SISTEMA PRENOTAZIONI

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1 SISTEMA PRENOTAZIONI L applicazione WEB disponibile al pubblico permette al cittadino di pianificarsi gli incontri di cui ritiene di necessitare con il Comune.Ha possibilita di fare piu prenotazioni nell arco della stessa giornata, ottimizzando il proprio tempo. Gli incontri sono a durata prefissata e su apputamento all orario prefissato e deciso dal cittadino. L inversione della modalita di accesso,sta nel fatto che è l ufficio che trova la pianificazione degli accessi agli sportelli decisa dal territorio. Parimenti lo sportello puo governare la propria disponibilita anche istituendo agende di gruppo di lavoro o pianificando per tempo la propria agenda. Ad esempio puo stabilire regole per la quali non si possano ulteriormente accettare appuntamenti per il giorno corrente o altro. Il pacchetto software è rilasciato con licenza open source (GPL 2.0), utilizzato dal servizio di prenotazione appuntamenti online del Comune di Padova. 1

2 Esempio di prenotazione al settore attivita economiche La durata degli appuntamenti dipende dalle tipologie di prestazione. L amministratore implementa le regole che descrivono agenda per agenda il tipo prestazione e le relative durate. 2

3 Sono possibili appuntamenti a durata fissa replicabile o appuntamenti ad orario libero. Precisamente è possibile stabilire che per ogni ora sono possibili slot temporali di 15 minuti (ad esempio in caso di sportelli che erogano una prestazione prestabilita che impegna per lo stesso tempo. Ulteriormente sono gestite anche agende a prestazione variabile che possono erogare piu tipologie di prestazioni ognuna delle quali puo avere una durata diversa. In questo caso il sistema copre l area oraria automaticamente sulla base delle richieste. Cioe possono convivere nello stesso arco orario appuntamenti ad esempio, di 5,10,18,22 minuti. Il calcolo di copertura dell orario o del travaso all orario successivo viene fatto automaticamente dal sistema. Esempio di prenotazione Se viene indicato tra i riferimenti personali un numero di telefonia mobile, il sistema invia un messaggio SMS di cortesia di conferma dell appuntamento. Se viene indicato tra i riferimenti una casella di posta elettronica, il sistema invia un messaggio mail di conferma dell appuntamento. 3

4 E possibile lo spostamento dell appuntamento da una data ad un'altra o la disdetta. L ufficio puo scegliere se lasciare questa funzionalita alla discrezione diretta del utente (cioe disponibile al portale) oppure decidere di gestirle al proprio interno previa comunicazione mail o telefonica dell utente. Documentazione di back-office Il sistema è sviluppato in ambiente PLONE e i responsabili delle varie agende sono opportunamente addestrati alla generazione in autonomia e alla configurazione delle proprie agende. Le informazioni che seguono sono dirette agli operatori di back-office che abbiano già ricevuto formazione sulle attività redazionali in ambiente Plone - le funzionalità di base dell'interfaccia back-office di Plone non sono descritte dal presente documento. Il pacchetto prodotto denominato pd.prenotazioni è un modulo aggiuntivo per Plone CMS che si installa su una qualsiasi piattaforma Plone dalla versione 4.1 mediante i comandi e le procedure standard incluse nella piattaforma. Tipi di contenuti Il prodotto pd.prenotazioni introduce due nuovi tipi di contenuti Plone: Booking Booking Folder Il contenuto di tipo booking viene utilizzato per raccogliere ed immagazzinare all'interno dello ZODB (database ad oggetti di Plone), tutte le informazioni relative ad una prenotazione. I campi contenuti in un documento di tipo booking sono i seguenti: nome cognome richiedente telefono cellulare agenda di riferimento oggetto della prenotazione azienda Il tipo booking folder (agenda) è un contenuto cartella, utilizzato per raccogliere tutte le prenotazioni relative ad un particolare tipo, quindi un contenitore per oggetti booking. Il software permette la creazione multipla di agende, ognuna per ogni settore, le quali conterranno tutte le prenotazioni ad esse relative. 4

