Giroroconto: viene generato lo stesso identico Report analizzato nel punto precedente; in aggiunta vengono Bloccati (ovvero non potranno più essere eliminati) tutti gli Incassi/Rimborsi inclusi nell intervallo di Date selezionato; in aggiunta sarà possibile effettuare automaticamente un Giroconto Contabile dalle varie Casse movimentate sul Conto Cassa Principale; ovviamente i parametri operativi possono essere preimpostati dall Ufficio Contabilità. Vediamo nel dettaglio il funzionamento di questo programma. - Dal Menù principale cliccare su Chiusura Giornata, quindi Stampa Cassa - Specificare l Intervallo di Date da gestire (ovviamente questi due campi si riferiscono alle date degli Incassi). - Selezionare (se abilitati) il Conto Cassa da stampare. - Indicare il Nome Utente: in questo caso il programma stamperà unicamente gli Incassi di questo banconista; omettendo questo dato verranno stampati tutti gli Incassi di tutti i Banconisti - Impostare la Modalità (ovvero il tipo di Stampa) in base a quanto sopra evidenziato (quindi Provvisoria, Definitiva SENZA Giroconto, Definitiva CON Giroconto; anche in questo caso consigliamo di consultarsi preventivamente con l Ufficio Contabilità. E inoltre possibile

3 includere o escludere da questa stampa i movimenti generati dai Giroconti automatici effettuati da questa procedura. CONTABILIZZAZIONE PRATICHE Questa funzione si occupa di generare in modo totalmente automatico i Movimenti Contabili provenienti dalle Pratiche Viaggi di qualsiasi tipo esse siano (quindi indistintamente Intermediazione, 74Ter, Compravendita) N.B. Considerando la delicatezza della procedura (si generano Movimenti Contabili ed Iva) prima di avviare questo programma è decisamente consigliabile consultarsi con i responsabili dell Ufficio Contabilità. - Dal Menù Principale cliccare su Chiusura Giornata quindi Contabilizzazione Pratiche - Impostare le Selezioni desiderate (ovvero voglio contabilizzare solo le Pratiche di un Cliente, di un Tour Operator, Fino ad una data di Inizio Viaggio, ecc.) - Impostare i Riferimenti Contabili, ovvero con quale Data verranno generati i Movimenti provenienti dalle Pratiche gestite dal Front Office; prestare particolare ATTENZIONE alla impostazione di questi Flag! - Cliccare sull abituale pulsante di Ricerca; il programma visualizza tutte le Pratiche che soddisfano i Parametri di ricerca da noi impostati. - Ttutte le Pratiche oggetto delle selezioni sopra impostate avranno il Flag di Contabilizzazione attivo ; questo significa che allo stato attuale, cliccando sul pulsante di Conferma, tutte le Pratiche evidenziate verrebbero automaticamente trasferite in Contabilità. - Nel caso in cui si desideri escludere dall elaborazione una o più Pratiche è sufficiente cliccare sul pulsante Flag di Contabilizzazione di cui abbiamo fornito spiegazione nel punto precedente. - Nel caso in cui si desideri selezionare una sola Pratica, cliccare sul Pulsante Deseleziona Tutti quindi impostare il Flag di Contabilizzazione sulla Pratica interessata. - Al termine, dopo aver attentamente controllato le Pratiche selezionate e le varie Impostazioni Operative, selezionare il pulsante Conferma ed attendere il termine dell Elaborazione.

4 INCASSI MULTIPLI Questo Programma permette di registrare, in una unica soluzione, Incassi relativi a Pratiche, Biglietti, Voucher elaborando sia il singolo Documento sia eventuali Estratti Conti precedentemente emessi; per venire incontro alle specifiche esigenze operative è prevista una nutrita serie di specifiche selezioni. - Dal Menù Principale cliccare su Chiusura Giornata quindi Incassi Front Office - Come potete notare la videata è sostanzialmente suddivisa in tre parti, ognuna delle quali è predisposta ad una specifica funzione: o Parametri di Selezione: permette di effettuare le più svariate impostazioni di Selezione; nel nostro esempio ricerchiamo Partite Aperte da incassare appartenenti al cliente Colangelo relative alle partenze del mese di marzo o Quali documenti incassare: in questo riquadro dobbiamo specificare quali tipi di Documenti incasseremo, ovvero, ad esempio, Estratti Conto per la Biglietteria, singole Pratiche, Bolle relative a Voucher. Selezionando le Opzioni desiderate il programma ci fornisce la possibilità di attivare ulteriori, mirate selezioni. o Scelta dei Documenti: in quest ultimo riquadro decidiamo se evidenziare, relativamente alle Selezioni effettuate in precedenza, solo le Partite effettivamente da incassare (nostro esempio) piuttosto che quelle già incassate (utile per effettuare un controllo incrociato con la Contabilità) oppure entrambe.

