software gestionale per strutture di medicina fisica e riabilitativa

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1 software gestionale per strutture di medicina fisica e riabilitativa

2 ArkiMede è un programma che consente l informatizzazione del processo organizzativo di una Struttura di Medicina Fisica e Riabilitativa (MFR), mediante un innovativo approccio gestionale, attuato attraverso l utilizzo di moduli software a ciò appositamente progettati da Solinfo. gestione dell anagrafica ArkiMede possiede una sua anagrafe locale, residente nel suo server. Tale anagrafe è sempre automaticamente sincronizzata con una eventuale anagrafe centrale aziendale. ArkiMede è stato pensato per lavorare utilizzando un concetto di Master Patient Index (MPI). Generalmente in tutte le Aziende Sanitarie territoriali è disponibile un DataBase Aziendale, gestito da un Centro Elaborazione Dati (CED), che è consultabile attraverso la rete locale. ArkiMede può essere collegato con tale DataBase Aziendale e può identificare l utente direttamente nell anagrafe sanitaria centrale, attraverso il codice sanitario e/o il codice fiscale e/o il cognome e nome. E prevista anche la possibilità di effettuare la lettura ottica del dato attraverso il sistema di codici a barre, qualora esso sia presente sulla documentazione cartacea con cui il paziente si presenta per prenotare le prestazioni. Nel DataBase della struttura di MFR (server di ArkiMede) è inoltre possibile memorizzare ulteriori informazioni specifiche dell utente (es. numero di cellulare, , professione, ecc.). prenotazione delle visite fisiatriche Con ArkiMede è possibile creare facilmente e gestire un calendario presenze dei medici della struttura, specificando a priori la loro disponibilità per orario e per sede operativa. Al riguardo esistono infatti delle funzioni grafiche che aiutano l operatore nella preparazione dei calendari. caratteristiche generali del software Il software è stato progettato con lo scopo di realizzare uno strumento gestionale ed organizzativo globale per tutte le attività del team riabilitativo (sia clinico-terapeutico che amministrativo), che segua passo-passo l iter di un utente che accede ad una struttura riabilitativa. ArkiMede rappresenta un potente strumento di pianificazione dell organizzazione, nonché di ottimizzazione delle risorse umane e materiali. Negli ultimi anni si è assistito infatti ad un aumento delle richieste di prestazioni da parte delle strutture di MFR, a fronte di una sempre più elevata complessità organizzativa di quest ultime e di una sempre più contenuta disponibilità di risorse. L adozione della pianificazione budgetaria, sia nelle strutture private che nelle Aziende Sanitarie pubbliche, ha poi modificato radicalmente le esigenze nel controllo di gestione delle attività di 1 Livello di una Struttura di Medicina Fisica e Riabilitativa (attività riabilitativa ambulatoriale e per pazienti degenti in reparti per acuti). La contrattazione budgetaria, infatti, richiede indicatori di controllo di gestione significativi, che tengano conto anche della tipologia degli utenti serviti, della appropriatezza del trattamento e del peso delle varie prestazioni effettuate. La richiesta (già avanzata da alcune Regioni) di presentare periodicamente il resoconto di indicatori riguardanti le liste di attesa con riferimento a giorni e/o a periodi prestabiliti, produce inoltre effetti gravosi sulla struttura interessata in termini di estrapolazione ed organizzazione dei dati da trasmettere alle Autorità preposte. Tutto quanto sopra espresso fa capire che la complessità ed il numero delle informazioni da processare sono tali da richiedere un idoneo supporto informatico. ArkiMede è il primo prodotto che risponde a tutte queste necessità, coniugando le esigenze amministrative con le funzioni di organizzazione e di monitoraggio clinico-gestionale. Tutte le varie fasi del processo di erogazione del servizio da parte di un centro o di un reparto di Medicina Fisica e Riabilitativa (dalla prenotazione della visita alla rendicontazione delle prestazioni terapeutico-riabilitative effettuate sul paziente) sono state analizzate e sviluppate su di un unica base informatica, e si presentano con una logica consequenziale agli operatori attraverso una semplice ed intuitiva interfaccia utente. È garantito il monitoraggio e conteggio automatico delle prestazioni fisio-riabilitative eseguite, con possibilità di ripartirle per Centro di Costo servito, tipologia di patologia e/o di menomazione, per caratteristiche quantitative e qualitative ponderate. Come modulo opzionale, esiste la possibilità di dotare ArkiMede di un protocollo di comunicazione HL7, realizzato mediante apposito programma, per utilizzare questo standard nell integrazione del sistema con il resto della struttura informativa aziendale. In questo modo diventa possibile, ad esempio, integrare ArkiMede con il sistema di gestione dei ricoveri, nonché con il sistema di gestione delle richieste di prestazioni sanitarie specialistiche. Nella schermata di una giornata tipo, ognuna delle colonne (rosse) è dedicata ad un medico, ed in essa si possono selezionare gli intervalli temporali in cui il medico stesso sarà disponibile per visitare (campi verdi), correlando ad ognuno di essi anche la specifica sede operativa. Peraltro, il programma consente all operatore di ripetere schemi preimpostati con ripetitività, nonché effettuare a valle anche prenotazioni eccedenti le disponibilità, forzando gli automatismi. Una volta prenotata la visita negli spazi disponibili, si può stampare il report di appuntamento a favore dell utente, con calcolo automatico dell eventuale ticket dovuto. Nell ambito di questo modulo è possibile anche la stampa del foglio di lavoro per ciascun operatore medico e del piano di lavoro giornaliero. Sono infine previste alcune funzionalità specifiche, quali la modifica di un appuntamento con un procedimento assolutamente intuitivo, basato sul trascinamento del puntatore attuato con il mouse del computer (drag and drop).

