INNOVAGIUSTIZIA PROGETTO PER LA RIORGANIZZAZIONE DEI PROCESSI LAVORATIVI E DI OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE DEGLI UFFICI GIUDIZIARI

Transcript

1 INNOVAGIUSTIZIA PROGETTO PER LA RIORGANIZZAZIONE DEI PROCESSI LAVORATIVI E DI OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE DEGLI UFFICI GIUDIZIARI REPORT SCOSTAMENTI E LINEE GUIDA EVOLUTIVE RI PROGETTAZIONE PROCESSI AMMINISTRATIVO CONTABILI REPORT O1.15.A Dicembre 2011

2 INDICE 1. SCOPO DEL DOCUMENTO L APPROCCIO METODOLOGICO E IL PERSONALE COINVOLTO LE ATTIVITÀ SVOLTE DAGLI UFFICI E GLI APPLICATIVI UTILIZZATI Le gestione delle presenze La gestione delle assenze L assegnazione dei buoni pasto LE CRITICITÀ RILEVATE Criticità dell applicativo Perseo Criticità organizzative GLI INTERVENTI Interventi su Perseo Interventi sull organizzazione I BENEFICI ATTESI A VALLE DEGLI INTERVENTI... 8 ALLEGATO A MODIFICHE PERSEO... II i

3 1. SCOPO DEL DOCUMENTO Il presente documento si pone l obiettivo di illustrare il dettaglio degli interventi organizzativi e informatici che sono stati individuati e progettati al fine di migliorare l efficienza degli uffici amministrativi della Corte d Appello e del Tribunale di Milano che si occupano degli aspetti di gestione contabile e del personale. Nel prosieguo del documento sarà presentato: il dettaglio delle attività svolte da parte degli uffici; le caratteristiche degli applicativi utilizzati a loro supporto; le criticità rilevate; la descrizione degli interventi che saranno attuati al fine di attenuarle; i benefici attesi dall attuazione degli interventi individuati. 2. L APPROCCIO METODOLOGICO E IL PERSONALE COIN VOLTO L attività di analisi delle attività svolte dagli uffici e dei relativi strumenti informativi a supporto è stata effettuata sia attraverso l organizzazione di incontri condivisi con il personale dei differenti uffici di Tribunale e Corte d Appello coinvolti nella progettualità sia attraverso interviste ai singoli responsabili degli uffici e ai loro collaboratori. Ciò ha permesso di individuare le problematiche operative specifiche e comuni ai diversi uffici e di identificare soluzioni il più possibile condivise. Nelle seguenti tabelle è riportato il personale che ha preso parte a questi interventi, raggruppato nei gruppi di lavoro afferenti alla Corte d Appello e al Tribunale di Milano, e i relativi uffici di appartenenza. Gruppi di lavoro Contabilità e personale amministrativo Corte d Appello Tribunale Tabella 1 Gruppi di lavoro Personale Miceli Concetta Kluzer Laura Caputo Silvana Caputo Lucia Daniela Vida Sergio Incao Rosaria Fergola Daniela Labella Corte d Appello UFFICIO Ufficio del personale amministrativo Ufficio ragioneria Tribunale Segreteria del personale amministrativo Ufficio ragioneria Tabella 2 Uffici coinvolti 1