5 A questo punto possiamo Confermare utilizzando l abituale Pulsante ( ); il Programma riporterà in una griglia riepilogativa tutte le Partite relative ai documenti su cui, nel nostro esempio, dobbiamo procedere con gli incassi. Analizziamo nel dettaglio il significato di tutte le colonne evidenziate:: - Tipo Documento (PRA= Pratica, BGT= Bolla, VOU=Voucher) - Documento (Numero di Riferimento della Pratica, Biglietto, ecc.) - Data registrazione (Data in cui si è generato il Documento (es. data di Apertura Pratica) - Fattura (Documento Fiscale emesso su Pratica, Biglietto, Voucher) - Incassato (Totale importo già incassato fino ad oggi relativamente al documento in oggetto) - Da Incassare (Viene indicata la differenza che deve ancora essere incassata) Vediamo adesso il significato dei vari Pulsanti Operativi - Permette di effettuare un Rimborso su documento prescelto - Permette di effettuare un Acconto sul documento prescelto - Permette di effettuare il Saldo Totale sul documento prescelto - Cliccando sul pulsante A (Acconto) il cursore si posiziona sul campo Da incassare : l utente dovrà indicare manualmente la cifra corrispondente all Acconto da registrare. - Cliccando sul pulsante S (Saldo) non sarà possibile effettuare variazioni sull Importo da Incassare ( si tratta infatti di un Saldo, quindi l Importo incassato necessariamente coincide con l Importo da incassare). - Cliccando sul pulsante R (Rimborso) il cursore si posiziona nel campo Incassato : l utente dovrà indicare manualmente la cifra corrispondente al Rimborso da registrare senza indicare alcun segno negativo! - Per ogni selezione effettuata viene AUTOMATICAMENTE incrementato il campo Totale selezionato

6 - Per Deselezionare Acconti, Rimborsi, Saldi attivati erroneamente è sufficiente cliccare una seconda volta sul corrispondente Pulsante (noterete che quest ultimo risulta illuminato rispetto agli altri (vedi sotto) N.B. I pulsanti che hanno lo sfondo Verde più Acceso sono quelli che abbiano precedentemente utilizzato Fino a questo punto abbiamo selezionato con opportuni strumenti le Partite interessate; abbiamo quindi indicato per ognuna di esse l Importo da Incassare in qualità di Acconto, Saldo, Rimborso. Adesso possiamo procedere con l ultima, importantissima fase: l effettiva Movimentazione Contabile. Confermare utilizzando l abituale pulsante. La videata che permette di gestire la fase finale del Saldo Partite non differisce da quella abitualmente utilizzata in fase di Incassi Pratiche e/o Biglietti analizzate nei punti precedenti, per cui non riteniamo necessario ripetere la medesima spiegazione. L unica differenza consiste nella possibilità di specificare un Importo relativo ad eventuali Spese Bancarie, la cui contropartita è già automaticamente parametrizzata.

