Software di gestione clienti, appuntamenti, presenze e fatturazione

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1 Software di gestione clienti, appuntamenti, presenze e fatturazione Pensato per un centro di fisioterapia con 8-10 dipendenti, può essere utilizzato in qualsiasi struttura occorre prendere e gestire degli appuntamenti. Il software è organizzato in moduli indipendenti con funzioni collegate, in modo che possano essere acquistati separatamente ed aggiunti in qualsiasi momento. 1. Anagrafe clienti e schede prestazioni 2. Appuntamenti per la Massoterapia 3. Appuntamenti per la Terapia Fisica 4. Appuntamenti per la Palestra 5. Appuntamenti per le visite specialistiche, Ecografia, Radiologia e RM. 6. Utility per la segreteria 7. Statistiche 8. Fatturazione e contabilità E predisposto per essere usato indifferentemente su un singolo computer o in una rete sia essa locale o Internet. In una rete aziendale sarebbe possibile operare da varie postazioni direttamente sul data base per prenotare appuntamenti e registrare le presenze in modo che la segreteria si possa limitare ad emettere le fatture. Su Internet potrebbero essere raccolte le prenotazioni per le visite specialistiche senza che il cliente debba telefonare o recarsi presso il centro. Non è necessario decidere subito il tipo di localizzazione (computer, rete locale o Internet) ma sarà possibile cambiare in qualsiasi momento la modalità di uso del software senza nessuna interruzione del servizio. La proposta attuale prevede l utilizzo del software su una rete aziendale collegata ad Internet. Sorgenti e database saranno localizzati in un server di Aruba all indirizzo Il software sarà dato in licenza annuale. Anagrafe Clienti e Schede Prestazioni La ricerca del cliente può essere fatta per cognome e nome, per solo cognome, per solo nome o per codice cliente. Dopo l ok viene presentata la prima scheda che soddisfa la richiesta oppure un messaggio di errore che permette di accedere alla pagina per la creazione di una nuova scheda. La pagina che visualizza la scheda del cliente presenta il cognome e nome, l indirizzo, il numero di telefono, la data ed il luogo di nascita ed il codice fiscale. Da questa pagina sono accessibili diverse operazioni: Scorrimento dell archivio in avanti o indietro nel caso di omonimie

2 Modifica dei dati Calcolo della fattura (quando venisse attivata la sezione della contabilità) Cancellazione della scheda del cliente Creazione di una scheda prestazioni. Possibilità di inserire delle annotazioni (diagnosi, prezzi concordati, ecc). Questa pagina presenta anche l elenco delle cartelle attive con la possibilità, per ciascuna di esse di: Vedere un breve riepilogo Registrare la presenza (solo se non è ancora stata registrata, nel caso contrario non è possibile registrarne un altra nello stesso giorno). Modificare i dati inseriti Apertura di ogni cartella prestazione per la visualizzazione dei dettagli Stampa del modulo di consenso al trattamento dei dati personali La registrazione delle presenze potrebbe essere fatta utilizzando delle tessere magnetiche che, consegnate al cliente all atto della registrazione, devono essere utilizzate ogni volta che il cliente accede agli ambulatori per ricevere la prestazione. Considerando la attuale organizzazione del lavoro, questa procedura non appare la migliore, in quanto molto spesso accade che uno stesso cliente abbia diverse prestazioni attive che non vengono erogate sempre contemporaneamente. C è la possibilità che una persona frequenti gli ambulatori della fisioterapia tutti i giorni ma la palestra solo due volte alla settimana. A questi clienti dovrebbero essere consegnate due diverse schede magnetiche con la possibilità che venga fatta confusione o errori. Alcuni clienti iniziano con delle prestazioni (ad un prezzo concordato) ma proseguono dopo alcuni giorni con prestazioni diverse (ad un prezzo diverso). Le tessere magnetiche dovrebbero essere cambiate ogni volta. Questa versione prevede che le presenze siano registrate dall operatore che effettivamente eroga la prestazione nelle varie postazioni distribuite nel centro e si incarica di evitare che una stessa presenza possa essere registrata da due operatori diversi. In questo modo possono essere attive diverse cartelle prestazioni contemporaneamente e l operatore che registra la presenza può scegliere quella giusta senza fare confusione ed errori. Al momento della registrazione della presenza il software memorizza anche il nome dell operatore che ha erogato la prestazione in modo da

