Distribuzione, integrazione e gestione dei documenti dal formato cartaceo a quello digitale.

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1 Distribuzione, integrazione e gestione dei documenti dal formato cartaceo a quello digitale. Nuance ecopy ShareScan e ecopy PDF Pro Office you can

2 I documenti cartacei, e le informazioni in essi contenute, offrono la base per il progresso commerciale. ecopy ShareScan è una soluzione Client-Server che permette alle MFP Canon di digitalizzare, elaborare e gestire i documenti cartacei e le informazioni in essi contenuti, integrandoli con i sistemi di document management già presenti dai clienti. Integrazione delle informazioni cartacee nel flusso di lavoro digitale. Sistema avanzato e semplice da utilizzare Grazie ai dispositivi Canon imagerunner ADVANCE, ecopy ShareScan offre una piattaforma software per l'automazione dei documenti cartacei efficace e versatile, fornendo agli utenti funzionalità avanzate. Grazie alle funzionalità intelligenti, tra cui OCR e riconoscimento Barcode, con ecopy ShareScan la gestione dei flussi di lavoro dalla carta al file digitale diventa semplice e sicura, sia per gli utenti che per chi deve amministrare e configurare il software. Maggiore efficienza del lavoro Attraverso ecopy e i dispositivi multifunzione Canon è possibile rendere più produttiva la gestione dei documenti e più efficienti i processi, riducendo i costi in maniera significativa, rendendo le informazioni più sicure e favorendo una collaborazione più efficace.

3 ecopy ShareScan: punti di forza Produttività dell'area di lavoro Integrazione dei documenti cartacei e delle informazioni in esse contenute direttamente nei processi elettronici dell'azienda. Miglioramento della collaborazione Condivisione dei documenti e delle informazioni con gli utenti autorizzati in un formato da loro visualizzabile e modificabile. Offerta di sicurezza Tutela delle informazioni riservate dell'azienda tramite l'autenticazione e la crittografia integrata dei documenti per garantire la salvaguardia delle informazioni riservate. Garanzia di compliance Uso di audit trail per monitorare il mittente, consentendo la soddisfazione degli obbiettivi di compliance. Uno sguardo all ambiente Riduzione dell'impatto ambientale della distribuzione di copie cartacee mediante i metodi tradizionali (fax, corriere, servizi postali). Integrazione Selezione di un'ampia varietà di connettori o connessioni facilmente integrabili con qualsiasi applicazione aziendale. Dalla carta al digitale Recupero dei costi Finance Finance / / Spreadsheet Spreadsheet Gestione dei documenti Finance Finance / / Spreadsheet Spreadsheet Finance / Elaborazione dei dati Management Management Spreadsheet Management Management Management CLIOR CLIOR CLIOR CLIOR CLIOR 2010 Nuance Commnucations, Inc. All rights reserved Nuance Nuance Commnucations, Commnucations, Inc. Inc. AllAll rights rights reserved. reserved. 2010Nuance NuanceCommnucations, Commnucations,Inc. Inc.AllAllrights rightsreserved. reserved Collaborazione e scambio dei documenti Pubblicazione Desktop ed elaborazione dei Data Data Collaboration Collaboration && Desktop Desktop Publishing Publishing testi Data Collaboration & Desktop Publishing Processing Processing Exchange Exchange & Word Processing Exchange& Word &&Word Processing Desktop DataProcessing Collaboration &Processing Desktop Pu Data Collaboration Pub Processing Exchange Word Pro Processing Exchange && Word Proce

4 Ottimizzazione del flusso di lavoro. ecopy ha la capacità di integrarsi velocemente con il dispositivo Canon e le applicazioni aziendali, in modo che l utente possa iniziare immediatamente l acquisizione e l'elaborazione automatizzata delle informazioni contenute nei documenti cartacei.