3 la presa in carico del paziente (PIC) La Presa In Carico (PIC) del paziente costituisce la peculiarità dell approccio riabilitativo ed è il cuore del sistema gestionale di ArkiMede. Essa è caratterizzata da quattro aspetti fondamentali: i dati anagrafici dell utente la patologia disabilitante il Centro di Costo [CDC] a cui deve essere attribuita la PIC il numero e tipologia delle prestazioni fisio-riabilitative introdotte nella specifica PIC. La presa in carico riabilitativa viene aperta dalla Segreteria il giorno in cui l utente accede alla struttura di MFR e viene chiusa solo allorché lo stesso avrà terminato il proprio iter riabilitativo, oppure qualora egli cambi il CDC. ArkiMede consente una agevole apertura e registrazione della PIC, con possibilità di associarla al Centro di Costo a cui attribuire la presa in carico stessa e alle codifiche internazionali di malattia, procedure e menomazioni. È prevista la possibilità di consultare, anche tramite motore di ricerca, le tabelle delle codifiche internazionali sopra citate. Al termine della PIC sarà possibile realizzare il monitoraggio e il conteggio automatico (per caratteristiche quantitative e qualitative ponderate ) delle prestazioni fisio-riabilitative eseguite, con possibilità di attribuirle al Centro di Costo servito, e collegarle alla tipologia di patologia e/o menomazione trattate. ArkiMede utilizza le seguenti classificazioni internazionali delle patologie e menomazioni: la ICD9CM per la diagnosi di malattia e le procedure la codifica di menomazione, modificata, della Functional Indipendence Measure [FIM], per le menomazioni stesse. Comunque ArkiMede, in alternativa ai prescelti, consente anche l adozione di altri sistemi classificativi, in funzione delle esigenze della struttura riabilitativa committente. Nella schermata di apertura della PIC si può osservare che nella colonna mediana, a sfondo azzurro, è rappresentato l albero delle PIC dell utente: una sola è aperta (che è quella affiancata dal simbolo chiave ) e di essa sono visibili tutte le sottoparti costitutive; tutte le altre, corrispondenti a PIC preesistenti riferite al medesimo paziente, sono già chiuse a lucchetto ed è possibile leggerne la data di creazione. Nella larga colonna più a destra è rappresentata la cartella clinica ambulatoriale, in cui sono comprese tutte le funzioni della medesima. cartella clinica ambulatoriale Il software è comprensivo di una cartella medica riabilitativa ambulatoriale completa e modulare, che consente la caratterizzazione della Presa In Carico (PIC) fisio-riabilitativa del paziente. Tutto ciò in termini di malattia di base e/o di procedure diagnostico-terapeutiche e/o di menomazioni, nonché in termini di attribuzione ad uno specifico Centro Di Costo [CDC]. La cartella clinica è ovviamente unica per ciascun utente ed è direttamente collegata alla anagrafica dello stesso. In essa sono contenute tutte le PIC correlate all utente medesimo, frutto di accessi precedenti. La cartella clinica prevede i seguenti 6 sottolivelli: Anamnesi personale Essa è composta da 3 campi di testo: Familiare, Fisiologica, Patologica remota. Trattamento In quest ultima cartella sono compresi anche alcune sezioni specifiche che consentono: la conferma e quindi il conteggio della visita prenotata (invio automatico della prestazione a DB aziendale) l eventuale richiesta di visita di controllo a fine cura la specifica della tipologia di priorità del trattamento prescritto: URGente, ORDinario, per paziente INTerno o prestazione SPECializzata (es. Linfodrenaggio, Rieducazione Perineale) campo note: per segnalazioni tra operatori dell equipe riabilitativa e della segreteria, relative alla prescrizione (es. disponibilità o preferenze di orario) l inserimento delle sigle delle prestazioni richieste, facilitato dalla comparsa di una tabella riassuntiva con motore di ricerca ( ). Tale fase è necessaria per la successiva prenotazione delle prestazioni fisio-riabilitative stesse. Diario Sezione costituita da un campo di testo libero, in cui ciascun operatore della struttura può annotare le proprie osservazioni o valutazioni nel corso della PIC dell utente. Potranno essere utilizzati form già precompilati e/o archivi commenti già predisposti, in base alle singole esigenze del