Manuale di rilevamento statistiche Bibliolandia (ver.6 mar. 2014)

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1 Manuale di rilevamento statistiche Bibliolandia (ver.6 mar. 2014) Il seguente manuale si basa sul sistema di rilevamento regionale Simonlib e segue quindi la sua scansione analitica di raccolta dei dati. Lo scopo è quello di creare una metodologia pratica di raccolta dati che risponda a criteri di razionalità, uniformità e condivisione per tutte le biblioteche della Rete. 1) Periodici Questa è la pagina riepilogativa Patrimonio e trattamento dei documenti comprendente anche il dato dei periodici. Notare che Simonlib considera in maniera separata giornali e periodici, quindi da questo numero vanno esclusi i quotidiani. Testate periodici: Catalogo>>Locale>>Più opzioni>>livello bibliografico>>seriali. Otterrete tutte le testate dei periodici della vostra biblioteca, ovviamente solo quelli inseriti in Clavis. Il resto dei dati che viene richiesto da Simonlib dovrete ricavarlo dagli schedoni Amministrativi per la gestione dei periodici delle vostre biblioteche (nb: per periodici correnti si intende tutte le testate attive nell'anno, possedute sia per abbonamento che gratuitamente). 2) Dotazione documentaria acquisita negli ultimi 15 anni Stampe>>Stampa statistiche>>dati Patrimonio (da a ) 1

2 Il risultato di questa stampa sarà attendibile solo se nel pregresso (ISIS) è stato correttamente inserito il campo Data di inventariazione. In altri casi si faranno le somme dai registri cartacei degli anni precedenti + i dati di Clavis. ATTENZIONE: si usa il campo media dell esemplare perché sono già esclusi i FUORI CATALOGO Ricordarsi di togliere dal totale la voce Periodici (se esiste) 3) Totale acquisizioni nell'anno Catalogo>>Lista esemplari>>data inventariazione (da a ) >>Biblioteca di gestione (scegliere la propria)>>fuori catalogo (escludi i fuori catalogo) (Oppaure utilizzare la Stampa statistiche come sopra). Attenzione: anche da questo dato occorre togliere i periodici e inoltre Simonlib chiede i dati distinti tra ACQUISTI e OMAGGI. Quindi occorre anche specificare la modalità di acquisizione usando l'opzione >>Provenienza (omaggio) e sottrarla dal risultato totale. 4) Dotazione documentaria totale Come si vede dall'immagine seguente, Simonlib suddivide il dato in una serie di sottovoci molto dettagliate (disponibili per il prestito, narrativa adulti, libri per ragazzi, multimediali, altro, esclusi dal prestito). Per ricavare il patrimonio totale utilizzare la funzione: Lista esemplari>>solo locale>>escludi i fuori catalogo e fare le somme come le varie sezioni. 2

3 Se invece si vuole usare la Stampa statistiche sul Patrimonio di Comperio, seguire questo percorso:>>stampa statistiche>>modello Dati patrimonio Comperio>>Patrimonio totale. Usare la sezione; Per campo media dell esemplare per il totale (perché sono già esclusi i fuori catalogo ). Dal totale basta poi togliere il dato dei Periodici (se esiste). Per gli altri dati usare ad esempio le SEZIONI (opzione consigliata), oppure per TIPO BIBLIOGRAFICO DELLA NOTIZIA e le classi Dewey per la narrativa. L'unico dato che non viene rilevato dalla stampa è quello relativo agli ESCLUSI DAL PRESTITO. 5) Sistema informatico: Software di gestione Clavis Comperio Configurato in Web based (ATTENZIONE!: al momento la pagina di Simonlib non è ancora stata modificata, quindi occorrerà scegliere Altro e Rete virtuale web ) Veniamo ora alla sezione riepilogativa Servizi e utenza comprendente tutta una serie di elementi basilari che meritano un'analisi specifica per alcune voci. 6) Iniziamo dai Prestiti (nuovo profilo) (ATTENZIONE! Prima di compilare le sezioni sui Prestiti leggere attentamente l'approfondimento sul dato dei prestiti a p. 11) 3