7 Generazione Corrispettivi 74ter E oggi possibile generare i Corrispettivi 74Ter direttamente in fase di Stampa Fattura 74Ter, anziché utilizzare lo specifico programma presente nel BackOffice; per attivare questa funzione è sufficiente impostare un parametro nel programma Atlante (As400) in base alle seguenti indicazioni: - Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Parametri, Personalizzazioni - Con il tasto Invio posizionarsi nella pagina sotto evidenziata all altezza del campo: Creazione corrispettivi 74ter in fase stampa fattura (vedi sotto) - Impostare: N (valore di default) per continuare ad utilizzare il programma come sempre; pertanto i Corrispettivi 74Ter verranno generati dallo specifico programma presente nel BackOffice; - Impostare: 0 (zero) per generare automaticamente i Corrispettivi contestualmente alla stampa della Fattura 74Ter e nella stessa data di stampa. - Impostare: 1 per generare automaticamente i Corrispettivi contestualmente alla stampa della Fattura 74Ter posticipando la data di creazione alla fine del mese successivo alla stampa del documento; - Impostare: 3 per generare automaticamente i Corrispettivi contestualmente alla stampa della Fattura 74Ter posticipando la data di creazione a 30 giorni dalla stampa del documento; Contabilizzazione Automatica Pratiche, Biglietti, Voucher Con questa nuova release potete decidere se continuare a Contabilizzare Pratiche, Biglietti, Voucher tramite la consueta operatività (ovvero utilizzare specifici programmi presenti nel backoffice) oppure optare per la nuova modalità di Contabilizzazione immediata eseguita automaticamente in fase di memorizzazione documento; per attivare questa funzione è sufficiente impostare un parametro nel programma Atlante (As400) in base alle seguenti indicazioni: - Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Parametri, Personalizzazioni - Con il tasto Invio posizionarsi nella pagina 5 sotto evidenziata all altezza del campo: Contabilizzazione documento in fase di emissione documento (vedi sotto)

8 - Impostare: Y per contabilizzare automaticamente Pratiche, Biglietti, Voucher al momento della loro conferma; - Impostare: B per contabilizzare automaticamente soltanto i Biglietti; - Impostare: P per contabilizzare automaticamente soltanto le Pratiche Viaggi; - Impostare: V per contabilizzare automaticamente soltanto i Voucher (Noleggio ed Hotel); - Impostare: 1 per contabilizzare automaticamente Pratiche e Biglietteria; - Impostare: 2 per contabilizzare automaticamente Biglietti e Voucher; - Impostare: 3 per contabilizzare automaticamente Pratiche e Voucher; - Impostare: N per continuare a contabilizzare Pratiche, Biglietti, Voucher con la tradizionale operatività ( procedure in BackOffice) Gestione Storni in contabilizzazione Pratiche, Biglietti, Voucher Con questa nuova release potete decidere se, in fase di Contabilizzazione Pratiche, Biglietti, Voucher il programma continui a generare lo storno del documento in presenza di variazioni significative oppure sovrascriva sempre lo stesso movimento; per attivare questa funzione è sufficiente impostare un parametro nel programma Atlante (As400) in base alle seguenti indicazioni: - Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Parametri, Personalizzazioni - Con il tasto Invio posizionarsi nella pagina 5 sotto evidenziata all altezza del campo: Non riportare storni documenti dettagliati in contabilità (vedi sotto) - Impostare: Y per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni su Pratiche, Biglietti, Voucher; - Impostare: B per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni esclusivamente sulla Biglietteria; - Impostare: P per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni esclusivamente sulle Pratiche; - Impostare: V per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni esclusivamente sui Voucher; - Impostare: 1 per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni esclusivamente sulle Pratiche e Biglietteria; - Impostare: 2 per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni esclusivamente su Biglietteria e Voucher;

9 - Impostare: 3 per attivare la nuova modalità di Contabilizzazione storni esclusivamente su Pratiche e Voucher; - Impostare: N per continuare a contabilizzare Pratiche, Biglietti, Voucher con la tradizionale modalità. - Emissione Fattura di Acconto per pratiche Compravendita N.B: Questa implementazione è attivabile unicamente da Atlante (AS400) - STAMPA FATTURE DI ACCONTO PER PRFATICHE DI COMPRAVENDITA E stata attivata la possibilità di emettere Fatture di Acconto anche per le Pratiche di Compravendita; infatti fino ad oggi questa gestione era possibile unicamente per le Pratiche 74ter. questa implementazione è raggiungibile, sempre in Personalizzazione Viaggi, nella terza videata all altezza del campo Stampa fattura d acconto All interno del campo è possibile impostare i seguenti valori: Y emette Fatture di Acconto da front office solo per pratiche 74Ter; C emette Fatture di Acconto da front office solo per pratiche Compravendita; T emette Fatture di Acconto da front office sia per le pratiche 74ter sia per Quelle di Compravendita Ecco come si presenta adesso la videata di stampa Documenti in Atlante plus dopo aver confermato una Pratica di Compravendita: Stampa Grafica Fatture emesse da Atlante (As400) Con questa implementazione è possibile stampare da Atlante Plus in modalità grafica tutte le Fatture a Clienti emesse dal modulo di Prima Nota di Atlante (Immissione Fattura a Clienti) e tutte le Fatture di Commissione attiva provenienti da Pratiche, Biglietti, Voucher (anch esse generate da Atlante AS400); per attivare questa funzione è sufficiente impostare un parametro nel programma Atlante (As400) in base alle seguenti indicazioni: - Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Parametri, Personalizzazioni