progetto riabilitativo individuale del paziente. ArkiMede è dotato di uno specifico Archivio dei Commenti codificati che può essere completamente personalizzato ed organizzato per gruppi e sottogruppi, a seconda della specifica funzione di ogni singolo commento, e può essere richiamato da qualsiasi finestra di campo di testo. Codifica E la sezione che consente al medico di caratterizzare la PIC per Patologia e/o Procedure e/o Menomazioni. L individuazione del codice da inserire avviene rapidamente, tramite un efficiente motore di ricerca per codice o per parola chiave ( ). Scale di valutazione Questa sezione consente la compilazione automatica di alcune scale di valutazione di frequente utilizzo. Attualmente sono inserite le scale del Motricity Index e Trunk Control Test, la scala di Barthel, la Functional Independence Measure e la scala L.C.F. (Level of Cognitive Functioning), ma il software consente l adozione anche di altre scale a discrezione della struttura riabilitativa committente. Visita Essa è costituita a sua volta dalle seguenti 6 sottocartelle: Anamnesi di visita, Esame obiettivo, Valutazione funzionale, Funzioni cognitive, Accertamenti, Trattamento.

4 prenotazione delle prestazioni ordinarie Un apposita funzionalità garantisce la prenotazione delle prestazioni fisio-riabilitative cicliche, con ricerca automatica della prima disponibilità utile. Preimpostati infatti i vincoli del caso (disponibilità operatori e disponibilità stanze), la funzione di prenotazione delle prestazioni fisio-riabilitative programmabili (non urgenti) di ArkiMede propone, all operatore di segreteria, le prime disponibilità tra le migliori combinazioni possibili della prestazioni prescritte. In sostanza ArkiMede, in base alle prestazioni previste dal medico, propone (tra tutte le combinazioni possibili) quelle più adatte a minimizzare i tempi di inattività degli operatori. Ciò è possibile grazie ad uno specifico algoritmo elaborato da Solinfo anche sulla base di una specifica collaborazione con Professori dei Dipartimenti di Matematica Applicata delle Università degli Studi di Padova e di Venezia. Individuato il paziente, è possibile avere una serie di disponibilità di prenotazione di tutte le prestazioni prescritte, semplicemente con un doppio click del mouse sul rigo corrispondente. statistiche Nella funzione Statistiche sono inserite una serie di modalità di combinazione dei dati che consentono la ricerca e la generazione di specifici reports statistici. Di seguito si elencano alcuni di questi reports che sono preimpostati all interno del software, ma a discrezione della Direzione della struttura di MFR sarà possibile generare anche altri reports, che combinino diversamente tutti i dati inseriti nel DataBase, utilizzando gli specifici tools previsti da ArkiMede al riguardo. Di base il programma mette a disposizione: Report di patologia : possibilità di ricerca del numero dei pazienti presi in carico, in uno specifico arco temporale, in funzione della malattia, procedura, menomazione, con possibilità di ripartirli per i vari Centri di Costo; Report di prestazioni : possibilità di avere il numero e/o il peso (complessivo e/o analitico) delle prestazioni fisio-riabilitative erogate in un determinato arco di tempo, ripartite per singolo Centro di Costo e/o per singolo operatore; Report tabellone : visualizzazione, aggiornata ad una determinata data, dei pazienti in carico riabilitativo ripartiti per singolo operatore, con indicazione del Centro di Costo a cui sono attribuiti. stampe Tutte le stampe, effettuabili sfruttando la banca dati del sistema, sono personalizzabili. Ciò può essere fatto direttamente da personale appositamente addestrato della Struttura di MFR, senza necessità di intervento di SOLINFO. Questo è reso possibile da un tool che è stato appositamente introdotto nel programma, che è basato sull utilizzo di funzioni native. gestione della sicurezza La sicurezza nell utilizzo di ArkiMede è del tutto garantita. I dati (ai vari livelli) siano rispettivamente introdotti, trattati e consultati soltanto dalle persone a ciò autorizzate. L accesso al software gestionale è regolato per ciascun operatore attraverso UserID e Password e con livelli differenziati a seconda del ruolo operativo ricoperto, nonché con