4 Partiamo dai dati sui prestiti. Dettagli delle sottosezioni: 4

5 6.1) Stampe>>Stampa statistiche>>statistiche prestiti>>selezionare periodo di riferimento>>aprire il file in Pdf. Il file contiene diversi dati. Andare verso la fine della stampa e considerare il dato dei Prestiti globali: Il totale prestiti che ci serve sarà dato da: Totale (meno) valore di (b-c-h) (le restituzioni non sono da considerare). Al dato che otterrete dovrete poi sommare i prestiti extrasistema (in entrata). L operazione che dovrete fare sarà: Prestiti globali (a+d+e+f+g) + Extrasistema in entrata Escludere quindi (b) e (c), oltre a (h) Ovviamente questo è solo il dato complessivo (che si ottiene per somma dei parziali sottostanti). Come infatti si vede la pagina chiede diversi parziali (narrativa ragazzi, narrativa adulti, multimediali e digitali, altro). Vediamo quindi come ottenerli: 6.2 Di cui narrativa ragazzi: Stampa statistiche>> Controllare sulla colonna Prestiti del patrimonio (perché è quella che più si avvicina ai Prestiti globali, sono esclusi solo gli extrasistema) i prestiti per Dewey o per sezione, in base all ordinamento scelto in ogni biblioteca della Rete. 5

6 6.3 Di cui narrativa adulti>> Idem come sopra. 6.4 Di cui materiali digitali>> Idem come sopra. 6.5 Di cui altro Dal Totale ottenuto al punto 6.1. sottrarre 6.2, 6.3 e 6.4 E' chiaro che questo è un dato abbastanza approssimativo. Il dato certo da cui partire è sempre quello del punto 6.1. Il resto, a meno di non disporre di una corretta suddivisione in sezioni (che, ripetiamo, sarebbe auspicabile perché, coerentemente con Simonlib, è così che ragiona la stampa di Clavis), va ricavato sulla base anche della conoscenza diretta delle dinamiche proprie di ogni biblioteca. NB chi non ha raggruppato il proprio patrimonio per sezioni utilizzerà la Classificazione CDD. 7) Totale documenti in lingue diverse dall italiano Ricorrere all Opac: Ricerca avanzata>> Tipo di campo (scegli biblioteca )>>Valore (seleziona la tua biblioteca)>> Tipo di campo (scegli livello bibliografico )>> Valore ( monografia )>> Cerca. Otterrete (colonna sinistra in basso)tutte le monografie in tutte le lingue: 6

7 NB: 1) Rilevazione richiesta da Simonlib: sommare inglese, tedesco, francese, spagnolo. 2) Altre lingue: sommare le altre voci. 8) Totale presenze: Statistiche Extraclavis 9)Totale iscritti al prestito attivi Utilizzare il modulo Stampe>Stampe statistiche utenti che ci permette di estrarre tutti i dati parziali: 7

8 9.1 Totale iscritti attivi: di cui ragazzi (0-14): sommare i due totali della fasce di età (0-6)+(7-14) Per effettuare una ricerca alternativa utilizzare il Modulo Circolazione>>Lista utenti>biblioteca>>anno di nascita NB con questa ricerca non si ricavano gli utenti attivi ma quelli totali. 10) Nuovi iscritti al prestito nel corso dell'ultimo anno: Eseguire lo stesso procedimento utilizzato con gli utenti attivi (cfr. 9.1) 8

9 NB Non prendere in considerazione sulla Stampa statistiche la colonna relativa agli utenti totali, perché il sistema ci chiede solo gli attivi dell anno e i nuovi iscritti. ATTENZIONE: occorre considerare un altro dato per le biblioteche che effettuano molti prestiti scolastici. In questo caso, infatti, il grosso dei bambini probabilmente non è iscritto personalmente alla biblioteca. Se è così, per avere un dato statistico realistico, occorrerà fare un conteggio, anche parziale, degli alunni che prendono libri in lettura durante l anno scolastico, senza essere effettivamente iscritti, e sommarlo al dato riportato dalla stampa. 9

