La soluzione di ST Company per il Performance Management, tramite l utilizzo di soluzione Ibm Cognos di Business Analytics

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1 La soluzione di ST Company per il Performance Management, tramite l utilizzo di soluzione Ibm Cognos di Business Analytics ST 24/04/2014

2 ANALYST Business Software Control Panoramica Il business di oggi non è come quello di una volta. Tuttavia, una cosa è certa: la complessità sta crescendo e continuerà a farlo. Secondo uno studio di McKinsey: Gestire un azienda del 21 secolo è, esponenzialmente, più complesso rispetto ad una azienda del 20 secolo. Le aziende devono dare attenzione a più azionisti, più regole e più rischi e sapere cosa pensano i loro i propri clienti. Allo stesso tempo, le azienda hanno a disposizione una quantità maggiore di dati. Non solo quelli forniti dai sistemi di business e dai dispositivi di comunicazione. Internet e le reti sociali influenzano sempre di più il pensiero e le comunicazioni delle persone. Un recente studio IBM CEO attribuisce a questa accelerata convergenza di persone ed informazioni il ruolo di principale fattore che influenza il futuro delle organizzazioni. In un mondo complesso e ricco di interconnessioni talmente rapide, non basta più decidere ed agire sulla base di informazioni limitate, tempistiche tradizionali e cicli di pianificazione strategici. Le nuove sfide ed opportunità richiedono flessibilità: la flessibilità di valutare, reinventare e modificare. L esperienza e la competenza maturate in anni di lavoro accanto a responsabili del controllo di gestione e l esperienza sull infrastruttura tecnologica IBM vengono presentate in AnalyST, la soluzione di performance management per i propri clienti, attraverso l utilizzo della moderna e potente tecnologia di IBM, Cognos Insight. Il software unisce reportistica, oltre ad analisi, simulazioni, scorecarding e cruscotti. E questo estende le risorse di business intelligence (BI) e CPM tramite la pianificazione, modeling di scenari, monitoraggio in tempo reale ed analitica predittiva consentendovi di attingere alle informazioni presenti nell organizzazione e condividere osservazioni per decidere. La soluzione può essere acquisita così com è semplicemente collegandola ai propri database, oppure adattata a vostre particolari esigenze. Può essere acquistata per intero o per singoli moduli. Può inoltre essere agevolmente integrata in Cognos Tm1, Cognos BI o Cognos Express per essere condivisa e distribuita internamente od esternamente all azienda. In questo contesto ST Company ha creato, per i propri clienti, un modello per tenere sotto controllo le informazioni principali che servono al business per decidere rapidamente. 1

3 Sommario MENU PRINCIPALE... 1 CRUSCOTTO DI SINTESI... 1 FORECAST... 2 VENDITE... 2 DISTINTA COSTI, PREZZI, CONDIZIONI COMMERCIALI... 3 ALLOCAZIONI... 4 COSTO DEL PERSONALE... 4 CASH FLOW... 5 GESTIONE DEL CONTO ECONOMICO E STATO PATRIMONIALE RICLASSIFICATO (ACG) 5 IL BUDGET SELF SERVICE... 7 INTEGRAZIONE CON COGNOS BI DISTRIBUIRE UNA APPLICAZIONE CON COGNOS TM1: Il budget di filiale La Balance Scorecard... 14

4 MENU PRINCIPALE Il Menu Principale è un cruscotto interattivo dal quale si accede ai vari moduli descritti nei paragrafi seguenti. Tutti i moduli sono collegati tra loro e le simulazioni effettuate in ciascuno di essi hanno un impatto sugli altri. La direzione ha uno strumento per effettuare rapidamente simulazioni e prendere decisioni anche durante un consiglio di amministrazione. CRUSCOTTO DI SINTESI Il cruscotto di sintesi mostra i principali indicatori economico-finanziari da tenere sotto controllo. La tabella mostra gli scostamenti degli indicatori rispetto al budget. Un icona semaforica rende immediatamente visibile, per ogni anno o frazione (trimestre, mese ) quali indicatori sono in linea con le aspettative e quali no. Il filtro sulle Filiali permette di navigare rapidamente la tabella nel dettaglio territoriale. 1