10 Con il tasto Invio posizionarsi nella pagina sotto evidenziata all altezza del campo: Stampa fatture commissione e prima nota grafiche (vedi sotto) - Impostare: Y per stampare le Fatture di Atlante in formato grafico da Atlante Plus - Impostare: N per continuare a stampare le Fatture da Atlante in formato Testo. A questo punto potete generare un Documento di Vendita (ad esempio una Fattura a Cliente) e stamparla in formato grafico direttamente da Atlante Plus in base alle seguenti indicazioni: - Da Atlante Plus selezionare la voce di Menù: Gestione Stampe; - Selezionare il tipo di documento (nel nostro caso: Fattura), impostare come Modalità di stampa: Definitiva, cancellare il contenuto del campo: Utente, indicare eventuali ulteriori selezioni, quindi selezionare lo specifico pulsante per attivare la ricerca dei documenti da stampare. - Selezionare la Fattura quindi procedere con la Stampa tramite il pulsante Stampa Note aggiuntive in Fattura Cliente da prima nota (As400) Con questa implementazione è possibile stampare in modalità grafica da Atlante Plus tutte le Fatture a Clienti emesse dal modulo di Prima Nota di Atlante (Immissione Fattura a Clienti) in cui sono state gestite Note aggiuntive; per attivare questa funzione è sufficiente impostare un parametro nel programma Atlante (As400) in base alle seguenti indicazioni:

11 - Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Parametri, Personalizzazioni Con il tasto Invio posizionarsi nella pagina sotto evidenziata all altezza del campo: Richiedi note aggiuntive da stampare prima ricavi (vedi sotto) - Impostare: Y per attivare l inserimento delle righe aggiuntive in fase di gestione Fattura di vendita da prima nota; - Impostare: N nel caso contrario. Nel caso in cui l utente abbia optato per la prima soluzione (quindi intende gestire Righe aggiuntive in Fattura da prima nota e stampare il documento in modalità grafica da Atlante Plus): - In fase di inserimento fattura di vendita il programma propone un videata aggiuntiva in cui è possibile scrivere note aggiuntive, che in seguito verranno riportate nella stampa grafica del documento; - Procedere in Atlante Plus con la stampa del Documento così come dal precedente punto 14. Stampa Fattura/Ricevuta Fiscale non grafica su AS400 Atlante Plus è in grado di stampare Fatture/Ricevute Fiscali direttamente su AS400 (Atlante) in formato non grafico (testo); avrete così modo di generare le Ricevuta su Modulo Continuo predisposto dalla copisteria. Per attivare questa funzione è sufficiente impostare un parametro nel programma Atlante (As400) in base alle seguenti indicazioni: - Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Parametri, Personalizzazioni Con il tasto Invio posizionarsi nella pagina sotto evidenziata all altezza del campo: Stampa ricevute/fatture fiscali da Plus non grafica (vedi sotto) - Impostare: Y per emettere la Fattura/Ricevuta fiscale su Modulo Continuo non grafico; - Impostare: N in caso contrario.