4 L analisi condotta sugli uffici deputati alla gestione della contabilità e del personale amministrativo ha evidenziato che le esigenze di Corte d Appello e Tribunale sono analoghe e possono essere ricondotte a due macro interventi: 1. l ottimizzazione del sistema informativo a supporto degli uffici (Perseo); 2. il supporto informativo nel calcolo dei buoni pasto assegnati a ciascun dipendente ai fini della successiva liquidazione. Nel paragrafo seguente saranno descritte le varie attività in carico agli uffici sulle specifiche tematiche evidenziate sia per Corte d Appello sia per il Tribunale di Milano. 3. LE ATTIVITÀ SVOLTE DAGLI UFFICI E GLI APPLICATIVI UTILIZZATI Gli Uffici coinvolti nei processi attinenti la gestione del personale amministrativo sono: Per il Tribunale: o La Segreteria del Personale Amministrativo; o L Ufficio. Per la Corte d Appello: o L Ufficio del Personale Amministrativo; o L Ufficio. Nello specifico, focalizzandosi sui processi attinenti alle esigenze rilevate (si veda documento Linee guida per la riprogettazione dei servizi amministrativi ), gli Uffici coinvolti svolgono le attività qui di seguito riportate. La Segreteria/Ufficio del Personale Amministrativo provvede: alla registrazione di tutte le tipologie di assenza del personale amministrativo e all aggiornamento periodico del dettaglio dell orario di servizio di ciascun dipendente; all importazione delle timbrature dal server e correzione di quelle non digitate correttamente; al controllo mensile della scheda di presenza verificando congedi ordinari, permessi retribuiti ecc.. L Ufficio si occupa principalmente di: il calcolo e il pagamento dei compensi accessori per il personale amministrativo e di magistratura; le operazioni di conguaglio fiscale e di assistenza fiscale. Qui di seguito si riporta il dettaglio dei flussi delle attività che, dall analisi condotta, presentano le maggiori criticità: la gestione delle presenze; la gestione delle assenze; l assegnazione dei buoni pasto. Tutti e tre i processi sono supportati dall applicativo chiamato Perseo, le cui funzionalità sono qui di seguito descritte con riferimento alle attività nelle quali è impiegato LE GESTIONE DELLE PRESENZE La Segreteria del Personale Amministrativo attraverso il sistema informativo Perseo si occupa di scaricare le presenze e verificare se vi siano anomalie da correggere. 2

5 In caso di incarichi fuori sede (corsi, videoconferenze, ecc.), i dipendenti al momento della timbratura di uscita inseriscono specifici codici. In genere già il giorno successivo all incarico i dipendenti portano presso l ufficio un documento giustificativo con le motivazioni dell incarico stesso e le necessarie firme del/i responsabile/i. In Figura 1 è riportato il flusso delle attività. Figura 1 Gestione presenze 3.2. LA GESTIONE DELLE ASSENZE Figura 2 Gestione assenze 3

6 Il processo descritto in Figura 2 descrive le attività relative alla gestione delle assenze. Queste attività vengono svolte con cadenza giornaliera. Le motivazioni dell assenza possono essere differenti (malattia, permesso, aspettativa, congedo). Al variare della causale di assenza può variare la procedura che l Ufficio deve espletare L assegnazione dei buoni pasto Attualmente l attività del conteggio dei buoni pasto mensili assegnati a ciascun membro del personale, pur non essendo di competenza della, viene svolta da quest ufficio, che si basa sulle informazioni inserite all interno di Perseo (orari lavorati, assenze, ecc.). In Figura 3 è rappresentata la procedura eseguita del personale per attribuire e consegnare i buoni pasto ai dipendenti. Figura 3 Assegnazione buoni pasto Questa attività richiede all Ufficio del Tribunale un effort pari a 6 gg/uomo per bimestre per la verifica di un organico di circa 580 persone. Considerando che il personale amministrativo della Corte d Appello è inferiore alle 200 unità, l effort richiesto è ovviamente minore. L attività prevede infatti che la persona preposta al conteggio scarichi tutte le schede del personale e poi manualmente provveda ad evidenziare i giorni in cui il dipendente acquisisce il diritto a ricevere il buono pranzo. * Rilevazione dati su base bimestrale Tabella 3 Dati rilevati (Tribunale) 4