5 Filtrando su una versione (Actual, Budget) i grafici consentono di monitorare il margine, Break Even Point (Pareggio tra margine e costi fissi) e l andamento del Cash Flow (Incassi, Pagamenti, Saldi). FORECAST Il Forecast proietta, ogni mese, i dati progressivi di ogni filiale alla chiusura dell anno, secondo tre scenari differenti: -Goal: Aggiustamento del budget distribuendo lo scostamento di esso dal consuntivo sui mesi restanti, in proporzione al budget originariamente proposto (secondo la formula [ Budget Annuo Consuntivo YTD ] / [ Budget Annuo Budget YTD ] * [ Budget Mese ]) -Trend: Aggiustamento del budget riproporzionandolo all effettivo Trend (secondo la formula [ Consuntivo YTD ] / [ Budget YTD ] * [ Budget Mese ]) -Actual-Budget: Proiezione a chiudere che utilizza i dati di Consuntivo per i mesi chiusi e quelli di budget per gli altri VENDITE Le vendite consentono di effettuare rapide simulazioni sulle quantità vendute, a livello di dettaglio (Cliente, Prodotto, Mese, Filiale) o a livello Aggregato (Gruppo di Clienti, Totale Clienti, Famiglia Prodotti, Trimestre, Regione ) e di visualizzare immediatamente l impatto delle modifiche sul conto economico e nel cruscotto di sintesi. 2

6 E inoltre agevole valutare l impatto sul margine delle campagne promozionali e degli sconti applicati ai clienti DISTINTA COSTI, PREZZI, CONDIZIONI COMMERCIALI Viene predisposta la distinta dei costi di produzione dei prodotti. Le variazioni permettono di valutare immediatamente l impatto delle variazioni dei costi di produzione sul costo del venduto e sul margine. Rapide analisi di confronto Actual-Budget consentono di individuare velocemente perché il business non sta producendo i risultati attesi e di intervenire per correggere il Trend. Con le funzionalità native del prodotto si possono effettuare rapidamente variazioni dei prezzi di Vendita e simulare l impatto sulla marginalità 3

7 Ad ogni modifica i dati che hanno subito un impatto vengono visualizzati di un colore differente (blu) ALLOCAZIONI Nella sezione Allocazioni i Costi indiretti vengono rapidamente distribuiti alle filiali in proporzione al fatturato generato. COSTO DEL PERSONALE Il costo del personale è senz altro uno dei costi fissi più importanti. 4

8 Il modulo di simulazione del costo del Personale consente con semplicità e rapidità di effettuare simulazioni sul CDL attraverso aumenti, variazioni di mansioni, variazioni di livello, di filiale, maternità, licenziamento e pensionamento basandosi sugli elementi retributivi base previsti dai contratti di lavoro. Gli impatti di queste variazioni sono immediatamente visibili sul conto economico, consentendo quindi al management di decidere con maggior efficacia le politiche di incentivazione del lavoro. CASH FLOW Variando i tempi contrattuali di incasso e pagamento si analizza il cash flow GESTIONE DEL CONTO ECONOMICO E STATO PATRIMONIALE RICLASSIFICATO (ACG) I dati contabili ACG vengono aggiornati ed acquisiti in Cognos Insight con un solo click 5

9 Ogni sottoconto viene riclassificato in Sottogruppi e Gruppi secondo uno schema di riclassifica Con un altro Click lo schema riclassificato viene aggiornato ed i dati sono pronti per l analisi Si procede in modo analogo per la riclassifica di stato patrimoniale 6

10 IL BUDGET SELF SERVICE Preparare il budget in modo semplice e veloce. Con un click su Prepara Budget si predispone una base dati di partenza per il budget (actual anno corrente per i mesi chiusi e budget anno corrente per i mesi ancora aperti), sulla quale analizzare e pianificare gli scenari futuri di vendita. Attraverso la propagazione relativa dei dati è rapido inserire le quantità di budget, ad esempio per i nuovi prodotti, basandosi sulla distribuzione percentuale di altri prodotti sulle filiali, sui clienti e sui mesi. 7

11 Sfruttando le funzionalità di Drag & Drop (trascinamento dimensioni) si possono visualizzare e modificare i dati secondo differenti prospettive Con il drill down si analizzano i dati nel dettaglio E con le funzionalità di Hold (Mantieni) si possono variare le distribuzioni dei dati mantenendo fissi alcuni obiettivi, di totale o di dettaglio. Ad esempio posso incrementare del 10% le quantità di budget di febbraio di Alessandria, mantenendo fisso l obiettivo di pezzi venduti in piemonte a totale anno 8