12 Incassi Pratiche, Biglietti e Voucher su Conto Cliente ed economico Con questa implementazione è possibile effettuare Incassi di Pratiche, Biglietti, Voucher utilizzando, oltre ai Conti abituali (cassa, banca, Pos, ecc.) anche un Conto Cliente (ad esempio nel caso in cui si desideri girocontare un Incasso dal Cliente intestatario della Pratica ad un altro. Fattura 74Ter riepilogativa per Pratiche e Voucher Questa nuova funzione permette di emettere una Fattura 74Ter riepilogativa di più Pratiche (74ter e Compravendita) e Voucher (/4ter e Compravendita). Per prima cosa è necessario specificare a quali Clienti e con quale modalità intendiamo emettere questo Documento: a) Da Atlante (A400): Menù Principale, Archivi di base, Anagrafiche, Clienti. b) Richiamare il Conto Cliente su cui si desidera attivare questa nuova funzione di stampa; c) Selezionare Dati Biglietteria Front Office d) Premendo il tasto Invio posizionarsi nella videata 6, in cui sono presenti i campi: Fattura cumulativa documenti 74Ter e Fattura cumulativa documenti CPV. e) Per ognuno di questi campi è possibile impostare i seguenti valori (tenete presente che, come sempre, è disponibile il manuale in linea attivabile con ALT + F1): - Fattura cumulativa documenti 74ter: i. C: emette fattura per Pratiche, Biglietti e Voucher 74Ter; ii. B: emette fattura per Biglietti 74Ter; iii. P: emette fattura per Pratiche 74Ter; iv. V: emette fattura per Voucher 74Ter; v. 1: emette fattura per Pratiche e Biglietti 74Ter; vi. 2: emette fattura per Biglietti e Voucher 74ter; vii. 3: emette fattura per Pratiche e Voucher 74Ter; viii. N: Non gestisce fattura cumulativa 74Ter (valore di default).

13 - Fattura cumulativa documenti Compravendita: i. C: emette fattura per Pratiche, Biglietti e Voucher Compravendita; ii. B: emette fattura per Biglietti Compravendita; iii. P: emette fattura per Pratiche Compravendita; iv. V: emette fattura per Voucher Compravendita; v. 1: emette fattura per Pratiche e Biglietti Compravendita; vi. 2: emette fattura per Biglietti e Voucher Compravendita; vii. 3: emette fattura per Pratiche e Voucher Compravendita; viii. N: Non gestisce fattura cumulativa Compravendita (valore di default). Una volta terminata questa impostazione (che ricordiamo deve essere effettuata per tutti i Clienti a cui intendiamo inviare questo Documento riepilogativo) possiamo passare su Atlante Plus per utilizzare il nuovo programma. f) Dal Menù iniziale di Atlante Plus cliccare su BackOffice, Emissione Fattura Riepilogativa g) Impostare i Tipi di Documento da elaborare (Voucher, Pratiche, Biglietti, tutti), la Modalità di Emissione (provvisoria o definitiva) ed il Tipo di Pratica/Voucher (74ter o Compravendita); h) Impostare le opportune selezioni (Cliente, Data Partenza, Data Registrazione, Gruppo,ecc.); i) Selezionare il corretto Registro Iva, la data di emissione dei Documenti e l eventuale Unità Operativa. l) Confermare. Per visualizzare/stampare i Documenti generati dalla procedura è necessario selezionare, sempre dal Menù di Atlante Plus, il programma Gestione Stampe

14 m) Selezionare il tipo di Documento Fattura, la Modalità di Stampa (provvisoria o definitiva) e la data in cui le fatture sono state generate dal programma precedente. n) Campo Utente: cancellarne il contenuto a meno che non si desideri stampare i documenti generati da uno specifico Utente. o) Cliccare sullo specifico pulsante per avviare la procedura di Stampa; verrà visualizzato un elenco delle Fatture generate. Selezionare i Documenti desiderati quindi Confermare; ricordiamo che, come sempre, tutte le stampe vengono preventivamente generate a Video (Acrobat). Tenete presente che, in caso di elaborazione in modalità Provvisoria, il Numero e la data delle fatture sono automaticamente impostate da programma con una sequenza di numeri 9 (vedi immagine ).