7 4. LE CRITICITÀ RILEVATE Le criticità rilevate possono essere distinte tra quelle di carattere informatico, che fanno riferimento alle funzionalità offerte dall Applicativo Perseo, e quelle di tipo organizzativo CRITICITÀ DELL APPLICATIVO PERSEO A livello informatico, l applicativo fondamentale utilizzato dagli uffici è Perseo, un applicazione web per la rilevazione e la gestione delle presenze. La versione di Perseo attualmente in uso presso gli uffici del palazzo di Giustizia è la Il Sistema si appoggia a una base dati multipiattaforma (Oracle, MSsqlserver,...) e risiede su un server, quindi non necessita di essere installato sui client che lo devono utilizzare. Presenta un elevato livello di sicurezza, con gestione avanzata dei profili operatore, ciascuno con diversi gradi di libertà e di visibilità sui dati e nell ambito dell operatività del pacchetto. Le funzionalità specifiche del software assolvono tutte le necessità proprie della rilevazione presenze, quali ad esempio la gestione di profili orari elastici e flessibili, la gestione di ritardi, compensativi, straordinari, la produzione di stampe riepilogative e statistiche. Perseo si interfaccia ad un sistema di rilevazione presenze che consente di raccogliere le timbrature del personale tramite tesserini magnetici personalizzati, ma è anche in grado di raccogliere timbrature virtuali per evitare i costi da sostenere per l'installazione e la manutenzione di una rete di lettori di badge. L analisi operata su Perseo ha permesso di definire con gli operatori dei vari uffici una serie di modifiche/integrazioni del sistema. Tali modifiche aumenteranno il livello di efficienza dell Ufficio impattando su due tematiche principali: la generazione di statistiche; l assegnazione di buoni pasto. A valle dell analisi è stato prodotto quindi un documento di specifiche condiviso con il CISIA e con la software house che ha sviluppato il prodotto. Questo ha permesso di avere un dimensionamento economico degli interventi. L Allegato D fornisce puntualmente le criticità riscontrate e quindi le richieste di modifiche/integrazioni definite con gli uffici di Corte e Tribunale. Statistiche Perseo in statistica libera consente di impostare una serie di filtri in modo da ottenere in maniera flessibile i dati desiderati, tenuto conto che è utilizzato da vari uffici con esigenze diverse. Consente però di impostare l esportazione di dati solamente in formato pdf e non in formato xls. Per ovviare a questa carenza sono stati creati internamente dagli uffici dei fogli Excel, che vengono tenuti periodicamente aggiornati con la finalità di conteggiare le ore lavorate mensilmente dal personale per ciascuna tipologia di settimana lavorativa. Buoni Pasto L applicativo darebbe la possibilità di conteggiare i buoni pasto assegnati a ciascuna persona sulla base di una serie di parametri basati sulla tipologia di settimana lavorativa. Tuttavia, data la molteplicità dei parametri stessi e delle combinazioni di orari e settimane lavorative, si verificano numerose anomalie e i risultati andrebbero in ogni caso verificati manualmente per ciascuna delle oltre 700 persone circa che compongono l organico amministrativo del Tribunale e della Corte d Appello. Non è nemmeno possibile stabilire una maggioranza di casi standard che possano essere gestiti automaticamente, perché le eccezioni sono 5

8 troppo numerose. La casistica è più numerosa in Tribunale rispetto a quella che si riscontra presso la Corte d Appello. Inoltre Perseo fornisce come output del calcolo dei buoni pasto solamente il numero di buoni assegnati nell intervallo di tempo specificato, senza esplicitare per singolo giorno la presenza/assenza dell assegnazione del buono pasto e il dettaglio delle ore lavorate, che consentirebbero un rapido controllo da parte della. Per i motivi sopra citati, attualmente la non utilizza Perseo come strumento di calcolo automatizzato dei buoni pasto assegnati al personale CRITICITÀ ORGANIZZATIVE Le criticità organizzative sono dettate principalmente dal verificarsi frequente di ritardi da parte del personale dipendente di giustificativi riguardanti anomalie nel proprio orario di lavoro (es. mancate pause dovute ad udienze, ecc..). Tali ritardi comportano un continuo ricircolo nelle attività di conteggio dei buoni pasto. Attualmente infatti la persona che si occupa del conteggio provvede a scaricare e stampare da Perseo le schede presenze di ciascuna persona che riportano per ogni giornata lavorativa gli orari di ingresso e di uscita, gli eventuali recuperi/straordinari, ecc. A partire da questi dati e dalle regole di assegnazione (es. minimo 6 ore lavorate/giorno), procede al conteggio dei buoni pasto spettanti alla singola persona. I buoni pasto vengono assegnati ai dipendenti bimestralmente: il secondo mese viene calcolato entro i primi 10 giorni del mese successivo. La presenza di variazioni successive incidono sul conteggio, originando non solo un numero buoni in più o in meno rispetto a quelli inizialmente calcolati ma anche un ulteriore carico di lavoro per la. 5. GLI INTERVENTI 5.1. INTERVENTI SU PERSEO La riprogettazione per l area contabile prevede quindi: 1. l ottimizzazione del sistema informativo Perseo a supporto delle attività di gestione presenze/assenze; 2. il trasferimento del conteggio del numero di buoni pasto agli uffici del personale amministrativo di Corte d Appello e Tribunale (vedi Figura 4); 3. l ottimizzazione del sistema informativo Perseo a supporto delle attività di conteggio e liquidazione buoni pasto. Nell allegato A è riportata una sintesi delle modifiche che sono state definite con i gruppi di lavoro di Corte d Appello e Tribunale e successivamente condivise con il CISIA e la software che si occupa oggi della manutenzione correttiva ed evolutiva dell applicativo. 6