tracciamento automatico delle operazioni effettuate. Compare così la videata dei Risultati della funzione Prenotazione Terapie Cicliche, che presenta le varie combinazioni possibili di appuntamento. Concordata data e orario con l utente, ad un altro doppio click del mouse compare la sottofinestra riassuntiva, per la conferma della prenotazione. Una volta confermata la prenotazione più congeniale all utente, viene stampato il promemoria da consegnargli, che conterrà tutte le informazioni utili allo stesso. prenotazione delle prestazioni non ordinarie ArkiMede consente di gestire le prestazioni non ordinarie, permettendo di predisporre agilmente una Agenda di Lavoro per ciascun operatore coinvolto. Non tutte le prestazioni sono gestibili attraverso prenotazioni cicliche: qualora l utente necessiti di prestazioni urgenti che non possono attendere la data di inizio del ciclo di cure preordinate e di cui non è prevedibile la durata, oppure prestazioni cadenzate a giorni alterni, è necessaria una gestione attraverso delle agende personali del fisioterapista o del logopedista. Nella sua versione base, il software effettua il tracciamento di tutte le operazioni compiute che risultano essere le più importanti e delicate per gli aspetti associati alla sicurezza ( loggabilità ). Su richiesta, il sistema può essere accessoriato con la loggabilità riferita a tutte le operazioni effettuate.

5 specifiche tecniche e compatibilità hardware e software Il software presenta una moderna architettura client / server basata su di un database relazione Oracle. Sul lato client il programma utilizza una interfaccia sviluppata secondo gli standard Windows. Sul lato server sono supportati tutti i sistemi operativi che interagiscono con il database Oracle. E richiesta una versione 9.2 o superiore del database stesso. Sul lato client è richiesto un sistema operativo 32 bit Microsoft (consigliato: Windows XP o superiori). Sono supportate tutte le stampati dotate di un driver Windows. L applicazione è perfettamente compatibile con i servizi di terminal server di Microsoft, permettendo di essere utilizzata da postazioni remote. L uso di questo tipo di architettura coniuga al meglio le esigenze di scalabilità delle applicazioni, garantendo la migliore fruizione delle funzionalità da parte degli operatori. L aggiornamento del sistema avviene automaticamente e in maniera centralizzata. In questo modo non è necessario aggiornare manualmente ogni singolo client, mantenendo allineate in questo modo tutte le versioni presenti all interno della struttura. concept & graphic design_stefanoserafini.com print_centrostampaschio.com requisiti hardware minimi Server Processore: Intel XEON 2.4 GHz o equivalente RAM: 1 Gbyte HDD: 80 Gbyte (consigliato SCSI con supporto hardware per RAID 0,1,5) LAN: Doppia scheda di rete 10/100 Mb/s Alimentazione: ridondata con doppio alimentatore Stampante: A4 Laser (opzionale) SO: Windows 2000 server o superiore/linux Applicativi: Oracle 9.2i server DataBase Server Client ArkiMede Processore: Pentium IV 3 Ghz o equivalente RAM: 512 MByte HDD: 80 GByte LAN: Scheda di rete 10/100 Mb/s Monitor: 17 (19 per la segreteria) Stampante: A4 Laser b/n SO: Windows Xp Applicativi: Oracle 9.2 client Client segreteria Rete locale Server anagrafica centrale/aziendale Rete di client stanze terapie Client studio medico 2 Client studio medico 1 Si ringraziano per la collaborazione: Dott. Stefano Bargellesi Fisiatra Medicina Fisica e Riabilitativa Ospedale Ca Foncello Treviso Azienda ULSS 9 Dott. Luca Visentin Fisioterapista Medicina Fisica e Riabilitativa Ospedale Ca Foncello Treviso Azienda ULSS 9 Dott.ssa Alessandra Buratto Dipartimento di Matematica Pura ed Applicata Università degli Studi di Padova Prof.ssa Daniela Favaretto Dipartimento di Matematica Applicata Università degli Studi Ca Foscari di Venezia I nomi degli operatori e degli utenti/pazienti riportati nelle schermate e negli esempi, sono frutto di immaginazione. Ogni riferimento a fatti reali e/o a persone è del tutto casuale. Tutti i diritti riservati. Nessuna parte del presente opuscolo può essere copiata, riprodotta, tradotta o convertita in qualsiasi formato elettronico o meccanico senza la previa autorizzazione scritta. SOLINFO s.r.l VICENZA Via dell Edilizia, 19 tel fax