5 Inserimento dei dati dei moduli direttamente nel database o nell alimentatore o sul vetro di scansione Eliminazione automatica dei dati riservati dal dispositivo multifunzione o nell alimentatore o sul vetro di scansione Autenticazione e selezione del flusso di lavoro Selezione della destinazione Digitalizzazione dei documenti Inserimento dei termini da cancellare o evidenziare sul documento Convalida dei dati acquisiti e revisione Digitalizzazione e ricerca del documento ShareScan converte, suddivide, comprime, denomina, classifica, indicizza e archivia. Invio dei dati estratti ai sistemi aziendali Invio, stampa o archiviazione in formato PDF senza le informazioni riservate o evidenziazione delle informazioni chiave a una destinazione prestabilita. Vantaggi Produttività: non più la necessità di riempire tutti i campi dei dati, solo i caratteri chiave non riconosciuti Accessibilità per tutti gli utenti ma sicurezza elevata Completamento dei processi direttamente presso il multifunzione Vantaggi Eliminazione delle informazioni riservate, quali numeri di carta di credito, per garantire la tutela dei dati. Compliance (HIPAA, FERPA, FCRA, GLB ) Solo il materiale pertinente viene evidenziato accelerando il processo di revisione dei contratti Digitalizzazione, conversione e modifica o nell alimentatore o sul vetro di scansione Selezione del pulsante di digitalizzazione in formato Word oppure in formato Excel. Digitalizzazione dei documenti ShareScan consente la conversione del documento in formato Word o Excel e l'invio del file al computer o altra destinazione Vantaggi Conversione automatica del documento cartaceo in formato Word per la modifica Acquisizione precisa dei fogli di lavoro e delle tabelle in formato Excel con righe e colonne modificabili, così come appaiono sulla carta Non più spreco di tempo e denaro nella duplicazione manuale dei documenti.

6 Un nuovo modo di distribuire le informazioni può aiutare l azienda a ottimizzare la produttività, soddisfare la normativa aziendale riducendo però l impatto ambientale. La suite ecopy assicura che in qualsiasi modo vogliate migliorare l efficienza aziendale, c è una soluzione documentale che può aiutarvi. Una soluzione per le tutte le esigenze. Acquisizione dei documenti tramite il dispositivo multifunzione ecopy ShareScan Elements è eseguibile sui dispositivi multifunzione e consente la scansione e la condivisione dei documenti come file PDF compressi ricercabili Altrimenti selezionare ecopy ShareScan Office che include maggiori caratteristiche e capacità di integrazione in un'applicazione prescelta Cartella FAX Cartella FAX APPLICAZIONE Creazione, modifica e marcatura di file PDF o conversione di file PDF in formati MS Office modificabili sul desktop mediante ecopy PDF Pro Office Oppure ecopy ShareScan Suite, completo di funzioni, comprendente capacità di integrazione in applicazioni multiple Cartella FAX APPLICAZIONI Elements Acquisizione semplice dei documenti Connessione del dispositivo multifunzione al sistema e alle cartelle, fax e rete dell'azienda per una distribuzione sicura e veloce tramite ecopy ShareScan Elements. Ottimizzazione della produttività dell'utente semplificando l'invio, il salvataggio, l'individuazione e l'accesso alle informazioni cartacee. L'uso di audit trail semplifica la verifica del mittente, consentendo di soddisfare le normative aziendali previste. La crittografia dei documenti e l'integrazione con la sicurezza di rete assicurano la protezione delle informazioni. Office I vantaggi di Element associati a capacità e connettività estese. Acquisizione delle informazioni cartacee e conversione diretta in Microsoft Office, eliminando la necessità di rinserire, distribuire o archiviare pile di carta. Oltre alle classiche funzionalità di scan-tomail e scan-to-folder, ShareScan Office è in grado di convertire automaticamente i documenti digitalizzati in PDF ricercabili o file Microsoft Word e Microsoft Excel modificabili e di collegarsi al sistema di gestione documentale. ecopy ShareScan Office può inoltre essere ampliato tramite numerosi connettori ed estensori per automatizzare e integrare ulteriormente i flussi di lavoro dei documenti. Suite Gestione avanzata dei documenti e connettività ampliata nei sistemi di back-end. Gestione sofisticata di flussi di lavoro cartacei-digitali tramite il trasferimento delle informazioni da documenti cartacei ai sistemi di gestione dell'esercizio. Integrazione in tempo reale con le più diffuse applicazioni aziendali, di gestione dei documenti e collaborazione. In questo modo, il dispositivo multifunzione offre un input generale dei documenti, facilitando i processi e incrementando l'efficienza. La connettività predefinita con le tecnologie Microsoft, quali Active Directory, Exchange, SharePoint, Access e SQL Server, comporta un ulteriore vantaggio dagli investimenti.