10 11) Prestiti interbibliotecari attivi Per questo basta riprendere il modulo Stampe>>Statistiche prestiti e considerare di nuovo la colonna Prestiti globali>> sommare (b) + (c) + extrasistema in uscita. Questo è totale (casella 1), però anche qui il dato richiesto va scorporato, quindi occorre fare così: >>Di cui nel sistema bibliotecario di appartenenza (casella 2): inserire la somma di (b) + (c) >>Nel territorio provinciale (casella 3): Considerare Castelfranco di Sotto e Santa Croce, sono biblioteche appartenenti a REANET ma sempre nella Provincia di Pisa. Estrapolare i dati di queste 2 biblioteche dal totale dell'extrasistema in uscita >>Di cui nel territorio regionale (Extrasistema in uscita) (sottrarre Castelfranco di Sotto e Santa Croce) >>Di cui nel territorio nazionale (Extrasistema in uscita): tutte le rimanenti biblioteche extra regione. 12) Prestiti interbibliotecari passivi: Idem: riprendere la Stampa dei prestiti e considerare di nuovo la colonna Prestiti globali>> sommare (a) + (g) + extrasistema in entrata. Usare lo stesso sistema dei prestiti attivi (tenendo però conto di (a), (g) e extrasistema in entrata) 10

11 Approfondimento sul dato dei Prestiti Vista la complessità della definizione delle varie tipologie di prestito, abbiamo pensato fosse utile chiarire meglio alcuni concetti per rendere immediatamente comprensibile ciò che i dati della Stampa statistiche sui prestiti del programma Clavis ci offre. Riprendiamo quindi la nostra stampa e in particolare la sezione Prestiti globali. Come sapete, questa sezione si suddivide in una serie di sottosezioni indicate con lettere minuscole dell alfabeto, ciascuna delle quali ha un preciso valore ai fini della nostra statistica. Concettualmente possiamo dividere i Prestiti in 3 categorie: 11

12 Prestiti diretti Prestiti interbibliotecari attivi Prestiti interbibliotecari passivi Vediamo ora a cosa corrispondono le singole sezioni dei Prestiti globali: Prestiti diretti (corrispondono alle sezioni: d, e, f) Prestiti interbibliotecari attivi (corrispondono alle sezioni: b, c). A queste va aggiunto il valore dei Prestiti extrasistema, sezione in uscita Prestiti interbibliotecari passivi (corrispondono alle sezioni: a, g). A queste va aggiunto il valore dei Prestiti extrasistema, sezione in entrata (N.B.:L unico valore che non viene mai preso in considerazione è quello di (h), perché si riferisce a restituzioni, anche se di materiale esterno) RIEPILOGO DEL SIGNIFICATO DELLE SEZIONI DELLA STAMPA PRESTITI: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Extrasistema in entrata Extrasistema in uscita prestito interbibliotecario passivo prestito interbibliotecario attivo prestito interbibliotecario attivo prestito diretto prestito diretto prestito diretto prestito interbibliotecario passivo prestito interbibliotecario passivo prestito interbibliotecario attivo Possiamo adesso riepilogare in breve le formule necessarie alla determinazione dei dati relativi al prestito in questo modo: *1 - Movimentazione globale (dato non di Simonlib) Prestiti globali (a+b+c+d+e+f+g) + Extrasistema in uscita + Extrasistema in entrata **2 - Prestiti totali (dato di Simonlib) Prestiti globali (a+d+e+f+g) + Extrasistema in entrata 12

13 3 - Prestiti interbibliotecari attivi (dato di Simonlib) Prestiti globali (b+c) + Extrasistema in uscita 4 - Prestiti interbibliotecari passivi (dato di Simonlib) Prestiti globali (a+g) + Extrasistema in entrata Note: * Il dato 1, anche se non utilizzabile ufficialmente, dà però l esatta misura del lavoro effettivamente svolto dalla biblioteca. A livello locale, quindi, va considerato come il dato totale a tutti gli effetti. ** Come sappiamo, Simonlib non considera, tra i prestiti effettuati, quelli relativi al prestito interbibliotecario attivo, che quindi vanno esclusi da questa formula, e che la differenzia per questo dal dato della movimentazione globale. Il motivo di questa esclusione è logico: il dato di Simonlib va ad evidenziare solo i prestiti effettuati per la propria utenza, perché è questo il valore su cui si basano gli indici di misurazione (es. di impatto, di prestito ecc.) che, infatti, si costruiscono in relazione, o al totale utenti di una biblioteca (o singole tipologie di utenti), oppure alla popolazione del territorio di quella biblioteca. 13