12 E possibile visualizzare rapidamente i dati in forma grafica e modificare i dati modificando direttamente la rappresentazione grafica E rapido e semplice infine importare dei dati già preparati in excel, ad esempio i prezzi di vendita o la distinta costi Come per l anno in corso, anche per il budget è possibile pianificare il Costo del lavoro, prevedendo variazioni di filiale, di ruolo, di mansione, dei propri e di nuovi dipendenti. 9

13 Le variazioni si riflettono sulla sintesi del Costo del Personale, che aggrega i costi per Regione/Filiale Come per il budget si procede per l allocazione dei Costi fissi in base al fatturato previsto. 10

14 INTEGRAZIONE CON COGNOS BI Attraverso l integrazione con Cognos BI è possibile condividere il proprio lavoro sul portale Cognos. Gli utenti autorizzati all accesso della directory dove verrà pubblicato il file.cdd (il file di cognos insight) potranno scaricarsene una copia sul proprio pc e visualizzare, modificare ed integrare il modello. A loro volta potranno ripubblicare lo stesso aggiornato. DISTRIBUIRE UNA APPLICAZIONE CON COGNOS TM1: Integrando la soluzione Cognos Inisght con Tm1 il modello acquisisce ulteriori funzionalità. I principali vantaggi dell integrazione sono: -Centralizzazione del modello: il modello viene pubblicato su un server aziendale, che consentirà prestazioni migliori ed univocità del modello stesso -Sicurezza dei dati: è possibile assegnare differenti responsabilità a differenti gruppi di utenti, autorizzandoli o meno alla lettura, modifica o scrittura di dati, nei differenti moduli -Distribuzione dei dati alle filiali con Gestione e monitoraggio del workflow: il modello viene distribuito, ad esempio alle filiali, per la compliazione del budget di filiale -Funzionalità avanzate: creazione e modifica di processi di calcolo complessi, creazione di links (collegamenti tra cubi). 11

15 Una volta pubblicato il modello è accessibile tramite Cognos Performance Modeler, che consente appunto l amministrazione e la gestione complessiva del modello. IL BUDGET DI FILIALE Un modello integrato con Tm1 (o Cognos Express) può essere distribuito funzionalmente è territorialmente. Tramite accesso web, da ogni luogo gli utenti autorizzati possono dialogare col server centrale, effettuando simulazioni di budget. L amministratore del modello (che è un utente del controlling, non un esperto IT) può decidere quali moduli distribuire ed assegnare a differenti responsabilità. Ad esempio può essere chiesto ai direttori vendite delle varie filiali di apportare variazioni al budget proposto centralmente. Ogni filiale avrà accesso alla propria porzione di dati. 12

16 Gli utenti revisori potranno visualizzare lo stato dei lavori (workflow) verificando chi sta rispettando i tempi di lavoro e chi no. I revisori saranno avvisati via quando i dati delle filiali verranno inviati per la loro approvazione ed avranno in ogni momento il controllo della situazione sul territorio. I responsabili di filale potranno accedere via web al modello ed effettuare le proprie simulazioni, utilizzando direttamente l applicazione web, un client Cognos Insight oppure una app per utenti ipad. 13

17 LA BALANCE SCORECARD Con il modulo Balance Scorecard il management ha un cruscotto per monitorare lo stato (actual vs budget) ed il trend (periodo corrente vs precedente) delle principali variabili economico-finanziarie, del rendimento del personale, dell andamento delle vendite, dello stato dei processi di lavorazione interni e dei risultati delle principali azioni di marketing. Attraverso una mappa strategica facilmente adattabile alle esigenze del proprio business consente di individuare rapidamente le criticità e su quali variabili intervenire. Muovendo il mouse sull icona che identifica i propri obiettivi aziendali viene mostrata la lista degli indicatori correlati, con lo stato di ciascuno di essi. Con i diagrammi di impatto viene visualizzata la relazione positiva o negativa tra le metriche. Questo diagramma mostra come sta andando realmente il business e dove si trovano le reali criticità. 14

18 Il diagramma di impatto mostra semafori ed indicatori di trend per ciascuna metrica. 15