15 Emissione Fattura a Cliente in Pratiche Intermediazione E oggi possibile emettere Fatture a Cliente relative a Pratiche di Intermediazione direttamente all interno del programma di Stampa cumulativa Fatture 74Ter e Compravendita. Dal Menù Principale: Back Office / Stampa Fattura 74Ter e Compravendita - Impostare le opportune selezioni (ad esempio per Data Partenza), specificare la Data di emissione documento (campo obbligatorio) e, in questo caso, optare per il Tipo documento: Intermediazione. - Confermare. - Vengono a questo punto evidenziate tutte le Pratiche oggetto della precedente selezione. - Come risulta evidente, tutti i Documenti sono già predisposti per la successiva fase di stampa; per escluderne alcuni è sufficiente cliccare sullo specifico pulsante in modo da disattivare il Check. - Confermare per avviare il processo di stampa; il programma permette (opzionale) di inserire alcune righe libere di commento che verranno riportate nella Fattura in oggetto. - Inoltre, qualora l Utente sia abilitato, a fronte di una variazione della Pratica potete riemettere il Documento con la numerazione originaria; in caso contrario viene visualizzato un opportuno messaggio (vedi immagine)

16 Cliccare su questo pulsante per modificare la numerazione Questo utente non possiede le necessarie abilitazioni - Cliccare sull Icona raffigurante una Stampante per procedere con l emissione del Documento Stampa Autofatture Commissioni passive in formato grafico. E oggi possibile emettere direttamente da Atlante Plus la Autofattura Commissioni Passive relativa ad una o più Pratiche emesse ad Agenzia dettagliante. Prerequisiti: Attivare questa funzionalità su Atlante (As400): - Menù Principale; - Archivi di base; - Parametri; - Personalizzazioni. Con il tasto Invio posizionarsi nella ottava videata all altezza del campo Stampa fatture commissione e prima nota grafiche ed impostare Y per gestire la stampa grafica delle Autofatture Commissioni Passive; in caso contrario lasciare inalterato il valore proposto N Creare su Atlante Plus una nuova Pratica (es. 74Ter) in cui il Cliente è definito come Agenzia ; Inoltre all interno dei vari Servizi ricordarsi di specificare la percentuale di Commissione Passiva riconosciuta all Agenzia dettagliante;

17 Emettere in modalità definitiva la fattura 74 Ter; Memorizzare la Pratica. A questo punto potete procedere, sempre da Atlante Plus, alla stampa dell Autofattura; trovate questa funzione in: Percorso: - Menù principale; - BackOffice; - Autofattura Commissioni Passive Impostare le opportune selezioni: Il programma avvia automaticamente la stampa delle Autofatture in modalità Batch; pertanto per generare i Documenti è sufficiente selezionare la voce di menù Gestione Stampe, quindi Autofatture Provvigioni Passive

18 Attivare il Check accanto ad ogni documento che si desidera stampare; in alternativa, se decidete di emetterli tutti, cliccate qui: Cliccare sull abituale pulsante per generare la Stampa dei documenti selezionati. STAMPA SOSPESI Questo nuovo programma permette di evidenziare in una dettagliata stampa (stampa che potete generare in diversi formati elettronici tra cui Pdf, Word, Excel per ulteriori vostre elaborazioni ) la situazione aggiornata relativa ai Documenti (Pratiche, Biglietti, Voucher, Estratti Conto) che risultano ancora da incassare parzialmente o totalmente. La logica di funzionamento è identica a quella che oggi utilizzate all interno della funzione Incassi Font Office presente nella voce di menù Chiusura Giornata. Percorso Atlante Plus: Menù principale, Back Office, Gestione Sospesi. Impostare le opportune selezioni. Scegliere quali documenti vogliamo esaminare in stampa

19 Selezionare il formato di Stampa. Ecco un esempio di stampa prodotta: Invio Estratti Conti/Fatture tramite Mail E oggi possibile inviare i Documenti Fiscali emessi da Atlante Plus utilizzando Indirizzi Mail specifici per tipo di documento; è infatti sufficiente impostare tali dati sull Anagrafica Cliente utilizzando lo specifico pannello Fax/ alternative Per ogni tipo di Documento è possibile specificare più Indirizzi separati da un punto e virgola (;)

20 TABULATO TRANSACTION FEE ED EMISSIONE FATTURE E stato introdotto un nuovo programma che permette di generare un Tabulato in cui sono evidenziate, in base a determinate selezioni, le Transaction fee e le eventuali Commissioni da stornare al cliente. Percorso: - BackOffice - Fatturato Tran. Fee Come funziona: Impostare le opportune selezioni In coda al Tabulato posso generare automaticamente le FATTURE relative alle Transaction fee e NOTE CREDITO relative alle commissioni. ATTENZIONE!. N.B. Sempre facendo riferimento alla stampa delle Fatture/Note Credito Transation fee, ricordiamo che questa funzione è anche direttamente disponibile da specifiche voci di Menù evidenziate nel riquadro sx