3 poter controllare la produttività di ciascuno. E possibile stampare un foglio da consegnare al cliente in cui sono presentati i dati anagrafici, quelli della prestazione da erogare e può essere firmato il consenso al trattamento dei dati anagrafici. Questo foglio può accompagnare il cliente durante le sedute di Terapia Fisica in modo che i fisioterapisti conoscano le prestazioni da erogare senza dover consultare un computer. Schede prestazioni Per ogni cliente è possibile creare un numero illimitato di schede prestazione, per ciascuna di esse verrà visualizzata una pagina di dettaglio. L elenco dei giorni in cui le prestazioni sono state erogate Per ogni data è possibile inserire delle note. Modificare data e note Aggiungere una data. Visualizzare e registrare i pagamenti Tutte le modifiche apportate alla tabella delle presenze sono automaticamente riportate nella cartella della prestazione. Cancellare la scheda prestazioni con tutte le presenze. Questo consente di archiviare la cartella, dopo averla stampata, insieme agli altri documenti cartacei che il cliente ha portato e risparmiare spazio nella visualizzazione della cartella del cliente. Calcolo del corrispettivo e registrazione pagamenti In una prima pagina viene preparato automaticamente il documento sulla base delle prestazioni già erogate (compreso il numero progressivo e la data di emissione). Tutti i dati (tranne i dati anagrafici del cliente che sono accessibili da un altra pagina) possono essere modificati in questa pagina e la fattura ricalcolata. I dati presentati possono essere copiati (manualmente) nel software usato per la contabilità. Un semplice click su OK permetterà di registrare il pagamento e di aggiornare le cartelle delle prestazioni. Normalizzazione dei dati. E una procedura che indipendentemente da come viene inserito il testo, trasforma in lettere minuscole il nome e cognome e l indirizzo e tutto maiuscole la città.

4 Appuntamenti per la Massoterapia Gli appuntamenti per la Massoterapia sono gestiti dalla pagina principale con un link per ogni fisioterapista (5). In uno spazio viene mostrato un calendario per la scelta della data insieme ai link riservati alla segreteria ed in un altro l elenco degli appuntamenti per quella data. La preparazione della pagina per gli appuntamenti è completamente automatica e avviene sulla base dell orario di lavoro di ogni singolo terapista. Per ogni data, è possibile inserire i nuovi nominativi, modificare o cancellare quelli già inseriti, nonché aggiungere appuntamenti al di fuori dell orario predisposto automaticamente. Quando si registra un appuntamento, è possibile occupare anche lo spazio immediatamente dopo selezionando appuntamento doppio. La visualizzazione dell elenco degli appuntamenti è differente in base a chi interroga il database. La segreteria e l interessato potranno visualizzare i nomi dei clienti e il loro numero di telefono, mentre un altra qualsiasi persona che operi da uno dei computer in rete (o eventualmente dal Web) visualizzerà solo gli orari degli appuntamenti e la disponibilità dell orario. Un apposito collegamento permetterà di segnare l appuntamento come saltato oppure come fatto. In questo secondo caso verrà richiamata automaticamente la scheda del cliente per la registrazione della presenza. Nell elenco degli appuntamenti un colore diverso di sfondo evidenzierà se l appuntamento è stato rispettato o meno. L atto della registrazione della presenza aggiornerà automaticamente anche l elenco delle prestazioni al fine del controllo della produttività. Appuntamenti per la Terapia Fisica Gli appuntamenti per la Terapia Fisica vengono presentati in due modalità: Planning giornaliero. Per ogni giorno saranno presentati gli appuntamenti su quattro colonne. Dei bottoni permetteranno di visualizzare gli appuntamenti per il giorno precedente o quello successivo. Planning settimanale. Saranno visualizzate le prenotazioni della settimana corrente. Dei bottoni permetteranno di visualizzare le

5 settimane precedenti o quelle successive. La visualizzazione giornaliera presenta gli appuntamenti per le prestazioni per la data selezionata. Da questa pagina si può accedere a quella del giorno precedente o successivo oppure ad una delle visualizzazioni settimanali semplicemente cliccando sull intestazione della colonna. La visualizzazione settimanale presenta gli appuntamenti per le prestazioni per la settimana selezionata. Da questa pagina si può accedere a quella della settimana precedente o successiva oppure può essere selezionata una data per la visualizzazione giornaliera. Le pagine per le nuove settimane verranno preparate automaticamente inserendo gli orari (ogni 20 minuti) e le colonne necessarie. Un click su ogni cella aprirà una pagina in cui sarà possibile: Inserire o modificare il nome del cliente Copiare la prenotazione alla stessa ora dei giorni successivi (dopo un controllo automatico sull effettiva disponibilità dell orario) Segnare l appuntamento come saltato oppure come fatto. In questo secondo caso verrà richiamata automaticamente la scheda del cliente per la registrazione della presenza. Nel planning degli appuntamenti un colore diverso di sfondo evidenzierà se l appuntamento è stato rispettato o meno. Lista d attesa. Presenta un elenco di persone che hanno prenotato un massaggio o una seduta di FKT ordinato per data di inserimento. Viene mostrato il nome e cognome, il telefono, la terapia richiesta, la preferenza nell orario con la possibilità di inserirlo nell'orario. Appuntamenti per la Palestra Gli appuntamenti per la palestra sono gestiti separatamente con una visualizzazione solo giornaliera dal funzionamento simile a quello per la Terapia Fisica. Appuntamenti per visite specialistiche e Liste di attesa Gli appuntamenti per le visite specialistiche, le liste di attesa per le prestazioni non erogabili immediatamente e gli appuntamenti in date non ancora confermate sono contenute nella stessa tabella e gestite dallo stesso software.