5 Utilizzo dell'applicazione Gli utenti Prima di proseguire con le modalità d uso dell'applicazione è necessario fare alcune precisazioni sul tipo di utenti abilitati al sistema. Sostanzialmente questi si suddividono in due tipi: anonimi : tutti coloro che non dispongono di credenziali di accesso al sistema. operatori di back-end : tutti coloro che dispongono di credenziali di accesso ai quali, in base ai permessi attribuiti dall'amministratore del sito, è data possibilità di visualizzare e/o modificare le prenotazioni. Creazione di un contenuto Booking I contenuti di tipo booking possono essere creati da tutti gli utenti quindi anche anonimi. L'utente anonimo può creare una nuova prenotazione per gli slot di tempo liberi presenti in una determinata agenda cliccando semplicemente sul simbolo + come indicato in figura sotto: Gli utenti anonimi, soggetti a maggior restrizioni, non possono visualizzare il contenuto delle prenotazioni una volta terminato il processo di creazione. Per gli slot già presi verrà quindi mostrato loro solo il messaggio 'occupato'. Al momento della creazione di una prenotazione, l'utente viene avvisato via o via SMS. L'invio via mail ha la prevalenza rispetto all'invio via SMS. 5

6 Qui sotto una schermata del form di creazione di una prenotazione: Il sistema consente la prenotazione a fronte dell' indicazione di almeno uno dei recapiti previsti. Esempio di Feedback utente creazione di una prenotazione 6

7 Creazione di un contenuto Booking Folder (agenda) Le agende (booking folder) possono essere create solo dagli opertarori di back-end con diritti di admin o contributore, basta selezionare la voce add new dal menu azioni di Plone come mostrato dalla figura qui sotto: L'interfaccia messa a disposizione per la creazione di una una nuova agenda dispone di vari campi dove è possibile specificare tutte le caratteristiche necessarie alla pubblicazione della stessa: titolo (Nome agenda) descrizione (Inserire il testo di presentazione dell'agenda corrente) data inizio validità data fine validità durata incontro (espresso in minuti) settimana tipo (distribuzione degli appuntamenti durante la settimana) giorni festivi (esclusi dalla visualizzazione) tipologie richieste (tipi di prenotazione) sportelli preposti sportelli non disponibili del responsabile Di seguito una schermata del form di creazione di una nuova agenda 7

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10 Workflow di una prenotazione Il prodotto dispone di un proprio workflow denominato "prenotazioni_workflow". Questo descrive il flusso seguito dalla prenotazioni dalla loro creazione fino alla conferma. Nello specifico di seguito sono riportati gli stati possibili: Private: stato iniziale dell'oggetto prenotazione: submit (transazione automaitica a pending) Pending : transizioni disponibili: publish (pubblicato) refuse (rifiutato) Published transizioni disponibili: refuse (rifiutato) Refused: transizioni disponibili: restore (in attesa) Gli utenti di back-end possono modificare lo stato di una prenotazione in accordo con i permessi rilasciati dall'aministratore del sito. Content Rules (notifiche via mail/sms) Le regole di contenuto agiscono in conseguenza a determinati eventi. In pd.prenotazioni queste vengono utilizzate per notificare l'utente del cambio stato della propria prenotazione es: da pending a confermata. Le regole sui contenuti possono essere create e modificate da un operatore di back-end con permessi sufficienti o dall'amministratore del sito. Le regole sono modificabili nella sezione rules control panel di Plone ( /@@rules-controlpanel ), oppure nella sezione regole di ogni singola agenda. Le notifiche via SMS sono disponibili solo in pd.prenotazione. 10

11 Esempio di interfaccia di modifica delle regole di contenuto specificate per le volture catastali Log degli eventi Pd.prenotazione integra un sistema di tracciamendo delle modifiche degli oggetti di tipo booking riportando le informazioni relative su file versionato, direttamente su filesystem del server ospitante l'applicazione. Tra i principali record tracciati ci sono i cambi di stato di una prenotazione e le modifiche puntuali apportate dall'operatore di back-end (versione attuale e precendente del/dei campi modificati). 11

12 L utente finale L utente finale, quindi il cittadino che consulta il sito, ha la possibilità di sfogliare liberamente le agende disponibili, fissare appuntamenti con gli uffici di interesse con un semplice form di richiesta, scegliendo da calendario la data più opportuna in base alla disponibilità dell ufficio desiderato. La prenotazione rimane anonima agli altri visitatori del sito in quanto è informazione visualizzabile solo da utenti di back-end. Requisiti del sistema Sistema operativo Linux tra quelli certificati per il prodotto. Framework Plone versione 4.1.x Memoria del sistema server: 2 GB di RAM Disco del sistema server: 40 GB disco 12