7 Un'azienda media di 50 dipendenti perde circa all'anno in termini di produttività, se i suoi dipendenti gestiscono formati PDF e Microsoft incompatibili. Nuance Communications 2010 Ottimizzazione della produttività individuale tramite ecopy PDF Pro Office ecopy PDF Pro Office crea file PDF standard al 100%, visualizzabili tramite una qualsiasi applicazione di visualizzazione/ lettura PDF e offre il più innovativo software desktop aziendale con PDF per dispositivi multimediali. ecopy PDF Pro Office è completamente integrato con ecopy ShareScan per offrire un servizio particolarmente semplificato nella digitalizzazione da un dispositivo multifunzione al desktop. Si tratta di una soluzione PDF potente e di facile utilizzo, che permette di creare, convertire e collaborare come mai prima d'ora, aumentando la produttività e riducendo i costi in modo sensibile. ecopyscanstation ecopy software è installato nel dispositivo multifunzione Canon tramite una piattaforma integrata per applicazioni multifunzione (MEAP) e consente all'utente di accedere alle funzioni di digitalizzazione di ecopy mediante il touch screen. Inoltre, ecopy è disponibile anche come un elemento hardware esterno denominato ecopy ScanStation, collegabile al lato del dispositivo multifunzione Canon. ecopy ScanStation comprende un touch screen, una tastiera e un computer autonomi facilmente collegabili al MFD o scanner. Esso offre migliore accessibilità, inserimento veloce dei dati di indicizzazione e connettività con fotocopiatrici, dispostivi multifunzione e scanner che non supportanto le soluzioni di digitalizzazione e OCR integrale. L'elaborazione delle immagini digitalizzate viene eseguita localmente dal computer integrato di ScanStation. ScanStation per scanner ScanStation è anche disponibile per scanner individuali in modo da integrare ogni scanner nel flusso di lavoro. Canon ScanFront 220e Lo scanner di rete ScanFront 220e è ideale per gli uffici indaffarati o per ambienti a contatto con i clienti: ultracompatto, comprende ecopy nel firmware.

8 Nel rapido ambiente aziendale moderno, i professionisti desiderano risparmiare tempo e denaro, trovandosi spesso in difficoltà con l'incompatibilità del formato dei documenti o la riproduzione manuale dei documenti in diversi formati. ecopy PDF Pro Office è un'applicazione desktop potente e di facile uso, che permette di creare, manipolare e convertire PDF, favorendo mai come prima d'ora la collaborazione, incrementando la produttività e riducendo i costi in maniera elevato. Ottimizzazione della produttività individuale tramite ecopy PDF Pro Office. Eliminazione delle inefficienze Sebbene nella maggior parte dei casi gli uffici siano provvisti di uno o più dispositivi multifunzione, non necessariamente dispongono dell'adeguato software necessario per creare e usare i file in formato PDF, lo standard aperto per lo scambio dei documenti e il formato più diffuso per la cattura di documenti. Infatti, oltre il 60% dei professionisti intervistati ha segnalato un forte esigenza di ricorrere al PDF, tuttavia meno del 10% dei PC su cui lavorano dispone di funzioni per creare e modificare file PDF. Una soluzione integrata Tutte le versioni integrate di ecopy ShareScan includono una licenza di ecopy PDF Pro Office, un software PDF creato specificatamente per l'utente aziendale. Si tratta della soluzione PDF desktop più completa sul mercato e utilizzata in associazione a ecopy ShareScan o come un potente strumento software autonomo. Le licenze aggiuntive vengono vendute separatamente. Valore senza compromessi ecopy PDF Pro Office è ora disponibile a un terzo del prezzo dei prodotti con capacità simili un valore eccezionale senza compromessi. ecopy PDF Pro Office consente di: Creare, modificare e marcare file PDF Convertire PDF in e da formati Office Confrontare automaticamente le versioni dei documenti Eliminare le informazioni riservate o evidenziare automaticamente mediante la ricerca avanzata Firmare elettronicamente i documenti Connettersi a soluzioni di gestione del contenuto aziendale ad ampia diffusione Consentire al PC di leggere i documenti tramite funzionalità voice Solo ecopy PDF Pro Office consente ai professionisti di eseguire tutte queste funzioni e oltre avvalendosi di un unico pacchetto software leggero

9 Cos'è il formato PDF? Portable Format Trasforma qualsiasi file di applicazione in una "stampa" digitale del documento Il formato PDF include il testo, i caratteri, le immagini e la grafica di vettore che compongono il documento originale esattamente come creato per la stampa. Creato per favorire uno scambio semplice dei documenti, a prescindere del software utilizzato Un PDF è uno standard PDF è un formato standard di settore (standard ISO) Più di prodotti hardware e software creano il formato PDF Completamente intercambiabile