6 Nella tabella del personale sono raccolti i nominativi dei medici specialisti (senza nessun limite nel loro numero) con le informazioni necessarie alla preparazione (completamente automatica) dei fogli giornalieri per gli appuntamenti (ora di inizio e ora di fine, tempo medio di una visita). E data ovviamente la possibilità di aggiungerne di nuovi, modificare e cancellare quelli già in elenco. Sarà possibile realizzare una pagina personale per ciascuno di essi che potrà essere utile nel caso che queste informazioni fossero accessibili da Internet. Queste pagine non sono strettamente necessarie e non rientrano nel prezzo del presente preventivo. La scelta dell appuntamento può essere fatta sia da un elenco dei medici che frequentano il centro che da un elenco delle specialità. Dopo la scelta di una prestazione (o del medico), in un altro spazio a fianco viene visualizzato l elenco delle date disponibili e successivamente, dopo la selezione di una data, la lista delle prenotazioni. Per ogni data, è possibile inserire i nuovi nominativi, modificare o cancellare quelli già inseriti, nonché aggiungere appuntamenti al di fuori dell orario predisposto automaticamente. La visualizzazione dell elenco degli appuntamenti è differente in base a chi interroga il database. La segreteria e l interessato potranno visualizzare i nomi dei clienti e il loro numero di telefono, mentre un altra qualsiasi persona che operi da uno dei computer in rete (o eventualmente dal Web) visualizzerà solo gli orari degli appuntamenti e la disponibilità dell orario. In questo modo chiunque potrà prendere gli appuntamenti, ma sarà rispettata la privacy dei clienti. La lista d attesa viene gestita con la stessa tabella, ma presenta una visualizzazione diversa: gli appuntamenti sono numerati invece che indicati per ora è possibile spostarli alla data effettiva senza doverli ricopiare L elenco degli appuntamenti può essere stampato e consegnato alla persona che poi erogherà il servizio.

7 Utility per la segreteria Rubrica La rubrica è accessibile dalla pagina principale. E possibile fare una ricerca per cognome e nome, solo cognome, solo nome o per gruppi oppure per parola chiave. Viene presentata la prima scheda che soddisfa la richiesta oppure un messaggio di errore che permette di accedere alla pagina per la creazione di una nuova scheda. La pagina che visualizza la scheda del cliente presenta il cognome e nome, l indirizzo di posta ordinaria e quello di posta elettronica ed i numeri di telefono disponibili. Da questa pagina sono accessibili diverse operazioni: Scorrimento dell archivio in avanti o indietro nel caso di omonimie Modifica dei dati Cancellazione del contatto Normalizzazione dei dati La ricerca per parola chiave viene effettuata sul cognome, sul nome, sull indirizzo, sul gruppo e sulle note. La pagina che visualizza l elenco del gruppo selezionato dà accesso alla stampa delle etichette. Listino Prezzi Il listino dei prezzi è accessibile dalla sezione per la segreteria ed ogni qual volta sia necessario. Quando una routine chiede un prezzo per una prestazione e questo dato viene omesso, verrà automaticamente utilizzato il prezzo indicato nel listino. Per ogni collaboratore viene visualizzato un estratto del listino dei prezzi contenente solo le prestazioni a lui collegate. Saranno senza dubbio necessarie alcune pagine di elaborazione dati finalizzate a velocizzare il lavoro di segreteria. Elenco insoluti, presenta un elenco di cartelle a saldo negativo in cui sono trascorsi almeno 30 giorni dalla registrazione dell ultima presenza. Produttività dipendenti e collaboratori, per il controllo delle prestazioni erogate da ciascun addetto. Mostra l elenco delle prestazioni erogate da ogni dipendente e collaboratore in un qualsiasi intervallo di data. Prestazioni erogate, per il conteggio delle prestazioni erogate per