21 - Fattura Transaction fee E presente uno specifico programma che permette di elaborare ed emettere Fatture Transaction Fee Percorso: Back Office; Emissione Fattura Transaction fee - Nota Credito Transaction Fee E presente uno specifico programma che permette di elaborare ed emettere Note Credito Transaction Fee Percorso: Back Office; Emissione Nota Credito Transaction fee - Fatturato Transaction fee E presente uno specifico programma che permette di elaborare ed evidenziare in una stampa il riepilogo maturato relativo alle Transaction Fee Percorso: Back Office; Fatturato Transaction fee

22 un esempio di stampa - Emissione Ricevute Fiscali/Fatture Raggruppate Il programma permette di emettere Ricevute Fiscali o Fatture (a seconda delle impostazioni presenti, ad esempio, sull anagrafica Cliente) a fronte di Diritti inseriti in Pratiche/Biglietti. Percorso: BackOffice; Stampa Ricevute Fiscali Impostare le opportune selezioni; si ricorda che è possibile scegliere s emettere un Documento per ogni Diritto oppure un Documento Riepilogativo nel caso in cui si scelga la funzionalità Raggruppata il programma richiede la data di registrazione del documento che emetteremo, se si tratta di Fattura o Ricevuta e gli estremi del nominativo Procedendo viene visualizzata una griglia in cui sono contenuti i Documentida stampare; è possibile deselezionarne alcuni quindi procedete con la stampa.

23 - Gestione Ristorno Commissioni Si tratta di un nuovo programma che permette di generare una Nota di Credito per l importo delle Commissioni Attive inserite su Biglietti e/o Voucher. NB. La gestione di questo programma necessita, come prerequisito fondamentale, di alcune impostazioni che elenchiamo di seguito e che dovete verificare con attenzione (nel caso siano già esistenti) oppure inserire ex novo (in caso contrario): - Anagrafica Cliente: è necessario impostare sul Atlante Plus nel pannello Dati E/C; Fatture il valore Y all altezza del campo N.C. commissioni separata da tabulato t.fee - Causali Parametrizzate: impostare su AS400, causali Parametrizzate, all altezza della riga 57 una Causale Contabile relativa ad una Fattura di Vendita; impostare all altezza della riga 58 una Causale Contabile relativa ad una Nota di Credito; Agenzia; - Conti Parametrizzati: impostare all altezza della riga 58 un Conto Ricavi. - Abbiamo terminato le impostazioni iniziali (non proseguite senza prima aver eseguito i tre passaggi precedenti!); passiamo adesso ad esaminare su Atlante Plus il nuovo programma Percorso: BackOffice; Emissione Fattura Ristorno Commissioni Impostare nella prima videata le opportune selezioni (vedi immagine nella successiva pagina).

24 E possibile specificare se generare la Nota di Credito direttamente su File accodando o meno il contenuto ad uno già esistente; inoltre il Documento può essere emesso in modalità Provvisoria o Definitiva. Avete la possibilità di evidenziare in stampa i dati in modalità Sintetica o Dettagliata e di decidere quali tipi di documenti includere (solo biglietti, solo Voucher, entrambi). Infine potete decidere se, per i tipi di documenti sopra evidenziati, includere nella stampa solo i documenti 74Ter e netti, solo quelli di Intermediazione, entrambi. In ultima fase viene proposto il Conto di Ricavi precedentemente impostato, la Data di Registrazione, il registro Iva che verrà movimentato ed il Codice Iva. E prevista la ristampa di questo documento. - Ristampa Bolla di Biglietteria E prevista la Ristampa delle Bolle di Biglietteria emesse con Atlante Plus. Percorso: BackOffice; Ristampa Bolla Bgt Tenete presente, nell inserire le opportune selezioni, che l intervallo di Estratti Conti non deve essere superiore ad un mese, mentre l Intervallo di data Bolla non deve essere maggiore di un giorno.