10 ecopy può essere utilizzato per catturare e indirizzare automaticamente la posta in arrivo. Controllare le informazioni cartacee Lo smistamento e la distribuzione della posta in arrivo è spesso un processo manuale laborioso che può divenire ulteriormente complesso con la necessità di distribuire la posta ai dipendenti distanti. La soluzione ecopy Mailroom converte automaticamente la posta in arrivo in file elettronici che possono essere indirizzati ai rispettivi destinatari per un'azione immediata e integrazione nelle applicazioni esistenti. Alcuni dei vantaggi della soluzione ecopy Mailroom includono: Maggiore competitività e servizio clienti di elevata qualità: La posta in arrivo può essere distribuita in maniera veloce, ottimizzando i tempi di risposta. Risparmio sui costi: Lo smistamento e l'indirizzamento elettronici della posta in arrivo riduce le spese e il rischio di errori dovuto all'inserimento manuale dei dati. Il risparmio deriva anche dalla semplicità, dall'automazione dei processi e dalla riduzione della distribuzione fisica. Costi ridotti di proprietà e rapido rendimento dell'investimento: Questa soluzione a basso rischio può essere implementata in pochi giorni e senza nuovi investimenti o progetti IT a lungo termine considerevoli. La gestione centrale semplifica il supporto del sistema. Semplicità d'uso e formazione minima: La soluzione ecopy è talmente intuitiva e semplice da utilizzare da richiedere una formazione minima, garantendo tuttavia un ritmo di adozione veloce. Canon & ecopy Customers Europe

11 Grazie alla soluzione ecopy Mailroom, le informazioni essenziali vengono inoltrate rapidamente, consentendo di risolvere le questioni in maniera più efficiente. La digitalizzazione automatica e la classificazione della posta in arrivo ottimizzano il tempo a disposizione dei partner, consentendo loro di concentrarsi su compiti più importanti, generando una maggiore capacità di lavoro fatturabile". Dominic Corr, direttore servizi IT, Camps Solicitors Funzioni principali Quando l'azienda necessita: Aderenza agli standard richiesti Ottimizzazione della produttività ed efficienza Riduzione dei costi Massimizzazione degli investimenti esistenti nella strumentazione di digitalizzazione Maggiore visibilità e accessibilità delle informazioni in arrivo Capacità dei destinatari di modificare la posta digitalizzata La soluzione ecopy Mailroom offre: Audit trail e monitoraggio dei documenti Digitalizzazione in formato PDF/A e crittografia Unico punto di accesso per la posta cartacea in arrivo Il riconoscimento dei codici a barre ottimizza la digitalizzazione per l'elaborazione in batch coerente e priva di errori Le regole predefinite consentono al personale della mailroom di risparmiare tempo, separando automaticamente le pagine di lotti di documenti cartacei direttamente in cartelle di documenti elettronici con il nome del destinatario Minori processi manuali nella mailroom e nell'azienda Riassegnazione del personale della mailroom a compiti più importanti Centralizzazione e automazione in un unico processo aziendale Capacità di operare con un'infrastruttura facilmente disponibile - periferiche multifunzione (MFP) o scanner di rete I dipendenti possono avere accesso immediato alla posta, a prescindere dalla località, e le informazioni essenziali possono essere inoltrate immediatamente al flusso di lavoro e alle applicazioni dell'organizzazione La strumentazione di marcatura consente di revisionare le pagine mediante funzioni di disegno, testo, evidenziazione, oscuramento, bianchetto e note Le interfacce possono essere utilizzate per la creazione, applicazione e la modifica di intestazioni, il piè di pagina, filigrane, numerazione Bates e timbri di approvazione