8 ciascuna tipologia (Massoterapia, Terapia Fisica, ecc) Calcolo del corrispettivo e registrazione pagamenti. La necessità di utilizzare due software diversi uno per la gestione delle presenze ed un altro per la fatturazione rende necessario copiare manualmente dei dati da una piattaforma all altra. Attualmente per la registrazione dei pagamenti bisogna richiamare la scheda del cliente calcolare manualmente il corrispettivo dovuto sulla base delle sedute da pagare e del prezzo concordato emettere la fattura col programma della contabilità registrare il pagamento nel programma per la gestione delle presenze riportando il numero della fattura e la data di emissione della stessa Potrebbe essere utile una routine che renda automatiche la seconda e l ultima delle operazioni sopra elencate e che stampi un fax-simile della fattura che poi può essere ricopiata nel programma della contabilità. Nulla vieta che questo documento possa invece essere considerato ufficiale, se ne stampino due copie, di cui una va al cliente, e che possa essere riportato nel programma della contabilità in un secondo tempo. Queste pagine devono ancora essere concordate soprattutto per decidere che tipo di elaborazione dei dati sia necessaria e che aspetto debba avere il risultato finale della elaborazione stessa. Ovviamente il costo di queste pagine varierà a seconda della complessità delle richieste e non rientra nel presente preventivo. Cancellazione vecchi appuntamenti Cancella tutti gli appuntamenti della massoterapia e delle visite specialistiche (sono sulla stessa tabella) precedenti alla data indicata di volta in volta dall operatore. Fatturazione e contabilità La preparazione e la stampa delle fatture è accessibile con un click nell apposito collegamento dalla pagina dei dati del cliente. In una prima pagina viene preparato automaticamente il documento sulla base delle prestazioni già erogate (compreso il numero progressivo e la data di emissione). Tutti i dati (tranne i dati anagrafici del cliente che sono accessibili da un altra pagina) possono essere modificati in questa pagina e la fattura ricalcolata. In una seconda pagina viene registrata la fattura nei registri della contabilità e viene presentato il documento da stampare.

9 Dalla pagina principale è accessibile (solo alla segreteria) l elenco delle fatture emesse selezionate entro un intervallo di data con la possibilità di richiamarne una e ristamparla (eventualmente dopo averla modificata). Tutte le modifiche apportate alla tabella dei pagamenti sono automaticamente riportate nella cartella della prestazione. Sempre dalla pagina principale è possibile visualizzare il listino dei prezzi. Questa tabella viene utilizzata per semplificare l inserimento dei dati nelle cartelle delle prestazioni e nella preparazione delle fatture. Fatture indipendenti In una rete estesa a tutto il centro, con un sistema di riconoscimento delle persone da parte del software sarebbe possibile permettere a vari soggetti di stampare autonomamente le proprie fatture (si pensi a dei medici che fanno molte prestazioni oppure ad altri che lavorano in orari in cui la segreteria è chiusa). Potranno essere aggiunte: Altre pagine per la preparazione e la stampa delle fatture in modo da rendere necessario un minimo intervento da parte di ciascun operatore Si potrebbe aggiungere la possibilità di calcolare e stampare automaticamente la fattura che i vari medici emettono nei confronti del Centro. Il listino dei prezzi potrà essere modificabile anche dai medici, ma solo per la parte di loro competenza. Elaborazioni dei dati Secondo le necessità sarà possibile aggiungere tutte le elaborazioni dei dati che dovessero rendersi necessarie Protezione dei dati sensibili In ottemperanza alle norme che tutelano la privacy dei cittadini, è stata prevista una limitazione alla possibilità di visualizzare i dati dei clienti. I dati sensibili (nome, numero di telefono, patologie per le quali è stata richiesta una visita, ecc.) sono protetti da una password. Solo la segreteria ha quindi completo accesso alle informazioni relative ai clienti, alle statistiche e all inserimento e modifica dei dati relativi ai pagamenti. Il software riconosce attraverso l inserimento di una password personale i diversi operatori: - segreteria - fisioterapisti - medici specialisti

10 ciascuno ha la propria password e un accesso limitato alle proprie competenze. Assistenza Per l assistenza possono essere prese in considerazione due modalità: 1. Quota forfettaria. Comprende: Piccole modifiche alle procedure Qualsiasi modifica alla veste grafica (sfondi, colori, caratteri, ecc.) Manutenzione del database Non comprende l aggiunta di funzioni non previste dal presente preventivo. 2. Una tantum. Tutte le aggiunte e le modifiche sono valutate e pagate singolarmente.