9 AS IS TO BE Inizio Inizio Stampa schede presenze per ogni dipendente in cartaceo da PERSEO Scarico stampe assegnazione buoni pasto da PERSEO Ufficio Controllo delle presenze e assegnazione numero buoni pasto per dipendente Consegna dei dati presso la ragioneria della Corte Ufficio Consegna dei dati presso la ragioneria della Corte Ricezione buoni pasto e consegna ai dipendenti Ricezione buoni pasto e consegna ai dipendenti Fine Fine Figura 4 Interventi sul processo di liquidazione buoni pasto 5.2. INTERVENTI SULL ORGANIZZAZIONE Per intervenire sulla criticità derivante dalla ritardata consegna dei documenti giustificativi, si propone di definire un termine di consegna tassativo oltre il quale non si effettueranno più modifiche al fine del conteggio dei buoni assegnati. Figura 5 Vincoli temporali di consegna giustificativi La consegna dei giustificativi dovrà essere effettuata prima del controllo svolto dall Ufficio del Personale per consentire a quest ultimo di correggere eventuali situazioni straordinarie riportate nella scheda presenze del dipendente. Questo intervento, abbinato a quelli di carattere informatico su Perseo, permetterà alla di ottenere dall applicativo non solo il numero di buoni da assegnare ma anche che non vi siano successive ulteriori modifiche. 7

10 6. I BENEFICI ATTESI A VALLE DEGLI INTERVENTI Le tabelle seguenti riportano il quadro completo delle attività svolte prima e dopo l intervento, mostrando i relativi i Full Time Equivalent 1 (FTE) e risparmi potenziali sia per il Tribunale (Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.) sia per la Corte d Appello (Tabella 5). Nel merito, si evidenzia un risparmio potenziale di circa 1,15 FTE per l ufficio Personale contabilità e Personale Amministrativo del Tribunale e di 0,7 FTE per quello della Corte d Appello. SITUAZIONE ATTUALE INTERVENTO SITUAZIONE CON RIPRO- GETTAZIONE RISPARMIO POTENZIALE Uff. Pers. Amm Uff. Pers. Ammin Gestione presenze 1,9 1,9 0 Gestione assenze 1,5 1,5 0 Gestione fascicolo amministrativi 0,1 0,1 0 Mappatura personale amministrativo 1,5 Ottimizzazione 1-0,5 Conteggio buoni pasto 0 0,65 Ottimizzazione 0 0-0,65 FTE TOTALI 6 0,65 5,5 0-1,15 Tabella 4 Benefici Tribunale SITUAZIONE ATTUALE INTERVENTO SITUAZIONE CON RIPRO- GETTAZIONE RISPARMIO POTENZIALE Uff. Pers. Amm Uff. Pers. Ammin Uff. Pers. Amm Coordinamento ufficio Gestione presenze 0,9 0,9 0 Gestione assenze 0,9 0,9 0 Gestione fascicolo amministrativi 0,3 Ottimizzazione 0,1-0,2 Gestione del personale del distretto 0,8 0,8 0 Conteggio buoni pasto 0,25 0,25 Ottimizzazione 0 0-0,5 FTE TOTALI 4,15 0,25 3,7 0-0,7 Tabella 5 Benefici Corted Appello 1 Un FTE equivale a una persona che lavora per 8 ore in un giorno. 8

11 ALLEGATO A MODIFICHE PERSEO II