12 Specifiche: ecopy ShareScan Elements Office Suite Digitalizzazione conveniente e sicura per un incremento della produttività degli utenti. Ordine minimo di 25 Digitalizzazione e OCR per gli utenti MFP cliente/ interfaccia utente Personalizzazione "Preferiti" con funzione "Segui" Tocco minimizzato con menu a scorrimento/ apertura laterale Supporto con tastiera esterna* Tastiera completa con tastierino numerico Interazione dinamica in tempo reale con le applicazioni aziendali di back end. Rapida esecuzione dei processi in batch tramite l'elaborazione fuori linea e la notifica dei lavori Esecuzione dei documenti in tempo reale Amministrazione Simulatore del flusso di lavoro sul pannello dell'mfp per rapida prototipazione e distribuzione - MFP non richiesto Architettura generata da database resistente agli errori Tracciatura e monitoraggio del dispositivo e attività di gruppo Gestione del profilo del dispositivo e del gruppo Funzione di resoconto completa e ottimizzante la distribuzione Gestione centralizzata del parco fotocopiatrici e amministrazione cross-piattaforma Tracciatura e recosconto dell'attività del documento e dell'utente, audit trail Attivazione di ecopy per dispositivi non compatibili con ecopy Estensori per l'elaborazione dei documenti *** Funzione avanzata di Image Enhancement Recupero dei costi Selezione 1 Evidenziazione o eliminazione delle informazioni riservate dalla digitalizzazione alla fonte Riconoscimento dei codici a barre Timbro Bates/ Estensore di numerazione Licenza Forms Processing Extender Connettori di applicazione Sistemi di gestione delle cartelle e dei documenti Connettore per applicazione Autonomy imanage WorkSite Selezione 1 Selezione 3 Connettore per applicazione EMC um Selezione 1 Selezione 3 Connettore per applicazione Microsoft SharePoint Selezione 1 Selezione 3 Connettore per applicazione OpenText Content Server (LiveLink) Selezione 1 Selezione 3 Connettore di applicazione OpenText DM, edocs Edition Selezione 1 Selezione 3 Connettore universale ecopy Quick Connect per connessioni personalizzate Archiviazione su desktop (ecopy PDF Pro Office o ecopy PaperWorks) Archiviazione in file - cartella di rete Ottimizzazione della duplicazione della copia cartacea con il connettore Scan to Print Connessione con molte più applicazioni rispetto alle altre soluzioni di digitalizzazione grazie al vasto elenco di connettori sviluppati da partner e fax Digitalizzazione per scambio e Notes Mail, supporto ambiente host (WebDAV, OWA, SSL), supporto Exchange Forests Digitalizzazione per SMTP mediante LDAP Mail, distribuzione automatizzata attraverso la pubblicazione dei dati Connettore di applicazione OpenText Fax Server, RightFax Edition Selezione 1 Selezione 3 Fax attraverso Exchange, Notes e SMTP Conversione dei file Conversione in Microsoft Word e Microsoft Excel 7 PDF standard di settore e PDF/A File a colori, TIFF, JPEG,ultra compressi Caratteristiche di sicurezza e compliance Autenticazione Active Directory e Novell edirectory Sincronizzazione dei profili per gruppi di utenti con gruppi di Active Directory Single Sign-On/ Logon di sessione Logon di applicazione Crittografia dei documenti Cancellazione sicura tramite triplice sovrascrittura Gestione tramite sicurezza MFP Compatiblità con scheda di accesso (CAC) Estendiblità Espandibilità Connettori ed estensori ecopy e dei partner SDK Disponibile Disponibile Disponibile Programmazione forme universali - creazione unica ed implementazione su qualsiasi MFP con compatibilità v5 Confermare i logotipi Glossario per interfacce personalizzate Istallazione Compatibilità SO: Compatibilità SO: Windows XP SP3 32 bit, Windows Vista SP2 32 / 64 bit, Windows 7 32 bit / 64 bit, Windows Server 2003 SP2 32 bit / 64 bit, Windows Server bit / 64 bit, Windows Server 2008 R2 Digitalizzazione calibro di produzione e OCR presso l'mfp Altri componenti (ShareScan eseguirà un'autoinstallazione, se necessario).net Framework 3.5, VC++ Runtime 8.0, Java 2 SE Runtime 5.0, Apache Tomcat 5.5, SQL Express 2005 SP2 o superiore (ShareScan installerà SQL Express 2008 R2) = Disponibile 7 = Non disponibile = disponibile ad un costo aggiuntivo* se vi è disponibilità *** Gli estensori per l'elaborazione dei documenti si avvalgono di avanzate tecnologie di riconoscimento e conversione consentendo agli utenti una maggiore funzionalità dei documenti digitalizzati. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Italian Edition Canon Europa N.V., 2011 Canon Italia Spa Via Milano San Donato Milanese (Mi) Tel Fax Pronto Canon Canon (Svizzera) SA Industriestrasse 12 CH-8305 Dietlikon Canon Helpdesk Tel